Por que BPM en la Administracion Publica?

BPM por sus siglas en ingles (Business Process Management), se refiere a la Gestin de Procesos de Negocios y a todas las actividades o tareas que en dichos Procesos se realizan, en el caso de la Administracin Publica Nacional (APN), los Procesos de Negocio son tramites pblicos que realizan los ciudadanos o procesos burocrticos internos que realiza el Estado para garantizar la prestacin de servicios a los ciudadanos, considerando esta prestacin de servicios como la principal tarea de los entes de la APN y el mejoramiento de los mismos a travs de las buenas practicas de administracin que deben configurarse y desplegarse a lo largo de todo el ente publico a partir de los valores que apuntan a caracterizar la Funcin Publica como Servicio Publico; de all que la primera identidad que hay que tener clara a la hora de promulgar estas practicas es la conciencia de lo que implica ser un servidor publico, pues mientras que para el sector privado la sociedad es fuente de beneficios, para el sector publico es fuente de legitimidad, de ah la importancia de la implementacion de las mejores practicas administrativas, las cuales son fuente primigenia de la consolidacin de Capital Social construido a travs de relaciones de confianza que se constituyen en base para el ejercicio de la Funcin Publica exitosa. BPM engloba a todas los Procesos que son parte del ciclo de vida de un servicio publico, y de forma automtica e integrada, permite la Modelizacin, Ejecucin, Monitorizacin y Optimizacin permanente de dicho ciclo.

BPM es la evolucin natural de los sistemas de workflow y de la necesidad de Integracin de los procesos involucrados en la prestacin de un servicio publico. Esto es debido a que la visin y evolucin del trmino Proceso ha cambiado en el interior de las organizaciones, pues la prestacin de servicios pblicos se orienta hacia Procesos cada vez mas complejos que exigen la integracin de los diferentes departamentos, comunidades, entes de la APN, proveedores y asociados, que pueden estar incluso geogrficamente distanciados entre si. La APN posee una cantidad creciente de procesos cuyas caractersticas

principales es ser heterogneos y complejos. Para identificar, disear y mejorar estos Procesos, en ONUVA proponemos utilizar un conjunto articulado de sistemas que hemos tenido a bien denominar BPM Gobierno. Un proceso es un conjunto de actividades generadoras de valor agregado mediante modelizacin, ejecucin, monitorizacin y optimizacin. Estas actividades desarrolladas en una secuencia predeterminada, permiten obtener unos resultados identificados como productos o salidas (otorgamiento del crdito o servicio) a partir de unas entradas o materias primas (solicitud del crdito o servicio).

Desde esta perspectiva, la Gestin por Procesos en la Administracin Publica es considerada como un sistema de actividades o tareas relacionadas entre s, en los que las entradas (solicitud de crdito, presentacin de proyecto) sern generadas por clientes internos o externos (investigadores, centros de estudio, entes de la APN) y cuyas salidas (aprobacin de crdito o proyecto) compuestas de valores y resultados irn dirigidos hacia clientes internos y externos. Que aporta BPM a la Administracin Publica? Los entes de la APN, independientemente de su tamao y del foco de su actividad, hacen frente a situaciones altamente competitivas que exigen garantizar la satisfaccin de sus clientes y simultneamente con la eficiencia econmica de sus actividades. Los entes de la APN, estn estructuradas en general, en base a departamentos funcionales. La Gestin por Procesos percibe la Organizacin como un Sistema Interrelacionado de procesos que confluyen conjuntamente a incrementar la satisfaccin del ciudadano. La Gestin por Procesos atraviesa la estructura departamental en forma horizontal, integrando los procesos de cada departamento con procesos de otros departamentos, en la medida que sea necesario. La Gestin por Procesos coexiste con el sistema departamental, asignando propietarios o responsables a los procesos, ello posibilita una

gestin entre los departamentos generando valor agregado para la satisfaccin del ciudadano solicitante de los servicios. La Gestin por Procesos provee un flujo de informacin continuo dentro de la estructura, en sentido horizontal y vertical, con el objetivo de lograr conocimiento. La Gestin por Procesos determina qu actividades necesitan ser mejoradas o rediseadas, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos planificados y establecidos. La Gestin por Procesos hace posible la comprensin de como? estn configuradas las actividades y tareas que conforman el negocio, de sus fortalezas y debilidades. Finalmente BPM agrega valor a la Organizacion Publica ya que le otorga:

E STABLECE un esquema de evaluacin del proceso en su conjunto. F OMENTA la comunicacin interna y externa y la participacin en la gestin I NTEGRA los diferentes elementos del proceso de seleccin y adjudicacin. C OMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas I DENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseo. E VITA la excesiva departamentalizacin de la Organizacion Publica N ORMALIZA los mtodos de informacin interna y externa C ONTROLA y elimina los tiempos muertos I NDIVIDUALIZA las responsabilidades de un modo sencillo y directo A CTUALIZA y simplifica la documentacin de forma permanente
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