MANUAL PROGRAMA 5S

ORIGEM

NMERO

Coordenadoria Geral
ASSUNTO

001/2008
DATA

Diretrizes do programa 5s e auditoria.

01/06/2009
REVISO

003 Quadro de Revises 003 002

NMERO

20/03/2012 03/05/2011
DATA

Reviso Geral Reviso Geral

REVISO EFETUADA

001
ELABORADO POR

01/07/2007
APROVADO POR

--Eda Lcia Maral Collao

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Comisso 5S

SUMRIO

1. OBJETIVO........................................................................................................................ 3 2. ABRANGNCIA ............................................................................................................... 3 3. DEFINIES .................................................................................................................... 3 4. SISTEMA DE TRABALHO ............................................................................................... 3 RESPONSABILIDADES DA COMISSO 5S ........................................................................ 4 5. SENSO DE UTILIZAO ................................................................................................. 6 a- Almoxarifado da rea .................................................................................................... 6 b- Organizao e separao de documentos.................................................................... 6 c- Eliminao dos documentos fsicos .............................................................................. 6 d- Utilizao de Documentos Eletrnicos .......................................................................... 6 e- Procedimento para Utilizao da Caixa de E-mail ........................................................ 7 f- Utilizao de mveis e equipamentos ........................................................................... 7 6. SENSO DE ARRUMAO .............................................................................................. 8 a- Arrumao de Armrios ................................................................................................ 8 b- Arquivo de documentos recebidos via fax..................................................................... 8 c- Solicitao de Espao no Servio de Documentao ................................................... 8 d- Arquivo de documentos eletrnicos .............................................................................. 9 e- Procedimento para arquivo de e-mails ......................................................................... 9 f- Desktop ......................................................................................................................... 9 g- Organizao do ambiente fsico, gavetas e armrios ................................................. 10 h- Organizao da mesa ................................................................................................. 10 i- Plantas e quadros ....................................................................................................... 10 j- Mural ou mtodo de divulgao de informaes relevantes ....................................... 11 7. SENSO DE LIMPEZA..................................................................................................... 11 a- Alimentos e Mesa de caf ........................................................................................... 11 b- Computadores ............................................................................................................ 12 c- Coleta seletiva ............................................................................................................ 12 8. SENSO DE SADE E HIGIENE ..................................................................................... 12 a- Ergonomia (Adaptao das mquinas, equipamentos e ambiente de trabalho aos trabalhadores).................................................................................................................... 13 b- Roupas no ambiente de trabalho ................................................................................ 13 c- Higiene pessoal .......................................................................................................... 14 9. AUTODISCIPLINA ......................................................................................................... 14 10. CONCLUSO ................................................................................................................. 15 11. AUDITORIA .................................................................................................................... 15 11.1. CRITRIOS DE AUDITORIA .................................................................................... 15 11.2. CRITRIOS DE PONTUAO PARA FORMULRIOS ........................................... 16 11.3. CRITRIOS DE PONTUAO PARA COLETA SELETIVA, CONSUMO DE PAPEL E AVALIAO DO SESMT ............................................................................................... 16 11.4. PONTUAO FINAL ................................................................................................ 18 11.5. PROGRAMAO DAS AUDITORIAS ...................................................................... 19 11.6. DIVULGAO DOS RESULTADOS E PREMIAO............................................... 19
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1. OBJETIVO Estabelecer orientaes para implantao e manuteno do programa 5S na Fundao de Desenvolvimento da Unicamp. 2. ABRANGNCIA Este manual se aplica a todas as reas da fundao. 3. DEFINIES SEIRI (Senso de utilizao): Separar o til do intil. SEITON (Senso de arrumao): Identificar e organizar tudo. SEISO (Senso de limpeza): Manter o ambiente sempre limpo. SEIKETSU (Senso de sade e higiene): Manter o ambiente de trabalho favorvel sade e higiene do funcionrio. SHITSUKE (Senso de autodisciplina): Fazer dessas atitudes um hbito, transformando os 5s num modo de vida. 4. SISTEMA DE TRABALHO O 5S a soma dos 5 sensos (SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE) que visam a transformao do ambiente de trabalho e das pessoas, buscando melhorar a qualidade de vida. Na FUNCAMP o programa coordenado por uma comisso que visa estabelecer as diretrizes para implantao, auxiliar quando necessrio e avaliar a eficcia do programa nos departamentos atravs de auditorias. A Comisso 5S segue a seguinte estrutura:

RESPONSABILIDADES DA COMISSO 5S - PRESIDENTE: Coordenar a implantao do Programa 5S; Acompanhar o andamento do Programa 5S junto aos responsveis de cada clula; Apresentar periodicamente o resultado do Programa 5S aos Departamentos, Coordenadoria e Diretoria; Zelar pela eficcia do Programa 5S; Definir cronograma anual de reunies e pauta; Atuar de maneira pr-ativa, trazendo novas idias e designando responsveis pela mesma; Atuar na sensibilizao com o objetivo de manter a credibilidade do Programa. - SECRETARIA: Elaborar cronograma anual de reunies e pauta; Responsvel por documentar reunies por meio de atas; Agendar reunies; Reservar local para reunies; Elaborar documentao e armazenar histrico (arquivo digital ou documento); Atuar na sensibilizao com o objetivo de manter a credibilidade do Programa. - CAPACITAO: Promover capacitao atravs de treinamentos do Programa 5S; Planejar as necessidades de treinamento para os Multiplicadores; Viabilizar a realizao dos treinamentos e reciclagem da equipe de trabalho, multiplicadores, gestores e auditores; Medir a eficcia dos treinamentos; Atuar na sensibilizao com o objetivo de manter a credibilidade do Programa. - FACILITAO: Facilitar a prtica diria do Programa 5S nos departamentos; Auxiliar os departamentos na execuo do dia D ou em outras rotinas de organizao; Manter o canal de comunicao entre a comisso, multiplicadores, gerente e fora de trabalho no departamento; Atuar na sensibilizao, com o objetivo de manter a credibilidade do Programa. - DIVULGAO Divulgar informaes do Programa 5S, como, agenda de auditoria, data de eventos e novidades do programa; Divulgar periodicamente as prticas e conquistas do Programa 5S e eventuais premiaes; Cuidar da identidade e padronizao visual do Programa 5S; Atuar na sensibilizao, com o objetivo de manter a credibilidade do Programa.
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- AVALIAO: Avaliar a eficcia do Programa 5S; Planejar auditoria; Dar suporte aos auditores com relao necessidade de materiais e locomoo no dia da auditoria; Atuar na sensibilizao, com o objetivo de manter a credibilidade do Programa. RESPONSABILIDADES DO AUDITOR: Auditar as clulas atravs de evidncias do programa 5S; Orientar o responsvel pela clula auditada no desenvolvimento das atividades relativas ao programa 5S.

RESPONSABILIDADES DO GESTOR E MULTIPLICADOR: O Gestor e Multiplicador devem ter autonomia para diagnosticar a situao atual do departamento, bem como propor aes corretivas e/ou preventivas para solucionlas; So responsveis pela auto-auditoria e tambm pelo acompanhamento da auditoria; No caso de aes em que no se sinta confortvel, devem pedir ajuda imediata rea de Facilitao; Responsvel pela disseminao do conhecimento terico e prtico sobre o Programa 5S no departamento.

FORA DE TRABALHO: So todos os empregados, estagirios e terceirizados que trabalham no Departamento; Responsveis por colocar em prtica os conceitos e tcnicas do programa 5S continuamente.

SUGESTES: A Comisso 5S deve ser composta por empregados CLT. Presidente: Funcionrio que ocupe um cargo de gesto na empresa. Secretaria: Funcionrio com facilidade em documentar reunies. Capacitao: Funcionrio com fluncia verbal, conhecimento da rea e tcnicas de treinamento. Facilitao: Funcionrio que seja formador de opinio, que tenha credibilidade e boa aceitao perante os departamentos. Divulgao: Funcionrio comunicativo que tenha facilidade para tais atividades. Avaliao: Funcionrio com senso crtico, imparcial e tico. O comprometimento dos envolvidos a chave do sucesso para o Programa 5S.

5. SENSO DE UTILIZAO Consiste em: Separar os documentos, materiais e equipamentos necessrios dos desnecessrios, visando utilizao racional. O QUE FAZER? Separar o til do intil fazendo a pergunta: Quando eu uso? - Toda hora; - Todo dia; - Periodicamente; -Eventualmente; - No utilizo descartar. a- Almoxarifado da rea Os departamentos que mantm estoque de materiais devem se atentar para a organizao, utilizao, conservao e identificao (quando necessrio). - Manter estoque organizado e adequado a utilizao, evitando o acmulo desnecessrio de materiais, danos e excessiva ocupao de espao; - Controlar o consumo de papis, utilizando de maneira consciente e quando realmente for necessrio, papis impressos devem ser prontamente retirados da impressora, isto evita que o documento seja esquecido e novamente impresso desperdiando tinta e papel. Este item avaliado pela Comisso atravs de uma anlise peridica do consumo de papel de cada departamento. b- Organizao e separao de documentos Todos os documentos devem ser separados visando sua conservao, a tabela a seguir auxilia na separao dos documentos: Item Se for usado toda hora Se for usado todo dia/ semana Se for usado todo ms Se no for usado Providncia Colocar no local de trabalho Colocar prximo ao local de trabalho Colocar no arquivo Avaliar para: enviar para Arquivo Central ou Eliminar

c- Eliminao dos documentos fsicos - Para eliminar qualquer documento preciso consultar a tabela de temporalidade dos documentos, para isso entrar em contato com o Servio de Documentao, para as devidas providncias. d- Utilizao de Documentos Eletrnicos - Realizar um levantamento de todos os documentos atualmente disponveis em seu computador, separando os vigentes dos pouco utilizados;
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- Se os documentos forem importantes para a Funcamp, solicitar backup peridico ao departamento de TI, ou armazen-los em pastas de rede; - Excluir os documentos que no so mais utilizados. e- Procedimento para Utilizao da Caixa de E-mail - Vide Procedimento TI-xxxx de 30/01/2012 Link www.xxxxxxxxxxxx.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1 f- Utilizao de mveis e equipamentos - Avaliar se os mveis e equipamentos disponveis so utilizados, se no, solicitar ao Servio de Apoio (Controle patrimonial) que o bem seja recolhido utilizando o formulrio Transferncia de Bens disponvel na Intranet. (http://www.funcamp.unicamp.br /intranet/utilidades/ Transferncia de Bens); - Avaliar se os mveis e equipamentos esto em condies de uso, se no, solicitar manuteno do bem ao Servio de Apoio atravs do Service Desk (http://www.funcamp. unicamp.br/intranet/suporte/login.asp); - Cada funcionrio responsvel por, ao final do dia, desligar seus equipamentos (micro, impressora, ar-condicionado, etc); - Em caso de mudana fsica na localizao de qualquer equipamento, ou mvel o funcionrio deve informar imediatamente o Servio de Apoio (Controle patrimonial); - Monitores, CPU, divisrias, etc. no devem ser utilizadas para colar recados e lembretes, excesso de informao visual causa um aspecto de desorganizao; - A impressora deve ficar em local de fcil acesso a todos do departamento.

BENEFICIOS - Utilizao mais racional do espao; - Eliminao do excesso de ferramentas, armrios, estantes, documentos desnecessrios; - Eliminao do tempo de procura de documentos e materiais.

DICAS ROTEIRO DE ORGANIZAO - Inicie por sua mesa e/ou armrio; - Verifique todos os locais, analisando a necessidade e jogando o mximo possvel fora; - Se desfaa de verses desatualizadas e excesso de cpias; - Use o computador, imprima o mnimo necessrio e remeta os documentos por e-mail.

6. SENSO DE ARRUMAO Consiste em: efetuar a arrumao dos objetos, materiais e informaes teis, de maneira funcional e possibilitando o acesso rpido e fcil. COMO FAZER? - Arquivar os documentos de forma padronizada facilitando a localizao. Para isso necessrio seguir algumas regras bsicas: - Evitar o uso de elsticos e clipes nos documentos, pois estes materiais causam danos com o passar do tempo. Se houver necessidade de separar os documentos utilizar plsticos, ou grampeador, se o volume for menor; Obs: O grampeador a melhor alternativa para documentos administrativos, porm tambm acelera o processo de degradao do papel; - Grandes quantidades de documentos devem ser arquivadas em caixas de arquivo. Estas caixas devem estar identificadas no lado frontal de forma padronizada (modelo padro constante na intranet). Se precisar grampe-las, manter as extremidades dos grampos dentro da caixa para evitar acidentes; - Prendedores de metal, utilizados em pastas suspensas, aceleram a degradao do papel, alm de causar acidentes se estiverem enferrujados. recomendado o uso de prendedores de plstico, no colocar muitos documentos dentro das pastas e manter o padro dos furos; - Para documentos permanentes o tratamento diferenciado. Para isso contate o Servio de Documentao para maiores cuidados e explicaes. a- Arrumao de Armrios - Manter a documentao dos armrios organizada (separada por pastas) e identificada
(modelo padro de etiquetas constante na intranet);

- Para os armrios nos quais ficam documentos e materiais priorizar a separao e adequada identificao interna e externa dos mesmos. b- Arquivo de documentos recebidos via fax Para o arquivo desses documentos necessrio que seja feita uma cpia deles, pois com o passar do tempo as informaes desse material so apagadas. Sugesto: Arquivar somente a cpia. c- Solicitao de Espao no Servio de Documentao Quando for necessrio transferir documentos para o Servio de Documentao, necessrio: - Solicitar espao com antecedncia (para arrumao); - Fazer uma relao dos documentos a serem enviados; - Enviar os documentos em caixa de arquivo com identificao (modelo padro constante na intranet).
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d- Arquivo de documentos eletrnicos Os documentos eletrnicos devem ser arquivados em pastas eletrnicas, devidamente classificadas, podendo esta ser feita por Nome, Assuntos, Temas, Departamentos, Datas, Atividades, ou a combinao desses itens. Exemplo Pasta Informtica Subpasta Suporte Documento- atualizao_servidor_web.doc - Utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos, assim possvel saber a descrio breve do contedo sem precisar abrir o arquivo; - Disponibilizar nas pastas documentos cujos contedos sejam coerentes com o nome designado a elas. IMPORTANTE - Arquivos pessoais s podem ser armazenados em disco local, dentro de Meus Documentos em uma pasta com o nome do funcionrio. Porm a Funcamp no se responsabiliza por qualquer das informaes nesta pasta inseridas, e no garante a recuperao dos arquivos; - No ser permitido arquivo de documentos eletrnicos pessoais como, fotos, musicas e jogos, ou, arquivos de contedo imprprio; - Todos os arquivos pertencentes Funcamp devem ser armazenados na pasta do funcionrio dentro do servidor, ou nas pastas e subpastas do departamento, no mesmo local; - Os arquivos no utilizados h muito tempo podero ser armazenados em CD ou DVD, o que deve ser solicitado ao setor de informtica, sendo que o armazenamento das mdias gravadas de responsabilidade do solicitante. e- Procedimento para arquivo de e-mails - Vide Procedimento TI-xxxx de 30/01/2012 Link www.xxxxxxxxxxxx.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1 f- Desktop - Utilizar o plano de fundo padro da Funcamp (modelo disponvel na intranet no link:
http://www.funcamp.unicamp.br/intranet/rh/programa5s/papeldeparede.asp);

- Excluir os cones no utilizados; - No se deve gravar arquivos na rea de trabalho, apenas cones (atalhos). Arquivos devem ser disponibilizados em pastas na rede; - Cuidado para no poluir a tela com vrios atalhos.

g- Organizao do ambiente fsico, gavetas e armrios - Estabelecer um local, identificado, para guardar bolsas e objetos pessoais; - Materiais como canetas, rascunhos, entre outros, devem ficar em gavetas identificadas, ou nos locais destinados no departamento, de maneira organizada; - Deve-se evitar o desperdcio, evitando armazenar em gavetas excesso de materiais de escritrio, exemplo; trs canetas de uma mesma cor, duas borrachas, duas rguas, etc.; - Itens pessoais devem ficar separados em gaveta identificada(de preferncia a ltima) ou armrios identificados, os itens de higiene pessoal devem ser locados em uma necessaire, para evitar contato com documentos de trabalho; - No deixar excesso de itens pessoais no ambiente de trabalho; - Manter prximo a mesa somente os materiais de uso freqente; - Portas e janelas devem ficar fechadas enquanto o ar condicionado estiver ligado e as persianas devem ser erguidas quando as janelas estiverem abertas, pois o vento pode entortar as lminas; - O ltimo funcionrio a sair da sala deve verificar se as janelas esto fechadas, desligar o ar condicionado e impressoras, apagar as luzes e trancar a porta. Caso no tenha chave avisar o porteiro que o departamento est aberto. h- Organizao da mesa - Manter sobre a mesa somente os itens que se est utilizando no momento, a freqncia de uso a chave para localizao; - Alocar como enfeites 1(um) porta retrato(pessoal). Excesso de enfeites tira o aspecto profissional do posto de trabalho; - A mesa deve ficar organizada e todos os documentos devem ser guardados, em locais identificados, ao final do dia (a equipe de limpeza no autorizada a retirar documentos das mesas, portanto se a mesa estiver repleta de documentos, no ser limpa na manh seguinte); - Processar tudo o que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado; - Caixas de sada devem ser utilizadas nica e exclusivamente para este fim, e no como caixas de arquivo. Elas devem estar devidamente identificadas e devem ser limpas pelo menos uma vez ao dia. Observao: Para departamentos que no possuem gavetas nas mesas a caixa de sada pode ser utilizada para este fim, porm os documentos devem ficar em pastas devidamente identificadas.

i-Plantas e quadros - So permitidos no departamento somente as plantas e quadros fornecidos pela Funcamp.

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j-Mural ou mtodo de divulgao de informaes relevantes O mural ou mtodo de divulgao tem a finalidade de disponibilizar informaes relevantes ao departamento, portanto deve ser constantemente atualizado ou veiculado; - Verificar a necessidade de locar um mural no departamento. Deve-se primeiramente estabelecer as informaes que sero disponibilizadas para depois solicitar o mural; - Dispor o mural em local de fcil visualizao e acesso; - Inserir somente informaes relevantes, evitando que o mural fique carregado de mensagens ocasionando poluio visual; - Se o setor utiliza outro mtodo de divulgao, as informaes devem ser submetidas gerncia ou chefia imediata antes da divulgao. BENEFCIOS - Maior controle sobre minha mesa; - Possibilitar que outras pessoas encontrem com facilidade as informaes quando eu estiver fora; - Ter mais tempo. 7. SENSO DE LIMPEZA Limpar eliminar a sujeira inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. COMO FAZER? - Limpeza macro: Limpeza do ambiente; - Limpeza local: Tratar dos locais de trabalho e os especficos; - Limpeza Micro: Limpar objetos e ferramentas especficos, identificar e corrigir as causas. a- Alimentos e Mesa de caf - Os departamentos que possuem mesa de caf devem mant-la organizada. No deixando restos de alimentos, potes, ou recipientes sujos sobre ela, esses itens causam aspecto de desorganizao; - Alimentos devem ser guardados imediatamente aps o consumo, no ficando sobre mesas e armrios; - H reas destinadas a consumo de alimentos em alguns departamentos (cozinha e copa), portanto no se deve comer sobre as mesas; - Em departamentos que no h reas destinadas ao consumo de alimentos, os mesmos devem ser guardados em armrios ou gavetas separadas de documentos de trabalho e aps a retirada de sua embalagem original, devem ser armazenados em recipientes de plstico ou vidro fechados, evitando assim a presena de insetos e roedores.

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b- Computadores A limpeza dos computadores de responsabilidade de seus usurios, porm esta deve ser feita com cuidado para no danificar o equipamento. DICA: - A limpeza deve ser feita com pano levemente mido e livre de qualquer produto qumico. Com este pano podem ser limpos teclado, mouse e monitores (inclusive os de LCD); - Para limpar os espaos entre as teclas do teclado, utilizar uma escova de dentes velha, ou um pincel fino, ambos secos; Qualquer dvida entrar em contato com o departamento de TI, clula de infra-estrutura. c- Coleta seletiva - A Funcamp possui um programa de coleta seletiva de lixo e todo material recolhido doado para instituio Candido Ferreira. Quanto mais materiais forem separados, mais resduos limpos sero encaminhados para a reciclagem garantindo a gerao de emprego, economia de matria prima e o cuidado com a natureza. Para contribuir com o programa todos devem se atentar para os postos de coleta, descartando o material no cesto de lixo correto de acordo com a cor (vermelho, amarelo, azul, verde e cinza).
Mais informaes podem ser obtidas na intranet

- Sempre que possvel procure reutilizar o papel impresso, utilizando o verso para reimprimir ou como rascunho. No caso da impossibilidade de reutilizar, o papel deve ser depositado no lixo azul de sua mesa, com isso voc garante que ele ser encaminhado para reciclagem. IMPORTANTE: - Cada um responsvel pela limpeza de sua sala e postos de trabalho; - Todo material impresso descartado deve ser depositado em uma caixa identificada para reutilizao; - No se deve jogar lixo no cho, gramado, corredores, vasos, etc. BENEFCIOS - Bem estar quanto sade fsica e mental; - Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho; - Melhoria na preservao dos equipamentos; - Eliminao de desperdcios; - Ambiente mais agradvel e sadio. 8. SENSO DE SADE E HIGIENE Consiste em: Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivduos no ambiente de trabalho.
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COMO FAZER - Mantenha os trs primeiros sensos; Utilizao, Arrumao e Limpeza; - Cuide-se, faa exames peridicos e exerccios fsicos; - Se vista adequadamente para o ambiente de trabalho; - Educao alimentar; - Estimule confiana, amizade e solidariedade. a- Ergonomia (Adaptao das mquinas, equipamentos e ambiente de trabalho aos trabalhadores) Este aspecto deve ser mantido por profissionais destacando os de Segurana e Sade do Trabalho, que atravs de uma comisso devem interagir nas mudanas necessrias para adequao ergonmica do ambiente. - Caso os postos de trabalho no estejam de acordo com as necessidades dos funcionrios entrar em contato com o SESMT; - Layout do ambiente, implantaes e adequaes feitas nos postos de trabalho no devem ser modificados sem a autorizao do responsvel competente; - Msica ambiente deve estar de acordo com o ambiente de trabalho, evitando poluio sonora; - Qualquer desconforto ou sensao de dor decorrente de atividade laboral (de trabalho) dever ser comunicado ao SESMT. b- Roupas no ambiente de trabalho No ambiente de trabalho vestir-se adequadamente fundamental e isso no implica deixar sua personalidade de lado. Uma pessoa de sucesso reconhecida de longe, porque sua atitude reflete o sucesso. E isso inclui o andar, o olhar, as maneiras, os gestos e as roupas.

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c- Higiene pessoal A higiene do corpo muito importante para a sade, inmeras doenas, principalmente da pele, decorrem da falta de higiene. PARA SE APLICAR NA EMPRESA - Usar a carteira funcional (crach) nas dependncias da empresa; - Fale com as pessoas e no das pessoas; - Faa o seu descarte mental; - Tenha algumas plantas em seu departamento. BENEFCIOS - Higiene mental; - Qualidade de vida no trabalho. 9. AUTODISCIPLINA Consiste em: conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o auto-desenvolvimento e consolidadas as melhorias alcanadas com a prtica dos 4S anteriores. O sucesso conseqncia do nosso comprometimento COMO FAZER - Treinamento, repetio, insistncia e persistncia; - Crtica construtiva; - Comprometimento com o servio; - Realizar mensalmente uma auto-avaliao do departamento atravs do Check-List disponibilizado pela Comisso 5S. Essa auto-avaliao tem como objetivo incentivar que os prprios funcionrios sejam capazes de identificar possveis problemas em seus departamentos e trat-los adequadamente para manuteno do programa. DICAS IMPORTANTES - Acompanhar o processo, criticando se necessrio; - Elogiar sempre; - Ser cordial ao atender o telefone e dizer sempre: Nome do Departamento/ Seu Nome/ Cumprimentar. BENEFCIOS - Reduo das necessidades de controles;
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- Consolidao do trabalho em equipe; - Desenvolvimento pessoal; - Consolidao das responsabilidades de cada um. 10. CONCLUSO Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente ser compreenda a verdadeira essncia do 5S. 11. AUDITORIA As avaliaes sero realizadas com freqncia pr-estabelecida conforme a tabela Freqncia de Auditoria, visando constatar o cumprimento do programa atravs dos itens constantes neste manual entregue a todos os multiplicadores das reas. As auditorias ocorrem com base em um formulrio de auditoria, o que no impede o auditor de verificar aspectos externos ao formulrio, mas que de alguma forma afetem os aspectos do programa descrito neste manual. O formulrio informatizado, sendo que, ao final da auditoria 1(uma) via impressa assinada pelos Auditores, Multiplicador e Gerente do departamento fica com o multiplicador para que o departamento possa estabelecer aes relativas s possveis no-conformidades encontradas. Dois auditores realizam o processo em cada departamento, um Auditor Oficial e um Auditor Participante, que auxilia o primeiro durante a auditoria. 11.1. CRITRIOS DE AUDITORIA Os critrios para pontuao para as auditorias esto definidos a seguir: CRITRIO DE AVALIAO Senso de Utilizao Senso de Arrumao Senso de Limpeza Senso de Sade Senso de Autodisciplina Consumo de Papel TOTAL PONTUAO MXIMA 50 50 50 50 50 10 260

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11.2. CRITRIOS DE PONTUAO PARA FORMULRIOS Para realizar a avaliao cada item do formulrio possui uma padronizao de notas que no visam engessar o processo, mas estabelecer parmetros para garantir o mximo de imparcialidade dos auditores. IMPORTANTE: A anlise do auditor deve ser considerada no momento da auditoria, pois como a auditoria baseada em amostragem a percepo geral do ambiente relevante. 11.3. CRITRIOS DE PONTUAO PARA COLETA SELETIVA, CONSUMO DE PAPEL E AVALIAO DO SESMT Esses critrios tm uma diferenciao, pois a avaliao deles realizada antes da auditoria. Nos dois primeiros casos a analise feita durante um perodo determinado, j a avaliao do SESMT efetuada nos mesmos moldes da auditoria, porm antes da realizao da mesma. Nota: Os itens Coleta Seletiva e Avaliao do SESMT so parte integrante do formulrio, j o item Consumo de Papel uma pontuao acrescida a nota final do departamento. Na avaliao do consumo de papel deve-se levar em considerao: - Justificativa ref. aumento no consumo mensal; - Indicadores do consumo de produo x pacote de papel A4; - Evidncias de reutilizao do papel. Segue o detalhamento: Coleta Seletiva: Mensalmente o departamento de Apoio Operacional elabora um relatrio apontando os departamentos que no esto realizando a coleta seletiva. Esse relatrio encaminhado para a Comisso 5S que ir pontuar a rea de acordo com os critrios abaixo: TIMO
(nota 4)

De 0 a 2 lixos misturados.

BOM (nota 3) De 3 a 5 lixos misturados.

REGULAR (nota 2) De 6 a 8 lixos misturados.

RUIM (nota 1) Acima de 9 lixos misturados.

Consumo de Papel Buscando a reduo do gasto com papel a Comisso 5S com a ajuda do servio de Apoio Administrativo acompanha o percentual de oscilao do consumo da rea, com o intuito de estimular o consumo regular e a economia de papel pelos departamentos da Fundao. Os critrios para pontuao seguem abaixo:

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Atribuir nota 01 quando: o consumo for irregular com linha de tendncia crescente. Ex.:

Atribuir nota 02 quando: o consumo for irregular com linha de tendncia levemente crescente. Ex.:

Atribuir nota 03 quando: o consumo for regular com linha de tendncia crescente. Ex.:

Atribuir nota 04 quando: o consumo regular e/ou com linha de tendncia decrescente. Ex.:

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Avaliao SESMT No intuito de melhorar as condies do ambiente de trabalho e garantir a credibilidade da avaliao, um responsvel do SESMT realizar uma avaliao tcnica do departamento antes da auditoria. A avaliao contempla aspectos como ergonomia, normas de segurana e condies individuais do ambiente de trabalho. A pontuao varia de 1 (mnimo) a 4 (mximo). 11.4. PONTUAO FINAL A pontuao do formulrio de avaliao poder totalizar 250 pontos conforme quadro 01.
Quadro 01 Regra de 3 para adequao das NOTAS de AUDITORIA 5S

S1 - Utilizao Valor da Nota

20 20,00

-----

50 x

x=

50

S2 - Arrumao Valor da Nota

28 28,00

-----

50 x

x=

50

S3 - Limpeza Valor da Nota

12 12,00

-----

50 x

x=

50

S4 - Sade Valor da Nota

12 12,00

-----

50 x

x=

50

S5 - Autodisciplina Valor da Nota

16 16,00

-----

50 x

x=

50

TOTAL =

250

Ser acrescida nota final a pontuao de consumo de papel sendo no mximo 10 pontos conforme quadro 02.
Quadro 02 Regra de 3 para adequao das NOTAS de AUDITORIA 5S

S1 - Utilizao Valor da Nota

4 4,00

-----

10 x

x=

10

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O conceito de avaliao ser atribudo conforme a pontuao final. TIMO 195 a 260 BOM 130 e <195 REGULAR 65 e <130 RUIM <65

11.5. PROGRAMAO DAS AUDITORIAS A programao ocorrer conforme o desempenho do departamento (pontuao) nas auditorias anteriores e sero divulgadas na intranet da Funcamp no item Programa 5s. A freqncia ser definida conforme a tabela a seguir: LEGENDA RUIM REGULAR BOM TIMO A CADA 2 MESES A CADA 3 MESES A CADA 4 MESES A CADA 5 MESES PONTUAO 0 A 65 66 A 130 131 A 195 196 A 260

11.6. DIVULGAO DOS RESULTADOS E PREMIAO A pontuao final dos departamentos ser divulgada na reunio de chefias posterior as auditorias, onde tambm sero entregues os trofus Destaque e Revelao e os quadros com a classificao dos mesmos.

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