Manuel de Procedures Comptables Et Financieres - Tenor Distrib - 2

2008
MANUELDEPROCEDURES COMPTABLESET FINANCIERES
CABINET SEDDIK
AOUT 2008
M anuel de P rocdures C om pt abl es et Fi nanci res
PRESENTATION DU MANUEL
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Le prsent manuel dcrit lorganisation, les procdures comptables et financires de la Direction Administrative et financire. La mise en place des procdures dcrites ci-dessous rpond aux objectifs suivants : ) Fournir un cadre formel dexcution des oprations caractre administratif et financier pour quelles soient conformes aux obligations rglementaires relatives lorganisation comptable. ) Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans laccomplissement des tches respectives par une dfinition prcise des postes et des attributions affrentes chacun. ) Amliorer la qualit comptable et les dlais de restitution en assurant loptimisation des circuits dinformation ) Mettre en uvre un outil de contrle interne efficace.
Il ya lieu de prciser quil ne sagit pas dune description des procdures dune Direction isole, mais dune schmatisation de procdures imbriques dont les flux oprationnels convergent vers la Direction Administrative et Financire. Lapplication, lvaluation et la mise jour du manuel de procdures seront dautant plus pertinentes que les procdures des diffrentes Directions se rattachent. Lapplication des procdures mentionnes dans le dit manuel ne doivent pas se limiter aux flux oprationnels dcrits, elle doit porter sur les flux logiques quengendrent les activits de la socit de sorte que la mise jour et la modification dune procdure serve en mme temps amliorer le processus gnral dont elle fait partie.
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DESCRIPTION DU MANUEL
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Objectifs du manuel de procdures
Le manuel de procdures formalise les principales procdures de gestion administrative, comptable et financire. Il a pour objectifs de : Dcrire lorganisation administrative, financire et comptable Dcrire les procdures mettre en uvre par lensemble du personnel comptable dans les conditions garantissant un contrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci chaque tape du circuit des documents. Dcrire les tches qui incombent tout un chacun Mise jour des procdures
Une liste des dtenteurs du manuel de procdures sera maintenue par le Coordinateur pour permettre la mise jour de tous les exemplaires chaque fois que celle-ci sera opre. La mise jour du manuel peut tre motive par : Des modifications des systmes et procdures de travail dans le but damliorer lexistant. Des changements rendus ncessaires par lapplication de dispositions rglementaires. Des modifications concernant laffectation du personnel ou les tches qui lui incombent. Des amnagements dans lorganisation de la socit.
o Responsabilit de la tenue et la mise jour du manuel : La responsabilit de la tenue et la mise du manuel de procdures incombe au coordinateur. La direction Audit et inspection pourrait tre dsigne comme coordinateur de projet. Elle doit dcider du nombre de copie remettre au personnel ainsi que de laccs au manuel sur le rseau de la socit. La dcision de modification des procdures existantes doit tre prise sur son initiative.
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o Procdure de mise jour du manuel de procdures : Les dcisions de modification doivent faire lobjet de runion entre le collaborateur de projet et le dpartement concern par la dite modification. Cette runion doit dbattre de lopportunit de la modification propose et des solutions adopter. A lissue de cette runion un procs- verbal est tabli indiquant les lments suivants : Les procdures devant tres modifies. Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes La personne charge de rdiger les nouvelles procdures inclure dans le manuel. La personne charge de la rdaction des nouvelles procdures doit les soumettre au coordinateur de projet afin quil y apporte les ventuelles modifications et pour arrter le texte dfinitif. Aprs adoption du texte dfinitif, le coordinateur de projet se charge de distribuer les nouvelles procdures aux personnes intresses. La date de transmission des nouvelles procdures aux personnes intresses doit tre mentionne sur un registre de Mise jour du manuel de procdures . Il ya lieu de dsigner une personne qui sera charge de suivre les mises jour de chaque copie du manuel ainsi que les copies existantes sur les rseaux partags.
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ORGANISATION ET DESCRIPTION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
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ORGANISATION COMPTABLE :
Organigramme gnral :
Directeur Administratif et Financier
Responsable juridique
Chef comptable
Responsable des Ressources Humaines
Responsable Comptabilit Client
Responsable Comptabilit Fournisseurs
Responsable Trsorerie
Agent administratif
Comptables
Coursier
Aide comptable
Lieu de tenue de la comptabilit : La comptabilit est tenue au niveau du sige social de la socit. Classification des documents comptables : La codification de base de tous les documents du service comptabilit se prsente comme suit:
ANNEE D.A.F/ CODE CHRONO/ CODE DOCUMENT
Le classement des documents du service comptabilit de lexercice en cours est assur suivant un ordre chronologique par mois : cf. Classement et archivage des documents.
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Rcapitulatif des modes de classement des documents de lexercice en cours du service comptable :
Type de document Contrat du personnel Achats Ventes Trsorerie Dossier Fiscal
Lieu darchivage Direction des Ressources humaines Service Comptabilit Service Comptabilit Service Comptabilit Service Comptabilit
Mode de classement Chronologique Fournisseurs/Chronologique Chronologique/mois Chronologique/mois Chronologique/mois
Gestion des archives comptables: Aprs larrt comptable au 31/12/N, la Socit procde larchivage des documents de lexercice clos. Les documents comptables des exercices antrieurs sont archivs au sige social de la socit sous la responsabilit du Directeur Financier.
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DESCRIPTION DES TACHES :
La prsente section constitue un descriptif de lensemble des postes de la Direction administrative et financire qui se prsentent comme suit : Directeur Administratif et Financier Responsable juridique Responsable Ressources Humaines Chef comptable Responsable comptabilit Client Responsable comptabilit Fournisseurs Responsable Trsorerie Comptables Aide comptable Agent administratif Coursier
Chacune des fiches de fonction prsentent une description dtaille des lments suivants : Titre du poste Suprieur hirarchique direct Remplaants Nombre dagents subordonns Rle Activits et tches du poste Documents Rapports produits au poste Relations lintrieur Relations lextrieur
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 1. Rle : Animer et coordonner lactivit du service
DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER DIRECTEUR GENERAL 3 1/3 Aot 2008
Superviser les travaux raliss par les diffrents intervenants au sein du service Assurer la fonction comptable et financire sous lautorit de la direction gnrale Assurer la fonction administrative principalement envers le personnel et les administrations
2. Activits et tches du poste Gestion administrative : Veiller lapplication des procdures administratives, comptables et financires Participer la prparation des budgets Effectuer le suivi et lexcution des budgets Contrler le suivi des immobilisations Prparer les rapports de suivi financier priodiques
Gestion de personnel : Contrler les journaux de paie mensuels Valider le paiement des salaires
Gestion financire : Dfinir la politique financire suivre et sassurer de sa mis en uvre Interprter les carts quant aux prvisions financires Veiller la gestion rigoureuse de la trsorerie et des placements financiers. Veiller lapprovisionnement rgulier des comptes bancaires Contrler les tats de rapprochement bancaires Valider les chques et autres moyens de rglement
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour Gestion de la comptabilit : Veiller la tenue jour de la comptabilit
Superviser les travaux dinventaire physique Prparer les tats financiers
3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Dtail des frais gnraux Dclaratif des ventes Facture de vente Etat des livraisons aux franchiss Dossier de rglement Echancier Ordre de virement Facture proforma Contrat de bail commercial Bon de caisse Expditeur Direction Marketing et commercial Responsable du suivi des encaissements Chef comptable Responsable Logistique Chef comptable Chef comptable Chef comptable Responsable des moyens gnraux Direction Dveloppement Rseaux Responsable de la caisse
3.2
Documents produits au poste de travail Nature du document Demande de financement Budget contractuel Note de frais Dtail des charges par agence Destinataire Socit de crdit-bail (leasing) Direction Commerciale et Marketing Direction Gnrale Direction Contrle de gestion
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 4. Rapports produits au poste Rapport de suivi financier priodique Etats de synthse Tableaux de bord financiers
5. Relations lintrieur : Avec le comptable pour la supervision de la tenue comptable Avec le dpartement contrle de gestion pour la prparation des situations financires priodiques Avec le dpartement Ressources humaines Avec le responsable juridique pour fixer les clauses et ngocier les termes des contrats et accords Avec la Direction Gnrale pour le choix des modes de financement et larrt des budgets par Direction 6. Relations lextrieur : Avec les banques, assurances, fournisseurs, prestataires de services Avec les auditeurs, commissaires aux comptes, inspecteur des impts
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 1. Rle :
CHEF COMPTABLE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 8 1/3 Aot 2008
Veiller llaboration des tats financiers et des informations comptables et financires dans les meilleurs dlais et dans le respect de la rglementation et des normes en vigueur. 2. Activits et tches du poste Supervision et coordination : Contrler le brouillard de saisi comptable Superviser le dpartement comptable Coordonner les tches au sein du dpartement comptable Veiller au respect des procdures comptables au sein du dpartement Veiller au respect des rgles fiscales et des obligations lgales Coordonner les relations avec les autres services Planifier les activits du dpartement comptable et suivre leur ralisation Vrifier les dclarations sociales et fiscales.
Elaboration des tats financiers et reporting Elaborer les tats financiers conformment la rglementation comptable Procder la consolidation des informations comptables et financires et laboration des tats de reporting financier Elaborer les situations priodiques de la trsorerie
Suivi des immobilisations : Calculer les amortissements Rapprocher avec la comptabilit gnrale Comptabiliser les dotations aux amortissements et aux provisions et cessions des immobilisations
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3. Documents : Documents reus au poste de travail Nature du document Dclaratif des ventes Facture proforma Facture dachat Bon de commande Bon de livraison Bon de rception Facture de vente Brouillard de saisi Moyens de rglement (Chque, ordre de virement) Bulletins de paie Documents produits au poste de travail Nature du document Etats de rapprochement bancaires Tableau de suivi de la trsorerie Etats de synthse priodiques et annuels Note de frais
3.1
Expditeur Administratif Moyens gnraux Moyens gnraux Moyens gnraux Moyens gnraux Moyens gnraux WANA Comptables Responsable suivi des rglements
Responsable des ressources humaines
3.2
Destinataire Directeur financier Directeur financier Directeur financier Directeur financier
4. Rapports produits au poste Rapport financier sur la trsorerie (Banques et caisse) Rapport de supervision comptable priodique
5. Relations lintrieur : Avec le Directeur Financier pour les arrts de situation priodiques Avec les comptables pour le suivi de la tenue de la comptabilit
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 6. Relations lextrieur :
Avec les clients, fournisseurs, banques et autres organismes de financement, assurances, avocats.
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COURSIER CHEF COMPTABLE 1/1 Aot 2008
Lagent de liaison entre la socit et les diffrentes entits externes. Il soccupe de la circulation des documents entre la socit est lextrieur. 2. Activits et tches du poste Transmission du courrier Reproduction de documents Dpt des dclarations fiscales et sociales Laccomplissement de toutes les tches que le chef comptable juge utile de lui confier 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Tout document lui confier dans le cadre de ses fonctions 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Nant (Registre de courses) 4. Rapports produits au poste Nant 5. Relations lintrieur : Avec lensemble du personnel pour les courses et autres tches compatibles avec ses fonction 6. Relations lextrieur : Transmission des documents
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Expditeur Personnel de la Direction comptable et financire
Destinataire Nant
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AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE 1/2 Aot 2008
Soccuper de lensemble des tches administratives dexcution 2. Activits et tches du poste Saisir et prsenter des documents Effectuer le classement informatique des documents Reproduire, classer et archiver les documents Traiter les documents administratifs selon les consignes Rdiger les procs verbaux des runions au sein de la Direction administrative et financire Rceptionner et expdier le courrier de la Direction administrative et financire 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Tout document lui confier dans le cadre de ses fonctions 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Tout document reproduit ou trait selon les consignes 4. Rapports produits au poste Etablir lensemble des rapports ncessaires que le chef comptable juge utile de lui confier Destinataire Personnel de la Direction administrative et financire Expditeur Personnel de la Direction administrative et financire
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 5. Relations lintrieur :
AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE 2/2 Aot 2008
Avec le personnel de la Direction administrative et financire 6. Relations lextrieur : Toute entit avec qui il sera appel traiter dans le cadre de ses fonctions
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RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1/2 Aot 2008
Rechercher l'adquation des objectifs poursuivis par la socit avec l'ensemble des rgles juridiques qui s'imposent elle Apprhender les impratifs lgislatifs d'une dcision et prvoir ses consquences Prvention des contentieux 2. Activits et tches du poste Assister la direction dans llaboration et la rdaction des contrats ou projets Assurer la relance des dbiteurs Suivre les rclamations des clients et des fournisseurs de la socit Evaluer les risques des oprations menes avec les clients, fournisseurs et partenaires Ngocier les termes des contrats et accords Reprsenter la socit devant les juridictions comptentes (Tribunal, inspection des impts, CNSS) Soccuper des tches de documentation, dadministration et dorganisation dans le cadre de ses fonctions (Rdaction des PV, Lettres) Validation des factures de leasing, dassurances 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Contrats de bail commercial Dossier de rclamation Dossier de contentieux Factures de leasing Factures dassurance Expditeur Direction Dveloppement Rseau Clients / Fournisseur Direction gnral Chef comptable Chef comptable
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Projet daccords ou contrats Ordre du jour des runions Convocation aux assembles gnrales
RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 2/2 Aot 2008
Destinataire Direction gnrale / Direction financire Direction gnrale / Direction concerne Administrateurs de la socit
4. Rapports produits au poste Rapport sur la situation juridique de la socit Rapport sur le suivi des contentieux de la socit 5. Relations lintrieur : Avec la direction gnrale Avec la direction financire Avec les directions concernes par un contentieux 6. Relations lextrieur : Assurer les relations extrieures de la socit avec les organismes professionnelles
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RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE 1/2 Aot 2008
Veiller la tenue jour des comptes fournisseurs 2. Activits et tches du poste Valider toute cration ou modification de la base fournisseurs Rceptionner les factures dachat et les bons de livraison Rapprocher entre les lments du dossier achat Assurer le suivi des dettes fournisseurs Valider les rglements fournisseurs Assurer le suivi des impays. Prparer les moyens de rglements Grer les relances fournisseurs. Editer le journal achat, grand livre et balance des tiers fournisseurs Analyser les comptes fournisseurs Suivre et mettre jour des tableaux de bord rguliers sur les fournisseurs 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Bon de commande Bon de livraison Bon de rception Facture dachat Expditeur Direction des moyens gnraux Direction des moyens gnraux Direction des moyens gnraux Direction des moyens gnraux
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Echancier des dettes fournisseurs Suivi des rglements fournisseurs Brouillard de saisi Journaux dachat Grand-livre et balance tiers (fournisseurs)
RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE 2/2 Aot 2008
Destinataire Chef comptable Responsable rglement fournisseurs Chef comptable Chef comptable Chef comptable
4. Rapports produits au poste Situation des comptes fournisseurs Rapport sur la situation de trsorerie par rapport au rglement fournisseurs 5. Relations lintrieur : Avec le chef comptable pour la validation des critures comptables et le contrles des documents comptables Avec le responsable suivi des rglements pour le rapprochement avec lchancier des dettes fournisseurs Avec le responsable juridique pour le suivi des litiges avec les fournisseurs 6. Relations lextrieur : Avec les fournisseurs pour la remise des chques de rglement, rclamation
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RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1/3 Aot 2008
Dfinir la stratgie de la socit en matire de gestion de personnel Veiller lorganisation du travail et au respect de la lgislation sociale Dfinir et mettre en place la politique de recrutement, de formation et de promotion de la gestion des carrires Grer les ressources humaines, matrielles et financires au niveau de la direction 2. Activits et tches du poste Dterminer les besoins en personnel, en collaboration avec les diffrentes Directions de la socit. Rdiger et mettre jour les documents administratives (descriptions de poste, formulaires de demande demploi, mcanismes dvaluation, etc.) Etablir et appliquer les politiques et procdures de gestion des ressources humaines en concertation avec les diffrentes Directions (embauche, promotion, valuation de rendement, etc) Etablir et Mettre jour tableaux de bord sociaux Rdaction des conventions collectives Rdaction du rglement intrieur Rdaction des projets de contrats de travail Planifier et animer les runions des ngociations collectives Grer les conflits sociaux Suivi des rclamations des salaris Tenir jour les dossiers du personnel Traiter la paie
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour
Etablissement des dclarations sociales mensuelles et trimestrielles (CNSS, CIMR, Mutuelle) Etablissement des dclarations fiscales mensuelles et annuelles (IR, Etat 9421, Etat des traitements et des salaires). 3.1 3. Documents : Documents reus au poste de travail Nature du document Demandes demploi Offre de recrutement (Besoin en personnel) Contrats de travail Rapports des contentieux sociaux Courrier Lettre de rclamation Expditeur Candidats Toute Direction concerne Responsable juridique Responsable juridique Organismes sociaux Salaris
3.2
Documents produits au poste de travail Nature du document Budget prvisionnel de la direction Bon de commande interne Formulaire de candidature Fiche dvaluation du personnel Projet de contrat de travail Projet de rglement intrieur / Convention collective Livre de paie Journaux de paie Bulletin de paie Tableaux de bord sociaux Destinataire Directeur gnrale / Directeur administratif et financier Direction des moyens gnraux Direction concerne Direction concerne Responsable juridique Responsable juridique Chef comptable Chef comptable Chef comptable Directeur gnral / Directeur administratif et financier / Responsable contrle de gestion
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 4. Rapports produits au poste Rapport social
Rapport dvaluation du rendement du personnel 5. Relations lintrieur : Avec lensemble des Directions pour la dfinition des besoins en personnel (profil, conditions, etc) Avec le responsable juridique pour la gestion des contentieux sociaux (avocats, inspection de travail, organismes sociaux) et pour le respect de la lgislation sociale en matire de gestion du personnel. Avec le dpartement contrle de gestion pour la communication et lanalyse des tableaux de bord sociaux 6. Relations lextrieur : Avec les organismes de scurit sociale Avec linspection du travail Avec les avocats
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RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT CHEF COMPTABLE 1/3 Aot 2008
Veiller la tenue jour de lensemble des oprations comptables lies aux postes clients 2. Activits et tches du poste Valider toute modification de la base clients Rapprocher les lments du dossier Vente Contrler la comptabilisation des oprations de ventes et de paiement Etablir et suivre la facturation du client Grer les encaissements et les impays Suivre les litiges avec les clients Assurer le suivi des avoirs Grer les encours clients Mettre en place un chancier des crances clients Assurer le recouvrement des crances Editer le journal vente, le Grand-livre et la Balance des tiers Clients Suivre et mettre jour des tableaux de bord rguliers sur les clients
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3. Documents : Documents reus au poste de travail Nature du document 3.2 Bon de commande Bon de livraison Dclaratif des ventes Etat des encaissements clients Journaux de ventes Grand livre client Balance tiers Client Documents produits au poste de travail Nature du document Facture de vente Etat des relances client Echancier des crances clients Tableaux de bord Etat suivi des encaissements et des impays Etat des clients douteux ou litigieux Analyse des comptes client
3.1
Expditeur Direction commercial et marketing Direction commercial et marketing Administratif Responsable Trsorerie Comptable Comptable Comptable
Destinataire Chef comptable Chef comptable / Responsable Trsorerie Chef comptable / Responsable Trsorerie Directeur administratif et financier Chef comptable / Responsable Trsorerie Chef comptable Chef comptable
4. Rapports produits au poste Rapport sur les litiges avec les clients communiquer au responsable juridique
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 5. Relations lintrieur :
Avec la Direction commercial et marketing afin damliorer les relations avec les clients dans le but danticiper les litiges. Avec le responsable juridique pour la gestion des litiges et contentieux avec les clients Avec le responsable Trsorerie pour le suivi des encaissements et des impays 6. Relations lextrieur : Avec les clients pour la ngociation des dlais de paiement
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RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE CHEF COMPTABLE 1/2 Aot 2008
Veiller la tenue jour de lensemble des oprations affectant les comptes de trsorerie (Banque et Caisse) 2. Activits et tches du poste Etablir les tats de rapprochements bancaires Etablir un tat de suivi des disponibilits par banque Etablir un arrt mensuel de caisse Organiser le droulement de linventaire de caisse Etablir les dclarations mensuelles de TVA et les dclarations dacomptes de lI.S Etablir un arrt priodique de la situation des encaissements et des rglements
3.1
3. Documents : Documents reus au poste de travail Nature du document Relevs bancaires Bon de caisse Note de frais Demande davance sur salaire Factures dachats Facture de vente Expditeur Banques Bnficiaire Bnficiaire Bnficiaire Responsable comptabilit fournisseurs Responsable comptabilit clients
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Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Etats de rapprochement bancaires Etat de trsorerie par banque Arrt mensuel de la caisse Dclaration TVA Dclaration des acomptes IS Etat suivi des encaissements Etat suivi des rglements Moyens de rglement
RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE CHEF COMPTABLE 2/2 Aot 2008
Destinataire Chef comptable Chef comptable / Directeur administratif et financier Chef comptable Chef comptable Chef comptable Responsable comptabilit clients Responsable comptabilit fournisseur Chef comptable
4. Rapports produits au poste Situation priodique de trsorerie 5. Relations lintrieur : Avec le responsable comptabilit client pour le suivi des encaissements Avec le responsable comptabilit fournisseur pour le suivi des rglements Avec le Directeur financier pour lanalyse de la situation de la trsorerie Avec le responsable juridique pour tout litige avec la banque 6. Relations lextrieur : Avec les clients pour effectuer le recouvrement des crances Avec les fournisseurs pour la remise des chques et autres moyens de rglements Avec la banque et autres organismes financiers.
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COMPTABLE CHEF COMPTABLE AIDE COMPTABLE 1/2 Aot 2008
Veiller lenregistrement et la tenue jour sur le systme informatique de lensemble des oprations affectant le patrimoine de la socit. 2. Activits et tches du poste Gestion des fichiers tiers Imputation des factures Rapprochement entre inventaire comptable et inventaire physique Ralisation des travaux lis aux arrts comptables Enregistrement et saisi de lensemble des oprations comptables (Clients, fournisseurs, Trsorerie, OD) Enregistrement des critures lies aux salaires et charges sociales, note de frais Enregistrement des oprations lies aux arrts comptables 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Facture de vente Facture dachat Note de frais Etat dinventaire physique Bulletin de paie Expditeur Responsable comptabilit Client Responsable comptabilit Fournisseurs Responsable Trsorerie Chef comptable Responsable Ressources humaines
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AOUT 2008
Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Brouillant de saisi comptable Journal de vente Journal dachat Journal des OD Etat des carts sur inventaire
COMPTABLE CHEF COMPTABLE AIDE COMPTABLE 2/2 Aot 2008
Destinataire Chef comptable Responsable comptabilit Client Responsable comptabilit Fournisseurs Chef comptable Chef comptable
4. Rapports produits au poste Rapport sur larrt comptable priodique 5. Relations lintrieur : Avec les responsable comptabilit client pour la saisie et le suivi des oprations de vente Avec le responsable de la comptabilit Fournisseur pour la saisie et le suivi des oprations dachat Avec le responsable Trsorerie pour la saisie et le suivi des oprations de banques et de caisse Avec le chef comptable pour la validation des critures de paie 6. Relations lextrieur : Avec les clients, fournisseurs, banques
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AIDE COMPTABLE CHEF COMPTABLE 1/2 Aot 2008
Sassurer de lensemble des tches qui lui sont confis dans le cadre de la gestion comptable 2. Activits et tches du poste Contrle de rgularit et de conformit des factures Contrle arithmtique sur les factures dachat (TVA, remises, escompte, etc) Contrle de rgularit des dossiers achats et dossier vente Participer aux missions dinventaire physique Procder la saisie informatique des oprations qui lui sont confies Veiller au respect des procdures de classement et darchivage des tirages comptables 3. Documents : 3.1 Documents reus au poste de travail Nature du document Dossier de vente Dossier dachat 3.2 Documents produits au poste de travail Nature du document Brouillard de saisie 4. Rapports produits au poste Nant Destinataire Chef comptable Expditeur Responsable comptabilit Client Responsable comptabilit Fournisseur
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AOUT 2008
Titre du poste : Suprieur hirarchique direct : Remplaants : Nombre dagents sous sa responsabilit : Folio Date de mise jour 5. Relations lintrieur : Avec le responsable comptabilit Client Avec le responsable comptabilit Fournisseur Avec le chef comptable 6. Relations lextrieur : Avec les clients, fournisseurs, banques, etc
AIDE COMPTABLE CHEF COMPTABLE 2/2 Aot 2008
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AOUT 2008
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
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AOUT 2008
Cette partie du manuel de procdures prsente lensemble des processus de gestion relatifs la Direction administrative et financire. Les procdures ont t labores selon un dcoupage modulaire des flux de transactions qui se prsente comme suit : Budgtisation Achat-Fournisseur Vente-Client Frais gnraux Immobilisations Trsorerie Stock Oprations Diverses Lensemble des procdures de gestion dcrites ci-dessous respectent les principes suivants : Exhaustivit des enregistrements comptables Spcialisation des exercices Bonne imputation des oprations comptables Sparation entre les tches incompatibles Protection des actifs de la socit Evaluation correcte des actifs Fiabilit du degr de validation des transactions Fluidit du systme de contrle interne Chacune des procdures explique le droulement des oprations entre les intervenants concerns. Le plan adopt pour la prsentation des procdures est le suivant : Module Liste des oprations Objectifs des procdures Description des procdures
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Rf : A 1. Liste des oprations :
Prsentation des procdures Module Budgtisation
Folio : 1/2
Construction des plans daction Elaboration des programmes et des budgets Suivi du budget Analyse des carts 2. Objectifs des procdures : Assurer la cohrence de la construction budgtaire Assurer un meilleur suivi des prvisions financires Assurer la bonne allocation des ressources de la socit Contrler et analyser les performances pour une meilleure ractivit dans la prise de dcision 3. Description des procdures : 3.1 Construction des plans daction : Chaque direction met en place un plan daction sur le court ou moyen terme selon les objectifs stratgiques communiqus par la direction gnrale lors des runions de concertation. Les plans daction sont communiqus la direction gnrale pour validation. La direction gnrale remet les plans daction valids aux directions concernes et la direction financire qui sera charge de la supervision de llaboration des budgets. 3.2 Elaboration des programmes et des budgets : Chaque direction tablit un projet de budget annuel qui sera allou au financement des oprations prvues dans le plan daction. Le projet de budget est communiqu au Directeur administratif et financier qui, aprs consolidation des budgets, procde au montage des schmas de financement des programmes dactivit. Les projets de budget et les prvisions financires sont communiqus la direction gnrale pour validation.
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AOUT 2008
Rf : A 3.3 Suivi des budgets :
Prsentation des procdures Module Budgtisation
Folio : 2/2
Chaque direction est tenue de prparer une situation priodique des dpenses engages en prcisant les oprations finances. Cet tat est transmis la direction financire pour le rapprocher avec les budgets prvisionnels. Tout dpassement des budgets (dans la limite de la rallonge de financement fix par la D.A.F) doit tre justifi par la direction concerne. Un tat des carts sur budgets est prpar par le directeur financier et est transmis la direction Contrle de gestion. 3.4 Analyse des carts : Sur la base de ltat des carts sur budgets, le responsable contrle de gestion procde une analyse de ces carts afin de : Justifier les dpassements des budgets allous Identifier les oprations imprvues Procder aux ajustements ncessaires Il prpare un rapport de suivi et analyse des budgets qui doit tre communiqu la Direction administrative et financire et la Direction gnrale.
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AOUT 2008
Rf : B 1. Liste des oprations : Rception du Dossier Contrle de conformit Comptabilisation Classement
Prsentation des procdures Module Achat-Fournisseurs
Folio : 1/2
2. Objectifs des procdures : Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de rsultat et provenant des oprations dachats, rsultent uniquement de lenregistrement intgral des transactions ralises dans lexercice comptable considr ; Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des oprations dachats sont correctement valus et bien imputs ; 3. Description des procdures : 3.1 Rception du dossier : Le responsable comptabilit Fournisseur reoit la facture dachat. Il rassemble les lments du dossier dachat (Bon de commande, Bon de livraison, Bon de rception et facture) et transmet la liasse laide comptable. 3.2 Contrle de conformit : Laide comptable rapproche entre les lments de la liasse dachat, il procde un contrle arithmtique des oprations de la facture (TVA, remise, etc) Si la livraison nest pas conforme ou sil y a sur la facture des erreurs de calcul, une rclamation est tablie en trois exemplaires : le 1er exemplaire pour le fournisseur ; le 2me pour le Dpartement logistique le 3me est agraf la facture et remis lagent administratif pour classement dans une chemise par ordre alphabtique.
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AOUT 2008
Rf : B
Prsentation des procdures Module Achat-Fournisseurs
Folio : 2/2
Si la facture est conforme et ne porte aucune erreur de calcul, laide comptable transmet la liasse dachat au comptable. 3.3 Comptabilisation : Le comptable tablit en double exemplaire, un ordre dimputation (Cf. modle B-1), sur lequel il porte lcriture comptable passer ainsi que toute autre information ncessaire. Le 1er exemplaire, de lordre dimputation, est attach la liasse dachat (Facture, BC, BR et BL) ; Le 2me exemplaire, de lordre dimputation, est class chronologiquement dans un chrono Achats , qui servira par la suite la saisie des critures comptables ; La comptabilit consistera : Crditer le compte fournisseur (compte de tiers) 4411 pour le montant TTC de la facture. Dbiter le compte dachats correspondant 6111 suffix selon la nature du produit pour le montant H.T. Dbiter le compte TVA rcuprable sur charges (compte de tiers) 3455, suffix suivant le taux de TVA, du montant de la TVA. Le comptable cachte les factures enregistres par le cachet Comptabilis Les comptes Fournisseurs sont analyss trimestriellement par le Responsable comptabilit Fournisseurs sur un document prvu cet effet et vis par le Directeur administratif et financier et par la Direction gnrale. 3.4 Classement : La facture et les documents annexes seront classs dans un parapheur par ordre chronologique factures en instance de rglement . Une fois la facture rgle (Cf. Procdure de rglement), la facture et les documents annexes doivent tre dfinitivement classs dans le Chrono Achat ;
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AOUT 2008
Rf : C 1. Liste des oprations : Facturation Comptabilisation 2. Objectifs des procdures :
Prsentation des procdures Module Vente-Clients
Folio : 1/5
Sassurer que les produits et charges inscrits au compte de rsultat et provenant des oprations de ventes rsultent uniquement de lenregistrement intgral des transactions ralises dans lexercice comptable considr ; Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des oprations de ventes correctement valus et bien classifis ; 3. Description des procdures : 3.1 Ventes Agences : 3.1.1 Facturation
La Direction logistique transmet au responsable Comptabilit-Clients un tat de rpartition des marchandises aux agences, muni dune copie du bon de livraison sign par le responsable de lagence. Le responsable Comptabilit-Client transmet la liasse de vente (BL et tats de rpartitions) laide comptable pour quil procde au rapprochement de ces lments. Les non-conformits observes doivent tre communiques la responsable logistique pour rgularisation. Le responsable Comptabilits-Client dite la facture de vente qui est transmise au comptable aprs visa du Directeur administratif et financier. 3.1.2 Comptabilisation :
Le comptable tablit en double exemplaires un bon dimputation (voir modle C-1), sur lequel il porte lcriture comptable passer ainsi que toute autre information ncessaire ; o Le 1er exemplaire, de lordre dimputation, est attach la liasse (Facture, tat de rpartition et BL) ; o Le 2me exemplaire, de lordre dimputation, est class chronologiquement dans un chrono Ventes , qui servira par la suite la saisie des critures comptables ;
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AOUT 2008
Rf : C
Folio : 2/5
La liasse de vente sera classe dans un parapheur par ordre chronologique Factures encaisser . Une fois lencaissement effectu (Voir procdure encaissement), la facture et les documents annexes doivent tre classs dans des dossiers suspendus par agence ; Des comptes spcifiques seront cres pour chaque agence (Code agence) Les numros des ordres dimputation tiendront lieu de numro de pice. Ils seront repris sur le journal des ventes lors de la comptabilisation. La comptabilisation consiste : Dbiter le compte client 3421 suffix du code de lagence pour le prix de vente T.T.C Crditer le compte Ventes 7111 correspondant du prix de vente H.T Crditer le compte TVA facture 4455 suffix suivant le taux TVA correspondant du montant de la TVA Tout ordre dimputation comptabilis doit porter la mention comptabilis et les rfrences de lenregistrement (mois, journal et imputation). Les comptes clients seront analyss trimestriellement sur un document prvu cet effet et vis par le Directeur financier et la Direction gnrale. Les analyses de compte doivent permettre de faire le rapprochement avec les inventaires physiques tenus au niveau des agences. 3.2 Ventes B to B 3.2.1 Facturation :
Lattach commercial remet au responsable Comptabilit-Clients le chque du client muni du bon de livraison sign par la Direction logistique et par le client. Ces documents sont transmis laide comptable pour procder au contrle de conformit du dossier de vente. Toute non-conformit est immdiatement signale la Direction logistique pour rgularisation. Si le dossier est conforme, le responsable Comptabilit-Client dite une facture de vente. Aprs visa du Directeur administratif et financier :
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AOUT 2008
Rf : C
Prsentation des procdures Module Vente-Clients Le 1er exemplaire de la facture est remis au client Le 2me exemplaire est remis au comptable pour comptabilisation
Folio : 3/5
3.2.2
Comptabilisation :
Le comptable tablit en double exemplaires un bon dimputation (voir modle C-1), sur lequel il porte lcriture comptable passer ainsi que toute autre information ncessaire ; o Le 1er exemplaire, de lordre dimputation, est attach la liasse (Facture, BL) ; o Le 2me exemplaire, de lordre dimputation, est class chronologiquement dans un chrono Ventes , qui servira par la suite la saisie des critures comptables ; La comptabilisation consiste : Dbiter le compte client 3421 suffix du nom du lient pour le prix de vente T.T.C Crditer le compte Ventes 7111 correspondant du prix de vente H.T Crditer le compte TVA facture 4455 suffix suivant le taux TVA correspondant du montant de la TVA Tout ordre dimputation comptabilis doit porter la mention comptabilis et les rfrences de lenregistrement (mois, journal et imputation). Les comptes clients seront analyss trimestriellement sur un document prvu cet effet et vis par le Directeur financier et la Direction gnrale. La liasse de vente (Facture, BL) sont class dfinitivement dans le chrono Ventes-B to B 3.3 Ventes Franchiss 3.3.1 Facturation :
Le responsable Comptabilit-Client reoit de la part de la direction logistique un tat des ventes aux franchiss, auquel sont joints les bons de livraisons signs par le responsable de lagence. Ces documents sont transmis laide comptable pour procder au contrle de conformit du dossier de vente. Toute non-conformit est immdiatement signale la Direction logistique pour rgularisation. Si le dossier est conforme, le responsable Comptabilit-Client dite une facture de vente.
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AOUT 2008
Rf : C
Folio : 4/5
Aprs visa du Directeur administratif et financier : Le 1er exemplaire de la facture est remis au client Le 2me exemplaire est remis au comptable pour comptabilisation 3.3.2 Comptabilisation :
Le comptable tablit en double exemplaires un bon dimputation (voir modle C-1), sur lequel il porte lcriture comptable passer ainsi que toute autre information ncessaire ; o Le 1er exemplaire, de lordre dimputation, est attach la liasse (Facture, tat de ventes aux franchiss et BL) ; o Le 2me exemplaire, de lordre dimputation, est class chronologiquement dans un chrono Ventes , qui servira par la suite la saisie des critures comptables ; La comptabilisation consiste : Dbiter le compte client 3421 suffix du code de la franchise pour le prix de vente T.T.C Crditer le compte Ventes 7111 correspondant du prix de vente H.T Crditer le compte TVA facture 4455 suffix suivant le taux TVA correspondant du montant de la TVA Tout ordre dimputation comptabilis doit porter la mention comptabilis et les rfrences de lenregistrement (mois, journal et imputation). Les comptes clients seront analyss trimestriellement sur un document prvu cet effet et vis par le Directeur financier et la Direction gnrale. La liasse de vente (Facture, tat des ventes aux franchiss BL) sont classs dfinitivement dans le chrono Ventes-Franchiss 3.4 Ventes Directes 3.4.1 Facturation :
Le client remet au responsable Comptabilit-Clients le chque de rglement et le bon de livraison sign par la Direction logistique.
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AOUT 2008
Rf : C
Folio : 5/5
Ces documents sont transmis laide comptable pour procder au contrle de conformit du dossier de vente. Toute non-conformit est immdiatement signale la Direction logistique pour rgularisation. Si le dossier est conforme, le responsable Comptabilit-Client dite une facture de vente. Aprs visa du Directeur administratif et financier : Le 1er exemplaire de la facture est remis au client Le 2me exemplaire est remis au comptable pour comptabilisation 3.4.2 Comptabilisation :
Le comptable tablit en double exemplaires un bon dimputation (voir modle C-1), sur lequel il porte lcriture comptable passer ainsi que toute autre information ncessaire ; o Le 1er exemplaire, de lordre dimputation, est attach la liasse (Facture, BL) ; o Le 2me exemplaire, de lordre dimputation, est class chronologiquement dans un chrono Ventes , qui servira par la suite la saisie des critures comptables ; La comptabilisation consiste : Dbiter le compte client 3421 suffix du nom du lient pour le prix de vente T.T.C Crditer le compte Ventes 7111 correspondant du prix de vente H.T Crditer le compte TVA facture 4455 suffix suivant le taux TVA correspondant du montant de la TVA Tout ordre dimputation comptabilis doit porter la mention comptabilis et les rfrences de lenregistrement (mois, journal et imputation). Les comptes clients seront analyss trimestriellement sur un document prvu cet effet et vis par le Directeur financier et la Direction gnrale. La liasse de vente (Facture, BL) sont class dfinitivement dans le chrono Ventes-Directes
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AOUT 2008
Rf : D 1. Liste des oprations : Rception du dossier Contrle de conformit Comptabilisation Classement 2. Objectifs des procdures :
Prsentation des procdures Module Frais gnraux
Folio : 1/3
Sassurer que les charges et produits inscrits au compte de rsultat et provenant des oprations dachats de frais gnraux, rsultent uniquement de lenregistrement intgral des transactions ralises dans lexercice comptable considr ; Sassurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des oprations dachats de frais gnraux sont autoriss et correctement valus et imputs ; 3. Description des procdures : 3.1 Rception du dossier La Direction des Moyens gnraux transmet la liasse dachat (Facture, Bon de commande, Bon de livraison et Bon de rception) au responsable Comptabilit-Fournisseurs. Il accuse rception de la liasse dachat en signant et cachetant un modle prvu cet effet (Cf. modle D-1) Les frais de dplacement seront matrialiss par des ordres de mission (Cf. modle D-2). Aprs visa de la Direction gnrale, les ordres de mission sont remis la Direction administrative et financire Aprs chaque dplacement des notes de frais, rcapitulant les diffrentes dpenses engages, doivent tre tablies par lintress. Les notes de frais doivent tre rapproches aux ordres de missions correspondants.
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AOUT 2008
Rf : D 3.2 Contrle de conformit :
Folio : 2/3
Laide comptable rapproche entre les lments de la liasse dachat, il procde un contrle arithmtique des oprations de la facture (TVA, remise, etc) Si la livraison nest pas conforme ou sil y a sur la facture des erreurs de calcul, une rclamation est tablie en trois exemplaires : le 1er exemplaire pour le fournisseur ; le 2me pour la Direction des Moyens gnraux le 3me est agraf la facture et remis lagent administratif pour classement dans une chemise par ordre alphabtique. Si la facture est conforme et ne porte aucune erreur de calcul, laide comptable transmet la liasse dachat au comptable. 3.3 Comptabilisation : Les imputations seront portes directement sur lordre dimputation prvu cet effet. Elles seront saisies sur le journal frais gnraux . Le cachet saisi sera appos sur lensemble des ordres dimputation saisis. La comptabilisation consistera : o Dbiter le compte de charges 61 suffix du code de la charge correspondante du montant H.T. de la charge lorsque la T.V.A. est rcuprable. o Dbiter le compte 3455 suffix du taux de T.V.A. correspondant T.V.A./frais gnraux (compte de tiers) du montant de la T.V.A. o Crditer le compte 4411 suffix au code fournisseur correspondant du montant TTC. 3.4 Classement : Les factures et quittances justifiant les dpenses ayant le caractre de frais gnraux (entretien, fournitures de bureau, eau, lectricit) suivent le mme circuit que les factures dachats locaux de marchandises, avec un chrono frais gnraux part et un parapheur factures non rgles frais gnraux .
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AOUT 2008
Rf : D
Folio : 3/3
il sera ouvert un dossier par fournisseur notamment pour les charges suivantes (tlphone, loyer, assurances, Eau, Electricit ). Un document, prvu en annexe, sera rempli chaque rception de quittance chaque fois quune charge parat avoir un caractre rptitif un tableau identique sera mis en place. Les factures ou quittances seront classs chronologiquement lintrieur de chaque dossier.
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AOUT 2008
Rf : E 1. Liste des oprations :
Prsentation des procdures Module Immobilisations
Folio : 1/3
Acquisition des immobilisations Rception du dossier dacquisition Suivi des immobilisations Sortie des immobilisations Comptabilisation 2. Objectifs des procdures : Sassurer que les montants inscrits aux postes dimmobilisations refltent lintgralit : Des biens dont lentreprise est propritaire et quelle utilise ; Des cots encourus pour lacquisition ou la cration de ces biens. 3. Description des procdures : 3.1 Procdure dacquisition des immobilisations : Les demandes dacquisition sont transmises par la Direction des moyens gnraux au Directeur administratif et financier. Aprs rapprochement des demandes dacquisition avec le budget dinvestissement prvu, il vise le bon de commande interne et le transmet la Direction gnrale pour validation. La consultation des fournisseurs (appel doffres) doit concerne au moins trois (3) fournisseur Les devis sont transmis par la Direction des moyens gnraux au Directeur administratif et financier. Il procde ltude comparative de financement et tablit un tat comparatif quil transmet la Direction gnrale pour validation.
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AOUT 2008
Rf : E
Folio : 2/3
3.2 Rception du dossier dacquisition : Le dossier dacquisition (Bon de commande, Bon de livraison, Procs verbal de rception, Facture) est transmis au responsable Comptabilit fournisseur qui accuse rception du dossier dacquisition en signant et cachetant un modle prvu cet effet ; Laide comptable rapproche entre les lments du dossier dacquisition, il procde un contrle arithmtique des oprations de la facture (TVA, remise, etc) Si la livraison nest pas conforme ou sil y a sur la facture des erreurs de calcul, une rclamation est tablie en trois exemplaires : le 1er exemplaire pour le fournisseur ; le 2me pour la Direction des Moyens gnraux le 3me est agraf la facture et remis lagent administratif pour classement dans une chemise par ordre alphabtique. Si la facture est conforme et ne porte aucune erreur de calcul, laide comptable transmet la liasse dachat au comptable. 3.3 Suivi des immobilisations : La prise en compte des immobilisations se fait sur un registre des immobilisations tenu par le chef comptable. Ce registre doit comporter les informations suivantes : Numro de la pice (numro interne), Date de la facture, Date de mise en service, Numro de la facture, Nom du fournisseur, Nature de limmobilisation, Imputation comptable (n du compte), Montant H.T., Montant T.V.A.,
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AOUT 2008
Rf : E Montant T.T.C.,
Folio : 3/3
Date et mode de rglement, Mois de rcupration de la T.V.A. Taux damortissement, Anne et montant de la premire annuit damortissements, Anne et montant de la dernire annuit damortissement, 3.4 Sortie des immobilisations : Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine de la socit du fait dune cession, dun retrait ou dun change. Chaque cession doit tre valide par la Direction gnrale et le Directeur administratif et financier et doit tre matrialise par ltablissement dun procs verbal de sortie. Le procs verbal de sortie doit tre remis au chef comptable pour la prise en compte des mouvements intervenus dans le registre des immobilisations. Le procs verbal de sortie doit tre joint au dossier dacquisition de limmobilisation concerne.
3.5 Comptabilisation : Lenregistrement comptables se fera sur la base du dossier immobilisations et sur le journal des Immobilisations. Il consistera : o Dbiter le compte dimmobilisations correspondant du montant hors taxe sur valeur ajoute lorsque celle-ci est rcuprable, T.T.C. dans le cas contraire. o Crditer le compte T.V.A./Immobilisations du montant de la T.V.A. o Crditer le compte de dettes tiers correspondant.
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AOUT 2008
Rf : F 1. Liste des oprations : Gestion de la caisse
Prsentation des procdures Module Trsorerie
Folio : 1/6
Gestion des oprations de banques Comptabilisation 2. Objectifs des procdures : Sassurer que tous les paiements effectus sont saisis et comptabiliss ; Sassurer que les rglements comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise ; Sassurer que tous les paiements raliss sont enregistrs sur la bonne priode ; Sassurer que les dpenses ralises sont correctement values ; Sassurer que la situation de la banque de lentreprise la clture de lexercice est reflte de faon exacte par les montants inscrits au bilan. Sassurer que toutes les recettes de lentreprise sont enregistres et encaisses ; Sassurer que les recettes enregistres correspondent des recettes relles de lentreprise ; Sassurer que toutes les recettes sont enregistres sur la bonne priode ; Sassurer que les recettes enregistres sont correctement values ; Sassurer que la situation de la caisse et de la banque de lentreprise la clture de lexercice est reflte de faon exacte par les montants inscrits au bilan. Sassurer que les dpenses dont le montant est suprieur 10.000,00 Dhs ne sont pas effectues par caisse.
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AOUT 2008
Rf : F
Folio : 2/6
3. Description des procdures : 3.1 Gestion de la caisse 3.1.1 Petites dpenses :
La caisse dpenses sera tenue par le responsable Trsorerie. Il sera remis celui-l un montant fixe de 10.000,00 DH qui sera destin faire face aux dpenses quotidiennes faites en espces. Une fois par semaine, ou chaque fois que ncessaire, la caisse sera alimente par chque, dun montant gal aux dpenses effectues au courant de la semaine coule. Aprs chaque alimentation, le solde de la caisse sera 10.000,0 DH (montant de lalimentation). Le chque dalimentation de caisse doit tre remis au Directeur administratif et financier qui sassurera que : o Le montant de lalimentation correspond au total des pices prsentes ; o Les pices prsentes sont toutes annules par un cachet portant la mention Rgle en espce afin dviter tout double emploi ; o Que les dpenses correspondent des dpenses relles engages dans le cadre de lactivit de la socit.
Les chques dalimentation de caisse sont remis au Directeur gnral pour validation. Tous les mouvements de la caisse (alimentations et dpenses) seront reports sur le registre de caisse tenu par le responsable Trsorerie, qui reprendra le solde de la caisse aprs chaque opration.
Pour chaque mouvement, il sera tabli un bon de caisse (Cf. modle F-1) Les bons de caisse seront numrots (une suite par mois). Ces numros seront repris par le responsable Trsorerie sur le registre de caisse. La caisse devra tre arrte la fin de chaque mois et un rapprochement entre le solde comptable, le solde ressortant sur le registre de caisse et le solde rel, devra tre effectu.
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AOUT 2008
Rf : F 3.1.2
Prsentation des procdures Module Trsorerie Rglement des factures fournisseurs :
Folio : 3/6
A la rception de la facture Fournisseur rgler, le responsable Trsorerie tabli, en double exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numro de la ou des factures rgler et le montant total dcaisser ; Il joint au premier ordre de paiement la facture rgler, le bon de dpense caisse, et remet le dossier de rglement au Directeur administratif et financier pour visa Une fois le bon de dpenses vis par la direction et le fournisseur rgl, Le bon de dpense est joint au deuxime exemplaire de lordre de paiement, et seront classs dans un Chrono Caisse , qui servira la saisi des critures comptable ; Aprs le rglement de la facture, cette dernire jointe aux pices annexes, sont reclasse dans le dossier fournisseur correspondant ; Comptabilisation :
3.1.3
La comptabilisation des oprations de caisse se fera par le comptable sur le journal Caisse comme suit : Lenregistrement des dpenses consistera dbiter un compte de charge (Classe 6), de tiers (Classe 4) ou le compte virement de fonds lors dune remise despces en banque, et crditer le compte caisse. Pour les recettes, le compte crditer sera le compte de virement de fonds en cas dmission dun chque destin alimenter la caisse. Lorsque celle-ci est alimente par un apport effectu par un des associs, le compte courant dudit associ sera crdit. La contre partie de tous ces crdits sera le dbit du compte Caisse .
N.B : Toutes les oprations enregistres sur le journal Caisse ont pour contre partie un mouvement enregistr sur le compte Caisse .
Le compte virement de fonds sert enregistrer les mouvements de fonds entre la banque et la caisse, cest un compte intermdiaire qui doit tre sold la fin de chaque mois. Les imputations comptables seront mentionnes directement sur le cahier de caisse qui servira de document de base pour la saisie. Les numros de pice indiqus sur le cahier de caisse devront tre repris lors de la saisie.
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AOUT 2008
Rf : F
Folio : 4/6
Toute pice saisie devra porter le cachet Saisie . A la fin de chaque mois, les mouvements ressortant sur le cahier de caisse devront tre rapproches des mouvements du journal caisse.
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AOUT 2008

Rf : F
Folio : 5/6
3.2 Gestion des oprations de banque : 3.2.1 Rglement fournisseurs :
A la date dchance dune facture Fournisseur, le responsable Trsorerie tabli, en double exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numro de la ou des factures rgler et le montant total dcaisser ; Il joint au premier ordre de paiement la facture rgler, le chque de rglement, et remet le tous au Directeur administratif et financier pour validation ; Le chque est remis au Directeur gnral pour signature La facture originale et les doubles doivent obligatoirement comporter la mention rgl en indiquant le mode et la date de rglement. Une fois le chque est sign et remis au fournisseur, une copie de ce dernier, accuse rception par le fournisseur, est jointe au deuxime exemplaire de lordre de paiement, et seront classs dans un Chrono Banque , qui servira la saisi des critures comptables ; Aprs le rglement de la facture, cette dernire et les pices annexes sont reclasses dans le dossier fournisseur correspondant ; Encaissements :
3.2.2
A la rception dun chque client, le service commercial inscrit dans un registre le chque reu, et le remet au service comptabilit qui tablit, en double exemplaire, un ordre de recette, sur lequel il mentionne le nom du client, le numro de la ou les factures encaisser et le montant total encaisser ; Le chque doit tre remis le jour mme, ds sa rception, la banque, lavis de versement est joint au premier exemplaire de lordre de recette, et sera class dans le Chrono Banque , qui servira la saisi des critures comptables ; Un rapprochement doit tre effectu, chaque semaine, par la direction entre les avis de versement et le registre des chques reus. La ou les factures encaisses seront jointes au deuxime ordre de recette et seront reclasses dans le dossier client correspondant ; Ds la rception dun relev bancaire, celui-ci doit tre rapproch des pices bancaires reues. Toute pice manquante devra tre rclame la banque par crit, et ce au cours du mois de rception du relev.
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AOUT 2008
Rf : F
Folio : 6/6
En fin de semaine, le directeur gnral remet le chquier la secrtaire comptable qui reporte sur un tat partir du talon chquier. o La date dmission du chque ; o Le n de chque ; o Le bnficiaire avec n de la facture ; o Le montant du chque.
3.2.3
Comptabilisation :
La comptabilisation des oprations de banque se fera par le comptable sur le journal Banque comme suit : Les dpenses par chque seront comptabilises partir des ordres de paiement. Les numros de chque seront mentionns en libell. Pour les autres oprations de banque, les imputations seront indiques sur les ordres de recettes. Les numros de pices sont repris lors de la saisie. Un cachet saisi sera appos sur toute pice saisie (ordre de paiement ou ordre de recettes). Les comptes mouvements sont 5541 solde crditeur 5141 solde dbiteur dans le cas o le compte change de sens, lextourne lautre compte ne se fera quen fin de priode. A la fin de chaque mois un tat de rapprochement devra tre tabli par le responsable Trsorerie. Cet tat a pour but de mettre en vidence les oprations enregistres en comptabilit mais ne figurant pas sur le relev bancaire et les oprations figurant sur le relev bancaire mais pas en comptabilit. Cet tat doit tre contrl par le chef comptable
N.B. : Les critures traduisant les oprations de banque ne doivent pas tre enregistres en comptabilit partir du relev bancaire. Ce dernier ne constitue pas une pice comptable justificative.
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AOUT 2008
Rf : G 1. Liste des oprations : Gestion des stocks
Prsentation des procdures Module Stock
Folio : 1/5
Tenue de linventaire physique 2. Objectifs des procdures : Sassure que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrs ; Sassurer que les stocks enregistrs existent et appartiennent lentreprise ; Sassurer que les stocks sont correctement valus ; Sassurer que les montants inscrits dans les comptes annuels reprsentent tous les produits physiquement identifiables qui appartiennent lentreprise ; Sassurer que les diffrences constates entre linventaire permanent dune part et linventaire physique dautre part, ont t expliques, portes lattention de la Direction, et ajustes dans les comptes du grand-livre, dans linventaire permanent, et sur les fiches de stocks. 3. Description des procdures : 3.1 Gestion de stock : Une surveillance efficace du stock ne peut tre assure quen confiant la responsabilit du dpt au magasinier. Celui-ci conscient de cette responsabilit veillera aux mouvements qui toucheront les diffrents articles et devra rendre compte des articles manquants ou avaris. Laccs au magasin ne doit tre fait quen sa prsence. La gestion des stocks de la socit est assure par un logiciel informatique spcifique. La valorisation de stocks se fera selon le cot moyen pondr mensuel. Un inventaire physique devra tre fait une fois par mois. Cet inventaire sera tabli par le magasinier en prsence du comptable. Les rsultats de linventaire physique seront consigns sur un document type, permettant de rapprocher lexistant en stock des soldes des fiches manuelles et de faire ressortir les diffrences ventuelles quil faudra, en outre justifier.
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AOUT 2008
Rf : G
Folio : 2/5
Sur les tats de linventaire physique doivent figurer les visas du magasinier et du comptable Ces tats dinventaire devront tre remis la Direction. 3.2 Linventaire physique des marchandises : 3.2.1 Elments inventorier :
Le recensement des quantits en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des lments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les lments au moins une fois par an. Les oprations de comptage concerneront tous les lments constitutifs du stock du sige et des agences, quelque soit leur nature : Marchandises, approvisionnements, emballages, etc Les oprations de comptage concerneront galement les stocks dtenus par lentreprise, titre de dpt, par des tiers, quil convient dinventorier sparment. Les marchandises et produits en cours de route, doivent tre galement inclus dans linventaire du sige et des agences, il en est ainsi des livraisons de marchandises aux diffrentes agences de distribution et des livraisons au sige. 3.2.2 Organisation de linventaire :
Lorganisation de linventaire constitue une tape importante de la procdure dinventaire, elle doit permettre de : Disposer dinformations prcises sur les rfrences des articles en stock et les units de comptage. Choisir une date ainsi que les horaires de commencement (Plan de comptage) Prparer les lieux de stockage. Dsigner le personnel charg de l'inventaire (quipe de comptage) Arrter les mouvements pendant l'inventaire Prparer les documents qui serviront enregistrer les constats (Relevs et feuilles de comptage). Centraliser les rsultats de linventaire
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AOUT 2008
Rf : G 3.2.3 Types dinventaire :
Folio : 3/5
Linventaire tournant peut tre adopt au niveau des agences, rapproch avec les donnes de linventaire permanent, soit : o Un inventaire couvrant la totalit du rseau de distribution Ou bien : o Un inventaire effectu sur un chantillon statistique. Le site de stockage du sige fera lobjet dun inventaire physique complet la fin de chaque semestre, rapproch avec les donnes de linventaire permanent. 3.2.4 Droulement de linventaire :
Linventaire ne doit pas tre ralis par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas chant, de la tenue de l'inventaire permanent Faire participer la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services : comptabilit gnrale, service commercial Prvoir un nombre de personnes suffisant pour raliser linventaire dans les dlais impartis. Les zones o se trouvent les articles inventorier doivent tre correctement ranges. Affecter les quipes de stockage par zone de stockage selon le plan du site de stockage. Un Contrle devra tre effectu afin de : o Sassurer que les stocks on t bien rangs et quils sont identifiables. o Sassurer que des units de comptage ont t affectes chaque lment inventorier. o Sassurer que la sparation entre les stocks de lentreprise et les stocks des tiers a t correctement faite Les quipes de comptage reportent les quantits recenses pour chaque lot compt sur la ligne de l'article correspondant et, aprs s'tre assur que tous les lots relevant de leur secteur ont bien t recenss, ils procdent la sommation des quantits portes sur chaque ligne.
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AOUT 2008
Rf : G 3.2.5
Prsentation des procdures Module Stock Etapes et responsabilit :
Folio : 4/5
Note dinventaire : Qui : Service Moyens gnraux et Logistique ainsi que la Direction Financire et gnrale. Quand : chaque fin de semestre Comment : o Dtermination des dates dinventaire physique o Dtermination des trois quipes responsables de linventaire Inventaire physique Qui : Service gestion de stocks, Service Moyens gnraux et Service logistique Quand : 15/06/N et 15/12/N Comment : o La premire quipe fait le comptage des diffrents articles en stock par catgorie (matires premires, pices de rechange, produits finis et marchandises en ltat), sur une liste livre par le service appel liste vide des articles ; o Le rsultat du comptage est dlivr au service gestion des stocks ; par la suite la seconde quipe procde au deuxime comptage et livre les rsultats au S.G.S. 3.3 Linventaire des immobilisations : Chaque directeur de dpartement la responsabilit de dnombrer les immobilisations dont il a la charge. Le calendrier de dnombrement devra tre fix par la direction financire. Tout changement de proprit, dun dpartement un autre, doit tre notifi la direction financire. Chaque directeur a la responsabilit de vrifier les informations figurant dans linventaire des immobilisations :
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AOUT 2008
Rf : G
Prsentation des procdures Module Stock o Description de limmobilisation o N de modle o N de srie o Date dacquisition o N du bon de commande assign par le Service des Moyens gnraux
Folio : 5/5
La fiche dinventaire des immobilisations doit tre signe par la personne qui procde au dnombrement ainsi que par le directeur du dpartement ayant la charge de limmobilisation en question. Le service Financier procdera un deuxime dnombrement des immobilisations au niveau de chaque dpartement. Les rsultats de ce dnombrement seront rapprochs avec la fiche dinventaire tablie lors du premier dnombrement.
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AOUT 2008
Rf : H 1. Liste des oprations : La paie
Prsentation des procdures Module Oprations diverses
Folio : 1/6
La taxe sur la valeur ajoute Centralisation et analyse Traitement des critures de fin danne Elaboration des tats de synthse 2. Objectifs des procdures : Sassurer que toutes les charges sociales et fiscales sont enregistres. Sassurer que les charges sociales et fiscales sont relles. Sassurer que les charges sociales et fiscales sont correctement imputes, totalises, centralises. Sassurer que toutes les sociales et fiscales enregistres dans la bonne priode. 3. Description des procdures : 3.1 La paie 3.1.1 Dossier de personnel
Ces dossiers doivent contenir : o Le CV de lintress ; o Le contrat de travail ; o Les justificatifs affectant la situation du salari ; o Les correspondances ; o Les sanctions ; o Les dcisions daffectation ou daugmentation de salaire ou doctroi davantages ; o Les dcisions de prtetc.
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AOUT 2008

Prsentation des procdures Module Oprations diverses Bulletin de paie
Rf : H 3.1.2
Folio : 2/6
Des bulletins de paie doivent tre tablis la fin de chaque mois par le Dpartement Ressources humaines 3.1.3 Dclarations
3.1.3.1 IGR : modle n 9404/ IGR Le total des retenus effectues au titre de LIGR tel quil ressort sur le livre de paie doit tre vers au trsor avant la fin du mois qui suit celui relatif aux dites retenues. Ce versement est fait laide dun avis de versement (modle 9404/ IGR) tabli en deux exemplaires dont lun cachet par la perception doit tre conserv dans la socit avec le reu correspondant. Informations porter sur lavis de versement Identit de la socit Paiement effectus en DH : total des salaires bruts figurant sur le livre de paie Montant en principal : total des retenues IGR figurant sur le livre de paie 3.1.3.2 CNSS : Les demandes dimmatriculation seront dposes lors de lembauche des salaris si ces derniers ne sont pas dj immatriculs la CNSS. Au niveau des Bordereaux de versement des cotisations mensuelles, pour les salaris dont les noms figurent sur la dclaration CNSS, il faudra complter les colonnes nombre de jours , salaires non plafonns et salaris plafonns. Pour les autres salaris dont les noms ne figurent pas sur la dclaration, utiliser limprim complmentaire. Les cotisations CNSS doivent tre verses avant la date prvue sur le bordereau de versement des cotisations ( dposer avant le ..). 3.1.4 Comptabilisation :
La comptabilisation de la paie doit se faire mensuellement sur un journal doprations diverses (OD).
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AOUT 2008

Rf : H
Folio : 3/6
Ce journal peut prendre la forme de feuilles volantes. Ces feuilles doivent tre numrotes et dates (indication du mois denregistrement de lOD), le numro de la page dOD tiendra lieu du numro de pice. Toute page dOD saisie devra porter le cachet Saisi puis tre classe dans un chrono ouvert cet effet. Lenregistrement comptable de paie consistera : Dbiter : le compte 61711 salaires du total des salaires bruts mensuels tel quil ressort sur le livre de paie.
Crditer : o le compte 6174 CNSS (compte de charges) du total des retenues mensuelles (livre de paie). o le compte 4455 IGR du total des prlvements effectus au titre de lIGR (livre de paie) o le compte 3431 avances au personnel du total des retenues effectues au titre des avances, ventuellement. o le compte 4432 rmunrations dues du net payer au personnel (livre de paie). Les charges patronales de CNSS seront enregistres comme suit : o le compte 6174 CNSS (compte de charges) sera dbit du montant de la part patronale plus la part salariale o le compte 4441 CNSS (compte de tiers) sera crdit du mme montant. N du compte. Ce compte sera sold par le crdit du compte banque lors du virement. 3.2 La taxe sur la valeur ajoute 3.2.1 Ltablissement des dclarations :
Les dclarations TVA doivent tre tablies mensuellement et dposes avant la fin du mois qui suit le mois au titre duquel la dclaration est faite. Pour les encaissements Il faudra dclarer les entres du mois et ce partir des relevs et des pices bancaires et ventuellement du cahier de caisse pour les factures encaisses en espces.
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AOUT 2008

Rf : H
Folio : 4/6
N.B : les avances sur factures doivent galement tre dclares.
Un mmo sera tabli. Celui ci mentionnera le dtail des entres dclares : o Numro de la facture ( ou n de la commande sil sagit dune avance ). o Date de la facture o Date dencaissement de celle-ci o Nom du client o Montant hors taxes o Montant de la TVA o Montant TTC concernant la TVA sur les achats et frais gnraux, elle sera rcupre avec un dcalage dun mois sauf pour les immobilisations. la rcupration de la TVA se fera sur la base des avis de dbit, du relev bancaire et du cahier de caisse. Comptabilisation :
3.2.2
Une fois dposes, les dclarations TVA doivent faire lobjet dun enregistrement qui consiste : o crditer le compte de 3455 suffix suivant le taux de TVA TVA rcuprer du montant de la TVA rcupre (total du tableau des dclarations). o dbiter le compte de 4455 suffix suivant le taux de TVA TVA collecte du montant de la TVA dclare sur les encaissements. o Crditer le compte 4456 TVA due (ou dbiter le compte 3456 crdit de TVA du montant de la TVA due au titre du mois en question ou du montant du crdit de TVA dgage au titre du mois en question). Les comptes de TVA seront analyss trimestriellement en rapprochant les comptes du grand livre et : o le tableau de rcupration de la TVA (pour la TVA rcuprer)
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AOUT 2008
Rf : H
Prsentation des procdures Module Oprations diverses o le mmo donnant le dtail du C.A dclar pour la TVA facture dclare.
Folio : 5/6
3.3 Centralisation et analyse Le comptable dite la fin de chaque mois : o Les journaux comptables o Le grand livre gnral et auxiliaire Le responsable comptabilit Client/Fournisseur effectue une analyse des critures et des comptes par o Rapprochement des tats avec les pices justificatives, o Redressement des comptes en cas derreur. Le comptable procde ainsi la comptabilisation des stocks par : o Annulation des stocks initiaux par le dbit des comptes variation des stocks et crdit des comptes de stocks au bilan (rubrique 31). o Comptabilisation des stocks finaux par le crdit des comptes 6144 et le dbit des comptes de stocks au bilan. Si la valeur de ralisation des stocks est infrieure leur valeur la date dinventaire, une provision pour dprciation des stocks est constate.
3.4 Traitement des critures de fin danne A la fin de lexercice, le chef comptable tablit un tat des critures dinventaire quil soumet au Directeur administratif et financier et la Direction gnrale pour approbation. Les critures comptables en question sont labores sur la base des rgles suivantes : Les charges payer et les charges constates davance sont comptabilises et values sur la base : o De la valeur des charges constates mais non consommes durant lexercice. o De la fraction des charges concernant lexercice mais non encore constate. Les produits recevoir sont valus de faon approximative sur la base de pice probante.
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AOUT 2008
Rf : H
Folio : 6/6
Les soldes de bilan correspondant des oprations libelles en monnaies trangres sont valus au cours au 31 dcembre. Les carts ventuels dus aux diffrences de change, sont constats dans les carts de conversion, et les pertes latentes sont provisionnes. Les crances clients dpassant un an et qui, la fin de lexercice, reprsentent des risques de non recouvrement, font lobjet de provisions pour dprciation. Les provisions pour congs pays sont comptabilises chaque fin dexercice. Les dotations aux amortissements sont comptabilises et values sur la base des taux gnralement admis
3.5 Elaboration des tats de synthse Le chef comptable, tablit aprs la clture de chaque exercice des tats de synthse selon le format du modle normal, ainsi que les annexes y affrent requises pour le dpt de la dclaration fiscale des rsultats. Le Directeur administratif et financier valide les tats de synthse et les remet pour signature au Directeur gnral. les tats de synthse dposs avant le 31 Mars ladministration des impts. Le chef comptable tablit la clture des comptes les livres lgaux cots et paraphs en reportant sur : o Le livre journal ; le cumul par journal et par mois des montants correspondants. o Livre dinventaire ; les tats de synthse que sont le bilan et le CPC.
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AOUT 2008

Manuel de Procedures Comptables Et Financieres - Tenor Distrib - 2

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MANUELDEPROCEDURES COMPTABLESET FINANCIERES

M anuel de P rocdures C om pt abl es et Fi nanci res

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Objectifs du manuel de procdures

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ORGANISATION ET DESCRIPTION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

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Directeur Administratif et Financier

Responsable des Ressources Humaines

Responsable Comptabilit Client

Responsable Comptabilit Fournisseurs

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Type de document Contrat du personnel Achats Ventes Trsorerie Dossier Fiscal

Mode de classement Chronologique Fournisseurs/Chronologique Chronologique/mois Chronologique/mois Chronologique/mois

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DESCRIPTION DES TACHES :

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DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER DIRECTEUR GENERAL 3 1/3 Aot 2008

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DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER DIRECTEUR GENERAL 3 2/3 Aot 2008

Superviser les travaux dinventaire physique Prparer les tats financiers

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DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER DIRECTEUR GENERAL 3 3/3 Aot 2008

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CHEF COMPTABLE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 8 1/3 Aot 2008

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CHEF COMPTABLE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 8 2/3 Aot 2008

Responsable des ressources humaines

Destinataire Directeur financier Directeur financier Directeur financier Directeur financier

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CHEF COMPTABLE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 8 3/3 Aot 2008

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COURSIER CHEF COMPTABLE 1/1 Aot 2008

Expditeur Personnel de la Direction comptable et financire

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AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE 1/2 Aot 2008

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AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE 2/2 Aot 2008

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RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1/2 Aot 2008

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RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 2/2 Aot 2008

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RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE 1/2 Aot 2008

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RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE 2/2 Aot 2008

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RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1/3 Aot 2008

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RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 2/3 Aot 2008

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RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 3/3 Aot 2008

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RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT CHEF COMPTABLE 1/3 Aot 2008

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RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT CHEF COMPTABLE 2/3 Aot 2008

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RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT CHEF COMPTABLE 3/3 Aot 2008

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