Clinical Microsystems

Description

The Clinical Microsystem Framework is an approach to improving healthcare 
quality and safety designed specifically for busy frontline staff.  The framework 
utilizes systems thinking, creating knowledge of how care is delivered.  It 
provides staff with a straightforward improvement process uncomplicated by 
jargon and statistical requirements.  This Framework increases frontline staff’s 
ability to identify problems, detail care processes, formulate and measure 
improvement plans while fostering open communication, transparency and a 
commitment to improvement.  The Clinical Microsystem Framework creates a 
culture change that enhances safety and patient centered care where 
improvement is part of the daily work activities.

Requirements for getting started

The Clinical Microsystem Framework focuses on the small (micro)systems of 
care within any Military Treatment Facility (MTF).  These are the departments, 
units, programs or clinics that are composed of a group of people who work 
together as a team to provide care to a subpopulation of patients; possess a 
clinical and business aim, linked processes, and a shared information 
environment all of which influence performance and clinical outcomes.  

The decision to embark upon the Clinical Microsystem process for improvement 
may be based upon a curiosity, a requirement, an event, or other need. 
Facilities that seek to engage in the Clinical Microsystem process must obtain 
the support of their Commanding Officer and notify their respective Service’s 
Patient Safety Chief followed by contacting the DoD Center for Education & 
Research in Patient Safety (CERPS).  

What Leadership Should Know
The Commanding Officer should be informed that the Clinical Mircosystem 
Framework is a systems approach to improvement and one of many available 
methods for improving care.  The difference between this framework and other 
approaches is:
• Focused on frontline staff for a bottom­up approach to improvement
• The process is simple and allows for immediate improvements
• Creates an environment and culture focused on improvement and 
understanding the processes that supports Six Sigma, Lean and AFSO 
21
• Requires the appropriate team composition including physicians
• Requires time be allocated to meet and make improvements
• Leadership participation, a willingness to meet with the team monthly

The Process Activity Milestones

Team
Pre-Work On-Site Follow-Up
Identification

1-2 Weeks 6-8 Weeks 3 Days 3-18 Months

Commander Officer’s Invitation

A letter of invitation from the Commanding Officer requesting CERPS 
support and indicating support for the effort, will initiate the program 
planning process.

Team Composition

Once the commitment has been made, a team must be identified.  The 
composition of the team must represent everyone who works within the 
microsystem; including physicians, nurses, technicians, administrative 
staff, civilian, military, foreign nationals.  Success is dependent upon the 
full representation and commitment of the staff that works within the 
specific program or microsystem.

Once the team has identified the following information should be sent to 
CERPS:
 • Team composition
• Email address and phone numbers of team members
• Point of Contact for all communication

Pre­work

The pre­work is designed to guide the team to a better understanding of 
how they provide care.  It is vitally important that they complete the pre­
work as the Clinical Microsystem builds upon the knowledge generated 
by the pre­work.  Teams should view the pre­work as a data collection 
effort, where they are collecting data on aspects of their care delivery 
system.  Some of the data will be readily available through multiple 
sources and other data will have to be collected.

The team should meet regularly to discuss the pre­work requirements 
and data collection approach.  The time required to complete the pre­
work is between 6­8 weeks.  The pre­work packages have been tailored 
to reflect in­patient and out­patient environments.  Understand that the 
pre­work has been developed to meet the generic environment and that 
modification of the data elements to a specific microsystem is 
appropriate.

CERPS will schedule a phone call 3 weeks into the pre­work process to 
discuss any issues or questions the team may have regarding the pre­
work.  

Please note that the final product of the pre­work should be a 10 minute 
team briefing that will be given on the first day of the on­site visit to the 
Commanding Officer and Executive Staff.  This briefing should highlight 
general information about the microsystem and any discovers made 
during the pre­work process.

Onsite

The on­site phase is a hands­on guided intervention to assist teams in 
the analysis of the pre­work data, delineation a care process and 
development of a plan for improvement.

Requirements
• Entire team must be available for the 3­day on­site interaction 
from 
 • Team in­briefing and out­briefing with the Commanding Officer 
and Executive Staff
o In­brief – a synopsis of assessment and discoveries
o Out­brief – a synopsis of analysis and plan for 
improvement
• In­brief to be conducted at 1300 on the first day of the on­site
• Out­brief to be conducted at 1330 of the third day of the on­site

Follow­up

The follow­up phase involves regular monthly phone calls with the 
CERPS team and monthly briefings.  The phone calls with CERPS are 
designed guide the team forward.  The teams will report on the activities 
of the past months and discuss any issues or barriers they are 
encountering.  They will also report out the data and findings from their 
improvement activities.  

The regular monthly meetings with the Commanding Officer and/or 
Executive Staff are designed to provide the team with the opportunity to 
describe what they have accomplished and what serve as barriers to 
success.  This briefing provides accountability and access for the team, 
and affords the Commanders the opportunity to interact and intercede 
when appropriate.

Duration of the follow­up period is dependent upon the team and the 
Commanding Officer.  Experience has shown that it takes 3­4 months for 
the team to see a measurable difference and 12­18 months for the 
culture of a unit to change.  Successful teams have worked with CERPS 
for a minimum of 12 months during the follow­up period.