Gestin de compra Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones.

La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones: Deteccin de la necesidad Solicitud y anlisis de alternativas de compra Negociacin con los proveedores Colocacin de rdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activacin de rdenes de compra Recepcin de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad Importancia de la funcin de compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son: El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de posventa La calidad La estabilidad del proveedor

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes. La eficacia en la gestin de compras se medir en funcin de: El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado. Relaciones con otras reas de la empresa Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con: Direccin General: fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno. Produccin: informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible. Finanzas: fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos. Recepcin y almacenes: administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio. Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las compras. El rea de Compras Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.

Existen 2 factores que hacen que el departamento de compras se site en un determinado nivel jerrquico en la estructura de la empresa: la naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la empresa y la especializacin. La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa y se formaliza con un documento escrito; ste es el momento en el que el rea de Compras inicia su gestin. El responsable realiza compulsas de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y adems para notificar a las dems reas de la empresa. El proceso contina con la recepcin de lo adquirido y de la factura para emitir el pago. Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las adquisiciones. Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien. Cada peso ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la direccin requiere del profesional de compras: Capacidad para negociar Capacidad de liderar Mantenerse actualizado sobre el mercado Seleccionar adecuadamente a los proveedores Reducir la gestin administrativa de compras Contar con conocimiento tcnico. El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa, el cual responde a las siguientes preguntas: qu comprar?, cunto?, cmo?, cundo?, a quin?. Del anlisis del presupuesto de produccin surgen las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Al comienzo de cada perodo se calculan los requerimientos que sern indispensables, a fin de cubrir las necesidades de fabricacin y mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad. Compras: etapas Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Seleccin de proveedores

Seguimiento y recepcin de los pedidos Almacenamiento y registro de las compras. Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El rea compras elabora una planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El rea solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadera. Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podra llegar a parar la produccin. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupacin la cantidad mnima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de productos. Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento ptimo para realizar los pedidos. De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de repedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia. Seleccin de proveedores La bsqueda y seleccin de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta: Precios y condiciones de pago Plazos de entrega Calidad de los productos Fiabilidad Posibilidades futuras de evolucin Situacin econmico-financiera Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra, documento mediante el cual el proveedor y el comprador se comprometen a cumplir lo pactado.

Alianzas estratgicas con los proveedores Con el transcurso del tiempo se comenz a advertir la necesidad de una mejor relacin entre proveedores y clientes. Desde entonces se ha buscado disear mecanismos para perfeccionar la relacin entre ambas partes con un beneficio mutuo, lo que derivara en: Aumento de calidad Disminucin del costo Reduccin del tiempo de entrega Asegurar el negocio para ambas partes Otra forma de relacin proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente, se trata de acuerdos con un solo proveedor. El riesgo es convertirse en cautivo de l. Este caso de da en empresas de gran dimensin(ej: PepsiCo Argentina efectu una alianza con la embotelladora Baesa). En el sistema JIT(just in time) la relacin es de alto valor agregado, ya que de la exactitud de la operatoria del proveedor depende la posibilidad de produccin del cliente. Este sistema produce un bajo costo de almacenaje y una mejora en los pronsticos de compra.

GESTIN DE INVENTARIOS (STOCKS) Los inventarios, existencias o stocks son los materiales que la empresa tiene almacenados para facilitar la continuidad del proceso productivo. La gestin de inventarios tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de produccin. TIPOS DE EXISTENCIAS - Materias primas: mediante la transformacin o elaboracin se destinan al proceso productivo - Productos semiterminados: productos que la empresa fabrica pero no destina a la venta hasta otra posterior elaboracin - Productos terminados: productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final

- Mercaderas: materiales comprados por la empresa y destinados a su posterior venta sin Transformacin - Otros aprovisionamientos: envases, embalajes, combustible... La empresa NECESITA disponer de RECURSOS ALMACENADOS (INVENTARIOS) para: - Evitar la ruptura de stocks: no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de demanda - Posibles diferencias entre ritmo de produccin y distribucin: cuando la demanda depende de la poca del ao. Ej: se producen abrigos todo el ao pero se venden casi todos en invierno - Obtener grandes descuentos: al comprar materiales en gran cantidad y reducir costes totales COSTES DE LOS INVENTARIOS Costes de pedido: costes de realizar un pedido: administrativos (gestin con proveedores), transporte, descarga, seguros, Existe relacin inversa al volumen de inventarios, porque cuanto mayor volumen de existencias menor nmero de pedidos a realizar en el ao Costes de almacenamiento: costes de mantener las existencias en el almacen: espacio, administrativos (personal y sistema gestin), econmicos (obsolescencia, depreciacin), financieros (intereses de financiar capitales invertidos), Costes de ruptura de stocks: costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, no puede producir o no puede entregar el pedido a un cliente Costes de adquisicin: costes de comprar el producto al proveedor: precio de compra (P) . demanda esperada (D)

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Stock mximo: cantidad mayor de existencias que se pueden mantener en un almacn Stock mnimo (Stock de seguridad): cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en un almacn, bajo el cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto

Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega): tiempo que tarda el proveedor en servir un pedido, o tiempo que transcurre desde la emisin del pedido hasta la recepcin fsica del mismo Punto de pedido: nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacn, teniendo en cuenta el plazo de aprovisionamiento para no quedar por debajo del stock de seguridad

Qu es el inventario? El inventario se refiere por definicin a las existencias de todo artculo o recurso usado por una organizacin de cualquiera de las siguientes formas: Materias primas Artculos en proceso Artculos terminados Partes componente Suministros Los inventarios existen para permitirle a las empresas cumplir con los requerimientos de los clientes. Tambin existen usualmente para suavizar el flujo de bienes en el proceso de produccin, especialmente hacia los centros de trabajo dependientes. La razn principal de su existencia es la proteccin contra la incertidumbre de los proveedores. El inventario tambin permite la utilizacin realista y mxima de equipos y personal. Cules son los costos de mantener inventario? Hay dos categoras de costos asociados con el inventario - (1) el costo para mantener el inventario, y (2) el costo de no tener inventarios. El costo de mantener inventario incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario.

 Cuando la empresa tambin produce los materiales que necesita para la produccin, el costo de reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar mquinas o realizar el cambio de actividades. Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje, seguros contra incendio y robo, y administracin de bodegas. El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la prdida de oportunidad asociada con inversin en inventarios que se podra aprovechar en otras actividades reduitables. Los costos de no mantener inventario estn relacionados principalmente con la prdida de buena voluntad de los clientes y de rditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan pblicos a clientes potenciales. Qu es la gestin de inventarios? La gestin de inventarios se relaciona con la planificacin y el control de inventarios. La planificacin de inventarios busca responder dos preguntas bsicas: Cundo hacer los pedidos - Esta pregunta se relaciona con el concepto de momento de pedidos. Este es un sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena cuando su nivel de inventario baja de cierto nivel. El nivel usualmente es una funcin del plazo de entregas, la demanda diaria, y las existencias de seguridad. Cunto ordenar - la cantidad que se pide es determinada por la Cantidad econmica a ordenar. Hay dos sistemas bsicos de planificacin de inventarios - (1) el modelo de cantidad de orden fijo, y (2) el modelo de perodo de tiempo fijo. La poltica de inventarios de las empresas que emplean el modelo de cantidad de orden fija es pedir una cantidad estndar cuando se alcanza el punto de reaprovisionamiento sin importar cuando ste ocurre. El pedido es accionado por el evento y depende de la demanda de los artculos. Este modelo es aplicable a: Artculos costosos Artculos importantes/crticos

El Modelo del perodo de tiempo fijo es el otro sistema de planificacin de inventarios en el que la poltica de inventarios es hacer el pedido de materiales o partes en ciertos momentos designados, sin importar si se ha alcanzado el punto de reaprovisionamiento. El momento es accionado por el tiempo y no involucra ningn conteo fsico de los artculos de inventario, y es aplicable bajo las siguientes condiciones: Artculos ms baratos y menos crticos Los vendedores / compradores pueden obtener nuevos pedidos si realizan visitas regulares / de rutina a los clientes Los vendedores / compradores pueden combinar pedidos para reducir los costos de rdenes y transporte Como el sistema es accionado por tiempo, debe mantener un inventario promedio mayor para proteger contra falta de existencias durante el perodo de revisin. Cmo se pueden controlar los inventarios? Los sistemas de control de inventarios estn diseados para supervisar los niveles de inventario y para disear sistemas y procedimientos para la gestin efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestin de inventarios, hay dos reas importantes de decisin - (1) la clasificacin de inventarios y (2) la exactitud de los registros de inventario. Las estrategias del control de inventarios incluyen las siguientes: Anlisis ABC - sta es una tcnica que clasifica los inventarios de la empresa de acuerdo a tres categoras con base en su volumen anual en dlares. El volumen anual en dlares se calcula como sigue: ADV = demanda anual de cada item de inventario X costo por unidad Segn el ADV, los artculos del inventario se pueden clasificar como sigue: Clasificacin Clase A Descripcin El ADV es alto normalmente y representa cerca del 15% del total de los artculos de inventario pero representa el 75 - el 80% de los costos

totales de inventario. Clase B El ADV es moderadamente alto y representa alrededor del 30% de artculos pero el 15 - 25% del valor. El ADV es bajo y representa alrededor del 55% de artculos pero solo el 5% del valor.

Clase C

Esta clasificacin implica que los artculos de clase A deben tener medidas de control de inventario fsico ms estrictas, pronsticos ms exactos, y que deben involucrar ms al proveedor.