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MATERIA: Auditoria III TRABAJO: Teora Aplicable a la Auditoria Operacional PROFESOR: C.P. Vctor Manuel Neri Rodrguez

ALUMNAS:

Yolanda Ortiz Avia Mara de Jess Cortes Ramos Sonia Cecilia Marmolejo Espindola

LIC. EN CONTADURIA

GRADO: 8vo. CUATRIMESTRE

Colima Col., A 03 de Mayo del 2011

TEORIA APLICABLE A LA AUDITORA OPERACIONAL

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ndice Paginas
Introduccin..4 Antecedentes de la Auditoria Interna .5 Objetivo y Alcance de la Auditoria Operacional.7 Importancia y Justificacin de la Auditoria Operacional.8 Ciclos de Operacin.8 Metodologa de la Auditoria Operacional.9 Tcnica de la Auditoria Operacional Aplicables..10 Riesgos de la Auditoria Operacional.12 Identificacin y Seleccin de reas dbiles o crticas....12 Evaluacin del control interno Operacional.13 Normatividad de la Auditoria Operacional...14 Papeles de trabajo en Auditoria ...15 Diferencia con la Auditoria Financiera.18 Conclusiones...19 Biografa ..20

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Introduccin
El presente trabajo est relacionado a la Auditoria Operacional y el Control Interno, para ello empezaremos definiendo el concepto, una breve descripcin del enfoque moderno de la Auditoria Operacional, Objetivos, alcance e importancia; evaluacin del Control Interno utilizando una metodologa prctica y adaptable a nuestra realidad. Con este trabajo se espera contribuir a la ampliacin de conocimientos del auditor como es el estudio de la empresa, el dominio de las principales tcnicas acordes con la modernidad y avance tecnolgico, que en nuestro tiempo representa un importante reto para el trabajo del auditor

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Antecedentes de la Auditoria Operacional

1945, En ocasin de la conferencia anual de The Institute of Internal auditors se incluye, para discusin en panel, el tema Scope of Internal Auditing of Technical Operations (alcance de la auditora interna en operaciones tcnicas).

1948 Arthur H. Kent, auditor interno de la Standard Oil Company of California, escribe un artculo denominado Audits of Operations (Auditoras de operaciones)

Otro profesional de la auditora interna, comienza a utilizar de manera formal en sus trabajos el trmino Operational Auditing (Auditora Operacional) como se conoce hasta la fecha, causando gran revuelo entre la comunidad por lo novedoso del nombre de esta naciente disciplina. El primer pronunciamiento formal sobre la Auditora Operacional lo da The Institute of Internal Auditors al incluir en 1956, en su libro Bibliography of Internal Auditing, un captulo, denominado Operations Audits (Operaciones Auditables). El trabajo de Bradford Cadmus que provoc fuera considerado como el padre de la Auditora Operacional deriv en su libro denominado Operational Auditing Handbook (Manual de Auditora Operacional), publicado en 1964 por The Institute of Internal Auditors.

La naturaleza y filosofa de la Auditora Operacional, Cadmus la describe en las siguientes citas: 1.- Cuando un auditor revisa los registros de ingresos, est haciendo auditora financiera. Cuando observa como se trata a un cliente est actuando como Auditor Operacional.

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2.- El Auditor Operacional debe asumir que es el dueo del negocio, que le pertenece. Antes que recomiende un cambio, que critique una operacin, debe preguntarse a s mismo qu hara si fuera el dueo. 3.- El Auditor Operacional debe cuestionarse cmo revisara el dueo su negocio si tuviera tiempo para hacerlo? 4.- La Auditora Operacional debe considerarse como un estado de actitud, a manera de anlisis, enfoque y raciocinio. 5.- La Auditora Operacional infiere familiarizarse con las operaciones y sus problemas, siguiendo con el anlisis y evaluacin de los controles para asegurarse de que son los adecuados en aras de proteger a la organizacin.

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Objetivo y alcance de la Auditoria Operacional

El objetivo de la auditora operacional se cumple cuando el auditor presenta una serie de recomendaciones las cuales estn estrechamente relacionadas con los objetivos primarios de la operacin, enfocadas a incrementar los esfuerzos que realizan las reas productivas.

El alcance es ilimitado ya que todas las entidades y operaciones son susceptibles de auditarse operativamente. Sin importar si se trata de un rea operativa, financiera o administrativa, ya que la labor que se desempea toma en consideracin tanto factores internos (generados dentro de la organizacin) como externos (generados fuera de organizacin ejemplo: reglamentos, servicio al cliente, condiciones de entrega, etc.)

La auditora operacional se dirige hacia la evolucin del flujo operativo en un rea, seccin, sucursal o divisin funcional con el propsito de opinar sobre la calidad de sus acciones y buscar incrementar la eficiencia y eficacia operativa. La auditora operacional evala la eficiencia, eficacia y economa con que estn siendo utilizados los recursos. Su objetivo es promover eficiencia en la operacin, y evaluar la calidad de la operacin.

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Importancia y Justificacin de la Auditoria Operacional

La auditora operacional empieza a tomar ms fuerza para las organizaciones que contratan los servicios, ya que se generan ahorros, crean valor y estn siempre en busca de reas susceptibles de mejora. Al difundir la auditora operacional como herramienta de toma de decisiones de negocio, genera oportunidad de crecimiento, con ms penetracin dentro de las reas operativas, esto compromete y obliga en mayor instancia como auditores operativos a tomar una actitud de involucracin en la vida misma, supervivencia y desarrollo constante de la entidad a la que presta sus servicios.

Ciclos de Operacin
Una entidad en marcha es en s un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tiene un punto de partida, se acta u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida; se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende, se cobra, y se vuelve a contar con recursos financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operacin para su mejor anlisis y comprensin.

A su vez, cada ciclo individual de operacin est constituido por varias funciones. Cada funcin es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso, que las ordena de manera lgica y secuencial. Una transaccin es un hecho econmico involucra cambios en la estructura financiera de una entidad. que

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Metodologa de la Auditoria Operacional

El I.M.C.P. en su Curso sobre Auditora Operacional considera que podra aplicarse la siguiente metodologa prctica:

PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

INTENTO DE METODOLOGIA

FAMILIARIZACIN VISITA A LA PLANTA ANALISIS FINANCIERO ENTREVISTA EXAMEN DE DOCUMENTOS DIAGNOSTICO PRELIMINAR SELECCIN DE OPERACIONES EJECUCIN

RESULTADO DE LA AUDITORIA

RECAPITULACIN DE HALLAZGOS DISCUSIN CON LOS AFECTADOS INFORME FINAL

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Tcnica de Auditoria Operacional

Las tcnicas son las mismas que se aplican a la auditora de estados financieros. Estudio general: Apreciacin que el auditor hace del perfil de la empresa, de su estructura administrativa y operativa, de los elementos principales; de los

mtodos y sistemas de control establecidos para el buen desarrollo de las operaciones. Anlisis: Ya sea anlisis de flujo, de movimientos de operaciones, anlisis de puestos, de tiempos de desarrollo, de operaciones, de inventarios, etc. Inspeccin: Examen fsico de los bienes o documentos que amparen y controlen el desarrollo de las operaciones normales de la empresa. Confirmacin: Por ejemplo que los envos de mercaderas a los clientes se realicen en las condiciones estipuladas en los convenios o pedidos hechos por ellos. Investigacin: Consiste en la obtencin de informacin de parte de funcionarios y empleados de la propia empresa. Declaraciones o certificaciones: Es la ratificacin por escrito de parte de los funcionarios de la empresa de lo obtenido en la investigacin. Observacin: Es la tcnica por medio de la cual el auditor se cerciora de ciertos hechos o circunstancias, principalmente relativos a la forma como las operaciones se realizan en la toma fsica de inventarios, en las compras o almacenamiento.

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 Clculo: Consiste en evaluar, revisar y cerciorarse de los saldos, cantidades y dems operaciones aritmticas de inventarios o tiempos de ejecucin de operaciones. Diagrama de flujo: Son instrumentos que presentan por medio de grficas, la secuencia de los diferentes pasos de las operaciones a travs de los sistemas en los distintos departamentos operativos. Cuestionarios operativos: Son una valiosa e indispensable herramienta para la ejecucin de auditora operacional. Estos cuestionarios estn basados en el conocimiento especfico de cmo se realizan las operaciones.

Los cuestionarios de control operacional deben contener las siguientes caractersticas:

Podrn ser formulados en tendencia a obtener una respuesta afirmativa o negativa de tal forma que las negativas representan excepciones.

Todas las preguntas del cuestionario deben ser contestadas de modo que se haga constar las que no sean aplicables, para que no quede duda alguna de las preguntas que no fueron hechas.

Los cuestionarios de tendencia administrativa formulados a base del proceso administrativo, deben ser comunes a cualquier proceso que se examine.

Los referentes a aspectos tcnicos deben ser elaborados a la empresa, departamento o seccin determinada.

Los cuestionarios deben seguir una secuencia lgica de preguntas. De modo que las primeras vayan confirmndose con las respuestas de las siguientes. 11

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Riesgos en la Auditoria Operacional

Se define a los riesgos como fenmenos o eventos de los cuales no se tiene la seguridad de que ocurran pero su presencia siempre est latente y en ocasiones pueden daar de una manera importante alguna etapa en el proceso productivo en una organizacin y en casos extremos prdidas econmicas a la misma. La identificacin de riesgos en el proceso de auditora operacional permite identificar, analizar y solucionar eventos que se pueden convertir en un problema o repercusiones negativas para la organizacin.

El objetivo de la identificacin de riesgos no es otro que, maximizar las repercusiones positivas (oportunidades) y minimizar las negativas (prdidas) asociadas al riesgo de operacin en alguna entidad. Solo una poltica efectiva puede asegurar un equilibrio entre riesgo y oportunidades.

Identificacin y seleccin de reas dbiles o crticas

Es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la auditora en ejercicio de la auditora financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditoras operacionales. De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operacional se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la entidad sujeta a anlisis que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora operacional.

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Evaluacin del control Interno Operacional

El control interno operacional para una empresa en un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes: El desarrollo de los objetivos El primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la empresa como conjunto.

La

efectividad

del control

interno operacional est

relacionada

directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas. La medicin de los resultados, una vez establecidos los objetivos y metas, es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente. Comparacin del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas.

Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso.

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Normatividad de Auditoria Operacional

El propsito de la auditora operacional es promover la eficiencia de las entidades, por ello, el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos IMCP, dict normas sobre este tipo de trabajo, con el objeto de establecer lineamientos sobre este tema, la comisin de auditores emiti los siguientes boletines:
No. 1 Nombre del Boletn Esquema Bsico de la Auditora Operacional Lo que persigue este primer Boletn es definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la auditora operacional, as como su relacin y diferenciacin con otros tipos de trabajos profesionales de naturaleza anloga. Metodologa de la Auditora Operacional El propsito de este Boletn es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional, su mbito de trabajo y la metodologa que debe emplearse. Auditora Operacional de compras El propsito de este Boletn es establecer, definir, indicar y orientar los aspectos bsicos de auditora en empresas industriales comerciales. Auditora Operacional de ventas El objetivo de este Boletn es establecer los lineamientos fundamentales de auditora operacional de ventas en empresas industriales-comerciales. Auditora Operacional de cobranzas Este Boletn establece los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para realizar la auditora operacional de cobranzas en las empresas industriales y comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin. Auditora Operacional de la administracin de recursos humanos Este Boletn hace referencia a los lineamientos para efectuar la auditora operacional de la administracin de recursos humanos de una empresa, independientemente de la actividad especfica a que se dedique. Auditora Operacional de centros de proceso electrnico de datos El propsito de este Boletn es establecer los conceptos bsicos de los centros de procesos electrnicos de datos y alcance que se da a su actividad para efectos de una revisin operacional. Auditora Operacional de otorgamiento de crdito Este Boletn hace referencia a los lineamientos para efectuar la auditora operacional de otorgamiento de crdito de una empresa, independientemente de la actividad especfica a que se dedique. Auditora Operacional de la administracin de inventarios El propsito de este Boletn es establecer el concepto bsico, definir el objetivo, sealar la metodologa aplicable y destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al desarrollar e informar el resultado de la auditora. Auditora Operacional de los sistemas administrativos de informacin Este Boletn se enfoca a los lineamientos ms sobresalientes que debe considerar todo contador pblico al efectuar una evaluacin de los sistemas de informacin con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen.

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Papeles de trabajo en auditoria

Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de la informacin obtenida en el transcurso del examen, evaluacin de la efectividad del control interno contable, financiero y operacional, de la identificacin y seleccin de las reas crticas. Cdulas: Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. Las cdulas sumarias resumen todo lo concerniente al hallazgo de auditora (condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las cdulas analticas sustentan, fundamentan o demuestran los hallazgos. Documentos: Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del auditor.

Los papeles de trabajo sirven para: Permitir la supervisin del trabajo de auditora. Guiar la conduccin de auditoras operacionales subsiguientes. Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditora operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia. Suministrar informacin suficiente para la preparacin del informe de auditora operacional demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de auditora. 15

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Normas de preparacin de los papeles de trabajo Debe tener un encabezado que indique el rea bajo examen o evaluacin, la fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido. Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica. Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos. Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del auditor. Deben contener las informaciones que demuestren la realizacin de las pruebas y procedimientos realizados. Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor.

ndice Es la codificacin de las reas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

Archivo de los papeles de trabajo Archivo corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo para una auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditoras posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora, etc.

Archivo permanente est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin continua o necesaria en auditoras posteriores como son: disposiciones legales, polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin de control interno, etc. 16

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Finalmente, es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditoras financiera ya elaborados, como cdulas analticas o de soporte de la sumaria de un Hallazgo de Auditora Operacional. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral.

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Diferencias con la Auditoria Financiera

CARACTERISTICAS PROPSITO AUDITORA FINANCIERA Dictaminar sobre la razonabilidad de la situacin financiera de una entidad a una fecha dada, as como el resultado de sus operaciones y cambios en la situacin financiera por un perodo dado. Las operaciones financieras por un perodo determinado. AUDITORA OPERACIONAL Formular y expresar una opinin sobre los aspectos gerenciales u operativos, pone nfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. Todas las operaciones en general, inclusive las financieras, puede limitarse a cualquier operacin o actividad especfica. Hacia las operaciones de la entidad en el presente con proyeccin hacia el futuro y retrospeccin al pasado cercano. Aplicacin de los principios de administracin

ALCANCE

ORIENTACIN

Hacia la situacin financiera y de resultado de operaciones de la entidad desde un punto de vista retrospectivo. Aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las tcnicas de auditora establecidas por la profesin del contador pblico. Los accionistas, el consejo de administracin, funcionarios financieros, organismos prestatarios, inversionistas potenciales y organismos fiscalizadores. Determinar la razonabilidad de los estados financieros

MEDICIN

TCNICAS

INTERS

Las tcnicas de auditora establecidas por la profesin del contador pblico. El consejo de administracin, la gerencia y los accionistas.

ENFOQUE

Tiende a obtener mejores resultados, con ms eficiencia, efectividad y economa.

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Conclusiones
La auditoria es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo administrativo se vuelve imperiosa su aplicacin para el logro de una efectiva administracin de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le permite a la administracin ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el mercado. La auditoria operacional nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

La auditoria operacional es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinacin, relacin y la valuacin de cada uno de los elementos que forman la gestin gerencial de la empresa. Su contribucin permite a la administracin anticiparse ante las amenazas que se presentan. Se ha identificado tres tipos indicadores que permiten la evaluacin de la gestin a diferentes niveles, reas, funciones, componentes o puntos de observacin en general: EFICIENCIA: de utilizacin de recursos e insumos; EFICACIA: de obtencin de resultados en productos o servicios; EFECTIVIDAD: de generacin de impactos en el entorno.

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Biografa
o Instituto Mexicano de Contadores Pblicos o Auditoria IV, Juan Ramn Santillana Gonzales, Santillana, ECAFSA o http://es.scribd.com/doc/6524122/Caracteristicas-de-La-Auditoria-Operativa o http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/657.452-A663d/657.452A663d-Capitulo%20II.pdf

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