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Gobierno reglamenta aun ms la retencin a empleados y el clculo del IMAN y el IMAS

Por: actualicese.com Publicado: 3 de junio de 2013

El Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 obliga a todos los residentes en Colombia, tanto asalariados como cobradores de honorarios o servicios, a identificarse ante sus empleadores o clientes como personas que s califican o no como empleados teniendo que hacer esa aclaracin antes de marzo 31 de cada ao so pena de exponerse a sanciones por parte de la DIAN. Por el ao 2013 les dan plazo para hacerlo antes de junio 30 de 2013. Adems, en las depuraciones de las bases de retencin en la fuente bsica o mnima que se deben aplicar a todos los empleados, tanto asalariados como cobradores de honorarios o servicios, se hicieron importantes ajustes que se deben aplicar a partir de los clculos de las retenciones del propio mes de mayo de 2013.
Luego de haberlo publicado desde abril 9 de 2013 en el portal de la DIAN como un simple proyecto de decreto, el Ministerio de Hacienda finalmente ha expedido

su Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 mediante el cual, con sus artculos 1, 2 y 4 a 7, se aumentan (y complican en algunos casos) las reglamentaciones que se deben tener presentes a partir de mayo de 2013 para practicar las retenciones en la fuente a ttulo del impuesto a la renta sobre los pagos o abonos en cuenta que se realicen a los empleados del art. 329 del E.T. (tanto asalariados como prestadores de servicios) y que inicialmente se haban reglamentado solamente con el Decreto 099 de enero 25 de 2013 As mismo, con el art. 3 del Decreto 1070 tambin se termina reglamentando la medida del pargrafo 2 del art. 108 del E.T. (que fue agregado desde cuando se expidi la Ley 1393 de julio de 2010), definiendo entonces lo que cada contratante debe verificar en relacin con los pagos a seguridad social a que estn obligados sus contratistas porservicios so pena de que el costo o gasto con ese contratista no sea deducible entonces para el contratante. De igual forma, con los artculos 8 a 10 del mismo Decreto 1070, el gobierno termina haciendo unas muy importantes reglamentaciones en torno a precisar quines sern los empleados y los trabajadores por cuenta propia que al final de cada ao gravable podrn determinar su impuesto con el IMAS (Impuesto Mnimo Alternativo Simple) mencionado en los artculos 330, 334 y 336 a 341 del E.T. (creados con la Ley 1607), al igual que precisa cmo se determinara la deduccin por pagos catastrficos en salud con la cual se afecta el clculo de la RGA (Renta gravable Alternativa) la cual es utilizada tanto para calcular el IMAN como el IMAS En esta primera entrega destacaremos los puntos ms importantes en relacin con la nueva reglamentacin que se fija para efectos del clculo de la retencin en la fuente los empleados (tanto los que cobran salarios como los que cobran honorarios y servicios), reglamentacin que tiene efectos a partir de los clculos del mismo mes de mayo de 2013. Y en otra entrega posterior analizaremos la reglamentacin a la norma del pargrafo 2 del art. 108 del E.T. sobre la deduccin por costos con contratistas independientes al igual que la nueva reglamentacin al IMAN y el IMAS.

1. Nueva reglamentacin para la retencin a los empleados que obtienen ingresos de una relacin laboral
De acuerdo con lo dispuesto en los artculos 1, 2 y 4 a 7 del Decreto 1070 , las personas naturales (colombianas o extranjeras) que perciban salarios y dems pagos laborales originados de una relacin laboral legal (sector privado) o legal y reglamentaria (sector pblico), y que en el ao en que estarn recibiendo esos pagos s tengan la categora de residentes ante el Gobierno Colombiano (ver art. 10 del E.T. modificados con la Ley 1607 de 2012), tendrn las siguientes obligaciones y derechos en relacin con lo que seran los clculos de retencin en la fuente que tendrn que practicarle sus empleadores agentes de retencin, sean estos personas

jurdicas o naturales de cualquier tipo (si el asalariado es un no residente, entonces no tiene que cumplir con ninguno de estos puntos y a sus pagos laborales simplemente se le hace la retencin normal del art. 383 del E.T.):

1.1. Obligacin de suministrar antes de marzo 31 de cada ao informacin especial a sus empleadores
Estn obligados a que una vez al ao, antes de marzo 31 de cada ao, le informen por escrito a sus empleadores si para el presente ao califican o no como empleados en los trminos del art. 329 del E.T. pero tomando en cuenta para ello lo que fueron sus ingresos obtenidos en el ao anterior (para el caso del presente ao 2013, como ese plazo de marzo 31 ya transcurri, entonces el plazo se vencer en junio 30 de 2013; ver pargrafo transitorio del art. 1 del decreto 1070). Por tanto, si en ese ao anterior el 80% de sus ingresos brutos s provenan de salarios, o provenan de honorarios o servicios por tener ttulo profesional o tecnolgico y sin usar mquinas ni insumos especializados, el asalariado s podr pertenecer a la categora de empleado durante todo el ao actual. Si eso no se cumple (es decir, que no puede calificar como empleado en el ao actual), recurdese que de todos modos a los pagos laborales siempre se le aplicarn las retenciones normales del art. 383 del E.T. pero el agente de retencin no le tendr entonces que calcular adicionalmente la retencin mnima del art. 384 del E.T. (ver el pargrafo 1 del art. 1 del Decreto 099 de 2013). Adems, tiene que confirmarle tambin a sus empleadores si por ese ao anterior fue o no un obligado a presentar declaracin de renta (sin importar si fue por ingresos brutos, o por patrimonio bruto, o por compras del ao, etc. etc.) pues cuando s lo sea, entonces el empleador sabr que tendr que hacerle el clculo de la retencin mnima del art. 384 del E.T. (reglamentada con el art. 3 del Decreto 099 de 2013). Si las relaciones laborales se inician en algn momento despus de marzo 31, en ese caso la informacin antes mencionada se tiene que entregar antes de que se le efecte el primer pago al asalariado. Y si la informacin no se entrega oportunamente, en ese caso el ultimo inciso del art. 1 del Decreto 1070 establece que el empleador le tendr que avisar a la DIAN para que dicha entidad le imponga sancin al asalariado. Al respecto, es difcil definir cul de las mltiples sanciones del Estatuto Tributario es la que la DIAN se atrevera a aplicarle al asalariado pues el Estatuto no contiene una sancin especfica para este caso y la DIAN no est autorizada a crear nuevas sanciones razn por lo cual lo ms lgico sera suponer que se le impondran las sanciones que se imponen por ejemplo a los que estando obligados a entregarle

informacin a la DIAN no lo hacen oportunamente (sanciones que llegaran a ser hasta de 15.000 UVT; ver art. 651 del E.T. y la Resolucin 11774 de 2005). Adems, debe comentarse que si por culpa de los ingresos del ao anterior al asalariado lo encasillan como empleado en el ao actual, pero al final del ao actual sucede que el asalariado no termina siendo un empleado (pues supngase que se gana una lotera y sus salarios ya no son el 80% o ms de sus ingresos), entonces lo que habr sucedido es que sus empleadores a lo largo del ao actual le pueden terminar haciendo muy posiblemente retenciones en exceso pues lo obligaron a sufrir retenciones mnimas del art. 384 que en el algunos casos pueden ser mayores que las del art. 383. Como sea, si al final del ao no califica como empleado y tampoco quizs quede obligado a presentar declaracin, todas las retenciones que le hayan hecho se le devolvern (ver art. 6 del E.T. modificado con la Ley 1607). Y si al final del ao no califica como empleado, pero s queda obligado a declarar, entonces todas la retenciones que le hayan hecho, as hubieran sido en exceso, se las podr restar en su respectiva declaracin. As que entonces no habr mayores traumatismos para el asalariado de que en el ao actual lo encasillen como empleado segn sus ingresos obtenidos en un ao anterior

1.2. Si les deben hacer clculo de retencin mnima del art. 384, entones podrn disminuir aun ms la base de dicha retencin
Solo los empleados que perciban ingresos de una relacin laboral (tanto en el sector privado como en el pblico), y sin incluir a los empleados que perciban honorarios o servicios, son los que se podrn beneficiar de que a partir del mes de mayo de 2013, cuando sus empleadores les tengan que calcular la retencin mnima del art. 384 del E.T. , podrn entonces restar no solamente los aportes a salud y pensin del propio mes del pago como siempre lo ha dicho el art. 384 y el art. 3 del decreto 099 de enero de 2013 sino que ahora tambin podrn restar los siguientes conceptos (ver art. 6 del Decreto 1070): a) Los gastos de representacin considerados como exentos de Impuesto sobre la Renta, segn los requisitos y lmites establecidos en el numeral 7 del artculo 206 del Estatuto Tributario; b) El exceso del salario bsico de los oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y la Polica Nacional; c) El pago correspondiente a la licencia de maternidad. Adems, en el art. 7 del Decreto 1070 se hizo la importante aclaracin de que el clculo de los pagos mensualizados que se mencionan dentro del art. 384 del E.T.,

es algo que no se tiene que realizar en el caso de aquellos empleados que perciban pagos labores y solamente se realizar en el caso de los empleados con contratos de prestacin de servicios. Por tanto, el clculo de la retencin mnima del art. 384 para el que s cobra salarios es un clculo que solo se har en los meses en que s reciba efectivamente sus pagos laborales (tal como tambin se hace con el clculo de su retencin normal del art. 383) y no tendrn entonces que causrsele retenciones mnimas en los meses en que no se le alcancen a pagar los salarios.

1.3. Precisiones sobre las deducciones con que puede afectar la base de su retencin normal de renta (art. 383 del E.T.) ya sea que le apliquen el procedimiento 1 o el procedimiento 2
En el pargrafo 3 del art. 2 del decreto 1070 se estableci la siguiente disposicin que aplica desde el mismo mes de mayo de 2013 y que se debe tomar en cuanto tanto para los empleados que cobran salarios como para los empleados que cobran honorarios y servicios: Pargrafo 3. El empleado no podr solicitar la aplicacin de los factores de detraccin de que trata el presente artculo en montos que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales y reglamentarias, y/o de prestacin de servicios, superen los topes respectivos calculados con base en la suma total de sus ingresos provenientes de esas mismas relaciones. Significa lo anterior que si una persona es alguien que tiene relaciones laborales al mismo tiempo con varios empleadores, o que en una parte es asalariado y en otra es prestador de servicios, entonces cuando cada agente de retencin le vaya restar por ejemplo los intereses en un crdito de vivienda pagados en el ao anterior, lo mximo que podr restar por ese concepto ser 100 UVT pero consolidados entre todos sus agentes de retencin (ver art. 5 dec. 4713 de 2005). No puede restar entonces 100 UVT en la depuracin que le haga cada uno de sus agentes de retencin sino que el propio empleado tiene que ser responsable de avisarle a todos sus agentes de retencin que ya hubo otros agentes de retencin que le restaron una parte o todo el valor de esos 100 UVT. Y lo mismo aplicara con los otros tipos de deducciones mencionadas tambin en el art. 387 y que indican que lo mximo que se puede restar en el mes por pagos de medicina prepagada efectuados en el ao anterior es hasta 16 UVT. O cuando se le dice que por concepto de dependientes en el mes no puede restar ms de 32 UVT. O cuando el decreto 2271 de 2009 le dice que puede restar el aporte mensual promedio del ao anterior efectuado a sus EPS (salud obligatoria). En todos esos casos tiene entonces el empleado la obligacin de estar vigilando que esos topes no los viole en relacin con las depuraciones consolidadas que le efecten en un mismo mes todos sus agentes de retencin.

De otra parte, el art. 4 del decreto 1070 dispuso que si se va a presentar como un dependiente a un hijo, o cnyuge, o hermanos, o padres pero que tienen discapacidad fsica o psicolgica, en ese caso esa discapacidad no solo la podr certificar Medicina Legal sino que tambin podrn ser certificadas por las Empresas Administradoras de Salud a las que se encuentre afiliada la persona o cualquier otra entidad que legalmente sea competente. Adems, en el art. 5 del Decreto 1070 se incluy un pargrafo transitorio especial segn el cual, si en el presente semestre enero-junio de 2013 a un asalariado se le viene aplicando el procedimiento 2 de retencin en al fuente y para ello fue claro que en diciembre de 2012 cuando se le defini el porcentaje fijo en el momento de calcular dicho porcentaje no se pudieron incluir todas las nuevas deducciones que quedaron incluidas en la nueva versin del art. 387 luego de ser modificado con la Ley 1607 (como el caso de la deduccin por concepto de dependientes), entonces el pargrafo autoriza al agente de retencin a que en cada uno de los meses de enero a junio de 2013, cuando le haga la depuracin de los pagos del mes, s le pueda restar esas nuevas deducciones del art. 387. Esa es una excepcin muy especial a la norma que se est autorizando para este primer semestre del 2013 mediante el decreto 1070 pues el art. 387 del E.T. siempre ha incluido (antes y despus de la Ley 1607) un pargrafo que establece lo siguiente en relacin con las deducciones que se usan al momento de definir el porcentaje fijo u las deducciones que luego se restarn en cada uno de los 6 meses del semestre siguiente en que se aplicar dicho porcentaje: PARGRAFO 1o. Cuando se trate del Procedimiento de Retencin nmero dos, el valor que sea procedente disminuir mensualmente, determinado en la forma sealada en el presente artculo, se tendr en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retencin semestral, como para determinar la base sometida a retencin.: Por tanto, como a esta fecha ya se hicieron los pagos de enero hasta abril de 2013, es claro que los agentes de retencin que aplican el procedimiento 2 pueden volver a recalcular las bases gravables de cada uno de esos 4 meses y volver a redefinir la retencin que le corresponda sufrir al asalariado y la que se haya hecho en exceso se puede restar de las retenciones por pagar del mes de mayo de 2013. Adems, es claro que ya en junio de 2013, cuando se defina el porcentaje fijo que se ha de aplicar a los pagos gravables de cada uno de los meses del semestre julio-diciembre, no habrn traumatismos de este tipo pues en junio de 2013, al momento de definir el porcentaje fijo, s se usarn todas las nuevas deducciones de la nueva versin del art. 387.

2. Nueva reglamentacin para la retencin a los empleados que obtienen ingresos por honorarios o servicios

Para el caso de las personas naturales que cobran honorarios o servicios (sean colombianos o extranjeros), si cuando cobran sus ingresos tienen la condicin de residentes ante el Gobierno colombiano (ver art 10 del E.T. modificado con la ley 1607), y sin importar si sus ingresos los obtienen por la firma de contratos o sin ellos, o sin importar si prestan sus servicios al sector privado o pblico, o sin importar si sus clientes son personas naturales comerciantes, o personas naturales no comerciantes o personas jurdicas, o sin importar si son prestadores de servicios que pertenezcan al rgimen comn o simplificado, o sin importar si no son responsables de IVA, en tal caso los artculos 1, 2, 4 y 7 del Decreto 1070 les establecen las siguientes obligaciones y/o derechos en relacin con lo que seran los clculos de retencin en la fuente que tendrn que practicarle sus empleadores agentes de retencin, sean estos personas jurdicas o naturales de cualquier tipo (si el cobrador de honorarios o servicios es un no residente, entonces no tiene que cumplir con ninguno de estos puntos y a sus pagos simplemente se le practicarn las retenciones tradicionales del art. 392 y 408 del E.T. y sus decretos reglamentarios)

2.1. Obligacin de suministrar antes de marzo 31 de cada ao informacin especial a sus contratantes y/o clientes espordicos
Estn obligados a que una vez al ao, antes de marzo 31 de cada ao, le informen por escrito a sus contratantes si para el presente ao califican o no como empleados en los trminos del art. 329 del E.T. pero tomando en cuenta para ello lo que fueron sus ingresos obtenidos en el ao anterior (para el caso del presente ao 2013, como ese plazo de marzo 31 ya transcurri, entonces el plazo se vencer en junio 30 de 2013; ver pargrafo transitorio del art. 1 del decreto 1070; y si en lo que ya corri del ao 2013 tuvieron clientes espordicos de los cuales no volvern a recibir ingresos, consideramos que no tiene que ponerse a entregarle esa informacin a esos clientes espordicos). Por tanto, si en ese ao anterior el 80% de sus ingresos brutos s provenan de salarios, o provenan de honorarios o servicios por tener ttulo profesional o tecnolgico y sin usar mquinas ni insumos especializados, el cobrador de honorarios y servicios s podr pertenecer a la categora de empleado durante todo el ao actual y tendr derecho a que su retencin bsica se la calculen con la depuracin establecida ahora en el art. 2 del decreto 1070. Si eso no se cumple (es decir, que no puede calificar como empleado en el ao actual), o si en ese ao anterior no obtuvo ningn tipo de ingresos, entonces a sus honorarios o servicios solo se aplicaran las retenciones tradicionales del art. 392 del E.T. y sus decretos reglamentarios. Y tampoco habra que hacerle clculos de retencin mnima del art. 384

Adems, tiene que confirmarle tambin a sus pagadores si por ese ao anterior fue o no un obligado a presentar declaracin de renta. Cuando s lo sea, entonces el contratante o cliente sabr que tendr que hacerle el clculo de la retencin mnima del art. 384 del E.T. (reglamentada con el art. 3 del Decreto 099 de 2013). Al respecto, tngase presente que los cobradores de honorarios o servicios, y para efectos solamente de saber si le deben calcular o no la retencin mnima del art. 384, se convierten en declarantes de renta si en ese ao anterior obtuvieron ingresos brutos superiores a 4.073 UVT. Por tanto, no importar que de pronto s quedaron obligados a declarar por patrimonio, o consumos, o consignaciones, etc. pero mientras sus ingresos brutos estn por debajo de los 4.073 UVT los considerarn como no declarantes para efectos de la retencin mnima (ver el art. 3 del Decreto 099 de enero de 2013) Si las relaciones contractuales, o la prestacin de servicios espordicos a clientes espordicos se inician en algn momento despus de marzo 31, en ese caso la informacin antes mencionada se tiene que entregar antes de que se le efecte el primer pago al prestador del servicio. Y si la informacin no se entrega oportunamente, en ese caso el ultimo inciso del art. 1 del Decreto 1070 establece que el cliente pagador le tendr que avisar a la DIAN para que dicha entidad le imponga sancin al prestador de servicio (sancin que asumimos sera la del art. 651 del E.T. y la resolucin 11774 aplicable a los que no entregan informacin exigida por la DIAN; eso en todo caso tendr que ser aclarado por la DIAN). Al respecto, y aunque el decreto 1070 no lo dijo expresamente, sera fcil concluir que esa obligacin de estar dando ese tipo de informacin a los clientes de un prestador de honorarios o servicios es algo que nunca tendrn que hacer los notarios (decreto 960 de 1970) pues el pargrafo del art. 329 del E.T. dice que ellos nunca podrn estar en la categora de empleados. Adems, en la prctica ya se venia dando la situacin de que los cobradores de honorarios o servicios, para no complicar a sus clientes personas naturales no comerciantes que nunca hacen retencin por honorarios o servicios, a esos clientes no se les identificaban como empleados y en tal caso esos clientes no tenan que hacerles retenciones de ninguna clase (ver nuestro editorial: personas naturales no comerciantes tambin tienen que hacerle retencin al independiente empleado). Pero ahora, si el decreto 1070 los obliga a identificarse como empleados o como no empleados ante todos sus clientes, va a ser muy difcil que esos clientes personas naturales no comerciantes (como una ama de casa que visita al mdico, o un obrero que acude a los servicios de un abogado) se pongan a estarle avisando a la DIAN que el prestador del servicio no les dio la informacin del decreto 1070. De seguro que en esos casos los cobradores de honorarios o servicios no seguirn dando la informacin del decreto 1070 a sus clientes personas naturales no comerciantes (para no convertirlos en agentes de retencin) y la DIAN no se podr dar cuenta de ello y tampoco los podr sancionar.

Tambin es importante comentar que en uno de los incisos del art. 1 del decreto 1070 se estableci lo siguiente: Las personas naturales residentes cuyos ingresos no provengan de una vinculacin laboral, o legal y reglamentaria estarn sujetas a la retencin mayor que resulte de aplicar la tabla del artculo 383 y la tabla del artculo 384 del Estatuto Tributario, independientemente de si son declarantes o no, salvo que entreguen a su contratante la informacin a que se refiere este artculo y se determine la clasificacin de acuerdo con dicha informacin. Lo anterior significara que todos los contratantes, cuando no reciban de su contratista la informacin que les exige el art. 1 del decreto 1070 en la cual aclaren si califica o no como empleados, van a tener que partir del supuesto de que s son empleados y a la vez incluso declarantes de renta por el ao anterior y en consecuencia les tiene que aplicar los clculos de la retencin bsica del art. 383 y compararla con la del 384 para que la retencin definitiva del mes sea la mayor de esos dos clculos. Como eso es algo que puede afectar a muchos prestadores de servicios (pues les puede significar sufrir mayores retenciones que si demostraran que no califican como empleados), entonces es una estrategia inteligente del gobierno para obligarlos a entregar la informacin o de lo contrario sufrir esas mayores retenciones e incluso la sancin de la que se habl anteriormente por no entregar a sus pagadores la informacin que exige el art. 1 del decreto 1070 As mismo debe comentarse que si por culpa de los ingresos del ao anterior al cobrador de honorarios o servicios lo encasillan como empleado en el ao actual, pero al final del ao actual sucede que el cobrador de honorarios o servicios no termina siendo un empleado (pues supngase que se gana una lotera y sus honorarios o servicios ya no sean el 80% o ms de sus ingresos brutos), entonces lo que habr sucedido es que sus contratantes y clientes espordicos a lo largo del ao actual le pueden terminar haciendo muy posiblemente retenciones en exceso pues lo obligaron a sufrir retenciones con la tabla del art. 383 (que algunas veces produce ms retencin que si le aplicaran las tarifas tradicionales) o incluso le practicaron retenciones mnimas del art. 384 que en el algunos casos pueden ser mayores que las del art. 383. Como sea, si al final del ao no califica como empleado y tampoco quizs quede obligado a presentar declaracin, todas las retenciones que le hayan hecho se le devolvern (ver art. 6 del E.T. modificado con la Ley 1607). Y si al final del ao no califica como empleado, pero s queda obligado a declarar, entonces todas la retenciones que le hayan hecho, as hubieran sido en exceso, se las podr restar en su respectiva declaracin. As que entonces no habr mayores traumatismos para el cobrador de honorarios o servicios de que en el ao actual lo encasillen como empleado segn sus ingresos obtenidos en un ao anterior

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2.2. Aumento de los valores que pueden restar a partir de mayo de 2013 en las bases de su retencin bsica cuando s califiquen como empleados
La redaccin del art. 2 del Decreto 1070 est indicando que todo tipo de empleado, incluido los que cobran honorarios o servicios, podrn restar, en el calculo de la retencin bsica que le efectuaran con la tabla del art. 383 del E.T., todo lo que all se menciona. Eso significa que en el caso de los cobradores de honorarios y servicios que s logren calificar como empleados, y a partir de mayo de 2013, a la suma de todos los pagos o causaciones del mes (y no a cada uno de los pagos o causaciones del mes; ver pargrafo 2 del art.2) se le podrn restar todas las deducciones del art. 387 del E.T. que hasta antes del decreto 1070 y segn lo haba dicho el art. 2 del decreto 099 de enero de 2013 eran exclusivas de los asalariados (esto es, el valor de los pagos de medicina prepagada en el ao anterior limitada hasta 16 UVT mensuales, o el valor por concepto de sus dependientes que equivale al 10% del pago o causacin bruto del mes pero sin exceder de 32 UVT). Hasta antes del decreto 1070, los cobradores de honorarios o servicios que calificaran como empleados solo podan restar los intereses en crdito de vivienda pagados en el ao anterior (porque lo permita el numeral 1 del art. 2 del decreto 099 de 2013) e igualmente los aportes obligatorios a salud y pensin del propio mes con tal que estuvieran certificados como pagados junto a sus respectivas facturas o cuentas de cobro en los trminos del art. 4 del decreto 2271 (esto ultimo sigue siendo igual tambin con el Decreto 1070) Adems, el numeral 4 del art. 2 del Decreto 1070 va ms all de lo imaginado y permite que al cobrador de honorarios o servicios que s califica como empleado tambin se le pueda aplicar lo dispuesto en el numeral 10 del art. 206 del E.T. el cual fue modificado con la Ley 1607 y que se entenda exclusivo de los asalariados. Ese numeral 10 les permitir entonces restar en su depuracin bsica de retencin en la fuente el 25% (sin exceder de 240 UVT) del saldo que se forme luego de haber restado a los valores brutos del mes todos los posibles valores por ingresos no gravados, deducciones y rentas exentas. Entre los ingresos no gravados recurdese que pueden figurar los del inciso segundo del art. 57-2 del E.T. que dice que son ingreso no gravados los honorarios de los cientficos o tecnlogos que trabajen en entidades que ejecutan proyectos de investigacin tecnolgica. Y entre las rentas exentas recordemos que ahora figuran los aportes voluntarios y obligatorios a los fondos de pensiones y tambin los aportes voluntarios a las cuentas de ahorro al fomento de la construccin AFC (ver arts. 126-1 y 126-4 del E.T. modificados con la Ley 1607)

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Adems, en el pargrafo 3 del art. 2 del decreto 1070 se estableci la siguiente disposicin que aplica desde el mismo mes de mayo de 2013 y que se debe tomar en cuanto tanto para los empleados que cobran salarios como para los empleados que cobran honorarios y servicios: Pargrafo 3. El empleado no podr solicitar la aplicacin de los factores de detraccin de que trata el presente artculo en montos que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales y reglamentarias, y/o de prestacin de servicios, superen los topes respectivos calculados con base en la suma total de sus ingresos provenientes de esas mismas relaciones. Significa lo anterior que si una persona es alguien que tiene relaciones de prestacin de servicios con varios clientes al mismo tiempo, entonces cuando cada cliente le vaya restar por ejemplo los intereses en un crdito de vivienda pagados en el ao anterior, lo mximo que podr restar por ese concepto ser 100 UVT pero consolidados entre todos sus agentes de retencin (ver art. 5 dec. 4713 de 2005). No puede restar entonces 100 UVT en la depuracin que le haga cada uno de sus agentes de retencin sino que el propio empleado tiene que ser responsable de avisarle a todos sus agentes de retencin que ya hubo otros agentes de retencin que le restaron una parte o todo el valor de esos 100 UVT. Y lo mismo aplicara con los otros tipos de deducciones mencionadas tambin en el art. 387 y que ahora se los dejan a restar al cobrador de honorarios o servicios que califica como empleado los cuales indican que lo mximo que se puede restar en el mes por pagos de medicina prepagada efectuados en el ao anterior es hasta 16 UVT. O cuando se le dice que por concepto de dependientes en el mes no puede restar ms de 32 UVT. O cuando los arts. 126-1 y 126-4 del E.T. les dicen que a lo largo del mismo ao fiscal no pueden enviar ms de 3.300 UVT en el ao en aportes obligatorios y/o voluntarios a los fondos de pensiones y las cuentas AFC. De otra parte, el art. 4 del decreto 1070 dispuso que si se va a presentar como un dependiente a un hijo, o cnyuge, o hermanos, o padres pero que tienen discapacidad fsica o psicolgica, en ese caso esa discapacidad no solo la podr certificar Medicina Legal sino que tambin podrn ser certificadas por las Empresas Administradoras de Salud a las que se encuentre afiliada la persona o cualquier otra entidad que legalmente sea competente.

2.3. Solo a los cobradores de honorarios o servicios que califiquen como empleados se les harn los clculos de causar la retencin mnima del art. 384 del E.T. si los pagos no se los alcanzan a realizar en el mes

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En el art. 7 del Decreto 1070 se hizo la importante aclaracin de que el clculo de los pagos mensualizados que se mencionan dentro del art. 384 del E.T. (y que se debe realizar para por lo menos causar la retencin mnima en los casos en que los pagos no se alcancen a realizar en el mes), es algo que no se tiene que realizar en el caso de aquellos empleados que perciban pagos labores y solamente se realizar en el caso de los empleados con contratos de prestacin de servicios. Por tanto, el clculo de la retencin mnima del art. 384 para el que s cobra honorarios o servicios y que califica como empleado y a la vez como declarante de renta por el ao anterior, es un clculo que siempre se tendr que realizar todos los meses incluido si el valor de sus honorarios o servicios no se alcanzaron a pagar en el mes y para ello se usara el dato de sus pagos mensuales o mensualizados el cual se explica dentro del texto del art. 384 del E.T.

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Ms complicaciones para los contratos de prestacin de servicios Gabriel Vsquez Tristancho

Por: Gabriel Vsquez Tristancho Imprimir Publicado: 22 de mayo de 2013

Para nadie es un secreto que algunos sectores de la economa tienden a contratar con formatos diferentes de la relacin laboral algunas actividades que pudieran ser o extraordinarias o complementarias de las operaciones rutinarias, con el nimo de reducir procesos y trmites y de paso la carga de costos que implica la nmina tradicional. Mediante Decreto 723 del 15 de abril de 2013 se reglament la afiliacin obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales cuando el contrato formal de prestacin de servicios conste por escrito y sea superior a un mes. Se concede un trmino mximo de 3 meses contados a partir de la fecha de publicacin del Decreto 723 (Hasta Julio 26 de 2013), para ajustar con este nuevo requerimiento previo a la iniciacin del contrato. Indudablemente que no ser fcil su implementacin en aquellas organizaciones con una gran diversidad de modelos de vinculacin del recurso humano para sus operaciones, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo. La afiliacin obligatoria se aplica a todas las personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios, con entidades o instituciones pblicas o privadas con una duracin superior a un mes y a los contratantes, conforme a lo previsto en el numeral 1 del literal a) del artculo 2 de la Ley 1562 de 2012 y a los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio del Trabajo como de alto riesgo, tal y como lo prev el numeral 5 del literal a) del artculo 2 de la Ley 1562 de 2012. Al contratista le corresponde pagar de manera anticipada, el valor de la cotizacin al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliacin sea por riesgo I, II o III, conforme la clasificacin de actividades econmicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. El contratante debe pagar el valor de la cotizacin de manera anticipada, cuando la afiliacin del contratista sea por riesgo IV o V. La base para calcular las cotizaciones de las personas a las que les aplica el presente decreto no ser inferior a un salario mnimo legal mensual vigente, ni superior a

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veinticinco salarios mnimos legales mensuales vigentes y debe corresponder a la misma base de cotizacin para los Sistemas de Salud y Pensiones. Falt ligar esta norma con el artculo 108 del Estatuto Tributario, para verificar la afiliacin y el pago de las cotizaciones y aportes a la proteccin social que le corresponden al contratista segn la ley, para la aceptacin de las deducciones por los trabajadores independientes. Cordialmente, Gabriel Vsquez Tristancho Columnista Vanguardia Liberal Latin America Tax Partner Baker Tilly E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com

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Pasos hacia la bancarizacin de la economa Gabriel Vsquez Tristancho

Por: Gabriel Vsquez Tristancho Imprimir Publicado: 14 de junio de 2012

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Las retenciones practicadas y consignadas a travs de las entidades financieras, que estableci el artculo 27 de la Ley 1430 de 2010 y reglamentada mediante Decreto 1159 de junio de 2012, ser uno de los cambios mas fuertes en la dinmica que hasta hoy han tenido como control tributario dichos pagos anticipados de impuestos. Algunos asuntos relevantes son: Se cambia el principio de causacin por el del pago, las exigencias tecnolgicas sern muy fuertes habida cuenta que la informacin fluye diario entre los actores del proceso, exige el control en el pago a proveedores mediante cheques girados al primer beneficiario, entre otros. Con este mecanismo el gobierno encontr una forma de adelantar lo estipulado en el artculo 26 de la Ley 1430 de 2010, norma que entrara en vigencia a partir del 2014 y que pretende condicionar la aceptacin de costos, deducciones e impuestos descontables, mediante la obligacin de canalizar las operaciones a travs del sistema financiero. Este nuevo proceso lo vemos como un monstruo de mil cabezas que demandar un cambio en la cultura impositiva en este pas para quienes sean elegidos como agentes retenedores, debido a que deben realizar de forma exclusiva los pagos por conceptos sujetos a retencin en la fuente, a travs de cuentas de ahorro o corrientes en las entidades financieras, mediante el uso de tarjetas dbito, cheques girados a primer beneficiario y/o transferencias directas. Esto sencillamente es bancarizacin de la totalidad de las operaciones de una entidad. Se acabaron los pagos en efectivo, los cruces de cuentas, causaciones ficticias sobre las cuales se legalizaban con retenciones que sern detectadas muy rpido al no aparecer en los reportes diarios, negocios anulados entre perodos fiscales, gimnasia con los sistemas de informacin y la contabilidad efectuando cambios de nombres, NITs, entre otras malas prcticas. Aunque una vez elegidas mediante resolucin por la DIAN, las empresas tendrn 6 meses para organizar las tecnologas apropiadas para un adecuado control, vemos

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que los protocolos diseados debern ser los mas estrictos posibles, por cuanto tendrn que responder por las sumas dejadas de retener o retenidas por inferior valor al que corresponde. Adicional, informar a la entidad financiera para cada transaccin de pago, en forma expresa y completa los datos necesarios para practicar la retencin. Para asegurar la trazabilidad de las transacciones de una entidad, se deber suministrar a la entidad financiera la identificacin de las cuentas corrientes y/o de ahorros, a travs de las cuales se canalizarn los pagos de conceptos sujetos a retencin en la fuente. Esta informacin es prerrequisito para efectuar tales pagos. En todo caso, ser responsabilidad del agente de retencin, realizar de forma exclusiva a travs de las cuentas identificadas, los pagos por conceptos sujetos a retencin. En los contratos de mandato, los mandatarios debern disponer de una cuenta por cada mandante. Pobres los constructores cuando desarrollen en forma simultnea varios contratos de administracin delegada. Dado que el agente retenedor deber asegurar que existan los fondos suficientes para cubrir el valor con destino al beneficiario y el valor de las retenciones a que haya lugar, las financiaciones y sobregiros ser un tema convenido con anterioridad, debido a que si el banco no dispone del efectivo necesario sencillamente no har la transaccin de pago. Lo nico vlido es que efectuado el pago, as sea con sobregiro, el banco deber debitar de la cuenta corriente las retenciones y consignarlas al gobierno de manera inmediata. Habr una situacin compleja con retenciones de impuestos locales como el ICA. Los casos de otros descuentos no han sido previstos en la informacin a suministrar y habr necesidad de aclarar el punto en un reglamento posterior. Por ahora las nicas retenciones procedentes en el pago de un proveedor sern las de los tributos renta e IVA. A su vez, los famosos anticipos ahora se deben analizar si realmente son varias transacciones de pago, toda vez que en cada una habr retenciones por la parte proporcional. Para el proveedor habr dificultades cuando el agente de retencin no haya informado a la entidad financiera el concepto, la tarifa y/o la base de clculo. Tanto para renta como para IVA la retencin ser del 10%. Una recomendacin prctica es que al emitir una factura el beneficiario del pago, identifique plenamente de acuerdo a lo exigido por esta norma, las bases, tarifas y dems elementos para determinar la correcta aplicacin de las retenciones. Cordialmente, Gabriel Vsquez Tristancho Columnista Vanguardia Liberal Socio Impuestos Baker Tilly Colombia E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com