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Creacin de Add-in para generacin y firmado de Facturas electrnicas con Microsoft Office Word 2007
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Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007
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Versin 1 Fecha 02/02/2009 Documentos sustituidos Ninguno Descripcin / Detalles Manual de Usuario de Add-in para generacin y firmado de facturas electrnicas con MS Word 2007
Difusin
Propietario: Preparado por: Aprobado por: Firma: Fecha: Distribucin: Albalia Interactiva, S.L Magaly Vargas Corrales, Fernando Pino, Joaqun Lpez.
02 de Febrero de 2009
Referencias de archivo
Nombre archivo: FactOffice_userguide_es.docx
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007
Contenido
1 Add-in facturae de un vistazo Cinta de Opciones (Ribbon): ................................................. 5 1.1 1.2 1.3 Nueva Factura: .............................................................................................................. 5 Guardar Factura: ........................................................................................................... 5 Emitir Factura: ............................................................................................................... 5 Factura electrnica:............................................................................................... 6 Factura en Papel: ................................................................................................... 6
Configuracin: ............................................................................................................... 6 Mis facturas: .................................................................................................................. 8 Opciones del men contextual de las facturas segn el tipo: .............................. 9
Importar Factura: ........................................................................................................ 10 Validar Factura: ........................................................................................................... 11 Agregar a facturas Recibidas: ...................................................................................... 11 Importar Datos: ........................................................................................................... 11 Exportar Factura: ......................................................................................................... 12 Grupo de controles de Estado:.................................................................................... 12 Plantillas de Facturae: ................................................................................................. 12 Factura Bsica:..................................................................................................... 12 Factura Rectificativa Bsica: ................................................................................ 12 Factura emitida por tercero y Rectificada por tercero: ...................................... 12
Configurando la aplicacin .................................................................................................. 13 2.1 2.2 2.3 2.4 Personalizando la plantilla predefinida ....................................................................... 13 Seleccin del tipo de firma .......................................................................................... 15 Localizacin del almacn de facturas .......................................................................... 15 Personalizacin de los datos de la empresa ............................................................... 16
Creando facturas ................................................................................................................. 17 3.1 Creacin de factura ..................................................................................................... 17 Emisin en papel ................................................................................................. 18 Emisin en electrnico ........................................................................................ 18
3.1.1 3.1.2 4
Importando y exportando facturas ..................................................................................... 20 4.1 4.2 Importacin de factura................................................................................................ 20 Agregar a facturas recibidas ........................................................................................ 20
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 4.3 4.4 5 6 Importar datos ............................................................................................................ 20 Exportacin de factura ................................................................................................ 21
Validando una factura ........................................................................................................ 21 Manejando el Panel de Tareas (Taskpane) ......................................................................... 24 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Realizando bsqueda de facturas ............................................................................... 24 Visualizar una factura desde el panel de tareas.......................................................... 24 Reenviar una factura emitida ...................................................................................... 25 Generar factura a partir de una existente .................................................................. 25 Generar Factura rectificativa a partir de una existente .............................................. 25 Marcar una factura...................................................................................................... 25 Eliminar una factura .................................................................................................... 26
4.4 5 6
Exportacin de factura.21
Validando una factura21 Manejando Taskpane.24 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Realizar bsqueda de factura..24 Visualizar factura desde el panel de tareas24 Reenviar una factura emitida..25 Generar factura a partir de una existente.25 Generar factura rectificativa a partir de una existente25 Marcar una factura.25 Eliminar una factura26
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007
La tab de Facturae cuenta con 12 botones para la generacin, firma y gestin de facturas electrnicas, cuya funcionalidad se explica a continuacin:
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 1.3.1 Factura electrnica: Genera la facturae en formato XML, Se firma segn el tipo de firma definido por el usuario de en el formulario de configuracin (Xades - XL Xades -EPES). Y se embebe dentro del documento de Word como customXml. Se registra en el archivo de gestin como factura emitida de tipo electrnico (E), y se protege el documento para que no pueda ser modificado.
1.3.2
Factura en Papel: Realiza la validacin de esquema, y contable de la factura, Se registra en el archivo de gestin como factura emitida de tipo papel (P), y se protege el documento para que no pueda ser modificado.
1.4 Configuracin:
Muestra un formulario donde se configuran algunos datos de la aplicacin, tanto apariencia como la plantilla a utiliza para crear documentos nuevos, como en funcionalidad. Donde se especifican datos como el tipo de firma a utilizar (Xades XL Xades EPES), el servidor de timestamping, y los directorios para almacenar las facturas generadas, las recibidas y los
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 borradores. La opcin de configurar datos de la empresa, despliega un formulario en el que el usuario puede personalizar los datos del emisor de la factura (nombre, apellidos, razn social, NIF, etc.). Con el objetivo de poder cargarlos en nuevos documentos de facturae.
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Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 1.5.1 Opciones del men contextual de las facturas segn el tipo: 1.1.1. Facturas de Clientes (Emitidas): 1.1.1.1. Visualizar: Abre la factura documento de Word.
como
1.1.1.2. Reenviar Factura: Crea un nuevo mensaje en el Microsoft Office Outlook y adjunta la factura como documento de Word.
1.1.1.3.
Generar
1.1.1.3.1. Nueva Factura a partir de esta: Crea un nuevo documento de facturae con los datos del documento seleccionado.
1.1.1.3.2. Factura Rectificativa: Importa los datos del documento de facturae seleccionado a una plantilla de rectificacin.
1.1.1.4. Marcar como: Permite marcar la factura seleccionada como cobrada o rechazada.
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1.1.2.1.
1.1.2.2. Marcar como: Permite marcar la factura seleccionada como pagada o rechazada. 1.1.2.3. Eliminar: Elimina la factura tanto fsicamente como del registro.
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Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 plantilla adecuada. Los datos a cargar son para trabajar con ellos, por lo que no se bloquea el documento.
1.12.1 Factura Bsica: Contiene los campos para crear una factura original, no contiene datos de tercero.
1.12.2 Factura Rectificativa Bsica: Para creacin de facturas rectificativas sin datos de tercero.
1.12.3 Factura emitida por tercero y Rectificada por tercero: Para creacin de facturas originales y rectificativas cuando el emisor de la factura es una tercera parte.
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2 Configurando la aplicacin
2.1 Personalizando la plantilla predefinida
Por defecto, el Add-in facturae incorpora 4 plantillas genricas de factura: factura bsica, factura bsica rectificativa, emitida por tercero o rectificada por tercero. Las dos primeras estn dirigidas a empresas que emiten directamente sus propias facturas, las dos segundas permitiran a un gestor emitir facturas de sus clientes bajo la modalidad de subfacturacin o facturacin por terceros. No obstante, se recomienda la personalizacin de la plantilla con unas configuraciones bsicas de formato, consistentes principalmente en la adicin del logo y colores corporativos. No se recomienda la personalizacin de los campos de la factura ni su posicin a usuarios no expertos en programacin de plantillas inteligentes de MS Office. Para realizar una personalizacin bsica seleccionaremos en el selector de plantillas la plantilla que mejor se ajuste a la emisin de facturas en nuestra empresa, por ejemplo, la factura bsica.
Una vez desplegado el formulario con la factura seleccionada, hacer click sobre el espacio reservado a la imagen del logo de la plantilla, seleccionar su propio logotipo y guardar el documento como plantilla de Word (dotx).
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Una vez almacenada la plantilla, dentro del Ribbon facturae, ir a la configuracin y seleccionar la localizacin del archivo almacenado con extensin .dotx.
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La ventaja de usar XAdES-XL es que simplifica la validacin de la firma a los receptores al contener todos los elementos necesarios para la misma. No obstante, requiere de elementos externos, como un servidor de sellado de tiempo.
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3 Creando facturas
3.1 Creacin de factura
Una vez personalizada la aplicacin podr iniciar la creacin de una nueva factura haciendo click en Nueva Factura. Esta accin desencadenar la apertura de una nueva factura con su imagen personalizada y con la importacin de todos los datos precargados.
Comience a rellenar los datos correspondientes de forma manual hasta que la factura est completa. Tenga en cuenta que los campos sombreados son autocompletados por lo que no tendr que hacer ningn clculo de lnea ni de totales. Si desea continuar la creacin de factura en otro momento, haga click en Guardar factura y almacene el documento. Este documento quedar disponible para completarlo en cualquier momento. En caso de querer finalizar el proceso de emisin de factura haga click en Emitir Factura. Tenga en cuenta que la emisin de facturas es un paso irreversible, ya que posteriormente no podr modificar la factura emitida. El add-in facturae permite dos opciones de emisin: como factura tradicional en papel, en cuyo caso la factura se cerrar y se preparar para su impresin y envo manual o como factura electrnica, en cuyo caso necesitar un certificado digital para su firma electrnica.
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 3.1.1 Emisin en papel
Para emitir la factura en papel, simplemente haga click en Emitir Factura y posteriormente seleccione Papel. La factura quedar cerrada y lista para imprimir.
Si la factura contiene algn error de clculo o falta alguno de los datos obligatorios notificar el error para su modificacin. 3.1.2 Emisin en electrnico
Para emitir la factura en formato electrnico, haga click en Emitir Factura y posteriormente seleccione Factura electrnica (Facturae).
Una vez realizadas las verificaciones oportunas, se abrir un cuadro de dialogo donde se seleccionar donde guardar la factura, por defecto, en el directorio de facturas emitidas
Creacin De Add-In Para Generacin Y Firmado De Facturas Electrnicas Con Microsoft Office Word 2007 definido en la configuracin. A continuacin, se mostraran los certificados disponibles en el almacn del sistema para realizar la firma digital.
En este punto podemos visualizar las propiedades del certificado haciendo click en Ver certificado. Para proceder con la firma de la factura hacer click en Aceptar. Dependiendo de si la firma es EPES o XL tardar ms o menos tiempo en firmar la factura, durante el transcurso de ese tiempo se muestra una barra de progreso donde se informa al usuario sobre el proceso de firma:
Si todo sale bien se mostrar un mensaje como el que aparece abajo, si algo falla se informar informacin sobre el problema. Nota importe es que para realizar la firma digital es necesaria conexin a internet.
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Si es una factura electrnica con firma Xades-EPES, se muestran los resultados de la validacin de esquema, la validacin contable y la validacin de firma.
Desde este formulario podemos ver las propiedades del certificado haciendo click en Visualizar certificado.
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Si es una factura electrnica con firma Xades-XL, se muestran los resultados de la validacin de esquema, validacin contable y validacin de firma adems de los datos referentes al sello de tiempo y al OCSP.
Desde este formulario podemos ver las propiedades del certificado haciendo click en Visualizar certificado, as como los datos sobre el sello de tiempo haciendo click en Sello de tiempo.
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Si se produce algn problema de validacin, aparecer un aspa en color rojo junto a un botn de Ver detalles. Pulsando en ese botn se mostrarn los detalles del error.
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