Auditoria Interna da Qualidade

As auditorias internas so usadas para determinar em que grau os requisitos do Sistema da Qualidade esto sendo atendidos. As constataes das auditorias internas so usadas para avaliar a eficcia do SQ implementado e para identificar oportunidades de melhoria. Quando se avalia o Sistema da Qualidade, necessrio que algumas questes bsicas sejam verificadas em relao a cada um dos processos que est sendo avaliado: 1. O processo est identificado e adequadamente definido? 2. As responsabilidades esto atribudas? 3. Os procedimentos esto implementados e mantidos? 4. O processo eficaz para atender os resultados requeridos? Como preparar uma auditoria interna 1.1 Planejamento e Programao das Auditorias Internas (AI) 1.1.1 O planejamento das AI realizado periodicamente pelo Representante da Administrao (RA), considerando: Que a AI deve ser executada a fim de garantir que os vrios elementos dentro do sistema sejam adequados e efetivos para atingir os objetivos estabelecidos. Que os recursos fsicos, humanos e financeiros destinados execuo das AI estejam adequadamente dimensionados e efetivamente alocados para atingir o escopo pretendido. Que a programao das AI deva propiciar a anlise das vrias reas includas no sistema. 1.1.2 Como forma e meio de consubstanciar o programa de auditorias, o RA emite o Plano de Auditoria Interna da Qualidade 1.1.3 O Plano de Auditoria deve considerar as Auditorias de acompanhamento e as auditorias extraordinrias sempre que necessrio. 1.2 Qualificao da Equipe de Auditores (EQ) 1.2.1 O RA providencia a qualificao das equipes de auditores considerando: Avaliao dos candidatos e auditores internos. Os critrios de avaliao podero ser definidos com base na ABNT ISO 10011. Qualificao do Auditor Lder. 1.2.2 - Definio das Equipes de Auditores: Com base no plano de auditoria interna, o RA deve determinar o escopo geral, a abrangncia da auditoria interna e a equipe de auditores, emitindo e enviando a todos envolvidos com antecedncia de pelo menos cinco dias a Notificao de Auditoria Interna.

Nota: A Auditoria interna poder ser realizada por Auditores Externos, de empresas contratadas para este fim, porm o procedimento de esclarecimento para as equipes a serem auditadas deve permanecer o mesmo, atravs da Notificao de Auditoria Interna. 1.3 Preparao para a Execuo de Auditoria Interna 1.3.1 Na preparao para a execuo da auditoria interna, o auditor lder, com base na Notificao de Auditoria Interna deve: Notificar, por escrito, o responsvel pela rea a ser auditada, com antecedncia mnima de cinco dias. Incluir na notificao se h necessidade de providenciar equipamentos de segurana individual. Solicitar ao responsvel pela rea a ser auditada, a disponibilizao das documentaes, definies tcnicas, listas de verificaes ou das atividades que facilitem o percurso e esclarecimentos advindos da auditoria. 1.4 Execuo da Auditoria Interna 1.4.1 Reunio de abertura: Tendo por base na Notificao de Auditoria Interna, a reunio deve ser coordenada pelo Auditor Lder e ter a participao mnima dos membros da equipe de auditores e dos responsveis pelas reas a serem auditadas ou um substituto por ele resignado. 1.4.2 As evidncias objetivas devem ser coletadas atravs de entrevistas, exames documentais, observaes das atividades e condies da rea de interesse. Para facilitar o desempenho da auditoria, o auditor poder descrever uma lista de verificao das tarefas auditadas. Observaes: Durante a execuo da auditoria, o auditor lder poder fazer alteraes nas distribuies dos auditores e na sequncia dos trabalhos, para a otimizao dos objetivos da auditoria interna. Essas alteraes devero ser em comum acordo com os representantes das reas a serem auditadas. Quando a auditoria torna-se inexequvel, o auditor lder deve informar as razes ao Representante da Administrao (RA) e ao responsvel da rea auditada, para as providncias cabveis. 1.5 Concluso da Auditoria Interna 1.5.1 Sob a coordenao do Auditor Lder, a equipe auditora realiza a Reunio de Anlise e Fechamento da Auditoria Interna, para a elaborao do Relatrio de Auditoria Interna a ser enviado ao responsvel pela rea auditada e ao Representante da Administrao (RA). 1.5.2 Sob a coordenao do Auditor Lder, a equipe auditora promove a Reunio de Encerramento com a rea auditada para a apresentao de Resultado da Auditoria e das eventuais Solicitaes de Aes Corretivas/Preventivas.

1.5.3 O Auditor Lder deve disponibilizar em no mximo dois dias teis, para o responsvel da rea auditada o Relatrio de Auditoria, com as solicitaes das aes a serem tomadas. 1.6 Implementao das Aes Corretivas/Preventivas Ao corretiva tomada para prevenir repetio da no-conformidade, enquanto ao preventiva tomada para prevenir a ocorrncia 1.6.1 - Esta implementao segue o determinado no procedimento especfico para o tratamento de no-conformidades, consideradas as caractersticas especiais das NC registradas em Auditoria Interna. 1.7 Avaliao da Auditoria A avaliao da Auditoria Interna feita pelo Representante da Administrao, com base no Relatrio de Auditoria e no Questionrio de Avaliao de Satisfa o do Auditado, preenchido pelo responsvel pelo acompanhamento da equipe de auditores na rea. Os resultados desta avaliao so considerados na formao das Equipes Auditoras. Competncias Compete aos Auditores da Qualidade avaliar se as atividades da rea auditada esto de acordo com o planejamento do Sistema da Qualidade e participar das reunies de Abertura, de Anlise e Fechamento da Auditoria Interna e de Encerramento. Compete ao Auditor Lder planejar e coordenar a Auditoria Interna, comunicar ao responsvel da rea auditada a realizao da Auditoria Interna, coordenar as Reunies de Abertura, Anlise e Fechamento da Auditoria Interna e de Encerramento, produzir e disponibilizar o Relatrio de Auditoria. Compete ao responsvel da rea auditada ou pessoa resignada por ele, disponibilizar os documentos necessrios auditoria interna, acompanhar a auditoria e participar das reunies de abertura e encerramento da auditoria interna. Compete ao Representante da Administrao o gerenciamento do Programa de Auditorias Internas. Perfil do Auditor Capacidade de anlise Flexvel e hbil no trabalho em grupo Habilidade para comunicao oral e escrita Organizado e pontual Humilde posio de assessor Discreto, tolerante, polido, cuidadoso e com personalidade ntegro em seus princpios morais Honestidade de propsitos Comando da Auditoria O Auditor deve adotar as seguintes posturas:

 Insistir com os auditados que respondam por si prprios Deixar os outros falarem, falando o mnimo possvel No permitir que o auditado imponha o ritmo da auditoria Reformular perguntas mal entendidas, at que sejam claramente entendidas Saber agradecer Principais caractersticas de uma Auditoria: Evitar surpresas Buscar objetividade Obter dados reais Operar com bases ticas e de confiana Atacar os problemas e no as pessoas Motivar as pessoas das reas auditadas para a melhoria Vetar o uso do resultado das auditorias como base para aes punitivas Avaliar a adequao global do programa da qualidade Benefcios das Auditorias Internas da Qualidade Verificao do funcionamento do sistema da qualidade e da eficcia de seus elementos Obteno de dados reais para as decises gerenciais Identificao dos potenciais de melhoria Avaliao do estado e capacidade dos equipamentos Identificao de situaes de risco em relao a contratos ou a legislaes Avaliao dos custos da qualidade em relao efetividade do sistema Dicas para uma Boa Auditoria No faa perguntas que possam ser respondidas com um SIM ou NO. Use as palavras: COMO, ONDE, QUANDO,POR QUE, QUEM; estas so as melhores perguntas do auditor. Se voc tiver recusa, o auditado pode estar sendo obstrutivo ou tentando test lo. Persista, permanecendo corts e polido, fica mais difcil para as pessoas serem obstrutivas. importante manter a pessoa falando quando ela est passando as informaes. D total ateno, mantenha contato olho no olho, movimente a cabea mostrando interesse. Somente escreva suas notas aps a pessoa ter terminado de falar. No confie na sua memria, ela vai deix-lo na mo, voc no vai se lembrar dos detalhes. Cuidado para no se envolver em discusses. Se a pessoa que est sendo auditada se alterar, controle-se mude de assunto e mais tarde volte ao problema. Lembre-se, o sistema da qualidade que est sendo avaliado e no as pessoas!