Bases de Datos

Conceptos Bsicos

Objetivos
Conocer los conceptos bsicos de bases de datos y sus principales caractersticas. caractersticas . Entender la estructura de las bases de datos. datos. Aprender a crear el modelo entidad relacin de una base de datos. datos.

Sistemas de Informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre si de acuerdo a ciertas reglas, que aportan a la organizacin a la que sirven la informacin necesaria para el cumplimiento de sus fines. fines.

Sistemas de Informacin
Funciones Bsicas: Recoger los datos (Entrada). Procesamiento de datos. Almacenamiento de datos. Elaboracin y presentacin de datos.

Sistema de Informacin
Componentes de un sistema de informacin: informacin: Contenido.- Los datos, su descripcin y los Contenido. programas que los manipulan manipulan. . Equipo Fsico Fsico. .- El computador soporte del sistema de informacin informacin. . Equipo lgico lgico. .- Sistemas de comunicacin, sistemas de gestin de bases de datos, sistemas operativo, etc. etc. Administrador. Administrador .- Persona o equipo de personas responsable de la calidad y disponibilidad de los datos. datos . Usuarios

Sistemas de informacin
Antes los sistemas de informaciones almacenaban informacin en ficheros(archivos). Estos sistemas tenan las siguientes caractersticas: Los ficheros se disean para una determinada aplicacin. Las aplicaciones no suelen compartir los ficheros Problemas que se presentan: Redundancia de la informacin Inconsistencia de la informacin Falta flexibilidad

Conceptos
Redundancia.- Duplicacin innecesaria Redundancia. de informacin en el mismo archivo. Inconsistencia. Inconsistencia .- Que la informacin se encuentre en distintos formatos, que no sea veraz.

Bases de Datos
Una base de datos es una coleccin de datos integrados, con redundancia controlada y con una estructura que refleje las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real.

Sistema Gestor de Bases de Datos

Para construir una base de datos es necesario disponer de una herramienta que permita crear, manipular, gestionar y eliminar tanto datos como la estructura de una base de datos esto es una SGBD SGBD. . No confundir lo que es una base de datos con un SGBD. SGBD. Ejemplo: Ejemplo : Access es un SGBD Una base de datos para Inventarios

Conceptos de Bases de Datos

Entidad.- Una entidad es todo aquello Entidad. sobre lo que es necesario almacenar informacin en una base de datos. datos. Ejemplo en una base de datos de una Biblioteca algunas entidades seran Libros, Estudiantes, etc. etc. Relacin. Relacin .- Entre la diferentes entidades de una base de datos suele haber relaciones, las cuales permiten un tratamiento ms globalizado de la informacin y reflejan situaciones del mundo real. real.

Relaciones
En la base anterior de una biblioteca existen dos entidades claras como son Libros y Estudiantes, entre ellas existe una relacin bastante evidente que es el prstamo. prstamo. (Entidad) (Relacin) (Entidad) Estudiante Presta Libro Para cada una de las entidades se necesita conocer cierta informacin como Estudiante: Estudiante: su matricula, nombre, apellidos, etc etc. . En libro: libro : cdigo, nombre, edicin, autor, etc. etc.

Modelo Relacional
Para organizar los datos de una base de datos es necesario crear estructuras que los contengan pero el ms utilizado es el modelo relacional relacional. . Este modelo se caracteriza por almacenar los datos en forma de tablas. tablas . Tabla. Tabla .- Estructura que almacena todos los datos sobre un tipo de entidad o relacin. relacin .

Access
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Microsoft Access puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos.

Debe permitir en principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos

PARTES PRINCIPALES DE LA BASE DE DATOS

Tablas Consultas Formularios Informes Macros Mdulos

Concepto de tablas
Es el elemento que contiene la informacin esencial de la base de datos. Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin.

Tipos de Datos
Texto: Almacena cadenas de caracteres, ya sean nmeros, letras o cualquier smbolo. Numrico: Almacena nmeros destinados a realizar operaciones. Fecha/hora: Incluye formato de fecha y hora Autonumrico: Es un valor numrico que Access incrementa de modo automtico cada vez que se aade un registro. No se puede modificar manualmente. Si/No: Para almacenar datos que slo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro... Memo: Para almacenar texto largo Moneda: Para almacenar valores de moneda. Objeto OLE: Son objetos tales como grficos, texto, imgenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

Ejemplo Tabla Estudiante

Campo.- Cada uno de las informaciones que se almacenan sobre una entidad. Por ejemplo, Nombre, apellidos, edad, telfono, etc. (columnas) Estructura del Registro.- Conjunto de campos que determinan que datos se almacenan sobre una entidad. Registro de datos.- Cada uno de los conjuntos de datos almacenados sobre una entidad. Ej.: Antonio, Garca Ramos, 956432178. (filas)

Conceptos sobre tablas

En la tabla Estudiante: Estudiante: Suponga que se tiene 5000 registros y se desea localizar a una persona llamada Carlos lvarez. lvarez. Existe la probabilidad de que dos personas tengan estos mismo nombre y apellido?, Si existiese esto entonces no sabramos a quien nos estaramos refiriendo, con lo que tendramos problemas. problemas. Para solucionar sto las tablas contienen campos que identifican los registros permitiendo evitar confusiones o dudas. dudas.

Campo Clave Principal.

Se trata de un campo de una entidad al que se le define una propiedad especial para identificar nicamente a un registro en la tabla. Ejemplo: Estudiante, clave principal: matricula Libros: Cdigo del libro Productos: Cdigo del producto Cuentas: Nmero de cuentas

La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en la barra de Herramientas se pulsa el botn Establecer Clave Principal. Tambin se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin Establecer Clave Principal. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo que se establezca: Si se elige la opcin "Si", Access crear automticamente un campo Autonumrico que ser la clave principal.

Generar ndice
Para encontrar rpidamente la informacin almacenada de una o de varias tablas, es necesario un ndice que organice los registros por uno o varios campos de tal manera que el proceso de bsqueda sea ms rpido. 1.- Seleccionar el campo que desea realizar como clave principal. 2.- Barra de Menu Edicin, escoger Clave Principal Click en el Icono de la Barra de herramientas que ser Clave principal

RELACIONES
Para crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relacin. Para poder utilizar la integridad referencial ser necesario que las tablas no tengan ningn registro. Para aadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botn Mostrar tabla o se selecciona el men Relaciones Mostrar Tabla. Aparecer una ventana con el listado de las tablas:

Consultas
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

Crear una consulta utilizando el asistente

1.- Men Archivo 2.- Escoger opcin abrir (una base de datos) 3.-Hacer clic en el objeto consulta 4.- Hacer doble clic en crear consulta utilizando el asistente botn abrir de la barra de herramientas de la ventana Base de Datos, en ambos casos se activara el Asistente para Consultas. 5.- Escoger la tabla y en la lista de campos seleccionar los nombres de los campos6.- Pulsar el botn agregar para incluir los campos 7.- Pulsar el botn siguiente, escoger Detalle(muestra cada campo de cada registro) 8.- Pulsar el botn siguiente. Escribir el ttulo para la consulta. Activar el botn Abrir la consulta para ver la informacin.

Crear una Consulta con Vista de Diseo

1.- Abrir la base de datos 2.- En la Ventana de la Base de datos escoger consulta 3.- Pulsar el botn diseo y vera la consulta en vista de diseo

Formularios
Tipos de Formularios: Formulario de entrada de datos: Permite capturar los datos de una tabla.

Formulario de Panel de control: Se utiliza como plataforma para abrir otros formularios

Formularios con cuadros de dilogo personalizado Permite aceptar o no diferentes opciones.

Creacin de formulario de la forma Vista de diseo

1.- Men Archivo, seleccionar la opcin Abrir Elegir la base de datos en la que vamos a trabajar Seleccione el objeto formulario, oprima el botn nuevo. Aparecer Nuevo formulario el cuadro de dialogo Escoger la opcin vista de diseo, y en la lista desplegable donde se elije la ventana, pulse el botn Aceptar Aparcera la ventana que diseo en la que puede escoger los campos que va a visualizar.

Crear Formulario con Vista de diseo

1.- Men Archivo seleccione abrir 2.- Buscar la base de datos que desee. 3.- En la ventana base de datos , seleccionar el objeto formulario, nuevo aparecer el cuadro de dialogo Nuevo Formulario 4.- Escoja la opcin vista de diseo, elija la tabla 5.- Pulse el botn aceotar