MANUAL DA TRANSFERNCIA ELECTRNICA DE DADOS

O relacionamento com os prestadores convencionados tem vindo a sustentar-se na utilizao de transferncias electrnicas de dados (TED) que permitem alterar significativamente o procedimento padro da ADSE, garantindo o pagamento dos seus servios nos prazos contratuais. A aplicao ADSE-TED tem registado uma evoluo bastante significativa, que garante a participao nesta plataforma aos prestadores convencionados, de qualquer dimenso, tramitar a sua facturao de forma clere e segura. O acesso a ADSE-TED, implica alguma ateno por parte das entidades interessadas, pelo que se torna essencial a consulta documentao disponvel no site em www.adse.pt. Resumidamente, a adeso de um prestador convencionado ao sistema ADSE-TED, passa pelas seguintes fases: 1. Ser utilizador registado no Portal das Finanas, servio disponibilizado pela DGCI, e, possuidor da respectiva senha vlida.

2. Aceder no site www.adse.pt

Estabelecida a sesso na

ficar perante os Servios Disponveis para acesso.

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INSTALAO
A aplicao ADSE-TED est disponvel para download em onde,

ao seleccionar encontra informao sobre como construir um ficheiro de facturao, requisitos mnimos e transferncia da aplicao ADSE-TED.

Verifique regularmente

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Ao seleccionar ADSE-TED

desencadeia a transferncia do ficheiro de instalao da aplicao

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Ao seleccionar desencadeia o assistente de instalao, que contem as instrues necessrias para uma correcta instalao da verso da aplicao ADSE-TED em seis passos: Passos de 1) a 4) ir seleccionando o boto Passo 5) seleccionar Passo 6) seleccionar

1)

2)

3)

4)

5)
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6)
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UTILIZAO- INFORMAO E AJUDA

Aps instalao, aceder ao programa clicando no cone existente no ambiente de trabalho ou no menu iniciar:
ADSE-TED Transferncia Electrnica de Dados

Descrio das funcionalidades e procedimentos: Inicialmente existem duas barras de tarefas. A maioria das operaes podem ser efectuadas recorrendo primeira linha de comando ou segunda, fica ao critrio do utilizador 1. Ficheiro (criar ou abrir ficheiro de envio)

2.

Informao de carcter geral

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Ao accionar o boto

seleccionar o tipo de entidade (Convencionado ou SNS)

A janela abaixo reflecte as funcionalidades e informao de apoio necessria ao processo de recolha do ficheiro.

Importante: Indicar sempre NIB (n identificao bancria da Entidade

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Note que em

obtm informao sobre como utilizar os botes da barra de tarefas.

Importante: cdigo da entidade 99999999 o NIF da Entidade registado na ADSE

ADICIONAR LINHA: Adicionar documento ou linha do cuidado de sade consoante o cursor esteja posicionado na rea de documentos ( esquerda) ou de cuidados de sade ( direita). Pode tambm utilizar, para o efeito, a tecla <insert>. Para duplicar uma linha inteira de cuidado de sade (sem data), prima F3. Com F4, pode copiar o valor da mesma coluna da linha anterior. ELIMINAR LINHA: Eliminar documentos ou linha de cuidado de sade, dependendo da posio do cursor. Pode tambm utilizar, para o efeito, a tecla <Delete> PESQUISAR: Procurar um ficheiro qualquer cadeia de caracteres. Quando verificada mais do que uma ocorrncia, mostrada uma lista das ocorrncias verificadas. GUARDAR: Guardar o ficheiro com a nomenclatura correspondente aos parmetros utilizados, i.e.: aaaamm_999999999_nn.txt, em que aaaamm - ano + ms 999999999 - cdigo de entidade (corresponde ao NIF - N Identificao Fiscal da Entidade registado na ADSE) nn - n de sequncia arbitrrio (corresponde ao NIB - N de Identificao Bancria da Entidade registado na ADSE) Por razes de segurana, o sistema guarda sempre a verso anterior do ficheiro, adicionando-lhe a extenso .bak. ATENO: Nunca enviar o ficheiro de segurana com a extenso.bak, o ficheiro a enviar ter obrigatoriamente que ter o formato acima mencionado com a extenso.txt. RELATRIO DE ERROS: Elaborar um relatrio de erros de validao do ficheiro. Note-se que validaes adicionais so que ser efectuadas pelo sistema , no momento do envio do ficheiro para a ADSE.
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PRIMEIROS PASSOS- COMO INSERIR REGISTOS DA FACTURA

1) Preencher os dados identificativos do prestador 2) onde: Entidade/NIPC > NIPC do prestador registado na ADSE composto por nove dgitos (por exemplo 129999901) Ano/Ms > Perodo de reporte da facturao (por exemplo 2010 e 05) N Ordem>O nmero de ordem dever ser sempre o 01 . S dever ser utilizado um nmero de ordem superior (02, 03..) caso a entidade exceda a capacidade do ficheiro (9999 documentos) ou por recomendao expressa da ADSE. N factura>Este nmero dever coincidir com o nmero da factura/nota de honorrios que vai acompanhar a documentao suporte papel. NIB> Conta bancria do prestador para transferncia/pagamento da facturao submetida, registada na ADSE. Dever ser enviado um ficheiro por ms, com toda a facturao do perodo

PROCESSO DE INSERO detalhe da factura (Cada ficheiro pode ter um n ilimitado de linhas, no podendo exceder, no entanto, 9999 documentos)

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Para cada documento efectuar os seguintes passos: N Doc.- Indicao do nmero de documento que corresponde ordem pela qual dever enviar os documentos de suporte. (Painel esquerda) N Benef.- Nmero e sigla do Beneficirio conforme consta no carto de identificao ADSE.(Painel da esquerda) Cuidados de Sade - cdigo do acto prestado, data de realizao, quantidade e valor unitrio dado pelo sistema, de acordo com a tabela em vigor. (Painel direita)

A ter em conta: No necessrio organizar a recolha por siglas (ex: SS, CA, OA)

Importante: Nesta linha, a aplicao gera e incrementa automaticamente os totais (de linhas, da factura e dos documentos.)

Durante o processo de recolha dos documentos podero ocorrer mensagens de alerta decorrentes da validao dos dados inseridos. Tambm poder obter, atravs da opo uma descrio do erro ou erros, detectados.

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A utilizao do filtro permite localizar em qualquer dos campos informao ou detalhe j inserido no ficheiro em curso, como por exemplo um determinado cdigo, beneficirio, valor ou documento.

Atravs da opo , verificar se o ficheiro no contm erros. Nestas circunstncias e, recolhidos todos os dados ou parte deles correspondentes factura a submeter ADSE, via ADSE-Directa, esto reunidas as condies para guardar o ficheiro, conforme exemplos representados mais abaixo.

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Para guardar a totalidade ou parte dos ficheiro, utilizar a opo , seleccionando a directoria, seguido de OK . Note que o processo gravar tambm permite ou vrias, de acordo com a organizao que pretenda estabelecer para a facturao.

A ter em conta: Ao guardar o ficheiro na directoria de destino, este, poder ser evocado para insero ou alterao de registos. O ficheiro recolhido na totalidade, devidamente guardado e identificado, estar ento pronto a enviar por Transferncia Electrnica de Dados. (Ver item da pgina seguinte)

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TRANSFERNCIA ELECTRNICA DE DADOS

Seleccionar a opo Transferncia Electrnica de Dados:

Procurar o ficheiro criado atravs da aplicao ADSE-TED na directoria de arquivo.

CONSULTAR: http://www.adse.pt/page.aspx?idCat=248&IdMasterCat=246&MenuLevel=2

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J na directoria de arquivo (ex: Facturao-TED ) abrir o ficheiro a enviar:

Importante: O ficheiro a enviar ter obrigatoriamente a extenso.txt (no enviar o .bak )

Confirmado o caminho e nome do ficheiro exibido na caixa enviar ficheiro e clicar em ENVIAR:

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Aps o envio do ficheiro, ficar disponvel, conforme exemplo abaixo, o estado em que a factura/ficheiro se encontra perante a ADSE.

A validao dos ficheiros realizada em tempo real e s sero aceites os que no apresentem qualquer falha de processamento. Deixa-se de utilizar os ficheiros de retorno. Na figura acima, a ttulo de exemplo, esto identificados os 3 estados pelos quais o ficheiro/factura passa at sua concluso: 1. ENVIADO: Ficheiro sem erros submetido ADSE ( sem icon de pr-registo)

2. PROCESSADO: Ficheiros submetidos ADSE em condio de serem emitidos os pr-registos da factura e dos documentos de suporte. A ter em conta: Icon na coluna de Pr-registo fica activo. Exemplo: Pr-registos suporte. Imprimir pr-registo da Factura Imprimir pr-registo documentos de

A entrega da factura e da documentao de suporte dever ser acompanhada das respectivas folhas com o cdigo de barras de identificao, conforme exemplo abaixo (*)

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ATENO: Se o seu browser estiver a bloquear janelas pop-up, no conseguir gerar as folhas, dever nestas circunstncias, desabilitar o bloqueio s janelas. Exemplo: Internet Explorer8

3. EM CONFERNCIA: Ficheiro/factura em fase de validao pela ADSE, sendo para a Entidade a confirmao de boa recepo. Neste estado, os icons de cdigo de barras ficam inactivos at liquidao da factura, que poder ser confirmada atravs da consulta respectiva conta-corrente.

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Registo de Documentos Exemplo da Factura e Documentos de Suporte

Previamente remessa para a Direco-Geral, os suportes documentais (cpias dos recibos, prescries e declaraes) e os documentos contabilsticos (facturas, recibos e notas de dbito/crdito) so sujeitos a prregisto (opo disponvel na rea TED). Esta operao possibilitar maior celeridade no registo de entrada na Direco-Geral, para alm do prestador passar a dispor da confirmao da boa recepo.
DOCUMENTO DE PR-REGISTO DA FACTURA

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DOCUMENTO DE PR-REGISTO DO DOCUMENTO DE SUPORTE

* Nota: Ficheiros submetidos antes de 1 de Julho de 2010, no tero ainda disponvel o pr-registo do Recibo

Recomenda-se a consulta a:
GUIA DE REFERNCIA RPIDA PARA PRESTADORES SISTEMA INFORMAO CONFERNCIA DE FACTURAO

SICOF

http://www.adse.pt/document/Guia_prestadores_convencionados_sicof.pdf

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INFORMAO RELACIONADA COM INTERESSE

A partir de 1 de Julho de 2010, a ADSE adoptou novos procedimentos para a remessa de facturao dos prestadores, em consequncia da introduo de um novo sistema de informao SICOF que agora contempla: O acesso a uma conta corrente organizada segundo critrios contabilsticos, permitindo ao prestador outra forma de acompanhar em tempo real a evoluo da tramitao da sua facturao,

ALARGAMENTO DAS TED A TODOS OS PRESTADORES http://www.adse.pt/page.aspx?idCat=72&IdMasterCat=4&contentId=625

A adopo das Transferncias Electrnicas de Dados (TEDs) j utilizada por quase todos os prestadores, revelando vantagens acrescidas, designadamente na maior celeridade na conferncia da facturao, permitindo assim o pagamento em prazos regulares e oportunos. Neste contexto, pretende-se alargar as TED a todos os prestadores, sendo condio determinante para a renovao dos acordos em vigor. A utilizao das TED dever considerar o sistema informtico que utilizado pelo prestador. No entanto, a Direco-Geral providenciou uma aplicao, designada por ADSE-TED, destinada a produzir os ficheiros que poder ser utilizada gratuitamente, estando disponvel na ADSE DIRECTA, em www.adse.pt . Assim, torna-se prioritrio que a Transferncia Electrnica de Dados (TED) seja definitivamente adoptada a partir de 01 de Outubro de 2010. A partir daquela data devero observar-se ainda os novos procedimentos que foram recentemente adoptados na sequncia da entrada em explorao de um novo sistema aplicacional (desde 01 de Julho de 2010) que contempla o acesso a uma rea reservada, a ADSE DIRECTA, e possibilita: 1- A consulta da conta corrente organizada segundo critrios contabilsticos e o acompanhamento em tempo real da evoluo da sua facturao; 2- A possibilidade de consultar os dados de prestador e obter a alterao dos mesmos; 3- A validao dos ficheiros em tempo real. Previamente remessa para a Direco-Geral, os suportes documentais (cpia dos recibos emitidos pelos montantes suportados pelos beneficirios) e os documentos contabilsticos (notas de honorrios para prestadores em nome individual e facturas para prestadores em nome colectivos, recibos e notas de dbito/crdito), so sujeitos a pr-registo, que consiste na impresso de folhas contendo cdigo de barras disponibilizadas aquando do processamento do ficheiro. Esta operao possibilitar maior celeridade no registo de entrada na Direco-Geral, para alm de permitir a confirmao da boa recepo. Tambm o cdigo de entidade ser substitudo pelo nmero de identificao fiscal do prestador e sero extintos: a)- O modelo 16 que substitudo pela factura (prestadores em nome colectivo) ou nota de honorrios (prestadores em nome individual); b)- O modelo14 (fichas de consultas) que daro lugar s cpias dos recibos dos montantes suportados pelo beneficirio. A remessa da documentao dever ser dirigida para: ADSE/Prestadores convencionados, Praa de Alvalade, n 8, 1700-036 Lisboa Para qualquer esclarecimento adicional dever ser utilizado o endereo de correio electrnico pconv@adse.pt.
Verso DSI/02- 06/10/2010 Praa de Alvalade, 8 1748-001 LISBOA

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