Manual de DSPACE

DSpace Herramientas administrativas

INDICE

Introduccin.......................................................................................................... ..... 2 Comunidades y colecciones.................................................................... .............................. 3 Usuarios....................................................................... .............................. 9 Grupos................................................................. .............................. 11 Artculos (Items)......................................................................................................... 12 Registro de metadatos................................................................................................................... 13 Formato Bitstream. ................................................................ .............................. 14 Flujo de trabajo................................................................. .............................. 15 Autorizacin................................................................... .............................. 16

Editar noticias. .................................................... .............................. 17 Licencia.......................................................................... .............................. Gestin de datos ................................................................. ............................. 17 17

DSpace Herramientas administrativas

INTRODUCCION
La administracin de DSpace implica un conjunto de tareas que el administrador desarrolla para lograr el xito en la creacin y mantenimiento del repositorio digital. Para acceder a la administracin de DSpace, se debe ser administrador del sistema y entrar a la siguiente direccin: http://biblioteca.inifap.gob.mx:8080/jspui/password-login La administracin de DSpace est formada por las siguientes secciones, visibles en el men del lado izquierdo: 1) Comunidades y colecciones: en esta seccin el administrador crea, modifica y elimina comunidades, subcomunidades y colecciones. 2) Usuarios: en esta seccin el administrador crea, modifica y elimina usuario (persona) del repositorio digital. 3) Grupos: Los grupos son originados al crear una coleccin con caractersticas como aprobar, rechazar y/o editar metadatos. En esta seccin el administrador podr editar los grupos dando permisos a personas sobre estos. 4) Artculos: en esta seccin el administrador podr modificar y eliminar un tem creado. 5) Registro de Metadatos: en esta seccin el administrador podr crear nuevos campos de metadatos para los tems. 6) Registro de Formato Bitstream: en esta seccin el administrador puede crear o eliminar nuevos campos para definir el formato de los archivos de los tems (bitstream). 7) Flujo de trabajo (Workflow): Esta seccin de la administracin de DSpace muestra los flujos de trabajo existentes para los tems ingresados, los que actualmente se encuentran activos. 8) Autorizacin: en esta seccin el administrador puede gestionar las polticas de una comunidad, subcomunidad, coleccin y de un tem. 9) Editar noticias: Esta seccin el administrador permite editar las noticias central y lateral de la pgina principal del DSpace. 10) Editar licencia por defecto: El administrador en esta seccin edita la licencia por defecto para el repositorio digital.

DSpace Herramientas administrativas

COMUNIDADES Y COLECCIONES
Cada sitio DSpace est dividido en comunidades. Las comunidades tpicamente corresponden a Facultades, centros de investigacin o departamentos. Tambin las comunidades pueden contener subcomunidades. Una sub-comunidad tericamente es una comunidad, pero se utiliza generalmente cuando se requiere definir una extensin o especializacin de esta ltima. Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos relacionados. Una coleccin puede aparecer en ms de una comunidad.

Creacin de comunidades en DSpace

A continuacin se explicaran los pasos para crear y configurar comunidades en Dspace, usando las interfaces de administracin que esta herramienta nos proporciona. 1) Acceder a la administracin de DSpace. Para crear comunidades, se debe ser administrador. 2) Acceder al enlace Comunidades y colecciones de la administracin de DSpace. Aparecer una pantalla como la siguiente:

3) Hacer clic en el botn Crear comunidades de nivel superior, ubicado en la parte superior derecha de la ventana en Herramientas del Administrador. Automticamente Dspace le asignara un identificador nico a esta comunidad (de la forma prefijo/sufijo segn el sistema internacional Handle System). Se accede a un formulario para ingresar los datos representativos de una comunidad. Estos datos son: Nombre: Nombre de la comunidad. Descripcin corta: Pequea descripcin de la comunidad. Texto introductorio (HTML): Informacin general sobre la comunidad. Esta puede ir formateada con HTML para mejor visibilidad de este texto en la pgina de la comunidad. Texto de Copyright (texto plano) : es la informacin sobre la comunidad, como la licencia, direccin, telfono, correo. Puede ir tambin formateada con HTML que es aceptado.

DSpace Herramientas administrativas Texto de la barra lateral (HTML) : El texto que coloques aqu se ver en la barra lateral derecha de la comunidad. Regularmente es el nombre de la Comunidad. Logo: imagen que represente la comunidad. Autorizaciones de la comunidad: estas autorizaciones son las que puedo otorgar a un grupo de persona sobre la comunidad.

4) Hacer clic en el botn Actualizar luego de ingresado estos datos. Se crear la comunidad. 5) Se presenta en la parte superior derecha de la pgina de la comunidad varios botones: para modificar la comunidad (Editar), para crear una coleccin de la comunidad (Crear una coleccin) y para crear una subcomunidad de la comunidad (Crear una sub-comunidad). 6) Hacer clic en el botn Editar para realizar modificaciones. Aparecer los datos ingresados anteriormente en la creacin de la comunidad. Modificar los datos necesarios y hacer clic en Actualizar. 7) Hacer clic en Crear una subcomunidad para crear subcomunidades en una comunidad. Aparecer un formulario igual al de creacin de comunidad. Realizar el mismo procedimiento de creacin de comunidad:

DSpace Herramientas administrativas

Creacin de colecciones en DSpace

Seguir los siguientes pasos: 1) Hacer clic en el botn Crear una coleccin, que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina de la comunidad. Aparecer una ventana como la de la siguiente imagen, que permitir definir algunas caractersticas que tendr la coleccin, en cuanto a permisos y flujo de trabajo asociados a los documentos:

La anterior es una lista de propiedades (casos) que se desea asignar a la coleccin que se est creando. Seleccionar segn las polticas de manejo de la coleccin que se hayan definido previamente entre los encargados del manejo de los documentos. 2) Seleccionar los casos aplicables para la coleccin. Estas son: Los nuevos artculos deben ser pblicamente lebles: Esta opcin esta seleccionada por defecto, de manera que el artculo que se enva sea visto por todos los usuarios de DSpace o aquellos que visiten el repositorio. Algunos usuarios podrn enviar a esta coleccin: esta opcin est marcada por defecto, de manera que se pueda asignar personas al grupo de la coleccin.

DSpace Herramientas administrativas El flujo de trabajo de envo incluir una fase de aceptar/rechazar: esta opcin, el envo pasa por un proceso de flujo de trabajo (Workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envo. El flujo de trabajo de envo incluir una fase de aceptar/rechazar/editar metadatos: el envo pasa por un proceso de flujo de trabajo (workflow) en la cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envo, adems puede editar los metadatos del artculo enviado si se considera necesario. El flujo de trabajo de envo incluir una fase de editar metadatos: el artculo enviado pasa por un proceso del flujo de trabajo (workflow) donde puedo editar los metadatos del artculo enviado. Esta coleccin tendr administradores delegados de la coleccin: se asigna una persona como administrador de esta coleccin. Nuevos envos tendrn algunos metadatos ya rellenos por defecto: esta opcin puede ser seleccionada si quiere tener metadatos por defecto para los artculos ingresados a la coleccin. Luego, hacer clic en el botn Siguiente. 3) Especificar los siguientes datos para la descripcin de la coleccin. Estos son: Nombre: Nombre de la coleccin. Descripcin corta: pequea descripcin de la coleccin. Texto introductorio: Informacin general sobre la coleccin. Esta puede ir formateada con HTML para mejor visibilidad en la pgina de la coleccin. Texto copyright: es la informacin sobre la coleccin como la licencia, direccin, telfono, correo. Puede ir tambin formateada con HTML que es aceptado. Texto en el recuadro lateral: El texto que se coloque aqu se ver en la barra lateral derecha de la coleccin. Regularmente es el nombre de la coleccin. Licencia: licencia que se debe garantizar para el artculo. Esta se define aqu para la coleccin, y de esta manera los artculos que se ingresen en esta coleccin tendrn esta licencia por defecto. si en este momento no se define la licencia, DSpace toma la que tiene por defecto definida en la administracin de DSpace. Origen: cualquier informacin sobre el origen de la coleccin. Logo: imagen que represente la coleccin.

DSpace Herramientas administrativas

Luego, hacer clic en el botn Siguiente. 4) Seleccionar los usuarios que se autorizarn para realiz ar envos a esta coleccin. La bsqueda de estos se realiza al hacer clic en el botn Seleccionar E-people. Seleccionada la(s) persona(s), hacer clic en Siguiente.

5) Verificar los datos ingresados en la creacin de la coleccin mediante el formulario mostrado, similar al de la siguiente imagen:

DSpace Herramientas administrativas

5) En la parte inferior del formulario se presentarn las opciones de casos aplicables para la coleccin, en el caso que no se hayan definido al inicio de la creacin de la coleccin (fases de Aceptar/rechazar metadatos, Aceptar/rechazar/editar metadatos y editar metadatos, definir los administradores de la coleccin (Collection Administrators), crear una plantilla para el tem (Item Template), definir las polticas de la coleccin). 6) Finalizar la creacin de la coleccin haciendo clic en el botn Actualizar.

DSpace Herramientas administrativas

USUARIOS
En esta seccin, el administrador puede editar, agregar y/o eliminar una persona. 1) Hacer clic en el enlace Usuarios de la administracin de DSpace. Observar una imagen como la siguiente:

2) Hacer clic en el botn Agregar persona para la creacin de un nuevo usuario. Observar un pequeo formulario como el de la figura, donde

3) Hacer clic en el botn Seleccionar una persona. Seleccione la persona que quiere modificar o eliminar y haga clic en Aceptar. 4) Hacer clic en el botn Editar para modificar el persona. Aparecer un pequeo formulario igual al de agregar persona pero con la informacin ingresada anteriormente. Modifique los datos y haga clic en Guardar. 5) Hacer clic en el botn Eliminar para borrar la persona.

Creacin de contrasea para una persona

El administrador no puede crear clave (contrasea) para la persona por medio de la administracin de DSpace. Si el administrador requiere asignarle clave a la persona creada, debe realizarlo por medio de la actualizacin directamente en la base de datos dspace. 1) Conectarse a la BD dspace: #su postgres $/usr/local/pgsql/bin/psql dspace 2) Buscar el persona_id del usuario creado: select * from persona;

DSpace Herramientas administrativas 3) Asignar a este usuario la clave: update persona set password=md5('a') where persona_id=b; Donde: a es el password y b es el persona_id

Auto registro de los usuarios

Otra manera de ser usuario del repositorio digital es por medio del auto registro. 1) Hacer clic en el enlace Mi DSpace de la pgina principal. Observar una ventana solicitando su nombre de usuario y contrasea. Haga clic en el enlace que se encuentra en la parte superior de la ventana New user? Click here to register.

2) Acceder a una pgina donde se le solicitar el correo electrnico. Ingrselo. Haga clic en Enviar. Recibir un correo electrnico de parte del sistema con el asunto DSpace Account Registration. 3) Hacer clic en el enlace que proporciona el correo electrnico para completar el registro. Se abrir en un navegador una ventana como la siguiente:

4) Ingresar los datos solicitados: nombre, apellido, telfono de contacto, password y confirmacin del password. Finalice el registro haciendo clic en Completar registro.

Olvido de contrasea
Con esta modalidad, el administrador puede asignar la contrasea al usuario creado sin modificar la base de datos directamente (teniendo acceso al correo electrnico). Adems de poder cualquier persona recuperar su contrasea en caso de olvido o extravo. 1) Acceder a Mi DSpace. En la ventana de registro, hacer clic en el enlace inferior izquierdo Olvid su contrasea. Aparecer una ventana como la siguiente:

10

DSpace Herramientas administrativas

2) Ingresar la direccin de correo electrnico de la persona del cual quiere recuperar la contrasea. 3) Recibir un correo electrnico. Haga clic en el enlace que le proporciona el email. Acceder a una ventana del sistema donde puede crear una nueva contrasea.

GRUPOS
En la administracin de DSpace, los grupos son los creados automticamente los segn las propiedades asignadas en la creacin de la coleccin o los definidos por el administrador del sistema. 1) Hacer clic en el enlace grupos de la administracin de DSpace. Acceder a una ventana como la siguiente, donde se presentar una tabla con el nombre del grupo y dos botones Editar y Borrar.

En la imagen: El grupo de ID 1 es el grupo del administrador DSpace. Toda persona incluida en este grupo tendr propiedades de administrador. El grupo de ID 0 es el grupo Anonymous. Este grupo incluye a todos los usuarios DSpace. El grupo de ID 2 es el grupo COLLECTION_1_SUBMIT formado al crear la coleccin Trabajos de investigacin, dada la caracterstica Algunos usuarios podrn enviar a esta coleccin. 2) Haga clic en Borrar si desea eliminar el grupo. Si intenta borrar un grupo que est referenciado a una poltica de autorizacin o a un flujo de trabajo (workflow) tendr un error interno del sistema. 3) Hacer clic en Editar. en esta seccin podr modificar o ingresar quienes son las persona autorizadas para formar parte del grupo, como puede ver en la siguiente imagen:

11

DSpace Herramientas administrativas

ARTICULOS (ITEMS)
En esta seccin, el administrador tiene la opcin de editar y/o eliminar los metadatos de un tem ya ingresado en el repositorio. 1) Hacer clic en el enlace Artculos de la administracin de DSpace. Observar una ventana similar a la siguiente:

2) Ingresar el handle del tem que quiere editar o borrar, en la caja de texto indicada por la palabra Handle. Hacer clic en Buscar. 3) Modificar los metadatos que se le presentan del tem, como los que puede observar en la siguiente figura:

12

DSpace Herramientas administrativas

4) Hacer clic en Actualizar luego de editado los metadatos. 5) Hacer clic en el botn Borrar en el caso de querer eliminar ese tem.

REGISTRO DE METADATOS
DSpace trae incorporado por omisin el uso del esquema de metadatos Dubln Core, para describir los contenidos del repositorio; pero tambin permite incluir otros esquemas (estandars) de metadatos. Para visualizar el esquema de metadatos incluido en Dspace, hacer clic en la opcin Registro de Metadatos de la administracin de Dspace. Por defecto, solo est el esquema de metadatos Dublin Core (dc). All podr tambin, si lo desea, aadir un nuevo esquema de metadatos , como lo puede visualizar en la siguiente imagen:

13

DSpace Herramientas administrativas

Aadir un nuevo campo al metadato

1) Hacer clic en el namespace del esquema al que se quiera aadir un nuevo campo (al esquema por defecto o al que se haya creado). 2) En la parte inferior de la pgina se encuentra un pequeo formulario agregar un campo de metadatos, en el cual se puede definir el Elemento, el cualificador y la nota de alcance para el nuevo campo del metadato. Solamente el campo Elemento es requerido.

3) Hacer clic en Agregar nuevo para aadir este nuevo campo.

REGISTRO DE FORMATO BITSTREAM (FOMATO DEL DOCUMENTO)

En esta seccin de la administracin, se muestra una lista de los tipos de formatos de los archivos que se subirn al repositorio.

14

DSpace Herramientas administrativas 1) Para ingresar un nuevo formato de bitstream, ir a la parte inferior de la lista de los formatos, y hacer clic en el botn Agregar nuevo. Aparecer el campo para ser editado, donde colocars: - Tipo MIME: describe el contenido del archivo - Nombre: nombre de la extensin de archivo - Descripcin: breve descripcin de la extensin de archivo - Nivel de soporte (si es un formato conocido o desconocido) - Interno: inicialmente el nuevo formato bitstream es marcado interno, hasta que se complete todos los metadatos del nuevo formato. Hay que desmarcarlo para poder ser visible por el usuario. - Extensiones: lista separada por coma de extensiones de ficheros

2) Completado los campos, hacer clic en el botn Actualizar.

FLUJO DE TRABAJO (WORKSFLOW)

Esta seccin de la administracin de DSpace se muestra los flujos de trabajo (workflow) existentes para los tems ingresados, los que actualmente se encuentran activos. Para configurar las opciones relacionadas, seguir los siguientes pasos: 1) Hacer clic en el enlace Flujo de trabajo de la administracin de DSpace. 2) Observar una ventana como la siguiente. Si tiene flujos de trabajos activos, estos aparecern en la tabla, mostrando los datos: a) Nombre de la coleccin b) Quien envi el artculo c) Y el ttulo del nuevo artculo

Mecnica del flujo de trabajo en una coleccin

El workflow de una coleccin puede tener hasta tres pasos (steps): Cada coleccin puede tener un grupo asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a cada paso, el paso es saltado. Si una coleccin no tiene un grupo asociado con un paso, los envos de esa coleccin son instaladas directamente dentro del tem, o sea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobacin. En otras palabras, la secuencia es esta: La coleccin recibe un envo. Si la coleccin tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo es notificado. De otra manera, el

15

DSpace Herramientas administrativas paso 1 del workflow es saltado. As mismo, los pasos 2 y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la coleccin tiene un grupo asignado para estos pasos. Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se ubica en el pool de tareas del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es entonces removido del pool de tareas, para evitar la situacin donde varias personas en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser notificada. El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar una de las tres acciones:

AUTORIZACION
En esta seccin de la administracin DSpace el administrador puede asignar polticas a comunidades, colecciones e tems. 1) Haga clic en el enlace Autorizacin de la administracin de DSpace. Ver una ventana como la siguiente:

2) Observe que se presentan tres botones. Cada uno de ellos es para gestionar las polticas de una comunidad, una coleccin o artculo. 3) Al hacer clic en Gestionar polticas de una comunidad, se presentar un listado de las comunidades. Seleccione una y haga clic en Editar polticas. 4) Se presentar entonces una tabla con las autorizaciones actuales. Generalmente observar que el grupo Anonymous tiene autorizacin de lectura (READ). 5) Hacer clic en agregar una nueva poltica para ingresar un nuevo grupo con polticas de lectura (READ), escritura (WRITE), agregar (ADD) y eliminar (REMOVE). 6) Procede de manera similar para las colecciones e tems.

16

DSpace Herramientas administrativas

EDITAR NOTICIAS
Esta seccin de la administracin permite editar las noticias central y lateral de la pgina principal del DSpace. Hacer clic en el enlace Editar noticias. Aparecer en la ventana dos opciones, Editar 1 . Las Noticias ms importantes y Editar las noticias del recuadro lateral.

LICENCIA
1. Para editar la licencia, hacer clic en la administracin de DSpace en el enlace Editar licencia por defecto. Preferiblemente, la licencia introducida debe cumplir con las condiciones legales de cada pas.

2. Editada la licencia, haz clic en Guardar.

GESTION DE DATOS
Ingreso de tem
1) Registrarse como usuario DSpace. Debe tener autorizacin para envo de tems en la coleccin correspondiente. (esta autorizacin es dada por el administrador del sistema, en Grupos o al crear la coleccin).

17

DSpace Herramientas administrativas

2) Ya realizado el registro, acceder a Mi DSpace. Esta es la pgina principal de cada persona, donde tiene acceso a realizar envos al repositorio y ver sus envos realizados. Tambin tendrs informacin de los grupos a los cuales perteneces.

3) Hacer clic en comenzar un nuevo envo. Aparecer un lista con las colecciones a las cuales tienes permiso de enviar. Selecciona una de ellas y haz clic en Siguiente.

4) Seleccionar una de las caractersticas (o todas) que tiene tu artculo y haz clic en Siguiente. Estas son: - El tem tiene ms de un ttulo - El tem ha sido publicado o distribuido con anterioridad - El tem contiene ms de un archivo

5) Llenar el formulario de ingreso del tem, con datos como: nombre del autor (o de los autores), ttulo (o ttulos en el caso que haya seleccionado que el tem tiene ms de un ttulo), fecha de publicacin,

18

DSpace Herramientas administrativas donde fue publicado anteriormente, cita, nmero de serie del reporte, identificadores (other, is bn ...), tipo de documento (articulo, libro, preprint, software...), lenguaje en el que est el artculo. Haga clic en el botn siguiente.

6) Aparecer una continuacin del formulario de ingreso del tem, donde se debe ingresar datos como palabras claves (Subject Keywords), Resumen (Abstract), Patrocinadores (Sponsors) y Descripcin (Description). Llenado los datos, haz clic en Siguiente.

7) Se te presenta una caja de texto donde se coloca la ruta donde se encuentra el archivo y su nombre. Al lado de esta caja de texto, est un botn Browse para buscar donde se encuentra el artculo. Haz la bsqueda y luego haz clic en Siguiente.

19

DSpace Herramientas administrativas

8) Si el archivo fue cargado correctamente, vers una tabla con el nombre del archivo, el tamao y el formato del mismo. Se presentan dos opciones para seleccionar en caso de: 1. si el formato no es correcto. Haz clic en el botn Haz clic aqu si el formato no es correcto. Se presentar un listado de formatos de archivos, y en el caso que no est el que t buscas, puedes ingresarlo 2. Si el archivo no es correcto. Haz clic en Haga clic aqu si el archivo no es correcto. Se presentar de nuevo la opcin del paso anterior.

9) Haz clic en Siguiente. Se mostrar una ventana de verificacin mostrando los datos ingresados y dando la opcin de corregirlos. Haz clic en Siguiente.

20

DSpace Herramientas administrativas

10) El ltimo paso del envo es aceptar la licencia del artculo. Existe una licencia por defecto de DSpace la cual es editable segn las polticas de la institucin. Tambin puedes definir polticas para la coleccin. Segn la licencia que se establezca, se permitir modificar, traducir y distribuir el artculo. Si est de acuerdo con ella, acepta haciendo clic en Concedo la licencia. De lo contrario haz clic en No concedo la licencia. El envo no se borrar, quedar en Mi DSpace de la persona hasta que se tome la decisin de aceptar la licencia o rechazar el envo.

21

DSpace Herramientas administrativas

11) Si la licencia fue aceptada, el envo fue finalizado.

Modificacin de tems
Para realizar la modificacin de un tem, debes ser administrador del sistema o ser una persona con permisos de edicin de metadatos en una coleccin especfica. Buscar el tem a modificar, puede ser por la administracin del sistema en Artculos

Tambin puedes buscar el artculo por el listado de items ya sea por bsqueda porautor o por fecha.

22

DSpace Herramientas administrativas Localizado el artculo a modificar, se presentar una tabla con todos los campos de metadatos de ese tem. Modificar de ser necesario los campos de bitstream para el artculo, pudiendo agregar o eliminar estos.

Eliminacin de tems
1) Para eliminar un artculo, debes ser administrador de DSpace. Accede de la misma manera que para modificarlo.

23

DSpace Herramientas administrativas 2) Haz clic en el botn Borrar que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. 3) Se observa una ventana de confirmacin de eliminacin del artculo. Si est seguro de eliminarlo, haga clic en el botn Borrar.

24