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Tratamiento laboral y tributario del concepto de movilidad

Ficha Tcnica
Autor Ttulo : Dra. Jenny Ugarte Gonzales : Tratamiento laboral y tributario del concepto de movilidad

Fuente : Actualidad Empresarial, N 214 - Primera Quincena de Setiembre 2010

1. Introduccin
Una de las alternativas que tiene el empleador para reducir sus costos laborales es otorgar conceptos no remunerativos, uno de estos conceptos es el de movilidad, cuyo tratamiento comentaremos a continuacin.

2. Concepto de movilidad
Es la suma de dinero que el empleador entrega al trabajador durante la relacin laboral.

3. Regulacin y requisitos de la legislacin laboral para el otorgamiento de la movilidad

La normatividad laboral regula este concepto en el artculo 19 del Decreto Supremo N 001-97TR, Ley de Compensacin por Tiempo de Servicios, en los siguientes incisos: Inciso e): El valor del transporte, siempre que est supeditado a la asistencia al centro de trabajo y que razonablemente cubra el respectivo traslado. Se incluye en este concepto el monto jo que el empleador otorgue por pacto individual o convencin colectiva, siempre que cumpla con los requisitos antes mencionados; inciso i) todos aquellos montos que se otorgan al trabajador para el cabal desempeo de su labor, o con ocasin de sus funciones, tales como movilidad, viticos () todo lo que razonablemente cumpla con tal objeto y no constituya benecio o ventaja patrimonial para el trabajador. De la lectura de los citados incisos, se advierte que existen 3 modalidades en el otorgamiento de este concepto, y stos son: a) Servicio de transporte organizado: en este caso el empleador no entrega al trabajador suma alguna de dinero, sino que pone a su disposicin un medio de transporte; segn Toyama este servicio aludir al mnibus que proporciona el empleador a sus traba* Abogada egresada de la Ponticia Universidad Catlica. Alumna de la Maestra de Derecho de Trabajo y Seguridad Social en la PUCP. Alumna del Mster de Factor Humano en la UPC.

jadores para que stos puedan acudir a laborar todos los das. El alquiler de este mnibus constituye para el empleador un costo nico, por lo cual es difcil individualizar la ventaja patrimonial respecto a cada trabajador lo que evidencia su carcter no remunerativo. Asimismo se debe advertir que son los trabajadores quienes en cada oportunidad decidirn si hacen uso de esta facilidad que el empleador pone a su disposicin1. b) Abono del transporte supeditado a la asistencia a laborar: es la suma de dinero que el empleador entrega a sus trabajadores, con la nalidad que este monto sea destinado a cubrir el costo del transporte del domicilio de trabajador al centro de labores y para el retorno del trabajador al mismo. c) Movilidad para el desempeo de las labores: es la suma de dinero que el empleador entrega a sus trabajadores para que ste cumpla efectivamente con sus labores, siendo sta la causa de su entrega, estamos entonces ante una condicin de trabajo. Al respecto el Decreto Supremo 00197-TR, TUO de la Ley de Compensacin por Tiempo de Servicios, en su artculo 19 inciso i) precisa que la condicin de trabajo es todos aquellos montos que se otorgan al trabajador para el cabal desempeo de su labor() y en general todo lo que razonablemente cumpla tal objeto y no constituya benecio o ventaja patrimonial. Para Toyama en la ley de CTS se plantean lmites a la entrega de las condiciones de trabajo que deben tenerse en cuenta dado que estamos ante un concepto genrico y de conguracin en cada caso en concreto. De un lado deben ser entregadas por su necesidad o porque facilitan la prestacin del servicio del trabajador de tal forma que no son de libre disposicin del trabajador (). De otro lado, su entrega debe ser razonable. Ciertamente estamos ante un concepto indeterminado que solamente puede denirse en cada caso en concreto, pero que se relaciona con la existencia de causa objetivamente vlidas y que pueden ser demostrables y justicables2. 3.1. Requisitos para el otorgamiento de la movilidad i) El monto otorgado bajo la denominacin de movilivdad no debe ser de libre disposicin del trabajador. Por lo que en caso de
1 TOYAMA MIYAGUSUKU, Jorge, Instituciones del derecho laboral, Gaceta Jurdica 2005, pgina 326. 2 TOYAMA MIYAGUSUKU, Jorge, Los contratos de trabajo y otras Instituciones del derecho laboral, Gaceta Jurdica 2008, pginas 296 y 297.

la movilidad supeditada a la asistencia debe ser destinado a cubrir el pasaje urbano. Mientras que en el caso de movilidad condicin de trabajo la suma otorgada debe ser destinada para que el trabajador ejecute sus labores. ii) Que el monto otorgado sea razonable. iii) Exista una causa objetiva vlida que pueda ser demostrable y que justique su entrega. Este ltimo requisito especcamente para la movilidad otorgada como condicin de trabajo, puesto que si el empleador no otorga esta suma, al trabajador no podr ejecutar las labores para las cuales fue contratado. El cumplimiento de estos requisitos resulta indispensable toda vez que el Tribunal Fiscal los toma en cuenta al momento de evaluar el otorgamiento del concepto de movilidad, en cualquiera de sus dos modalidades, ello lo podemos advertir en las siguientes resoluciones:
Jurisprudencia: RTF 05449-4-2007 (20/06/2007) () los montos otorgados por transporte que no sean considerados como parte de la remuneracin, resulta necesario que se acredite que el monto asignado es razonable y que se encuentra supeditado a la asistencia al centro de trabajo, lo cual no se produjo en el caso de autos, toda vez que al no contar con un control de asistencia no le es posible efectuar tales pagos en funcin a la asistencia del trabajador, no habindose cumplido con uno de los supuestos contenidos el inciso e) del artculo 19 del Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N 650, para considerar que dichos montos no son remuneracin ().

Jurisprudencia: RTF 1215-5-2002 (06/03/2002) Se revoca en parte la apelada en cuanto a los reparos al Impuesto a la Renta por gastos de movilidad y telfono, pues constituyen condicin de trabajo y no una contraprestacin de servicios, como seal la SUNAT; si bien no se trata de remuneraciones, se encuentran sustentados en las planillas de liquidacin de gastos de movilidad y telefona que han sido suscritas por los trabajadores, por lo que no cabe condicionar su deduccin a la presentacin de comprobantes de pago, ya que se trata de montos entregados en efectivo y en cantidad razonable.

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3.2. Formalidades de la entrega de concepto de movilidad En caso que el empleador haya decidido otorgar este concepto debe declararlo en los siguientes documentos: a) Planilla Electrnica PDT-601 conforme lo dispone el artculo 1 de la Resolucin Ministerial N 020-2008-TR (casilla 909). b) En la boleta de pago de remuneraciones artculo 14 del Decreto Supremo N 001-98-TR, Reglamento de Planillas de Pago de Remuneraciones. Cabe precisar que slo se registrar en la Planilla Electrnica y en la boleta de pago de la remuneracin mensual del trabajador la movilidad supeditada a la asistencia y no as al concepto de movilidad destinada a la ejecucin de sus labores, porque esta ltima la debe registrar en la planilla de movilidad. El cumplimiento de estas formalidades permitir que los gastos deducidos no sean reparados conforme lo podemos apreciar de la siguiente Resolucin del Tribunal Fiscal RTF N 8729-5-2001 (26.10.01) que seala lo siguiente: [Asimismo], del anlisis del expediente se desprende que los gastos reparados se encuentran sustentados en las planillas de recurrente y en las boletas de pago, [por lo que] corresponde revocar la apelada en ese extremo []. 3.3. Consecuencias del otorgamiento de concepto de movilidad La legislacin laboral no slo ha conceptualizado las distintas modalidades del concepto movilidad, sino que tambin ha sealado que es un concepto no remunerativo, por lo que la consecuencia de tal calicacin origina que el monto otorgado bajo la denominacin: movilidad supeditada a la asistencia o movilidad condicin de trabajo no tenga incidencia en el clculo de benecios sociales: graticaciones de julio y diciembre, remuneracin vacacional y compensacin por tiempo de servicios, reparto de utilidades. El principio de causalidad es la relacin de necesidad que deben establecerse entre los gastos incurridos y la generacin de renta o mantenimiento de la fuente, lo cual en nuestra legislacin es bastante amplio, pues se permite la deduccin de gastos que no guardan relacin de manera directa. No obstante ello, el principio de causalidad debe ser atendido siguiendo los criterios adicionales de que los gastos sean normales de acuerdo al rubro del negocio y mantengan proporcin con el volumen de las operaciones realizadas, entre otros. En caso de cumplirse con el citado Principio, el otorgamiento del concepto movilidad otorgado a los trabajadores podr ser deducido. Este Principio de causalidad est previsto en el artculo 37 de la Ley de Impuesto a la Renta. b. Principio de razonabilidad: implica que el benecio otorgado tiene que estar en relacin con el contribuyente. c. Principio de generalidad: implica que el benecio debe ser otorgado en forma general, impersonal, abstracto. Cabe precisar que no basta cumplir con los citados Principios, sino que tambin el empleador debe cumplir ciertas formalidades en la entrega de este concepto si desea deducirlo como gasto, por lo que pasaremos a desarrollar cules son estas formalidades. 4.1. Formalidades tributarias en la entrega del concepto de movilidad condicin de trabajo para su deduccin como gasto Como ya habamos comentado en el caso de movilidad supeditada a la asistencia, el empleador debe registrar el monto otorgado en la Planilla Electrnica PDT-601 conforme lo dispone el artculo 1 de la Resolucin Ministerial N 020-2008-TR (casilla 909), as como en la boleta de pago de remuneraciones, cumpliendo con ello con lo dispuesto en el artculo 14 del Decreto Supremo N 00198-TR, Reglamento de Planillas de Pago de Remuneraciones. Mientras que, en el caso de movilidad condicin de trabajo, el empleador o contribuyente debe acreditar este gasto con cualquiera de los siguientes documentos: 1) Comprobante de pago: boletas o facturas que acrediten la adquisicin del servicio de transporte, por ejemplo la factura girada a favor de la empresa por el costo del servicio de taxi. Si el contribuyente tiene cualquiera de los comprobantes referidos, la deduccin de este gasto no tendr lmite

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alguno en cuanto a su monto, slo que deben ser razonable. 2) Planilla de movilidad: tiene que constar en documento escrito, que debe ser suscrita por los trabajadores usuarios de la movilidad y contener necesariamente la siguiente informacin: a. Numeracin de la planilla. b. Nombre o razn social de la empresa o contribuyente. c. Identicacin del da o perodo que comprende la planilla, segn corresponda. d. Fecha de emisin de la planilla. e. Especicar, por cada desplazamiento y por cada trabajador: - Fecha (da, mes y ao) en que se incurri en el gasto. - Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad. - Nmero de documento de identidad del trabajador. - Motivo y destino del desplazamiento. - Monto gastado por cada trabajador. Cabe precisar, que la falta de alguno de los requisitos previstos en el inciso e) slo inhabilita la planilla para la sustentacin del gasto que corresponda a tal desplazamiento, mas no as los gastos consignados que se reeran a otros desplazamientos, ello en virtud de lo dispuesto por el Decreto Supremo N 159-2007-EF (16.10.07) que regula el contenido de esta planilla. Por otro lado, no debemos perder de vista que esta planilla no constituye un libro ni un registro, razn por la cual no debe cumplir con las formalidades exigidas en el libro de registro vinculados a asuntos tributarios establecido en la Resolucin N 234-2006/ SUNAT, que dispone la legalizacin de libros antes de su uso. En otras palabras, no es requisito de validez de esta planilla su legalizacin. 4.2. Lmite del gasto de la movilidad condicin de trabajo sustentado en la planilla de movilidad El artculo 21 del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta dispone que los gastos sustentados con esta planilla, no podr exceder por cada trabajador, del importe diario equivalente a 4% de la remuneracin mnima vital mensual de los trabajadores, esto es, 22 soles diarios3. Respecto al uso de esta planilla, es necesario tener en cuenta que no
3 A partir del 1 de enero de 2008 la remuneracin mnima vital es 550 soles conforme lo seala el Decreto Supremo N 022-2007-TR.

4. Regulacin y requisitos de la legislacin tributaria para el otorgamiento de la movilidad

Para que los montos entregados a los trabajadores bajo la denominacin de movilidad pueda ser deducida como gasto, debe cumplir con el Principio de causalidad, generalidad y razonabilidad. a. Principio de causalidad: el Tribunal Fiscal ha denido este Principio en su RTF N 8634-02-2001 (24.10.01) sealando lo siguiente:
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debe cumplir con las formalidades del pas de destino, que debe contar con la siguiente informacin: - Nombre, denominacin o razn social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operacin; y la fecha y el monto de la misma. En caso de requerimiento de la Administracin Tributaria, el contribuyente-empleador debe cumplir con presentar estos documentos traducidos al idioma castellano. Cabe precisar que en caso se cuente con los respectivos comprobante, no existir lmite para deducir, el gasto de viticos. (ii) Declaracin jurada: en caso no se cuente con el respectivo comprobante de pago, el empleador podr requerir al trabajador la entrega de una declaracin jurada en cuyo caso los gastos deducidos por esta va no podr exceder del 30% del monto mximo permitido (ltimo prrafo del inciso r) del artculo 37 de la Ley de Impuesto a la Renta). Cabe precisar que las formalidades y los topes en cuanto a los montos que pueden deducir como gasto no son exclusivamente del concepto de movilidad, sino del concepto de viticos que comprende: alimentacin, movilidad y hospedaje. Hasta el momento ya hemos desarrollado las distintas modalidades de movilidad que el empleador puede otorgar a sus trabajadores, as como los requisitos que se deben cumplir para que los montos entregados bajo este concepto sean deducidos como gastos por lo que slo nos falta precisar si la movilidad otorgada a los trabajadores est afecta a renta de quinta categora. 4.6. El concepto de movilidad est afecto a renta de quinta? Para contestar a esta pregunta, citaremos las distintas modalidades del concepto movilidad que ya hemos comentado: a) Servicio de transporte organizado; b) Abono del transporte supeditado a la asistencia a laborar; c) Movilidad para el desempeo de las labores, y la movilidad como parte de los viticos otorgados a los trabajadores destacados fuera de Lima o al exterior. De las modalidades desarrolladas en el presente informe slo estara afecta a renta de quinta categora la movilidad otorgada a los trabajadores supeditada a la asistencia, porque este monto otorgado no es indispensable para que el trabajador ejecute sus labores, por lo que sera considerado un ingreso para el trabajador y no una condicin de trabajo.

se podr deducir como gasto los montos registrados en esta planilla de los trabajadores que ya tenga a su disposicin alguna movilidad brindada por su empleador, esta precisin la encontramos en el ltimo prrafo del inciso a 1) del ya citado artculo 37 de la Ley de Impuesto a la Renta. Esta restriccin nos parece correcta puesto que si la empresa ya ha otorgado a sus trabajadores alguna movilidad particular para que ejecuten sus labores, como sera el caso de personal de direccin: gerente, representante legal a quienes es usual otorgar algn vehculo de propiedad de la empresa no debera otorgar un monto destinado a lograr el mismo objetivo: ejecutar sus laborales, por lo que es evidente que habra una duplicidad de este concepto y por tanto una doble deduccin de gasto. 4.3. Restriccin en el uso de la planilla de movilidad: trabajadores destacados fuera de localidad de Lima Otras de las precisiones que encontramos en el inciso a 1) del artculo 37 del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta, es respecto a la prohibicin de deducir como gasto la movilidad asignada como parte de los viticos, por lo que esta movilidad otorgada a los trabajadores destacados como parte de los viticos deben cumplir con los lmites y requisitos que dispone el inciso r) del artculo 37 de la Ley de Impuesto a la Renta. A continuacin desarrollaremos el concepto de viticos. Viticos La norma tributaria precisa que los gastos de viticos comprende los gastos de alojamiento, alimentacin y movilidad. 4.4. Requisitos para el otorgamiento de la movilidad como parte de viticos Si el empleador destaca a algn trabajador, ya sea fuera de Lima o fuera del pas para que ejecute sus labores, podr otorgarle una asignacin por movilidad, la misma que el trabajador deber destinar a cubrir el costo que implique trasladarse de un lugar a otro durante el tiempo que dure su destaque. 4.5. Formalidades para la deduccin de los viticos (i) Comprobante de pago: boletas o facturas que deben cumplir con las formalidades sealas en la Resolucin N 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobante de Pago. Mientras que en caso de movilidad asignadas al trabajador destacado al extranjero, el documento que sustente la movilidad

Los Topacios S.A.

Av. Benavides 5440 - Surco

Planilla de Gastos de Movilidad

inciso a1) del Art. 37 de la Ley de Impuesto a la Renta, concordado artculo 21 del RLIR. Fecha: 10.08.10
Apellidos y nombres: Juan Carlos Fuentes Documento de identidad: 40380020 rea: Ventas

Fecha/da/hora

Motivo

Destino

Monto

Total: Juan Carlos Fuentes Firma

5. Conclusiones
El otorgamiento de concepto de la movilidad es una de las alternativas para lograr la reduccin de costos laborales. Sin embargo, para que la misma sea deducida como gasto debe cumplir los Principios

de causalidad, generalidad y razonabilidad, y adems con las formalidades que hemos desarrollado en el presente informe para evitar cualquier reclamo del trabajador, as como de algn reparo por parte de la Administracin Tributaria.
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