You are on page 1of 293

1

Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Arrancar Word 2010


Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2010 es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas: Desde el men Inicio.

2
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men parecido al que ves en la imagen. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin de Windows. Pero sea como sea tu men, vers la opcin Todos los programas que al desplegarse mostrar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente los programas se organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft Office contendr la opcin que buscamos: Microsoft Office Word 2010.

Desde un acceso directo en el escritorio: Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic sobre l para iniciar el programa.

3
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el men Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botn derecho del ratn sobre l. Se desplegar el men contextual. Sita el cursor sobre la opcin Enviar a y selecciona Escritorio (como acceso directo).

Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa arranca automticamente para permitirte visualizarlo.

4
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El primer texto
Al arrancar Word 2010 aparece una pantalla inicial como sta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas. En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.

5
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea se realizan automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de lnea de forma explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la izquierda).

Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el texto. Se llama punto de insercin, porque all donde est situada es donde se introducir el texto que teclees. Observars que va avanzando segn vas escribiendo. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn. El cursor tiene esta forma cuando est dentro del rea de

texto, - esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin del teclado, mueves el punto de insercin.

Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.

6
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que retroceda una posicin borrando la ltima letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguir borrando letra tras letra hasta que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para controlar su efecto. - Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas cuantas letras ms. En ese caso no sera factible que borraras toda la frase por un error que est al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO. El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo mejor es hacer clic tras la letra que queremos borrar. Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratn y hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo que slo utilizaremos el ratn en los casos en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar ms.

7
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin.

Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un dispositivo externo, como una memoria usb) de forma permanente. Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecer una ventana similar a esta.

Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento.

8
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares. - El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word, que ya viene escrito por defecto. - Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por defecto normalmente se guardarn en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrs elegir otra carpeta o incluso, como comentbamos, guardarlo en un disco extrable. Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar. La barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1. En la Unidad 4 veremos con ms profundidad todo lo que referente a guardar documentos.

Cerrar documento

Despus de guardar un documento, Este contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo. Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa ,y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho alguna modificacin

9
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos cmo Este desaparece de la pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente. Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicacin Word, lo veremos ms adelante.

Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaa y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecer una ventana similar a la que vemos aqu.

10
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre l (quedar marcado de color azul) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla. En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la misma carpeta que nuestro archivo Notas escolares. Pero tambin podra haber subcarpetas que nos ayuden a organizarlos. Las carpetas tienen el siguiente icono y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas) que contienen.

Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los ltimos documentos utilizados, que encontraremos en Archivo > Reciente.

Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre l ser suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.

Cerrar Word
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, escogeremos la opcin en el men Archivo. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que tambin nos preguntar si conservar los cambios no guardados. La diferencia es que se cerrarn todos los documentos abiertos, en caso de que estuvisemos trabajando con ms de uno. Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.

11
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la mayora de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.

El entorno de Word 2010


Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2010. Aprenderemos cmo se llaman, donde estn y para qu sirven.

Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay

12
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla. Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos. Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rpido contiene, normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan. stas son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la accin que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo. 2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows. 3. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante. 4. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos nicamente la vertical, si la hoja fuese ms ancha que la ventana, tambin veramos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.

13
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo. 6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimir. 7. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta informacin si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.

La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.

Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opcin Copiar, la nombraremos

14
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

como Inicio > Portapapeles > Copiar. Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaa. Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su esquina inferior derecha. Este botn abre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones relacionadas con el grupo en cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en el botn que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriramos el cuadro de dilogo Fuente, y as consecutivamente.

Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos. sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el men Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.

15
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Mostrar/Ocultar la cinta de opciones. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior .

16
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La ficha Archivo
La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?

Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

17
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a parte. Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a sus orgenes, pero con un diseo mejorado. Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicacin. Las opciones Informacin, Imprimir y Compartir las veremos ms adelante. Contiene dos tipos bsicos de elementos: - Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin pueden mostrar un cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para realizar la accin. Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeo recuadro azul que no ocupa todo el ancho del men. Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.

- Opcin que despliega una lista de opciones. Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa todo el ancho del men. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul ms intenso, de forma que sepamos qu informacin se est mostrando en el panel situado justo a la derecha. Algunos ejemplos son los comandos Informacin, Reciente o Imprimir.

18
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaa o pulsar la tecla ESC.

Ayuda de Word
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda en Microsoft Word. Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior derecha Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Tambin, como ya has visto, dispones de la opcin Ayuda en la pestaa Archivo.

Sea cual sea el mtodo que utilices para acceder a la documentacin, acceders a una ventana como la de la imagen.

19
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En ella encontrars un men superior con diversos botones . - Botones bsicos de navegacin: Adelante, Atrs, Detener y Actualizar. Y la opcin para volver a la pgina de Inicio. - Y botones de accin que te permitirn Imprimir o Cambiar tamao de fuente, que te ayudar a ver ms grandes (o pequeas) las letras de la documentacin.

20
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pero posiblemente las opciones que ms te ayuden a la hora de explorar el contenido de la documentacin sean: 1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrar una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet. 2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artculos disponibles en una especie de ndice que se mostrar en un panel lateral.

Introduccin de datos
Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dnde est situado el punto de insercin. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones tiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato que veremos ms adelante. En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y cul los prrafos de contenido. sta distincin no es nicamente esttica, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creacin de ndices. Desde la pestaa Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes

21
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

algo, se considerar que el texto introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo. Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel ms bajo en la jerarqua estructural) para incluir un subttulo. Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers elegir el estilo Prrafo. Veremos en detalle los estilos ms adelante.

Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algn momento quieres realizar un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinacin de teclas MAYS+INTRO.

A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es as. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de lnea, sino la intencin de empezar un nuevo prrafo. En tus inicios esto carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s que puede afectar al resultado final.

Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al margen inferior de una pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a la pgina siguiente aunque no hayamos

22
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

llegado al final, desde la pestaa Insertar > grupo Pginas >

opcin Salto de pgina.

La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de lnea o mediante prrafos. La encontrars en la pestaa Inicio > grupo Prrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el documento se llenar de marcas como las que ves en la imagen.

En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYS+INTRO para realizar un salto de lnea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar un prrafo nuevo. Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se muestran otros smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de pgina. Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botn. Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn inicindose en la utilizacin de Word es saber cmo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria

23
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a continuacin un espacio y texto:

Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que ests utilizando el asterisco como vieta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el texto tendr una tabulacin, por lo que no estar al mismo nivel que el resto. En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir deshacer la accin de Word si va en contra de nuestros intereses.

Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografas, logotipos, tablas, grficos y

24
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

muchos otros objetos que enriquecern el documento. Cmo hacerlo lo iremos viendo a lo largo del curso.

Insertar smbolos
Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu ocurre si queremos insertar algn smbolo o un carcter especial? O si queremos insertar ecuaciones matemticas? En tal caso deberemos ir a la pestaa Insertar > grupo Smbolos.

El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que facilita la insercin de ecuaciones. Desde el botn Smbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como smbolos monetarios, el smbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el submen que se despliega, haz clic en Ms smbolos.... Se abrir una ventana como la siguiente:

25
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un smbolo, o seleccionarlo y pulsar el botn Insertar, se incluir en el documento all donde est situado el punto de insercin. La ventana no se cerrar hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitir insertar varios smbolos sin tener que abrir cada vez la ventana. Los smbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrs cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de smbolo que buscamos, para filtrar el resultado. Un truco: Si un smbolo lo utilizas con regularidad, seleccinalo y observa las teclas que lo insertan automticamente en la zona inferior. As no tendrs que recurrir cada vez al cuadro de dilogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el smbolo del euro (), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinacin, la puedes cambiar por otra desde el botn Teclas....

26
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desplazarse por un documento


Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.

27
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Combinacin de teclas: Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas CTRL + flecha izquierda CTRL + flecha derecha CTRL + flecha arriba CTRL + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros.

Combinacin de teclas: Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas CTRL + AvPg. CTRL + RePg. CTRL + Inicio CTRL + Fin

Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

28
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos.

29
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina arriba/abajo. Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Panel de navegacin. En la pestaa Vista tenemos la opcin Panel de navegacin que nos muestra una especie de ndice en un panel que se situar a la izquierda del documento. Para verlo, deberemos tener activada su casilla de verificacin, como se muestra en la imagen.

Este ndice se genera automticamente con los ttulos que vayas incluyendo en el documento. Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del

30
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

documento que lo contiene. Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta opcin con el nombre anterior: Mapa del documento.

Ir a.

Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incmodo realizar el desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que ests trabajando con un documento de 350 pginas y quieres ir a la pgina 170. Sera una prdida de tiempo ir pgina a pgina. En esas ocasiones debemos utilizar la opcin Ir a. La encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Edicin > men Buscar. Una forma ms rpida de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en el texto Pgina Y de N de la barra de estado.

31
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opcin ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo, elegir un Ttulo (definido como tal), un Comentario, etc.

Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o negro).

Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado: Ratn. Para seleccionar con el ratn hay dos mtodos: Arrastrando. - Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Haciendo clic y doble clic. - Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedar seleccionada. - Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. - Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un recuadro negro.

32
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba Ctrl + Mays. + flecha abajo Ctrl + Mays. + flecha arriba Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + E

Opcin Seleccionar. En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un men que te permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

33
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:

La ltima accin realizada. Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra de acceso rpido.

34
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL+Z.

Las ltimas acciones realizadas.

Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura " seleccionado, pero " significa que deshar todo el texto de la frase, partiendo de ese punto.

Rehacer.

Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un

35
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva. Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.

Copiar, cortar y pegar


Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.

Mediante el ratn y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio:

1.

Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar. Hacer clic en el icono copiar o cortar, .

2. 3.

Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el

icono pegar.

36
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos:

1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.

2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.

37
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de los ltimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

38
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado. Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

De izquierda a derecha, las opciones permiten: - Mantener el formato de origen (opcin predeterminada). - Combinar formato. - Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga. Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuacin.

39
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podras convertir un texto que hayas copiado a objeto de tipo imagen. Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que realizar cada tipo de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista superior.

Buscar
Mediante el botn Buscar documento. podemos buscar texto en el

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o con la combinacin de teclas CTRL+B.

40
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Se abrir el panel de Navegacin que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.

En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el trmino que queremos localizar y pulsar INTRO. Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento, excepto si hay una seleccin realizada. Si hay texto

41
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

seleccionado buscar nicamente en la seleccin. Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no es sensible a maysculas y minsculas. Es decir, que si buscas el trmino apartado, tambin considerar como resultado vlido Apartado. Si quieres que tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la caja de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas, as: "apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendramos resultados, puesto que las 5 coincidencias estn escritas con A mayscula. En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los trminos encontrados con un fondo amarillo. Adems, Word nos situar en la pgina y posicin donde se encuentre la primera coincidencia. Lo distinguirs porque la palabra, adems de encontrarse con fondo amarillo, tendr el fondo de seleccin azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo. Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra, en orden de aparicin.

Buscar y reemplazar
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botn Reemplazar . Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Reemplazar, o con la combinacin de teclas CTRL+L.

42
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles: -Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar. -Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. -Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

Las vistas

43
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo mismo, la vista . Tambin puedes hacerlo desde la pestaa Vista > grupo Vistas de documento.

Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los grficos ni los encabezados y pies de pgina.

Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.

44
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para desplazarnos ms cmodamente por el documento:

45
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y elementos de diseo. El documento se visualiza en dos pginas por pantalla en forma de libro. Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra, se abre un men que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina de lectura, Ir a la primera pgina o seleccionar exactamente el nmero de pgina al que se desea ir. Tambin podemos utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del lado izquierdo y habilitar la opcin Panel de navegacin.

Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vera desde un navegador como Internet Explorer o Firefox si lo publicramos.

Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los apartados que conforman el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.

46
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea que en la versin impresa, pero elimina elementos como los encabezados o pies de pgina, que suelen ser ms retoques para la publicacin que contenido til en un borrador.

Ver varios documentos a la vez


En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudar a decidir cmo organizar las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con ms de un documento a la vez.

47
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de los documentos abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer plano.

Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro, permitindote ver los dos de forma simultnea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo ms coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.

48
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la ventana. Podemos variar el tamao y la posicin de cada ventana a nuestro gusto: - Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarn la altura, los bordes laterales la anchura y las esquinas ambas. Para cambiar la posicin, arrastra la ventana desde su barra de ttulo.

Dividir la pantalla
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase. Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre s. As nos evitamos tener que ir cambiando de pgina una y otra vez. En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos permite esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separacin. No te preocupes mucho por ajustarlo, ya que luego podrs arrastrarlo.

49
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y ltima pgina del documento. Cada una de las divisiones tendr su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se apliarn all donde se encuentre el punto de insercin o la seleccin. Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin y al pulsarlo de nuevo la podremos eliminar.

Guardar y Guardar como


Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaa Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rpido. - Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite

50
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en un archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia modificada por separado.

- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que quieras darle.

51
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. An as, aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta: - Dnde se guarda - El nombre del archivo - El tipo del archivo Veamos cmo elegir estos parmetros: Dnde se guarda: En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido. La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel superior. Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Bibliotecas > Curso aulaclic. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar. O bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del todo de la direccin, para abrir los sitios recientes.

52
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo. En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha, debers utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta. Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono .

El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento.

53
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior. Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y as evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda editar. Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones: 1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. 3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.

54
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Herramientas.

Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se abre un men que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. Tambin puedes acceder a

55
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imgenes. La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de Windows, sino que es algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas. Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas u otras, pero las opciones son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7. La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creacin o modificacin, etc) y adems te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de dilogo del ejemplo.

56
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que ms te guste.

Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaa Archivo. Tambin podemos hacerlo pulsando CTRL+A.

Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre l para abrirlo.

Bsqueda del archivo dentro de una carpeta. Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir. Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de

57
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si escribimos v, se despliegar una lista con los archivos que empiecen por v que te permitir hacer clic en l directamente. sto es til en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.

Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botn Abrir.

Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un tipo en concreto ocultar todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo. Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrars en el cuadro de dilogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras, en orden jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos, debers situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de

58
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

bsqueda, ya que Este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.

Eliminar y recuperar archivos


Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento y elegiremos la opcin Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR. Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo? En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta. 4. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic

sobre el icono de Papelera de reciclaje. 5. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el men contextual. Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en vista Detalle y fjate en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya que es ah donde lo guardar.

6.

59
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este mtodo.

Ortografa y gramtica
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y Vasta ya de gritar!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo. Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es

60
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

importante que prestemos especial atencin a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son ms difciles de identificar para el programa. Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.

Revisar mientras se escribe


De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortogrficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo har a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisin de forma expresa.

stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirn. Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn. Entonces aparecer el men contextual que nos permitir elegir una de las palabras sugeridas.

61
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Sabiendo esto ya estamos en disposicin de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones. Adems de las palabras sugeridas, en el men contextual encontramos varias opciones interesantes: - Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas que no estn incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en s no tiene ningn error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. - Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al

62
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada. Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, trminos cientficos que no suelen estar contemplados. O bien, por motivos prcticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo ms prctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos. - Autocorreccin. La autocorreccin permite que Word substituya automticamente la palabra errnea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle ms adelante. - Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. - Ortografa... / Gramtica... Si hacemos clic aqu aparecer un el cuadro de dilogo que nos ayuda a realizar la revisin de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado. - Buscar. Se trata de una nueva opcin de Word 2010. Permite realizar una bsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, as como en internet. Puede resultar til si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero s popularmente o en determinadas jergas. Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. sto se debe a que, al abrir el archivo, se revisar automticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la correccin.

63
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Forzar la revisin
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la revisin una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaa Revisar > grupo Revisin > opcin Ortografa y gramtica, o bien pulsando la tecla F7.

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se detendr y lo mostrar en el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica que nos permitir decidir qu hacer. Este mismo cuadro de dilogo tambin se mostrar si elegimos las opciones Ortografa o Gramtica en el men contextual del error resaltado mientras escribimos. Veamos cmo funciona:

64
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol. Lo podemos cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que encontramos en la parte inferior de la ventana. El botn Opciones de la esquina inferior izquierda abre el cuadro de dilogo que hemos visto en un bsico anterior, donde aprendamos cmo desactivar la opcin de revisar mientras escribes. En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada en el diccionario (jugete) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u. Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos cercionarnos de que est seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra. Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos modificarla directamente en el cuadro No se encontr. Los botones disponibles dependern del tipo de error. - Para errores ortogrficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto anteriormente en el men contextual: Omitir, Agregar al diccionario, Autocorreccin... - Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, as como pulsar Explicar para abrir un panel de ayuda con una explicacin sobre por qu Word lo ha considerado un

65
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

error. Ten presente que estos errores slo se mostrarn si est activada la casilla Revisar gramtica de la zona inferior.

Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el siguiente:

Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarn por alto y volvern a identificarse como errores. Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se

66
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

asumen como una accin en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna correccin, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la accin, para luego proseguir con la revisin.

Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por u once. O bien, si detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar por mayscula. Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas: - Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores que solemos cometer frecuentemente. - Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar automticamente una palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algn caso en concreto. Por eso no recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengamos apenas control de lo que estemos escribiendo. Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta prctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin. Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros intereses. Para hacerlo: 7. 8. Elegir la pestaa Archivo > Opciones. Aparecer un cuadro de dilogo. All seleccionar en el men

67
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

de la izquierda, Revisin. 9. Hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin.... Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.

Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos maysculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una minscula. Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas Seguidas. Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo

68
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

un punto, un final de interrogacin, etc. Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayscula. Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la semana. Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas. Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin va siempre con tilde. Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones. - Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el listado y pulsar Agregar. - Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar. Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organizacin de las Naciones Unidas.

69
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccin. Por ejemplo, podemos especificar No poner maysculas despus de determinadas palabras, agregndolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como podemos ver en la imagen. Tenemos otras dos pestaas para asignar excepciones en otros casos.

Ms funciones de revisin
Adems de la correccin de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la redaccin y ayudarnos a crear documentos de valor. Para ello, nos ofrece una serie de fuentes de informacin y consulta.

70
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a internet, ya que en tal caso tambin podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.

Formato del documento


Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el mismo. La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares. En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms generales a las ms especficas: 10. 11. 12. 13. Aprenderemos a aplicar un tema. Luego a incluir una portada y cambiar el color de pgina. A modificar el formato del texto. Y el de los prrafos.

Adems, tambin veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y cmo copiar el formato de un texto a otro.

71
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Los temas
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.

Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar > grupo Estilos, indicamos a Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y cul es el prrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a travs de la aplicacin de estilos, definimos la estructura del documento.

Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico clic.

Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa Diseo de pgina > grupo Temas > opcin Temas.

72
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento). Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.

73
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas. Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la combinacin de colores del tema Austin, la combinacin de fuentes del tema Chincheta y los efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....

Y por qu debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos nosotros? La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema.

La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos, memorndums, informes... Word 2010 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin una serie de portadas predefinidas.

Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas > opcin Portada.

74
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva pgina al principio del documento con el aspecto elegido. La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo, el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo texto.

75
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.

Cambiar el fondo de pgina


Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de las pginas. Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin. Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina > grupo Fondo de pgina.

76
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la vez: Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemplo Confidencial o Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:

77
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua.

Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.

78
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean simplemente de un color sino que utilicen degradados, texturas y tramas.

Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

79
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.

14.

Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul.

15.

Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar. Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho. En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia de dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs

16.

80
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

decidir qu mbito de aplicacin tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...

Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo.

La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como texto. Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a travs de los temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto. En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para formatear todo el texto. sto supona mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos ms concretos. Podemos modificar la fuente desde la pestaa Inicio > grupo

81
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de automticamente al seleccionar una palabra o frase.

formato

Vamos a comentar las herramientas ms importantes de estos paneles.

Fuente De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeo tringulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.

82
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms prctico y, si ests utilizando una fuente la encuentres fcilmente entre las primeras posiciones de la lista. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.

83
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tamao de la fuente

De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos. Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma de A que tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta hacia abajo lo disminuye. Efectos bsicos Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

84
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse la opcin se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la imagen pueden activar varios a la vez: Ejemplo. , se

Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los caracteres. Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha. Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si pulsas la pequea flecha triangular de su derecha se despliega un men que te permite cambiar el estilo de la lnea, pudiendo elegir entre lneas onduladas, discontnuas, dobles, gruesas, etc. Tachado: Dibuja una lnea sobre el texto.

Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms abajo que el resto del texto. Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms arriba que el resto del texto. Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque, obviamente, el texto se posiciona

85
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez. En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de dilogo Fuente.

Cambio maysculas/minsculas
En la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Cambiar a maysculas y minsculas... podemos desplegar un men desde la pequea flecha triangular que nos permite cambiar el formato de maysculas a minsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:

17. 18. 19. 20.

Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas. Poner en manysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.

21.

Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando MAYS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian

86
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

alternativamente a las tres formas: maysculas, minsculas y tipo oracin.

Color y efectos de texto


Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que tambin se pueden aplicar a la vez:

Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de una paleta de colores que se muestra al pulsar su correspondiente flecha.

Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y seleccionarlo de la paleta ms completa que se mostrar en un cuadro de dilogo.

87
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar cierto efecto degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma independiente.

Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor cambiar y tomar la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaramos sobre una hoja de papel con un rotulador. Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la paleta de colores disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar el formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.

88
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un men con 20 formatos prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y dems efectos.

Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de texto. Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un efecto personalizado.

89
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

WordArt
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rtulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt. Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botn WordArt.

Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer clic sobre la que ms nos guste.

90
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio para cambiar aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro texto. Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.

Formato prrafo
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las caractersticas ms importante de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas estn disponibles en la pestaa Inicio.

91
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Alineacin. Estos son los botones Hay cuatro tipos de alineacin. para fijar la alineacin.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo correspondiente. Otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta funcin permite escribir en cualquier parte de la pgina directamente sin tener que insertar lneas en blanco.

Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos.

Relacin entre saltos de pgina y prrafos. Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn problema, pero es posible que

92
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en dos pginas. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina.

Listas con vietas y numeradas


En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio tambin encontramos herramientas para crear listas. Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un smbolo, dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o por vietas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos: 22. 23. Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista. O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automtica. Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entender que quieres introducir una lista de vietas. Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros tambin crear una lista, en este caso numrica. Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a continuacin de la tecla INTRO. Si quieres que

93
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

dos elementos estn en la misma vieta, debers separarlos por un salto de lnea, pulsando MAYS+INTRO en vez de INTRO. El resultado ser el siguiente:

Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza la opcin Establecer valor de numeracin del submen que despliega su correspondiente flecha.

Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabticamente. Lo haremos seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar que se encuentra tambin en la pestaa Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es escoger si queremos una ordenacin ascendente o descendente y aceptar.

Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este est un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas como numricas.

94
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista , si despliegas su submen pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.

Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.

95
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

96
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

97
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea muestra del men que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva vieta, Definir nuevo formato de nmero o Definir nueva lista multinivel.

Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word2010 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos: Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el botn que hay justo sobre la barra de desplazamiento vertical. 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar.

98
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de primera lnea y sangra francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

99
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Barra de tabulaciones en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la regla horizontal para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineacin de cada tabulacin: la columna de ctricos est alineada a la izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulacin vertical y la alineacin decimal.

100 100
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Copiar formato
En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar formato . Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces: Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo.

Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo, o cul es su naturaleza. Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.

101 101
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que cambiar aspectos como su color, su tamao o la distancia que mantendr con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos predeterminados, o crear uno personalizado. Los encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Estilos de la cinta.

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos disponibles.

Tambin puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botn del extremo derecho inferior del grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.

La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarn una vista previa de su formato como lo hacen en la cinta. Si queremos que as sea, deberemos activar la casilla inferior Mostrar vista previa.

102 102
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Iremos viendo ms diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.

103 103
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Aplicar y quitar estilos


Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.

Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del documento: Cita, nfasis, Ttulo, Subttulo, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por motivos estticos, sino por ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, as que no debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en funcin de la verdadera naturaleza del texto.

Borrar formato Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir cambiarlo, por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos distintos en un mismo prrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestin, desplegar el men que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.

104 104
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.

Apariencia de los estilos


Los estilos dependen del tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan slo un clic. Si pulsamos el botn Cambiar estilos podremos podremos combinar distintas configuraciones de colores y fuentes que estarn definidos en los Temas de que dispongamos.

105 105
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para utilizar la seleccin actual de estilos de forma predeterminada, haremos clic en la opcin Establecer como valor predeterminado.

Crear, modificar y borrar estilos


Crear un estilo Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la opcin de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos: 1. Lo primero ser crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, partiremos de Este mismo. Lo seleccionaremos en la cinta con un clic y desplegaremos el botn Ms de la esquina inferior derecha.

106 106
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Seleccionamos la opcin Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.... Se abrir una ventana donde podremos darle un nombre al nuevo estilo y al Aceptar vers que se incluye en el listado junto al resto de estilos. 2. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el nuevo estilo. Para ello, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre l y seleccionamos la opcin Modificar....

Se abrir una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final.

107 107
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los cuadros Estilo basado en, Estilo del prrafo siguiente, etc.,

108 108
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin es posible crear un nuevo estilo desde el panel. Para ello, simplemente aplicamos un formato a un texto determinado y a continuacin pulsamos el botn Nuevo estilo.

Se abrira la misma ventana que hemos visto anteriormente, donde veramos aplicados los formatos que hubisemos escogido para el texto y simplemente deberamos darle un nombre y guardarlo. El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendra definido su nivel jerrquico en el documento, sino que simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar rpidamente. Debemos tener esto presente si decidimos hacerlo de esta forma.

Modificar un estilo

Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos hacer es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar.... Pero tambin podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el nombre del estilo sin hacer clic.

109 109
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Veremos que aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos clic en l para desplegar el men de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar.... En ambos casos se abrir la ventana que vimos anteriormente. Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo 1. Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los subapartados de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos apartados y subapartados que se van creando se numeren automticamente.

Borrar un estilo Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuvise utilizndolo quedar sin formato. Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del estilo en cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.

Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto con Word.

110 110
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el men contextual de un estilo de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars quitando el acceso directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el formato.

Preferencias entre estilos


Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato manual? Cmo interactan los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento? Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se adivinan, la mayora de veces, con un poco de sentido comn. Las normas generales son estas tres: 1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores. 2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos. 3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo. Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que requieren un estudio ms detallado. Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en cursiva (adems de otras caractersticas), 111 111
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado? Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lgico.

Ver los formatos aplicados del documento


Inspector de estilo y Mostrar formato. El botn Inspector de estilo abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los estilos y formatos en funcin de su naturaleza.

112 112
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de aulaClic y adems un formato de prrafo que consiste en un sangrado de 1,25cm. Pero no slo esto, sino que tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay dos caractersticas de formato de nivel de texto que tampoco formaban parte del propio estilo: un tamao de letra de 36pto y un subrayado.

En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su derecha , podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar todo.

Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos pulsar el botn Mostrar Formato , que encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrir un nuevo panel que, no slo indicar esplcitamente los formatos aplicados de forma manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo.

El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente:

113 113
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

114 114
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms importancia a ver qu formato es exactamente el que hemos aplicado. Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo.

Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que podremos cambiar las caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de prrafo, Alineacin, Mrgenes o cualquiera de sus caractersticas, se abrir directamente el cuadro de dilogo donde se edita, de forma que no ser necesario conocer a fondo dnde se encuentra cada una de las herramientas de Word para poder modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el documento.

Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato de dos textos. Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos que nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro.

115 115
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Diseo de pgina
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, donde tambin podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opcin Mrgenes Personalizados.

116 116
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar en la impresin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

117 117
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

anto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo botn de la esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente ventana:

118 118
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los centmetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Tambin el de Encuadernacin, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas. - Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para aplicar el margen de encuadernacin. - Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). - Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas 119 119
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en qu consisten. - En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.

- Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado.

Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

120 120
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

121 121
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con la vista de Diseo de impresin. Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona

Encabezados y pies de pgina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para 122 122
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de pgina > Diseo, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los elementos que lo contienen en modo edicin:

123 123
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeracin de pgina, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la cinta.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rpidos. Permite, desde la opcin Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor del documento o la fecha.

124 124
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la pestaa Insertar, pero se incluye en la de Diseo de los encabezados y pies de pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo utilizars ms a menudo desde la pestaa Insertar directamente. Con l podemos insertar rpidamente prrafos completos y dems contenido que solemos repetir constantemente con un slo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.

Inserta una imagen o foto guardada en el disco.

Inserta imgenes prediseadas.

125 125
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.

En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

126 126
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de encabezado y pie de pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de edicin. Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de

una forma, por ejemplo con cinta: 127 127


Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja

C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica algn tipo de formato

. En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo .

En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos.

Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

128 128
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos predeterminados entre los que elegir. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 24. 25. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

129 129
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Saltos de seccin
Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto permite que los elementos que comnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de pgina o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina. Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos: 26. 27. 28. 29. Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante. Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o captulos. Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento. Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los establecidos en el documento, etc.

Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha Diseo de pgina > grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categora Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.

130 130
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para eliminar un salto de seccin debemos: Cambiar a la vista Borrador desde la pestaa Vista. Situar el cursor en la lnea que representa el salto. Pulsar la tecla SUPR. Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior al salto para adoptar el de la seccin inferior. Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador, la seccin superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto, de una nica columna con mrgenes anchos.

131 131
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

132 132
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Impresin
Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si est todo correcto. Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado est marcada esta opcin

. Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word 2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaa Vista las opciones ms interesantes, que son las de Zoom:

El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra. 133 133
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom

Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.

Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un submen donde podremos seleccionar cuntas pginas queremos ver y cmo debern estar organizadas. Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 15 pginas, as que hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en que queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a 134 134
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

mostrar 3 x 5 pginas. En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado real. Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc. Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar. - La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana de Word. - La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana de Word.

135 135
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es todo.

136 136
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.

Ventana de impresin
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar: - Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a visualizar .

- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa. Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina . Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botn de la derecha permite ajustar la pgina para que se vea entera con un slo clic. En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la impresin, que nos permitirn: 30. 31. Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y negro. Opciones de Configuracin como: - Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la 137 137
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

32.

seleccin realizada. - La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de un documento que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 - La orientacin y el tamao del papel. - Modificar los mrgenes. - Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa. - Acceder a la Configuracin de pgina.

Configurar pgina
La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin en el cuadro de dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar pgina.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

138 138
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Diseo de pgina, pero s vamos a mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes. Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la impresin de un nico documento. Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal el resto. En versiones anteriores de Word habras tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las pginas

139 139
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

1 a 5 y otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6 en la vista previa en el momento en que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin y escoger la opcin De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a. Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable en el cuadro de dilogo. Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber configurado la impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.

Otras opciones de impresin


La configuracin de Word tambin afecta a la impresin, aunque a veces no seamos conscientes de ello. Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se imprimen, como los colores e imgenes de fondo. Normalmente est configurado as para ahorrar tinta en las copias impresas, pero podemos cambiarlo. En Archivo > Opciones abrimos la ventana de Opciones de Word. Deberemos situarnos en la opcin Mostrar del men que se encuentra en el lateral izquierdo y ah es donde encontraremos una serie de Opciones de impresin que podremos activar o desactivar segn nuestras necesidades.

140 140
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

141 141
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado anterior tambin podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos desde la pestaa Papel, pulsando su correspondiente botn.

142 142
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador. Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como Windows 7, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro. Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora virtual. La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de "engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo. Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime un archivo de formato .xps. Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora ya conoces el motivo. 143 143
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la utilices para realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As no gastars tinta ni papel.

Tablas
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, nmeros o grficos. Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos.

Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo Tablas > botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

144 144
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.

145 145
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de lpiz y simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin es ms lenta, pero puede resultar muy til para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla. En su pestaa Diseo > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarn a dar la distribucin deseada a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y

146 146
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

color del borde y a continuacin pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar. Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el dibujo del cursor y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Anidar tablas
Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo nico que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su contenido, y sto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado. Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

147 147
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Aplicar un estilo de tabla


Hasta ahora hemos visto cmo crear la distribucin de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato. Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa Diseo > grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el resultado final, si lo deseas, con las

herramientas de Sombreado y Bordes.

Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.

148 148
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ajustar la tabla
Alineacin.

Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su alineacin con respecto a la pgina y con respecto al texto que la rodea.

Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de tabla. En la pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos clic en el botn Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el men contextual de la tabla. Se abrir la ventana que vemos en la imagen.

149 149
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla: Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y lo arrastramos lograremos mover la tabla.

150 150
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ajustar tamao: Tambin al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamao de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificar la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posicin no variar, ya que el punto que indica la posicin de la tabla es la esquina superior izquierda.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas


Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin.

151 151
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna Al final de la columna Presione las teclas MAYS + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + RePg Alt + AvPg

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se colorear.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se colorear.

152 152
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

153 153
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o ms celdas sin afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo Combinar.

- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda seleccionada en la tabla. Esto es as, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cules queremos combinar. - Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos columnas y una fila, pero perfectamente podramos haber realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna. - Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de insercin.

154 154
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Alineacin y direccin del texto


Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los mrgenes de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna de sus propios elementos, es decir, la alineacin del contenido de las celdas con respecto a stas. Lo haremos desde la pestaa Presentacin > grupo Alineacin.

- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo nico que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineacin estn seleccionadas con anterioridad. Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes, fotografas o formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se hara si estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y grficos donde se explica cmo trabajar con estos objetos. - Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la direccin que sealen las flechas, que por defecto ser horizontal hacia la derecha (direccin de lectura occidental). Las posibilidades son tres:

155 155
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos asignar un margen fijo a las celdas de toda la tabla, as como definir el espaciado entre celdas.

Tamao de las celdas


Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamao se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando. Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar el aspecto que tendrn las celdas.

- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado. El nico inconveniente es que esto lo haramos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.

156 156
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Las opciones de distribucin tambin pueden resultar muy interesantes. Toman como referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero de filas o columnas (segn el tipo de distribucin que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta. - La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la opcin de ajustar el tamao al contenido de la celda.

Tratamiento de datos
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo ms importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o ms importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos a continuacin se encuentran en la pestaa Presentacin > grupo Datos.

Ordenar. Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la herramienta es vlida para todos ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.

157 157
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al hacer clic en el botn siguiente:

se abrir una ventana como la

Como puedes observar, el proceso es sencillo: 1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado encabezados de columna en la tabla detectar los nombre automticamente. 2. Especificar el tipo de datos (texto, nmero o fecha) de la columna en cuestin. 3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente. Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos personas tienen el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la seccin Luego por inmediatamente inferior.

158 158
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Repetir filas de ttulo. En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico problema de que los encabezados quedan nicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que "adivinar" a qu equivale cada una de las columnas. La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de

ttulo . De esta forma, el encabezado se mostrar en todas las hojas que ocupe la tabla.

Convertir texto a tablas. Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos dentro de una tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla a texto.

Frmula. En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automtica, a travs de una frmula. Lo nico que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar el

botn

. Se abrir una ventana donde podremos configurar

159 159
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

algunos parmetros. Por defecto se utilizar la SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que tambin podremos elegir qu formato utilizar para mostrar el resultado. Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:

- Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que contenga la frmula. Por tanto, la sintaxis ser =FORMULA(POSICION) - A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras frmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo texto, es posible que s que considere el encabezado como un valor ms a contar. Debemos tener cuidado con este comportamiento. - El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en el clculo. Deberemos volverla a ejecutar.

160 160
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Imgenes y grficos
Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si incorpora fotografas, grficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material ms visual. Por eso cada nueva versin de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su insercin y su retoque y ajuste. Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones, y son los siguientes:

- Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en una librera organizada por categoras. Estas imgenes en su mayora estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn basadas en una fotografa). - Imgenes de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas

161 161
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales. - Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos grficos tambin son vectoriales. - SmartArt. organigramas. Representacin de datos en forma de

- Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg. - JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. - GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una

162 162
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. - BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. - PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque tambin permite transparencias. - WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word, normalmente de las vectoriales.

Insertar imgenes prediseadas

Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral Imgenes prediseadas.

163 163
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen las imgenes que tengan relacin con ese concepto. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarn. En el ejemplo de la imagen vemos que est seleccionada la opcin Todos los tipos de archivos multimedia, pero podramos modificar esta opcin para seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografas e incluso vdeos y audio. Todos estos contenidos estn en la Galera multimedia de Microsoft Office. La galera es una herramienta externa que est disponible para los distintos programas del paquete Office.

Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com est marcada, se listarn imgenes que no vienen incluidas con la instalacin de Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su pgina web.

Insertar imgenes desde archivo

En este caso haremos clic en la opcin Imagen . Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botn que permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imgenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionndolas.

164 164
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento. En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede automticamente actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay en el lateral del botn Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.

Incluir imgenes de internet Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo. Lo nico que deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haramos con cualquier otra imagen. Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que hacer clic con el botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin Guardar imagen como... del

165 165
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

men contextual. Dependiendo de tu navegador, puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre. En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si hacemos clic lograremos el mismo resultado.

Incluir imgenes desde portapapeles Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa, como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.

Insertar captura de pantalla


Una opcin que puede resultar til es la de Captura de pantalla. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se est visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente son: 33. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint. Guardar la imagen. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen desde archivo.

34. 35. 36.

En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botn. 166 166
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un men que permite escoger qu captura queremos. sto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte. Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por qu Word nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla. Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.

167 167
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaa Formato.

Tamao

Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar para modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de cul arrastremos. Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato de . Lo haremos estableciendo la altura y la anchura en centmetros.

168 168
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con slo una parte de la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y

al hacer clic fuera de la imagen se aplicar el recorte. En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar. Estilos En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y relieves.

Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado justo en la esquina inferior derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones Contorno, Efectos y Diseo de imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.

169 169
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ajustes

Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con unos pequeos retoques ser suficiente. En el caso de las fotografas las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos cul nos gusta ms. Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como la opcin de colorear la imagen, tambin con el mismo sistema de pre visualizacin. Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de unas Opciones que abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo. Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar tiles para dar un efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo. Organizar Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar, voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.

170 170
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea.

- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

171 171
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con ms de una imagen a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una nica imagen, alinearlas o definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.

No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamao para devolver a la imagen su aspecto original.

Insertar formas y dibujar


Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias formas predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispondrs de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.

Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus caractersticas a tu antojo.

172 172
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque permite insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma, crendolo sobre ella

173 173
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

y agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque en las ltimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma, desde la opcin Agregar texto de su men contextual. An as, es interesante saber de su existencia, ya que puede resultarnos til en algn caso. Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortogrfico. Si lo recuerdas, sto no ocurra as con otras herramientas como WordArt.

Tamao, posicin y forma Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.

174 174
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha. Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original. Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo verde que vemos en la parte superior central de la imagen. Moveremos el ratn y apreciaremos con una figura semitransparente cmo quedar. Soltaremos el clic cuando est en la posicin deseada. Adems, algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este ejemplo un triangulo issceles se ha convertido en escaleno.

Formato Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color de su contorno o relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de opciones de organizacin y ajuste de tamao que ya hemos visto anteriormente.

175 175
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno azul. - Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos. - Y efecto de iluminacin verde.

Insertar grficos de Excel


Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica.

176 176
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar. Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.

177 177
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las celdas de la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar automticamente a partir de los datos introducidos. Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo

de grfico que aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc.

178 178
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Organigramas y diagramas
Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

179 179
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

Crear un organigrama
Crear organigrama Para insertar un diagrama debemos: - Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

180 180
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

181 181
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Agregar formas

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en qu nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede tener compaero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa.

182 182
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Modificar el diseo

El botn Diseo organigrama.

sirve para modificar el diseo del

Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.

Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.

183 183
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes. 184 184
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Cambiar el orden de los elementos. Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda. Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

Cambiar el diseo. Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Lo haremos desde la

185 185
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

pestaa Diseo > grupo Diseos:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt. Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto. Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama. Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando este panel.

186 186
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su aspecto. Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se crear un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Modificar el aspecto del diagrama

187 187
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos. En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo. SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.

188 188
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la pre visualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin. Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo. Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.

189 189
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan. Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los grficos 3D tienen una calidad impresionante. Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la pre visualizacin en tu grfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin

Restablecer grfico de la pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial. La informacin se mantendr, pero se eliminarn los cambios en la estructura y el estilo. En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la esttica del diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad. Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia 3D. 190 190
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas: Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms grande se har. Menor. Estre botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms pequeo se har. Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, gbastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos prestablecidos por Word desplegando los estilos de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.

191 191
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la pre visualizacin en el diagrama del documento. Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico. Para modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

192 192
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos. Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opcin Sin relleno, el elemento tendr un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran visibles a travs de l.

Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr el todo el diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar su grosor y el tipo de lnea (slida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable dedicado a cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.

193 193
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la visualizacin del diagrama.

Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.

An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre encontraremos una opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:

194 194
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del grfico. Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el grfico y seleccionando Formato de forma.

Tamao y organizacin
Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la organizacin y tamao de los diagramas.

195 195
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Como puedes ver, las opciones del grupo Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.

Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograramos as no sera tan exacto pero es mucho ms visual.

El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del documento. Como observars, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los grficos e imgenes, que ya vimos en su correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.

196 196
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado. Desde l podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees, escogiendo la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc...).

Plantillas
Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax, un currculum o una factura.

197 197
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarn en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla. Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y posteriormente veremos cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en el tema Compartir documentos.

Elementos que se guardan en una plantilla


Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero tambin conservan otros elementos: - Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. - Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla. - Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2010.

198 198
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La plantilla por defecto


En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello. Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una plantilla Normal.dotm que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna opcin para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarn a los nuevos documentos. Pero si por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que vena por defecto, lo nico que tendremos que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma, Word no la

199 199
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

encontrar y crear una nueva.

Utilizacin de las plantillas de Word


Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

200 200
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Normalmente dejbamos marcada la opcin Documento en blanco y pulsbamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: - Plantillas recientes permite elegir entre las ltimas plantillas utilizadas en el ordenador. - Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office. - Mis plantillas es donde aparecern las que hayamos creado nosotros. - Y ms abajo veremos una seccin completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina. Adems, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc. Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas. Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de bsqueda. Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podran resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a disposicin de los usuarios. Si en cambio ests explorando las categoras para ver las plantillas debers utilizar los botones de la zona superior, para ir

201 201
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

atrs y adelante o volver a la primera pgina haciendo clic en Inicio.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botn Crear que aparecer a la derecha junto a la previsualizacin. En el caso de las plantillas de Internet el botn se llamar Descargar. Observa que junto al botn Crear est marcada la opcin Documento. Esto implica que crearemos un documento a partir de la plantilla, que es lo ms normal. Pero si en algn momento queremos crear una plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeo botn circular que hay en la opcin Plantilla.

Trabajar con el documento creado


Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo contiene un ttulo predeterminado como Documento1, propio de los archivos no guardados.

202 202
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debera, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currculum ejecutivo. En l distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos, como es el caso de la Direccin de correo electrnico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado, en modo edicin, para permitirnos cambiar el texto. Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente, dndole nombre. La plantilla no se ver afectada.

203 203
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elejido currculum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el botn Crear.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y 204 204
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

telfono. As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc. Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

Observar dos cosas importantes. Automticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo.

205 205
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es as porque al abrir la plantilla elegimos Plantilla, si hubisemos escogido Documento se estara guardando como un documento Word ordinario. Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar. Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis plantillas a partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiramos modificar una plantilla como tal, lo nico que tendramos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.

206 206
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Crear plantillas a partir de documentos Word


Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento. As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que: 1. Disear el documento Word 2010. Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla. 2. Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes, automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.

Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. 207 207
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

208 208
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal


Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

209 209
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opcin y hacemos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

210 210
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.),

211 211
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. - Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. - Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. - Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

212 212
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.

Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin. Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el men para examinar las distintas posibilidades.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.

213 213
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.

En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

214 214
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

215 215
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

216 216
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

217 217
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.

218 218
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

Destinatarios de combinar correspondencia


Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino

tambin para manipularlos. Haciendo clic en el icono

se

219 219
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.) La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y 220 220
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

pulsamos Edicin. Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando. Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.

Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o 221 221
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva. Tenemos dos opciones: 37. Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas. O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de Microsoft Office.

38.

La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin. Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos 222 222
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

indicar la orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus propiedades.

223 223
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin. Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.

Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

224 224
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas pestaas de l. Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir. Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin.

225 225
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices


Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido. Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.

Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen podemos 226 226
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

ver parte de un ndice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) cas tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los 227 227
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

esquemas no dejan de ser una vista que est slo disponible en la versin digital del documento.

Insertar marcas de ndice


Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice. Existen dos formas de marcar las entradas del ndice: De forma automtica: Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas: - Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice. - En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos captulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est en minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase. - En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice. - Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna

228 228
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos :Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2. - Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automticamente.

- Abrimos el documento a marcar. - Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice .

Aparece el dilogo de ndice.

229 229
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

- Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado. - Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente apartado.

230 230
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: - Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca. - Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X. - Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este 231 231
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice. Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento. Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas. Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva. Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo. Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas. Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

Insertar ndice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente, podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde

232 232
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.

233 233
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice. Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.

Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles. Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar....

234 234
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Tabla de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos. 1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.

235 235
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

3. Crear estilos de ttulos personalizados. Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones... Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.

236 236
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Generar la tabla de contenido. Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido.

237 237
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido. Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

238 238
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3

239 239
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer. Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar. Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.

Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: - Desde la pestaa Referencias disponemos del botn . - Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde encontraremos la opcin Actualizar campos. Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos

240 240
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

si deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.

Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie


Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar. Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo. Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el 241 241
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuacin.

Conceptos bsicos

Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el

242 242
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola. En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quin es el autor de esa cita.

En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para 243 243
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.

Insertar marcadores

Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.

244 244
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto. - Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5. Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador.

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.

245 245
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para mostrar Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones. Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido. Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo debemos pulsar el botn Ir a.

246 246
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Referencias cruzadas

247 247
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores. Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador. Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior. Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada

. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen. En el desplegable Tipo elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los marcadores que hayamos creado previamente. Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar. Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo. Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...

248 248
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles. El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos. Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin. Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A continuacin vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.

Tipo Ttulo. Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo 1, Ttulo 2, ... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

249 249
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son: Texto del ttulo. Texto actual de ttulo. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo. Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo. Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo. Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Marcadores. Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son: Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador. Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador. Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador. 250 250
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo. Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Notas al pie o Notas al final. Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son: Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento. Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con el mismo formato que la 251 251
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

indicacin de la nota al pie.

Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla. Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.

En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla. En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el campo Referencia a. Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar 252 252
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

y ya tendremos un elemento al que asignar la referencia cruzada. Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son: Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin. Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero. Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto. Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Elemento numerado. Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeracin y Vietas).

253 253
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Notas al pie y notas al final


Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

- Accedemos a la pestaa Referencias.

Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que relizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el dilogo que vemos en la imagen.

254 254
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin. Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice.

255 255
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo... Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.

Seguridad (I)
Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a internet. Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en

256 256
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera poder modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto. En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad: 39. 40. 41. 42. 43. Aadir contrasea a un documento. Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento. Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica. Proteger el documento contra virus de macros. Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

Aadir contrasea al documento


Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el documento. Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto letras como nmeros y

257 257
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables. Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn Proteger documento y elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea. As el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores tipogrficos.

Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.

258 258
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Restricciones de formato.

Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento. Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato. Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y seleccionar Restringir edicin. Se abrir el panel de la imagen. La primera opcin es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

259 259
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Pulsando sobre el enlace Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar qu tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir, bloquearlo. Disponemos de tres botones. Todo. Marca todos los estilos.

260 260
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word. Ninguno. No deja marcado ningn estilo.

Cuando hayamos pulsamos Aceptar.

seleccionado

que

estilos

permitimos

En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.

Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.

Restricciones de edicin. Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.

261 261
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin.

262 262
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qu usuarios pueden realizar las modificaciones. Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados. Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento. Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios. Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.

La firma digital
En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos la opcin Agregar una firma digital. Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar documentos y nos permite abrir el catlogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de internet para conectar con la pgina web correspondiente. Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora como la Fbrica 263 263
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Nacional de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compaa ofrecen certificados de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una firma digital. Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante. No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe conocer l. Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser vlida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa. Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.

Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.

264 264
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento. Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el documento este finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo sin romper la firma digital.

Otras opciones de seguridad


Seguridad de macros.

En la pestaa Archivo > Opciones podemos escoger la categora Centro de confianza. All encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin: Configuracin del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.

265 265
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros. En ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma maliciosa, comprometiendo la seguridad de Word y del sistema al ser ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos. Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la ejecucin de macros en tu equipo. Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del usuario. Cuando abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros se ejecuten. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las macros con firma digital. Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las macros. En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos

En la categora Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos en esta imagen:

266 266
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Podemos seleccionar: Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el documento en Word, eliminar la informacin relativa a la autora del documento, es decir los campos relativos al autor del documento como nuestro nombre y dems se dejarn en blanco. Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con modificaciones. Almacenar nmeros aleatorios... Word al guardar un documento le asigna un nmero para posteriormente identificarlo, esta opcin genera un nmero aleatorio para el identificador del documento. Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas ocultas al abrir o guardar un documento.

267 267
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Gestin de derechos de informacin (IRM)


El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso, impresin, copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una forma bastante completa. Con l conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos. Es una herramienta independiente que viene, en el caso de Windows Vista, con la instalacin del sistema operativo. En cambio en Windows XP hay que instalarla de forma expresa. La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguir vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada impide que por ejemplo la persona que visualiza el archivo haga una captura o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.

Word e internet
Introduccin
Hoy en da es cada vez ms importante el uso de internet para compartir documentacin, o trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas. En los ltimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestin que se basan en el uso de internet. Sus ventajas son numerosas, ya que la centralizacin de los recursos:

268 268
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

44. 45. 46. 47.

Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos puntos. Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido. Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos terminales mviles. Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir prdidas de informacin de forma local, la informacin se encuentra tambin en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 2010 facilita la publicacin online. En este tema veremos diferentes formas de compartir informacin y aprovechar las nuevas tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente la mayora de estas opciones no estarn disponibles si no tenemos conexin a internet. Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el documento para compartir.

Enviar documentos por fax o correo-e


Una tarea muy comn suele ser la de enviar el documento por correo electrnico o por fax. Word 2010 facilita esta tarea. Accede al men Archivo > Guardar y enviar. Y selecciona Enviar mediante correo electrnico.

269 269
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Las opciones de que disponemos son: Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word ni de ningn lector de este tipo de archivos, no podr leerlo. Pero no te preocupes, lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimtico capaz de interpretarlo. Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un 270 270
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

enlace para modificar a travs del correo electrnico un mismo documento. Sera ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo. Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informacin, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato ms comn para enviar informacin que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitar tener Office para poder leer el documento. Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero no es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF. Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, enviar el documento de esta forma. Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente botn. Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envo ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer. Es decir, que ser necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.

Guardar en la Web: SkyDrive


Si por cualquier motivo lo que necesitamos no es enviar a alguien en particular la informacin, sino que queremos subir la informacin a internet con el nico fin de disponer de ella desde cualquier sitio o de compartirlo con ciertas personas de forma controlada, entonces la mejor opcin es SkyDrive. Se trata de un

271 271
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

espacio de almacenamiento gratuito de acceso online.

Tambin desde la opcin Archivo > Guardar y enviar encontramos la opcin Guardar en la Web. Para utilizar esta funcin necesitamos una cuenta (tambin llamada ID) en Windows Live. Pulsa Registrarse si quieres disponer de una cuenta de correo de Windows Live y poder utilizar el servicio SkyDrive. Se abrir una pgina web en tu navegador predeterminado, con un formulario que te permitir introducir tus datos para proceder al registro. Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar sesin. Se abrir un cuadro de dilogo que te preguntar tus datos de acceso.

272 272
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Deberas indicar tu Direccin de correo y tu Contrasea. Si activas la opcin Iniciar sesin automticamente, haciendo clic sobre la casilla de verificacin que lo acompaa, no necesitars introducir los datos cada vez que inicies Word.

Al hacerlo, el apartado Guardar en Windows Live SkyDrive cambiar y mostrar las carpetas disponibles: Pblica y Mis documentos.

273 273
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Estas carpetas no son carpetas de nuestro ordenador. Las nuevas carpetas que creemos desde Este apartado se localizarn en nuestro espacio en la red, no en el equipo. Si pulsamos Actualizar, se refrescar la informacin, de modo que si le hemos dado a alguien permiso para incluir documentos en nuestra carpeta Pblica, por ejemplo, veremos los cambios aplicados. El botn Guardar como es el que permite guardar el documento en la carpeta que seleccionemos. La gestin de esta informacin se realiza principalmente desde el navegador web. Esto implica que podremos acceder a los

274 274
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

datos desde cualquier punto en que dispongamos de conexin. De hecho, cuando hacemos clic en Nueva Carpeta, desde Word, nos remite al navegador web que utilicemos. Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si accedemos de forma autnoma al sitio web de Microsoft para SkyDrive, el resultado ser el mismo. Podremos explorar las carpetas que hayamos ido creando, y descargar los archivos que hayamos incluido en ellas. Tambin podremos crear carpetas nuevas y establecer los permisos. Para indicar quin tiene acceso a cada carpeta, necesariamente debemos hacerlo desde la pgina web. Podemos hacerlo al crear una carpeta:

Le daremos un Nombre e indicaremos quin tiene acceso en la lista Compartir con. La lista contiene las opciones:

275 275
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Cualquiera (pblico): Lo ver todo el mundo. Mi red: Lo vern todos los contactos que formen parte de tu red de Windows Live. Slo yo garantizar que el contenido de la carpeta no estar accesible para nadie ms. Y tambin puedes Seleccionar personas... para especificar qu personas en concreto pueden descargar el archivo de la carpeta. Podrs elegir entre redes, categoras (por ejemplo, la categora Clientes, si tienes a tus contactos organizados) o bien usuarios especficos, indicando sus correos electrnicos. Cuando elijas quin tiene acceso, vers un desplegable que te dejar elegir qu tipo de permisos tiene sobre la carpeta: Pueden ver archivos o Pueden agregar, modificar detalles y eliminar archivos. Podrs definir permisos diferentes por cada usuario, categora o red. Por ejemplo, que la categora empleados pueda modificar y eliminar los archivos, y los clientes puedan simplemente visualizarlos. Desde la web se puede gestionar tanto el espacio libre disponible (existe un lmite de almacenaje, que actualmente son 25GB), como el nombre de los archivos, sus propiedades, cambiar los permisos, e incluso generar comentarios del archivo, como si se tratara de una entrada de un blog. Adems, se pueden editar los archivos online, como veremos en el siguiente apartado. El nico inconveniente es que slo se puede compartir informacin de SkyDrive con personas que tengan un Windows Live ID, es decir, una cuenta de correo hotmail o live, o bien hayan adaptado los

276 276
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

credenciales de su cuenta de correo mediante Windows Live Passport, para poder acceder a los servicios de Windows Live.

Office 2010 online


Cuando estamos manipulando archivos en SkyDrive, encontramos la opcin de crear un Nuevo > Documento de Word.

Una de las grandes novedades que ofrece Microsoft en su versin 2010 de Office es que existe una versin gratuita disponible online. Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar la suite Office en el equipo. Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario pues que las personas con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versin modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo dispondr 277 277
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

siempre de la informacin actualizada. Para utilizarlo, slo debemos seleccionar la opcin Editar con el explorador, que aparecer al situar el cursor sobre el archivo en la web. Se abrir la aplicacin Word online en el navegador predeterminado. En nuestro caso, Internet Explorer.

Si te fijas, tiene una apariencia muy similar a la de la aplicacin Word instalada en el ordenador. La principal desventaja de la versin Online es la lentitud del servicio. Por bien que vaya, cada accin que realizamos la estamos enviando a travs de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera. Sobre todo si disponemos de una conexin lenta. Por ello, Office 2010 online puede suponer una herramienta muy til para realizar pequeas modificaciones, trabajar en red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos instalado el 278 278
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

programa pero disponemos de conexin a internet, como por ejemplo mviles con el sistema operativo Windows Mobile. Pero no es recomendable para trabajar a diario, por ejemplo, en trabajos de oficina que supongan una continua utilizacin de estas herramientas. No olvides tampoco que, al utilizar un navegador para funcionar, es posible sature la aplicacin y esto ralentice tambin la navegacin simultnea en otras pginas web. Otra desventaja es la reducida cantidad de herramientas disponibles. La versin online de office no est pensada para sustituir a la aplicacin instalable, sino para permitir pequeas ediciones online. Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2010, te recomendamos que las grandes modificaciones las realices desde ah, y no desde la versin online. Al visualizar un archivo que est online, en SkyDrive, tienes la opcin de Abrir en Word. De forma que editars el archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardarn en la versin online (en internet), disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.

Guardar en SharePoint y publicar


Microsoft SharePoint Workspace, es una aplicacin de las incluidas en el paquete Office 2010. Permite crear un entorno comn mediante el cual compartir documentos, contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organizacin. Por ello, en Word 2010 disponemos de la opcin

en el men Archivo > Guardar y enviar. As guardaremos el documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello

279 279
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

supone: - Centralizacin de recursos. Varias personas pueden trabajar simultneamente sobre un documento. - Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se les enven notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo. SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en distintos puntos geogrficos, porque les permite trabajar contra un servidor comn.

Publicar en un blog con Word


Introduccin
Hace unos aos quien quera estar a la ltima y tener presencia en internet requera crear una pgina web. Los usuarios menos expertos trataban de buscar soluciones como la que hemos visto anteriormente para crear sus pginas personalizadas de forma sencilla y sin invertir demasiado capital en ello. Fue la poca en que requeramos tener un pequeo informtico dentro, en que sentamos que nos quedbamos atrs si no invertamos tiempo en aprender informtica a nivel tcnico. Hoy en da eso est quedando atrs. Existen muchas soluciones gratuitas y fciles de utilizar que permiten la publicacin de contenidos en internet sin necesidad de disponer de ningn conocimiento tcnico. El concepto ha cambiado, ahora las grandes compaas especializadas son las que se preocupan de disear buenas herramientas que estn a disposicin de los usuarios de forma gratuita. As, nosotros nos preocupamos nicamente de generar informacin. Un ejemplo de ello son los blogs. Un blog no es ms que una pgina web donde se publican

280 280
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

noticias (entradas) que pueden ser comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas publicaciones se ordenan automticamente en un rbol cronolgico que sirve de archivo, como un cuaderno de bitcora. Tienden a ser espacios donde compartir informacin muy concreta, sobre una empresa, una aficin o un tema en concreto. Lo habitual es que su contenido sea pblico, es decir, est al alcance de cualquier internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades podremos hacer que su acceso est limitado a ciertas personas, por ejemplo los empleados de una compaa. La gestin de un blog es muy sencilla, nicamente hay que registrarse en un sitio que ofrezca este tipo de servicio, como blogger.com (de Google) o WordPress.com. Luego deberemos identificarnos con el usuario y contrasea que hayamos escogido y ya podremos gestionar su contenido, diseo, formato y preferencias de configuracin a travs de su pgina. Y qu papel juega Word en todo esto? Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sera que cada vez que quieras publicar una nueva entrada o noticia en l, iniciaras tu navegador web, accedieses a la pgina del blog, te identificases y escogieses la opcin de publicacin de entradas. Word pretende facilitarte este proceso, de modo que configurando tu cuenta en el programa Word puedas escribir y publicar entradas desde el propio programa sin necesidad de acceder a la web. Es exactamente el mismo concepto que el del correo electrnico, que lo podemos gestionar de forma online desde la pgina del proveedor o bien desde un gestor de correo en local. Esta opcin es muy cmoda, especialmente para las personas que estn acostumbradas a trabajar sus documentos con Word y que ya manejan con soltura las distintas opciones del programa.

281 281
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Crear un blog
El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un espacio donde publicar. Para quienes an no dispongan de uno, aprendremos a crearlo con WordPress. Podramos utilizar cualquier otro, pero hemos escogido este por ser el servicio de blogs al que est asociado Microsoft. Su portal en espaol es es.wordpress.com. Debemos acceder y pulsar el botn que nos invita a registrarnos.

Veremos un sencillo y breve formulario que deberemos rellenar correctamente.

282 282
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Bsicamente se te solicitar el nombre para el blog, que constituir la direccin URL de acceso al mismo y los datos bsicos de identificacin para tu posterior acceso. La direccin no debe de existir, debe ser nica en el mundo. Observa que junto a ella se dibujar un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de color verde si s que lo es. Prueba nombres hasta conseguir una direccin vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe dar una idea clara del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores. Para el resto de campos, sencillamente lee los consejos que hay junto al formulario, que te irn indicando los detalles y posibles errores en el proceso. Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Sign up, es decir, el hecho de completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso del blog. Las puedes leer si sigues el enlace situado justo debajo. Esto es algo que siempre se solicita cuando utilizamos un servicio online. No quiere decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los que se basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio. Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado. All habrs recibido un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una medida de seguridad que trata de evitar que se d de alta el servicio con datos falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que debemos hacer es hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el blog tal y como lo vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a configurarlo.

283 283
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

No entraremos en detalles sobre cmo personalizar el blog, porque no es el tema que nos ocupa. Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de acceso como propietario del blog tendrs a tu disposicin un panel de control con muchas opciones de personalizacin para cambiar radicalmente el aspecto del mismo, as como para publicar contenidos. Adems, tras la activacin se te enviar otro correo electrnico con enlaces que contienen informacin para aprender a utilizar el blog y datos de acceso a tu panel de control. Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en ingls. Si deseas cambiarlo de idioma para trabajar ms cmodamente debers seleccionar en el men de la izquierda del panel la opcin Users > Personal settings. Desde ah podrs establecer el Interface language, es decir, el idioma. No olvides pulsar el botn de la zona inferior de la pgina Save changes para que los cambios se apliquen.

284 284
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Enlazar el blog con Word


Para publicar en el blog desde Word, debers indicarle al programa tus datos de acceso. De esta forma l acceder al servicio por ti y tendr va libre para enviar las publicaciones que vayas redactando. En Archivo > Nuevo encontrars la opcin Entrada de blog. Seleccinala y pulsa el botn Crear del panel de la derecha. Tambin podras Publicar como entrada de blog desde Archivo > Guardar y enviar. Se abrir una nueva ventana de Word con un entorno ligeramente distinto, adaptado a este tipo de publicacin. Y, como de momento no hemos configurado el acceso a ningn blog, se mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir incluirlo.

285 285
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Como ya disponemos del blog pulsaremos Registrar ahora. Una nueva ventana nos pedir que escojamos el proveedor. Observa que hay distintas opciones y luego selecciona la oportuna y pulsa Siguiente.

286 286
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea. Es decir, los datos que habas indicado en el formulario a la hora de registrar el blog. Lo ms importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final /xmlpc.php de la direccin.

Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que deseamos continuar. Si no consigues conectar asegrate de que has introducido correctamente los datos y que no tienes ningn Firewall activado que impida la conexin.

287 287
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Ya estamos listos para publicar!

Entorno de Word para la edicin de blogs


Antes de empezar a escribir el contenido de nuestra primera primera entrada, conviene que nos familiaricemos con el nuevo entorno con el que trabajaremos ahora. La vista utilizada por defecto ser Diseo web. Recuerda que se trata de una vista en que no hay lmite de tamao como en el caso de un folio que va a ser impreso, ni mrgenes u otras caractersticas. La cinta constar de dos pestaas: Entrada de blog e Insertar.

En la primera ficha es donde encontraremos la mayora de opciones: estilos, revisin ortogrfica, opciones de formato de prrafo y herramientas del portapapeles. Es decir, una seleccin de las herramientas que ya conocamos, aunque en absoluto dispondremos de tantas como cuando confeccionamos un documento de Word. Ten presente que el contenido que estamos generando actualmente se va a publicar en una pgina web y por lo tanto habr muchos elementos incompatibles que se han excluido en este entorno, como por ejemplo las macros, los temas, las opciones de correspondencia o las de diseo de pgina. Por otro lado, veremos un nuevo grupo denominado Blog. En l encontraremos herramientas especficas que veremos ms adelante.

288 288
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imgenes, grficos, organigramas, vnculos o rtulos de WordArt.

Publicar una entrada


Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word, dispondremos de una zona para redactar el documento. La pequea peculiaridad de la redaccin de entradas para blogs es que deberemos indicar un ttulo para las mismas. Lo haremos en el espacio especialmente reservado para ello.

289 289
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para dar el formato deseado e incorporar los elementos que queramos. Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar del grupo Blog. Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos segundos, la publicacin estar disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del texto que nos proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.

Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin Pgina principal. Esta opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la ltima entrada publicada, la veremos inmediatamente tal y como la vern nuestros lectores. Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est almacenando nada en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el concepto de trabajar en la nube, es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica que se insertar directamente en el blog a la vista de todos. Esto genera una duda, y si quiero escribir una entrada pero an no est lista para su publicacin? Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que encontramos haciendo clic en la pequea flecha triangular del botn Publicar. La entrada en este caso se guardar en internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs

290 290
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

(en nuestro caso WordPress). La diferencia ser que no se publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.

Modificar una entrada existente


Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre podremos acceder desde Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo. Lo haremos desde la opcin Abrir existente, que inicia un cuadro de dilogo con un listado de todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la imagen muestra dos entradas: la nuestra y la de ejemplo que genera automticamente WordPress cuando creamos el blog.

Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de Word con esa entrada para que trabajemos con ella.

291 291
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Administrar cuentas
Hasta ahora no lo habamos mencionado, pero es una cuestin de lgica. Una persona puede poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, as que el sistema est preparado para que podamos configurar el acceso a cada uno de ellos. Sabiendo esto cobra ms sentido el desplegable del apartado anterior, en el que seleccionbamos de qu blog queramos listar las entradas. Si hacemos clic en el botn Administrar cuentas podremos aadir, modificar o quitar blogs. Eso s, deberemos Establecer como predeterminado slo uno de ellos.

Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En ningn caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar realmente el blog. Cualquier cambio que se desee efectuar en la cuenta, por ejemplo modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel de control del blog directamente, y no desde Word.

292 292
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.

Organizar entradas en categoras


Cuando generamos grandes volmenes de entradas, en la mayora de casos nos convendr organizarlas en categoras. Word no permite crear categoras, esto es algo que se debe gestionar desde la pgina del blog. Lo que s permite es asignar a una determinada entrada una categora ya existente. Lo que Worde hace bsicamente es leer la lista de categoras que el proveedor (como WordPress) le ofrece, y listarlas. A travs del botn Insertar categora podremos mostrar bajo el ttulo un desplegable que nos permitir escoger una de entre las disponibles.

293 293
Elabor: Ing. Daniel Ontiveros Meja C.E.C.y.T. No. 15 D.A.E.