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July 2009
Hilde De Boeck
3.
4. Inventaire physique 5. La Commande 6. Rception dun commande 7. Distribution du matriel 8. Scurit et hygine Organisation du stock de travail Conclusion
Introduction
Comment dfinir un bonne gestion? Efficacit: disponibilit et qualit des produits (rupture de stock, conditions de stockage) Efficience: cot de lobjectif (premption des surstock) Lintrt?
Ralisation des activits Garantir la qualit des examens Eviter les ruptures de stock Economiser Supervision (usage de matriel, voles,..)
Introduction
Quel sont les facteurs qui influence la gestion? Le structure: hpital, centre de sant, labo de rfrence,.. La politique du structure ou lorganisation Le mode dapprovisionnement (march locale, internationale, donations des programmes nationaux, etc. ) Lespace et les ressources humaines disponible Lactivit du labo Le niveau du stock: stock de travail ou stock centrale
Introduction
Ou commencer Analyser la situation, lorganisation et identifier les faiblesses.
Structure: niveau diffrent? le circuit? (de gestion centralis: pharmacie centrale de lhpital au stock de travail au labo) Responsabilit: Qui? Gestionnaire de stock identifi? Approvisionnement: Comment lapprovisionnement est-il organiser? Qui fait la commande, est ce quil y a priodicit fixe? Quel est le budget disponible? Besoin: les examens fait? techniques utiliss? matriel ncessaire? Disponibilit? Future? Est-ce quil y a des nouveaux tests introduire? Donation? Est-ce quil y a du matriel offert par des programmes nationales? Quand et comment le rquisitionner. Etat actuelle: Faire linventaire
Introduction
En gnral il existe deux niveaux: Stock central:
Grer par un gestionnaire de stock Distribution du matriel dans les diffrents services Acquisition priodique (semestrielle, annuelle) du matriel (nationale, internationale, programmes,..)
Stock de travail:
Localiser et grer (suivi de consommation) par le labo(rantin) - Rquisition priodique au stock central (hebdomadaire, mensuel,..) - Physiquement sparer du matriel sur les paillasses (accs limit)
= PRINCIPE, = GRANDEUR Soit ralistes (adapter au terrain et aux ressources humaines)
STOCK CENTRALE
Si le labo gre son stock totale il faut le mme organisation et outils quun stock centrale
1. Gestionnaire de Stock
Tches en gnrale: Rception et prparation des commandes Gestion des stocks, bonne tenue et rangement des outils de gestion Scurit et entretien de lentrept Surveillance de la chane de froid Aide prparer la commande (local/international)
Certaines tches peuvent varier selon les procdures, organisations locale.
1. Gestionnaire de Stock
Quotidiennes / Hebdomadaire: A chaque jour surveiller les conditions de stockage (temprature chane de froide, nettoyer si ncessaire) Selon lintervalle des commandes (hebdomadaire mensuelles - durgence) Fournir les produits aux services demandeur Recevoir les produits et les stocker Actualiser les fiches de stock Surveiller les niveaux des stocks
1. Gestionnaire de Stock
Mensuelles: Trier les stocks prims Mettre jour le tableau de consommation Remplir le rapport mensuel Surveiller les niveaux des stock et adresser ventuellement une commande durgence Inspecter le local de stockage(gnrateur, insectes, etc.) Mettre jour les fiches lectroniques de stock
1. Gestionnaire de Stock
Trimestrielles: Procder un inventaire physique, mettre jour les fiches de stock Remplir un rapport dinventaire (liste de prims, pr prims, etc.) Evaluer ltat de stock, commande mensuelle moyenne (CMM) des services et aider a soumettre la commande. Rvaluer les niveaux de stock minimum et ajuster si ncessaire.
Humidit
minimaliser par favoriser les courants dair. Jamais stock les produits mme le sol ou au contact des murs Utilise des tagres ou des palettes.
Placer les liquides sur les tagres les plus basses. Immdiatement retirer les produits endommags ou prims et les liminer Stocker les produits premier prim, premier sorti Disposer les cartons que les tiquettes dindentification , les dates de premption soient visible ou crit clairement Produits inflammable / corrosifs Entreposer dans lendroit le plus froid. Entreposer les rserves importantes dans un locale spar si possible Toujours stocker les corrosives distances des inflammables.
Intrts? Calculer les consommations mensuelles moyennes (CMM) -> paramtre de commande Visualiser lvolution des consommations (viter des ruptures).
Biochimie 0 300 50
Virologie 0 400 10
Fev
Mars
Entres en stock
approvisionnement par origine: march local, international autre: donation, retours, etc.
Sorties de stock
Total de consommation (reprend le total distribus au cours du mois) autre: les prts, prim ou dgrad
Sorties de stock au cours de la priode Total entres (E=B+C +D) E 0 Consom mation autre Total sorties (H= F+G) H 100
Internation al
Local
Autre
Stock Physique
CMM
F 100
L 100
Gants
7800
1300
1300
6500
1300
Seringue
600
80
80
520
6,5
80
Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur: Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM
Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur: Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM
4. Inventaire physique
Lopration consistant compter manuellement le nombre des produits de chaque type prsents dans le magasin/labo. Fait rgulire au moins avant chaque commande Intrts? Vrifier que le stock physique en stock (rellement disponible) corresponds au stock thorique (enregistrs sur les fiches) Identifier les causes dcart et les corriger Vrifier labsence des prims ou dtiors et les retirer Identifier les produits avec premption infrieure 6 mois Superviser la gestion
4. Inventaire physique
En cas de discordances - les causes les plus frquentes: Erreurs de comptage Erreurs de calcul sur la fiche de stock Erreurs lors de remplissage de fiche de stock (vrifier avec les documents lis, bon de commande etc. ) Confusion entre items similaires Sous notification des entres ou des sorties Si les carts sont nombreux il faut faire des inventaires plus souvent.
5. La commande
La commande doit couvrir la consommation entre 2 commandes. Estime les besoins en fonction des consommations antrieurs
Toujours sassurer de la cohrence des donnes de consommation
Tiens en compte le dlai de livraison Pas de commande sans inventaire!! Tiens en compte lvolution des activits.
5. La Commande
Priodicit (PC) Le dlai entre 2 commandes, dpendant de la capacit de stock, conditions dapprovisionnement, les capacits de gestion, etc. Dlai de livraison (DL) Dlai entre llaboration dun commande et la rception des produits. Stock de Scurit (SS) Permet de faire face aux imprvus (livraison retarde, hausse de consommation) et dviter les ruptures.
5. La commande
Quantit commander = CMM x (PC+DL+SS) stock disponible
Garde en compte si ventuellement certains quantits des produits nont pas encore t livres lors de la prcdente commande.
CMM: consommation mensuelle par mois (en unit) PC: priodicit des commande (en mois) DL: dlai de livraison (en mois) Stock disponible (en unit) : inventaire physique
7. Distribution du matriel
La commande doit tre valider par le responsable du service Etablir un planning pour les diffrents services Prparation du commande (carton, chariot): Prparation des produits: vrifier premption et intgrit Remplir les fiches de stock Vrifier le bon de commande
8. Scurit et Hygine
Sassurer que rien peut tomber et blesser le personnel Mettre disposition des extincteurs (ou des seaux de sable) et organiser des exercice dincendie Protection contre les nuisibles:
Prserver la propret et ne pas entreposer ni laisser daliments Peindre ou vernir le bois Utiliser des palettes et des rayonnages Empcher les nuisibles de pntrer le stock
8. Scurit et Hygine
Prvoir un point deau pour le lavage des mains du personnel. Dsigne une personne pour le nettoyage (idalement 1x/semaine)
Stock de travail
Soit ralist! Essensiellement pour les consommables et test diagnostiques (RDTs) Si la situation lexiges on peut fixer galement une unit de consommation pour les ractifs (colorants,..) et faire le suivi. Ex. des aliquot de 100mL de Giemsa dans un bouteille
Conclusion
Faire lanalyse a partir des vcus des laborantins Identification de(s) responsable(s) Identifier les priorits et labore un plan daction (raliste) Elabore les outils adapter pour la ralisation du gestion Analyser les rsultats (consommation vs. activit) Communication entre les diffrents acteurs
Mme si lapprovisionnement se fait par un service centrale lengagement du labo est indispensable