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MICROSOFT EXCEL

Tema N 01 Exploracin del entorno de Excel 2010


1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. Elementos de la interfaz Caractersticas de Excel 2010. Gestin de Archivos en Excel. Creacin y modificacin de un libro Tipos de punteros en Excel. Rango de Celdas. Configuracin Bsica de Valor (Configuracin Regional)

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1. EXPLORACIN DEL ENTORNO DE EXCEL 2010


Microsoft Excel 2010 es una Hoja de clculo que forma parte del paquete informtico Microsoft Office 2010, es una potente herramienta que sirve para realizar todo tipo de clculos matemticos, estadsticos o financieros, podemos realizar cosas simples como un listado de productos hasta la elaboracin de tablas dinmicas, grficos e inclusive base de datos. Generalidades y Acceso a Microsoft Excel 2010 Para ingresar a Excel existen varias formas, aqu se seala las 2 formas elementales: Primera Forma: Clic en el botn Inicio, clic en Programas, clic en Microsoft Office, y finalmente clic en Microsoft Office Excel 2010

Segunda Forma Clic en el botn Inicio, en la opcin buscar programas y archivos escribirnos ejecutar y seleccionamos la opcin, o si no presione de forma simultnea las teclas Windows + R, se presenta la siguiente ventana:

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Visualizaras la siguiente ventana, como se muestra

Seleccionamos la opcin Ejecutar.

En esta seccin procedemos a escribir Ejecutar Aqu escribimos la orden Excel y finalmente hacemos clic en el botn Aceptar o simplemente presionamos la tecla Enter.

1.1. Elementos de la Interfaz de Excel 2010


Microsoft Excel 2010, nos presenta un entorno de usuario diferente de las conocidas en versiones anteriores, bajo el sistema operativo Windows. La barra de mens e iconos que existan se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Es decir, Excel 2010 muestra los comandos necesarios para poder realizar las diferentes tareas segn el trabajo que se requiera. A continuacin describimos la estructura de la ventana principal de Excel 2010

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Barra de inicio rpido

Barra de ttulo Cinta de opciones

Cuadro de nombre Columnas de la hoja Asistente para funciones Celda activa Herramientas agrupadas: Grupos

Barra de frmulas Filas de la hoja Barra de desplazamiento vertical Zoom sobre la hoja Vista de la pgina Hojas del libro Barra de desplazamiento horizontal

A los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de clculo. Una hoja est formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y las filas son ordenadas numricamente, entre la interseccin de una columna y una fila se encuentra una celda.

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LIBRO

HOJA DE CLCULO

COLUMNA

FILA

CELDA

RANGO DE CELDAS

La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, su ancho y su alto puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra ubicado el cursor, por ejemplo como se muestra en la imagen superior si estas en la columna B y estas en la fila 2, entonces la celda se llama B2.

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B2 Columna Fila

Excel cuenta con 16384 columnas y 1 048 576 filas, es as entonces que la primera celda de una hoja es la A1 mientras que la ltima es XFD1048576.

Ultima Celda

Podemos desplazarnos con mucha facilidad por estas celdas, haciendo uso del Mouse, basta con darle clic a la celda sobre la que queremos trabajar; sin embargo, es muy til y ms preciso el teclado. A continuacin se describe el uso del mismo para el desplazamiento por la hoja de clculo:

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TECLA <<Control>> + << >> <<Control>> + << >> <<Av Pg>> <<Re Pg>> Fin, Fin, Fin, Fin, Inicio << F5 >> << Control >> + << Av Pg >> << Control >> + << Re Pg >> << Control >> + << F6 >> << Control >> + << Shift >> + << F6 >> << TAB >> << Shift >> + << TAB >>

USO DE TECLA Avanza una columna a la Derecha Avanza una columna a la Izquierda Avanza una fila hacia Abajo Avanza una fila hacia Arriba ltima columna Primera columna Avanza una pantalla hacia Abajo Avanza una pantalla hacia Arriba ltima columna Primera columna Primera fila ltima fila Inicio de la Hoja (columna A) Ir a la celda deseada Activa la Hoja Siguiente Activa la Hoja Anterior Ir al libro siguiente (ms de un libro abierto) Ir al libro anterior (ms de un libro abierto) Una columna a la derecha Una columna a la izquierda

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<< Alt >> + << Av Pg >> << Alt >> + << Re Pg >>

Una pantalla a la derecha Una pantalla a la izquierda

1.1.1. La barra de herramientas de acceso rpido


Como se puede observar en el grfico que se muestra, en la interfaz de Microsoft Excel se presenta la barra de inicio rpido la misma que es completamente personalizable. El objetivo de esta pequea barra que se encuentra en la parte superior izquierda es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten de mayor utilidad o que necesitamos con mayor frecuencia. Para personalizar la barra de acceso rpido hacemos clic sobre esta.

1.1.2. La Cinta de Opciones


La cinta de opciones ha sido diseada para encontrar con mayor facilidad los comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Es as que la cinta de opciones est compuesta por fichas, las fichas contienen grupos lgicos. Las fichas se encuentran relacionadas a algn tipo de actividad y algunas solamente aparecen al realizar una determinada tarea, es decir, si est trabajando por ejemplo con grficos en la cinta de opciones se muestran fichas con comandos relacionados para los grficos.

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Existen ocasiones donde se necesita minimizar u ocultar los grupos de la cinta de opciones, para realizar esto lo podemos hacer de diferentes formas: a) Haciendo anticlic sobre esta y seleccionando la opcin Minimizar la cinta de opciones.

b) Haciendo clic sobre el botn minimiza la cinta de opciones.

Botn Minimizar cinta de opciones

la

c) Pulsando de manera simultnea las teclas: CTRL + F1

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Aplicando cualquiera de las 3 formas anteriores la cinta de opciones quedar minimizada de la siguiente manera:

1.2. Caractersticas de Excel 2010 Entre las caractersticas de Excel 2010 se incluyen. Una interfaz fcil de usar; tablas de datos; varias tcnicas de formato, como formatos condicionales; una mayor gama de colores en la combinacin de colores y flexibilidad del motor de grficos. En la tabla siguiente se describen las caractersticas de Excel 2010

Caractersticas

Descripcin
La interfaz de usuario de Excel 2010 tiene una cinta de opciones que consta de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada ficha est compuesta por varios grupos. Cada grupo comprende un conjunto de comandos que realizan tareas relacionadas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. Las tablas de datos ayudan a clasificar datos, realizar clculos y resaltar informacin. Por ejemplo, puede guardar los detalles personales y el salario mensual de sus empleados en un libro. Puede crear una tabla de datos que almacene el nombre del empleado, el Id. del empleado y su salario mensual. Con la tabla de datos, puede realizar clculos como hallar el salario medio y el salario total de los empleados. El formato condicional le ayuda a identificar las celdas que cumplen la condicin que ha establecido. Por ejemplo, usted almacena los nombres y las calificaciones de 1000 alumnos en una tabla de datos. Puede utilizar el formato condicional para identificar las celdas cuyas calificaciones sean menores de 40. El aspecto de las celdas que contienen calificaciones menores de 40 cambiar segn se haya especificado en la condicin.

Grfico

Cinta

Tabla de datos

Formato condicional

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Colores

Puede utilizar colores para resaltar los datos. Por ejemplo, usted crea una tabla de datos que contiene los datos del inventario de un almacn. Al actualizar la tabla de datos, puede resaltar utilizando diferentes colores los productos que estn agotados o los productos para los que hay 1000 unidades disponibles. Para analizar el estado del inventario, puede observar los colores en la hoja de clculo en lugar de leer los valores de los datos. Excel 2010 le ayuda a presentar los datos utilizando varios grficos, como Circular, Barra y rea. El motor de grficos de Excel proporciona diferentes formas de crear grficos. Utilizando grficos, puede detectar tendencias, determinar puntos de datos superiores e inferiores, as como realizar previsiones de perspectivas futuras. Por ejemplo, puede utilizar los grficos para analizar los beneficios que su empresa ha obtenido en los 10 ltimos aos.

Grficos

1.3.

Gestin de Archivos en Excel

1.3.1. Guardar un Libro.- Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: a) Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. b) Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribindolo. Para almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

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Luego de seleccionar la opcin aparecer el siguiente cuadro de dilogo, en el cual se le asigna el nombre al archivo que estamos trabajando:

1.3.2. Guardar los cambios realizados sobre un archivo


Selecciona la opcin Guardar del

men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar Rpido. Tambin de la Barra de Acceso puedes utilizar la

combinacin de teclas Ctrl + G.

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1.3.3. Cerrar un Libro de Trabajo.


Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas: a) Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:

b)

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar

de la barra de

men, que est justo debajo del botn que cierra Excel. Si lo que cierras es la aplicacin, ya sea desde el men botn Cerrar o desde el

, se cerrarn todos los libros que tengas

abiertos, en caso de que ests trabajando con ms de uno. El funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

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1.3.4. Abrir un libro nuevo.


Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes pasos: a) Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo, o

seleccionando en forma conjunta las teclas CTRL + U.

Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de opciones:

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Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuacin hacer clic en Crear, en el panel situado ms a la derecha. Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco. Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

1.4.

Creacin y modificacin de un Libro


Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas. Algo muy importante que usted debe de saber es que los archivos creados en Excel 2010 presentan la extensin .XLSX, en versiones anteriores a esta, los archivos presentaban la extensin .XLS. Con Excel 2010 usted puede abrir archivos creados en versiones anteriores, pero si usted cre un archivo con Excel 2010 no podr abrirlo en una versin anterior como por ejemplo Excel 2003. Ante este inconveniente Excel 2010 brinda la posibilidad de poder grabar un archivo creado en una versin anterior y poder abrirlo sin ningn inconveniente. La empresa Microsoft a travs de su pgina web proporciona un archivo llamado FileFormatConverters, que al instalarse en un computador que tiene Excel con una versin anterior a Excel 2010, permite abrir los archivos de esta versin de forma normal.

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1.4.1. Trabajar con las hojas del libro


Las operaciones que podemos realizar con las hojas de Excel son: 1.4.1.1. Crear una hoja de clculo en un libro Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de clculo. Cada vez que abrimos un libro nuevo de trabajo se abrir por defecto con tres hojas de clculo.

Podemos configurar a Microsoft Excel 2010 para que al ingresar se presenten una cantidad de hojas diferente, para realizar esto debemos de hacer clic en el botn Office, luego clic en Opciones de Excel y luego ubicar la opcin Incluir este nmero de hojas finalmente aumentar o disminuir la cantidad de hojas.

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1.4.1.2. Insertar una hoja de clculo en un libro Podemos insertar hojas de clculo de diferentes formas: a) Haciendo clic en el icono

b) Haciendo anticlic sobre cualquiera de las hojas

c) Y luego hacer clic en Insertar

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1.4.1.3. Cambiarle el nombre a una hoja de clculo Para cambiarle el nombre a una hoja en Excel existen 2 formas: 1. Ubicarse en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre, hacer anticlic y seleccionar la opcin Cambiar nombre.

2. Hacer doble clic en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre.

3. Finalmente le cambiamos el nombre.

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1.4.1.4. Moverse por las hojas. Para moverse entre hojas de clculo basta con hacer clic sobre la pestaa de la hoja a la que queramos movernos. 1.4.1.5. Seleccionar hojas. Cuando nos movemos a una hoja, sta queda seleccionada. Cuando se desean seleccionarse varias hojas a la misma vez pueden presentarse los siguientes casos: 1.4.1.6. Seleccionar Hojas Consecutivas 1. Hacer clic sobre la hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja hasta donde se desea seleccionar

1.4.1.7. Seleccionar Hojas No Consecutivas 1. 2. Hacer clic sobre la hoja que se desea seleccionar Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja que se va a seleccionar, y as sucesivamente.

1.4.1.8. Eliminar hojas, una vez que se haya seleccionado la hoja u hojas que se desean eliminar, hacemos anti clic y hacemos clic en la opcin Eliminar.

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1.4.1.9. Mover una Hoja en un mismo Libro 1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja a mover, en ese instante observar que aparece una hoja pequea de color blanco. 2. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea mover la hoja, observe que aparece un tringulo invertido de color negro en el lugar donde desea ubicar la hoja. 3. Finalmente suelte el botn clic.

1.4.1.10. Duplicar una Hoja en un mismo Libro 1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja que dese duplicar, en ese instante observar que aparece una hoja pequea de color blanco. 2. Mantenga presionada en forma simultnea la tecla CTRL y observar que sobre la pequea hoja blanca aparece un signo ms (+), que significa que est lista para duplicarse. 3. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea insertar la hoja duplicada y aparecer un triangulo invertido de color negro, indicando el lugar donde se desea ubicar. 4. Finalmente suelte el botn clic y luego deje de presionar la tecla CTRL.
+

1.4.2. Diseo de Pgina En esta opcin, prepararemos la pgina para impresin, como modificar los mrgenes de nuestra pgina, orientacin, y nivel de ampliacin (ZOOM), tamao de pgina a utilizar, etc.

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Podemos utilizar la pestaa diseo de pgina

Tamao y Orientacin de la Pgina Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Seleccionar el tamao del papel (Ej. A4) Orientacin (Ej. Horizontal) Aceptar

Centrar en la Pgina

Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Activar la ficha Mrgenes

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Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.

Luego, no tendremos ms que mandarla a la impresora, con CTRL + P.

1.5. Tipos de Punteros en Excel Excel segn la tarea realizada hace uso de un determinado tipo de puntero, entre los cuales tenemos:

PUNTERO

UTILIZADO Permite seleccionar celdas Con esta forma de puntero, podemos copiar las celdas (CTRL + CLIC) genera una serie de nmeros Mueve el contenido de una celda

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Cambia el ancho de una columna Cambia el alto de una fila Selecciona toda la columna Selecciona toda la fila

1.5.1. Seleccionar Rango de Celdas


Seleccionar una Columna
Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej.

Columna I)

Otra Forma: Utilizando el Teclado.-

Ubicarse sobre una celda de la

columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora. Seleccionar Columnas No Consecutivas


Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y as sucesivamente.

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Seleccionar Columnas Consecutivas


Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)

Seleccionar Una Fila


Hacer clic sobre el nmero que identifica a la fila a seleccionar en el libro

(Ej. Fila 3).

Otra Forma: Utilizando el Teclado.-

Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Filas No Consecutivas


Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y as sucesivamente.

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Seleccionar Filas Consecutivas


Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).

Seleccionar toda la Hoja


Hacer clic en la interseccin de las etiquetas de las filas y columnas.

1.6. Rango de Celdas


Un rango de celdas es un grupo de 2 o ms celdas que identificamos como una malla de las celdas que est entre la esquina superior izquierda y la que est en la esquina inferior derecha de la malla establecida. Por ejemplo aqu tenemos un rango de celdas de B2:C4

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Nombre de Rango de Celdas


si deseamos dar un nombre al rango seleccionado, entonces en el cuadro de nombres escribimos el nombre a asignarlo, de tal modo que dicho nombre ser vlido y lo podemos utilizar en cualquiera de las hojas del libro de Excel

Eliminar Nombre de Rango de Celdas Si deseamos eliminar algn nombre de rango de celdas, simplemente nos dirigimos a la pestaa Frmulas, y en Grupo Nombres definidos, elegimos la opcin Administrador de Nombres. All nosotros podemos Eliminar el nombre del rango creado. Tambin se puede editar o crear un nuevo nombre.

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1.7. Configuracin Bsica de Valor (Configuracin Regional)


A los valores numricos que ingresamos en Excel, lo podemos aplicar algunas configuraciones bsicas como: Configuracin de valor Formato de numero de contabilidad Podemos escoger entre moneda en soles, euros, dlares, libras esterlinas, etc. Smbolo

Formato porcentual Estilo millares Para asignar a los nmeros dos dgitos decimal. Ejm: 12.5 cambiarlo x 12.50

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Aumentar decimales Disminuir decimales Ahora si deseamos cambiar la moneda predeterminada del Excel, por ejemplo si la moneda predeterminada esta en euros y deseamos utilizar la moneda en soles S/. entonces nos dirigimos a configuracin regional. Para ello hacemos clic en Inicio, luego Panel de Control, y all elegimos Configuracin Regional y de Idioma.

Luego en la ventana seleccionamos el pas de donde se desea establecer el idioma

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MICROSOFT EXCEL
Tema N 02:

Edicin de una Hoja de Clculo


2.1. Edicin de Datos. 2.2. Formatos de Celdas. 2.3. Serie de Datos. 2.4. Buscar y reemplazar valores. 2.5. Validacin de Datos. 2.6. Estilos de Tablas. 2.7. Hipervnculos 2.8. Comentarios

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2. Edicin de una Hoja de Clculo


Al iniciar Excel 2010, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de clculo de manera predeterminada. En funcin de sus requisitos, podra necesitar ms o menos de tres hojas de clculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de clculo en un libro de Excel 2010. Adems, Excel 2010 proporciona varias caractersticas para insertar datos en una hoja de clculo, como Autorrellenar, el controlador de relleno y Rellenar serie. 2.1. Edicin de Datos 2.1.1. Ingreso de Informacin En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: 3. Presionar la tecla Intro o Tab

Observacin Introducir Texto En Microsoft Excel, se entiende por texto cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos: Por ejemplo, las siguientes entradas se consideran texto: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

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El texto en una celda siempre est alineado a la izquierda. Para cambiar esta alineacin, use los botones de Alineacin. Introducir Nmeros Los nmeros que escribe en una celda se introducen como valores constantes. En Excel, un nmero slo puede contener los siguiente caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). / $ %, E Escriba el signo menos (-) antes de los nmeros negativos o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ). Los signos ms (+) a la izquierda se ignoran, y una coma se considera un decimal. Las restantes combinaciones de nmeros y caracteres no numricos se consideran texto. Los nmeros en una celda siempre se alinean a la derecha. Para cambiar la alineacin use los botones de alineacin. Introducir fechas y horas Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio. Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Ej. Ingrese los siguientes datos a la hoja.

2.1.2. Modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo


La modificacin de una hoja de clculo puede ayudarle a reorganizar y editar una tabla de datos. Imagine que tiene una hoja de clculo con los datos del inventario de su organizacin. En el inventario se detallan el nombre del producto, los datos del producto, el cdigo del producto y el nmero de unidades disponibles. Si en la columna de datos del producto hay una gran

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cantidad de datos, es posible que no se vea todo el contenido de la columna. Puede cambiar el ancho de la columna para que se muestren ms datos. Tambin puede insertar o eliminar una celda, una fila o una columna en la hoja de clculo. Por ejemplo, si desea agregar un nuevo producto a la lista del inventario, puede insertar una fila en la ubicacin apropiada de la hoja de clculo. En la tabla siguiente se describen las tareas necesarias para modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo.

Tarea

Descripcin
Para insertar una celda nueva, realice los pasos siguientes: 1. Haga clic para seleccionar la celda que se encuentra en la posicin donde desea que aparezca la nueva celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar celdas.

Insertar y eliminar celdas

Cuando inserte una celda, debe desplazar las celdas adyacentes a las celdas insertadas hacia la derecha o por debajo de la celda insertada. Si desea insertar una celda en una columna, puede desplazar las celdas hacia abajo. Si desea insertar una celda en una fila, puede desplazar las celdas hacia la derecha. Al eliminar una celda, puede elegir cmo desplazar la posicin de las celdas adyacentes a la celda eliminada.

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Para insertar una fila por encima de cualquier fila que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar filas de hoja. Para insertar una columna a la izquierda de cualquier columna que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar columnas de hoja.

Insertar y eliminar columnas y filas

Para eliminar una fila o una columna, haga clic con el botn secundario en la fila o el encabezado de la columna y haga clic en Eliminar en el men contextual.

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Para cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de clculo, arrastre el borde de la columna o la fila hasta la posicin deseada. Cuando inserte una fila o una columna, la fila o la columna tienen el alto y el ancho predeterminados.

Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila

Ln

Lnea Divisoria

Lnea Divisoria

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Mover datos de un grupo de celdas a otro

Para mover datos de un grupo de celdas a otra ubicacin de la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee mover y coloque el puntero en el borde del rea seleccionada. Cuando el puntero cambia a una flecha de cuatro puntas, puede arrastrar las celdas seleccionadas hasta la ubicacin deseada en la hoja de clculo.

2.1.3. Opciones de entrada de datos


La manera ms sencilla de insertar datos en una hoja de clculo es seleccionar una celda y escribir un valor. Este mtodo slo es adecuado para escribir unos cuantos valores de datos. Si se van a escribir largas secuencias o series de valores en la hoja de clculo, hacerlo manualmente se vuelve una tarea muy laboriosa. En Excel 2010 hay diversas opciones de insercin rpida de datos en las hojas de clculo, por ejemplo la opcin Autorrellenar. Puede utilizar estas opciones para repetir o escribir datos automticamente en las celdas de una hoja de clculo. Puede utilizar la opcin Autorrellenar para escribir una secuencia reconocida, por ejemplo enero a diciembre, o lunes a viernes. Para utilizar la opcin Autorrellenar, escriba el primer elemento de la secuencia y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno, que se encuentra en el ngulo inferior derecho de la celda, para rellenar todas las celdas seleccionadas con esa secuencia. Excel 2010 repite automticamente los elementos de la secuencia para rellenar las celdas hasta que deje de arrastrar el controlador de relleno.

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Puede utilizar otra herramienta parecida, llamada Rellenar serie, para escribir una serie de datos. Debe especificar los dos primeros valores en dos celdas y, a continuacin, utilizar el controlador de relleno para extender la serie en las celdas necesarias. Para escribir una serie que empieza en 2 y va en aumento de 2 en 2, escriba 2 en una celda y 4 en la celda siguiente. A continuacin, seleccione las dos celdas y utilice el controlador de relleno para extender la serie al nmero de celdas que desee. Excel 2010 escribe automticamente la serie 2, 4, 6 y 8. Tambin puede utilizar el controlador de relleno para escribir el mismo valor en varias celdas; para ello, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el controlador de relleno. Por ejemplo, si selecciona una celda que contiene el valor Enero y, a continuacin, arrastra el controlador de relleno hacia abajo, Febrero se escribe automticamente en la celda siguiente, y Marzo en la que viene a continuacin. Sin embargo, si mantiene presionada la tecla CTRL y, a continuacin, arrastra el controlador de relleno, aparece el mismo valor en todas las celdas. En la siguiente tabla se muestran las diversas opciones de entrada de datos. Opcin Copiar celdas Accin Con esta opcin, se copia el contenido de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con la opcin Rellenar serie, se inserta en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno el valor siguiente en la serie. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin se copian todos los valores en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin, no se da formato al rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.

Rellenar serie

Rellenar slo formato

Rellenar sin formato

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Rellenar das

Con esta opcin, se escriben los siete das de la semana en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida. Con esta opcin, se especifican slo los das laborables en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.

Rellenar das de la semana

a) Generar serie de valores

Ingrese los datos en la hoja. Seleccione los datos (A3 : A9) Ubquese en la esquina inferior derecha de la seleccin. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una serie de valores.

b) Generar lista de datos

Ingrese enero en la hoja, ubique el cursor en (A3) Ubquese en la esquina inferior derecha de dicha celda. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una lista de datos.

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2.2.

Formatos de celda: Permite establecer en un grupo de celdas, un estilo predefinido. Seleccione el rango al que desee dar formato. En la ficha estilo de celda En el cuadro seleccione el estilo que desee.

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2.2.1. Edicin de los datos de una hoja de clculo


Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener ms de un milln de filas de datos. Si desea buscar un valor de datos concreto en una hoja de clculo, puede utilizar el comando Buscar. Puede utilizar el comando Reemplazar para sustituir un valor de datos por otro. Adems, puede utilizar otros comandos del grupo Edicin, disponibles en la ficha Inicio, para copiar y pegar un rango de celdas de una hoja de clculo, o para darle formato. Si una hoja de clculo contiene el texto, puede corregir la ortografa del texto con el diccionario del que dispone Excel 2010.

Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010


Si tiene que copiar y pegar datos de una hoja de clculo, puede utilizar las diferentes opciones de pegado que proporciona Excel 2010. Por ejemplo, suponga que es el jefe de ventas de una empresa con sucursales en 15 ciudades. Para llevar el registro de las compras, las entregas y el inventario de cada oficina, cree tres tablas en una hoja de clculo. Cada una de las tablas tiene un formato de distinto color. Las tablas contienen los nombres de las sucursales de la empresa. En lugar de escribir los nombres de las sucursales de cada una de las tres tablas y darle formato utilizando colores, puede usar las opciones de pegado y, as, pegar slo el nombre, slo el formato de color, o las dos cosas. En Excel 2010, al pegar un rango de celdas en una hoja de clculo, el botn Opciones de pegado aparece al lado de las celdas copiadas. Mediante las opciones de pegado, puede pegar slo los valores, slo el formato, o ambas cosas. Las opciones de pegado determinan tambin la forma en que se da formato a las celdas pegadas y la forma en que se vinculan las celdas de origen y de destino. En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su funcin.

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Opcin de Pegado
Mantener tema de destino Coincidir con formato de destino Mantener formato de origen Slo valores Formatos de nmeros y valores Formatos de origen y valores Mantener ancho de columnas de origen Slo formato

Funcin
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el tema aplicado al libro de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el formato existente en las celdas de destino, sin tener en cuenta el tema del libro. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y aplica el formato de las celdas copiadas a las celdas de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino sin aplicar ningn formato. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, manteniendo slo los formatos numricos. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, conservando el formato de las celdas de origen. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y cambia el tamao de las columnas de las celdas de destino para que coincida con el ancho de las columnas de las celdas de origen. Aplica el formato de las celdas de origen a las celdas de destino, pero no copia el contenido de las celdas de origen. Muestra los valores de las celdas de origen en las celdas de destino y actualiza las celdas de destino siempre que cambia el contenido de las celdas de origen.

Vincular celdas

2.4.

Buscar y reemplazar Valores Para buscar datos concretos en una hoja de clculo, utilice el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Este cuadro de dilogo tiene dos fichas: Buscar y Reemplazar. Puede utilizar los controles de estas fichas para buscar las celdas que contienen un valor determinado. Con los controles de la ficha Buscar, puede buscar las celdas que contienen datos concretos. Con los controles de la ficha Reemplazar, puede reemplazar un valor con otro. En la tabla siguiente se describen los controles disponibles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

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Control Los controles de Buscar son:

Descripcin

Controles de Buscar

Buscar. Contiene el valor que se desea buscar o reemplazar. Buscar todos. Selecciona todas las celdas que contienen el valor del cuadro Buscar. Buscar siguiente. Selecciona la celda siguiente que contiene el valor del cuadro Buscar.

Los controles de Reemplazar son:

Controles de Reemplazar

Reemplazar con. Contiene el valor con el que se sobrescribe el valor del cuadro Buscar. Reemplazar todos. Reemplaza todas las instancias del valor del cuadro Buscar con el valor del cuadro Reemplazar con. Reemplazar. Reemplaza la instancia seleccionada del valor del cuadro Buscar y resalta la celda siguiente que contiene el valor de dicho cuadro.

Los controles de bsqueda son:

Controles de bsqueda

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Dentro de. Determina si se debe buscar en la hoja de clculo activa o en todo el libro. Buscar. Determina si se debe buscar por filas o por columnas. Buscar en. Determina si se deben buscar frmulas o valores en las celdas.

Controles de coincidencia

Los controles de coincidencia son: Coincidir maysculas y minsculas. Con este control se buscan todas las celdas que tienen el mismo uso de maysculas que el texto del cuadro Buscar. Coincidir con el contenido de toda la celda. Con este control se buscan todas las celdas que contienen exactamente el mismo valor que el cuadro Buscar.

Otros controles que estn disponibles en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar son:

Otros controles

Opciones. Expande el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para mostrar funciones adicionales. Formato. Muestra el cuadro de dilogo Buscar formato, que se puede usar para especificar el formato de los valores que se deben buscar o que se deben usar para reemplazar los valores buscados. Cerrar. Cierra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

Utilizar el diccionario y el diccionario de sinnimos. Una hoja de clculo puede contener diversos tipos de datos, por ejemplo numricos, de texto o ambos. Si los datos del libro son de texto, es posible que desee comprobar si hay palabras mal escritas antes de guardar la hoja de clculo. Puede utilizar el corrector ortogrfico y el diccionario para buscar las palabras mal escritas y corregirlas. Adems, para buscar un sinnimo o un antnimo de una palabra, puede utilizar el diccionario de sinnimos. Para

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traducir una palabra de un idioma a otro, puede utilizar las herramientas de traduccin que proporciona Excel 2010.

Proteccin de una hoja y Libro a) Proteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Proteger Hoja

La contrasea es opcional. Si no existe contrasea fcilmente puede ser desprotegida.

b) Desproteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Desproteger Hoja

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c) Proteccin de un Bloque de Celdas Seleccionar las celdas Clic en ficha Celdas Seleccionar la opcin Formato Clic en Bloquear Celda

Ud. No podr ingresar dato alguno en el bloque seleccionado

Seleccionar las celdas a proteger Men Inicio Ficha Celdas Formato Formato de celdas Marcar Bloqueada Luego Proteger la Hoja (Procedimiento antes descrito) d) Desproteccin de un bloque de celdas Seleccionar las celdas a desproteger (A1:B5) Clic en la ficha formato Seleccionar la Formato de Celdas Clic en la Ficha Proteger Clic bloqueada Clic en aceptar

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2.5.

Validacin de datos

Cuando crea un libro, es posible que necesite que varios usuarios lo utilicen. En ese caso, es importante que la entrada de datos en el libro sea precisa, para garantizar que los datos registrados son coherentes. Puede usar la herramienta de validacin de datos de Excel 2010 para controlar los datos que se escriben en los libros. Cuando un usuario escribe un valor en una celda, la herramienta de validacin de datos lo comprueba. La herramienta de validacin garantiza que el valor que ha escrito el usuario es vlido en funcin de los criterios especificados para la celda. Mediante el establecimiento de reglas de validacin en un libro, puede evitar que un usuario inserte datos incorrectos en una celda o un rango de celdas. Por ejemplo, puede impedir que un usuario escriba datos de texto en una celda en la que desea guardar nmeros de telfono. Puede definir el tipo de datos que Excel 2010 debe almacenar en una celda determinada. Puede crear las reglas de validacin utilizando el cuadro de dilogo Validacin de datos. El cuadro de dilogo ofrece una serie de opciones para validar nmeros enteros, decimales, fechas, horas y texto. Tambin puede crear mensajes que indiquen qu valores puede escribir un usuario en una celda determinada. Si los datos que escribe el usuario no son vlidos, puede repetir las condiciones en un mensaje de error personalizado. En Excel 2010, puede crear reglas de validacin para celdas en las que ya se han escrito datos. Puede configurar Excel 2010 de forma que marque las celdas de la hoja de clculo con datos que infringen la regla de validacin de la celda.

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2.6.

Estilos de Tablas Puede administrar grupos de datos mediante la creacin de tablas en Excel 2010. Para crear una tabla en una hoja de clculo, escriba una serie de encabezados de columna en celdas adyacentes y, a continuacin, escriba datos en las filas que hay debajo de los encabezados. Puede dar formato a todo un rango de celdas de una tabla.

Tambin puede crear una tabla a partir de una lista de datos existente. Para crear una tabla a partir de una lista de datos existente, debe asegurarse de que la lista

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de datos tiene una fila de encabezado con un formato distinto y que no hay ninguna fila ni columna en blanco en los datos. Las celdas adyacentes a la lista de datos no deben contener datos no relacionados con los datos de la lista de datos. Al crear una tabla, Excel 2010 sugiere un nombre genrico, por ejemplo Tabla1o Tabla2. Para cambiar el nombre de una tabla, haga clic en cualquier celda de la misma, haga clic en la ficha contextual Diseo y, a continuacin, en el grupo Propiedades, cambie el texto del campo Nombre de la tabla.

Tambin puede agregar datos a una tabla existente. Para agregar los datos a la tabla, seleccione una celda en blanco en la fila inmediatamente inferior a la ltima fila en la tabla, o seleccione una celda en blanco en la columna inmediatamente a la derecha de la tabla. A continuacin, escriba un valor en la celda que ha seleccionado. Nota: Cuando no necesite una tabla, puede convertir la tabla en un rango de celdas o eliminarla. Para convertir la tabla en un rango de celdas, haga clic con el botn secundario en la tabla, seleccione Tabla en la lista y, a continuacin, seleccione Convertir en rango

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2.7.

Hipervnculos

2.7.1. Crear un hipervnculo a un archivo nuevo 1. Haga clic con el botn secundario en la celda o grfico que desee que represente el hipervnculo (Tambin accedemos a travs de la pestaa Insertar y luego en Vnculos elegimos Hipervnculo) y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual.

2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Crear nuevo documento. 3. Escriba el nombre del archivo nuevo en el cuadro Nombre del nuevo documento. 4. Para indicar una ubicacin distinta a la que se muestra en Ruta de acceso completa, escriba la nueva ubicacin en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y seleccione a continuacin la ubicacin que desee. Haga clic en Aceptar.

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5. En Cundo modificar, haga clic en una opcin para especificar si abrir el archivo nuevo para modificarlo ahora o ms tarde. 6. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla. Haga clic en Aceptar. 2.7.2. Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente 1. Haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Archivo o pgina Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.

Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas consultadas, haga clic en Pginas consultadas y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.

Para seleccionar el archivo de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.

Si conoce el nombre y ubicacin del archivo o pgina Web con los que desea establecer el vnculo, puede escribir dicha informacin en el cuadro Direccin.

Para seleccionar la pgina Web abriendo el explorador y buscndola, haga clic en Explorar el Web sin cerrar el explorador. , abra la pgina Web con la que

desea establecer el vnculo y, a continuacin, vuelva a Microsoft Excel 4. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla. Haga clic en Aceptar 2.7.3. Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de una pgina Web Para crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de una pgina Web, asegrese de que la pgina Web tiene un marcador en dicha ubicacin.

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1. En Microsoft Excel, haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Archivo o pgina Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar una pgina Web de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.

Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas consultadas, haga clic en Pginas consultadas y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.

Para seleccionar una pgina Web de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.

Si conoce el nombre y ubicacin de la pgina Web con la que desea establecer el vnculo, puede escribir dicha informacin en el cuadro Direccin. Para seleccionar la pgina Web abriendo el explorador y buscndola, haga clic en Explorar el Web , abra la pgina Web con la que desea establecer el

vnculo y, a continuacin, vuelva a Excel sin cerrar el explorador. 4. Haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desee. 5. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla y, a continuacin, haga clic en Aceptar 2.7.4. Crear un hipervnculo personalizado utilizando una funcin de la hoja de clculo Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la funcin HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrir el archivo almacenado en ubicacin_del_vnculo. Sintaxis HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo

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Ejemplo En el siguiente ejemplo se abre una hoja de clculo denominada Informe presupuestario.xls informe": =HIPERVINCULO("http://ejemplo.microsoft.com/informe/informe presupuestario.xls", "Haga clic para obtener un informe") En el ejemplo siguiente se abre el archivo 1trim.xls en Excel para Windows que se almacena en un directorio denominado Finanzas en la unidad D y se muestra el valor numrico almacenado en la celda H10: =HIPERVINCULO("D:\FINANZAS\1trim.xls";H10) que se almacena en Internet en el sitio ejemplo.microsoft.com/informe y muestra el texto "Haga clic para obtener un

2.8.

Agregar comentarios a una celda en un libro Para proporcionar informacin adicional sobre los datos de un libro, puede insertar comentarios en las celdas. Para realizar el seguimiento del usuario que insert o modific comentarios en la hoja de clculo, puede forzar los controles de acceso, como requerir a los usuarios que escriban nombres de cuenta y contraseas cuando tienen acceso a un equipo. Cuando un usuario edita un comentario, los cambios realizados se marcan con el nombre del usuario y se agregan al comentario original. En esta demostracin, ver cmo agregar los comentarios a dos celdas. Tambin obtendr informacin sobre cmo resaltar las celdas que contienen los comentarios, revisar un comentario y eliminarlo.

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MICROSOFT EXCEL
Tema N 03:

Frmulas en Excel 2010


3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Operadores Aritmticos y de Comparacin Referencias en Excel Identificar Errores en una Formula Auditoria de Formulas

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3. Frmulas en Excel 2010

Puede realizar clculos complejos con los datos de una hoja de clculo utilizando las frmulas de Excel 2010. La biblioteca de funciones de Excel 2010 proporciona funciones como SUM, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear frmulas. Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas, utilizando la herramienta Frmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de una hoja de clculo cumplen una condicin concreta, puede utilizar las frmulas condicionales de Excel 2010.
Crear y editar una frmula Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza con un signo igual (=). Puede crear una frmula sencilla usando constantes y operadores de clculo. Por ejemplo, la frmula =5+2*3, multiplica dos nmeros y, a continuacin, suma un nmero al resultado obtenido. Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones matemticas. En el ejemplo anterior, primero se realiza la operacin de multiplicacin (2*3) y, a continuacin, se suma 5 al resultado obtenido. Tambin puede crear una frmula usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas: =SUMA(A1:A2) Usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Segn el tipo de frmula que cree, sta podr contener una o ms de las partes que se enumeran a continuacin:

Funciones Una funcin, como PI(), empieza con un signo igual (=) y se pueden agregar argumentos entre los parntesis. Cada funcin tiene una sintaxis de argumento especfica.

Referencias de celda (o nombres) Puede referirse a los datos de otras celdas de la hoja de clculo incluyendo referencias de celda en la frmula.

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Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o usa dicho valor en el clculo. 3 Constantes Tambin puede agregar constantes, como valores numricos (por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una frmula. 4 Operadores Los operadores son los smbolos que se usan para especificar el tipo de clculo que desea que realice la frmula. Por ejemplo, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica. Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Frmula establecida en la celda B4

Valor de la frmula

3.1.

Operadores de Clculo de las Frmulas Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Operador aritmtico + (Signo ms) - (signo menos) Significado Suma Resta Negacin * (Asterisco) / (Barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (Acento circunflejo) Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3)

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Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin = (igual) > (Mayor que) < (Menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (Distinto) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto.
Operador de texto
& (y comercial)

Significado
Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto contino.

Ejemplo
Viento" & "norte" genera "Viento norte"

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.


Operador de referencia
:(dos puntos)

Significado
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas.

Ejemplo
B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unin que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(un espacio)

Operador de interseccin, que genera

SUMA(B5:B15 A7:D7)

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una referencia a las celdas comunes a dos referencias.

En este ejemplo, la celda B7 es comn a ambos rangos.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas. Operador
: (dos puntos), (coma) (un espacio) % ^ *y/ +y &

Descripcin
Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto

(concatenacin) = < > <= >= <> Comparacin

3.2.

Referencias en Excel Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.

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Ejemplo:

A 1 2 3 15 =A1+2

B 20 30 =B2+2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2. Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2, resultado =B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:
A 1 2 3 15 =$A$1+2 =$A$1+2 B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

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Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo:
A 1 2 3 15 =$A1+2 B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

3.2.1. Utilizar la biblioteca de funciones


Si desea realizar clculos para un gran nmero de celdas, crear manualmente una frmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho tiempo. Puede utilizar las funciones predefinidas de Excel 2010 para realizar estos clculos complejos con eficacia. Las funciones son procedimientos integrados en Excel 2010 que realizan una tarea concreta, por ejemplo calcular la suma o el promedio. Para crear una frmula nueva utilizando una funcin, haga clic en la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin. Se abre el cuadro de dilogo Insertar funcin, con una lista de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para seleccionar una funcin, tambin puede ver la informacin correspondiente en el cuadro de dilogo.

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En la tabla siguiente se describen algunas de las funciones de la biblioteca de funciones. Funcin SUM PROMEDIO CONTAR MAX MIN Descripcin Obtiene la suma de los nmeros de las celdas especificadas Obtiene el promedio de los nmeros de las celdas especificadas Obtiene el nmero de entradas de las celdas especificadas Busca el valor ms grande de las celdas especificadas Busca el valor ms pequeo de las celdas especificadas

3.2.2. Crear una frmula condicional

Puede utilizar una frmula para mostrar mensajes cuando se cumplan ciertas condiciones para los datos. Este tipo de frmula se denomina frmula condicional y utiliza la funcin SI. La funcin SI comprueba el

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valor de una celda concreta para ver si cumple cierta condicin y, a continuacin, muestra el mensaje que corresponda. La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada da como resultado TRUE y otro valor si la condicin devuelve el resultado FALSE. Para crear una frmula condicional, realice los pasos siguientes: 1. Para crear una frmula, haga clic en una celda de la hoja de clculo. 2. En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin. 3. En el cuadro de dilogo Insertar funcin seleccione SI en el campo Seleccionar una funcin: y, a continuacin, haga clic en Aceptar 4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, especifique los valores de los campos Prueba_lgica, Valor_si_verdadero y Valor_si_falso que se encuentran debajo de SI.
La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

Frmula con la funcin SI prueba_lgica: condicin que se desea comprobar. valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple. valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.

3.3.

Identificar errores en una frmula Al crear una frmula, sta podra contener errores. Una frmula errnea puede producir resultados incorrectos y todo anlisis que se lleve a cabo utilizando esos resultados tambin podra ser incorrecto. Es muy fcil encontrar el origen de los errores de una frmula utilizando las herramientas de Excel 2010, por ejemplo la herramienta Evaluar frmula. Puede comprobar una hoja de clculo para encontrar

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el origen de los errores de varias formas, por ejemplo analizar los cdigos de error y utilizar la ventana Inspeccin.

a) Identificar cdigos de error Excel 2010 genera distintos cdigos de error para los distintos tipos de errores. Puede utilizar estos cdigos de error para identificar el tipo de error y el mtodo que puede utilizar para solucionarlo. Si una celda que contiene una frmula errnea est activa, aparece un botn Error con un cdigo de error junto a ella. Puede hacer clic en la flecha del botn Error para ver una lista de opciones. Estas opciones proporcionan informacin sobre el error, por ejemplo Ayuda sobre este error y Omitir error'. En la tabla siguiente se describen los cdigos de error ms frecuentes.
MENSAJE
###

DESCRIPCIN La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma) Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca. No se encuentra un nombre. Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado. Hay algn tipo de problema con un nmero. Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna circunstancia. Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

#DIV/0! #NOMBRE? #N/A

#NUM! #REF!

#VALOR!

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3.4.

Auditora de Frmulas

3.4.1. Rastrear los precedentes y las celdas dependientes de otra celda

Una frmula de una celda podra utilizar los valores de otras celdas o de frmulas de otras celdas para realizar clculos. Podra resultar difcil buscar el origen de un error en este tipo de frmulas. Para buscar el origen de errores de este tipo de frmulas, puede rastrear las celdas que contienen valores para la frmula. Las celdas a las que una frmula de otra celda hace referencia se denominan celdas precedentes. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =SUM(B5, B6), las celdas B5 y B6 son las celdas precedentes de la celda D10. Las celdas que contienen frmulas que utilizan los valores de otras celdas se denominan celdas dependientes. En el ejemplo anterior, D10 es una celda dependiente porque el valor que contiene depende de los valores de las celdas B5 y B6. Puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar la relacin entre las celdas precedentes y las celdas dependientes. La relacin se muestra mediante una flecha de rastreo azul que va de una celda precedente a una celda dependiente. Para rastrear las celdas precedentes o dependientes, haga clic en la ficha Frmulas de la interfaz de usuario y, a continuacin, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Rastrear precedentes o en Rastrear dependientes. Si las celdas identificadas por las flechas de rastreo no son las celdas que se deben utilizar en la frmula, puede ocultar las flechas y editar la frmula para que incluya las celdas adecuadas. Para ocultar las flechas de rastreo de una hoja de clculo, muestre la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Quitar flechas.

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3.4.2.

Evaluar partes de una frmula

Al crear una frmula compleja, una parte de la frmula podra contener un error, con lo que la frmula no mostrar el resultado esperado. Para identificar los errores en una frmula, puede examinar las distintas partes que la forman con la opcin Evaluar frmula. En Excel 2010, la opcin Evaluar frmula est disponible en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas. Por ejemplo, para evaluar la frmula:

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0 haga clic en la opcin Evaluar frmula. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, puede ver la primera parte de la frmula, PROMEDIO(F2:F5), subrayada. Se evala esta parte de la frmula y el resultado de la evaluacin se muestra en cursiva. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, si la parte de la frmula subrayada es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar, y ver la frmula en el cuadro de dilogo Evaluar frmula. Para volver a la celda y frmula anteriores, haga clic en Paso a paso para salir. Nota Si desea comprobar los errores comunes en frmulas, puede utilizar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores de Excel 2010. Este cuadro de dilogo se encuentra en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas. Puede usar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores para examinar la frmula paso a paso. Cuando se identifica un error en una frmula, tambin puede decidir ignorarlo y pasar al error siguiente o anterior

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3.4.3. Usar la ventana Inspeccin

Puede controlar el valor de cualquier celda de un libro utilizando la barra de herramientas de la ventana Inspeccin. Si en alguna de las frmulas se usan valores de celdas de otras hojas de clculo o libros, puede fijar la inspeccin de la celda que contiene la frmula y, a continuacin, cambiar los valores de las otras celdas. Puede desplazar o acoplar la barra de herramientas de la ventana Inspeccin en cualquier lugar de la ventana de Excel. Por ejemplo, puede acoplar la barra de herramientas en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas de la ventana Inspeccin realiza el seguimiento de las propiedades de una celda. Las propiedades de la celda son: libro, hoja de clculo, nombre, valor y frmula. Para fijar la inspeccin en una celda, realice los pasos siguientes: 1. En la hoja de clculo, haga clic para seleccionar la celda que desea controlar. 2. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin. 3. Para controlar la celda, en el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin, haga clic en Agregar inspeccin. 4. En el cuadro de dilogo Agregar inspeccin, haga clic en Agregar. Al escribir un valor en la celda, el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin muestra el resultado actualizado de la frmula. Para quitar la celda del cuadro de dilogo Ventana Inspeccin, haga clic en la celda para seleccionarla, haga clic en Eliminar inspeccin y, a continuacin, cierre la ventana Inspeccin.

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