Prof.

Nelson Campos Fabrai Cruzeiro

Formulrios
O formulrio um importante meio de comunicao, transmisso e registro de informaes, principalmente as baseadas em dados quantitativos, (ou, um documento com campos pr-impressos onde so preenchidos os dados e as informaes, que permite a formalizao do fluxo das comunicaes nas organizaes) onde se constitui de: Palavras e nmeros compostos de: Dados fixos (impressos antes do uso): e Dados variveis (anotados a posteriori); Espaos ou campos; Linhas; Colunas; e Formato. 1. Formulrios planos: Correspondem aos formulrios cujos campos so desenhados e pr-impressos em papel padronizado pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT). 2. Formulrios contnuos: So tambm elaborados em papel, mas destinados a serem preenchidos por impressoras de computador, em grande escala. O desenho desses formulrios feito em gabaritos de espacejamento que permitem a impresso de acordo com as caractersticas e necessidades do computador e da respectiva impressora. 3. Formulrios eletrnicos: So os elaborados por softwares aplicativos, que tramitam na organizao por meio de redes de computador, dispensando a utilizao de papel. Esse tipo de formulrio muito difundido pelas organizaes que se utilizam dos recursos da Internet, disponibilizando em seus sites os formulrios para serem preenchidos por seus clientes a fim de efetuar suas compras por meio de seus respectivos computadores devidamente conectados rede mundial. A necessidade dos formulrios pode ser justificada em funo dos seguintes fatores: A importncia dos dados e informaes, pois a sobrevivncia de uma empresa pode depender de ter o dado ou a informao certos, na hora certa, e de utiliz-los rpida e corretamente; As exigncias legais e governamentais, pois a empresa, como sistema recebe influncias de seu ambiente, e um dos principais fatores de influncia o governo na gerao de papis, inerentes aos decretos, s leis e aos regulamentos estabelecidos; A padronizao nas comunicaes, sendo que este um dos aspectos mais importantes no esquema de eficincia da comunicao nas

empresas;

O armazenamento de dados e informaes, sendo que este aspecto est relacionado vida e histria dos vrios assuntos da empresa, procurando propiciar uma caracterizao de cada um dos itens inerentes operacionalizao das atividades da empresa; A funo de controle, que uma realidade no processo administrativo e exige determinado nmero de formulrios; A alterao no nmero de pessoa administrativo, o que tambm gera correspondente aumento quantitativo e de importncia dos formulrios; e O treinamento administrativo dos funcionrios da empresa, pois o formulrio, ao consolidar um conjunto de dados e informaes, possibilita ao funcionrio tomar uma deciso mais estruturada.

O objetivo geral dos formulrios permitir a formalizao do fluxo das informaes que tramitam nos processos empresariais. Podemos citar os seguintes propsitos para os formulrios: Documentar e centralizar as informaes que tramitam em um processo: os formulrios, como agentes catalisadores das informaes que so transmitidas interna e externamente empresa, permitem a documentao de forma ordenada e centralizada dessas informaes, visando a sua localizao e recuperao imediatas; Agilizar o fluxo das informaes de um processo: uma vez simplificados e racionalizados, os formulrios permitem a agilizao do fluxo das informaes que tramitam em um processo, orientando seus circuitos lgicos de modo que cada usurio possa contar com a informao de que necessita em tempo hbil; Reduzir custos operacionais: devidamente adequados e projetados de acordo com as necessidades da organizao, os formulrios permitem a reduo dos custos do processo no qual tramitam e dos respectivos custos de manipulao, uso, arquivamento, utilizao de papel e impresso; Padronizar informaes e procedimentos: os formulrios possibilitam a padronizao das informaes e dos procedimentos de um processo, permitindo no s controle mais efetivo, como tambm melhor tratamento e visualizao dos dados e informaes; Formalizar operaes de carter legal: os formulrios permitem o cumprimento de aspectos legais e fiscais que agregam valor jurdico s transaes da empresa.

s eficientes requisitos bsicos

Formulrios eficientes so todos os que, alm de se enquadrarem nos objetivos e propsitos explicitados na seo anterior, atendem aos seguintes requisitos bsicos: Seqncia dos campos: Os campos correspondem aos locais destinados previamente ao preenchimento de dados e informaes. Os formulrios, como qualquer outro documento manipulado por meio da escrita e da leitura no mundo ocidental, devem ter seus campos distribudos da esquerda para a direita e de cima para baixo, de conformidade com o fluxo de precedncias das informaes, que sero seu objetivo. Essa constatao parece bastante bvia; no entanto,

relativamente comum encontrarmos formulrios que no seguem esse requisito bsico. CAMPOS: 1. Logotipo e Nome da Empresa

2. Cdigo do Cliente

3. Nome do Cliente

Seqncia de leitura e preenchimento Os campos, portanto, devero ser ordenados de acordo com um fluxo de precedncia das informaes que sero preenchidas e lidas no formulrio, permitindo os seus usurios um escrever e ler mais natural, por meio de processos manuais ou mecanizados. FORMATAO DOS CAMPOS: A formatao e a adequao dos campos dependem de alguns fatores, tais como: - Utilizao: devemos verificar quais as informaes que devero ser inseridas em cada campo, qual o tamanho dessas informaes, ou seja, quantos caracteres cada informao tem, como elas so preenchidas (manual ou mecanicamente) e quais as melhores alternativas de manipulao e arquivamento. - Tipos de preenchimento: o dimensionamento e o distanciamento horizontal e vertical dos campos so determinados pelo tipo de preenchimento que podem ser: Manual: o tamanho e o formato dos campos devem ser dimensionados de acordo com as caractersticas das informaes e de quem vai preench-los: Estado

Cidade

Os campos anteriormente exemplificados esto adequados e formatados de acordo com as caractersticas das informaes destinadas a eles e do preenchimento manual, pois h espao suficiente, tanto no comprimento quanto na largura, para caber o nome de qualquer cidade de nosso pas e a respectiva sigla do Estado. Sabemos que os Estados brasileiros tm suas siglas padronizadas; exemplo: So Paulo = SP; Rio de Janeiro = RJ, e assim por diante. Vale notar tambm, eu o fluxo de precedncia das informaes e o espacejamento horizontal entre os campos esto devidamente adequados (primeiro o nome da cidade, depois a sigla do Estado). Mecanizado: corresponde ao preenchimento feito com a utilizao dos recursos do processamento de dados (impressoras/computadores). Nesse caso existem gabaritos com espacejamento apropriado (horizontal e vertical) que

permitem a formatao dos campos de acordo com a impressora destinada ao preenchimento do formulrio. Eletrnico: corresponde ao preenchimento dos formulrios eletrnicos que circulam nas organizaes pelas redes de computadores, no envolvendo, portanto, o papel. A formatao e a adequao dos campos desses formulrios so feitas por meio de software especficos ( o Formax, por exemplo) pelos chamados groupwares que dispem de recursos que permitem a criao de formulrios eletrnicos ( o Ltus Notes). Tanto os softwares especficos quanto os groupwares do liberdades e poder de criao quase ilimitados para os projetistas de formulrios.

Requisitos complementares: Para que um formulrio tenha boa perfomance, preciso que sejam lembrados outros requisitos to necessrios quanto os anteriormente explicitados. So eles: Identificao da organizao: A identidade da organizao deve vir sempre no cabealho do formulrio onde so colocados o logotipo e o nome da instituio. Essa identificao deve obedecer, na medida do possvel, a um padro que envolva o tamanho dos campos, a formatao e o tamanho da fonte. Titulao adequada: O nome do formulrio, ou seu ttulo, deve estar adequado a sua funo. Exemplo: um formulrio cuja funo principal a de requisitar material deve ser identificado com o ttulo de Requisio de Material. Numerao apropriada: A numerao pr-impressa em um formulrio exigida somente quando h controle numrico de sua utilizao em funo de exigncia legais ou da segurana das informaes. Um talo de cheques, por exemplo, tem sua numerao impressa tanto em funo de exigncias legais, quanto em relao segurana do sistema bancrio e do prprio cliente do Banco. Previso para o arquivamento: O formulrio, em papel, deve ter espaos em suas margens que permitam seu arquivamento de forma que no se perca nenhuma informao nele contida:

Codificao e registro de impresso:

Os formulrios em papel (contnuo ou plano) devem ser codificados para facilitar o processo de anlise, elaborao e acompanhamento. A codificao poder ser feita por rea de responsabilidade ou em funo do processo no qual tramita (ou que o origina). Exemplos: Por processo = Processo de Compras PC.001 Por rea = Gerncia de Rec. Humanos GRH.001 O registro de impresso tambm necessrio pra facilitar o acompanhamento das vezes que o formulrio sofreu alteraes e de sua vida til. Geralmente, tanto a codificao como o registro de impresso so impressos no canto inferior esquerdo do impresso, conforme exemplo a seguir:

GRH. 001 - 2 IMPR.Dez/2000

Identificao do destino das vias:

Tanto para os formulrios em papel quanto para os eletrnicos, deve haver a identificao do destino das vias (ou cpias). Essa identificao necessria no s para facilitar o encaminhamento, mas tambm para identificar por onde o formulrio tramita (ou quais os outros processos que se utilizam dele).

1 via - Cliente 2 via - Cadastro 3 via - Banco

H ainda a necessidade de ateno para problemas como a utilizao de cores e o uso de abreviaturas.

As Abreviaturas devem ser evitadas, no entanto, quando houver necessidade absoluta, elas podem ser utilizadas, mas seu significado dever ser devidamente explicitado nas instrues de preenchimento e uso do formulrio. Quanto s cores, as atenes devem estar voltadas para as questes de visibilidade/estabilidade e custos. Tanto no caso de formulrios em papel quanto no caso dos eletrnicos, quanto mais cores houver, mais os custos dos formulrios se elevam. Em relao visibilidade/estabilidade, devemos buscar cores que dem maior visibilidade e estabilidade ao formulrio. FORMULRIO ELETRNICO So aqueles formulrios que tramitam na organizao por meio de software aplicativos que rodam em redes de computadores

FORMULRIOS ELETRNICOS Compartilhamento entre os grupos n

Grupo de Trabalho

Grupo de Trabalho 1 Professores e Tcnicos

Compartilhamento de bases de dados e dos recursos do sistema aplicativo

Projetos Estratgicos

Atividades Operacionais

Eventos

Sistema de planejamento (groupware)

Sistema de Planejamento automatizado

 Identificao: A tabela apresentada demonstra quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de identificao do formulrio em estudo.

Anlise e Elaborao Questes (atitude interrogativa) 1. Qual o nome do formulrio? 2. Qual o apelido do formulrio? Se o objetivo claro e compatvel com as funes e com o uso do formulrio. Se o objetivo perfeitamente factvel. Se a condio adequada s funes e ao uso do formulrio. Se a rea que d origem ao formulrio est devidamente identificada. Se a imagem da empresa est identificada e refletida no formulrio de forma adequada. Anlise (verificar) Se o nome do formulrio d idia clara das respectivas funes, objetivo e uso

3. Qual o objetivo? (real e proposto)

4. Qual o sistema de codificao / identificao? 5. Qual a rea e o respectivo nvel de deciso da d origem ao formulrio? 6. Como est identificada a empresa no formulrio?

Formulrios a serem Consideradas

Processo de emisso

A tabela a seguir apresenta quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de anlise do processo de emisso do formulrio em estudo.

Questes (atitude Interrogativa) 1. Quais as condies de preenchimento? 2. Quais os critrios de preenchimento?

Anlise (verificar)

Se o formulrio plano, contnuo ou eletrnico. Se o preenchimento manual ou mecanizado; Se a seqncia de preenchimento lgica; Se a transcrio dos dados permite uma uniformidade; Se h dados repetitivos.

3. Qual a rea que emite o formulrio?

Se a rea que emite o formulrio a que realmente deveria emitir.

4. Qual o sistema de Segurana (quadro for o caso)?

Se os nveis de segurana do formulrio esto adequados a seu uso e funes.

5. Qual o processo reprogrfico (quando se trata de formulrio impresso plano)?

Se o processo reprogrfico atende s necessidades de uso do formulrio.

Aspectos fsicos

A tabela apresentada a seguir demonstra quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de anlise dos aspectos fsicos o formulrio em estudo.

Questes (atitude interrogativa

Anlise (verificar)

1. Qual o tipo e tamanho do papel?

Se o tipo do papel e tamanho esto de acordo com os padres da ABNT; Se o tamanho est adequado s funes do formulrio, a sua contedo, a sua forma de emisso (manual ou mecanizada) e a seu arquivamento.

Se o destino das vias est adequado s necessidades dos usurios do formulrio. Se a sistemtica de juno das vias est adequada ao nmero 2. Quantas vias de vias e quantidade de (sistemtica de juno) formulrio por juno; Se a quantidade de vias necessria, tendo em vista as funes e o uso do formulrio.

3.

Qual o tipo de reproduo das vias?

Se a reproduo das vias com carbono e qual o tipo de carbonagem. Se h o uso de cores diferenciadas para as vias do formulrio; Se essas cores esto adequadas ao tipo de papel, ao tipo de reproduo, ao uso e visualizao.

4.Quais as cores usadas?

5. Como est diagramado o formulrio

Se a diagramao lgica e racional; Se os campos so autoexplicativos, claros, com ttulos objetivos, se esto diagramados em seqncia lgica e se o tamanho est adequado.

Fluxo e operacionalizao A tabela apresentada a seguir demonstra quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de anlise do fluxo e operacionalizao do formulrio em estudo.

Questes (atitude interrogativa)

Anlise ( verificar )

Se o fluxo de precedncia lgico e de acordo com as necessidades. 1. Qual o fluxo do formulrio dentro do processo? Se a muito tempo de espera e quais as respectivas justificativas e causas. Se h gargalos no fluxo provocados pelos tempos de espera e de emisso.

2. Por quantas reas o formulrio tramita?

Se h absoluta necessidade de o formulrio tramitar nas reas identificadas. O que aconteceria se o formulrio deixasse de tramitar em uma ou algumas reas.

3. Qual o tempo que o formulrio fica em cada rea e qual o tempo total durante o fluxo?

Se o tempo de tramitao em cada rea e o total esto adequados s necessidades das respectivas reas, inclusive as de

deciso.

4. Qual o custo do formulrio?

Se a relao custo/beneficio est favorvel e compatvel com funes e uso;

Se h realmente necessidade de tramitar em outro processo; 5.O formulrio tramita em outro processo? Qual e por qu ? Se o processo identificado, que utiliza o formulrio, utiliza parcial ou totalmente as informaes do formulrio; O destino que esse outro processo d para o formulrio.

6. Quais os principais problemas verificados no formulrio e em seu fluxo?

Se os problemas apresentados representam mudanas significativas ou no e quais seriam os impactos dessas mudanas.

7. Qual o consumo (peridico do formulrio?

Se a edio (ou aquisio) e a sistemtica de controle de estoque so adequadas a seu consumo.

8. O que aconteceria se o formulrio fosse eliminado?

Se o formulrio pode ser dividido em outros ou for includo em um j existente, ou, ainda ser eliminado.

Arquivamento

A tabela apresentada a seguir demonstra quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de anlise do arquivamento do formulrio.

Questes (atitude interrogativa)

Anlise (verificar)

1. Qual a sistemtica atual de arquivamento?

As caractersticas fsicas dos arquivos. Se o sistema de busca, consulta e rearquivamento adequado s funes e ao uso do formulrio. Se a localizao fsica (layout) adequada s necessidades dos usurios.

2. Qual o tempo de arquivamento do formulrio?

Se os arquivos atendem s necessidades do tempo de arquivamento.

3. Existem dispositivos legais para arquivamento do formulrio? Quais?

4. Qual o processo de eliminao do formulrio?

Se esse processo adequado legislao existente e s necessidades dos usurios do formulrio.

Controle

A tabela apresentada a seguir demonstra quais as questes e verificaes que devero ser feitas na fase de anlise do controle do formulrio em estudo.

Questes (atitude interrogativa)

Anlise (verificar)

1. Qual o processo de controle e registro dos formulrios?

Se o processo de controle e codificao permite acompanhamento efetivo do ciclo de vida dos formulrios existentes na organizao.

2. Qual a rea que controla os formulrios?

Se a rea que controla os formulrios est devidamente adequada e estruturada para esse tipo de servio.

3. Qual a rea responsvel pela anlise, racionalizao e normalizao dos formulrios?

Se a rea responsvel pela anlise, racionalizao e normalizao possui especialistas nesse tipo de servio.

- A grande maioria dessas questes e anlises destinada aos formulrios planos ou contnuos; no entanto, devidamente adequadas, podem ser aplicadas anlise e elaborao de formulrios eletrnicos.

- Os formulrios eletrnicos, entretanto, exigem o levantamento de algumas questes e anlises especficas, tendo em vista que suas caractersticas de elaborao, uso, tramitao e arquivamento so totalmente diferentes dos formulrios convencionais. Devero, portanto, ser considerados os seguintes aspectos:

Software de elaborao; Ambiente computacional (hardware / software operacional) nos quais os formulrios iro tramitar;

 Sistema aplicativo no quais os formulrios sero utilizados; Dimensionamento do espao virtual que os formulrios iro ocupar no ambiente computacional; Dimensionamento adequado do hardware / software para tramitao, utilizao e arquivamento dos formulrios; Mdulo de segurana; Bases de dados que sero criadas e alimentadas com base nos formulrios; e Mdulos de impresso, com a diagramao necessria, quando houver.

Ao demonstrar estes exemplos, verificamos que importncia tem e o valor dos formulrios em relao aos processos organizacionais e um roteiro bsico que permite ao analista, propor melhorias nos formulrios dos processos em estudo.