ABASTECIMIENTO El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcinlogstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento.

Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Actividades dentro del proceso de aprovisonamiento a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamientologstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto. El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo. b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. Los principales objetivos especficos de esta actividad son: Mantener la continuidad del abastecimiento. Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada. Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa. Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad

adecuada. Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin. Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: Control de la exactitud de sus existencias. Mantenimiento de la seguridad. Conservacin de los materiales. Reposicin oportuna.

e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados. f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento. g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa. Importancia de la funcin de aprovisionamiento La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes: Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin. Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo. Mantener unas normas de calidad adecuadas.

Buscar y mantener proveedores competentes. Normalizar los elementos que se adquieren. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible. Mantener la posicin competitiva de la organizacin. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.

Los Costes del Aprovisionamiento Se identifican 4 costes (o costos) mayores relativos al aprovisionamiento:

El coste de compra. El coste de gestin compuesto por el coste de pedido y el coste de posesin del stock (o coste de propiedad del inventario). El coste total de aprovisionamiento. El coste de penuria o de ruptura (rotura) de stock.

1. El coste de compra Incluye el precio de compra y los gastos accesorios de compra. 2. El coste de gestin = CG CG = Coste de pedido (o coste de adquisicin) + Coste de posesin del stock El coste de pedido o coste de adquisicin del stock / ao = CAc Son los gastos de preparacin, lanzamiento y control de los pedidos a los cuales se aaden los costes logsticos necesarios para la adquisicin de las existencias. Se tiene que incluir en el coste de adquisicin:

Los gastos de transporte, comisiones, pago de los despachos de aduana, seguros.... correspondiente al suministro Los costes relativos a la funcin de compra y aprovisionamiento (salarios en relacin con la seleccin de los proveedores, la gestin de las compras, la realizacin de presupuestos y pedidos, el control de las facturas, los gastos de telfono, de correo....) No deben ser incluidos en el coste de adquisicin:

Los gastos complementarios de transporte de un almacn a otro cuando pertenecen a la misma empresa Los gastos de almacenamiento, salvo en ciertos casos donde el almacenamiento es directamente vinculado al proceso de produccin o de revalorizacin de los productos

El coste de posesin del stock / ao = CP (o coste de propiedad del inventario) Son los gastos que corresponden a la inversin en las existencias y las superficies necesarias para su conservacin:

Coste del capital inmovilizado (gastos financieros de crdito, coste de la ausencia de inversin del capital, seguros...). Coste debido a las superficies de almacenamiento (alquiler, gastos fijos, instalaciones, mobiliarios del almacn). Coste debido a las operaciones del almacn (salarios del personal operativo del almacn). Depreciaciones de existencias (demarca desconocida, desvalorizacin debida a la obsolescencia de las mercancas).

Es comn aplicar un porcentaje, el ndice anual de posesin previamente calculado, sobre el valor medio de las existencias. 3. El coste total de aprovisionamiento Corresponde al coste de compra al cual se aade el coste de gestin (coste de posesin de las existencias y de pedido). CAp = CG + Coste de compra 4. El coste de penuria / coste de ruptura (rotura) de stock En caso de incumplimiento de la principal funcin de las existencias: asegurar la disponibilidad de los productos, la empresa enfrentase a una situacin de penuria. Esta situacin puede ir hasta la ruptura total de stock. Esta situacin genera un coste que conviene calcular en el momento de cada evento integrando los costes de entrega urgente, el coste de la venta perdida, el pago de penalidades, la compra de abastecimientos con precios elevados, los costes administrativos suplementarios (bsqueda de proveedor alternativo, gestin de la situacin...).

Es difcil evaluar la venta perdida. Generalmente, distinguiremos 2 situaciones de base:

La venta esta perdida

El coste de ruptura sobre el perodo es proporcional al total de artculos para los cuales la demanda no pudo ser satisfecha. El coste de ruptura unitaria, es expresado en unidad monetaria por artculo.

La venta esta diferida

El coste de ruptura sobre el perodo es proporcional al total de artculos en ruptura y al retraso de entrega de estos artculos. El coste de ruptura unitaria es expresado en unidad monetaria por artculo y por unidad de tiempo, y toma en consideracin una hiptesis de aplazamiento de las ventas. Papel del gerente de abastecimiento Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin. La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters. El aprovisionamiento considera dos puntos importantes: 1. Las previsiones en un plan general. 2. Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo. En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola rea es importante que se reciba una buena compensacin por los fondos comprometidos. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo plazo. En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin de la produccin o de la investigacin de los materiales y de la programacin de las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la empresa. Sus necesidades En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos: Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales; Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se produzcan. Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.

Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalacin. Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa: Con el gerente de Produccin para determinar: Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el volumen previsto.

Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cundo colocar los pedidos. La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.

Con el gerente de Logstica para determinar: Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock. Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo. Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos. Equipo y material necesario para el mantenimiento. Capacidad de equipo y material para el transporte. Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

Con el jefe de Compras para definir: Forma de mantener la continuidad de abastecimiento. La calidad adecuada de los artculos a adquirirse. Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Con el gerente de Ventas o Comercializacin para: Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados. Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propsito de conocer: Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa. La conciliacin que se efecta en los inventarios. Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a: La fabricacin durante un determinado perodo. El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales. Una orden de compra especfica. La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.

Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Sistema de compras El sistema de compra es el principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la ms alta calidad y que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita. La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la produccin, lo cual es perdida para la empresa. La calidad en las compras se reduce a 3 puntos: Comprar el producto adecuado Tener material disponible en el tiempo adecuado Pagar el mejor precio. La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuado durante el proceso de transformacin. En cuanto a las especificaciones, es necesario que el departamento de compras haga las especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan al proveedor ya que mientras ms especfico es el requerimiento en cuanto a las caractersticas del material solicitado, mayor la probabilidad de obtener el material con las caractersticas deseadas y necesarias. Por todo lo anterior es de mucha importancia que el departamento de compras realice una seleccin deproveedores adecuada, ya que segn la relacin con los proveedores es como se obtendr el material especfico, en el tiempo adecuado y con el precio adecuado. Como conclusin, la calidad y la especificidad con que se realice la obtencin de materiales en una empresa es de mucha importancia, ya que, la calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final. Pasos que deben seguir el sistema de compras para el logro de sus objetivos Compra de Materiales La mayora de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya funcin es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la produccin. El gerente del departamento de compra es responsable de garantizar

que los artculos pedidos renan los estndares de calidad establecidos por la compaa que se adquieran al precio ms bajo y se despachen a tiempo. Requisicin de compra Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente empresa segn las especificaciones de cada compaa, la mayor parte de los formatos incluye, Numero de requisicin, nombre del departamento o persona que solicita, cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de catlogo, etc. Orden de compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio obtenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Informe de Recepcin Cuando se despachan los artculos ordenados, el departamento de recepcin los desempaca y los cuenta. Se revisan los artculos para tener la seguridad de que no estn daados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de recepcin emite un informe de recepcin. Salida de los Materiales La persona encargada del almacn es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisicin de materiales, preparado por el gerente de produccin o por el supervisor del departamento. Cada formato de requisicin de materiales indica el nmero de orden o el departamento que solicita los artculos, la cantidad, la descripcin, el costo unitario y el costo total de los artculos despachados. El costo que figura en el formato de requisicin de materiales es la cantidad que se carga a produccin por los materiales utilizados. El clculo del costo total de los materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artculo se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a partir del formato de requisicin de materiales; sin embargo, determinar el

costo unitario de los materiales despachado no es tan simple en periodos de inflacin o deflacin. Contabilizacin mediante el sistema de inventario peridico En un sistema de inventario peridico, la compra de materiales se registra en una cuenta titulada "compra de materias primas". Si existe un inventario inicial de materiales, ste se registra en una cuenta separada llamada "inventario inicial de materiales". Las compras ms el inventario final de materiales, debe realizarse un conteo fsico de los materiales todava disponibles al final del periodo. Algunos mtodos comnmente utilizados para determinar el valor del inventario final y el costo de los materiales utilizados en el sistema de inventario peridico son: Mtodo de identificacin especfica Es el mtodo ms simple pero tambin el que demanda ms tiempo para determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del inventario final. Este mtodo requiere mantener un registro del precio de compra de cada unidad especfica y de la cantidad de unidades especficas usadas. El costo de los materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio especfico de cada material. Costo promedio simple Mediante este mtodo, los diversos precios de compra se suman y esta suma se divide por la cantidad total de compras para determinar el costo promedio por unidad. Contabilizacin mediante el sistema de inventario perpetuo En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en una cuenta llamada "inventario de materiales". Si existe un inventario inicial de materiales, tambin debe registrarse como un dbito en la cuenta de inventario de materiales. Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita por el costo de los materiales usados con un correspondiente dbito e n la cuenta de inventario de trabajo en proceso. El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a produccin en el momento en que se emplean los materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de los materiales disponibles para usar. Mano de obra Es el esfuerzo fsico o mental que se emplea en la elaboracin de un producto. El costo de la mano de obra es el precio que se paga por emplear los recursos humanos. La compensacin que se paga a los empleados que trabajan

con la produccin representa el costo de la mano de obra de fabricacin. Esta puede clasificarse en: Mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en la produccin de un artculo terminado, que fcilmente puede asociarse al producto y que representa un costo de mano de obra importante en la produccin de dicho artculo. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo de conversin. La mano de obra indirecta es el trabajo de fabricacin que no se asigna directamente a un producto; adems no se considera relevante determinar el costo de la mano de obra indirecta con relacin a la produccin. La mano de obra indirecta es considerada entre los costos indirectos de fabricacin. Costos incluidos en la mano de obra El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a los trabajadores de produccin. Los jornales son los pagos que se hacen sobre una base de horas, das o piezas trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina. Contabilizacin de la mano de obra La contabilizacin de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente comprende tres actividades: control de tiempo, clculo de la nmina total y asignacin del costo a la nmina. Control de tiempo Para tener un control exacto de esto la mayora de las empresas utilizan dos documentos llamados tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo. Una tarjeta de tiempo (tarjeta de reloj) la inserta el empleado varias veces cada da: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina de trabajar. Las boletas de trabajo las preparan diariamente los empleados para cada orden. Las boletas de trabajo indican el nmero de horas trabajadas, una descripcin del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado. Costos Indirectos de Fabricacin Estos costos hacen referencia al grupo de costos utilizados para acumular los costos indirectos de manufactura (se excluyen los gastos de venta, generales y administrativos porque son costos no relacionados con la manufactura). Los siguientes son ejemplos de costos indirectos de fabricacin: Mano de obra indirecta y materiales indirectos. Calefaccin, luz y energa para la fbrica. Arrendamiento del edificio de fbrica.

Depreciacin del edificio y de equipo de fbrica. Mantenimiento del edificio y del equipo de fbrica. Impuestos a la propiedad sobre el edificio de fbrica.

Los costos indirectos de fabricacin se dividen en tres categoras con base en su comportamiento con respecto a la produccin esto son: Costos indirectos de fabricacin variables, costos indirectos de fabricacin fijos, costos indirectos de fabricacin mixtos. CONCLUSIONES El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es autosuficiente. Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones. Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.