Respuesta a un sueo de crecer juntos y ser felices mientras aprehendemos

Aprobacin Resolucin 5841 de Septiembre 13 de 2001 S. E. D. NIT 830.035.460-7 INSCR. DANE 11100176370 JORNADAS MAANA -TARDE - NOCHE, Sedes A y B

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ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DESCRIPCION DE LA NECESIDAD Que la institucin cuenta actualmente con recursos financieros para contratar la elaboracin de los Boletines de rendimiento Escolar para la vigencia 2013. Con este documento la institucin busca que los padres de familia, puedan conocer el rendimiento acadmico de sus hijos, para lo cual se dispondrn de un total de 5 informes en el ao lectivo. Los boletines de rendimiento escolar, tienen unas caractersticas

especficas y la informacin que all se consigna debe corresponder a lo realmente expresado por el docente; para lo cual se requiere de una empresa especializada que cuente con la experiencia y el personal idneo y calificado en el servicio de procesamiento de datos. De acuerdo a la necesidad expuesta, para la entidad es conveniente realizar esta contratacin para garantizar el cumplimiento de sus objetivos en lo relacionado al normal desarrollo de las actividades pedaggicas; as mismo se debe adelantar el proceso de contratacin que permita seleccionar una empresa que tenga experiencia en este tipo de servicio, de manera que se garantice la entrega de los boletines de rendimiento acadmico en las fechas fijadas por la institucin.

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Tomando como punto de partida que la institucin dentro de su nmina de personal no cuenta con los funcionarios necesarios para poder desarrollar esta tarea, la contratacin de este servicio en aos pasados, ha resultado til e indispensable para el cumplimiento de las labores acadmicas y de los logros alcanzados. DEFINICIN TCNICA DE LA NECESIDAD A SATISFACER La Trascripcin de la informacin personal y acadmica de cada alumno. Identificacin de los estudiantes a partir de planillas de matrculas Cuadros resumen en forma grfica y numrica del estado acadmico de cada curso, as como un seguimiento a aquellos estudiantes que tienen observaciones acadmicas y un completo anlisis de rendimiento respecto de los dems cursos y grados de la institucin. Resumen de resultados cuantitativos (para cada curso, se debe presentar un informe del evaluativo final de todas las materias vistas por estudiante, y resultados cualitativos) promedios individual y puesto ocupado por el estudiante dentro curso, durante cada periodo y finalizacin del ao. Enfoque conceptual Para cumplir con este lineamiento se analizar la informacin allegada por el proponente en su oferta y que cumpla con los requisitos y tipos de reportes mnimos solicitados por El Colegio, se analizara la forma de presentacin de

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los informes, su fcil interpretacin por parte de los estudiantes, padres de familia y docentes. Memoria Descriptiva Para cumplir con este lineamiento, el proponente debe indicar el procedimiento que utilizar para recopilacin y entrega de la informacin de las fechas establecidas por El Colegio. Se tendr en cuenta calidad, presentacin y fcil comprensin de los diferentes reportes emitidos, Este punto se calificar teniendo en cuenta los soportes que anexen dentro de la propuesta. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR Objeto: Contratar el servicio de la sistematizacin y elaboracin de los boletines de rendimiento escolar para la vigencia 2013 Alcance del Objeto: En cumplimiento del objeto del contrato, el contratista deber prestar el servicio de sistematizacin de boletines incluyendo: a) Trascripcin de la informacin Pertinente al perodo lectivo ao 2013. b) Registro de los estudiantes(a partir de las planillas de matrculas) c) Registro del personal docente con su asignacin acadmica, as como los datos que involucren el plan de estudios. d) Entrega en las dependencias del plantel segn fechas programadas de los siguientes informes para cada uno de los cuatro perodos

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acadmicos y el informe final e) Entrega de menciones y diplomas (3 por curso) a los mejores estudiantes por periodo y por resultados finales del ao. 1. A. COORDINACION: Listado de estudiantes por curso con y sin indicadores. Listado de asignacin acadmica a profesores y directores de curso Listado de acudientes y recibido de boletines Boletn de evaluacin acadmica y disciplinaria (debe aparecer al final del informe un seguimiento de los logros-competencias no alcanzados Informacin de los perodos anteriores, y con compromisos que refleje el acadmicos y disciplinarios as como sus fortalezas. Estadstica grfica numrica rendimiento acadmico y disciplinario de los estudiantes y facilite la toma de decisiones a los directivos del plantel. Instalacin en el computador de la coordinacin Acadmica de un mdulo perodo con acceso e restringido, as como de consulta rendimiento a los logroscada y competencias indicadores-desempeos del evaluados en

acadmico,

acadmico

disciplinario de los estudiantes. Instalacin en el computador de la Coordinacin de cada ciclo un mdulo con acceso restringido, de consulta con la base de datos de los estudiantes por curso y jornada, con la informacin de Nombre de acudiente, direccin y telfono.

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Listados histricos por cursos y reas Un reporte de final de ao, con los listados de estudiantes que deben presentar pruebas de suficiencia por docente y por curso. Resumen de pruebas de superacin para coordinacin. Cuadro de honor por curso, con sus respectivas menciones a los cinco primeros estudiantes. Que la sistematizadora realice el directorio de los estudiantes (direccin, telfono, acudiente, datos mnimos) y lo entregue en fsico y en medio magntico. 2. AL PERSONAL DOCENTE: Listado de competencias, desempeos, Campos de formacin, logros, indicadores (recomendaciones o actividades de refuerzo) a evaluar en cada perodo. Listado por asignatura para todos los cursos, marcando los desempeos no alcanzados en perodos anteriores (inclusive del ao anterior si no recuper) Listados de trabajo con el nmero de columnas deseado Planillas de control de Asistencia a clases en cada asignatura Planillas de evaluacin de logros-Competencias para generacin de boletines (que incluya reas y asignaturas) Planillas de trabajo que incluyan logros e indicadores del perodo. Cuadros resumen en forma grfica y numrica del estado acadmico de su curso, as como un seguimiento a aquellos

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estudiantes que tienen observaciones acadmicas o disciplinarias y un completo anlisis de rendimiento respecto de los dems cursos y grados de la institucin. 3. A SECRETARIA: Instalacin en el computador de secretaria diurna y nocturna de un mdulo que facilite su labor respecto del control de matrculas, expedicin de certificados de notas constancias de estudio y de Docencia. 4. MATRICULAS. Al finalizar el ao lectivo 2013, se instalar en el computador de secretara un mdulo para las matriculas del 2014, donde se pueda imprimir la hoja de matrcula del alumno. 5. REPORTES AL FINAL DEL AO: Informe final que incluya evaluacin integral de rendimiento Listado final para cada curso, de las reas que los estudiantes deben presentar pruebas de suficiencia. Registro Final de Valoracin (Empastado) Resumen de resultados cualitativos(para cada curso, se debe presentar un informe del evaluativo final de todas las materias vistas por estudiante) La informacin estadstica requerida de anlisis de rendimiento

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acadmico del ao lectivo 2013.

7. INTERNET. CONSULTAS CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS. El proveedor debe ofrecer un mdulo de consultas con las debidas restricciones y seguridades para uso de secretara, que a su vez permita la expedicin de certificados y constancias por INTERNET. Tambin es deseable que el mdulo de consultas tenga acceso para coordinacin. 8. OTROS. Entregar al final la base de datos total de la programacin acadmica de desempeos por jornada. Procesar y entregar las estadsticas acordadas con las respectivas coordinaciones y las de ley que establezcan las normas de los diferentes estamentos del sistema educativo. Entregar a la institucin un archivo plano con su respectivo diseo y documentacin con la informacin necesaria para alimentar un nuevo sistema si se requiere y para uso interno de la institucin. Para el diseo de boletines o informes se tendr en cuenta que el colegio maneja tres jornadas, incluida educacin de jvenes y adultos y los niveles de PREESCOLAR, PRIMARIA Y SECUNDARIA BASICA Y MEDIA. Adems cuenta con especialidades por ser un

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colegio Integrador de Estudiantes con dficit cognitivo leve. . NOTA 1: Los diseos de los formatos se acordaran con el proveedor. de la propuesta pero sern tenidas en

NOTA 2: Las dems caractersticas que el sistema ofrezca relacionadas con la INTERNET, no son condiciones para la institucin. cuenta en la evaluacin de la propuesta, si se consideran aplicables y tiles

Obligaciones del contratista: El Contratista se compromete para con La Institucin a: Prestar el servicio de la sistematizacin y elaboracin de los boletines de rendimiento escolar de los estudiantes del Colegio Marruecos y Molinos IED. El contratista deber estar dispuesto a prestar el servicio de manera permanente y estar presto a corregir en un tiempo no mayor a 5 das, los boletines de rendimiento escolar que hayan sido expedidos con algn error bien sea por parte del docente o en el proceso de digitacin. Sin que ello implique un mayor costo del contrato. El contratista deber entregar todo los informes que se le soliciten en la institucin, dejando soporte a la coordinacin acadmica de estas entregas. Todos los informes que se soliciten deben ser impresos en papel bond, con una gramaje mnimo 75 Gr, en impresora lser y con muy buena

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tinta, y de primera calidad; cualquier excepcin debe ser autorizada por el interventor del contrato, previa presentacin por escrito por parte del contratista de la justificacin. El contratista acepta realizar cualquier ajuste a los modelos de informes establecidos por la institucin sin que esto implique costos adicionales para La institucin. Cada vez que se haga la entrega de los boletines de rendimiento escolar, se debe solicitar a los Coordinadores Acadmicos elaborar y suscribir el acta de recibo a satisfaccin, En dicha acta (orden de servicio) se deber incluir la siguiente informacin: Numero de boletines entregados, numero de planillas. El tiempo mximo final de entrega de boletines diligenciados debe hacerse en un plazo no superior a 5 das calendario despus de suministrada la informacin por parte de la institucin. El proponente en documento anexo a su propuesta debe elaborar un compromiso de cumplimiento de dicho plazo. Deber asumir por su cuenta y riesgo exclusivos, el personal que utilice para la prestacin del servicio. El contratista deber entregar la factura para pago dentro de los primeros ocho (8) das calendario de cada mes siguiente a la prestacin del servicio, la cual debe estar debidamente soportada (con las rdenes de servicio debidamente firmadas), con los informes respectivos y as mismo deber adjuntar mensualmente la certificacin expedida por el Revisor Fiscal, cuando exista de acuerdo con los

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requerimientos de ley, o por el Representante Legal del pago mensual de sus obligaciones a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Las dems obligaciones que se deriven de los presentes trminos de Referencia y de la naturaleza del contrato. Plazo de ejecucin del contrato: Ao 2013 Lugar de ejecucin Bogot D.C. (las entregas se realizaran en las instalaciones del colegio) Distribucin de Riesgos

Los riesgos previsibles que con ocasin de la contratacin deben ser tenidos en consideracin son los siguientes: Riesgo de no suministro del servicio: Se presenta cuando el proponente favorecido con la contratacin, no suministre el servicio de acuerdo a la propuesta presentada y a la que est obligado con ocasin del contrato suscrito, en los sitios y

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condiciones definidas en el pliego y el contrato, provocando perjuicios en la entrega de los boletines a los padres de familia. En el evento de presentarse dicho riesgo, la asignacin del mismo debe asumirla el contratista en un cien por ciento (100%), poniendo a disposicin de la institucin todos los elementos necesarios para el desarrollo de del objeto que es la sistematizacin de los boletines de rendimiento escolar. Riesgo de calidad: Se presenta cuando el proponente favorecido con la contratacin, no suministre las planillas y todo los dems informes, en la calidad ofertada y en las definidas en el pliego y el contrato, provocando que los informes no sean comprensibles y fciles de entender, acarrendole problemas a la institucin con la comunidad educativa. En el evento de presentarse dicho riesgo, la asignacin del mismo debe asumirla el contratista en un cien por ciento (100%), reemplazando todos y cada uno de los informes Riesgo de incapacidad Se presenta cuando el proponente favorecido no posee la infraestructura suficiente para desarrollar el objeto de este contrato, lo cual impedira la prestacin del servicio en forma oportuna. En el evento de presentarse dicho riesgo, la asignacin del mismo debe asumirla el contratista en un

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cien por ciento (100%), dando prioridad en la prestacin del servicio del colegio. Riesgo de fallas en los tiempos de entrega de los boletines de rendimiento escolar: Se presenta cuando los informes no son entregados dentro de los tiempos establecidos, lo cual impedira que los padres de familia conocieran como van sus hijos acadmicamente. En el evento de presentarse dicho riesgo, la asignacin del mismo debe asumirla el contratista en un cien por ciento (100%), caso en el cual el contratista deber solucionar en un tiempo no mayor a dos (2) das. REGULACION DE PRECIOS El contrato a celebrar es de Prestacin de servicios por el sistema de precios unitarios; su ejecucin estar regulada conforme con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos, el Cdigo de Comercio y dems normas que regulan la contratacin Estatal, as como en las condiciones consignadas en el presente pliego de condiciones.

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MODALIDAD DE CONTRATACION La escogencia del contratista se efectuar a travs de Seleccin Abreviada de menor cuanta, por encontrase dentro de las excepciones que se sealan en los numerales 2, 3 y 4 del artculo artculo 2, de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de Abril de 2012.

_______________________________ Responsable del proyecto: Nombre: FRANCISCO FERNANDO RIVEROS Cargo: RECTOR

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