Gua

Facultad: Ingeniera. Escuela: Biomdica Asignatura: Informtica Mdica

Creacin de Formularios y Consultas

Objetivos Identificar los controles y aplicaciones en la creacin de formularios a travs de Access para el manejo de bases de datos. Identificar las diferencias y relaciones entre diferentes tipos de consulta.

Recomendaciones

Tenga orden y aseo para trabajar Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma mejor condicin en que se encontr (Asegrese de apagar el Equipo antes de retirarse).

Materiales y equipos Computadora Microsoft Office Access 2007

Introduccin Terica USO DE FORMULARIOS La utilidad de los formularios es para introducir los datos respectivos para una o ms tablas, Access proporciona una interfaz grfica que se acomoda en una forma ms amigable a los ojos de los usuarios para el ingreso de datos. Los formularios proveen la forma ms sencilla de ver la informacin, agregar, editar y borrar los datos, esta gua tiene como finalidad desarrollar la capacidad de crear un formulario que maneje la informacin que contiene la base de datos.

Gua

VISTAS DE FORMULARIOS La ventana diseo es una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista de presentacin. Para cambiar entre vistas solamente hay que presionar el botn Ver de la barra de herramientas. En la vista de presentacin puede ver los registros en formato de filas y columnas, as puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios puede ver los registros de uno a uno. Utilice los botones de desplazamiento en la vista Formulario y vista de presentacin para desplazarse rpidamente entre los registros. En general, la tarea de diseo de un formulario se basa en las siguientes acciones: Utilizar la barra de herramientas y el men formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o lneas y aplicar colores o efectos especiales. Alinear los controle con las reglas. Situar los controles en la seccin detalle o cualquier otra seccin del formulario. Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edicin, etiquetas, casillas de verificacin, entre otros. TIPO DE CONTROLES

El nmero de controles disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de un formulario son como se muestra en la figura.

Mantenimientos Los mantenimientos son utilizados para manipular los registros que maneja una o ms tablas, dicho mantenimiento incluye las opciones de adicionar, eliminar, modificar, buscar informacin, impresin, entre otros. Todo esto relacionado con una tabla de la base de datos. Qu es una CONSULTA? Las consultas permiten seleccionar los registros que cumplen determinadas condiciones para hacer modificar, aadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc.

Gua

Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las ms habituales estn las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de la base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse tambin a modo de tablas y como origen de registros para crear formularios e informes. As, las tablas originales conservan su funcin de almacn de datos bsico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Existen dos formas de crear una consulta: Utilizando el asistente: Consulta de seleccin sencilla. Consulta de tabla de referencia cruzada. Consulta de bsqueda de duplicados. Consulta de bsqueda de no coincidentes. Sin asistentes: Consulta de seleccin. Consulta de parmetros. Consulta de tabla referencia cruzada. Consulta SQL. Consultas de accin (creacin de tabla, eliminacin, datos anexos, actualizacin) Consulta autobsqueda. Normalmente los pasos a seguir para crear la consulta son los siguientes: Abrir consulta. Agregar las tablas implicadas. Agregar los campos deseados a cada tabla. Establecer criterios o condiciones de los registros. Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas. MODOS DE VISUALIZACIN Se tiene tres modos de visualizacin: Vista diseo Vista hoja de datos Vista de SQL

Gua

Procedimiento

La siguiente prctica se fundamenta en crear los mantenimientos para las tablas de la base de datos Consultorio Mdico.

Figura 1. Tablas de la base de datos Consultorio Mdico.

CREACIN DE FORMULARIOS UTILIZANDO EL ASISTENTE. El uso de asistentes facilita en gran manera la creacin de formularios de una forma rpida y eficiente, estos son tiles para dar mantenimiento a las tablas y que el manejo de los registros se realice de una vista diferente a la de Hoja de datos. En la base de datos Consultorio Mdico se crear el formulario de la tabla Pacientes, seguir los siguientes pasos:

Gua

1. Abrir la base de datos Consultorio Mdico y la tabla Pacientes. 2. En los objetos de la base de datos seleccionar Crear Formulario

Figura 2. Opciones para la creacin de formularios.

3. Hacer clic en Crear un formulario utilizando el asistente

Figura 3. Creacin de formularios utilizando el asistente.

Gua

Figura 4. Asistente para creacin de formularios.

4. Seleccionar la tabla Pacientes. 5. Seleccionar todos los campos dando clic en el botn 6. Dar clic en Siguiente 7. Seleccionar la distribucin en Columnas y presionar siguiente

Figura 5. Asistente para formularios Distribucin 8. Seleccionar estilo Pintura Oficina y luego dar clic en siguiente

Gua

Figura 6. Asistente para formularios Estilo pintura

9. Determinar como ttulo del formulario Mantenimiento de Pacientes 10. Finalizar el procedimiento y automticamente se generar el siguiente formulario.

Figura 7. Formulario de mantenimiento para la tabla Pacientes.

Gua

Ejercicio 1 Ahora cree los siguientes formularios utilizando el asistente: Formulario para la tabla Consultas Mdicas, nombrarlo como Mantenimiento de Consultas Mdicas. Formulario para la tabla Tipopaciente, nombrarlo como Mantenimiento de Tipopaciente.

CREACIN DE FORMULARIOS EN VISTA DISEO. Este tipo de formularios son creados por el usuario agregando diferentes controles, entre algunos de ellos se puede mencionar: etiquetas, cuadros de texto, cuadro combinado, etc.

Utilizando la base de datos Consultorio Mdico, se crear el formulario de la tabla Pacientes, para ello: 1. Seleccionar Crear Formulario en blanco en la barra de herramientas. 2. Cambiar la vista a Vista de Diseo. 3. Se presentara en pantalla las herramientas necesarias para crear un formulario; por ejemplo: la barra de herramientas de controles, tipos de letra, color texto, fondos, etc.

Gua

Controles de las herramientas de diseo Origen del registro

Figura 8. Herramientas de diseo y control de campos para el diseo de Formularios sin utilizar el asistente.

4. Modificar las propiedades del formulario para asociarle una tabla a la cual se dar mantenimiento; para ello hacer clic en el icono Hoja de propiedades 5. En la propiedad Origen del Registro seleccionar la tabla Pacientes y de esa manera se activaran los campos en la ventana de orgenes de registro.

Gua

10

Figura 9. Hoja de propiedades del formulario

6. Agregar un control etiqueta haciendo clic en

y luego dibujarlo en el formulario,

escribir en la etiqueta Mantenimiento de Contactos. 7. Modificar desde la barra de herramientas el tipo de letra a Tahoma, tamao 14 y con negrita. 8. Cambiar el color de fondo del formulario, para ello hacer clic en el icono de la barra de herramientas color de fondo y elija su color favorito. 9. Ahora adicione los campos de la tabla Contactos al formulario, para ello seleccione Agregar campos existentes en la barra de herramientas, la cual habilitar la Lista de campos y luego inicie con IdPaciente arrastrndolo hasta el formulario. 10. Arrastrar los dems campos al formulario de la misma forma.

Gua

11

Figura 9. Vista de formulario en vista de diseo.

11. Luego ver el formulario en ejecucin seleccionando Vista de Formulario

en

la barra de herramientas. Recordar que el formulario se puede modificar nicamente en la Vista Diseo. 12. Cuando el formulario se ejecuta toma la apariencia que se muestra en la figura 10. 13. Guarde el formulario con el nombre Mantenimiento de Pacientes sin asistente.

Gua

12

Figura 10. Vista de formulario en ejecucin en la vista de formulario.

Ejercicio 2 Ahora cree los siguientes formularios tomando en cuenta las actividades anteriores: Formulario para la tabla Consultas Mdicas, nombrarlo como Mantenimiento de Consultas Mdicas sin asistente. Formulario para la tabla Tipopaciente, nombrarlo como Mantenimiento de Tipopaciente sin asistente.

INCLUYENDO BOTONES DE ACCIN Los botones de accin son utilizados para hacer una accin especfica en el formulario para facilitar algunas tareas en el manejo de los registros; por ejemplo un botn que permita eliminar un registro, actualizar registros en un formulario, etc.

Gua

13

A continuacin se agregaran botones de accin al formulario Mantenimiento de Pacientes, para ello se creara una barra de desplazamiento en los registros de la tabla; por ejemplo: primer registro, siguiente, anterior y ltimo registro.

1. Abrir el formulario Mantenimiento de Pacientes sin asistente en la Vista Diseo 2. Se presentar la Vista Diseo del formulario, ah se agregarn los botones y para ello debe verificar que la creacin de estos botones tenga activada la opcin del asistente.

Figura 11. Vista de herramientas de diseo del formulario.

3. Hacer clic en el botn de comando formulario.

y luego dibujar el control en el

4. En la lista de categora dar clic en Exploracin de registros. 5. Seleccionar de la lista de acciones Ir al primer registro

Figura 12. Vista del asistente para botones de comando del formulario.

Gua

14

6. Presionar el botn siguiente y elegir la imagen Ir al primero.

Figura 13. Vista del asistente para botones de comando del formulario

7. Dar clic en siguiente y luego finalizar 8. Ahora realice los siguientes pasos para los dems botones de comando Categora Exploracin de registros Exploracin de registros Exploracin de registros Acciones Ir al registro anterior Ir al registro siguiente Ir al ltimo registro Imgenes Ir al anterior Ir al siguiente Ir al ltimo

9. Ejecutar el formulario y guardarlo.

Gua

15

Figura 14. Vista de formulario en ejecucin en la vista de formulario.

Ejercicio 3 Agregue a este formulario los siguientes botones: Categora Operaciones con registros Operaciones con registros Operaciones con registros Operaciones con registros Operaciones con registros Operaciones con formularios Acciones Agregar nuevo registro Deshacer Registro Eliminar Registro Guardar Registro Imprimir Registro Cerrar Formulario Imgenes Lpiz (Editar) Deshacer Papelera Guardar registro Impresora Stop

Hacer los botones para el formulario Mantenimiento de Consultas Mdicas sin asistente.

Gua

16

CREACIN DE CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE. Se realizar un ejemplo en el que una consulta mostrar la informacin de los pacientes del consultorio, para ello hacer lo siguiente: 1. Abrir la base de Consultorio Mdico 2. En los objetos de la base de datos seleccionar Crear y luego Asistente para Consultas.

Figura 15. Vista del asistente para crear consultas a la base de datos Consultorio Mdico.

3. Luego en el asistente para consultas sencillas seleccione la tabla que se desea consultar: Tabla: Pacientes 4. De los campos disponibles seleccionar algunos para incluirlos en los campos seleccionados que se presentaran en el resultado de la consulta: IdPaciente, Nombres, Apellidos, Direccin, Ciudad, Empresa donde trabaja, Telfono Trabajo, telfono mvil, IdTipopaciente.

Gua

17

Figura 16. Vista del asistente para consultas sencillas.

5. Seleccionar siguiente. 6. Seleccionar detalle y luego siguiente. 7. Colocar como nombre de la consulta el ttulo Listado de Pacientes. 8. Luego finalizar y la consulta estar terminada.

Gua

18

Figura 17. Vista de la consulta Listado de Pacientes.

CONSULTAS DE SELECCIN Suponga que se le pide generar un listado de las consultas mdicas que posee un paciente incluyendo su fecha, diagnstico y tratamiento. Para ello siga los siguientes pasos: 1. En la base de datos Consultorio Mdico, seleccionar en los objetos de consultas,

Diseo de consulta. 2. Agregar la tabla a utilizar, para este caso Consultas Mdicas y Pacientes

Gua

19

Figura 18. Asistente para elaboracin de consultas a los datos de la tabla Consultas Mdicas y Pacientes.

3. Cierre la ventana Mostrar Tabla. 4. En la primera columna de la consulta, en campo seleccione: IdConsultamedica y la tabla corresponder a Consultas Mdicas. 5. Para la segunda columna, en campo seleccione IdPaciente, en la tercera Fechaconsultamedica y en la cuarta Diagnstico y en la quinta Tratamiento; todas de la tabla Consultas Mdicas. 6. En la sexta columna agregue Nombres, de la tabla Pacientes.

Gua

20

Figura 19. Vista de diseo de la consulta: Listado de Consultas Mdicas

7. Ejecutar la consulta de listado de Consultas Mdicas, para ello haga clic sobre el icono ejecutar que se encuentra en la barra de herramientas.

8. Guardar la consulta con el nombre: Listado de Consultas Mdicas.

Figura 20. Vista de la consulta: Listado de Consultas Mdicas

Gua

21

CONSULTAR INFORMACIN ESPECFICA (CONSULTA POR CRITERIOS) Suponga que se le solicita la lista de Consultas mdicas que fueron hechas en las fechas antes del 31/12/2011.

Para este caso tomar la consulta diseada anteriormente y en la columna FechaConsultamedica agregar a la fila criterios la siguiente expresin <#31/12/2011#. Este parmetro permitir que se desplieguen en la consulta solo aquellas consultas mdicas que fueron realizadas antes de la fecha mencionada. Ahora ejecute la consulta.

Figura 21. Vista de diseo de la consulta: Listado de consultas mdicas realizadas antes del 31/12/2011

Gua

22

Figura 22. Vista resultados de la consulta: Listado de consultas mdicas realizadas antes del 31/12/2011

Adems realizar las siguientes consultas: Consultas mdicas realizadas desde el 12/02/2011 a la fecha: >=#12/02/2011# Consultas mdicas realizadas despus del 31/12/2011 a la fecha: >=#31/12/2011# Consultas mdicas realizadas antes del 31/12/2011: <=#31/12/2011# Consultas mdicas realizadas el 28/01/2012: =#28/01/2012# Ejercicio 4 Ahora realice una consulta que muestre un listado de llamadas que estn entre dos fechas. Por ejemplo: Entre el 01/01/2010 y el 31/12/2011; para este caso tomar la consulta diseada anteriormente y en la columna FechaConsultamedica agregar a la fila criterios la siguiente expresin <=#31/12/2011# Y >=#01/01/2010# Este parmetro permitir que se desplieguen en la consulta solo aquellas consultas mdicas que fueron realizadas entre las fechas mencionadas. Ahora ejecute la consulta.

Gua

23

Adems realizar las siguientes consultas:

Consultas mdicas realizadas entre 01/01/2011 al 31/03/2011: >#01/01/2011# Y <#31/12/2011# Consultas mdicas realizadas desde el 11/02/2011 hasta el 01/02/2012:

>=#11/02/2011# Y <=#01/02/2012#

Anlisis de Resultados 1. Presente todos los ejercicios planteados en el procedimiento.

Investigacin Complementaria Investigar las siguientes consultas y aplicar un ejemplo de cada una utilizando la base de datos Control de Llamadas. Sin asistentes: 1. Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas 2. Consulta de Actualizacin 3. Consulta de Datos Anexados 4. Consulta de Creacin de Tabla 5. Consulta de Eliminacin Con asistentes: 6. Bsqueda de datos duplicados 7. Bsqueda de datos no coincidentes

Bibliografa Access 2007 for starters : the missing manual / Matthew MacDonald. Sebastopol, CA: O'Reilly, 2007