NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

RECAUDACION Instructivo Tcnico Inscripcin Masiva De Personas Naturales en el Registro de Informacin Fiscal N 70.20.90.023

Versin 1.0 enero 2006

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TABLA DE CONTENIDO
Introduccin ............................................................................................................................................ 3 1. 2. 3. 4. 5 Informacin General.................................................................................................................... 4 Normas Generales ........................................................................................................................ 4 Normas Especficas ...................................................................................................................... 4 Relativas al Archivo ...................................................................................................................... 5 Datos del Archivo ........................................................................................................................... 7

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Introduccin

El presente instructivo tcnico constituye un instrumento de consulta y apoyo diseado para que los usuarios realicen de forma eficiente la creacin de un archivo de extensin .XLS. diseado a los fines de facilitar a los rganos y entes pblicos Nacionales, Estadales y Municipales, informar el nmero de carga familiares de los funcionarios y trabajadores de su servicio todo ello en virtud de la Providencia Administrativa N 0008 de fecha 05 de enero de 2006 publicada en Gaceta Oficial N 38.357 de fecha 13 de enero de 2006. Esta herramienta normativa, establece un criterio nico de cumplimiento y constituye una gua que define los aspectos tcnicos para generar el listado en formato XLS. Para este proceso de entrega de informacin se han establecido procesos que se distinguen en el presente Instructivo.

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1. Informacin General

La entrega del archivo al Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), la podrn realizar de la manera siguiente: 1. En medio Electrnico (CD) anexo al oficio dirigido a la Gerencia de Recaudacin. 2. A travs de los Correos rmarchen@seniat.gov.ve. Electrnicos: sbustama@seniat.gov.ve y

3. Cualquier duda o aclaratoria favor comunicarse con la Divisin de Registro y Cuentas Corrientes adscrito a la Gerencia de Recaudacin por los telfonos (0212-274-4369/72) 2. Normas Generales 1.1 En caso el archivo sea enviado a travs de los Correos Electrnicos antes indicados, el responsable por el rgano o Ente pblico Nacional, Estadal o Municipal, deber enviar posteriormente el archivo en fsico (CD) anexo al oficio dirigido a la Gerencia de Recaudacin del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) 1.2 El rgano o ente pblico mediante oficio, y especificando que sus empleados fueron inscritos o actualizados en el RIF, mediante el proceso electrnico deber remitir las planillas NIT-N15 Inscripcin el Registro de Informacin Fiscal Personas Naturales anexando fotocopia de la cdula de identidad (legible), a la Gerencia Regional de Tributos Internos correspondiente al domicilio fiscal del empleado. 3. Normas Especficas 3.1 El archivo debe ser presentado en medio electrnico (CD) anexo al oficio dirigido a la Gerencia de Recaudacin y deber contener las siguientes caractersticas: 3.2 El medio magntico contendr un archivo tipo MICROSOFT EXCEL, en cualquiera de sus versiones. 3.3 El medio magntico deber tener una etiqueta autoadhesiva para su identificacin que contenga los siguientes datos
XXXXXXXXX Siglas del rgano o ente pblico

N Nmero asignado al CD Primera lnea: siglas del rgano o ente pblico Segunda lnea: Nmero asignado al CD
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3.4 El archivo NO deber presentar ENCABEZADOS (ttulos) en ninguna de sus columnas o celdas y deber contener un mximo de tres mil (3.000) registros. 3.5 Los registros se deben comenzar a transcribir desde la fila Uno (1) columna (A). 4. Relativas al Archivo 4.1 Todos los campos alfabticos y alfanumricos deben estar alineados a la izquierda y transcritos en letras maysculas. 4.2 El contenido de las celdas no podrn exceder de la cantidad de caracteres especficos para cada una de ellas. 4.3 Cada uno de los campos descritos en el punto 5 deben ocupar una columna (celda) en Excel, lo cual hace un total de veintin (21) columnas 4.4 Los campos numricos deben estar alineados a la derecha de cada celda. 4.5 El archivo debe estar ordenado por cdigo de unidad administrativa o cdula de identidad en orden ascendente. 4.6 En la columna B Cdigo de la Unidad Administrativa/Dpto, se refiere al cdigo de rea al cual se encuentra adscrito el funcionario. Ejemplo: Cdigo Nombre de la Unidad Administrativa/Dpto Departamento de Contabilidad Direccin de Seguridad Unidad de Servicios
Nota: En caso de no existir una clasificacin por cdigos de la unidad administrativa dentro del rgano o ente pblico, podr colocarse cero (0).

4.7 En la columna C Nombre de la Unidad Administrativa deber colocar el nombre de la unidad administrativa o departamento donde se encuentra adscrito el empleado, y debe corresponder al cdigo especificado en la columna B. (En caso de existir). 4.8 En la columna D deber colocarse la direccin de la Sede del rgano o Ente Pblico Nacional, Estadal o Municipal.

4.9 En el campo Cdula de Identidad del Empleado (columna H) y Pasaporte (columna I), se debern registrar los datos de la manera siguiente:
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Si el empleado es Venezolano; registre en la columna H el nmero de la Cdula de Identidad sin utilizar separadores de miles y registre en la columna I el digito cero 0. Ejemplo: COLUMNA H 10520810 COLUMNA I 0

Si el empleado es Extranjero; registre en la columna H el digito cero 0 y en la columna I el nmero del Pasaporte sin utilizar ningn tipo de separador. Ejemplo: COLUMNA H 0 COLUMNA I 98R44431

4.10 En el campo profesin del empleado (columna S) se debe registrar la profesin del empleado, bajo ninguna circunstancia registre el cargo que desempea en el rgano o ente pblico. 4.11 En la columna U, referida a la cantidad de cargas familiares del empleado, slo podr reflejarse el cnyuge no separado de bienes y los ascendientes (padremadre) y descendientes (hijos). No podrn colocarse descendientes mayores de edad a menos que estn incapacitados para el trabajo, estn estudiando y sean menores de veinticinco (25) aos. (Art. 62 Ley de Impuesto Sobre la Renta). 4.12 En caso de no poseer cargas familiares en el columna U debe colocarse cero (0).

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5 Datos del Archivo A continuacin se numeran los datos que deben estar contemplados en cada columna del archivo:
COLUMNA NOMBRE DEL CAMPO ANCHO. TIPO DE CARACTER

A B C D E F G H I J K

Nombre del rgano o Ente Pblico Cdigo de la Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa/Dpto. Direccin del rgano o Ente Pblico. Ciudad de ubicacin del rgano o Ente Pblico Estado Geogrfico del rgano o Ente Pblico. Nacionalidad del Empleado Cdula de Identidad del Empleado Nmero de Pasaporte ( Solo para los Extranjeros, No Nacionalizados, NI Residentes) Apellidos del Empleado Nombres del Empleado

30 10 40 120 20 20 1 8 10 30 30

Alfanumrico Segn la clasificacin de cada empresa, Organismo o Ente Pblico Alfanumrico Alfanumrico Alfabtico Alfabtico Alfabtico, Donde: V= Venezolano E= Extranjero Numrico Alfanumrico Alfabtico Alfabtico Alfabtico Donde: S = Soltero D = Divorciado V = Viudo K = Concubinato Numrico en el formato: AAAAMMDD Donde: F = Femenino M = Masculino Alfanumrico Alfabtico Alfabtico Numrico Alfabtico Alfanumrico Numrico

Estado Civil del Empleado

M N O P Q R S T U

Fecha de Nacimiento del Empleado Sexo del Empleado Direccin de Habitacin del Empleado Ciudad de Ubicacin del Domicilio Fiscal Estado Geogrfico del Domicilio Fiscal Telfono de habitacin del Empleado Profesin del Empleado (Bachiller - TSU - Lic. - Otro) Correo Electrnico del Empleado Cantidad de Cargas Familiares del empleado

10 1 120 20 20 10 30 30 2

NOTA Los campos numricos deben estar alineados a la derecha de cada celda

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