GOVERNO DO ESTADO DO AMAZONAS

SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA SECRETARIA EXECUTIVA DO TESOURO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE PBLICA GERNCIA DE CONTABILIDADE

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA CONCILIAO BANCRIA DIGITAL

Manaus Am 2012

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APRESENTAO

A Secretaria Executiva do Tesouro SET/SEFAZ produziu este MANUAL com a finalidade de orientar os usurios do Sistema Integrado de Administrao Financeira - AFI em relao aos procedimentos de Conciliao Bancria digital.

O mdulo Conciliao Bancria foi desenvolvido no Sistema AFI visando aumentar a produtividade nas reas contbil e financeira da Administrao Pblica estadual por meio da automatizao de clculos e consultas on-line. Seu objetivo especfico ser otimizar o processo de emisso de conciliao bancria, a fim de produzir confiabilidade nas informaes geradas, transparncia na situao financeira e contbil do rgo, facilidade na identificao e soluo das pendncias, bem como a acessibilidade pelos rgos controladores e fiscalizadores. O mdulo ensejar ainda a

possibilidade de consultas on-line e gerao de relatrios gerenciais, alm de representar economia aos cofres pblicos, uma vez que no sero mais necessrios gastos com impresso e deslocamentos ao rgo central.

Com a implantao do Mdulo de Conciliao Bancria a SET/SEFAZ d mais um passo no sentido de aperfeioar o controle do movimento contbil e financeiro nos rgos e entidades da Administrao Pblica do Estado do Amazonas por meio do Sistema Integrado de Administrao Financeira Integrada - AFI.

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RESUMO

O processo de Conciliao Bancria por meio do Sistema AFI inicia-se aps o confronto de valores entre o extrato bancrio e o razo contbil. No prximo passo, o usurio dever acessar no Sistema AFI a transao ATUCONCILIACAO, carregar o extrato bancrio da sua Unidade Gestora no formato PDF, incluir e preencher o saldo bancrio e as pendncias da conta. O sistema verificar os clculos automaticamente. No havendo nenhuma

diferena, o usurio dever clicar em ENVIAR PARA HOMOLOGAO. Em seguida, o responsvel pela homologao da conciliao dever acessar a transao ATUENVIACONC, visualizar e analisar a conciliao e clicar em ENVIAR PARA O RGO CENTRAL.

Os

relatrios

gerenciais

estaro

disponveis

para

consulta.

Sua

finalidade ser analisar, por exemplo, quais as contas que

apresentam

maiores pendncias, os valores totais no banco, nas fontes e nas pendncias, assim como quais conciliaes encontram-se pendentes de envio SEFAZ, dentre outras consultas.

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SUMRIO

Confrontar os valores do razo contbil com o extrato bancrio do ms 05 Inserir nova conciliao Preencher os saldos da conciliao Preencher Saldos Bancrios Preencher as Pendncias Enviar a Conciliao para homologao (Conciliao Apta) Homologar e enviar ao rgo Central (Conciliao Enviada) Visualizar as Conciliaes Lista de conciliaes bancrias enviadas LISENVIACONC Pesquisar pendncias LISPENCONC Relatrio Gerencial RELSALDOCONC Relatrios de apoio ATUAPOIOCONC Perguntas Freqentes 06 06 08 08 11 11 13 13 14 14 15 17

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PROCEDIMENTOS PARA CONCILIAO BANCRIA DIGITAL

1. Confrontar os valores do razo contbil com o extrato bancrio do ms. Para cada dbito contbil deve haver um crdito bancrio e vice e versa. No havendo esta correspondncia, surge uma pendncia. Esta pode ser dos seguintes tipos:

a) Dbito No Tomado Pelo Banco (DNTB) Dbito contbil que no apresenta o correspondente crdito no banco. Exemplo: lanamento de receita contbil que no corresponde a um verdadeiro ingresso financeiro no banco.

b) Crdito No Tomado Pelo Banco (CNTB) Crdito contbil que no apresenta o correspondente dbito no banco. Exemplo: OB contabilizada que no corresponde a uma sada financeira no banco.

c)Dbito No Tomado Pelo rgo (DNTO) Dbito bancrio que no apresenta o correspondente crdito no razo contbil. Exemplo: tarifa bancria que no foi contabilizada no rgo.

d) Crdito No Tomado Pelo rgo (CNTO) Crdito bancrio que no apresenta o correspondente dbito no razo contbil. Exemplo: depsito bancrio que no teve a receita contabilizada no rgo.

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Aps esta conferncia necessrio acessar O Sistema AFI: Menu CONCIBANCARIA Transao ATUCONCILIACAO.

2. Inserir nova conciliao. O usurio deve acessar no Sistema AFI, no menu CONCIBANCARIA, a transao ATUCONCILIACAO.

3. Preencher os saldos da conciliao Na transao ATUCONCILIACAO, o usurio DEVE preencher os dados da conta que deseja inserir.

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Em Extrato Bancrio deve ser inserido, obrigatoriamente, o arquivo digital no formato PDF com as movimentaes bancrias do ms. Este arquivo poder ser digitalizado ou importado por meio da funo como Arquivo no Internet Banking. Salvar

Em Extrato de Aplicao deve ser inserido, se houver, o arquivo digital no formato PDF com as movimentaes de aplicao do ms, da mesma forma como realizado para o Extrato Bancrio. Esta funo obrigatria se houver extrato de aplicao financeira. Caso haja mais de um tipo de aplicao, utilizar programa de edio de PDF para unificar os extratos antes de anex-los. Sugesto: www.baixaki.com.br/download/adolix-split-merge-pdf.htm

A opo Arquivo de Observao somente deve ser utilizada para carregar (upload) arquivo (qualquer formato) caso haja alguma necessidade de demonstrar controles adicionais ou opcional. justificar pendncias. Esta funo

Clicar em INCLUIR. Neste momento temos uma Conciliao no status NOVA.

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Na tela que se abre a seguir o usurio dever preencher os seguintes dados:

4. Preencher saldos bancrios: Preencher o valor do saldo bancrio do final do ms conforme extrato financeiro das contas.

5. Preencher as pendncias: Informar a data da pendncia, a descrio e o valor nos campos respectivos (DNTB, CNTB, DNTO e CNTO). Caso haja mais pendncias clicar em (+).

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Importante:

Caso

no

conclua

preenchimento

de

todas

as

pendncias em um nico acesso, basta clicar em Fechar (canto superior esquerdo) que os dados sero guardados automaticamente.

5.1 Para continuar a atualizao da conciliao o usurio dever acessar a transao ATUCONCILIACAO, colocar a UG, clicar em PROC e clicar no boto da lupa Exibir Pendncias.

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5.2 Para preencher a conciliao do ms seguinte, podem ser utilizados os dados das pendncias do ms anterior, bastando clicar em Carregar Pendncia do ms anterior. O Sistema ir preencher de forma automtica todos os dados das pendncias.

Aps

clicar

em

Carregar

Pendncia

do

ms

anterior,

sero

apresentados as respectivas pendncias. Para excluir pendncia que j foi regularizada basta clicar no boto (-). Para acrescentar novas pendncias proceder conforme o item 5.1.

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6. Enviar a Conciliao para homologao. Aps o preenchimento do saldo bancrio e das pendncias, o sistema far todo o clculo envolvendo saldo contbil, financeiro e pendncias. Isto evita os erros de clculos muitas vezes encontrados nas conciliaes fsicas. Aps o envio para a homologao a conciliao ficar com o status APTA (para Homologao).

7. Homologar e enviar ao rgo Central. A homologao consiste em verificar e confirmar se as informaes da conciliao bancria esto corretas/adequadas. Dessa maneira, o

responsvel pela homologao tem conhecimento sobre a situao contbil e financeira das contas bancrias do rgo, especialmente sobre as eventuais pendncias, a fim de providenciar as regularizaes necessrias.

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Esse procedimento de competncia do responsvel pelos controles contbeis do rgo (Ex: Gerente Administrativo-Financeiro, Diretor

Administrativo-Financeiro, Contador, etc). A homologao se concretiza com o envio das conciliaes ao rgo Central.

Observao importante sobre o ms de DEZEMBRO: A Conciliao Bancria do ms de dezembro, alm do envio eletrnico, dever tambm ser entregue na Gerncia de Contabilidade da SEFAZ, juntamente com os extratos bancrios e razo contbil, no prazo

estabelecido nas instrues de encerramento do exerccio, impressa e com as devidas assinaturas.

7.1 Clicar em ATUENVIACONC, selecionar a Unidade Gestora e clicar em PROC. Somente aparecero conciliaes APTAs.

7.2 Clicar na lupa para visualizar as pendncias, depois fechar a tela (canto superior esquerdo) e enviar ao rgo central clicando no boto .

A partir deste momento a conciliao ter o status de ENVIADA.

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8. Visualizar as Conciliaes: Existem duas formas: a primeira atravs da transao RELCONUG. Basta preencher os dados, clicar em PROC e clicar em extratos basta clicar em . . Para visualizar os

A segunda maneira por meio da transao LISENVIACONC TODAS AS DATAS DE ENVIO. Este comando tem como objetivo

demonstrar todas as datas em que foram enviadas as conciliaes. Para visualizar a conciliao nesta funo basta clicar sobre a respectiva data.

9. Lista de conciliaes bancrias enviadas - LISENVIACONC. Esta transao tem como objetivo demonstrar quais conciliaes foram enviadas ao rgo central e quais esto pendentes de envio.

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10. Pesquisar pendncias LISPENCONC Esta transao evita a perda de tempo nas consultas aos arquivos de pendncias. H trs tipos de filtros que podem ser utilizados: por data, por valor e por tipo de pendncia.

11. Relatrio Gerencial RELSALDOCONC Esta transao permite demonstrar valores consolidados por pendncia (financeira ou contbil) de cada conta e evidencia tambm quais contas apresentam maiores diferenas entre banco e razo contbil. Neste sentido ser possvel, por exemplo, visualizar as contas e Unidades Gestoras que apresentam melhores indicadores de gesto contbil-financeira, ou que apresentam maiores valores de pendncias e at mesmo as contas com maiores valores no contabilizados.

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Para gerar o relatrio completo, indicando inclusive a Fonte Principal das contas, basta clicar em PROC e IMPRI.

12. Relatrios de apoio - ATUAPOIOCONC Esta funo optativa e tem como objetivo demonstrar os casos em que vrias OBs so pagas com um nico dbito bancrio. Por exemplo: quando no extrato bancrio aparece um nico dbito de mil reais, o qual se refere a dez OBs de cem reais.

12.1 Para preencher os dados no formulrio de apoio, necessrio selecionar a UG e clicar em PROC. A conciliao deve estar pelo menos com o status NOVA para poder ser listada no sistema. Aps clicar em PROC o usurio dever clicar tambm no boto (Preencher formulrio de apoio).

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12.2 Em Crditos Contbeis o usurio dever preencher a data, o nmero da OB e o valor. Para inserir, basta clicar em (+). Caso queira excluir, clicar em (X). Para inserir novos casos, basta clicar em LIMPAR e continuar o mesmo processo. Para sair, clicar em fechar.

Obs: Esta funo optativa. Caso o usurio queira manter o seu controle original no Excel, basta enviar este arquivo na funo

ATUCONCILIACAO ARQUIVO DE OBSERVAO.

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13 - Perguntas Freqentes

13.1 - Que se entende por Conciliao NOVA, APTA e ENVIADA? Conciliao NOVA refere-se quela que apenas inserida para iniciar o preenchimento dos dados. APTA a conciliao cujos dados j foram preenchidos (saldos e pendncias) e o sistema j checou se foram realizados os uploads (carregamento) dos extratos bem como a aritmtica da conciliao, ou seja, se a conciliao foi enviada para homologao e est apta para ser enviada ao rgo central. Conciliao ENVIADA a que j foi verificada pelo chefe imediato de quem a realizou, e enviada para o rgo central.

13.2 - Que uma Conciliao Pendente no sistema? Conciliao Pendente a que ainda no foi enviada ao rgo central. Conciliaes com o status NOVA e APTA so consideradas pendentes. No confundir com Conciliao com Pendncia, situao esta em que o valor do banco difere do razo.

13.3 possvel enviar a conciliao e depois enviar os extratos bancrios por meio fsico ou digital? No. O que pode ser realizado o preenchimento dos dados da conciliao para somente aps anexar os arquivos em formato PDF dos extratos por meio da mesma funo ATUCONCILICAO INSERIR ARQUIVOS. importante salientar que somente aps os uploads

(carregamento) dos extratos em formato digital e sem diferena matemtica entre o saldo em banco, as pendncias e o razo, que o Sistema permitir o envio das conciliaes para homologao (Status Apta).

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Para evitar possveis esquecimentos, recomenda-se que antes de preencher os dados, sejam sempre anexados os extratos. Ao inserir novamente um extrato em uma conciliao j enviada, automaticamente a conciliao volta ao status NOVA, necessitando reenvio.

13.4 - Como fazer para atualizar ou excluir conciliaes com o status APTA e ENVIADA? Para atualizar basta ir a ATUCONCILICAO, procurar a conta, clicar em exibir pendncias pendncias. Neste e comear a edio, excluindo ou adicionando momento a conciliao volta ao status NOVA

automaticamente, necessitando mais uma vez que seja enviada para homologao e para o rgo central. Para excluir uma conciliao por completo basta clicar no boto (X) excluir conciliao bancria na funo ATUCONCILICAO.

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13.5 Como proceder quando uma conciliao for enviada ao rgo Central com o arquivo do extrato errado? Basta ir em ATUCONCILIACAO, selecionar os dados da conta, clicar em PROC, e no boto Excluir extrato. Esta conciliao volta

automaticamente para o status NOVA. Aps esse passo, inserir os dados da conta, escolher o arquivo do extrato e clicar em incluir. A tela da conciliao ir abrir para visualizao. Basta enviar novamente para homologao. Em seguida o responsvel contbil dever enviar novamente para o rgo central por meio da transao ATUENVIACONC.

13.6 Como proceder para realizar uma conciliao sem movimento, cuja conta no tem mais extratos bancrios? possvel envi-la sem arquivos? No. necessrio, neste caso, digitalizar um documento do banco comprovando que no h mais movimento e que o saldo est zerado. Caso esta conta no tenha pendncias e nem esteja sendo mais utilizada preciso encerrar a conta no banco e exclu-la no AFI. Enquanto a conta estiver ativa h obrigatoriedade de envio da conciliao ao rgo central.

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