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Material didtico do Curso
Implantao de um Sistema de Gesto com o ERPFlex
Sumrio
PROGRAMA DO CURSO IMPLANTAO DE UM SISTEMA DE GESTO COM O ERPFLEX .................. 5 Introduo ................................................................................................................................................... 6 Captulo 1 Exerccio: A Fbrica de Educao ............................................................................................. 7
1.1 1.2
1.3 1.4 1.5 1.6
Captulo 2 - Cadastros................................................................................................................................. 16
2.1
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
2.13
2.14 2.15 2.16 2.17 2.18
2.19 Parmetros para emisso das notas fiscais .................................................................................. 48 Captulo 3 Lanamentos dos Servios ................................................................................................... 50
3.1 3.2
3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 4.1 4.2
Agendamento ............................................................................................................................73 Oramentos para a venda de um Curso ................................................................................... 74 Impresso do Oramento - relao das chaves ....................................................................... 78 CRM............................................................................................................................................ 80 Compra de Servios de Instrutor ............................................................................................. 84 Venda de Servios do Curso Gesto Empresarial .................................................................... 87 Gerando o Boleto para Cobrana do Curso ............................................................................. 90 Requisies de mais 2 Livros Bate-Papo ................................................................................... 91 Recebimentos do Curso Gesto Empresarial .......................................................................... 93 Resultado da Ordem de Servio do Curso ............................................................................... 94 Configurao ............................................................................................................................. 95 Gateways de Pagamento .................................................................................................... 97
4.3
4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
5.1
5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18
6.1
6.2 6.3
6.4
6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13
7.1
7.2
8.1
8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9
Captulo 9 - SPED EDF-PIS/Cofins ............................................................................................................ 203 Captulo 10 - SPED Fiscal EFD ICMS/IPI ................................................................................................... 205
Teoria: Opes de Ajuda, Caractersticas do Exerccio,/ Regimes de Tributao, Tabelas do ERPFlex, Naturezas, Categorias, Custos e Controle de Estoques
Prtica: Atualizao dos Dados da Empresa, Cadastramento de Usurios,/ Cadastros, Gerador de Relatrios Aula 2: Servios
Teoria: Tratamento das Ordens de Servio, Legislao Tributria, Outras funcionalidades para Empresas de Servio Prtica: Compra de Materiais, Estrutura, Agendamento, Oramentos, CRM, Compra de Servios, Venda de Servios, Boletos, Requisies, Recebimentos, Resultado da OS,
INTRODUO
O ERPFlex um sistema de gesto que nasceu de uma conversa com amigos programadores, quando chegamos a uma triste concluso: est tudo muito complicado! Precisamos fazer algo mais simples, mais completo, mais flexvel. Algo que o pequeno ou mesmo o mdio empresrio use no seu dia a dia e que realmente lhe d a informao que necessita. Principalmente o que relevante, que o ajude a tomar uma deciso, uma atitude. Que atenda a tudo aquilo que tanto se ouve falar nas palestras apresentadas em Power Point. Algo que rode na web, no celular, nas nuvens, o to propalado cloud computing. Com uma linguagem moderna, adequada Internet. Mas, claro, atendendo tambm nossa complexa legislao. A a coisa pega! E foi assim que nasceu o ERPFlex. De inicio, ramos apenas trs programadores. Eu, que voltava, depois de alguns anos, a ter esse prazer, o Akira e o Georges. Juntaram-se a ns o Ary, o Rafael, o People, o Camilo e outros viro, alm da equipe de suporte composta pela Cris, Paulo, Maira, Pierre, Michel e Renato tendo frente o Eduardo Nistal, o Gustavo e a Camila. Isso fora as vendedoras, pessoal de Marketing e parceiros de atendimento e relacionamento. Seguimos o que Steve Jobs pregou: Trabalhe com equipes pequenas. Mas de forma corporativa. E todos Classe A. O objetivo do exerccio fazer com que todos entendam como o ERPFlex funciona. A gente sabe que um Sistema de Gesto um spaghetti lgico, cheio de detalhes, difcil de ser entendido e que empresrio que empresrio manda os outros cuidar disso. A nossa esperana que com ele, voc, dono do seu negcio, mas que no consegue responder a uma nica e simples pergunta: Qual o resultado da minha empresa hoje?, leia, pratique e assimile o contedo desse texto e aplique-o no seu dia a dia. E saiba nele navegar! No garantimos que com o ERPFlex voc e sua empresa vo estourar de tanto ganhar dinheiro. Mas garantimos que, se bem us-lo, jamais deixar de ter a resposta sobre os nmeros, as ocorrncias, as regras, as excees e as tendncias que l ocorrem. No exerccio usamos nossa prpria empresa, a TI Educacional, como exemplo bsico. Mas voc pode pratic-lo, usando o seu caso. Assim ter uma idia melhor de como tudo funciona. E temos certeza que novas surgiro na sua cabea. Passe-as para ns. O ERPFlex comeou a ser desenvolvido em 2007 e no tem data para terminar. Mesmo porque um software tem sempre duas datas: quando comea a ser desenvolvido e quando est quase pronto. Sempre d para melhorar. Graas a Deus! Assim teremos sempre o que fazer. Tem muita coisa para ser customizada. Com a sua ajuda e criatividade. Contamos com vocs. ERPFlex: controle sua empresa de onde estiver!
Ernesto Haberkorn
Esse exerccio foi desenvolvido para o treinamento do ERPFlex. Ele deve ser feito por todo usurio que pretende entender e utilizar bem as funcionalidades do sistema. O exerccio abrangente, passando por praticamente todas as opes e, claro, cada um deve se concentrar nos pontos mais condizentes com suas reais necessidades. aplicado aos alunos de Escolas de T.I. e Faculdades de Administrao de Empresas, Sistemas de Informao, Cincias Contbeis e da Computao, permitindo que pratiquem e entrem em contato com as modernas solues de ERP. Para fazer o exerccio necessrio obter junto TI Educacional um nome de usurio (login) e uma senha pelos telefones 11 2236-3848 ou 11 3473-8011 ou pelo email atendimento@erpflex.com.br. Terminado o exerccio, a senha cancelada. claro que a simples leitura deste manual, sem a prtica no computador, tambm far com que o leitor assimile o contedo do exerccio. Em caso de dvidas, recorra ao seguinte: 1. Clique no boto de qualquer tela. L, esto disponveis textos com detalhes de cada funcionalidade do ERPFlex. esquerda da tela, um ndice facilita a sua localizao.
2. Acesse tambm o TUTORIAL disponvel nos sites www.tieducacional.com.br , www.erpflex.com.br ou na prpria tela de login do sistema. L, voc encontrar uma coleo de vdeos de vrios temas. Selecione o tema ERPFlex e veja os 20 vdeos que explicam o funcionamento do sistema. Assista, que vale a pena!
3. Este texto uma evoluo do livro e do curso Gesto Empresarial com ERP e utilizado no curso Implantao de um Sistema de Gesto com o ERPFlex. A teoria aparece em itlico no texto e cabe ao professor, com a ajuda de um conjunto de slides, complement-la. A seguir, o aluno deve, sozinho, realizar a parte prtica para melhor assimilar o conhecimento. 4. Acesse o suporte da TI Educacional no mesmo endereo eletrnico ou telefone pelos quais se adquire o login e a senha.
Ao ler ou digitar os dados, relacione sempre o que est sendo feito com a situao da sua empresa. Procuramos fazer um exemplo simples, mas completo e tudo que aqui for feito pode ser modificado e adaptado para a sua realidade. Partiremos da implantao da empresa no ERPFlex e chegaremos a executar as principais Consultas.
Ao ser criada a empresa, os dados obrigatrios so gerados automaticamente, ou seja, as tabelas no esto totalmente vazias. Alem disso possvel solicitar que todos os cadastros definidos no captulo 2 e 5 j sejam includos na criao da empresa. Ou seja, o exerccio se amolda s necessidades do aluno.
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Esse tipo de regime visa colocar na formalidade pequenos comerciantes e profissionais de servios como manicures, feirantes, pipoqueiros, artesos, reparadores, ambulantes, etc. J o Regime de Lucro Real bem mais complexo e destinado a grandes empresas. Com o SPED Contbil haver um maior controle por parte do Governo no clculo correto do Lucro, base do pagamento do Imposto de Renda e da CSLL. Faturamentos no registrados, despesas indevidas, valores irreais de estoques, recursos usados como forma de reduzir o Lucro contbil, sero contestados pelos novos controles colocados em operao. No Lucro Presumido presume-se um lucro em funo do Faturamento. Esse percentual pode ser, para o clculo do Imposto de Renda, de 8% (comrcio, indstria, transporte de cargas, servios hospitalares, construo por empreitada global), 16% (transporte de passageiros, financeiras, seguradoras) ou 32% (servios, locadoras). A esse lucro presumido so acrescidos os ganhos com aplicaes financeiras e aluguel de imveis. O Imposto de Renda de 15% sobre o Lucro at $ 20.000,00 ao ms e acima desse valor passa a ser de 25%, ou seja, da mesma forma que no Lucro Real. A CSLL de 9% sobre o Lucro, e este pode ser 12% (no caso em que para o imposto de renda 8%) ou 32% (nos demais casos) do Faturamento. Existe ainda, principalmente quando forem detectados problemas fiscais na empresa, a tributao pelo Lucro Arbitrado. Semelhante ao Lucro Presumido, tem no entanto percentuais mais elevados. claro que em certos casos, o uso de um Regime mais avanado pode ser usado como forma de reduzir a carga tributria. Uma empresa que tem prejuzo ou um lucro pequeno pode adotar o regime do Lucro Real, mesmo se for de pequeno porte.
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O Administrador pode criar perfis na opo Miscelnea/Autorizao/Perfis. Para cada Perfil ele determina um men apropriado, restringindo assim o uso das opes de cada usurio. Para cada opo permitido ou no a utilizao dos botes de Incluso, Alterao e Excluso.
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Se voc quiser se logar como o novo usurio criado, reinicie o ERPFlex e entre com os novos login e senha, lembrando que somente estaro disponveis as opes de menu e direitos definidas para ele. Existe um Perfil especial chamado Vendedor. Esse perfil tem mais uma caracterstica: cada usurio enxerga somente os clientes, oramentos e faturamentos que ele prprio criou.
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CAPTULO 2 - CADASTROS
O bom cadastramento das vrias tabelas do ERPFlex a base para uma implantao bem sucedida.
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O SQL (Structure Query Language) tem alem do SELECT os comandos Insert, Update e Delete para incluir-se novos registros, atualiz-los e delet-los. O tratamento dos registros feito no Servidor do Data Center, utilizando-se a linguagem PHP. J no terminal, a linguagem utilizada para a apresentao dos dados e grficos o Flex, da Adobe. No caso de smartfones usa-se o JQuery e HTML. As tabelas do ERPFlex podem ser divididas em grupos. EA1: Empresa Contem os dados bsicos das empresas usurias do ERPFlex (nome, CNPJ, endereo, etc). A rigor, para cada nova empresa que v utilizar o ERPFlex, basta criar um novo registro nesta tabela, com um Usurio de Perfil Administrador. EA2: Usurio Campos principais: usurio e perfil. Para fazer o Login no sistema preciso mencionar o usurio, pelo seu nome ou email e a senha. No confundir Usurio com Cliente. Cliente quem compra de um Usurio do ERPFlex. EA3: Usurio x Empresa. Esse tipo de Tabela chamado no SQL de Tabela de Ligao ou Amarrao. Ela criada quando se tem um relacionamento n:n. Como foi dito, num relacionamento 1:n, como por exemplo, cada Nota Fiscal s tem um cliente, cada item da nota s tem um produto o simples ID do Pai no registro Filho suficiente para fazer a ligao. Mas se tivermos n Usurios para uma Empresa e cada Usurio pode ter acesso a vrias empresas teramos que ter na tabela de Usurios vrios campos com os IDs das Empresas. Ocorre que ao definir uma Tabela preciso definir claramente os seus campos. E quantos campos com IDs de Empresa teramos? No existe um numero mximo de empresas que um Usurio pode ter. Para resolver esse problema cria-se uma Tabela de Ligao Usurio x Empresa, que contem os dois IDs. Se um Usurio puder acessar 1000 empresas, teremos 1000 registros, todos com o mesmo ID do Usurio em EA2 e em cada um deles o ID das diversas empresas em EA1.
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baseado neste cruzamento que so apresentadas as empresas daquele usurio na segunda tela do login. Por outro lado, se um usurio tiver acesso a uma nica empresa, bastar gravar-se um s registro. Nessa tabela ainda consta o ID no MN2, que indica o perfil do Usurio naquela empresa, consequentemente o menu que ser a ele disponibilizado. MN1: Menu completo Nesta tabela esto todas as opes do Menu do ERPFlex, independente da empresa e do Perfil do Usurio e por isso o cdigo da Empresa zero. Contem, claro, o nome do programa a ser chamado. A tabela MN1 uma tabela universal, ou seja, no tem o cdigo da empresa, pois seu contedo igual para todas elas. Por outro lado, as opes que alteram essas tabelas somente so acessveis para o perfil SUPORTE. MN2: Perfis de Usurio Indica quais os perfis criados para cada empresa. A criao do perfil Administrador (que pode criar outros perfis e outros usurios) automtica e igual para todas as empresas. Posteriormente pode ser alterado por ele. MN3: Amarrao entre o Perfil e as opes do menu Essa tabela amarra cada opo do Menu (MN1) a cada Perfil (MN2) de cada empresa. Com isso cada perfil ter suas prprias opes permitindo uma boa flexibilidade na disponibilizao dos menus. Essa flexibilidade permite inclusive que se desenvolvam opes novas para funcionalidades inexistentes no ERPFlex original, disponibilizando-as para aqueles usurios que as desejarem. SX6: Parmetros Essa tabela serve para definir procedimentos e valores no ERPFlex, dando uma boa flexibilidade ao sistema. Numero de colunas numa janela, escolha das cores na Loja virtual, pequenas tabelas como cdigos de servios, faixas de CEP, alquotas de impostos, naturezas, bancos e servios padro em determinadas situaes, legendas e formatos nos campos adicionais, definio de procedimentos, etc. so exemplos de parmetros existentes. Os parmetros permitem uma customizao do ERPFlex pelo prprio usurio, desde que previamente programado. Customizaes que no forem genricas para todos usurios devem ser feitas via parmetro, a no ser que se desenvolva programas especficos de uso restrito. A seguir, a descrio das tabelas que contem dados de Gesto, subdivididas por Funcionalidade:
SED: Naturezas AC1: Valor Acumulado das Naturezas SBA: Categorias e Subcategorias de Produtos/Servios SB1: Produtos/Servios SB2: Saldos das Variantes SBB: Variantes SBC: Variantes de cada Produto SBE Atributos loja virtual SBD Opo do atributo SBF Amarra SBE x SB1 NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul (tabela universal, mas permite que um usurio crie registros prprios para sua empresa)
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SG1: Estrutura SD3: Movimento Interno (Requisies, Devolues e Produo) SC2: Ordens de Produo e Servios SAA: Perfil/Item dos Clientes SA1: Clientes e Fornecedores SAC: Cliente x Perfil x Item SAR: Relacionamento de parentes de cada cliente SA3: Vendedores SAB: Vendedor x Produto SA4: Transportadoras SAQ Contatos SC3:Cabealho do Pedido de Compra SC4:Itens dos Pedidos de Compras SF1: Cabealho NF de Compra SD1: Item da NF de Compra SC5: Cabealho dos Oramentos SC6: Itens do Oramento SF2: Cabealho NF de Venda SF3: Dados adicionais para a NF-e SD2: Item da NF de venda CFO: Cadastro dos Cdigos Fiscais de Operaes SAE: Cadastro dos Estados do Brasil SAM: Cadastro dos Municpios SAP: Cadastro de Paises SA6: Bancos SA7: Dados das Carteiras dos Bancos SE1: Contas a Pagar SE2: Contas a Receber SE3: Transferncia entre Bancos SEL: Log do CNAB PS1 Log Pagseguro SA8: Vencimento e taxas dos Cartes de Credito IE1: Cadastro de Investimentos e Emprstimos IE2: Movimentao de Investimentos e Emprstimos SI1: Saldos iniciais do Plano Referencial SI2: Lanamentos Contbeis de Ajuste
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SPD: Plano Referencial EV1: Eventos do CRM EV2: Tipo de Ocorrncias EV3: Evento x Tipo de Ocorrncias EV4: Ocorrncias SR1: Calendrio do Agendamento SR2: Recursos a serem agendados SR3: Agendamentos IMG: nome dos arquivos imagens de cada produto e de cada cliente SP3: Formulas dos Indicadores SP4...n: Definio da planilha Flexcel SPxnnnn: Dados do Flexcel SZ1 Fornecedores x Produtos SZ2 Clientes x Produtos SZ3 Clientes x Contatos Rpt_defines Rpt_parameters Dic_colunas Dic_database Dic_indicadores Dic_modulos Dic_relacoes Dic_tabcompart Dic_tabelas
O relacionamento das Tabelas segue as formas normais estabelecidas para Banco de Dados SQL de no redundncia e unicidade. Alguns aspectos referentes Modelagem so passiveis de discusso: As tabelas SF1 e SD1 guardam o cabealho e os itens de cada NF de Entrada. A SF2 e SD2, as NF de sada. E claro, no SDn consta o ID do SFn. A criao de um registro para o cabealho com os dados gerais de um documento e n registros detalhes para cada item uma tcnica que evita a redundncia de alguns dados mas pode degradar um pouco a sua leitura, pois a cada item (filho) lido necessrio buscar os dados do cabealho (pai). Isso tambm feito atravs do comando LEFT JOIN. No SELECT define-se quais campos se deseja. Os filtros atravs da clusula WHERE. Esquema semelhante de Cabealho e Item usado no SC5/SC6 (Oramento) e IE1/IE2 (Investimentos e Emprstimos).
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2.2 Parmetros
O primeiro cadastro a ser tratado o de Parmetros. l que existem vrias formas de adequar o sistema aos procedimentos especficos de cada usurio. Trataremos deles medida que se tenha situaes onde eles se aplicam. 1. Inicialmente, entre no menu Cadastros/Ferramentas Sistema/Parmetros/Config. Gerais/Parmetros Gerais.
2. Mantenha Permite Estoque Negativo com No, pois essa no uma boa prtica, embora muitas empresas a utilizem por no digitar os dados na sequncia correta dos acontecimentos. 3. Informe quantas casas decimais devero ter as quantidades e os preos unitrios. Essa opo levada em conta em todas as telas do ERPFlex e usada em casos bem especficos. 4. J podemos adequar o parmetro Indicador de Bloqueio de Saldos com No, pois a seguir trataremos do cadastro de Bancos. O ERPFlex mantm, para fins de segurana e de clculos, para Bancos e Produtos, dois saldos: o saldo no dia da implantao, quando estes devem ser informados, e o saldo atual, atualizado pelo sistema a cada movimentao. Depois disso, no se mexe mais neles, bloqueando o acesso. Os programas que permitem informar uma data atual (Data At) diferente da real calculam o saldo atual a partir do saldo anterior e das movimentaes no perodo.
2.3 Bancos
o cadastro que controla os saldos tanto do Caixa como de cada Conta Bancria com a qual a empresa trabalha, incluindo Investimento de liquidez imediata, como Aplicaes em DI. 1. Agora entre em Cadastros/Bancos/Bancos e veja que o Banco Caixa, usado para fazer algumas transaes internas da empresa, j est cadastrado.
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2. Cadastre o Banco Ita com os dados abaixo. O saldo desse Banco no dia da implantao era de $ 10.000,00.
3. Para possibilitar a emisso de Boletos (registrados ou no registrados), entre na aba Dados Boleto. Em Cdigo cedente, digite 123.
4. Para enviar os Boletos ao Banco via arquivo CNAB, entre na aba Carteiras, clique no boto Incluir Nova Carteira e informe: a. Cdigo: 001
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2. Cadastre mais um Banco: a. Cdigo do Banco: 341 b. Descrio: Itau Cta Garantia c. Agencia: 3488 Digito Verificador: 7 d. Conta: 54321 Digito Verificador: 8 Na aba Dados Boleto: e. Cdigo cedente: 321 f. Instrues do Boleto Linha 1: Mora diria de 0,83% g. Linha 2: Multa de $ 10,00 aps vencimento h. Prximo nmero de Boleto: 1 Na aba Carteiras: i. Cdigo: 002 j. Descrio: Cauo com Garantia
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3. Agora, cadastre o carto Master Card: a. Descrio: Master Card b. Dia do Vencto: 15 c. Prazo de Recebimento: 30 d. Taxa de Administrao: 1,4
2.5 Vendedores
Agora cadastre dois Vendedores. Os Vendedores podem ser vinculados ao Cadastro de Clientes e sugeridos em cada item da Nota Fiscal de Vendas. 1. Entre em Cadastro/Cadastros Bsicos/Vendedores. 2. Cadastre um com o nome Gerencia Comercial para a Loja Virtual sem comisso. 3. Cadastre tambm a vendedora Marystela com Comisso de 5%
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2.6 Transportadoras
1. Cadastre a Transportadora Javai no menu Cadastro/Cadastros Bsicos/Transportadora. Ela ser utilizada na emisso da Nota Fiscal.
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Alguns perfis podem ter utilizao interna e no so vistos no site. Este o caso do perfil Situao. 2. Cadastre, ento, este perfil: a. Perfil: Situao b. Desmarque a opo Visvel no site (CRM) c. Insira os itens: Cliente; Prospect; Suspect.
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2.9 Clientes
Agora, vamos cadastrar 3 clientes. 1. V no menu Cadastro/Cadastros Bsicos/Clientes, clique no boto Incluir e defina: a. Selecione: Pessoa Fsica b. Nome: Abelardo Figueiredo c. email: abelardo@terra.com.br d. CPF: informe um vlido (entre no Google, Gerador de CP/ Gerar novo CPF) e. Transportadora: Javai (clicando sempre na luneta) f. Vendedora: Marystela g. Localize uma Foto no Google, copie para um diretrio e anexe ao cliente, clicando em Adicionar Imagem.
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Agora vamos cadastrar um cliente que filho do Abelardo Figueiredo, usando a opo Cpia e mudando o nome, email e CPF: 1. Na tela de Cadastro de Clientes, clique no cone Copiar Registro a. Selecione: Pessoa Fsica b. Nome: Abelardo Figueiredo Junior c. email: Abelardojr@terra.com.br exibido na coluna Opes. 2. Na nova tela de cadastro:
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3. Aba de Dados de Clientes Relacionados, estabelea que Abelardo Junior filho de Abelardo Figueiredo.
Agora, cadastre duas pessoas jurdicas. Para a finalidade do exerccio, bastam duas empresas com o nome do vendedor e da transportadora. 1. Selecione: Pessoa Jurdica 2. Razo Social: Magazine Luiza e SPAventura 3. Informe para ambas a Vendedora Marystela e a Transportadora Javai
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Note tambm que quando um campo aparece mais que uma vez na tabela, o seu cdigo diferenciado. Por exemplo, o nome do Municpio aparece nos trs endereos, logo o prefixo em cada um diferente: SAM (endereo principal), SAMCob (endereo de cobrana) e SAMEnt (endereo de entrega). 2. Delete todos os campos selecionados, clicando em , mantendo apenas o SA1_Nome. 3. Na coluna Disponveis, transfira o SA3.Nome, clicando em , ou seja, estamos pegando campos de tabelas relacionadas, no caso da Tabela de Vendedores, o campo Nome. 4. Transfira tambm a Comisso SA3.% Comisso. 5. Transfira ainda SA1_Tipo. 6. Altere os ttulos das colunas Nome para no ficarem iguais.
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8. Na Aba Ordem, determine que a listagem saia em ordem de Nome de Vendedor, SA3.Nome e dentro deste por Nome do Cliente, SA1.Nome.
9. Embora no faa muito sentido, mas, para praticar, some a % de Comisso de cada Vendedor, na aba Grupos & Totais, selecionando SA3.Nome e ticando em Totalizar SA3.% Comisso.
10. Na Aba Filtros, filtre o relatrio para apresentar apenas os Clientes, lembrando que o Tipo 1 Cliente , o 2 Fornecedor e o 3 Ambos.
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11. Na aba Parmetros possvel incluir uma Pergunta antes da emisso do Relatrio, via de regra uma seleo de Data De/At. No caso aqui vamos perguntar de qual Vendedor os clientes devem ser listados.
12. Clique no boto Salvar e d um nome ao Relatrio que dever ser selecionado quando se clicar em Abrir.
13. Agora mande Gerar o Relatrio. Ser feita a pergunta de qual vendedor deve ser listado.
O relatrio um PDF baixado em sua mquina e que poder ser listado ou salvo em arquivo. Pode ser editado com o editor Acrobat de PDF da Adobe.
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2.11 Fornecedores
Agora, vamos cadastrar alguns Fornecedores, lembrando que qualquer despesa lanada como Compra e logo necessita de um Fornecedor. 1. Em Cadastros/Cadastros Bsicos/Fornecedores, inclua: a. Selecione: Pessoa Jurdica b. Razo Social: Fbrica Paulista de Componentes
2. Cadastrar tambm o Fornecedor de livros Editora Saraiva. Note que o Fornecedor Governo, usado para pagamento de Impostos, j est cadastrado. E observe que ele tambm pode ser um Cliente, quando das Retenes em Notas Fiscais de vendas. 3. Cadastre um fornecedor Folha de Pagamento, pessoa fsica para pagamento da Folha. 4. Cadastrar um Fornecedor Pessoa Jurdica Instrutor Luis Leandrin. 5. Cadastrar a Agncia de Publicidade Power IV.
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2.12 Naturezas
A Natureza o nvel mais alto da hierarquia de dimenses do ERPFlex. Equivale s contas sintticas de Receita e Despesa do Plano de Contas. Devem-se ter poucas naturezas, deixando as discriminaes mais detalhadas para a Categoria, Subcategoria e Servio. Pode-se dizer que se deve ter uma natureza para cada "negcio" da empresa, ou seja, no mximo 4 ou 5 naturezas. As naturezas referentes aos "negcios" da empresa devem ser cadastradas como Despesas e como Receitas, isto , tipo Ambas, pois toda movimentao que se refere (tanto Receita como Despesa) a um determinado "negcio" deve ser lanada com sua natureza para obter-se o Lucro de cada um separadamente. E, depois, ter algumas poucas Naturezas para as demais despesas e receitas. Algumas Naturezas j so pr-cadastradas, pois so obrigatrias para o ERPFlex: Estoque (usada na compra de produtos que vo para o estoque), Loja Virtual (usada para o e-commerce), Operacionais (usada para as despesas em geral, que depois sero discriminadas pelas Categorias, Subcategorias e pelo prprio Servio envolvido) e Fbrica, Revenda e Servios que so Naturezas bastante comuns em qualquer empresa e seguem o padro do Plano de Contas do SPED Contbil. 1. Em Cadastros/Produtos e Servios/Naturezas, cadastre mais duas Naturezas de Despesas: a. Benfeitorias; b. Marketing.
As metas das Naturezas do tipo Ambas devem ser o seu Resultado no ms, ou seja, Receitas CMV Despesas. Uma vez atingidas, enviado um e-mail para o usurio configurado no parmetro Workflow/Preo.
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1.
Acesse Cadastros/Produtos e Servios/Categorias/Subcategorias e cadastre as seguintes categorias e subcategorias utilizadas no exerccio: a. Categoria: Cursos Subcategorias: Presencial e A Distncia
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2. Inclua mais algumas categorias e as respectivas subcategorias: a. Categoria Sistemas Subcategorias ERPFlex e ECommerce b. Categoria Livros Subcategorias Tcnicos e Fico c. Categoria Matria-prima Subcategorias Manufaturados e Granel d. Categoria Componentes Subcategorias Montados, Usinados e Polidos e. Categoria Produtos Acabados Subcategorias Brindes e Domstica f. Categoria Materiais de Consumo Subcategorias Escritrio, Limpeza, Segurana e Manuteno 3. Na Categoria Despesas, que j existe, clique em e inclua as Subcategorias: Pessoal, Servios de Terceiros, Ocupao, Benfeitorias, Marketing e Depreciao. 4. Clique em Expandir todos e verifique como ficou seu cadastramento de Categorias e Subcategorias. Ao fazer esse trabalho em sua empresa real, espelhe-se no seu Plano de Contas, lembrando que a tendncia a adoo universal do Plano de Contas Referencial do SPED Contbil.
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2.14 Variantes
As Variantes so derivativos de um produto/servio, usadas para diferenciar cores, tamanhos, padres e at lotes ou almoxarifados. No h limites de Variantes para um produto nem de opes para uma Variante. 1. Acesse Cadastros/Produtos e Servios/Variantes e inclua as variantes de cores da produo do chaveiro: a. Variante: Cores b. Itens: Prateado e Dourado
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2. Inclua tambm a variante Tamanho com os itens: P, M, G e GG. 3. E ainda a variante Edio, usada nos Livros, com os itens: 1, 2 e 3.
2.15 NCM
Antes de cadastrar Produtos, uma palavra a respeito do cadastro de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul ou de Mercadorias). Trata-se de uma tentativa de se padronizar mundialmente os cdigos de produtos, principalmente para questes fiscais. Esse cadastro mantido pela TI Educacional e tem os seguintes campos: cdigo NCM com 8 dgitos; unidade de medida; % IPI; % Imposto de Importao (II); reduo da Base do ICMS e do ICMS-ST; modalidade de determinao da Base de Clculo do ICMS e do ICMS-ST;
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% Margem do Valor Adicional para clculo do ICMS-ST; CST (Cdigo da Situao Tributria) do ICMS, IPI, PIS e COFINS, para o Simples e da Tributao Normal (Lucro Presumido e Lucro Real).
Essas informaes facilitam muito o posterior cadastramento dos Produtos, pois basta selecionar, como veremos, o seu NCM. Incentivos fiscais espordicos definidos pelos Governos Estaduais fazem com que os dados do NCM nem sempre sejam vlidos para todo o territrio nacional. Neste caso o ERPFlex permite que o usurio crie um registro NCM especifico para sua empresa.
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O quarto mtodo tem como objetivo o clculo das Variaes. Esse clculo faz parte de um mtodo de custeio denominado Custo Standard. Nele so estabelecidos padres de produtividade, consumo de materiais, despesas, percentagens de perdas, volume de produo e outras que a empresa julgar necessrio. O objetivo primeiro determinar-se qual seria o lucro da empresa se tudo acontecesse seguindo esses padres e depois sim, verificar o que variou e assim chegar no lucro real. Com isso o gestor pode tomar as medidas necessrias de forma mais focada, tocando na ferida, como se diz na prtica. Assim o Resultado da empresa ao invs de ser igual ao Faturamento Real menos o Custo da mercadoria Vendida menos as Despesas, passa a ser o Faturamento
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standard menos o CMV standard menos as Despesas mais ou menos as Variaes. Esse mtodo largamente usado nos Estados Unidos. No Brasil sofreu durante dcadas restries tanto de contadores como do prprio Imposto de Renda, principalmente devido a nossa forte inflao, aqui reinante at meados da dcada de 90, somente interrompida pelo Plano Real. Ocorre que pelo mtodo do Custo Standard, as Variaes so descarregadas contra o Resultado no momento de sua realizao, mesmo que os produtos responsveis por ela permaneam no estoque. Assim, com a inflao, tinha-se uma forte Variao no Preo de Compra, descarregada integralmente contra o Resultado, mesmo que essas mercadorias fossem ser usadas somente no prximo exerccio. H formas de resolver esse problema, mas o fato que o mtodo do Custo Standard no vingou no Brasil. Para que ele seja usado h necessidade de mais um processo, nem sempre muito fcil de realizar: o cadastramento das Estruturas dos Produtos. Estrutura a mesma coisa que Relao de materiais, Bill of Material ou simplesmente Receita do Bolo. Na Estrutura cadastra-se a quantidade standard necessria para produzir um lote de cada Produto, considerando-se uma Perda Padro e um Custo Standard de cada Matria Prima ou mesmo Servio aplicado. E depois verificado o que variou. No ERPFlex pode-se fazer todo esse processo. A contabilizao feita pelo real, mas existem relatrios que mostram os nmeros seguindo essa metodologia.
As Variaes que podem ser obtidas so as seguintes: - Variao no Custo dos Materiais: a diferena entre o preo Standard de Compra e o Real. No ERPFlex o sistema envia um email ao usurio quando essa diferena for maior que o percentual estabelecido no respectivo parmetro - Variao no Consumo de Materiais: a diferena entre o consumo Standard de materiais numa Ordem de Produo, baseada na quantidade produzida e nas quantidades padres cadastradas na estrutura do produto produzido e o realizado. H sistemas que destacam ainda a variao nas perdas. - Variao na eficincia da Mo de Obra: a diferena entre as horas realmente utilizadas no processo de produo e o padro estabelecido na estrutura. Essa variao depende de um apontamento da mo de obra. - Variao no custo da mo de obra e dos gastos gerais de fabricao: esse custo pode variar em funo de um aumento no valor (aumento de salrios, taxas de encargos mais altas, preos dos gastos gerais elevados) ou uma reduo no volume de produo provocada por uma queda nas vendas, j boa parte dessas despesas fixa. Para se ter um controle melhor dessa variao deve-se abrir uma Ordem de Produo para as Horas Paradas por falta de servio. O custo dessa OP o custo direto pela falta de servio. - Variao na Quantidade Vendida: a diferena entre a quantidade orada e a real, ambas calculadas por um preo standard. - Variao no Preo de Venda: a diferena entre a quantidade vendida multiplicada pelo preo standard e pelo preo realizado. - Variao no mix de vendas: considerando que em algumas empresas h uma diferena de lucratividade entre as vrias linhas de produto, interessante verificar-se porque houve uma diferena no lucro, mesmo obtendo-se um alto faturamento. Enfim, a gesto com Custo Standard fica bem mais eficiente e precisa.
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Note que o campo Cdigo no foi utilizado. O ERPFlex no demanda o uso de cdigos em nenhum dos cadastros, pois os acessos so feitos via combo-box ou escolha, com pesquisas que facilitam a sua localizao. Mas, pode-se usar esse campo para colocar o cdigo de Barras do produto, especialmente quando se tratar de um comrcio. Na aba Dados Tributrios: l. Alquota ICMS: B: 18% m. Origem: Nacional
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Na aba Variantes: o. Transfira para o lado direito a variante Edio, ou seja, o livro Gesto Empresarial com ERP est disponvel em trs edies.
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Na aba Loja Virtual: p. marque Vendido na Loja Virtual e Exibido no Destaque 1 da Loja Virtual. 2. Clique em Gravar. Ser aberta a janela das Variantes. A Variante Padro usada para os itens que no tem variantes. 3. Digite na Variante 3 Edio: a. Custo STD: 100,00
b. Preo Padro: 150,00 ( ele que vale tambm para a Loja Virtual) c. Preo Especial: 160,00
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O ERPFlex aceita vrias Tabelas de Preos, que so usadas em funo do cliente que est sendo faturado (varejista, atacadista, consumidor final, parceiro, etc). No cadastr0 de Clientes informase qual a Tabela a ser usada para ele. E em Cadastros/FerramentasSistema/Parmetros/Legendas/Tabelas de Preos informa-se os nomes das Tabelas. Se no Cadastro de Clientes no for informada nenhuma Tabela especfica, assumese a Padro. 4. Grave e clique em Sair. 5. Cadastre tambm o livro Um Bate-Papo sobre T.I.: a. Tipo Fiscal: Material para Revenda b. Categoria: Livros Subcategoria: Fico c. Natureza Requisio: Servios d. Natureza Faturamento: Revenda e. Visvel nas telas de: Faturamento e Compras f. Custo Std: 12,00 g. Preo: 1 20,00 Na aba Dados Tributveis: h. Aliquota ICMS: 18% i. Origem: Nacional j. NCM: livros didticos Este produto no tem Variantes. 6. Ao gravar, note que o custo e o preo so gravados na Variante Padro. Por ora, cadastraremos apenas esses dois produtos.
2.18 Servios
1. Em Cadastros/Produtos e Servios/Servios, inclua o curso Gesto Empresarial: a. Tipo Fiscal: Servios b. Categoria: Curso Subcategoria: Presencial c. Natureza Compra: no preencha d. Natureza Faturamento: Servios e. Visvel nas telas de: marque apenas Faturamento f. Descrio: Gesto Empresarial g. Margem de Lucro: 100 h. Preo 1: 2.000,00
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2. Grave e, em seguida, inclua o curso Programao AdvPl: a. Tipo Fiscal: Servios b. Categoria: Curso Subcategoria Presencial c. Natureza Compra: no preencha d. Natureza Faturamento: Servios e. Visvel nas telas de: marque apenas Faturamento f. Margem: 100 g. Preo 1: 1500,00 3. Agora cadastre as Despesas, que no ERPFlex so consideradas um Servio. Esse cadastramento, assim como as Categorias e Subcategorias, deve, caso a empresa tenha, se basear em seu Plano de Contas. a. Descrio: Salrios b. Tipo Fiscal: Servios c. Categoria: Despesas Subcategoria: Pessoal d. Natureza Compra: Operacionais e. Natureza Faturamento: no preencha f. Fornecedor: Folha de Pagamento g. Visvel nas telas de: Compras Aqui sero lanados os salrios do pessoal administrativo e indiretos. Como veremos mais adiante, o pessoal direto ser lanado de forma diferente, apropriados s ordens de servio e produo e a sim com as Naturezas das respectivas Receitas. 4. A seguir, cadastre o servio para lanamento das comisses: a. Descrio: Comisses b. Tipo Fiscal: Servios
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c. Categoria: Despesas Subcategoria: Pessoal d. Natureza Compra: Operacionais e. Natureza Faturamento: no preencha f. Visvel nas telas de: Compras 5. Cadastre o servio para lanamento do pagamento dos instrutores: a. Descrio: Instrutores b. Tipo Fiscal: Servios c. Categoria: Despesas Subcategoria: Servios de Terceiros d. Natureza Compra: Servios e. Natureza Faturamento: no preencher f. Visvel nas telas de: Compras g. Unidade de Medida: HR h. Custo Std: 40,00 i. Margem de Lucro: 100
6. Cadastre o servio para lanamento da despesa de marketing com anncios: a. Descrio: Anncios b. Tipo Fiscal: Servios c. Categoria: Despesas Subcategoria: Marketing d. Natureza Compra: Marketing e. Natureza Faturamento: Branco f. Visvel nas telas de: Compras g. Custo Unit Std: 1000,00 h. Margem de Lucro: 100 Veremos que, por exemplo, as despesas de Anncios devem ser lanadas nessa Natureza quando visam divulgar a empresa como um todo. Quando, porm, so publicados para divulgar um curso especfico, como aqui no exerccio, a Natureza deve ser alterada para Servios, pois esto focados para aumentar essa Receita em particular e mencionar a respectiva OS do Curso.
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Coloque em Reteno a opo Sempre para que mesmo notas com valor inferior a $ 5.000,00 executem esse procedimento. Com isso, encerramos a parte dos Cadastros Bsicos necessrios para a realizao dos Lanamentos que sero feitos no prximo captulo, referentes ao segmento de Servios. No captulo 5, sero feitos os cadastramentos para o segmento de Fabricao.
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que o comprador v utilizar o produto num novo processo produtivo. Se ele for revender o produto, no tem direito a crdito, pois no pagar IPI na revenda. ICMS: o Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios sem dvida o mais complexo de todos. Isso porque no exagero dizer que temos no Brasil 27 legislaes diferentes de ICMS, uma para cada Estado da Unio. Inmeras tentativas de consolidaes no tem tido xito. O ICMS tem poucas alquotas, divididas em internas, para as vendas dentro do estado e externas, para as vendas inter-estaduais. A interna fixa para a maioria dos produtos e difere pouco entre os estados: 18% em So Paulo, Paran e Minas Gerais, 19% no estado do Rio de Janeiro e 17 % nos demais estados. Para produtos de luxo ou de baixa necessidade, como perfumes, cigarros e bebidas alcolicas a alquota de 25%. Em compensao para produtos da Cesta Bsica a alquota 7%. Em certos casos reduz-se a Base de Clculo ao invs de reduzir a alquota. Nas vendas inter estaduais a alquota de 7% se o estado destino for do Norte, Nordeste, Centro Oeste e mais o Esprito Santo e de 12% se o estado destino for do Sul ou Sudeste. Quanto aos servios, apenas alguns bem especficos so tributados pelo ICMS: energia eltrica, que na verdade considerada um produto, transporte inter municipal e inter estadual e comunicaes. Os demais Servios, como veremos, so tributados pelo ISS. Combustveis e seus derivados, que tambm tem CFOPs prprios, como os Servios, tem tratamento diferenciado. O ICMS gera um crdito ao comprador desde que ele v revender ou utilizar o produto adquirido no processo de produo, o que evidentemente tambm gerar uma revenda. H muita discusso nesse aspecto, pois certos materiais como abrasivos, ferramentas, lubrificantes, etc geram dvidas se se tratam de um material de consumo da empresa ou de fato so uma matria prima. Por vezes os prprios fiscais do ICMS e do IPI discordam neste aspecto e autuam a empresa que lanou um crdito indevido. O crdito somado no livro de Apurao e a empresa paga a diferena. Como o ICMS gera um crdito para o comprador, h um tratamento diferenciado nas vendas interestaduais se o destinatrio no for um contribuinte do ICMS, ou seja, se ele no tiver Inscrio Estadual. A rigor, apenas empresas que comercializam produtos precisam solicitar Inscrio Estadual. Isso porque nessas vendas se o produto no der direito a crdito, o comprador deve recolher a diferena entre a alquota reduzida na venda (como vimos, 7% ou 12%) e a alquota interna do estado comprador. Como um comprador no-contribuinte (pessoa fsica ou empresa de servios) no tem como recolher a diferena, neste caso a venda inter-estadual feita pela alquota cheia do estado vendedor. Vendas para empresas localizadas na Zona Franca de Manaus (contem inscrio na SUFRAMA) so isentas de ICMS. Assim como essas, outras operaes que exigem Nota Fiscal e provocam a circulao da mercadoria tambm so isentas, como por exemplo, remessa para industrializao (beneficiamento), remessa para demonstrao, remessas para concerto, ou seja, remessas que obrigatoriamente geraro o retorno da mercadoria. Por outro lado, o Governo no dispensa a cobrana do imposto caso o produto seja doado ou dado como amostra grtis. E o valor a ser tributado deve ser o preo de tabela adotado nas vendas normais. At mesmo um desconto concedido, a rigor, no deve ser deduzido da base de clculo. Substituio Tributria: como foi visto, este um mecanismo que visa simplificar a fiscalizao, pois via de regra temos poucas empresas produtoras e um leque enorme de empresas pequenas que se encarregam da distribuio, at chegar ao varejo final. O produtor (substituto) cobra em separado o ICMS-ST do seu cliente (por isso chamado de substitudo) e encerra o processo em toda a cadeia. Um dos pontos que provocam polmica qual a margem a ser considerada, da fbrica ao consumidor final, independente inclusive do caminho percorrido. O e-commerce, por exemplo, tem encurtado bastante esta distancia. O Governo estipula a margem a partir de estatsticas que faz junto a entidades especializadas no assunto. Uma vez determinada a margem, que definida com base no NCM do produto, o clculo nada mais do que a aplicao da alquota sobre o valor agregado. H produtos de um mesmo NCM com margens diferentes? Ou a margem difere de estado para estado? Existem ainda outras modalidades alem dessa que calcula o ICMS-ST com base na Margem: sobre Pauta, Preo Tabelado e Valor da Operao.
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Quando a venda for inter-estadual h necessidade de se fazer um ajuste no ICMS-ST em funo da diferena de alquotas internas entre os estados, utilizando-se uma frmula. CFOP: Cdigo Fiscal de Operaes. O CFOP influi na alquota, na iseno e no crdito dos impostos e que deve ser destacado no SPED Fiscal, ou seja, no se pode juntar dois itens com CFOP diferentes. A lista tem mais de 60 pginas. Abaixo uma lista com os principais e mais usados. Mas no deixe de consultar a tabela completa (no Google, digite CFOP):
CDIGO FISCAL DE OPERAES E PRESTAES CFOP ENTRADA 1.000 ENTRADA E/OU AQUISIES DE SERVIOS DO ESTADO 2.000 ENTRADA E/OU AQUISIES DE SERVIOS DE OUTROS ESTADOS 3.000 ENTRADA E/OU AQUISIES DE SERVIOS DO EXTERIOR SADAS 5.000 - SADAS OU PRESTAES DE SERVIOS PARA O ESTADO
CFOP
APLICAO Classificam-se, neste grupo, as operaes ou prestaes em que o estabelecimento remetente esteja localizado na mesma unidade da Federao do destinatrio Incio (
1.000
1.100
1.101
Compra para industrializao ou produo rural (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
Compra de mercadoria a ser utilizada em processo de industrializao ou produo rural, bem como a entrada de mercadoria em estabelecimento industrial ou produtor rural de cooperativa recebida de seus cooperados ou de
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estabelecimento de outra cooperativa. (DECRETO N 28.868, DE 31/01/2006- Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005). Compra para comercializao 1.102 Classificam-se neste cdigo as compras de mercadorias a serem comercializadas. Tambm sero classificadas neste cdigo as entradas de mercadorias em estabelecimento comercial de cooperativa recebidas de seus cooperados ou de estabelecimento de outra cooperativa. Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias industrializadas por terceiros, compreendendo os valores referentes aos servios prestados e os das mercadorias de propriedade do industrializador empregadas no processo industrial. Quando a industrializao efetuada se referir a bens do ativo imobilizado ou de mercadorias para uso ou consumo do estabelecimento encomendante, a entrada dever ser classificada nos cdigos 1.551 Compra de bem para o ativo imobilizado ou 1.556 - Compra de material para uso ou consumo. Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias a serem utilizadas nas prestaes de servios sujeitas ao ISSQN. (AJUSTE SINIEF 4, DE 9 DE JULHO DE 2010) efeitos a partir de 1 de janeiro de 2011 DECRETO 36.465/2011. Incio (DECRETO N 28.868, DE 31/01/2006- Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005). Entrada de mercadoria recebida, em transferncia de outro estabelecimento da mesma empresa, para ser utilizada em processo de industrializao ou produo rural. (DECRETO N 28.868, DE 31/01/2006- Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005).
1.124
1128
Compra para utilizao na prestao de servio sujeita ao ISSQN(AJUSTE SINIEF 4, DE 9 DE JULHO DE 2010) efeitos a partir de 1 de janeiro de 2011- DECRETO 36.465/2011
1.150
TRANSFERNCIAS PARA INDUSTRIALIZAO, PRODUO RURAL, COMERCIALIZAO OU PRESTAO DE SERVIOS (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
1.151
Transferncia para industrializao ou produo rural (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
54
Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias recebidas em transferncia de outro estabelecimento da mesma empresa, para serem comercializadas. Incio
1.200
DEVOLUES DE VENDAS DE PRODUO DO ESTABELECIMENTO, DE PRODUTOS DE TERCEIROS OU ANULAES DE VALORES Devoluo de venda de produo do estabelecimento
1.201
Devoluo de venda de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, cuja sada tenha sido classificada como "Venda de produo do estabelecimento". (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006) (DECRETO N 28.868, DE 31/01/2006- Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005).
1.202
Classificam-se neste cdigo as devolues de vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, que no tenham sido objeto de industrializao no estabelecimento, cujas sadas tenham sido classificadas como Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. Incio
COMPRAS DE ENERGIA ELTRICA 1.250 Compra de energia estabelecimento industrial eltrica por
1.252
Classificam-se neste cdigo as compras de energia eltrica utilizada no processo de industrializao. Tambm sero classificadas neste cdigo as compras de energia eltrica utilizada por estabelecimento industrial de cooperativa. Classificam-se neste cdigo as compras de energia eltrica utilizada por estabelecimento comercial. Tambm sero classificadas neste cdigo as compras de energia eltrica utilizada por estabelecimento comercial de cooperativa. Incio
1.253
eltrica
por
1.300
1.303
Classificam-se neste cdigo as aquisies de servios de comunicao utilizados por estabelecimento comercial. Tambm sero classificadas neste cdigo as aquisies de
55
servios de comunicao utilizados estabelecimento comercial de cooperativa. AQUISIES DE SERVIOS DE TRANSPORTE Aquisio de servio de transporte por estabelecimento comercial Incio
por
1.350
1.353
Classificam-se neste cdigo as aquisies de servios de transporte utilizados por estabelecimento comercial. Tambm sero classificadas neste cdigo as aquisies de servios de transporte utilizados por estabelecimento comercial de cooperativa. Incio
1.400
ENTRADAS DE MERCADORIAS SUJEITAS AO REGIME DE SUBSTITUIO TRIBUTRIA Compra para industrializao ou produo rural de mercadoria sujeita ao regime de substituio tributria (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
1.401
Compra de mercadoria sujeita ao regime de substituio tributria, a ser utilizada em processo de industrializao ou produo rural, bem como compra, por estabelecimento industrial ou produtor rural de cooperativa, de mercadoria sujeita ao mencionado regime. (DECRETO N 28.868, DE 31/01/2006- Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005).
1.403
Compra para comercializao em operao com mercadoria sujeita ao regime de substituio tributria
Classificam-se neste cdigo as compras de mercadorias a serem comercializadas, decorrentes de operaes com mercadorias sujeitas ao regime de substituio tributria. Tambm sero classificadas neste cdigo as compras de mercadorias sujeitas ao regime de substituio tributria em estabelecimento comercial de cooperativa. Classificam-se neste cdigo as compras de bens destinados ao ativo imobilizado do estabelecimento, em operaes com mercadorias sujeitas ao regime de substituio tributria. Classificam-se neste cdigo as compras de mercadorias destinadas ao uso ou consumo do estabelecimento, em operaes com mercadorias sujeitas ao regime de substituio tributria.
1.406
Compra de bem para o ativo imobilizado cuja mercadoria est sujeita ao regime de substituio tributria.
1.407
Compra de mercadoria para uso ou consumo cuja mercadoria est sujeita ao regime de substituio tributria. Se no foi recolhido pelo emitente (como por exemplo em mercadorias que vem do Rio de Janeiro, no precisa ser recolhido pelo comprador). OPERAES COM BENS DE ATIVO IMOBILIZADO E MATERIAIS PARA
Incio
1.550
56
USO OU CONSUMO Compra imobilizado de bem para o ativo Classificam-se neste cdigo as compras de bens destinados ao ativo imobilizado do estabelecimento. Classificam-se neste cdigo as compras de mercadorias destinadas ao uso ou consumo do estabelecimento. Incio
1.551
1.556
1.650
ENTRADAS DE COMBUSTVEIS, DERIVADOS OU NO DE PETRLEO, E LUBRIFICANTES (ACR Ajuste SINIEF 9/2003 - a partir 01.01.2004) Compra de combustvel ou lubrificante por consumidor ou usurio final
1.653
Compra de combustvel ou lubrificante, a ser consumidos em processo de industrializao de outros produtos, na produo rural, na prestao de servio ou por usurio final. (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
1.900
DE DE
Incio
Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias recebidas a ttulo de bonificao, doao ou brinde. Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias recebidas a ttulo de amostra grtis.
1.912
ou
bem
Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias ou bens recebidos para demonstrao. Classificam-se neste cdigo as entradas de mercadorias ou bens recebidos para conserto ou reparo. Classificam-se neste cdigo as entradas em retorno de mercadorias ou bens remetidos para conserto ou reparo. Classificam-se, neste grupo, as operaes ou prestaes em que o estabelecimento remetente esteja localizado em unidade da Federao diversa daquela do
1.915
ou
bem
1.916
ou
bem
2.000
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destinatrio ENTRADAS OU AQUISIES DE SERVIOS DO EXTERIOR Classificam-se, neste grupo, as entradas de mercadorias oriundas de outro pas, inclusive as decorrentes de aquisio por arrematao, concorrncia ou qualquer outra forma de alienao promovida pelo poder pblico, e os servios iniciados no exterior Classificam-se, neste grupo, as operaes ou prestaes em que o estabelecimento remetente esteja localizado na mesma unidade da Federao do destinatrio. Incio
3.000
5 5.000
DE
5 5.100 5 5.101
Venda de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, bem como a de mercadoria por estabelecimento industrial ou produtor rural de cooperativa destinada a seus cooperados ou a estabelecimento de outra cooperativa. (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
5 5.102
Classificam-se neste cdigo as vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros para industrializao ou comercializao, que no tenham sido objeto de qualquer processo industrial no estabelecimento. Tambm sero classificadas neste cdigo as vendas de mercadorias por estabelecimento comercial de cooperativa destinadas a seus cooperados ou estabelecimento de outra cooperativa. Classificam-se neste cdigo as sadas de mercadorias industrializadas para terceiros, compreendendo os valores referentes aos servios prestados e os das mercadorias de propriedade do industrializador empregadas no processo industrial. Incio
5 5.124
5 5.150 5 5.151
Transferncia de produto industrializado ou produzido no estabelecimento para outro estabelecimento da mesma empresa.
58
(NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005) 5 5.152 Transferncia de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros Mercadoria adquirida ou recebida de terceiros para industrializao, comercializao ou utilizao na prestao de servio e que no tenha sido objeto de qualquer processo industrial no estabelecimento, transferida para outro estabelecimento da mesma empresa. A partir 10 de julho de 2003. (Decreto n 26.020/2003) Incio (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005) Devoluo de mercadoria adquirida para ser utilizada em processo de industrializao ou produo rural, cuja entrada tenha sido classificada como "1.101 - Compra para industrializao ou produo rural". (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005) 5 5.400 SADAS DE MERCADORIAS SUJEITAS AO REGIME DE SUBSTITUIO TRIBUTRIA Venda de produo do estabelecimento quando o produto esteja sujeito ao regime de substituio tributria (a Empresa aqui Substituta) Incio
5 5.200
DEVOLUES DE COMPRAS PARA INDUSTRIALIZAO, PRODUO RURAL, COMERCIALIZAO OU ANULAES DE VALORES (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
5 5.201
Devoluo de compra para industrializao ou produo rural (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Decreto 28.868/2006)
5 5.401
Venda de produto industrializado ou produzido pelo estabelecimento, quando o referido produto estiver sujeito ao regime de substituio tributria, bem como a de produto industrializado, por estabelecimento industrial ou produtor rural de cooperativa, sujeito ao regime de substituio tributria. (NR Ajuste SINIEF 05/2005) (Dec.28.868/2006 - Efeitos a partir de 01/01/2006, ficando facultada ao contribuinte a sua adoo para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de novembro a 31 de dezembro de 2005)
5 5.405
59
na
condio
de
na
condio
de
(Decreto N 25.068/2003). a partir 01.01.2003 5 5.550 OPERAES COM BENS DE ATIVO IMOBILIZADO E MATERIAIS PARA USO OU CONSUMO Venda de bem do ativo imobilizado Incio
5 5.551
Classificam-se neste cdigo as vendas de bens integrantes do ativo imobilizado do estabelecimento. Classificam-se neste cdigo as devolues de mercadorias destinadas ao uso ou consumo do estabelecimento, cuja entrada tenha sido classificada no cdigo 1.556 - Compra de material para uso ou consumo.
5 5.556
ISS: O Imposto sobre Servios municipal. Depois de anos convivendo com uma terrvel guerra fiscal, o Governo Federal determinou que a alquota obrigatoriamente deve ser no mnimo 2% e no mximo 5%. Ela varia de acordo com o tipo de Servio e cada Prefeitura tem sua lista de cdigos, que pouco tem a ver com a tabela do CNAE. O ISS no d direito a crdito. Quando a Prestao de Servio feita em outro municpio surge a questo de qual deles deve receber o ISS. Para algumas atividades, como construo civil, limpeza e vigilncia est bem claro que o imposto devido no municpio do tomador. Nesse caso o ISS retido na fonte, ou seja, o Tomador o retm no pagamento do servio e o recolhe para a sua prefeitura. Nesse caso o prestador do servio no paga o imposto em seu municpio. Reteno na Fonte: Nas Notas Fiscais de Servios so retidos os seguintes impostos federais: Imposto de Renda (1,5%), CSLL (1%), PIS(0,65%) e COFINS(3%). Caso seja um servio que envolva muita mo de obra como limpeza, segurana, descontaminao e construo civil h a reteno na fonte de 11% de INSS. Essa reteno foi imposta pelo Governo evitando que as empresas os terceirizem com fornecedores que no recolhem esse encargo. Quem retm, recolhe e depois informa o prestador atravs da DIRF. Quem for SIMPLES no retm impostos federais, apenas INSS e ISS, quando for o caso. Quem for Lucro Presumido ou Lucro Real retido somente em notas acima de $ 5.000,00, mas caso o faturamento no ms para determinado cliente ultrapasse esse valor, mesmo que a nova nota tenha um valor inferior sujeito reteno. As Guias de Recolhimento podem ser individualizadas ou totalizadas, mas para um melhor controle desses recolhimentos normalmente se emite as guias individualizadas por nota. Todas essas retenes so deduzidas dos impostos a pagar, calculados no final do ms. A reteno do ISS ocorre quando uma empresa de outro municpio faz o servio na casa do Cliente (caso tpico de Construo, Suporte, etc), pois nesse caso a Prefeitura desse local exige o pagamento, coisa que s pode ser feita pelo Cliente, por isso a reteno. Ocorre que muitas vezes a Prefeitura do Municpio do Fornecedor tambm quer o seu ISS, autuando a empresa caso ela no recolha. o famoso duplo-pagamento do ISS to reclamado por muitas empresas que j enfrentaram essa situao
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PIS e COFINS: A forma de cobrana desses dois impostos bem semelhante. So poucos os casos em que a empresa isenta de um deles. A histria do PIS/COFINS bem curiosa: o Governo instituiu esses dois impostos com o objetivo de cobrir as despesas com o Plano de Integrao Social e as despesas com a previdncia e sade. Aplicou o imposto sobre todo e qualquer tipo de faturamento, estabelecendo as alquotas de 0,65% e 3%. Para as empresas que no tem faturamento, como certas associaes, tributou em 1% a folha de pagamento. A grita geral foi causada principalmente pelo forte impacto que a cumulatividade desses impostos proporcionava, gerando um grande aumento nos custos do produto quando grande a cadeia de distribuio. Num dos seus ltimos atos, o Governo FHC resolveu permitir o crdito do imposto, semelhana do ICMS e do IPI. Para compensar, no entanto, aumentou as alquotas, passando-as para 1,65% e 7,6%, respectivamente. A a grita veio das empresas de servio, que tem pouca despesa com notas de compra que permitiriam o crdito, pois o grosso das despesas se concentra na Folha de Pagamento. E foi assim que possibilitou a opo de as empresas que esto no Lucro Presumido poderem escolher entre a opo cumulativa com alquotas menores (0,65% e 3%) ou a opo no-cumulativa (1,65% e 7,6%). Mais uma vez foi gerada a dvida do que pode ou no pode ser creditado. E alem disso, prejudicando inclusive a arrecadao do Governo, as empresas de Lucro Real e outras que se enquadrarem na opo no-cumulativa se creditam do PIS e COFINS das Notas de Compra sempre multiplicando o valor da nota pelas alquotas de 1,65% e 7,6%, mesmo tendo elas pago com as alquotas menores, inclusive se forem do SIMPLES. INSS: A CPP (Contribuio Previdenciria Patronal) que a parte da empresa que deve ser paga, incide sobre a folha de pagamento, abrangendo praticamente todas as verbas. So 20% sobre o total, sem teto, e mais de 1% a 7% de outras contribuies a terceiros (SESI, SENAI, SEBRAE, Salrio Educao, Incra, etc). Recentemente, depois de muita luta por parte das entidades de classe, o Governo alterou a forma de cobrana deste imposto, utilizando como base para a cobrana do INSS o Faturamento. Fez isso em apenas quatro segmentos, para ver se a experincia dar certo. Os segmentos selecionados foram calados, txtil e moveis, com a alquota de 1,5% e software com a alquota de 2,5%.
O primeiro deve ser usado quando a Nota vier com impostos, retidos ou no na fonte e, principalmente, se houver necessidade de gerar-se a Nota Fiscal de Entrada eletrnica. J para os casos de outras Despesas como a Folha, guias de impostos e notas de dbito, usa-se o segundo boto.
Detalhes da Compra
Vamos adquirir 200 Livros de Gesto Empresarial com ERP 3 Edio - a 100,00 cada. O fornecedor a Editora Saraiva. Esse livro paga ICMS de 18% e o Fornecedor Substituto de ICMS-ST, logo na NF vem ICMS-ST.
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O NCM 7207.1110 Livros Didticos. O CFOP da nota da Saraiva 5401-Venda produo do estabelecimento com operao sujeita Substituio Tributria, ou seja, ela recolher o ICMS dela e de toda a cadeia de distribuio, no importando quantas empresas (distribuidores, atacadistas, varejistas, etc) participem desse processo. Ns venderemos pelo CFOP 5405 venda mercadoria recebida de terceiros com substituio tributria na condio de Substitudo. Assim, o CFOP da Entrada 1403 Compra para comercializao em operao com mercadoria sujeita ao regime de Substituio Tributria. Isso considerando que sero muito poucos os livros que sero requisitados para o Consumo prprio, cedendo-os aos alunos do curso. Se essa quantidade fosse grande deveria se dividir a compra em dois itens, o segundo com CFOP 1407. Como ST no h vantagem ou desvantagem quanto ao crdito do ICMS, a no ser que o ST tenha que ser recolhido na fronteira. Neste caso, o CFOP 1407 dispensado do recolhimento. Lanar: Frete 10,00; Seguro 20,00; Desconto 50,00; Despesas Acessrias 30,00. Todos esses valores so incorporados ao custo do Produto. Marcar os 8 checks-boxes para que sejam includos nas bases do ICMS e ICMS-ST. O Valor total deve estar com 20.010,00.
Realizando o Lanamento
1. Entre em Lanamentos/Compras/Compras.
2. Preencha os dados observando a tela seguinte. 3. Em Docto, informe o nmero da nota fiscal, preencha o fornecedor e mantenha a data da emisso.
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A partir deste ponto sero mostrados, em azul, os lanamentos contbeis gerados pelo SPED. Para ver explicaes de como eles so definidos leia o Captulo 8 SPED Contbil D 1.01.03.01.01 Mercadoria para Revenda 5. Na aba ICMS, informe: a. Regime: Tributao Normal b. CST: 10 Tributada com Cobrana do ICMS por ST c. Modalidade Determinante da BC ICMS: Valor da Operao A Base de Clculo deve estar em 20.010,00 (lembrando que na aba Dados do Item os 8 check-boxes de Incluso nas Bases devem estar marcados). A alquota do ICMS 18% e o ICMS deve ser 3601,80. No lado direito do ICMS-ST: d. Modalidade: Margem Valor Agregado A margem (IVA Indice de Valor Agregado), trazida do cadastro de NCM de 50%. Essa margem, fixada pelo Governo, pressupe a margem do produto em toda a cadeia, do fabricante ao consumidor final. No tem Reduo da Base de Clculo. A Base de Clculo do ICMS-ST deve estar em 30.015,00 (20.010,00 * 1,50) O ICMS no Destino 18%, logo o valor do ICMS-ST deve estar em: 1.800,90 ((30.015 * 0,18) (20.010 *0,18)) ou (5.402,70 3.601,80) 20.010,00
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1.800,90
e. Situao Tributria IPI : 49-Outras Entradas (pois ns no produziremos nada com os livros, logo no poderemos recuperar o IPI) f. Tipo de Calculo: Percentual. A base de clculo deve estar 20.010,00. A alquota, tambm obtida no cadastro de NCM, de 10% e por isso o valor do IPI 2.001,00. g. No marcar os check- boxes de Incluso na Base do ICMS/ICMS ST, pois nem o ICMS-ST nem o IPI so incorporados ao custo do Produto.
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D CMV Fabricao 2.001,00 Na aba PIS: h. Situao Tributria PIS: 01 - Operao Tributvel A Base de Clculo deve estar em 20.010,00. A alquota 0,65% e, com isso, o valor deve estar em 130,07. i. A parte inferior da tela no preenchida, pois no h ainda Substituio Tributria no PIS/Cofins.
Na aba do COFINS:
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j. Sit. Trib: 01 Operao Tributvel A base de clculo deve estar em 20.010,00, a alquota 3% e o valor 600,30.
6. Clique em OK no item. Aparecer a mensagem Item Includo (caso se queira manter os dados do item na tela para facilitar a digitao de um segundo item, deve-se alterar em Parmetros/Configuraes Gerais o item Limpar a tela aps a incluso da tela). 7. Clique em Sair. Veja que foram includos mais dois itens: o IPI e o ICMS-ST.
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8. V para a aba Pagamento e veja que o total da Nota 23.811,90. 9. Lance como um pagamento a prazo em 2 parcelas e sero criados dois ttulos de 11.905,95.
10. V para aba de Totais de Produtos e Servios, coloque 01 no campo Srie. 11. Veja se est tudo correto e mande gravar a NF.
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C Fornecedores 23.811,00 12. Compre agora 100 livros do Bate Papo a 12,00 cada, da prpria Saraiva. Para tanto, clique em Despesas.
1.200,00 1.200,00
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D 2.01.01.01.00 C
Fornecedores Bancos
1.200,00 1.200,00
1.01.01.02.00
14. V at Consultas/Balano e DRE e veja em Estoque/Gesto Empresarial com ERP que foram lanados: os 200 livros a 20.010,00, ou seja, Frete, Seguro e Despesas acessrias e Desconto foram considerados como custo do produto. No houve o crdito do ICMS, porque com ICMS-ST, o valor do credito no deduzido do custo do produto e em Despesas somente lanado o imposto sobre o Valor Agregado, ou seja, ICMS-ST a 1.800,90. Veja tambm que o IPI considerado Despesa. E tambm foi lanada a compra do BatePapo.
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servio. O agendamento pode ser disponibilizado no site do usurio permitindo que pessoas interessadas o consultem ou mesmo marquem um horrio independente de um atendimento personalizado. O Oramento, que pode inclusive substituir um Pedido de Venda, pea fundamental em uma empresa de Servios. Bastante flexvel pode ou ser baseado numa Estrutura ou simplesmente listar os itens solicitados com seus preos. Uma vez aprovado transferido automaticamente para o faturamento. Gera uma Ordem de Servios, que por sua vez receber os custos reais necessrios sua execuo. Um mapa comparando o Orado x Real d ao gestor a exata dimenso do resultado obtido. E para acompanhar os acontecimentos basta preencher as telas do CRM. Inicia-se pelo cadastramento dos Eventos. Enquanto a OS controla o seu resultado (receita, despesa, lucro, prejuzo), as Ocorrncias do Evento registram os fatos no comerciais: reclamaes, sugestes, avisos, enfim situaes relevantes que podem ser registradas tanto no site pelo prprio cliente como pelo usurio no ERPFlex. E assim permitir pesquisas posteriores e consultas que ajudaro a melhorar 0 relacionamento com os clientes.
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c. Servio: Anncios, Quantidade 8 e marque o checkbox Qtde Fixa, pois tambm independe da quantidade de alunos. O custo standard de cada um 1.000,00. O Custo total ser de 8.000,00. Considerando a Margem de 100% desejada o preo calculado ser 2.120,10, mas vamos deixar o preo cadastrado igual a 2.000,00. 6. Grave no Produto o Custo Unitrio de 1.060,05. Ser gravado em Custo Std do Curso.
7. Grave a Estrutura
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2. Inclua mais um recurso Flavio com o calendrio 001. 3. Grave os recursos. Cada instrutor poderia ter um calendrio diferente, de acordo com sua disponibilidade de horrio.
3.8 Agendamento
O ERPFlex possui dois programas para visualizar o Agendamento: Calendrio da Agenda e Mapa de Agendamento. O primeiro tem a vantagem que d uma viso do ms inteiro dos agendamentos. O segundo tem mais recursos para fazer o agendamento com0 o Mapeamento, agendar um evento que dure vrios dias, gravar recorrncias dirias, semanais e mensais, gerar OSs recorrentes e apresenta sempre apenas uma semana, mas o deslocamento no calendrio bem rpido pois basta informar um dia da semana que se deseja, ao invs de usar-se as setas . O Mapeamento permite definir a coluna da esquerda da Agenda. Sempre que se mudar a viso da Agenda necessrio clicar em . Este recurso muito til para empresas prestadoras de servio, que possuem tcnicos ou analistas de atendimento em clientes e necessitem ter um controle da alocao de suas equipes. 1. Entre em Lanamentos/Agendamentos/Mapa de Agendamento e inclua o agendamento do Curso Gesto Empresarial. Note que ao chamar os Recursos, apenas aparecem aqueles que trabalham, segundo o seu calendrio, no horrio solicitado.
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2- Veja que possvel indicar o que se quer visualizar nos agendamentos e filtr-los por Cliente, OS, Servio e Recurso. Alem disso possvel alterar o Mapeamento.
Caso se faa uma Recorrncia de um agendamento possvel inclusive abrir-se novas Ordens de Servio, uma para cada visita.
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a. Nmero 001. b. Em Cliente, selecione SPAventura. c. Acerte as datas. d. Selecione o Servio Gesto Empresarial. e. Mantenha a Qtde 10, o Preo 2.000,00, Valor 20.000,00.
3. Entrar na aba Planilha de Clculo e verificar que j foi trazida a Estrutura definida anteriormente com os valores de custo acrescidos da margem neles informados. O valor fixo de 19.200,00 (Instrutores + Anncios) mais o varivel (1 livro por aluno) de 150,00, o custo total 20.700,00, 2.070,00 por aluno. Na aba Cotao, o Preo Unitrio, cadastrado no Servio de 2.000,00. Se clicarmos no boto Cotao, o Preo e o Valor Total sero transferidos para a primeira pgina.
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4. Suponha que o cliente pea que para cada aluno seja dado um exemplar do livro Um Bate-Papo sobre T.I. Na aba Dados Adicionais, coloque como Material Adicional Um Bate-Papo sobre T.I.
Agora o valor total do Curso passou para 20.900,00, o preo por aluno 2.090,00. Clique em Cotao, pois se o Cliente quer brindes, tem que pagar. Veja o resultado na primeira pagina.
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6. Grave o Oramento. 7. Abra no prprio Browse do Oramento a Ordem de Servio do Curso, clicando no cone ele continuar visvel na tela, marque Mostrar com OS Gerada. . Para
importante abrir a Ordem de Servio porque somente com ela possvel comparar o Custo Orado com o Custo Real. Ao abrir a Ordem de Servio, o ERPFlex gera automaticamente as Requisies, de acordo com a Estrutura. D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao 120,00 C C
8.
1.01.03.01.01 1.01.03.01.01
120,00 1.000,50
D 1.01.03.01.03
Vamos imprimir o Oramento, utilizando a opo de integrao do ERPFlex com o Word, atravs do uso de Variveis. Abaixo constam as Variveis disponveis.
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<EMP_END><EMP_BAIRRO><EMP_MUN><EMP_UF><EMP_CEP><EMP_FONE><EMP_BAIRRO><EMP_CNPJ>
Dados do Cliente
<CLI_NOME><CLI_RG><CLI_CPF><CLI_EMAIL><CLI_END><CLI_NUMERO><CLI_COMPLEMENTO><CLI_BAIRRO><CLI_CEP>
<CLI_MUN><CLI_UF><CLI_FONE><CLI_RAMAL><CLI_FONE_RES><CLI_FONE_CEL><CLI_FONE_FAX>
<CLI_FANTASIA><CLI_CONTATO><CLI_DTNASC><CLI_SEXO><CLI_INSCR_EST><CLI_INSCR_MUN>
<CLI_CAMPO1><CLI_CAMPO2><CLI_CAMPO3><CLI_CAMPO4><CLI_CAMPO5>
Dados do Oramento
<ORC_EMISSAO><ORC_DOC><ORC_CONTRATANTE><ORC_VENDEDOR><ORC_HOMENAGEADO>
<ORC_PRODUTO><ORC_DATAINICIO><ORC_HORAINICIO><ORC_DATAFIM><ORC_HORAFIM>
<ORC_SITUACAO><ORC_VALCONVEXCED><ORC_VALBEBEXCED><ORC_QTADULTOS>
<ORC_QTADOLESCENTES><ORC_QTCRIANCAS><ORC_QTTOTAL><ORC_VALOR>
<ORC_FATORADULTOS><ORC_FATORADOLESCENTES>"<ORC_FATORCRIANCAS>
<ORC_HISTORICO><ORC_VALORITENS>
<LISTA_ITENS_ORC_SEMVALORES>
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Resultado
Da mesma forma, pode-se imprimir um Contrato, uma Ordem de Servio, uma Ordem de Produo e um Pedido de Compra. Essa opo permite que se faa formulrios customizveis de alta qualidade.
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3.11 CRM
O CRM tem como objetivo fazer o acompanhamento de Ocorrncias no financeiras, ou seja, que no envolvem nmeros, dos Eventos em andamento. 1. Entrar em Cadastros/CRM/Tipos de Ocorrncia e cadastre: a. Descrio: Fatos relevantes b. Legenda 1: Relatrio Vamos fazer um acompanhamento dos fatos no financeiros do Curso.
2. E crie uma Ocorrncia para os alunos avaliarem o Curso. a. Descrio: Avaliao do Aluno b. Legenda 1: Professor c. Legenda 2: Contedo e Material d. Legenda 3: Sala e. Legenda 4: Equipamento f. Legenda 5: Lanche
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a. Descrio: Desempenho b. Legenda 1: Nota no Exame c. Legenda 2: Faltas d. Legenda 3: Comportamento em Classe 4. Entre em Cadastro/CRM/Eventos e no Evento Curso GE 24/02, clique na Opo e inclua as 3 ocorrncias; no campo Desempenho, marque Oculto, para que o aluno no enxergue e no possa usar essa ocorrncia no site, apenas o professor no ERPFlex.
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5. Cadastre, em Cadastros/Ferramentas Sistema/ Parmetros/Workflow/CRM, o seu email, para que voc receba as Ocorrncias colocadas pelos alunos no CRM do Site.
6. Agora entre em Lanamentos/CRM/Ocorrncias e clique em Incluir. 7. Selecione o evento do Curso, o cliente SPAventura e o Tipo de Ocorrncia Fatos Relevantes. 8. Escreva: Foi feita uma palestra no auditrio do SPAventura no qual compareceram 60 pessoas, dando uma boa alavancada na divulgao.
9. Inclua mais algumas ocorrncias. As ocorrncias retratadas pelos alunos so digitadas no site. Eles teriam acesso s ocorrncias Avaliao do Aluno e Fatos Relevantes.
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10. Agora entre em Consultas/CRM/Genrica e veja que possvel selecionar as Ocorrncias por Data, Eventos, Ocorrncias e Clientes.
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J imaginou, aps um ano, um aluno liga para fazer um novo curso e a atendente, consultando o CRM, diz a ele: O prximo curso dia 14. Inclusive gostaria de lhe informar que o ar condicionado est mais ameno e o lanche agora natural. Certamente o aluno ficar impressionado.
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a. Servio: Instrutores b. Quantidade: 40 c. Preo: 40,00 - totalizando 1600,00 d. Natureza: Servios e. Aproprie na Ordem de Servio 001 - Curso de Gesto Empresarial 5. Clique em Ok. Aparecer a mensagem Item includo.
6. Clique em Sair. Veja que foram lanadas automaticamente todas as retenes, inclusive o INSS.
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O valor a pagar deve estar com $ 1325,60. 7. Lance na aba Pagamento que ser a prazo. 8. Entre na aba Totais de Servios 9. Clique em Cdigo do Servio e selecione Treinamento. A alquota ser de 5%, conforme est no parmetro. Nesse caso, no retido na fonte. Veja que o corpo da nota de Servios um texto livre e pode ser completado com dados adicionais, como a forma de pagamento ou outra mensagem qualquer.
10. Grave a nota. Contabilmente (no SPED), o ERPFlex lana esses impostos retidos (274,40) a Crdito de Impostos a Pagar, fechado com o dbito em Despesas de Instrutores (1600,00) e o crdito em Fornecedores a Pagar pelo lquido (1325,60). 11. Deve-se agora fazer as Guias e pagar. Para tanto, consulte o Relatrio de Impostos Retidos a Recolher. No recolh-los crime de apropriao indbita, pois se pagou menos ao fornecedor em troca dessa obrigao. As guias quitadas podem ser enviadas ao Instrutor, mas obrigatrio constar esses recolhimentos da DIRF anual enviada a todos fornecedores. Pode-se fazer uma DARF nica no final do ms ao invs de uma para cada nota. A emisso da Guia ser feita no Captulo 5.
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D 1.01.05.02.00 Clientes D 3.01.01.01.03.03.00 Dedues COFINS D 3.01.01.01.03.04.00 Dedues PIS C C 1.01.05.02.00 Cliente
8. Clique em Cdigo do Servio Treinamento e a Alquota do ISS 5%. 9. Coloque tambm Tipo de tributao como Tributao no Municpio. O valor a receber deve ficar em 20.900,00, o lquido 19.614,65 e da mesma forma que no caso do Instrutor, o SPAventura recolher os tributos e nos enviar as Guias.
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O ISS ser lanado no final do ms pelo total das vendas de servio, atravs do programa que emite a DES, que tambm j gera a DAMSP Documento de Arrecadao do Municpio de So Paulo. Se a venda fosse inferior a $ 5.000,00 ou a empresa fosse do SIMPLES, dispensaria a reteno do PCC e do IRRF. No Recebimento, j aparece o valor liquido a receber. 10. Mude o Tipo de Recebimento para a Prazo.
11. Grave a Nota. Veja que o cone ficou azul indicando que foi gravado o TXT da Nota Fiscal. Para prosseguir necessrio ter a Certificao com Assinatura eletrnica, entrar no site da Prefeitura de So Paulo e gerar a NF eletrnica com os dados gravados pelo ERPFlex. 12. Clique no cone azul e baixe o TXT para a sua mquina.
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13. Clique em Baixar, abra o arquivo com o Bloco de Notas e veja l todos os dados.
14. Se no conseguir enxergar os dados do txt, role na tela. Esse o processo do Faturamento:
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Contabilmente (SPED), o ERPFlex lana a crdito de Receita o total de $ 20.900,00. Debita os impostos em uma conta de Antecipao (1285,35), fechando com o dbito em Contas a Receber (19614,65). Quando for calcular os impostos a pagar, no final do ms, deduzir os valores retidos fazendo as DARFs pelo lquido. Mas, o dbito em despesa e o crdito em Imposto a Pagar so feitos pelo total. J a deduo lanada como um Desconto no pagamento da DARF gera um dbito em Impostos a Pagar e um crdito na Antecipao. 3. Veja no Balano como ficou essa operao
2. Clique no cone
3. Requisite mais 2 livros do Bate-Papo, apropriando na OS e colocando um Histrico com uma explicao para termos uma variao no Consumo, por exemplo: Um aluno pediu para o Chefe. Esses livros no sero cobrados.
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24,00 24,00
Lance a despesa com Anncios. Foram necessrios apenas 5 e no os 8 previstos na Estrutura e no Oramento: 4. Entre em Lanamentos/Compras/Compras e clique em a. Selecione o Fornecedor Power IV e inclua 5 anncios da Power4. b. Mude a Natureza para Servios, pois a propaganda foi feita de forma especifica para o Curso. c. Aproprie na OS do Curso, mas coloque um preo mais alto, 1.300,00 por anncio. Essa reduo na quantidade de anncios dar uma variao positiva na OS, mas o preo mais alto dar uma variao negativa. .
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93
19.614,65 19.614,65
Clientes
No cabealho, os dados da OS. Na janela do Faturamento, o que j foi cobrado (poderamos ter vrias notas para uma mesma OS) e no comparativo, o que foi orado e o realizado. Veja que nos anncios perdemos 1.500,00 em funo do Custo Unitrio pago a maior, ou seja, de responsabilidade de quem comprou, enquanto que na quantidade, ganhou-se 3.000,00. Palmas para o setor de Vendas, que conseguiu lotar a turma com apenas 5 anncios! A Variao no custo do livro Gesto Empresarial com ERP deveu-se ao Frete, Seguro e Despesas acessrias e a Variao no Bate-Papo pelo fato de um aluno ter solicitado dois exemplares para seu chefe. No final, uma reduo do custo de 1.475,50. E bem demonstrada onde ocorreu, permitindo aes direcionadas.
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4.1 Configurao
1. Em Cadastros/Ferramentas Sistema/Parmetros/Loja Virtual/Configurao Bsica, cadastre a Natureza Loja Virtual, Vendedor Gerencia Comercial e os demais dados.
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4.5 Atributos
Os Atributos permitem um segundo nvel de seleo de produtos na Loja, alm de Categoria e Subcategoria. 1. Em Cadastros/Produtos e Servios/Atributos Loja Virtual/Atributos de Produtos, crie os Atributos: a. Marca: Fbrica de Educao, Saraiva e Fbrica de Componentes b. Comemoraes: Natal, Aniversrio, Pscoa e Carnaval
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2. Entre em Cadastros/Produtos e Servios/Atributos Loja Virtual/Atributos x Produtos/Servios e faa o relacionamento dos Atributos. Note que somente aparecem os produtos que so vendidos na Loja Virtual.
2. Realize uma compra, emita o Boleto e faa o pagamento (simulado) em Lanamentos/Financeiro/Contas a Receber/Ttulos a Receber
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D 1.01.05.02.00 Clientes C C
150,00
3.01.01.01.01.03.00 Receita Revenda 150,00 1.01.03.01.01 Estoque Revenda Bancos 100,05 150,00
100
1.01.05.02.00
Clientes
150,00
Foi vendido 1 livro Gesto Empresarial com ERP 3. Edio a $150,00 e o titulo j vem quitado (pelo Boleto, pelo CNAB do Ita ou via mensagem do Pagseguro). 2. Na aba ICMS do Produto, coloque CST: 60 Cobrado anteriormente por ST. 3. Na aba do PIS, alquota de 0,65% e na da COFINS 3%. Agora s despachar a mercadoria.
101
2-
Quando a empresa tambm utiliza o SPED Contbil do ERPFlex deve-se lanar os valores dos funcionrios pelo Bruto e os demais valores do Resumo da Folha (salrio famlia, contribuio sindical, INSS, imposto de renda) pelo total, tudo em uma nica Nota de despesa e colocando valores negativos nos Descontos. Esses valores negativos sero creditados no SPED contbil e debitados quando do seu recolhimento.
Depreciao
No ERPFlex, tambm possvel considerar a Despesa de Depreciao de Equipamentos, cuja caracterstica no gerar uma sada de caixa ms a ms. Para bem apropriar esse gasto, assim como os Salrios,
102
a Depreciao considerada um Produto, seu valor apropriado nas OPs, transitando pelo Estoque, mais uma vez, para termos separadamente o valor total depreciado e o valor destinado a cada OP. Isso permite um custeio mais refinado, j que poucos so as empresas que chegam a esse tipo de preciosismo.
Produo
Ao se informar uma Produo, o ERPFlex sempre descarrega todo o custo acumulado na Ordem de Produo, mesmo se ela for parcial. Assim se ela for informada em dois lotes e todas as requisies forem informadas logo no inicio, o primeiro lote carregar todo o custo, independente da quantidade produzida, e o segundo lote ter custo zero. No final, o custo mdio estar correto. A igualdade dos valores no canto superior direito entre o custo da produo e a soma das requisies indica que todas as requisies foram apropriadas. Se fizermos uma requisio posterior, teremos uma diferena que ser lanada na prxima produo. Uma vez informada uma Produo, a OP deixa de aparecer no Browser, a no ser que seja solicitado atravs do respectivo checkbox. Uma anlise da OP permite que se detecte o que foi requisitado a mais ou a menos.
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d. Natureza Requisio: Servios (ele pode ser dado como um brinde para os alunos dos cursos) e. Natureza Faturamento: Fbrica f. Visvel: Faturamento g. Variante: Cores (depende da cor do Suporte) Dados Tributveis h. Alquota ICMS: B 18% i. Origem: Nacional j. NCM: cdigo 39261000 ARTIGOS DE ESCRITORIO E ARTIGOS ESCOLARES
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b. Tipo Fiscal: Produto Acabado c. Categoria Componente Subcategoria Montados d. Natureza Requisio: Estoque (ser requisitado para uma OP) e. Natureza Faturamento: Branco f. Visvel: Compras g. Variante: Cores 5. Prossiga com a incluso do componente Argola: a. Descrio: Argola b. Tipo Fiscal: Matria-prima c. Categoria: Matria-prima Subcategoria: Manufaturados d. Natureza Requisio: Estoque e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Fbrica Paulista de Componentes g. Visvel em: Compras h. Custo Std: 0,82 Dados tributrios i. ICMS B: 18% j. Origem: Nacional k. NCM: cdigo 39261000 6. Inclua agora o produto Logo; a. Descrio: Logo b. Tipo Fiscal: Matria-prima c. Categoria: Matria-prima Subcategoria: Manufaturados d. Natureza Requisio: Estoque e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Fbrica Paulista de Componentes g. Visvel em: Compras h. Custo Std: 0,82 Dados tributrios i. ICMS B: 18% j. Origem: Nacional k. NCM: cdigo 39261000 7. Inclua mais o produto Suporte: a. Descrio: Suporte
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b. Tipo Fiscal: Matria-prima c. Categoria: Matria-prima Subcategoria: Manufaturados d. Natureza Requisio: Estoque e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Fbrica Paulista de Componentes g. Visvel em: Compras h. Custo Std: 0,82 Dados tributrios i. ICMS B: 18% j. Origem: Nacional k. NCM: cdigo 39261000 Variantes l. Variante: Cores (pode ser prateado ou dourado). Veja que ao gravar e apresentar as telas das Variantes, apenas a Padro est com Custo Std. 8. Coloque tambm esse custo de 0,82 na Variante Dourado e Prateado. 9. Inclua o produto de consumo: a. Descrio: Luva b. Tipo Fiscal: Material de Consumo c. Categoria: Material de Consumo Subcategoria: Segurana d. Natureza Requisio: Fbrica e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Fbrica Paulista de Componentes g. Visvel em: Compra h. Custo Std: 10,00 (a Luva no tem crdito de ICMS, pois um material de consumo) Dados tributrios i. ICMS B: 18% j. Origem: Nacional k. NCM: cdigo 39261000 10. Vamos ento criar os seguintes Produtos (observe que embora sejam lanados como Produtos, para passar pelo Estoque, os Tipos Fiscais desses itens so Servios): a. Descrio: Salrios Fabricao b. Tipo Fiscal: Servio c. Categoria: Despesas Subcategoria: Pessoal
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d. Natureza Requisio: Fbrica (lembrando que quando feita a apropriao para uma OP a Natureza indiferente, pois elas so descarregadas em Estoque em Andamento, que onde so contabilizadas as OPs) e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Folha de Pagamento g. Visvel em: Compra h. Unidade de medida: HR i. Custo Std: 30,00 (salrios de 4800,00/160 horas) 11. Inclua o produto para custeio da mo-de-obra de acabamento: a. Descrio: Salrios Acabamento b. Tipo Fiscal: Servio c. Categoria: Despesas Subcategoria: Pessoal d. Natureza Requisio: Fbrica e. Natureza Faturamento: no preencher f. Fornecedor: Folha de Pagamento g. Visvel em: Compra h. Unidade de medida: HR i. Custo Std: 40,00 (salrios de 6400,00/160 horas) 12. Inclua ento o produto que representa a depreciao: a. Descrio: Depreciao da Mquina b. Tipo Fiscal: Servio c. Categoria: Despesas Subcategoria: Depreciao d. Natureza Requisio: Fbrica e. Natureza Faturamento: no preencher f. Visvel em: Compras g. Unidade de medida: HR h. Custo Std: 3,12 (a mquina custa 60.000,00 o que d uma depreciao anual de 6.000 (10 anos), mensal de 6.000/12 = 500 , valor hora de 500/160 = 3,12).
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. e informe:
c. Histrico: Mquina de fabricar Corpos 5. Inclua o pagamento a prazo, com vencimento para daqui a dois meses.
60.000,00 60.000,00
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2. Inclua inicialmente a estrutura do Corpo,Variante Prateado, Quantidade Base 1000 (quantidade produzida em um ms). 3. Inclua os demais componentes: a. Logo: Quantidade 2000 (um de cada lado) b. Suporte - Variante Prateado: Quantidade 1000 c. Salrio Fabricao: Quantidade 160 horas (quantidade de horas de um ms: 20 dias uteis x 8 hr por dia) d. Depreciao do Equipamento: Quantidade 160 horas. 4. Veja o Custo Unitrio Std: 7,76. 5. Clique no boto Gravar no Produto para que esse valor seja gravado no campo Custo Std do cadastro do Corpo Prateado. 6. Grave a estrutura.
7. Em seguida, crie a Estrutura do Chaveiro na variante Prateado, com Quantidade base 1000. 8. Inclua os seguintes Componentes do chaveiro: a. Argola: quantidade 1000, varivel
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b. Corpo - Variante Prateado: quantidade 1000, varivel c. Salrio Acabamento: quantidade 160, varivel O custo de cada Chaveiro de 14,98. 9. Coloque uma margem de 40% e o Preo sugerido ser de 20,97. 10. Clique nos dois botes, para atualizar o cadastro do Chaveiro: Grave o Custo Unitrio e Grave o Preo Calculado. 11. Ao final, clique em Gravar a estrutura.
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O lote econmico pode ser calculado com uma formula que leva em considerao o custo de armazenagem (espao fsico, juros sobre o capital, riscos de perdas por prazo de validade, desperdcio, seguro, deteriorao) de um lado e o custo da encomenda do outro (descontos especiais, transporte, cotaes, set-up de mquinas, variedade nos estoques, alta de preos, risco de faltas). A frmula abaixo pouco usada porque justamente no leva em considerao os descontos concedidos por quantidade. Para tal existe uma soluo que simula todas as alternativas, selecionando a melhor.
Para as matrias primas e produtos de revenda o momento da encomenda depende da previso de vendas e dos prazos de entrega. O MRP I faz isso sem maiores problemas. J para os materiais de consumo o Ponto de Pedido igual ao Consumo no Prazo de Entrega mais um Estoque de Segurana. Esse, por sua vez depende da confiabilidade desses dois nmeros (prazo de entrega e consumo mdio) e do prprio custo que acarreta a falta do material.
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3. Clique em 4. V para Lanamentos/Compras/Pedidos de Compras e veja que foram gerados os Pedidos necessrios para atender essa demanda. Veja tambm que os Pedidos podem ser impressos via Word e que foram agrupados por Fornecedor Padro (que o que consta do Cadastro de Produtos).
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5. Agora, v para Lanamentos/Produo e Servios/Ordem de Produo e veja tambm que as duas OPs, do Chaveiro e do Corpo, foram geradas.
3. Selecione o Fornecedor Fbrica Paulista de Componentes. So trazidos todos os Pedidos deste Fornecedor. 5. Marque em todos os itens o checkbox direita de cada um e, ao final, clique em Baixar. 6. Na tela dos itens de compras, inclua o item Luva, com Quantidade 100 e Preo 10,00. Para ele deveria ter sido feito um Pedido parte, pois no faz parte de nenhuma estrutura. Poderia ser pelo Ponto de Pedido. a. CFOP 1556 Compra de material para uso ou consumo b. Na aba ICMS, selecione a Situao Tributria: 00 - Tributada Integralmente c. Modalidade da BC do ICMS: Valor da Operao d. aliquota do ICMS: 18%, ou seja, 180,00 (no caso da Luva sem direito a credito, pois trata-se de um Material para Consumo)
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Veja que na aba do PIS e do COFINS os impostos j foram calculados: 0,65% (6,50) para o PIS e 3% (30,00) para o COFINS, isso porque o Fornecedor tambm tem o Regime de Tributao do Lucro Presumido.
7. Agora d Ok na Luva e acerte os demais itens, clicando em da mesma forma: a. CFOP 1101 Compra para Industrializao
b. ICMS tributado integralmente (CST 01) pelo Valor da Operao a 18% c. PIS e COFINS tambm tributados integralmente (CST 01) com as aliquotas 0,65% e 3%. O valor total da Nota deve estar em 3.624,00.
656,00 1.312,00
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D 1.01.03.01.02 Estoque Insumos Sup Prateado 656,00 D 1.01.03.01.02 Estoque Insumos Luva C 2.01.01.01.00 Fornecedores 1000,00 3.624,00
9. Grave a Nota.
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4.800,00 11.200,00 na OP do
D 1.01.03.04.00 Estoque Outros Salrio Acabamento 6.400,00 Fornecedores Folha de Pagamento 4. Coloque Pagamento a Prazo e Grave essa Despesa. 5. Entre na opo Lanamentos/Produo e Servios/Ordens de Produo e clique em Corpo.
Veja que j foram sugeridos quais itens devem ser requisitados, com base nas Estruturas.
1.312,00
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C C
1.01.03.01.02 1.01.03.01.02
Estoque Insumos Logo Estoque Produtos em Elaborao OP1 Estoque Insumos Suporte
D 1.01.03.01.03 6. Ao clicar no
7. Requisite as matrias-primas do Corpo: a. 1600 Logos e 800 Suportes, Variante Prateado. 8. Grave. 9. Ao requisitar o Salrio de Fabricao, a quantidade sugerida 128, porque somente foram produzidos 800 Corpos. Mas, suponha que se gastou o ms todo para faz-los. Caso ao se fazer essa requisio, ainda no se tenha lanado a Folha, ela ser valorizada pelo Custo Std pois o saldo estar zerado (o custo mdio sempre calculado pela diviso do saldo em valor pelo saldo em quantidade.) 10. Altere a quantidade para 160 e Grave.
D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP1 4.800,00 C 1.01.03.04.00 Estoques Outros Salario Fabricao 4,800,00
11. Faa uma requisio adicional de 10 Suportes. Alguns estavam com defeito. D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP1 C 1.01.03.01.02 Estoque Insumos Suporte 8,20 8,20
12. E lance a Depreciao, tambm alterando a quantidade para 160. O custo unitrio ser o Std, pois ainda no fizemos o lanamento da referida Despesa D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP1 C 1.01.03.04.00 Estoque Outros Depreciao 499,20 499,20
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Note tambm que se for feita uma requisio cujo item no estava na Estrutura, h um Boto embaixo que permite faz-lo. 13. E agora lance a Produo, clicando em para lanar a entrada dos 800 Corpos.
D 1.01.03.01.04 Estoque Produtos Acabados Corpo C 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP1
7.275,40 7.275,40
E a est o custo discriminado da OP. V at Cadastros/Produtos, no produto Corpo clique em e depois em da Variante Prateado e veja o registro da Produo das 800 peas a 7.275,40, com Custo unitrio de 9,09.
14. Volte tela de Ordem de Produo e repita o processo das requisies para o Chaveiro. Utilize o boto , que uma opo de gerar automaticamente as requisies baseadas na Estrutura. Nesse Centro de Custo, os funcionrios ficaram parados 32 horas (lembre-se que foram compradas 160 horas), porque a capacidade de produo de 1000 peas/ms. Essas 32 horas deveriam ser requisitadas para um Servio de Horas Improdutivas, em Despesas Operacionais, para que nada sobre no Estoque no final do ms. D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP2 C 1.01.03.01.04 Estoque Produtos Acabados Corpo OP2 D 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao 7.275,40 7.275,40 656,00
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C C
1.01.03.01.02 1.01.03.04.00
Estoque Insumos Argola Estoque Produtos em Elaborao OP2 Estoque Outros Salrio Acabamento
D 1.01.03.01.03
15. Lance a Produo de apenas 780 Chaveiros, supondo que 20 foram rejeitados pelo Controle de Qualidade.
D 1.01.03.01.04 Estoque Produtos Acabados Chaveiro C 1.01.03.01.03 Estoque Produtos em Elaborao OP2
13.051,40 13.051,40
Veja que o Custo unitrio ficou em 16,73 contra os 14,98 do Std, na Estrutura do Chaveiro. Em funo das perdas de 20 peas e tambm da variao no custo do Corpo. Enfim, o ERPFlex fornece um sistema de custos bastante simples, completo e flexvel, permitindo que o usurio o ajuste sua necessidade de anlise. claro que quanto maior for o detalhamento da anlise, mais trabalhosa e cuidadosa ser a digitao das movimentaes.
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3. Inclua o Produto Chaveiro Prateado (somente mostrado o Prateado, pois apenas ele tem saldo em estoque): a. CFOP: 5101 - Venda de produo do estabelecimento b. Quantidade: 500 c. arredonde o Preo para 20,00 Aba ICMS d. Situao Tributria: 10 - Tributada com Cobrana do ICMS por ST e. Modalidade Base de Clculo do ICMS: Margem Valor agregado f. ICMS: 18% g. Valor: 1.800,00 Conforme foi cadastrado, o Chaveiro faz parte da lista dos Produtos sujeitos Substituio Tributria. Como toda informao est gravada no Cadastro de NCM, nenhuma digitao adicional necessria. h. Margem valor adicional ICMS-ST: 60% i. Base de Clculo do ICMS-ST: 16.000,00 (10.000 + 60%) j. ICMS no Destino: 2.880,00 k. Valor do ICMS-ST: 1080,00 (2.880,00 1.800,00)
Aba IPI l. Situao Tributria: 50 - Sada Tributada m. Tipo de Clculo: Percentual n. Alquota: 20% (veio do NCM) o. Valor: 2.000,00
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Aba PIS p. Situao Tributria: 01 - Operao Tributvel q. Alquota: 0,65% r. Valor: 65,00 Aba Cofins s. Situao Tributria: 01 - Operao Tributvel t. Alquota: 3% u. Valor: 300,00 4. Grave o item. 5. Veja se na aba de Totais de Produtos e Servios est tudo correto.
3.01.01.01.03.06.00 Dedues De Vendas Demais Impostos ICMS-ST 3.01.01.01.03.06.00 Dedues De Vendas Demais Impostos IPI 1.01.03.01.04 Estoque Produtos Acabados Chaveiro
6. Na aba de Recebimento coloque a Prazo. 7. Grave a Nota. Veja que foi gerado um item de IPI.
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O ICMS, PIS e COFINS no so gerados, porque o ICMS por dentro e o PIS e COFINS so calculados no final do ms. De todos eles, abatem-se os crditos das Compras e emitem-se as Guias pelo liquido apurado.
Quando voc se comunica com outra pessoa (ou computador), precisa de um ambiente seguro para trocar informaes, de modo que ningum as possa interceptar e ler. Atualmente, a maneira mais avanada de criptografar (embaralhar) dados atravs de um sistema que utiliza pares de chaves. Um par de chaves formado por uma chave pblica e uma privativa. Estas so utilizadas como as chaves de uma fechadura, sendo que uma chave serve para proteger a fechadura e outra, para abri-la. 2. Obtendo certificados digitais Para que possa ser aceito e utilizado por pessoas, empresas e governos, os certificados digitais precisam ser emitidos por entidades apropriadas. Sendo assim, o primeiro passo procurar uma Autoridade Certificadora (AC) ou uma Autoridade de Registro (AR) para obter um certificado digital. Uma AC tem a funo de associar uma identidade a uma chave e "inserir" esses dados em um certificado digital. Para tanto, o solicitante deve fornecer documentos que comprovem sua identificao. J uma AR tem uma funo intermediria, ou seja, ela pode solicitar certificados digitais a uma AC, mas no pode emitir esse documento diretamente. conveniente que cada nao conte com uma Infra-estrutura de Chaves Pblicas (ICP) ou, em ingls, Public Key Infrastructure (PKI), isto , um conjunto de polticas, tcnicas e procedimentos para que a certificao digital tenha amparo legal e fornea benefcios reais sua populao. O Brasil conta com a ICP-Brasil para essa finalidade. A ICP-Brasil trabalha com uma hierarquia onde a AC-Raiz, isto , a instituio que gera as chaves das ACs e que regulamenta as atividades de cada uma, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao (ITI). Uma CA (Autoridade Certificadora) a empresa que emite um Certificado Digital. A sua CA pode ser a empresa para a qual voc trabalha ou uma empresa que voc paga para emitir Certificados Digitais. 3. Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil
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A Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil) uma cadeia hierrquica e de confiana que viabiliza a emisso de certificados digitais para identificao do cidado quando transacionando no meio virtual, como a Internet. A AC-Raiz, mantida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informao ITI, assina digitalmente os certificados das Autoridades Certificadoras de primeiro nvel, por sua vez essas assinam os de segundo nvel. As ACs so responsveis pelos certificados emitidos pelas Autoridades de Registro - unidades que fazem o servio de balco, ou seja, o atendimento direto ao cidado, conforme estrutura abaixo:
So essas instituies que devem ser procuradas por quem deseja obter certificado digital legalmente reconhecido no Brasil. Note que cada uma dessas entidades pode ter critrios distintos para a emisso de certificados, o que inclusive resulta em preos diferentes, portanto, conveniente ao interessado saber qual AC (Autoridade Certificadores) mais adequada s suas atividades. Observa-se que o modelo adotado pelo Brasil foi o de certificao com raz nica, sendo que o ITI alm desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, tambm, tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos. Do ponto de vista legal, a ICP-Brasil foi instituda pela Medida Provisria 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. O mesmo regramento jurdico definiu as atribuies e a composio do Comit Gestor da ICP-Brasil, responsvel por aprovar as normas de atuao e funcionamento da Infra-estrutura. A partir dessa medida foram elaborados os regulamentos que regem as atividades das entidades integrantes da ICP-Brasil, como as Resolues do Comit Gestor da ICP-Brasil, as Instrues Normativas e outros documentos, que podem ser obtidos em Legislao. 4. Tipos de certificados digitais A ICP-Brasil oferece duas categorias de certificados digitais: A e S, sendo que cada uma se divide em quatro tipos: A1, A2, A3 e A4; S1, S2, S3 e S4. A categoria A direcionada para fins de identificao e autenticao, enquanto que o tipo S direcionado a atividades sigilosas. Vejas as caractersticas que tornam as verses de ambas as categorias diferentes entre si: A1 e S1: gerao das chaves feita por software; chaves de tamanho mnimo de 1024 bits; armazenamento em dispositivo de armazenamento (como um HD); validade mxima de um ano; A2 e S2: gerao das chaves feita por software; chaves de tamanho mnimo de 1024 bits; armazenamento em carto inteligente (com chip) ou token (dispositivo semelhante a um pendrive); validade mxima de dois anos; A3 e S3: gerao das chaves feita por hardware; chaves de tamanho mnimo de 1024 bits; armazenamento em carto inteligente ou token; validade mxima de trs anos; A4 e S4: gerao das chaves feita por hardware; chaves de tamanho mnimo de 2048 bits; armazenamento em carto inteligente ou token; validade mxima de trs anos.
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Os certificados A1 e A3 so os mais utilizados, sendo que o primeiro geralmente armazenado no computador do solicitante, enquanto que o segundo guardado em cartes inteligentes (smartcards) ou tokens protegidos por senha.
100,00 100,00
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D 3.01.01.07.01.22.00 Despesas Operacionais Depreciao C 1.07.04.12.00 Depreciao Acumulada . 6. Agora v para Lanamentos/Financeiro/Investimentos. 7. Selecione Equipamentos e clique em 8. Em seguida, clique em 9. Em Docto coloque Depreciao 10. Selecione o Tipo Resgate .
499,20 499,20
11. Digite o valor de 499,20 que se refere depreciao de um ms 12. Selecione o Fornecedor Fabrica de Educao 13. Receba no Banco Caixa e grave. 14. Coloque no histrico Depreciao out/2011
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A Despesa no aparecer explicitamente no DRE, porque ela foi apropriada Ordem de Produo, ou seja, ao Custo do Corpo e transportado para o Chaveiro indo para o seu CMV. Se a depreciao no estiver relacionada aos equipamentos do processo produtivo, podemos cadastrar a Depreciao como Servio e ela aparecer como uma Despesa. Esse exemplo tambm pode ser usado para ajustarmos outros tipos de Investimentos, como imveis, marcas e patentes, aes e fundos, obedecendo, inclusive, as regras impostas no IFRS para as empresas de capital aberto, que exigem que ativos e passivos apaream sempre com seus valores ajustados realidade. 15. Encerrando essa parte da Produo e Venda dos Chaveiros, veja em Consultas/Balano e DRE que a situao boa. A empresa, se vendida hoje, valeria o que est na linha do Patrimnio, que o valor do Lucro mais 10.000,00, ou seja, 20.476,37.
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4. Volte consulta ao Balano e DRE e observe que agora o Patrimnio exatamente igual ao lucro do perodo, ou seja, o Patrimnio vai refletir sempre o Lucro Acumulado desde o incio das atividades. O ERPFlex mantm o Balano da empresa atualizado a cada nova transao, independente de um sistema contbil. Essa uma de suas grandes vantagens. Porm, como toda empresa mantm estoques e contas a receber (isto , um capital parado), e um contas a pagar normalmente de prazo curto, possvel que mesmo com um bom lucro e um alto patrimnio, passe por dificuldades financeiras. Seria esse o caso da nossa empresa? 5. V para Consulta/Financeiro/Fluxo de Caixa e veja que financeiramente temos um dficit de mais de 60 mil, ou seja, se fechssemos as portas hoje, para receber o Capital Inicial e colocar no bolso o lucro obtido teramos que vender a mquina por 59.500 e o estoque pelo seu custo, alm de receber e pagar todas as notas.
5.13 Inventrio
O inventrio confere se os saldos do estoque registrados no sistema batem com o real. Entre em Lanamentos/Estoque/Inventrio. 1. Em Natureza, selecione Operacionais. So apresentados os saldos no ERPFlex.
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2. Lance as divergncias. Suponha que sumiram 10 logos, coloque 390 na Quantidade real, onde aparece 400.
3. V para a consulta Balano e DRE, detalhe as Despesas Operacionais e veja que h uma despesa de 8,20 referente Perda dos 10 Logos.
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2-
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pagamento do ttulo em seu vencimento, recebendo, no caso, um dbito, normalmente inesperado, em sua conta corrente. A empresa recebe da mesma forma o arquivo CNAB com as baixas, de modo que o controle das baixas continua sendo feito no ERPFlex. O ponto que esses ttulos no podem ser considerados no Fluxo de Caixa. Cartes de Crdito: Recebimentos via Cartes de Crdito devem considerar os seguintes detalhes: - o recebimento feito a 30 dias da emisso, podendo haver parcelamento, estendendo-se por vrios meses. O detalhe que recebimentos que se vencem no sbado e domingo, so transferidos na segunda feira. Tambm aqui o recebimento j vem deduzidos das taxas e comisses. Dificilmente um recebimento via carto de crdito deixa de ocorrer, mas possvel. O cliente pode, por exemplo, sustar o pagamento, alegando roubo.
D 1.01.01.02.00 Bancos Itau C 1.01.05.02.00 Clientes Magazine Luiza D 3.01.01.01.03.01.00 Cancelamentos e Descontos
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500,00
criado um titulo de 1.500,00, lanada uma despesa de 500,00 em Cancelamentos e Descontos Fbrica e no Banco fica lanado o valor efetivamente pago. Lembrando que as baixas, principalmente as a Receber, normalmente, so lanadas via CNAB. 4. Para tanto, clique no boto com as devidas baixas. 5. Processe o arquivo e verifique em e selecione o arquivo obtido no site do banco erros e inconsistncias ocorridas.
No processo de exportao, para enviar boletos registrados a serem cobrados pelo Banco, selecione quais ttulos devem ser considerados, clicando no checkbox da primeira coluna.
Os ttulos baixados podem voltar ativa, isto , estornados, clicando-se em Pagamento idntico ao de Recebimento.
. O processo de
5.17 Impostos
E chegou o momento triste do exerccio. A hora de recolher e pagar os impostos. Poderamos dizer que a diferena entre as palavras recolher e pagar que recolher significa transferir o dinheiro para o Governo de um imposto que foi retido pela empresa, mas que na verdade pertence a um terceiro. J pagar quando se trata de despesa prpria. Tratemos inicialmente de recolhimentos. Eles ocorrem em Notas de Servios e Notas de Vendas com Substituio Tributria. A reteno uma forma que o Governo encontrou para aprimorar o processo de fiscalizao, seja concentrando-o nas grandes empresas (o ICMS-ST recolhido pelo fabricante, normalmente poucos e grandes se comparados com a imensa rede de distribuio formada por pequenos estabelecimentos comerciais), seja jogando a responsabilidade em quem paga, atravs do desconto na fonte. O prprio Imposto de Renda dos assalariados segue esse mecanismo reduzindo em muito a possibilidade de sonegao na Declarao Anual. No exerccio temos a Nota Fiscal de Servio recebida do Instrutor Pessoa Jurdica Luis Leandrin, a nota de Venda do Curso, a nota de Compra dos livros que vem com IPI e ICMS-ST, a venda do livro na Loja Virtual, dos Chaveiros para o Magazine Luiza e a compra dos componentes para o Chaveiro. Tudo isso gera uma srie de recolhimentos e pagamentos de vrios impostos, alguns com direito a crditos. O ERPFlex faz todo esse processo
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gerando as Guias (DARFs, GAREs, DAMPSP, GPS, etc) j com os seus valores corretos, evitando o grande trabalho exigido quando no se tem a ajuda de um sistema adequado. Ao emitir a sua nota de servio, o Instrutor Luis Leandrin incluiu valores de IR, PIS, COFINS, CSLL e o INSS a serem retidos no pagamento e que devem ser recolhidos ao Governo. Tal reteno no ocorreria se ele estivesse no Regime de Tributao do SIMPLES ou se o total faturado por ele no ms fosse inferior a $ 5.000,00. Lembramos que se esses recolhimentos no forem feitos constituem crime de apropriao indbita. Essas Retenes no ato da emisso da Nota creditam a conta de CMV (deixamos de pagar, no mesmo?). Mas quando se emite a Guia para recolher essas Retenes debita-se essas mesmas contas, zerando o crdito.
5. Agora clique em Lanamentos/Fiscal/Gerao de Guias. Selecione a Operao Reteno de Impostos. Clique no Radio-Button IRRF. includa uma linha com o imposto a ser recolhido. Clique na aba Pagamentos e coloque a condio a Prazo com a data de vencimento. Essa data depende de vrios fatores e no preenchida automaticamente. Ser apresentada uma mensagem Guia de Reteno de Impostos gerada com Sucesso. Nesse momento o ERPFlex gerou uma Nota a pagar, como se fosse uma despesa. Ela compensa o valor negativo que consta na Nota recebida do Luis Leandrin e que havia gerado o lanamento contbil da despesa pelo valor lquido a pagar. 6. V em Lanamentos/Financeiro/Contas a Pagar/Ttulos a Pagar e na nota do IRRF, no valor de 24,00, clique em . Aparecer a Guia a ser recolhida.
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D 3.01.01.03.01.00.00 C 2.01.01.01.00
CMV
IR
24,00 24,00
Fornecedores Governo
7. Pague a DARF pelo Banco Itau clicando em 8. Repita o processo para o PCC PIS, COFINS e CSLL e para o INSS.
D 3.01.01.03.01.00.00 CMV COFINS D 3.01.01.03.01.00.00 CMV CSLL D 3.01.01.03.01.00.00 CMV PIS C 2.01.01.01.00
Fornecedores Governo
Note que para o INSS uma Guia diferente. a GPS Guia da Previdncia Social
135
176,00
Veja, que da mesma forma que foram retidos impostos na Nota de Compra de Servio, tambm o foram na Nota de Venda de Servios do Curso contra o SPAventura, e l tambm, o valor recebido foi o lquido. E so essas retenes que serviro de crdito nos impostos a serem pagos, vistos a seguir. Portanto, o prximo passo o pagamento dos Impostos, agora sim, de responsabilidade da nossa empresa. No Lucro Presumido tero que ser pagos os seguintes: 9. PIS: 0,65% sobre o faturamento de Servios e Produtos, deduzidas as retenes nas vendas. 10. COFINS: 3% sobre o faturamento de Servios e Produtos, deduzidas as retenes nas vendas. Caso o Regime de Tributao seja do Lucro Real, as alquotas so maiores (1,65% e 7,6%, respectivamente), mas em compensao no cumulativo, ou seja, permitido o crdito de todos os valores embutidos nas notas de compra. 11. IR: 15% sobre o Lucro Presumido at o valor de $ 20.000,00 por ms. Acima desse valor, 25%. O Lucro Presumido pode ser de 1,6%, 8%, 16% ou 32% sobre o faturamento dos Servios e Produtos estabelecidos nos CNAEs da empresa, percentual esse informado no cadastro da empresa. 12. CSLL: 9% sobre o Lucro Presumido que pode ser 12% ou 32% sobre o faturamento dos Servios e Produtos estabelecidos nos CNAEs da empresa, percentual esse informado no cadastro da empresa. Tanto o IR como a CSLL dos lucros extraordinrios, como por exemplo, rendimentos financeiros so pagos sobre o lucro real. 13. V em Lanamentos/Fiscal/Impresso de Retenes e Impostos. Em Tipo selecione agora Apurao de Impostos e clique em imprimir. Ser impresso o relatrio com os impostos a pagar de cada Nota e um quadro com o Total e as Dedues provenientes de Retenes.
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14. Agora clique em Lanamentos/Fiscal/Gerar Guias. Selecione a Operao Apurao de Impostos. Veja que abriram os rdio-buttons dos impostos a pagar: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, IPI, ICMS, ICMSST, ISS. Se a empresa estivesse no Regime de Tributao do SIMPLES, abriria somente o DAS Documento de Arrecadao do Simples. 15. Clique no PIS e so apresentadas todas as notas faturadas, o imposto devido, as retenes e o liquido a pagar. Clique na aba Pagamentos e coloque a condio a Prazo e um vencimento futuro. Clique em e vir a mensagem Guia de Pagamento de Imposto gerada com Sucesso. Ela pode ser vista em Lanamentos/Financeiro/Pagamentos/a Prazo, selecionandose a linha correspondente e clicando-se no cone
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65,98
Dedues COFINS
304,50 304,50
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D 3.01.01.07.01.16.00 C
CSLL
982,94 982,94
D 3.01.01.07.01.16.00 C
IR
1.638,24 1.638,24
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D 3.01.01.01.03.06.00 C
No caso do IPI no gerada a Guia, pois o imposto pago no site da Receita Federal do Brasil. Embora tenha havido uma compra com IPI, dos livros, no h credito porque eles foram comprados para comercializao (CFOP 1403). Somente produtos comprados para industrializao do esse direito. 20. J no caso do ICMS tanto os produtos comprados para comercializao como os comprados para industrializao do direito a crdito. Mas no so todos os valores apresentados nas notas de entrada que permitem o crdito. A seleo feita pelo CFOP. Na tabela do CFOP h trs campos que indicam se ele permite o crdito do IPI, do ICMS e do ICMS-ST. O CFOP 1556 - Compra de material para uso ou consumo, por exemplo, que o caso da Luva, no permite o crdito. Tampouco aqueles de produtos que foram comprados com Substituio Tributria, que o caso dos livros, pois o credito j est embutido no prprio ICMS-ST.
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D C
1.327,68 1.327,68
No caso do ICMS no gerada a Guia, pois o imposto pago no site da Secretaria da Fazenda do Estado. 21. Para o ICMS-ST o processo anlogo.
D 3.01.01.01.03.02.00 C
Dedues ICMS-ST
1.080,00 1.080,00
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1.045,00 1.045,00
Tambm aqui inexiste a Guia. O pagamento feito pela DES Declarao Eletrnica de Servios. Se a empresa estiver no Regime de Tributao do SIMPLES emitida uma nica Guia, denominada DAS (Documento de Arrecadao do Simples), que engloba todos os impostos vistos acima
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CAPTULO 6 - CONSULTAS
6.1 Diversidade de Consultas
O ERPFlex disponibiliza um conjunto de Consultas que podem ser visualizadas de vrias formas: nas prprias opes de Consultas, sob a forma normal ou atravs de grficos; convertendo as tabelas para o Excel e l utilizar as Tabelas Dinmicas; utilizando o FLEXCEL; imprimindo (inclusive com visualizao em tela) os dados em PDF atravs do Gerador de Relatrios; utilizando o Word nos programas onde est prevista a integrao; nas opes disponveis em Suporte Deciso; na recepo de Workflows; atravs de comandos Select no Banco de Dados, usando todos os recursos deste poderoso comando SQL; Isso tudo, alm das prprias telas de Cadastramentos e Lanamentos, que j fornecem um bom leque de informaes.
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Contas a Receber: apresenta o saldo a receber na Data At. Detalha por Cliente e no terceiro nvel discrimina todos os ttulos, a prazo, cheque-pr e Carto. As Baixas e Incluses devem ser analisadas no Banco e no Faturamento ou na Consulta apropriada. Estoques: apresenta os saldos em valor na Data At, detalha por Produto e no terceiro nvel discrimina o saldo inicial em quantidade e valor, compras, requisies, produes, vendas (normais e via Loja Virtual) realizadas no perodo e saldo final no perodo. Lembre-se que as OPs, so consideradas itens de estoque, ou mais precisamente Estoque em Processo, tendo como origem de seu custo as Requisies e Despesas a elas apropriadas e como entrada ao Estoque, a sua Produo. Investimentos: apresenta os saldos na Data At do valor Investido, detalhada por Investimento e no terceiro nvel mostra as Aplicaes e Resgates realizadas no perodo. A seguir apresenta o total do Ativo, no havendo detalhes nesta linha. Contas a Pagar: similar ao Contas a Receber. Emprstimos: similar aos Investimentos. Total dos Passivos: similar ao total do Ativo. Total do Patrimnio: a diferena entre o ativo e o passivo. O que mais importa nesta linha a diferena entre o Saldo Atual e o Saldo Anterior, que exatamente igual ao Lucro, apresentado na ltima linha, dentro do perptuo princpio, mas quase nunca respeitado, o que a empresa tem como Patrimnio deve ser igual ao que tinha no inicio do perodo mais ou menos o resultado do exerccio, ou seja, equivale ao princpio contbil de que o Ativo tem que ser igual ao Passivo. Caso isso no ocorra, apresentada uma linha adicional com a Diferena e o usurio dever entrar em contato com o suporte da TI Educacional para apurar as causas do erro. Pode ser uma tentativa de fraude ou ainda um erro de programao. Dentro desse critrio, no ERPFlex, o valor aplicado pelos scios, que so na contabilidade lanados na conta Capital, devem aqui ser lanados em Emprstimo, partindo do principio que essa uma dvida da Empresa para com eles. No caso de uma implantao onde j existe um Capital investido, pode-se lanar esse valor como saldo inicial do Emprstimo, conforme foi feito no exerccio. O Valor do Patrimnio que aparece nesta consulta equivale, da mesma forma que nos Balanos oficiais, soma das contas Capital e Lucros/Prejuzos Acumulados (Suspensos). A seguir apresentado o Resultado do Perodo. Aqui no h Saldo anterior.
Faturamento-CMV: apresenta o total do Faturamento e o Custo da Mercadoria Vendida. Como no h, no Resultado, valores de Saldo Anterior, nesta coluna fica o Faturamento e na coluna de Saldo Atual o CMV (Custo da Mercadoria Vendida). O detalhe discrimina por Natureza e assim fica mais fcil verificar o Resultado Bruto de cada uma. No terceiro nvel so relacionadas as movimentaes no perodo. O Faturamento pode ser originrio de: a. uma venda de Produto e neste caso o CMV o custo mdio na data de emisso; b. uma venda de um Servio sem Ordem de Servio e, nesse caso, no h CMV, pois todo o custo est espalhado de forma genrica em Despesas;
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c. uma venda de um Servio com OS e, nesse caso, o CMV representado pelas Despesas e Requisies a ela apropriadas no perodo, ou seja, considerando o intervalo de datas e a data de emisso do documento. Por isso em um ms, pode-se ter faturamento de OS sem CMV (por exemplo, no fechamento de um Contrato) ou CMV sem faturamento (por exemplo, no ms em que aquele servio efetivamente realizado). Foi visto, em Oramentos, uma tela que mostra o Faturamento e o CMV de uma OS, independente das datas dos lanamentos. Despesas: apresenta o total das Despesas. O detalhe discrimina por Natureza. As Despesas, Requisies, bem como as Devolues, Ganhos e Perdas de inventrio so aqui consideradas, desde que no tenham sido apropriadas a nenhuma OP ou OS, na Natureza digitada. No terceiro nvel, as movimentaes detalhadas. Total do Lucro: o Faturamento menos o CMV e as Despesas. No h detalhamento. igual diferena do Patrimnio entre a data inicial e final solicitada na abertura do programa.
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6.3 Consolidao
Para os casos de grupo de empresas em que existe uma controladora (holding), possvel obter-se o Balano e a DRE de todas as empresas em uma nica tela. Essa consolidao somente possvel neste programa e, por isso, ao se criar a empresa consolidadora, disponibiliza-se apenas essa opo, impedindo inclusive que se faa qualquer tipo de lanamento. A definio das empresas a serem consolidadas e qual a empresa consolidadora feita pelo suporte da TI Educacional. A consolidao no faz nenhum procedimento contbil especial, como por exemplo, compensar operaes intercompanhias. Ela apenas apresenta todos os registros de todas as empresas. Consolidao no deve ser confundida com Compartilhamento. No Compartilhamento, duas ou mais empresas, normalmente do mesmo Grupo, podem, por exemplo, utilizar a mesma tabela de Clientes e Fornecedores.
6.4 Flexcel
No FLEXCEL, o usurio define uma srie de Colunas com dados que podem vir das tabelas do ERPFlex ou serem simplesmente digitados, como se estivssemos em uma planilha Excel. Veja no Help detalhes do seu funcionamento. Esta funcionalidade gera uma planilha ou um form (os dados de cada linha em formato de formulrio, permitindo sua impresso e melhor manuseio) semelhana de uma planilha Excel, mas permitindo que se busque os dados nas tabelas do ERPFlex. O FLEXCEL no incorpora o Excel, logo no se tem acesso s macros ou funcionalidades especificas do programa da Microsoft. O uso dessa funcionalidade para Controles especficos muito abrangente, pois permite ao usurio criar quantas planilhas forem necessrias, com uma ilimitada quantidade de informaes. Para us-lo, h uma tela de Configurao em que se define o contedo de cada coluna: Campos Texto: colunas de preenchimento livre; Campos Numricos: o separador de centavos a virgula. Todos os campos numricos so totalizados no quadro sumrio localizado na parte inferior da tela; Datas: apresentado um calendrio para seleo da data; Acesso s Tabelas e Campos Relacionados: aqui que o FLEXCEL oferece vantagens importantes. Ao se definir a tabela, tem-se acesso a todos os campos relacionados na mesma. Considerando que o ERPFlex um sistema altamente integrado com um forte relacionamento de Tabelas, possvel montar verdadeiros subsistemas utilizando-se apenas o FLEXCEL.
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Exemplo: Selecione a venda de um item (Tabela SD2). Nela, tm-se os dados digitados, como quantidade, preo, valor do item. A tabela Itens de Venda (SD2), por sua vez, est relacionada com o Cabealho da Nota (SF2), onde se tem a data de emisso, o nmero do Documento, o Histrico e o Cliente, com acesso a todos os campos do Cliente como CNPJ, endereo, CEP e perfil. O item vendido tambm est relacionado ao Produto/Servio, Categoria e Subcategoria, Natureza, Ordem de Servio, ao Oramento, ao CFOP, ao NCM e ao Vendedor, com todos os seus campos. Todos esses campos podem ser chamados na planilha. Lembrando que o contedo do campo relacionado sempre baseado no contedo do campo "pai". Note que no possvel trazer informaes de tabelas "filhas", porque neste caso o FLEXCEL no sabe de qual filho deve trazer a informao. Esse o caso, no exemplo citado, dos ttulos a receber. No possvel saber qual o vencimento de uma determinada venda, pois como ela pode ter vrias parcelas, teramos que ter vrias linhas para trazer os vencimentos de cada parcela. Frmulas: baseada em uma tela onde se seleciona os campos e as operaes a serem realizadas. Com isso, a probabilidade de erro diminui. No FLEXCEL, cada coluna criada ganha um nome interno no formato cponnn, onde nnn um numero de 000 a 999. O usurio no consegue alterar esse nome, mas ele que deve ser utilizado na gerao das frmulas Combos: nesse tipo de campo, o usurio define o ttulo e as opes, que so apresentadas no combo-box. Exemplo: Sexo masculino; feminino. Memos: nesse tipo, pode-se escrever um texto longo e excepcionalmente ele poder ocupar vrias linhas.
Configurada a planilha, ela salva e a partir da, passa a ser relacionada na opo Lanamentos/Flexcel. Para aliment-la, basta selecionar a planilha clicar em Ok. Por ora, no h a possibilidade da planilha ser atualizada a partir dos cadastros ou movimentos que nela esto inseridos.
Impresso
A planilha pode ser impressa ou na forma tradicional de planilha ou do form selecionado. Nesse ultimo caso, no formato Legenda/contedo, um por linha no formato vertical. Mas, tambm, possvel gerar um formulrio totalmente customizado a partir do recurso que j existe no ERPFlex, que permite criar formulrios com a ajuda do WORD, mencionando o nome dos campos (cponnn) na posio em que os dados devem ser impressos.
Exportao
Para aqueles que necessitam das funcionalidades do Excel, possvel exportar a planilha para l, lembrando que os acessos s bases do ERPFlex, bem como as frmulas, deixam de existir. O resultado das frmulas levado pelo seu valor atual, como campos numricos.
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2. Clique em
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d. Vendedor, tipo Consulta. Aqui vamos buscar um dado do ERPFlex, o que aparece o campo Nome do Registro na Tabela selecionada.
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g. Valor da Comisso, tipo Frmula. Essa informao no consta de nenhuma tabela, por vamos criar uma Frmula.
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h. Faremos agora uma Ligao por ID para obter o nome da empresa. Para isto, partiremos do campo de consulta ao Cadastro de Vendedores, utilizando o campo chamado SA3_IDEA1 como referncia. EA1 a tabela que contm o nome das empresas usurias do ERPFlex. Crie uma coluna idEmpresa, tipo Referncia. Como a coluna apenas uma ponte e no significa nada para ns, indique como Invisvel.
i. E agora crie a coluna com o nome da empresa, tipo Ligao por ID.
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5. Clique em OK e saia do gerenciador. 6. Acesse Lanamentos/Personalizados/FLEXCEL e selecione a Planilha que acabou de ser montada. 7. Inclua um Prospect, clicando em e veja o resultado.
A planilha pode ser impressa, filtrada, classificada, exportada para Excel e ser transformada em Form e da ser impressa via Word. 8. Para exportar para o Excel, clique em 9. Abra a planilha com o Excel. .
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10. Confirme a abertura da planilha e, conforme j foi dito, todas as clulas sero exibidas com o seu respectivo contedo em formato texto.
A planilha agora pode ser salva no prprio Excel 11. Para gerar um texto em Word, os seguintes passos devem ser executados: a. Elabore o documento utilizando o nome interno de cada campo: Prezada $cpo005 Solicito que me informe qual a posio do Prospect $cpo002 b. Salve o documento com a terminao .rtf. 12. A seguir, clique em 13. Clique em na linha a ser impressa. .
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6.7 Atendimento
Em Consultas/Atendimento mostra em abas todas as tabelas relacionadas com a de Clientes. Leva esse nome de Atendimento, pois nela que se deve entrar quando o Cliente ligar para discutir a sua situao.
preciso dar um duplo clique sobre o cliente para carregar as abas superiores. Uma aba interessante que pode ser vista aqui a Visualizao dos itens vendidos ao cliente.
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vendedor, mais ele vender? Quanto maior o consumo de energia eltrica, maior ser o PIB do pas? Quanto maior o investimento em educao, maior ser o crescimento econmico? Ou ainda, uma questo polmica e atual: Quanto maior for a pena, tanto menor ser a criminalidade? Tudo isso correlao. Um caso bem tpico para ilustrar a correlao o comportamento dos gastos com marketing e a trajetria das vendas de determinado produto, como a cerveja. As empresas gastam em marketing para aumentar as vendas. Certamente, o consumo cresce e mantm uma tendncia de crescimento nos meses subseqentes. Porm, em determinado ponto, apesar do elevado gasto com marketing continuar, os percentuais de crescimento no so mantidos na mesma proporo. H casos ainda mais complexos, representados por uma parbola. Por exemplo: vamos comparar o preo em relao ao faturamento. No podemos esquecer, entretanto, que o preo tambm influi na quantidade vendida. Logo, o aumento de preos inicialmente pode gerar maior faturamento, porm somente at determinado patamar. A partir da, as quantidades vendidas podem comear a diminuir tanto, em funo do aumento de preo, que a curva de faturamento tambm inverte a tendncia e comea a baixar. Neste caso, preciso observar em que ponto o faturamento atingiu o pico, o ponto timo. Um exemplo, sobre assunto muito falado hoje em dia: a questo dos impostos. Se baixssemos a carga tributria, a arrecadao aumentaria, pois mais pessoas contribuiriam. Todavia, as alquotas no poderiam baixar muito, sob pena de a arrecadao diminuir. O ndice de correlao varia de -1 a +1. -1 quando h um movimento inverso: preo e quantidade vendida; preo sobe, quantidade cai. O +1 representa uma correlao total entre dois fatores: um sobe, o outro sobe na mesma proporo. Se subir mais, teremos uma linha exponencial. Prximo de zero significa que no existe qualquer correlao entre as duas variveis. Por exemplo: salrio do contador e as vendas. Nada a ver. Um pode subir e o outro descer; ou no. Voltando ao exemplo da Fbrica de Educao. Com a funo correl verifica-se, primeiro, qual a correlao entre um elemento e o total. Por exemplo, Vendedor x Produto, ou seja, o mix de vendas de cada vendedor em relao ao mix de todos os vendedores. A maioria apresenta uma correlao prxima de +1. Mas, no necessariamente todos. Um ou outro vendedor pode ter feito um mix de vendas diferente, apresentando uma correlao menor. Eles so as excees, os fatos relevantes. Agora, utilizando outro recurso do Excel, as tabelas dinmicas, verificam-se como agiram estes vendedores diferenciados: quais produtos venderam mais e quais venderam menos do que o conjunto de vendedores. O prximo passo analisar as causas, entrevistando cada um deles para descobrir porque isto aconteceu. A partir da, sim, iremos tirar valiosas concluses. Continuando a anlise para descobrir porque houve queda de faturamento na Fbrica de Educao, preciso correlacionar todos os fatores, no apenas Vendedor x Produto, e analisar as discrepncias: vendedor x condio de pagamento, vendedor x ms, vendedor x tipos de clientes e at vendedor x salrio. Depois, deve-se correlacionar tambm produto x ms, produto x regio, produto x condio de pagamento, produto x tipo de cliente, regio x condio de pagamento, regio x ms, enfim, correlacionar todas as combinaes possveis e concentrar a ateno naquelas onde as correlaes indiquem uma fuga do padro, uma exceo, um fato relevante. Isso um exemplo tpico de minerao de dados. O sistema foi l, coletou todas as informaes, fez as correlaes e destacou apenas os fatos relevantes. Por exemplo, um dos vendedores vendeu com condies de pagamento totalmente diferentes dos demais; em uma das regies determinado produto no vendeu nada; em maro, determinado tipo de cliente comprou muito. Enfim, o data mining ajudou a Fbrica de Educao a identificar excees, padres, regras. A partir da traa-se um plano de ao para recuperar o faturamento.
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No ERPFlex, a consulta Data Mining permite fazer as combinaes abaixo relacionadas. 1. Entre em Suporte Deciso/Data Mining/Faturamento e selecione o intervalo de tempo a ser analisado e o cruzamento de fatores desejados.
2. No exemplo abaixo, buscamos uma situao com um movimento maior, que mostra a venda ms a ms total na linha superior e a venda da Natureza Livros na linha inferior.
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Veja que a correlao de Livros baixa (0,47) e o Fato Relevante o fraco desempenho ocorrido no ms 05-maio, quando a empresa como um todo teve o maior desempenho do ano e as vendas de Livros foi zero. Esse um fato relevante a ser analisado.
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Nesta tela, informa-se a Meta do Indicador e se o objetivo super-la (exemplo: faturamento) ou no atingi-la (exemplo: Despesas). A frmula montada com um duplo clique nas variveis disponveis e utilizando-se os operadores aritmticos convencionais. Com o boto , pode-se testar a Frmula. As variveis disponveis so basicamente os dados do Balano e da DRE, sendo que o Faturamento, o CMV e as Despesas podem ser discriminados por Natureza
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6.10 Mobile
O Painel de Gesto e o Balano e DRE podem ser visualizados em celulares e tablets, acessando o endereo: m.erpflex.com.br
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Uma exceo o Faturamento, que apresenta os itens faturados no perodo com 42 colunas de informao.
A partir da planilha gerada, bem interessante trabalhar com as Tabelas Dinmicas do Excel: 1. Clique em inserir Tabela Dinmica/Grfico Dinmico. 2. Marque toda ela como Intervalo. 3. Arraste as Dimenses (Cliente, Vendedor, Categoria, Subcategoria, Natureza, etc) para a janela de Legenda e de Eixos e campos numricos (Valor, Custo, Quantidade, etc) para a janela Valores.
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A Tabela Dinmica do Excel oferece quase todos os recursos dos softwares de BI disponveis no mercado.
6.12 Workflow
O ERPFlex envia por e_mail as seguintes mensagens aos usurios: mensagem de Parabns a voc, por ocasio do aniversrio de um cliente. Entre em Cadastros/Ferramentas Sistema/Parametros/Workflow/Aniversariantes
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aviso de no pagamento ou no recebimento de um ttulo. Nos Parmetros, informa-se a carncia e a quantidade de dias vencidos. A mensagem enviada diariamente (desde que algum entre no sistema, pois nesse momento que disparada a rotina). claro que depois disso, uma atitude j deve ter sido tomada.
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quando atingida uma meta de Natureza. Aqui so consideradas as metas cadastradas na Tabela de Natureza e no aquelas do Painel de Gesto. No caso de Naturezas que so Receitas e Despesas, a meta deve ser o Lucro.
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quando feita uma Venda ou uma Compra com Preo Unitrio acima ou abaixo do Std, respeitando o percentual informado no Parmetro.
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Saldos e Movimentao de Produtos (Modelo 3 - Kardex) (Consultas/Estoque/Saldos e Movimentaes de Produtos): apresenta a movimentao dos itens de estoque. Esta consulta est em Cadastros/Produtos/ / .
Movimentaes Financeiras (Consultas/Financeiro) : apresenta as movimentaes de pagamentos e recebimentos em duas sequncias: por Banco e por Data
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Enfim, esse comando substitui em diversos casos programas que seriam bastante complexos se desenvolvidos, permitindo assim uma customizao e aderncia no que tange a Consultas de Dados bastante rpida, eficiente e fcil do ERPFlex s necessidades da empresa.
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O principal objetivo da Contabilidade controlar e fornecer informaes sobre a situao econmicofinanceira da empresa. Foi inventada pelo frade Luca Pacioli, em 1494, que criou o mtodo da partida dobrada, que basicamente significa: para cada entrada existe uma sada. O princpio deste mtodo estabelece que uma empresa, desde o momento que ela criada, tem Bens e Obrigaes. Estes Bens e Obrigaes chamam-se na linguagem contbil ATIVO e PASSIVO. Desta forma temos sempre duas colunas de valores: Do lado esquerdo, o Ativo e do lado direito, o Passivo. O mtodo da partida dobrada faz com que o Ativo seja sempre igual ao Passivo, pois como j falamos, a cada entrada (DEBITO) corresponde uma sada (CREDITO). Isto do lado do Ativo. No Passivo o inverso. O relatrio que apresenta estes valores o Balano e por causa desta igualdade que ele leva este nome.
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A Contabilidade no considera suposies ou fatos incertos. Apenas fatos reais e sacramentados e que afetem os Bens ou Obrigaes da empresa, ou seja, seu Patrimnio.
Assim uma Nota Fiscal um fato contbil, mas um Pedido no. Um incndio sim, mas a morte de alguns colaboradores, no! Um pagamento, recebimento ou a assinatura de uma nota promissria, sim. Mas a assinatura de um contrato ou a contratao de um funcionrio, no. Uma requisio ao almoxarifado , assim como a produo de um item e mesmo uma perda se houver, mas o envio de um ttulo para o banco cobrar, no. Houve tempos em que se criava no Plano as Contas de Compensao, que tinham o objetivo de controlar estes fatos no-contbeis. Hoje utiliza-se apenas o recurso da Proviso para dar contabilidade o mximo de transparncia em relao realidade dos fatos. Estes fatos so contabilizados atravs de Lanamentos contbeis. Um lanamento ou aumenta ou diminui o Ativo ou o Passivo ou transfere o valor de uma conta para outra no Ativo ou no Passivo, isto , debita e credita contas. Fazem parte do Ativo todos os bens que podem ser convertidos em dinheiro, como os depsitos bancrios, investimentos, ttulos a receber, estoques, imobilizados como mquinas, equipamentos, prdios, veculos, instalaes e mesmo bens intangveis como marcas e patentes. Fazem parte do Passivo todas as obrigaes que a empresa tem com terceiros e tambm com os proprietrios da empresa, que nela investiram. Desta forma o Passivo dividido em Exigvel (obrigaes com terceiros, como boletos, a folha,impostos, encargos, financiamentos, etc) e Patrimnio Lquido (obrigaes com os proprietrios, como o Capital inicial, lucros acumulados e reservas). O Patrimnio Lquido, que a diferena entre o Ativo e o Exigvel, ou seja, tudo o que a empresa tem menos o que ela deve a terceiros, na verdade o valor contbil da empresa, ou seja, o quanto ela vale caso seja colocada a venda ou encerre suas atividades e v a leilo. composto pelo Capital Inicial, colocado pelos proprietrios,que inicialmente teve como contra-partida a conta Caixa (Ativo), Caixa esta que depois foi usada para adquirir imobilizados, estoques, financiar vendas, etc. Mas alem do Capital far tambm parte do Patrimnio Liquido da empresa, o Lucro Acumulado, pois nada mais justo do que devolver aos proprietrios o Retorno pelo Capital Investido (ROI). E exatamente para gerar este Lucro que a empresa gera Receitas. E no h , infelizmente, Receitas sem Despesas. As Despesas ficam do lado do Ativo, pois tambm constituem um Bem da Empresa, j que de alguma forma ela gera um Direito de usufruto para a empresa: ao pagar um salrio, o Direito de usufruir do trabalho do funcionrio. ao pagar um aluguel, o Direito de usufruir do imvel. ao pagar uma propaganda, o direito de ter seu espao em uma mdia. Na verdade, as Despesas tem como finalidade gerar a Receita. E por isso a Receita fica do lado do Passivo. Assim como a Despesa um Bem, a Receita uma Obrigao. Uma Obrigao para com os proprietrios, que arriscaram seu Capital no Empreendimento. Mas que precisam se conformar que desta Receita sejam subtradas as Despesas, de modo que a eles cabe apenas o Resultado, ou seja, o Lucro. E se ao invs de Lucro, tivermos Prejuzo, que arquem eles com a perda. O Patrimnio Liquido passa a ser o Capital menos este dficit. Para calcular o Lucro/Prejuzo feito, ao final de cada Exerccio, o encerramento das contas de Despesas e Receitas contra a conta de Resultados. Seus saldos so zerados, debitando-se as Receitas e creditando-se as
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Despesas em contra-partida com a conta Resultado do Exerccio. O DRE Demonstrativo do Resultado do Exerccio, demonstra este encerramento, listando as Receitas, as Despesas e mostrando o Resultado. O Plano de Contas a relao que identifica cada Ativo e cada Passivo da Empresa. No deve ser muito detalhado pois fica trabalhosa a classificao dos lanamentos, nem muito sinttico, pois impede que se faa uma anlise apurada dos resultados. Apesar da lei das Sociedades Annimas estabelecer regras bsicas, dificilmente se encontra um padro, na industria ou no comercio, de Plano de Contas. No segmento bancrio e de seguros, onde h maior controle das instituies, os planos seguem uma linha bem rigorosa quanto ao modelo a ser seguido. De qualquer forma um Plano de Contas segue a seguinte estrutura, como inclusive aparece na opo do Balano do ERPFlex: Contas Patrimoniais 1. Ativo 1.1 Circulante 1.1.1 Disponvel 1.1.1.1 Caixa 1.1.1.2 Bancos 1.1.1.3 Aplicaes de Curto Prazo 1.2 Realizvel 1.2.1 Contas a Receber 1.2.2 Estoques 1.3 Permanente 1.3.1 Imobilizado 1.3.1.1 Imoveis 1.3.1.2 Equipamentos 1.3.1.3 (-) Depreciao 1.3.2 Investimentos de Longo Prazo 1.4 Ativo Diferido 1.4.1 Despesas 1.4.1.1 Seguros 2. Passivo 2.1 Passivo Circulante 2.1.1 Contas a Pagar 2.1.2 Salrios a Pagar 2.1.3 Impostos a Pagar 2.1.4 Dividendos a Pagar 2.2 Patrimnio Liquido 2.2.1 Capital a Integralizar (Emprstimo) 2.2.2 Capital Integralizado 2.2.3 Reserva de Capital 2.2.4 Lucro (Prejuzo) do Exerccio 2.2.5 Lucros Suspensos
3. Contas de Resultado 3.1 Receitas 3.2 Dedues de Receitas 3.2.1 Cancelamentos e Descontos
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3.2.2 Impostos 3.3 CMV 3.3.1 CMV Revenda 3.3.2 CMV Produtos de Fabricao Prpria 3.3.3 CMV Servios 3.4 Despesas Operacionais 3.4.01 Salrios 3.4.02 Horas Extras 3.4.03 13. Salario 3.4.04 FGTS 3.4.05 INSS 3.4.06 Alugueis 3.4.07 Anncios/Marketing 3.4.08 Materiais de Limpeza 3.4.09 Materiais de Escritrio 3.4.10 Outras Despesas No Plano temos contas sintticas e analticas. Uma conta sinttica a soma de vrias outras, gerando uma hierarquia com nveis e evidentemente no podem receber lanamentos. Quem recebe so as analticas. Definido o Plano o prximo passo a classificao dos Lanamentos. Tarefa difcil, pois cada lanamento representa um fato contbil e um erro em sua classificao pode afetar seriamente a veracidade do Resultado da empresa ou sua situao patrimonial. H normalmente nas empresas um manual que estabelece os critrios de classificao para cada situao: - quando lanar uma aquisio de um bem em despesa e no no imobilizado? Ou vice versa, lanar uma despesa (exemplo, o desenvolvimento de um software) em Investimento a Longo Prazo - como amortizar uma despesa de longo alcance e em quantos meses? - como depreciar um imobilizado e em quantos anos? Como fazer uma reavaliao. - como provisionar uma despesa futura, como por exemplo, o 13 salrio ou a despesa com Devedores Duvidosos? - como lanar um desconto recebido? Como uma receita ou abat-lo da despesa? - lanar um Gasto em Deduo de Vendas, CMV ou Despesas Opeeracionais? - at que ponto lanar um faturamento ou uma despesa antecipada no Resultado ao invs de deix-la no Diferido e realiz-la somente quando o fato realmente ocorrer? E que por vezes nunca ocorre. - lanamentos frios, ou seja, referentes a fatos que nada tem a ver com a empresa, como despesas com combustveis dos diretores em viagens de fim de semana e outras bem maiores. Lanar em Despesas no dedutveis? - e despesas sem um documento legal. Emite-se uma Nota de Entrada? E se no for permitido? - Ou ao contrrio, receitas e vendas efetivamente realizadas, mas sem um documento oficial. Lanar como receita ou como emprstimo de scio (Capital a Integralizar) ou aporte de capital. E como justificar na pessoa fsica.
A legislao do Imposto de Renda fiscaliza de um lado para impedir que se reduza artificialmente o lucro da empresa para diminuir ou as vezes apenas postergar o seu pagamento. A Comisso de Valores Imobilirios e as empresas de auditoria, por sua vez, no desejam a apresentao de lucros fictcios que provoquem uma alta no valor da ao ou mesmo um excessivo pagamento de bnus e dividendos
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aos seus diretores e acionistas em funo de lanamentos que gerem receitas ou escondem despesas. A lei Sarbane-Oxlei, nos EUA, veio para impedir que novos casos de fraudes ocorram, mesmo em empresas que eram fortemente auditadas por companhias internacionais. Aes em alta, em empresas com resultados brilhantes, mas que quebraram alguns meses depois. Aqui no Brasil, o CRC Conselho Regional dos Contabilistas o rgo responsvel em fiscalizar esta profisso Os lanamentos podem ser simples ou compostos. Nos simples feito um dbito para cada crdito, evidentemente no mesmo valor. O lanamento composto faz um dbito para vrios crditos, ou vrios dbitos para cada crdito ou ainda vrios dbitos para vrios crditos, cada lanamento com o seu prprio valor, mas a soma dos dbitos sempre batendo com a soma dos crditos. Os simples so mais fceis de reconciliar, mas no composto se consegue manter na contabilidade os mesmos valores registrados nos documentos de base. Assim, por exemplo, se uma conta de energia eltrica deve ser distribuda entre vrios centros de custos, o crdito na conta da fornecedora deste servio ser nico, com seu valor de face. Este exemplo nos leva a entender que para refletir melhor os gastos e mesmo as receitas da empresa usa-se o rateio de valores. O rateio visa distribuir um determinado valor, utilizando um critrio prestabelecido, em diversas contas, em vrias OSs ou OPs, tudo em nome de uma anlise que permita saber-se exatamente para onde esto indo os gastos da empresa. O importante ter-se rotinas que facilitem esta tarefa, bastante trabalhosa se feitas manualmente. Feitos os lanamentos, h de se apresent-los de forma clara e fcil para uma anlise dos nmeros. Os relatrios oficiais da Contabilidade so os seguintes: Dirio: um livro obrigatrio e que tem como principal finalidade impedir que se esconda uma fraude com lanamentos feitos fora de poca, ou seja, somente no momento da chegada da fiscalizao. Nele os lanamentos aparecem em ordem cronolgica de dia, ms e ano. Uma vez cumprida esta obrigao no h como retroagir no tempo. O que est feito, est feito! Razo: reflexo do dirio, coloca os lanamentos em seqncia de conta e, a exemplo de um extrato de conta corrente. Parte de um saldo inicial, por conta e fecha com o saldo final, saldo este apresentado no Balancete. Balancete: lista as contas sintticas e analticas com seu saldo anterior, movimento a dbito, a crdito e o saldo final. DRE Demonstrativo do Resultado do Exerccio: antes de se chegarao Balano, que j trs o Resultado consolidado da empresa em uma conta de Lucro/Prejuzo faz-se o encerramento das contas de Despesas e Receitas. Processo simples, mas que por vezes necessita de fortes ajustes antes de chegar ao resultado final. E exatamente no DRE que se tem os valores destas contas que foram encerradas, primeiramente as receitas e o CMV, depois as despesas e finalmente o lucro ou prejuzo. Balano: o relatrio mais importante, pois retrata a situao financeira da empresa, detalhando todas as contas do Ativo e do Passivo. Exigido pelos Bancos para realizar qualquer financiamento por ele que se tem o valor atual do patrimnio da empresa.
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Demonstrativo das Origens e Aplicaes: este relatrio tem por objetivo mostrar de onde veio o dinheiro (do lucro, de uma reduo do contas a receber, de um aumento do contas a pagar, da venda de um imobilizado, etc.) e para onde ele foi (aumento do contas a receber, reduo do contas a pagar, aquisio de um imobilizado, cobertura de um prejuzo, aumento do estoque, etc). Demonstrativo de Mutao Patrimonial: mostra como variou o patrimnio lquido da empresa e as contas que afetaram esta mudana. Para as Sociedades Annimas de Capital Aberto h obrigatoriedade, ao final de cada exerccio, de publicao, em jornais, do Balano, da Demonstrao do Resultado, do Demonstrativo das Origens e Aplicaes e do Demonstrativo de Mutao Patrimonial. Outros relatrios podem ainda ser gerados na contabilidade como Comparativo entre valores orados e reais, Mapas por Centro de Custo, relatrios com uma viso gerencial diferente, relatrios com indicadores de performance, em outras moedas e muitos outros. Conforme j foi explicado, o ERPFlex no gera lanamentos contbeis. Considerando que o Governo est acelerando a obrigatoriedade das empresas, mesmo as pequenas, com regime de tributao no Simples ou no Lucro Presumido, a aderirem ao SPED Contbil, foi desenvolvida uma rotina que com base nas movimentaes gera os arquivos solicitados. A partir deles, possvel imprimir um Balancete, o Dirio, o Razo, o Balano e a DRE. O Governo, por sua vez, criou um Plano de Contas referencial, talvez numa tentativa louvvel de padronizar os Balanos das empresas comerciais, industriais e de servios. Curiosamente, no entanto, praticamente obrigou as empresas a manter o seu Plano original, ao invs de impor o seu. E fez um Plano que no apresenta um detalhamento que certamente, pelo menos segundo a maioria dos contadores, sero exigidos em casos de fiscalizao. Por isso, a manuteno do Plano Original. Caso queira ver o Plano de Contas Referencial completo, com as contas sintticas, acesse Cadastros/SPED/Cadastro de Contas. No ERPFlex, foi adotada uma soluo intermediria. Trabalha-se somente com o Plano de Contas Referencial, ou seja, no h um Plano de Contas prprio. mantido o mesmo processo de gerar os lanamentos a partir das movimentaes, usado no Balano e DRE. E utiliza-se o campo CENTRO de CUSTOS, disponvel no registro I250 do SPED Contbil, como elemento de detalhamento dos lanamentos, nele colocando as naturezas, nomes de produtos, clientes, fornecedores, servios e at mesmo ordens de servios. Desta forma atende-se ao Gestor, mantendo uma contabilidade simplificada atravs de Naturezas, Categorias, Subcategorias e Servios na opo do Balano e DRE e o Fisco atravs do SPED. claro que, ao usar o SPED do ERPFlex, os lanamentos devem ser mais acurados, a exemplo do que se viu no caso da Folha de Pagamento, no inicio do capitulo 5, quando se trata do custeio das Ordens de Produo.
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Neste exemplo, estamos informando que o Produto de Estoque Chaveiro quando comprado, ou produzido ser debitado e, quando requisitado ou vendido, ser creditado na conta 1.01.03.01.04 Produtos Acabados Nesta tela so solicitadas as contas para os seguintes movimentos: Naturezas Despesas: usada para as Requisies sem OP/OS; Compras de Servios: usado para os dbitos das compras de servios sem OP/OS; Faturamento de Servios: usado para o Faturamento de servios. Normalmente, a conta 3.01.01.01.01.04.00 Receita de Servios, que j analtica. O Servio em si gravado no campo Centro de Custos; Estoque de Produtos: usado para definir a conta de estoque; Faturamento de Produtos: usado para definir a conta de Receita e CMV (elas so correspondentes, ou seja, para cada conta de Receita existe uma conta de CMV). Basicamente, pode ser Fabricao ou Revenda; Investimentos: representa a conta devedora do Imobilizado; Emprstimos: representa a conta credora do Exigvel; Bancos: usado em pagamentos, recebimentos e transferncias, lembrando que a conta Bancos no Plano Referencial j analtica. Portanto, a discriminao do Banco feita atravs do Centro de Custo.
8.3 Contabilizao
A partir deste relacionamento, possvel fazer toda a contabilizao dos lanamentos. Outro detalhe que o Histrico do lanamento completado com todos os campos que facilitem o entendimento da operao, tais como: nmero do documento, o prprio histrico do movimento, nome do cliente ou fornecedor, a natureza, etc. Basicamente, os lanamentos so os seguintes:
Compra de Produtos CC: Produto x nome do Fornecedor Estoque X Fornecedor
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Compra de Servios sem OP/OS CC: Nome do Servio x nome do Fornecedor Compra de Servios com OP CC: Nmero da OP x nome do Fornecedor Compra de Servios com OS / Recolhimento de Impostos CC: Nmero da OS x nome do Fornecedor CC: Imposto x Governo Requisio/Devoluo de Produtos sem OP/OS CC: Natureza x Produto Requisio/Devoluo de Produtos com OP CC: Nmero da OP x Produto Requisio/Devoluo de Produtos com OS CC: numero da OS x Produto Requisio Ganho/Perda de Inventrio CC: Natureza x Produto Produo CC: Produto x nmero da OP Faturamento de Produto CC: Nome do Cliente x Natureza CC: Produto x Produto Faturamento de Servios CC: Nome do Cliente x Nome do Servio Faturamento de OS CC: Nome do Cliente x Nmero da OS Investimento CC: Nome do Investimento x nome do Fornecedor Emprstimo CC: Nome do Cliente x Nome do Emprstimo Recebimento CC: Nome do Banco x Nome do Cliente Pagamento CC: Nome do Fornecedor x Nome do Banco Transferncia Bancria CC: Nome do Banco Destino x Nome do Banco Origem
Despesa X Fornecedor Estoque em Elaborao X Fornecedor CMV X Fornecedor pelo liquido Impostos a recolher X Impostos a Recolher Despesa X Estoque Estoque em Elaborao X Estoque CMV X Estoque Despesa X Estoque Estoque X Estoque em Elaborao Cliente X Receita CMV X Estoque Cliente X Receita Cliente X Receita Investimento X Fornecedor Cliente X Emprstimo Banco X Cliente Fornecedor X Banco Banco X Banco
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1.01.03
ESTOQUES
Contas que registram o valor do saldo das contas de estoques de mercadorias para revenda, na data de 1.01.03.01.01 Mercadorias para Revenda apurao dos resultados. Observar, quanto aos estoques, as orientaes contidas na Instruo Normativa SRF no 51, de 1978, e no PN CST no 6, de 1979. Contas que registram o valor do saldo das contas de estoques de matrias primas e materiais diretos, na data 1.01.03.01.02 Insumos (materiais diretos) de apurao dos resultados. Observar, quanto aos estoques, as orientaes contidas na Instruo Normativa SRF no 51, de 1978, e no PN CST no 6, de 1979. Contas que registram o valor do saldo das contas de estoques de produtos em elaborao, na data de 1.01.03.01.03 Produtos em Elaborao apurao dos resultados. Observar, quanto aos estoques, as orientaes contidas na Instruo Normativa SRF no 51, de 1978, e no PN CST no 6, de 1979.
Contas que registram o valor do saldo das contas 1.01.03.01.04 Produtos Acabados de estoques de produtos acabados, na data de apurao dos resultados. Observar, quanto aos estoques, as orientaes contidas na Instruo Normativa SRF no 51, de
182
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES 1978, e no PN CST no 6, de 1979. Contas que registram o valor do saldo das contas de servios em andamento, na data de apurao dos
1.01.03.01.05
Servios em andamento
resultados. Observar, quanto aos estoques, as orientaes contidas na Instruo Normativa SRF no 51, de 1978, e no PN CST no 6, de 1979.
1.01.03.04.00
Outras
Contas que registram as contas a receber com vencimento at o final do ano-calendrio subseqente. Contas correspondentes aos impostos e
1.01.05.05.00
contribuies a recuperar no final do ano-calendrio. Contas correspondentes ao Imposto de REnda a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes ao IPI a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes ao PIS e Cofins a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes CSLL a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes ao ICMS a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes a tributos municipais a recuperar no final do perodo de apurao. Contas correspondentes a outros impostos a recuperar no final do perodo de apurao.
1.01.05.05.01
1.01.05.05.02
IPI a Recuperar
1.01.05.05.03
1.01.05.05.04
CSLL a Recuperar
1.01.05.05.05
1.01.05.05.06
1.01.05.05.90 1.07.04
Contas que registram os terrenos de propriedade da pessoa jurdica utilizados nas operaes, ou seja, onde se localizam a fbrica, os depsitos, os escritrios, as filiais, as lojas, etc., inclusive os decorrentes de operaes que 1.07.04.01.00 Terrenos transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens Ateno: o valor do terreno onde est em construo uma nova unidade que ainda no esteja em operao tambm deve ser informado nesta conta. Contas 1.07.04.02.00 Edifcios e Construes que registram os edifcios,
melhoramentos e obras integradas aos terrenos, e os servios e instalaes provisrias, necessrios construo e ao andamento das obras, tais como: limpeza do terreno, servios topogrficos, sondagens de reconhecimento,
183
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES terraplenagem, e outras similares, inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens Ateno: As construes em andamento devem ser informadas na conta Construes em Andamento. Contas que registram as construes em andamento de edifcios, melhoramentos e obras integradas aos terrenos, e os servios e instalaes provisrias, necessrios construo e ao andamento das obras, tais
1.07.04.02.01
Construes em Andamento
como:
limpeza
do
terreno,
servios
topogrficos,
sondagens de reconhecimento, terraplenagem, e outras similares, inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens Contas 1.07.04.03.00 que registram os equipamentos,
mquinas e instalaes industriais utilizados no processo de Equipamentos, Mquinas e Instalaes Industriais produo da pessoa jurdica, inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens Contas que registram os veculos de propriedade da pessoa jurdica. inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle 1.07.04.04.00 Veculos desses bens Ateno: Os veculos de uso direto na produo, como empilhadeiras e similares, devem ser informados na conta Equipamentos, Mquinas e Instalaes Industriais.
Contas que registram os mveis, utenslios e 1.07.04.05.00 Mveis, Utenslios e Instalaes Comerciais instalaes comerciais., inclusive os decorrentes de operaes que transfiram companhia os benefcios, riscos e controle desses bens (-) Depreciaes, Amortizaes e Quotas de Exausto PASSIVO CIRCULANTE OBRIGAES DE CURTO PRAZO Fornecedores Contas que registram o valor a pagar Contas imobilizado. que registram as depreciaes,
1.07.04.12.00
184
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES insumos e mercadorias.(Podem ser informados, tambm, os adiantamentos de clientes efetuados at 31.12.2008) Contas que registram as obrigaes da pessoa jurdica relativas a impostos, taxas e contribuies. Ateno: no incluir, nesta conta, o valor do FGTS, do PIS, da COFINS e das Contribuies Previdencirias a recolher e o valor correspondente proviso para a contribuio social sobre o lucro lquido e para o imposto de renda.
2.01.01.03.00
2.01.01.03.01 2.01.01.03.02
IPI a Recolher
Contas correspondentes ao IPI a Recolher no final do perodo de apurao. Contas correspondentes ao ICMS a Recolher no final do perodo de apurao. Contas correspondentes a tributos municipais a Recolher no final do perodo de apurao. Contas que registram o valor do FGTS a recolher Contas que registram o valor do PIS e da COFINS a recolher Contas que registram o valor das Contribuies Previdencirias a recolher Contas correspondentes a tributos a recolher no classificveis em contas especficas. Contas que registram o valor correspondente aos
2.01.01.03.03
2.01.01.04.00 2.01.01.05.00
2.01.01.06.00
2.01.01.06.90
2.01.01.07.00
Salrios a Pagar
salrios, ordenados, horas extras, adicionais e prmios a serem pagos no exerccio subseqente.
Emprstimos Administradores
de
Scios/Acionistas
No
Contas relativas a emprstimos concedidos pessoa jurdica por scios e acionistas no administradores.
PATRIMNIO LQUIDO CAPITAL REALIZADO Capital Subscrito de Domiciliados e Residentes no Pas (-) Capital a Integralizar de Domiciliados e Residentes no Pas OUTRAS CONTAS Lucros Acumulados e/ou Saldo Disposio da Contas correspondentes aos lucros acumulados Contas correspondentes ao capital subscrito de domiciliados no Pas. Contas integralizado. correspondentes ao capital social
2.07.01.02.00
2.07.07 2.07.07.01.00
185
COD_CTA_REF
DESCRIO Assemblia
2.07.07.02.00 3
RESULTADO LQUIDO DO PERODO Contas que registram a receita auferida no mercado interno correspondente venda de produtos de fabricao prpria e as receitas auferidas na industrializao por encomenda ou por conta e ordem de terceiros. (No se RESULTADO LQUIDO DO PERODO ANTES DO incluem o valor correspondente ao Imposto sobre Produtos IRPJ E DA CSLL - ATIVIDADE GERAL Industrializados (IPI) cobrado destacadamente do comprador ou contratante, uma vez que o vendedor mero depositrio e este imposto no integra o preo de venda da mercadoria, e, tambm, o valor correspondente ao ICMS cobrado na condio de substituto.) Contas que registram receita auferida no
3.01
3.01.01
RESULTADO OPERACIONAL
mercado alheia.
interno,
correspondente
revenda
de
3.01.01.01 3.01.01.01.01
Contas que registram a receita auferida no mercado interno correspondente venda de produtos de fabricao prpria e as receitas auferidas na industrializao por encomenda ou por conta e ordem de terceiros. (No se 3.01.01.01.01.02.00 Receita da Venda no Mercado Interno de incluem o valor correspondente ao Imposto sobre Produtos Produtos de Fabricao Prpria Industrializados (IPI) cobrado destacadamente do comprador ou contratante, uma vez que o vendedor mero depositrio e este imposto no integra o preo de venda da mercadoria, e, tambm, o valor correspondente ao ICMS cobrado na condio de substituto.) Contas que registram receita auferida no 3.01.01.01.01.03.00 Receita da Revenda de Mercadorias no Mercado mercado Interno alheia. 3.01.01.01.01.04.00 3.01.01.01.03 Receita da Prestao de Servios Mercado Interno DEDUES DA RECEITA BRUTA Contas que registram a receita decorrente dos servios prestados. interno, correspondente revenda de mercadorias e o resultado auferido nas operaes de conta
186
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES Contas que registram o total do Imposto Sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e Sobre Prestao de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (ICMS) calculado sobre as receitas das vendas e de servios constantes das contas integrantes do grupo RECEITA BRUTA. Informar o resultado da aplicao das alquotas sobre as respectivas receitas, e no o montante recolhido, durante o perodo de apurao, pela pessoa jurdica.O valor referente ao ICMS pago como substituto no deve ser includo nesta conta. vigente poca da ocorrncia dos fatos geradores, incidente sobre as receitas das contas integrantes do grupo RECEITA BRUTA. O valor informado deve ser apurado de forma centralizada pelo
3.01.01.01.03.02.00
(-) ICMS
3.01.01.01.03.03.00
(-) Cofins
estabelecimento matriz, quando a pessoa jurdica possuir mais de um estabelecimento (Lei no 9.779, de 1999, art. 15, III). No incluir a Cofins incidente sobre as demais receitas operacionais, que dever ser informada em conta distinta. Contas que registram as contribuies para o PIS/Pasep apurado sobre a receita de vendas em consonncia com a legislao vigente poca da ocorrncia dos fatos geradores, incidente sobre as receitas das contas integrantes do grupo RECEITA BRUTA. O valor informado
3.01.01.01.03.04.00
(-) PIS/Pasep
deve
ser
apurado
de
forma
centralizada
pelo
estabelecimento matriz, quando a pessoa jurdica possuir mais de um estabelecimento (Lei no 9.779, de 1999, art. 15, III). No incluir o PIS/Pasep incidente sobre as demais receitas operacionais, que dever ser informada em conta distinta. Contas que registram o Imposto sobre Servio de 3.01.01.01.03.05.00 (-) ISS qualquer Natureza (ISS) relativo s receitas de servios,conforme legislao especfica. Contas que registrem os demais impostos e 3.01.01.01.03.06.00 (-) Demais Impostos e Contribuies Incidentes sobre Vendas e Servios contribuies incidentes sobre as receitas das vendas de que tratam as contas integrantes do grupo RECEITA BRUTA, que guardem proporcionalidade com o preo e sejam considerados redutores das receitas de vendas. 3.01.01.03 3.01.01.03.01 3.01.01.03.01.00.00 CUSTO DOS BENS E SERVIOS VENDIDOS CUSTO DOS PRODUTOS DE FABRICAO
187
DESCRIO
ORIENTAES
CUSTO DAS MERCADORIAS REVENDIDAS Custo das Mercadorias Revendidas CUSTO DOS SERVIOS VENDIDOS Custo dos Servios Vendidos DESPESAS OPERACIONAIS DESPESAS OPERACIONAIS DAS ATIVIDADES EM GERAL Contas que registram a despesa incorrida relativa remunerao mensal e fixa atribuda ao titular de firma individual, aos scios, diretores e administradores de sociedades, ou aos representantes legais de sociedades Remunerao a Dirigentes e a Conselho de estrangeiras, as despesas incorridas com os salrios indiretos concedidos pela empresa a Administrao administradores, diretores, gerentes e seus assessores (PN Cosit n 11, de 1992), e o valor referente s remuneraes atribudas aos membros do conselho fiscal/administrao/consultivo. Contas que registram as despesas com
3.01.01.07.01.01.00
ordenados, salrios, gratificaes e outras despesas com empregados, tais como: comisses, moradia, seguro de vida e outras de carter remuneratrio. Ateno: Ordenados, Salrios Gratificaes e Outras 1) As despesas correspondentes a salrios, ordenados, gratificaes e outras remuneraes referentes rea de sade, tais como assistncia mdica, odontolgica e farmacutica, devem ser indicadas na conta especfica. 2) No deve ser informado nesta conta o valor referente s participaes dos empregados no lucro da pessoa jurdica. Esse valor deve ser informado na conta Participaes de Empregados. 3.01.01.07.01.02.03 Planos Empregados Fundo de Aposentadoria Programada Individual de Empregados de Poupana e Investimentos de Contas que registram o valor total dos gastos efetuados com Planos de Poupana e Investimentos (PAIT). Contas que registram o valor total dos gastos efetuados com Fundos de Aposentadoria Programada Individual (FAPI). Contas que registram o valor total dos gastos efetuados com Planos de Previdncia Privada.
3.01.01.07.01.02.01
Remuneraes a Empregados
3.01.01.07.01.02.05
3.01.01.07.01.02.07
188
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES Contas que registram os gastos com empregados no enquadrados nas contas precedentes Ateno: 1) As despesas correspondentes a salrios, ordenados, gratificaes e outras remuneraes referentes rea de sade, tais como assistncia mdica, odontolgica e farmacutica, devem ser indicadas na conta Assistncia Mdica, Odontolgica e Farmacutica a Empregados; 2) no deve ser informado nesta conta o valor referente s participaes dos empregados no lucro da pessoa jurdica. Esse valor deve ser informado na conta Participaes de Empregados. Contas que registram, salvo se houver conta mais especfica, as despesas correspondentes aos servios prestados por pessoa fsica que no tenha vnculo
3.01.01.07.01.02.09
3.01.01.07.01.03.00
Prestao de Servios por Pessoa Fsica sem empregatcio com a pessoa jurdica, tais como: comisses, Vnculo Empregatcio corretagens, gratificaes, honorrios, direitos autorais e outras remuneraes, inclusive as relativas a empreitadas de obras exclusivamente de trabalho e as decorrentes de fretes e carretos em geral. Contas que registram, salvo se houver conta mais
3.01.01.07.01.04.00
especfica, o valor das despesas correspondentes aos servios prestados por outra pessoa jurdica pessoa jurdica declarante.
3.01.01.07.01.04.01
Contas que registram os servios prestados por cooperativa de trabalho Contas que registram o valor total dos gastos efetuados no perodo com a contratao de servios executados mediante cesso de mo-de-obra ou
3.01.01.07.01.04.02
Locao de Mo-de-obra
empreitada, inclusive em regime temporrio, sujeitos reteno de contribuio previdenciria, nos termos do art. 219 do Regulamento da Previdncia Social - RPS, aprovado pelo Decreto n 3.048, de 1999 Contas que registram as contribuies para a
3.01.01.07.01.05.00
Previdncia Social, no computadas nos custos (inclusive dos dirigentes PN CST no 35, de 31 de agosto de 1981). Contas que registram as contribuies para a o
3.01.01.07.01.06.00
FGTS, no computadas nos custos (inclusive dos dirigentes PN CST no 35, de 31 de agosto de 1981).
3.01.01.07.01.07.00
Contas que registram os demais encargos sociais, no computados nos custos ou nas contas Encargos Sociais
189
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES - Previdncia Social ou Encargos Sociais - FGTS Contas que registram as doaes e patrocnios
3.01.01.07.01.08.00
efetuados no perodo de apurao em favor de projetos culturais previamente aprovados pelo Ministrio da Cultura ou pela Agncia Nacional do Cinema (Ancine), observada a legislao de concesso dos projetos. Contas que registram as doaes a instituies de ensino e pesquisa cuja criao tenha sido autorizada por lei federal e que preencham os requisitos dos incisos I e II do art. 213 da Constituio Federal, de 1988, que so:
3.01.01.07.01.09.00
a) comprovao de finalidade no-lucrativa e aplicao dos excedentes financeiros em educao; b) assegurar a destinao do seu patrimnio a outra escola comunitria, filantrpica ou confessional, ou ao Poder Pblico, no caso de encerramento de suas atividades. Contas que registram as doaes efetuadas a: a) entidades civis, legalmente constitudas no Brasil, sem fins lucrativos, que prestem servios gratuitos em benefcio de empregados da pessoa jurdica doadora, e
3.01.01.07.01.10.00
respectivos dependentes, ou em benefcio da comunidade na qual atuem; e b) Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico (OSCIP), qualificadas segundo as normas estabelecidas na Lei no 9.790, de 23 de maro de 1999. Contas que registram as doaes feitas, entre
3.01.01.07.01.11.00
outras, aos Fundos controlados pelos Conselhos Municipais, Estaduais e Nacional dos Direitos da Criana e do Adolescente. Contas que registram as despesas com
alimentao do pessoal no ligado produo, realizadas 3.01.01.07.01.12.00 Alimentao do Trabalhador durante o perodo de apurao, ainda que a pessoa jurdica no tenha Programa de Alimentao do Trabalhador aprovado pelo Ministrio do Trabalho. 3.01.01.07.01.13.00 PIS/Pasep Contas que registram as Contribuies para o PIS/Pasep incidente sobre as demais receitas operacionais. Contas que registram a parcela da Cofins incidente sobre as demais receitas operacionais. Contas que registram a Contribuio Provisria sobre Movimentao ou Transmisso de Valores e de
3.01.01.07.01.14.00
Cofins
3.01.01.07.01.15.00
CPMF
190
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES Crditos de Natureza Financeira. Contas que registram os demais Impostos, Taxas e Contribuies, exceto: a) incorporadas ao custo de bens do ativo permanente; b) materiais correspondentes materiais aos de impostos embalagem no e
recuperveis, incorporados ao custo das matrias-primas, secundrios, mercadorias destinadas revenda; 3.01.01.07.01.16.00 Demais Impostos, Taxas e Contribuies, exceto IR e CSLL c) correspondentes aos impostos recuperveis; d) correspondentes aos impostos e contribuies redutores da receita bruta; e) correspondentes s Contribuies para o PIS/Pasep e Cofins incidentes sobre as demais receitas operacionais, e CPMF, indicados em contas especficas; f) correspondentes contribuio social sobre o lucro lquido e ao imposto de renda devidos, que so informados em contas especficas. Contas que registram as despesas, no
computadas nos custos, pagas ou creditadas a ttulo de 3.01.01.07.01.17.00 Arrendamento Mercantil contraprestao de arrendamento mercantil, decorrentes de contrato celebrado com observncia da Lei no 6.099, de 12 de setembro de 1974, com as alteraes da Lei no 7.132, de 26 de outubro de 1983, e da Portaria MF no 140, de 1984 3.01.01.07.01.18.00 Aluguis Contas que registram as despesas com aluguis no decorrentes de arrendamento mercantil. Contas que registram as despesas relativas aos bens que no estejam ligados diretamente produo, as 3.01.01.07.01.19.00 Despesas com Veculos e de Conservao de Bens realizadas com reparos que no impliquem aumento e Instalaes superior a um ano da vida til do bem, prevista no ato de sua aquisio, e as relativas a combustveis e lubrificantes para veculos. Contas que registram as despesas relativas a Propaganda, 3.01.01.07.01.20.01 Futebol Profissional) Publicidade e Patrocnio propaganda publicidade e patrocnio com associaes e possuam registro na Federao de Futebol do respectivo Estado, a ttulo de propaganda, publicidade e patrocnio. 3.01.01.07.01.20.02 Propaganda, Publicidade e Patrocnio Contas que registram de propaganda, (Associaes Desportivas que Mantenham Equipe de desportivas que mantenham equipe de futebol profissional
191
COD_CTA_REF 3.01.01.07.01.21.00
DESCRIO Multas
ORIENTAES Contas que registram as despesas com multas. Contas que registram apenas os encargos a esses ttulos, com bens no aplicados diretamente na produo.
3.01.01.07.01.22.00
Inclui a amortizao dos ajustes de variao cambial contabilizada no ativo diferido, relativa atividade geral da pessoa jurdica.
3.01.01.07.01.23.00
Contas que registram as perdas no recebimento de crditos decorrentes das atividades da pessoa jurdica. Contas que registram as despesas com a constituio de provises para: a) pagamento de remunerao correspondente a frias e adicional de frias de empregados, inclusive
3.01.01.07.01.24.00
Provises para Frias e 13o Salrio de Empregados encargos sociais (Decreto no 3.000, de 1999, art. 337, e PN CST no 7, de 1980); b) o 13o salrio, no caso de apurao trimestral do imposto, inclusive encargos sociais (Decreto no 3.000, de 1999, art. 338).
3.01.01.07.01.25.00
Contas que registram as despesas com a constituio de proviso para perda de estoque Contas que registram as despesas com provises no relacionadas em contas especficas Contas administradores. Contas que registram as despesas que registram as gratificaes a
3.01.01.07.01.26.00
Demais Provises
3.01.01.07.01.27.00
Gratificaes a Administradores
correspondentes s importncias pagas a beneficirio 3.01.01.07.01.28.00 Royalties e Assistncia Tcnica PAS pessoa fsica ou jurdica, residente ou domiciliado no Brasil, a ttulo de royalties e assistncia tcnica, cientfica ou assemelhada, que no estejam relacionados com a produo de bens e/ou servios. Contas que registram as despesas
correspondentes s importncias pagas a beneficirio 3.01.01.07.01.29.00 Royalties e Assistncia Tcnica EXTERIOR pessoa fsica ou jurdica, residente ou domiciliado no exterior, a ttulo de royalties e assistncia tcnica, cientfica ou assemelhada, que no estejam relacionados com a produo de bens e/ou servios. Indicar o valor das despesas com assistncia 3.01.01.07.01.30.00 Assistncia Mdica, Odontolgica e Farmacutica a Empregados mdica, odontolgica e farmacutica. Ateno: o valor referente contratao de servios de profissionais liberais sem vnculo empregatcio ou de sociedades civis deve ser informado nas contas
192
COD_CTA_REF
DESCRIO
ORIENTAES Prestao de Servios por Pessoa Fsica sem Vnculo Empregatcio ou Prestao de Servio Pessoa Jurdica, conforme o caso. Contas que registram as despesas efetuadas a
3.01.01.07.01.31.00
esse ttulo, inclusive a contrapartida das amortizaes daquelas registradas no ativo diferido Contas que registram as despesas com aquisio
3.01.01.07.01.32.00
de bens do ativo imobilizado cujo prazo de vida til no ultrapasse um ano, ou, caso exceda esse prazo, tenha valor unitrio igual ou inferior ao fixado no art. 301 do Decreto no 3.000, de 1999.
3.01.01.07.01.33.01
Contas que registram as despesas operacionais com viagens, dirias e ajuda de custo Contas que registram as demais despesas operacionais, cujos ttulos no se adaptem nomenclatura especfica desta ficha, tais como: a) contribuio sindical;
3.01.01.07.01.33.90
3.01.01.09.01.05.00
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3. Como praticamente todas as requisies de materiais que no tem como destino uma OS ou uma OP, devem ser debitadas em Despesas Operacionais, lanamos a requisio da Luva na Natureza Operacionais. 4. O Plano Referencial, por sua vez, no tem dentro das Despesas Operacionais uma conta para os Materiais de Consumo. Por isso, coloque nessa Natureza a conta 3.01.01.07.01.33.90 Outras Despesas Operacionais. 5. J a Natureza Fbrica, que dificilmente ocorre, pois o certo que toda matria-prima ou mesmo material de consumo com essa Natureza tenha OS ou OP, pode ser debitada na conta 3.01.01.03.01.00.00 Custo dos Produtos de Fabricao Prpria Vendidos, que j uma conta analtica. Dessa forma mesmo quem no usa OS ter valores na conta de Custos. no Centro de Custo que feito o detalhamento. 6. Preencha as demais Naturezas, e para simplificar, coloque a conta 3.01.01.07.01.33.90. 7. As contas das Naturezas de Receitas por ora no so necessrias, pois o credito da Venda feita com base nos Servios. 8. Na linha Compra de Servios, possvel fazer uma classificao mais coerente, pois os Servios j so definidos de forma mais detalhada. Assim, seguem alguns exemplos: a. Servio Anncios: 3.01.01.07.01.20.02 Propaganda, Publicidade e Patrocnio b. Servio COFINS: 3.01.01.07.01.14.00 Cofins c. Servio CSLL: 3.02.01.01.01.01.00 (-) Contribuio Social sobre o Lucro Lquido d. Servio Desconto: 3.01.01.01.03.01.00 (-) Vendas Canceladas, Devolues e Descontos Incondicionais. Veja que aqui foi definida uma conta redutora das Vendas. E que para o Cofins tambm tem a opo de conta redutora. A o Contador que decide. e. Servio Frete: no existe uma conta especifica para esse tipo de despesa. A que mais se aproxima a 3.01.01.07.01.03.00 Prestao de Servios por Pessoa Fsica sem Vnculo Empregatcio. f. Servio Horas improdutivas vai para 3.01.01.07.01.02.01 Ordenados, Salrios, Gratificaes e Outras Remuneraes a Empregados, sendo que o produto Salrios foi para conta 3.01.01.03.01.00.00 Custo dos Produtos de Fabricao Prpria Vendidos, conforme visto acima, ou seja, sempre tem OP ou OS. g. ICMS e ICMS-ST vo para 3.01.01.01.03.02.00 () ICMS, conta redutora. h. ISS para 3.01.01.01.03.05.00 () ISS. i. PIS para 3.01.01.01.03.04.00 () PIS/Pasep. j. J o IPI, que no tem conta especifica vai para 3.01.01.01.03.06.00 (-) Demais Impostos e Contribuies Incidentes sobre Vendas e Servios. k. IRRF para 3.02.01.01.01.02.00 (-) Proviso para Imposto de Renda - Pessoa Jurdica. l. Na linha Faturamento de Servios, praticamente todos eles so creditados na conta 3.01.01.01.01.04.00 Receita da Prestao de Servios Mercado Interno. m. J os impostos, cujos crditos sero as retenes, devem ser lanados nas mesmas contas em que foram debitadas as despesas desses Servios.
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9. Em Faturamento de Servios preencha com a conta 3.01.01.01.01.04.00 Receita da Prestao de Servios Mercado Interno 10. Na linha de Estoque de Produtos, deve-se usar intensamente o cone , pois so muitos produtos para poucas contas. Aqui se define em qual conta deve ser debitado o produto quando de sua compra. Considerando o novo campo TIPO FISCAL dessa tabela, esse trabalho poderia ser praticamente automtico, pois as contas dependem exatamente dessa informao. So elas: 1.01.03.01.01 1.01.03.01.02 1.01.03.01.03 1.01.03.01.04 1.01.03.01.05 Mercadorias para Revenda Insumos (materiais diretos) Produtos em Elaborao Produtos Acabados Servios em andamento
Como no campo TIPO FISCAL definido se o produto Produto Acabado, Matria-prima, Material de Consumo, Material para Revenda ou Servios, fica fcil definir a que conta contbil ele pertence. Lembrando que as OPs fazem parte da conta Produtos em Elaborao e que no ERPPFlex no usada a conta Servios em Andamento, podendo-se aqui deix-los sem definio. Isso porque o Servio ou debitado diretamente em despesa ou em CMV, quando apropriado a uma OS, ou a Produtos em Elaborao, quando apropriado a uma OP. 11. Linha Faturamento de Produtos: da mesma forma que Faturamento de Servios, aqui se define em qual conta de Receita devem ser creditadas as vendas de Produtos. Mais uma vez o TIPO FISCAL ajudar nessa escolha. Praticamente s h duas opes: 3.01.01.01.01.02.00 3.01.01.01.01.03.00 Receita da Venda no Mercado Interno de Produtos de Fabricao Prpria Receita da Revenda de Mercadorias no Mercado Interno
Para onde vo as vendas de Matria-prima? No h uma conta no Plano Referencial. Lembrando mais uma vez que a partir dessas definies, o ERPFlex define as contas de CMV: a. 3.01.01.01.01.02.00: CMV 3.01.01.03.01.00.00 b. 3.01.01.01.01.03.00: CMV 3.01.01.03.03.00.00 c. 3.01.01.01.01.04.00: CMV 3.01.01.03.05.00.00 12. Linha Investimentos: Aqui se classifica os Investimentos nas Contas do Imobilizado. Lembre-se que recomendamos que Investimentos Financeiros devem ser lanados preferencialmente na Tabela de Bancos.
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No caso do Investimento Equipamentos, selecione a conta 1.07.04.03.00 Equipamentos, Mquinas e Instalaes Industriais. 13. Linha Emprstimos: de forma similar, aqui temos as contas do Patrimnio ou do Exigvel. Caso seja um aporte de Capital, que o caso do exerccio, coloque a conta 2.07.01.01.00 Capital Subscrito de Domiciliados e Residentes no Pas. Caso contrrio, poderia ser uma das contas do Exigvel a Longo Prazo. 14. E finalmente a linha Bancos, que deixa de ter sentido, pois a conta Bancos no Plano Referencial Analtica. Cabe ao Centro de Custo discriminar Banco a Banco. Mas notem que a conta Caixa separada, portanto necessrio fazer as devidas definies. 1.01.01.01.00 1.01.01.02.00 Caixa Bancos
Est concluda a definio das Contas para a transformao dos movimentos digitados em SPED Contbil.
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Faa um lanamento qualquer, lembrando que o Dbito deve ser igual ao Crdito para habilitar o boto Gravar e que o campo Centro de Custos baseado na seleo feita no quadro de opes apresentado na parte superior da tela de lanamento. Esses lanamentos so includos no SPED Contbil, sem qualquer alterao.
2.
Aqui so feitas uma srie de perguntas que faro parte do arquivo Txt a ser enviado. Clicando em OK gerado o Txt Gerado o arquivo do SPED Contbil, o mesmo submetido a um programa de validao da Receita e uma vez aprovado e l arquivado e servir de base para os pagamentos de tributos e fiscalizao das empresas
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O leiaute do arquivo do SPED Contbil disponibilizado em http://www.fecomerciomg.org.br/downloads/juridico_pdf_388.pdf Depende da forma que a empresa contabiliza seus resultados, do regime de tributao e da prpria estrutura da empresa se um ou outro registro deve ou no deve ser gravado. No caso da empresa do exerccio, ou seja, Lucro Presumido e apenas uma Matriz foram gravados os seguintes registros (os campos de cada registro so separados pelo carter |). Registro 0000: contem os dados da empresa obtidos no respectivo Cadastro e na tela de entrada do programa que gera o arquivo. Registro 0001: Abertura do Bloco 0 Registro 0007: Contem a Inscrio Estadual Registro 0990: Quantidade de registros desse bloco Registro I001: Abertura do Bloco I Registro I010: Tipo do livro. Coloca-se G Livro Dirio, completo, sem escriturao auxiliar. Registro I030: Termo de Abertura do Livro. Natureza do livro, quantidade de linhas, nome da empresa, inscrio estadual, CNPJ, data
198
Registro I050: contem o Plano de Contas. Como se utiliza o prprio Plano Referencial ele que gravado aqui, completo Registro I051: Registro I052: Como no Balano aparecem todas as Contas com os respectivos Centros de Custos, indica-se nesses registros qual conta pertence cada um. Se um Centro de Custos aparece em duas contas, ele aparece duas vezes nessa sequencia de registros. Esse registro na verdade , serve para aglutinar vrios centros de custos, mas aqui no exemplo mantivemos todos os centros de custos discriminados no Balano. Registro I075: a Tabela de Histricos Padronizados. Como o histrico gerado j bem completo pois concatena uma srie de campos que constam do movimento contabilizado, no se usa uma tabela de cdigos padronizados. Mas como ele obrigatrio, gera-se um registro vazio. Registro I100: Contem a tabela de Centros de Custos. Como o ERPFlex evita ao mximo o uso de cdigos, usa-se o prprio nome do Centro de Custos como sendo seu Cdigo e sua Descrio. Registro I150: Contem a data inicio e fim do perodo gerado. Registro I155: Esse registro importante. Contem para cada Conta/Centro de Custo o saldo inicial, se devedor ou credor, o movimento a debito, o movimento a credito e o saldo atual. Como veremos, os relatrios gerados pelo SPED no contemplam um Balancete na sua forma tradicional. a partir desse registro que se gera, como veremos, uma planilha Excel com os dados desse registro, ou seja, um Balancete. Registro I200: Esse registro encabea o conjunto de registros I250 que foram cada um dos lanamentos. O numero do lanamento gerado pelo ERPFlex a partir do cdigo da tabela do movimento que originou o lanamento e do ID do movimento que o encabea. O resultado que nunca se tem dois lanamentos com o mesmo numero. esse numero que amarra os vrios dbitos e crditos de um lanamento. Neste registro ainda consta a data do lanamento e o seu valor. Registro I250: E cada um desses registros , finalmente, uma perna do lanamento. Contem o cdigo da conta, baseado na tabela De/Para digitada, o nome do Centro de Custo, o valor da
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Partida, indicador de dbito ou crdito, o nmero do lanamento, o numero 0001 referente ao cdigo do histrico padro e o histrico. Registro I990: Encerra o Bloco I, com a quantidade de registros. Registro J001: Abre o Bloco J. Esse Bloco necessrio para a impresso do Balano. Registro J005: Informa a data inicial e final do perodo. Registro J100/J150: Balano Patrimonial. Contem o Cdigo de Aglutinao que no nosso caso o numero da conta do Plano Referencial mais o Centro de Custo, o nvel e o saldo, isso em todos os nveis, da mais sinttica s analticas. O J100 apresenta as contas de Ativo e Passivo ou seja, grupo 1 e 2. O J150 as contas de Resultado, no nosso caso apenas o nvel 3. Registro J900: Termo de Encerramento Registro J930: Dados do Empresrio e do Contador, obtidos na tela de entrada. Registro J990: Contador de registros do Bloco J. Registro 9900: informa separadamente a quantidade de cada tipo de registro. Registro 9990: Informa a quantidade de registros 9900 Registro 9999: Informa a quantidade total de registros no arquivo.
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De qualquer forma no PIS/Cofins preciso cadastrar os dois, Produtos e Servios, pois incidem sobre toda e qualquer receita. Os dados so bsicos e praticamente todos constam nas tabelas do ERPFlex, lembrando que cada Variante considerada um produto independente. As seguintes tabelas so gravadas cadastramento: O Tipo_Item, o nosso Tipo Fiscal. O Cod_NCM. O Cdigo EX, conforme a TIPI. EX significa exceo O Cdigo do Gnero do Item de Mercadorias e Servios (Cod_Gen), so os dois primeiros dgitos do NCM, mas cada um tem uma descrio prpria. Na EFD PIS/Cofins, as vendas e compras de mercadorias podem ser lanadas pelo total desde que a empresa tambm envie a EFD Fiscal ICMS/IPI
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O ERPFlex, uma vez bem utilizado, uma ferramenta que controla a empresa e fornece dados com exatido aos seus gestores e com o SPED tambm Receita Federal.
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