Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

La prise de notes

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

La prise de notes Sommaire 1. Introduction------------------------------------------------------------------3 2. Les outils de la prise de notes efficace------------------------------------4 2.1. Comment procder ?.........................................................................4 2.2. Utilisation des abrviations.................................................................5 2.3. Les symboles ou idogrammes............................................................6 3. La mise en forme des notes-------------------------------------------------8 4. Lexploitation dune prise de notes---------------------------------------10 4.1. La mmoire et les notes...................................................................10 4.2. Les objectifs de la mise au point........................................................11 4.3. La reformulation..............................................................................11

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1.Introduction
Il est important dapprendre restituer correctement les propos entendus ou les faits observs lors de diverses occasions. La prise de notes est a cet effet essentielle. Un message correctement retransmis, une synthse ou une analyse pertinente auront pour origine un recueil dinformations performant, issu de : Recherches documentaires (livres, vidos) ; Requtes informatiques ou denqutes (Internet, bases de donnes, statistiques) ; Participation des confrences, colloques, exposs divers, formations ; Ralisation dinterviews (face face et tlphone).

La note est le lien entre des propos entendus (ou des faits observs) et une production (tche, rapport, compte rendu, etc.). Tant que jen suis responsable, je traite linformation que je recueille. Cette responsabilit va de la collecte (identification de linterlocuteur, identification de lobjet, de la suite donner) leur rediffusion, en passant par leur mise en forme. Dans lentreprise, les informations peuvent avoir deux origines : interne (provenir du patron, des collgues...) externe (maner des clients, des fournisseurs...)

Les informations peuvent tre vhicules : par crit, par oral (en face face ou au tlphone).

Les propos entendus, les faits observs sont reformuls, cest dire traduits dans notre propre registre de langage, au moment de la prise de note (pour soi) et lors de llaboration dun compte rendu ( lattention de destinataires). La prise de notes est un transformes soit : recueil dinformations crites pour tre

En une communication transmettre (message, consigne, compte rendu) ; Ou pour tenir jour une documentation, tre la mmoire dune situation.

Ce document prsente des techniques de prise de notes qui seront utiles lors de la prise de fonction du stagiaire.

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2.Les outils de la prise de notes efficace

2.1. Comment procder ?
Avant de commencer 2.1.1.

Avant de commencer prendre des notes, posez-vous quelques questions : A qui sont-elles destines (nom, fonction) ? Cela permet de dterminer les niveaux dexigence : prcision, clart, dtail... A quoi vont-elles servir ? (communication ou fonds de dossier) Do proviennent-elles (nom, entreprise, organisme tlphone, etc.) ? + adresse,

Que vais-je noter ? Si vous ntes pas rigoureux sur vos objectifs, vous ne saurez pas quoi prendre en note (trop ou trop peu), et cela gnre de la frustration (on a la sensation davoir perdu son temps). Avant de rpondre cette question, se documenter sur le sujet trait : De quelle documentation aurai-je besoin en complment ? (Dossier technique, renseignements auprs de personnes comptentes, chiffres et rfrences compliqus prendre en notes, vocabulaire technique ou noms des acteurs)

2.1.2.

Au moment de la prise de notes :

Choisissez de bonnes conditions matrielles et psychologiques Mettez-vous en position dcoute attentive, de concentration. Ayez porte de main : des crayons avec recharge, de plusieurs couleurs (pour souligner ou marquer des diffrences). Procurez-vous du papier de prfrence sur lequel vous ncrirez que dun seul ct (on na pas toujours le temps matriel de noter des numros de page), de grandes feuilles blanches pour pouvoir laisser de grandes marges ou des blancs pour complter avec des prcisions qui manquent ou des exemples gards en mmoire. Noubliez pas de numroter chaque feuille.

Notez lessentiel pour vous, slectionnez en fonction de ce que vous cherchez comme information : Notez lide plutt que le mot. Evitez le mot mot, utilisez des abrviations et des symboles (voir ciaprs). Eliminez certains mots : le , la , certains pronoms, les verbes avoir et tre, les mots rpts (redondances). Prenez lhabitude dutiliser vos propres symboles et abrviations, ce sont les plus efficaces et il nexiste pas de rgle absolue dans ce domaine. Document 149632749.doc Millsime juillet 08 Page 4 - 11

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La prise de notes Si vous ntes pas sr davoir compris : Questionnez, reformulez, demandez des prcisions, faites rpter. Laissez de lespace autour de vos notes pour pouvoir les complter.

Reprez les mot-cl et les informations que vous ne pourrez pas mmoriser : dates, chiffres, nom inconnu... Soulignez les ides essentielles, marquez les dun signe ou numrotez les.

2.1.3.

Aprs la prise de notes :

Relisez vos notes immdiatement. Mettrez de lordre dans vos notes. Donnez des titres aux diffrentes parties de la prise de notes, et ainsi voir apparatre la structure du document. Compltez les notes, grce aux informations conserves en mmoire ou la documentation rassemble. Ecrivez en clair les mots abrgs, pour ne pas avoir du mal les relire plus tard.

2.2.

Utilisation des abrviations

Ce sont des rductions de mots ou groupes de mots couramment employs. On ne les emploie que pour les mots usuels, afin dviter les confusions. Vous pouvez cependant vous crer vos propres abrviations tout en vitant de tomber dans lexcs de notes codes (pensez la restitution...).
Principes dutilisation Faire suivre labrviation dun point Abrger le mot sur une consonne, pas sur une voyelle Garder la mme abrviation sans distinction entre le substantif, ladjectif, ladverbe ou le verbe Supprimer les suffixes courants : -ion, -ique, -ent, -isme... Doubler la consonne initiale pour marquer le pluriel Exemple c..d. pour cest--dire bull. pour bulletin

ann. pour anne, annuel, annuelle, annuellement

formulat. mus. couramm. nolog. p. = page, pp. = pages M = monsieur, MM = messieurs V.P.C. = vente par correspondance

Crer une abrviation pour un mot ou une expression qui revient souvent lors de lexpos.

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Quarante abrviations usuelles ar. av. tjs pdt qd lgtps cpd ss m ms ds bcp c arrire avant toujours pendant quand longtemps cependant sans mme mais dans beaucoup comme etc. int. ext. max. min. gd pt pr pb st st qq cf. et caetera intrieur extrieur maximum minimum grand petit pour problme sont socit quelques se reporter l km m mn s h j tps cb qcq ns ts tt litre kilomtre mtre minute seconde heure jour temps combien quest-ce que nous tous tout

2.3.

Les symboles ou idogrammes

Utilisez les signes symboliques (idogrammes) pour relever les relations entre les phnomnes qui constituent le sens dun discours. Limitez-vous aux relations simples afin dviter les ambiguts la relecture.
Nature de la relation quivalence Choix des signes

= // > < #

gal / correspond parallle suprieur infrieur diffrent de peu diffrent de approximativement gal identique

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Nature de la relation inclusion

Choix des signes

ou ( )

plus ou moins compris dans lensemble des entre avec contient, inclut accroissement, hausse, augmentation dcroissance, baisse, diminution variation

volution

ou + ou -

influence

effet sur / explication succession dans le temps

implication / conclusion interaction (par rapport ) sans effet sur

nuance

? ?? ! !!

incomprhension doute ngation importance indignation

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3.La mise en forme des notes

La mthode de prise de notes la plus familire reprend le discours oral.
DISCOURS LINEAIRE

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ Vous pouvez aussi prparer votre mise en page en fonction de vos besoins. Par exemple :
TRI DES IDEES OU THEMES ASSOCIATION DIDEES

xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxx

xxxxxxxxx Quelle que soit la xxxxxxxxx mthode que vous adoptez : xxxxxxxxxx Laissez des marges droite et gauche Arez vos notes. Cela vous permettra damener des rectificatifs, des additifs (prcisions) lorsque vous reprendrez ces notes.

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La prise de notes La prise de notes norme Lexemple le plus courant et le plus simple est la fiche dappel tlphonique.

Socit TELEMEMO

MESSAGE pris le .................................... ..........h........... par............... Concerne M. ........................................................................................ EN VOTRE ABSENCE M........................................................................................................... de ......................................................................................................... tlphone ..........................................................................................

vous a tlphon sans laisser de message demande que vous le / la rappeliez est pass vous voir a laiss le message suivant :

.................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................

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4.Lexploitation dune prise de notes

4.1. La mmoire et les notes
Pour quelles soient utilisables, il faut mettre les notes en forme pendant que le sujet est encore frais dans la mmoire. Cela renforce leur mmorisation et facilite lorganisation du travail. Les mcanismes de la mmoire montrent que :
information mmorise

100%

Dperdition de la mmoire aprs la fin dune runion

70% 50%

temps

0 2h 24 h 1 semaine 1 mois Quelques instants aprs la prise de notes, les informations sont en partie disponibles. Cest le meilleur moment pour commencer la mise au point , phase qui prcde la retranscription. Deux heures aprs, vous bnficiez dun effet de rsurgence de la mmoire. A ce moment, relire les notes permet de les complter assez facilement. Le lendemain, condition de les relire une autre fois, vous pouvez encore enrayer loubli.

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4.2.
1.

Les objectifs de la mise au point

Relire et clarifier rapidement les lments, dans les 2 heures suivant la prise de notes de prfrence. Ordonner linformation Rectifier les erreurs

Vrifiez, par rapport votre objectif de travail si lessentiel a t pris. Vous pouvez mettre en vidence lessentiel par : soulignement - encadrement - marquage (marqueur fluo) signes (astrisques, flches) - mots cl dans les marges... liminez linutile en barrant (proprement...), en gommant, en mettant du blanc... Rcrivez ce qui nest pas lisible. Vrifier les titres (place, cohrence avec le texte). Utiliser un numrotage. Coller - plier - dcouper - photocopier - agrandir si besoin. Vrifier linformation mal comprise, floue Corriger les fautes Les lacunes : utiliser vos souvenirs (les espaces rservs cet usage sont les bienvenus). Commenter de... ) si besoin ( important , rapprocher

2.

3.

4.

Complter vos notes

Synthtiser si besoin (tableau, graphique). Si les notes prsentent beaucoup de rectifications, nhsitez pas les recopier ou en faire directement une synthse crite.

4.3.

La reformulation

Cest un lment non ngligeable de la prise de notes, parce quelle permet de : Concentrer les propos de lauteur : en faire une synthse. Expliquer quelque chose : parce quune partie du discours oral contient des sous-entendus, de limplicite quil va falloir restituer. Aider la comprhension : lorsque les termes utiliss ou la pense de lauteur sont complexes. Vrifier ladquation des notes la pense de lauteur : ce contrle sera effectif lorsque le compte rendu sera accept. Passer du style oral au style crit : parce quon ncrit pas comme on parle et que la rdaction a des rgles distinctes du discours.

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