Manual Funciones y Procesos Admon Pnal-Texto D.leal

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCESOS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL David Jos Leal Ramn
CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL ENFOQUES ADMINISTRATIVOS SOBRE EL MODELO DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCESOS RECOMENDACIN PRCTICA PARA DISEO DE MANUALES DETALLES GRFICOS SOBRE EL CAMPO DE APLICACIN DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL Estructura funcional Estructura Sistmica GUA ESTRATGICA PARA ADMINISTRACIN DE PERSONAL Misin en Funcin del Personal Objetivos en Materia de Personal Polticas de Personal DIRECCIN DE PERSONAL COMIT DE PERSONAL Conformacin y Funcionamiento del Comit de Personal Funciones del Presidente del Comit de Personal Funciones del Secretario del Comit del Personal AUDITORA DE PERSONAL BALANCE SOCIAL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL SELECCIN DE PERSONAL CONTRATACIN DE PERSONAL PSICLOGO ORGANIZACIONAL 1
3 3 4 5
6 6 6 9 9 11 12 13 17 19 20 20 21 23 27 31 35 37
Pg. INDUCCIN Y ADIESTRAMIENTO EVALUACIN DE DESEMPEO CAPACITACIN Y DESARROLLO 39 43 47
Cdigo de tica del Hombre de Desarrollo Humano (ASCOLDES) 51 INSTRUCTOR DE EMPRESA CRCULOS DE CALIDAD O EQUIPOS DE MEJORAMIENTO DEL TRABAJO Funciones del Comit de Direccin Funciones de los Lderes Funciones del Facilitador Funciones de los Miembros Responsabilidades de los Integrantes de Crculos de Calidad COMPENSACIN Y BENEFICIOS NMINA Y PAGOS BIENESTAR Y SERVICIOS SALUD OCUPACIONAL MEDICINA LABORAL HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL COMIT DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Conformacin y Funcionamiento del Comit Funciones del Presidente del Comit Funciones del Secretario del Comit Obligaciones del Empleador con los Comits Obligaciones de los Trabajadores con los Comits 53
55 55 56 56 57 57 59 61 63 67 73 75 79 81 82 83 83 83
RELACIONES LABORALES INFORMACIN Y REGISTRO ANEXO GUA PARA DESCRIPCIN Y CLASIFICACIN DE PUESTOS SEGN NIVELES JERRQUICOS GLOSARIO BIBLIOGRAFA
85 89
91 99 101
INTRODUCCIN
Naturalmente en la Literatura Administrativa se debe mencionar el Cambio acelerado a que el Mundo y las Organizaciones se vieron envueltas hacia el final del Siglo XX; dentro de tales contextos debe resaltarse el rescate que ha venido teniendo la Administracin de Personal y para indecorosos recuerdos, podemos remontarnos a los desprestigiados Patronos Autcratas, siguiendo por los clsicos Jefes de Personal, llegando a los altivos Directores de Relaciones Industriales, detenindonos en los respetables Gerentes de Recursos Humanos, para proyectarnos en los futuros Gerentes Promotores de Talento y los Gerentes de Procesos Humanos y Desarrollo Social, reivindicaciones que deben tomar como bandera los Administradores para profesionalizar la prctica de la Direccin de Personal con verdaderos fundamentos tecnolgicos y cientficos.
Las razones para este escrito son diversas y entre ellas valga mencionarse las tres siguientes: La dificultad increble ciertamente- de encontrar literatura textual especfica disponible al caso. La aplicacin arbitraria o emprica que en muchos casos desvirtan conceptos y principios tcnicos de Administracin y Anlisis de Cargos. La inquietud profesional por suministrar Modelos de Anlisis, Estudio y Aplicaciones que permitan favorecer el Desarrollo Organizacional.
La elaboracin y diseo del Manual que se est presentando, conllev numerosas estrategias; el aporte de un innumerable grupo de empresas, personas y en particular de Alumnos de las Universidades Autnoma de Occidente de Cali, Pontificia Universidad Javeriana de Cali y muy especialmente estudiantes de pregrado y postgrado de la Facultad de Ciencias de la Administracin de la Universidad del Valle, a ellos y a su juicio dedicado a la elaboracin de Modelos
de Descripcin de Funciones y a su presentacin en Seminarios Talleres de las Actividades Funcionales del rea de Personal se deben estos resultados, la tarea del Autor se dio a la motivacin y direccin del Talento de ese inagotable potencial estudiantil, al entusiasmo por disear un Modelo de Funciones en busca del deber ser organizacional y a la dedicacin dispendiosa y analtica en procura de organizar, relacionar, sistematizar y describir apropiadamente la informacin tomada de las incontables fuentes mencionadas.
Debemos esperar consecuentemente que la presente obra contribuya a favorecer el desarrollo empresarial, a promover el desarrollo integral del personal en las organizaciones y mediante el fomento y desarrollo de la prctica tcnica y cientfica de la Administracin de Personal se contine en el juicioso empeo de construir una mejor Calidad de Vida, formar un Hombre Nuevo y dimensionar un mundo organizacional que garantice la mejor realizacin y trascendencia del Ser Humano. Para terminar de empezar y en buen principio administrativo valga recordar y recomendar que las organizaciones y el destino de los hombres se deben a stos mismos, a sus esfuerzos, a la aplicacin de su potencial, a la riqueza de su espritu, a la voluntad y carcter de sus acciones y a su calidad y sentido humano por hacer un mundo mejor.
TENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
En el mundo actual de Globalizacin, Competitividad, tecnologa y otros factores de crucial importancia en la Administracin de Empresas, existen unas aplicaciones especficas que la Administracin del Talento Humano debe retomar para enfrentar con xito el siglo XXI. Tales aspectos particularmente para aplicar en Colombia pueden ser referidos como sigue: Visin global de la Gestin de Personal. Visin particular de las Unidades de Administracin de Personal en Colombia. Perfil del Profesionales Administracin del Talento humano en nuestras organizaciones. Competitividad y Administracin del Talento Humano.
VISIN GLOBAL DE LA GESTIN DE PERSONAL
Las siguientes pueden contarse como las principales razones esgrimidas en diferentes escenarios profesionales que vienen afectando la necesidad de cambiar los enfoques administrativos empresariales,
La fuerza del cambio ha impactado todos los escenarios. El ambiente no volver a ser igual que antes. La turbulencia y el movimiento por lo impredecible seguirn caracterizando el futuro de los negocios. Es posible vivir como antes pero es imposible desconocer las nuevas condiciones - si se hace cada vez se est ms lejos del mundo actual. Las posibilidades laborales se vienen diversificando. Se estn creando nuevas estructuras socio econmicas y nuevas responsabilidades sociales. Cada vez se presenta mayor diversidad laboral. La mujer asume cada vez ms papeles preponderantes en las empresas. En la globalizacin todo es posible: hoy se dispone de mltiples opciones.
El cliente de hoy exige bueno, rpido y barato. Alguien ofrece cuanto otro puede querer. Preferencias y ofrecimientos se diversifican y complementan. Las nuevas organizaciones deben reconocer cada vez ms su interdependecia, relacin y responsabilidad con el medio externo y las causas y efectos que se viven. Las nuevas organizaciones deben generar y crear estructuras flexibles que sean giles para responder a las exigencias del medio y que prospectivamente preparen las condiciones de escenarios futuros deseables. Las nuevas organizaciones deben revisar su pasado y presente frente a las condiciones de desarrollo humano para reorientar su visin y propsitos frente a las competencias laborales requeridas, la calidad humana deseable y el sentido del deber ser de un verdadero desarrollo integral. Existe ms conciencia con el desarrollo de la salud humana y ello ha hecho aparecer nuevas influencias sobre las condiciones laborales y el estilo de vida, el bienestar y el nivel de vida humana. Se tiende a drsele una naturaleza cambiante al trabajo y a la produccin de bienes y servicios que exigen permanente innovacin y creatividad. Considerar la empresa como aldea global vs. aldea local en que se debe garantizar competitividad y productividad laboral, profesional y empresarial, quien no lo haga desaparece. Nuevas habilidades y saberes globales y locales exigen hombres nuevos y nuevos valores culturales, tanto en la sociedad, como en las organizaciones. El conocimiento y la experiencia son diferentes despus de los 90, y lo seguirn siendo al siglo XXI, lo cual traer nuevos procesos de aprendizaje. Los perfiles profesionales y ocupacionales vienen tambin siendo diferentes y sern cada vez ms flexibles, exigindose mayor interaccin e interdisciplinariedad tanto en lo gerencial como en lo operativo. La direccin y el liderazgo deben cambiar en funcin de sensibilizacin y procesos sociales, as como de formacin y orientacin al desarrollo. La capacitacin y el desarrollo de personal adquieren una mayor necesidad de profesionalizacin y una dinmica diferente, y la empresa se convertir en centro de formacin y entrenamiento teniendo que aplicar y desarrollar diferentes y nuevas estrategias de aprendizaje. El trabajo en equipo y mancomunado, as como la solidaridad, el respeto a los dems y el reconocimiento a sus valores y talentos humanos seran determinantes para fomentar el desarrollo de una nueva cultura empresarial. La participacin y retribucin deben involucrar un sentido real y material de pertenencia, familiaridad y contribucin por resultados y apropiacin. Se buscar un equilibrio entre la materialidad y la espiritualidad, particularmente en la gerencia, enfatizando en una administracin por valores y en una direccin tica y moral que lidere y forme a un hombre nuevo con una nueva cultura de desarrollo integral (sociedad, individuo, trabajo, familia y organizacin).
VISIN PARTICULAR DE LAS UNIDADES DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL EN COLOMBIA Actualmente y en particular frente a los retos empresariales y socio econmicos que se presentan en el medio colombiano, en todas sus organizaciones las Unidades de Administracin de personal estn llamadas a convertirse en verdaderos agentes de cambio y lderes del desarrollo organizacional al menos por tres razones, en primer lugar por su experticia en capacitacin y desarrollo de personal, en segundo lugar porque en su naturaleza se fundamenta la promocin humana, la nica llamada a Potencializar esfuerzos, voluntades y recursos en funcin de un desarrollo integral: hombre empresa y sociedad y en tercer lugar por ser propiamente de su competencia la integracin en la empresa de los elementos tecnolgicos con los sociolgicos y aquellos siendo propios de cada rea funcional son de especialidad particular, mientras los sociales
correspondiendo al rea de administracin de personal, sta como tal debe interrelacionar e integrar la unidades tcnicas con lo social y siendo estos su objeto de estudio y especialidad tiene la responsabilidad de LIDERAR los procesos de cambio y desarrollo organizacional en el principio administrativo de propiciarlo mediante el desarrollo humano. De hecho las unidades de administracin de personal o talento humano, enfrentan dos campos de accin que deben diferenciarse tanto en su fundamentacin como en sus objetivos al particularizar sobre las necesidades y aplicaciones convenientes de desarrollar en la actualidad en Colombia, se tienen que diferenciar el tradicional papel de gestin (operativo y objetivo) y el requerido de direccin (prospectivo y subjetivo), debindose integrar los dos para proyectar un trascendental papel de desarrollo organizacional, en tal forma tales campos se identificarn y aplicarn en sus actividades como sigue: Al campo de GESTIN corresponder la tradicional aplicacin OPERATIVA de personal en cuanto a las funciones, procesos y tcnicas propias de la tradicional
administracin de personal y que se recogen en el cuadro de los campos que deben integrar las unidades de administracin de personal o talento humano. Al campo de DIRECCIN corresponder la aplicacin de la misma funcin del proceso administrativo, cuya naturaleza y objeto se refieren a la administracin del cambio y promocin del desarrollo con sus elementos de comunicacin, relaciones humanas, motivacin y liderazgo y desarrollo individual y organizacional, que se traducirn en las capacidades, habilidades y tcnicas de intervencin en todas o algunas de las actividades ms corrientes de las necesidades y propuestas administrativas de la empresa en la actualidad, en razn fundamental a su experticia en la funcin de capacitacin presentadas igualmente en el cuadro de los campos que deben integrar las unidades de administracin de personal o talento humano.
Igualmente tendr trascendental importancia en los procesos correspondientes a una GERENCIA DEL DESARROLLO entendindose como una responsabilidad, cada vez mayor, de manejo y gestin del capital intelectual, del conocimiento y el propio desarrollo humano y su integracin con el desarrollo organizacional, aplicada en casos como los que se describen tambin en el cuadro de los campos que deben integrar las unidades de administracin de personal o talento humano.
CAMPOS QUE DEBEN INTEGRAR LAS UNIDADES DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL O TALENTO HUMANO
DIRECCIN GESTIN
Planeacin estratgica de personal Anlisis de funciones y cargos Procesos y grupos de trabajo. Seleccin y contratacin. Salud ocupacional. Informacin y registro. Balance social Anlisis de competencias laborales Anlisis de procesos y operaciones. Capacitacin y desarrollo Bienestar y servicios sociales Relaciones laborales Auditora de personal. Comits operativos de personal. - Contribucin al plan estratgico global de la empresa - Direccionamiento de los valores y talentos humanos. - Liderazgo en los procesos de cambio - Liderazgo del desarrollo organizacional - Liderazgo para la formacin de grupos y equipos - Liderazgo para la formacin en procesos de negociacin y manejo de conflictos - Liderazgo y orientacin para la formacin de liderazgo individual y colectivo - Coordinacin en los procesos de normalizacin de la empresa - Coordinacin de la gestin y el aseguramiento de la calidad - Coordinacin de la gestin de atencin y servicio al cliente -
DESARROLLO
Auto desarrollo Desarrollo humano Desarrollo de grupos y equipos Desarrollo de cultura, valores y tica empresarial Desarrollo de un clima organizacional gratificante y trascendente Desarrollo y gestin del conocimiento Desarrollo y gestin de la innovacin Desarrollo de la capacitacin continua Desarrollo de los programas de evaluacin y carrera laboral
PERFIL DEL PROFESIONAL EN ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO
Consecuente con las necesidades globales y particulares de las empresas y sus exigencias de profesionalizacin administrativa y especializacin en gestin y direccin de valores y talentos humanos en pleno despegue del siglo XXI, las organizaciones colombianas que pretendan sobrevivir y ser competitivas requieren para la direccin de sus unidades de administracin de personal, profesionales que puedan integrar los elementos correspondientes al perfil y competencias derivadas que se ilustran en el cuadro perfil del administrador del talento humano en el siglo XXI. COMPETITIVIDAD Y ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO
Los conceptos y prcticas de globalizacin, productividad, tecnologa, innovacin, prospectiva, calidad, servicio, competitividad y desarrollo del talento humano, manifiestan algunos de los retos que tendrn que enfrentar las organizaciones dedicadas a la formacin profesional de los recursos, valores y talentos humanos y que as mismo debern reconsiderar las empresas productoras de bienes y servicios. Este reto se tiene en los procesos educativos, as que las instituciones de formacin deben redisear sus metodologas, dotarse de nuevas tecnologas, preparar y desarrollar su propio talento humano, ser flexibles en sus programas o interactuar permanentemente con las instituciones productoras de bienes y servicios, para que las regiones y el pas puedan encontrar un camino ms favorable para lograr un desarrollo armnico y sostenible y se garantice as , tanto la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la s instituciones de formacin personal, como su competitividad internacional. Dirase igualmente que los centro de produccin deben crear, repensar o fortalecer sus polticas de formacin y desarrollo de sus recursos humanos para propiciar un verdadero desarrollo competitivo. As que en cierta forma podra afirmarse que las entidades
educativas deben pretender convertirse en centros de produccin y las empresas
productoras convertirse en centros de formacin, indistintamente esto debe lograrse mediante diferentes estrategia. Para conseguir lo anterior debe recomendarse tener en cuenta, acercarnos al reto ms complejo de nuestras empresas la administracin, direccin y liderazgo de los valores y talento humano, redimensionar el siglo XXI preparndonos para formar al hombre nuevo organizacional colombiano y disponernos a enfrentar las barreras y el cambio de los paradigmas ms arraigados en nuestras empresas, y en particular, pasar as:
De la aldea local a la aldea global. Del manejo de los recursos humanos a la administracin y liderazgo de los valores y talentos humanos.
Del manejo de la mano de obra, al desarrollo del potencial y capital intelectual.
De la educacin unidireccional, autocrtica y pasiva a la educacin pluralista, democrtica y activa.
Del aprendizaje coercitivo al aprendizaje autodirigido. De la educacin terica y en aula a la educacin prctica y en el sitio de trabajo.
De la presin y angustia para aprender a la aventura y alegra del saber. De los rendimientos y produccin individual a la eficiencia y productividad de grupo.
De
la
produccin
unilateral
beneficios
individualistas
la
competitividad y bienestar social. Del tener que hacer a la bsqueda del deber ser. Y de la calidad y rendimiento materialista a la calidad y excelencia humana.
Finalmente se puede afirmar que se debe entender la responsabilidad de la administracin y el desarrollo de los valores y talentos humanos y el desarrollo organizacional como base fundamental para lograr un desarrollo sostenible que permita garantizar una mejor calidad de vida y bienestar para el hombre colombiano. Este compromiso implica la prctica de nuevas y excepcionales
habilidades de direccin y liderazgo organizacional que sern reto permanente s de los hombres que quieran un futuro mejor.
PERFIL DEL ADMINISTRADOR DEL TALENTO HUMANO PARA EL SIGLO XXI
HABILIDADES CONOCIMIENTOS
Generales de administracin Especializados en ostin humana Comportamiento organizacional Tecnologa innovacin Idiomas Modelos mentales Bsicos del negocio Especializados en direccin de personal Globalizacin competitividad Eficiencia y productividad Cultura global Liderazgo organizacional Desarrollo humano Dominio personal Pro activo emprendedor Carisma - empata Sensibilidad esttica Trabajo en equipo Autoconciencia Visin prospectiva Comunicacin y dilogo Disciplina armona Negociacin y manejo de conflictos Relaciones interpersonales -
ACTITUDES Y VALORES
tica y moral Responsabilidad social Integridad y coherencia Respeto tolerancia Servicio social y laboral Aprendizaje constante Cambio y desarrollo Principios y valores Rectitud honradez Calidad de vida bienestar Lealtad confianza Convivencia comprensin Compromiso participacin Superacin excelencia
ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
En mucho tiempo se puede continuar con distintas discusiones respecto al papel funcional de la Administracin de Personal en cualquier empresa y muy seguramente cada Autor sustente razonablemente sus argumentos. En este caso no se pretende asumir una posicin en pro o en contra y menos asumir una nueva, el objetivo fundamental que se persigue es promover la aplicacin profesional de la Ciencia Administrativa en su especialidad de Personal, cualquiera sea la filosofa organizacional que se siga, tratando de imponer eso s la indiscutible importancia del conocimiento especializado en la Administracin de Personal en toda forma. ENFOQUES ADMINISTRATIVOS
Siendo
conveniente
reconocer
la
influencia
de
las
distintas
Escuelas
Administrativas a travs del tiempo, se hace necesario, de todas formas, reconocer los hasta hoy aportes ms significativos a los desarrollos
administrativos, como pueden ser los siguientes:
El carcter mltiple de la Administracin, por su interdisciplinariedad y aplicacin a cualquier tipo de organizacin. El carcter contingente de la Administracin, que plantea la conveniencia de entender que no hay una invariable mejor manera de hacer algo y que sta sera susceptible siempre de hacerse mejor. El carcter sistmico de la administracin, que establece modelos dinmicos compuestos por diferentes elementos o subsistemas que interactan conjuntamente. Igualmente para el diseo de la estructura de Administracin de Personal, se ha contado con diferentes enfoques que varan entre la clsica funcin de lnea y el poder o autoridad centralizada, a la Autoridad Staff y funcin interdependiente de subsistemas que conforman ciertamente un Proceso de Desarrollo Organizacional.
SOBRE EL MODELO DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCESOS
Como principios fundamentales para entender el desarrollo de este Manual de Funciones y Procesos, se establecern los siguientes:
1.
Es necesario cada vez ms, aplicar conocimientos Tcnicos y Cientficos de la prctica administrativa para desarrollar el Potencial Humano y la Direccin de Personal en las Organizaciones.
2.
La Administracin de Personal en las empresas, independiente de enfoques, escuelas o desarrollos, debe imperativamente aplicar la naturaleza bsica de la Administracin en cuanto a Principios y Funciones del Proceso Administrativo, de acuerdo a una filosofa de Direccin fundamentada cientficamente.
3.
Con todo y los ms avanzados desarrollos administrativos: contingenciales, sistemticos y situacionales, la Direccin y Administracin de Personal debe promover la construccin y generacin de nuevos y diferentes espacios de desarrollo social y humano para lograr su verdadero cometido de Promocin del Hombre y Construccin de un Mundo mejor.
4.
Desarrollar la capacidad de abstraccin y sntesis para entender la naturaleza y aplicacin de las diferentes responsabilidades de cada unidad, para aplicarlas de la manera que mejor sea conveniente a cada proceso de desarrollo organizacional y permita promover un mejoramiento continuo en busca de la Excelencia.
5.
Entender que no se pretende crear Puestos o fomentar Burocracia y que la mejor pretensin es que se cumplan las tareas y propsitos definidos, no importando por quien seas hechos, por cuanto lo imprescindible es que se haga indefectiblemente bien por una persona o bien por un equipo.
RECOMENDACIN PRCTICA PARA DISEO DE MANUALES
Este texto persigue una prctica de manejo didctico, de tal forma que no quiere ser impositivo y menos pretender que los contenidos presentados sean absolutamente precisos; por lo tanto, para los Analistas y estudiosos de la materia se recomienda que las Descripciones efectuadas sean slo una gua especializada por sub-sistemas o Unidades Funcionales que juiciosamente permita la precisin o definicin ms apropiada a cada empresa y situacin en particular, bien sea por Cargos, Grupos o como se crea conveniente, dirase as que independientemente de quien tenga bajo su responsabilidad unas Funciones y Procesos, lo imperativo debe ser que se logren y se cumplan las mismas.
Finalmente puede sugerirse la reflexin profunda que permita aplicar los postulados de organizaciones flexibles y planas, en las cuales debe significar ms el Cliente que la Organizacin Interna y que sta debe darse en razn de procesos que respondan inmediatamente a las demandas y expectativas del Cliente bien sea interno o externo, amn de que se permitan las mejores innovaciones de Rediseo administrativo tal como lo pregona la dinamizadora Reingeniera de Procesos.
(Ver en las pginas siguientes detalles grficos sobre el Campo de Aplicacin de la Administracin de Personal a manera de Estructura Funcional y Estructura Sistmica).
DETALLES GRFICOS SOBRE EL CAMPO DE APLICACIN DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
DIRECCIN DE PERSONAL
AUDITORA DE PERSONAL COMIT DE PERSONAL
BALANCE SOCIAL
Seleccin y Contratacin
Capacitacin y Desarrollo
Compensacin y Beneficios
Bienestar y Servicios
Salud Ocupacional
Relaciones laborales
Informacin y Registro
Reclutamiento Eleccin Vinculacin Contrato
Induccin Evaluacin Formacin Carrera
Descripcin de funciones Clasificacin Nmina
Beneficios: Bsicos Sociales Individuales
Medicina laboral Higiene y seguridad
Regulaciones contractuales Relaciones institucionales
Archivo Comunicaciones Base de datos Registros
1.
ESTRUCTURA FUNCIONAL
DETALLES GRFICOS SOBRE EL CAMPO DE APLICACIN DE LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Capacitacin y Desarrollo
Compensacin y Beneficios
Induccin Evaluacin Formacin Carrera
Descripcin de funciones Clasificacin Nmina
Seleccin y Contratacin
Bienestar y Servicios
Reclutamiento Eleccin Vinculacin Contrato
Beneficios: Bsicos Sociales Individuales
Salud Ocupacional
Medicina laboral Higiene y seguridad
Informacin y Registro
Relaciones laborales
Archivo Comunicaciones Base de datos Registros
Regulaciones contractuales Relaciones institucionales
2.
ESTRUCTURA SISTMICA
GUA ESTRATGICA PARA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
MISIN EN FUNCIN DE PERSONAL
Debe orientar la formulacin o declaracin de Principios o Filosofa sobre la cual la Empresa determinar su sentido del DEBER SER Organizacional con relacin a su GENTE y la consideracin que como SER HUMANO habr de tenerle. La Misin consecuentemente podr fundamentarse, al menos, en las siguientes consideraciones:
El Valor Individual Las Organizaciones se deben a las Personas y stas en su naturaleza constituyen un inconmensurable potencial, por lo cual SU GENTE debe constituir el Activo ms valioso para la Empresa y por ello su mayor significacin ser la Promocin del Hombre y la bsqueda permanente para l mismo de un Desarrollo Sostenible. El Potencial Humano La administracin empresarial debe considerar al SER HUMANO en toda su dimensin individual y organizacional para definir que su enriquecimiento se dar en la medida que cuente con personal igualmente rico en aplicacin de potencialidades. Respeto Humano Las relaciones organizacionales se fundamentarn en el reconocimiento de la compleja individualidad humana y el entender y aceptar a cada quien como es, con el mayor respeto de su dignidad humana, en virtudes y limitaciones, en un propsito comn de mejoramiento y desarrollo continuo. Participacin Se promovern mecanismos que permitan a los Empleadores y sus Colaboradores, implementar estrategias de participacin activa, democrtica y pluralista en las decisiones que puedan afectarlos en sus procesos econmicos, administrativos y sociales en un clima de equidad, justicia y promocin de desarrollo.
Garantas legales La empresa reconoce, protege y garantiza la efectividad, cumplimiento y mantenimiento de los deberes y derechos consagrados en la Constitucin y las Leyes y se compromete igualmente a promover sus aplicaciones en procura de asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares, tal como reza la Constitucin Poltica de Colombia.
Racional Administracin de Personal Para le empresa ser permanente su preocupacin por conocer y desarrollar los avances y aplicaciones de mayor significacin tecnolgica y cientfica en Administracin General y en Administracin de Personal especficamente, para lograr el sentido de Administrar con las personas para las personas.
OBJETIVOS EN MATERIA DE PERSONAL

Deben orientar la definicin de Resultados o Propsitos Especficos por conseguir peridicamente a travs del tiempo. Integracin de personal La empresa adecuar mecanismos para permitir la identificacin y conciliacin de Necesidades y Objetivos entre la Empresa y sus colaboradores, como elemento de integracin para favorecer el Desarrollo Organizacional. Desarrollo de Personal Se propondr que al elemento humano, siendo el activo ms valioso de la organizacin y del cual depende su xito empresarial, se le tenga en cuenta adecuando condiciones para aplicar sus Conocimientos, Experiencia y Potencialidades, en procura de su permanente y continuo Proceso de Desarrollo Integral. tica y Moral En cumplimiento de los preceptos legales y constitucionales, la empresa garantizar en el mayor respeto de dignidad humana, el reconocimiento a la individualidad, el afecto y aprecio al ser humano y la aplicacin justa y equitativa en todos los rdenes socio organizacionales, a ms de la bsqueda y desarrollo de principios y valores que enaltezcan el desarrollo de personal. Capacitacin Ser permanente la aplicacin de estrategias de Sensibilizacin y Formacin para educar en los procesos de Participacin y el fomento de una Cultura del Desarrollo. Promocin por mritos La Empresa reconocer el talento humano y el esfuerzo individual de mejoramiento y desarrollo ubicando al personal de acuerdo a sus intereses y mritos en los mismos procesos de Desarrollo Organizacional. Competitividad Ser permanente la preocupacin de la empresa por favorecer y adecuar mecanismos que permitan conjuntamente desarrollar la capacidad de ajustarse a las ptimas condiciones predominantes en las actividades laborales.
POLTICAS DE PERSONAL
Deben determinar la identificacin adecuacin de medios, regulaciones para orientar y dirigir voluntades, esfuerzos y recursos en la consecucin de los propsitos organizacionales. Motivacin La empresa adecuar los medios adecuados para entender el Comportamiento Humano y poder identificar sus expectativas, intereses y objetivos, con el propsito de conciliacin y concertacin con lo propio organizacional. Clima Organizacional Continuamente se orientarn las aplicaciones necesarias para construir un Clima Organizacional plenamente gratificante y que permita encauzar esfuerzos y recursos para la consecucin de los Objetivos y la Misin Empresarial, as como la Promocin del mejo restar, la Calidad y el Nivel de Vida de los empleados. Creatividad y Productividad Ser determinante el diseo de estrategias que permitan hacer uso ilimitado de la capacidad creadora del personal y se logren significativamente mejorar los indicadores de gestin y productividad en funcin de la aplicacin de una filosofa permanente de Calidad Total y la bsqueda continua de la Excelencia Humana. Formacin Integral La aplicacin de planes de Capacitacin, Formacin y Desarrollo, tendrn una filosofa y unos objetivos de propiciar a ms de la preparacin laboral, la predisposicin y accin en todos los aspectos del hacer y saber humanos, incluyendo en ello la familia de los empleados, en una bsqueda continua de mejoramiento a su Calidad de Vida. Relaciones Gratificantes Se fundamentarn las relaciones interpersonales en principios de autonoma, libertad de expresin, justicia, verdad, respeto y consideracin a la individualidad de cada quien, as como en el propsito de mutuo apoyo y ayuda al mejoramiento personal, en todo caso de trato y relaciones formales e informales, con nfasis en que la labor directiva debe serlo en funcin de Asesora al Desarrollo Personal. Estructura Organizacional Operativa y Dinmica El diseo de la estructura empresarial y los procesos de personal son elementos flexibles y dinmicos que favorezcan la integracin con la organizacin y sus procesos sociales, en funcin de adoptar sistemas y procedimientos de Administracin de Personal que tengan en cuenta como criterios fundamentales la justicia, la equidad, la competitividad, la productividad, la eficiencia en el desempeo, el desarrollo personal y la permanente promocin de un desarrollo integral verdaderamente sostenible.
NATURALEZA Y OBJETIVO
Asistir, Dirigir y Administrar Competitivamente el Talento Humano y el Acto Social de la Empresa, para garantizar la integracin ms apropiada entre empleados y empleador, en funcin de un Desarrollo Integral permanente, un Desarrollo Humano sostenible y creciente y el favorecimiento continuo de un Desarrollo socio econmico que brinde altos niveles de Bienestar y Calidad de Vida para el Individuo, su Familia, la Empresa y la Comunidad.
FUNCIONES Y PROCESOS
Dirigir, administrar y desarrollar las polticas y estrategias de la empresa, en relacin con la Filosofa, Visin, Misin y sentido del deber de la Administracin de Personal para la Empresa. Representar a la Empresa en las relaciones contractuales con los empleados y de acuerdo a las determinaciones especficas delegadas o asignadas por la Direccin General de la Empresa. Representar y dirigir las relaciones institucionales con el personal empleado por la empresa y velar por el acatamiento a las regulaciones contractuales. Representar, dirigir y mantener Relaciones, Convenios o Acuerdos con Entidades Pblicas y Privadas con fines y propsitos de Administracin y Desarrollo Humano y que permitan favorecer el Desarrollo Organizacional. Asistir, representar, dirigir y atender las Relaciones Pblicas e Imagen empresarial en los asuntos de Administracin de Personal. Proponer, proyectar, delegar, asignar, organizar y prestar asistencia tcnica para el diseo y funcionalidad de los Programas y Estructura Administrativa del rea. Dirigir, asistir y salvaguardar la oportuna y debida Delegacin de Autoridad y Asignacin de Responsabilidades que sea requerida en las diferentes unidades funcionales de su rea, para garantizar racionalidad y eficiencia.
Asistir, coordinar, dirigir, controlar y evaluar el manejo tcnico de los Recursos Materiales, Fsicos, Financieros y Tcnicos correspondientes al rea de Personal y sus distintas Unidades funcionales, asumiendo particularmente la Responsabilidad por el desarrollo de los procesos y planes pertinentes a los distintos casos, tales como: . Elaboracin y presentacin de Presupuesto. . Elaboracin y aprobacin, en su rea, de los presupuestos de compras y gastos. . Supervisin y Control de Pagos. . Supervisin y Control de Estndares, Indicadores, Estadsticas, Costos, Eficiencia, Productividad, Competitividad y Gestin. . Supervisin, Coordinacin y Evaluacin de los Servicios Administrativos y Operativos del rea. . Evaluacin, Coordinacin y aseguramiento de la Racionalidad de los Procesos Administrativos y ejecucin del trabajo. Asistir tcnicamente y orientar a sus colaboradores inmediatos en la organizacin y funcionamiento de Estructuras y Procesos en razn de atencin y respuesta gil y expedita a los clientes internos o externos. Analizar, estudiar, revisar y proponer estrategias que permanentemente cuestionen la organizacin y estructura de funciones y procesos de la empresa, para implementar mecanismos apropiados de diseo y rediseo que favorezcan el mejoramiento continuo y la competitividad. Dirigir y asistir la funcionalidad y prctica de las diferentes aplicaciones propias de la estructura general de Personal, - seleccin y contratacin - capacitacin y desarrollo - compensacin y beneficios - bienestar y servicios - salud ocupacional - relaciones laborales - auditora de personal - balance social Coordinar, promover y facilitar permanentemente la mejor integracin posible entre todas las unidades funcionales de la empresa y su rea y entre todas las unidades de la estructura de lamisca y todas las personas y procesos involucrados en unas y otras. Orientar, asesorar y dirigir formativamente la actuacin general y funcional de sus colaboradores inmediatos, a travs del contacto y dilogo permanente y las relaciones y seguimientos tcnicos establecidos en cada caso. Estimular, proponer y mantener la implementacin de planes integrales de desarrollo de personal para estimular la motivacin al cambio y al mejoramiento continuo.
Orientar, asesorar, dirigir y evaluar los procesos necesarios de comunicacin para la identificacin, difusin y conocimiento adecuados para fomentar la integracin y compromiso del personal con la empresa. Asistir, orientar y asesorar la prctica permanente de investigaciones y mejoras del clima y ambiente organizacional y la prctica de un estilo de direccin abierto y democrtico que permita la participacin activa del personal en los procesos organizacionales. Aprobar y tramitar en los aspectos de su competencia los planes, programas, proyectos y eventos que se requieran en su rea. Asistir a todas las unidades de la empresa en la aplicacin y desarrollo de las actividades de su competencia. Velar porque las actividades de su rea y las que se le puedan relacionar en toda la empresa se ajusten a las disposiciones legales, ticas y administrativas y proponer y desarrollar mecanismos que faciliten el control y desarrollo competitivo de la gestin administrativa en toda la empresa. Participar de las juntas y comits que le sean asignados y delegados especficamente por la direccin general de la empresa y por derecho propio en cuanto se conformen en el rea de personal. Orientar, establecer, dirigir y mantener los indicadores, registros y medidas que se implementen en el rea de personal, y redisearla segn evaluaciones, aplicaciones y resultados en los aspectos que se le relacionen, como en los casos siguientes: Eficiencia, celeridad y economa Productividad y competitividad Gestin y responsabilidad social Registros, informacin y archivo Sistematizacin y cmputo.
Orientar, proponer, dirigir y mantener un sistema de informacin que permita la implementacin de una base de datos en administracin de personal, que integre apropiadamente los elementos e informacin necesaria para la ms adecuada toma de decisiones en materia de promocin y desarrollo de personal. Tramitar y responder oportuna gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal sobre cualquier aspecto de su rea de personal, sus unidades funcionales y sus competencias. Tramitar, preparar y presentar informes peridicos relacionados con su rea de personal, sus unidades funcionales y sus competencias Motivar y participar en la revitalizacin y desarrollo de su rea de personal, sus unidades funcionales y sus competencias, con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
COMIT DE PERSONAL
Promover y velar por el establecimiento, implementacin y desarrollo de los Principios y Tcnicas de Administracin de Personal, que garanticen la mejor Integracin de empleados y empresa y estimulen permanentemente el Desarrollo Humano. Sensibilizar, conciliar y participar de las actividades de promocin, divulgacin, formacin e informacin, sobre odas las actividades de Administracin de Personal, entre los empleadores y colaboradores, para obtener su Participacin activa en el desarrollo de los propsitos de Promocin del Talento Humano. Actuar como Veedor de la definicin, implementacin y cumplimiento de la Visin, Misin, Objetivos, Estrategias, Polticas, Estructura y Programas en materia de Administracin de Personal y Talento Humano. FUNCIONES Y PROCESOS Proponer a la empresa estrategias y programas que procuren y mantengan un clima y ambiente ptimo de trabajo. Proponer y participa en actividades de formacin y desarrollo en materia de administracin de personal, dirigidas integralmente al personal de la empresa. Colaborar y sugerir estrategias de acercamiento, colaboracin, intercambio y desarrollo de principios y tcnicas de administracin de personal, con entidades u organismos pblicos y privados que se relacionen en la materia. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de administracin de personal debe desarrollar la empresa de acuerdo con la constitucin y las leyes y promover su divulgacin y acatamiento. Colaborar en el anlisis de problemas en materia de personal y proponer al empleador y/o colaboradores las medidas y estrategias adecuadas para evitar su ocurrencia y asegurar su mejoramiento. Evaluar y emitir conceptos sobre la implementacin y desarrollo de programas que se realicen en materia de personal.
Orientar, colaborar y emitir conceptos para realizacin peridica de investigaciones de clima y ambiente organizacional y sugerir estrategias de cambio y desarrollo Estudiar, considerar y emitir conceptos sobre sugerencias o proyectos que presenten los colaboradores en materia de personal. Servir como organismo de coordinacin, conciliacin y concertacin entre empleador y los empleados en el anlisis y solucin de problemas en materia de personal. Servir en representacin de los trabajadores ante el empleador como organismo de APELACIN o SPLICA (en trminos de Derecho) y emitir al respecto juicios formales o peticiones comedidas, frente a decisiones o actos administrativos de la empresa o sus representantes. Organizar y mantener apropiadamente el Sistema de Registro e Informacin del Comit y sus Indicadores o Medios de Gestin. Proponer y participar en actividades estratgicas de sensibilizacin y promocin de los programas y actividades que se desarrollen en materia de personal para cada rea funcional en cabeza de los respectivos representantes de rea. Proponer y adelantar mecanismos de informacin, coordinacin, evaluacin y control de las actividades de personal con las diferentes unidades y funciones de personal y todas las reas funcionales de la empresa. Estudiar y emitir conceptos sobre los estudios en el rea respecto a Costos, Eficiencia, Productividad, Competitividad, Auditora de Personal y Balance Social. Estimular y emitir conceptos sobre el estudio, sistematizacin y desarrollo de proyectos en todas las reas de personal. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requeridas en todo lo referente a personal y desarrollo humano. Revitalizar y desarrollar el comit con el estudio, actualizacin, aplicaciones y recomendaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
CONFORMACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE PERSONAL Cada comit de personal estar compuesto por el director de personal quien lo presidir y un nmero igual de representantes del empleador y de los empleados, con sus respectivos suplentes, as: Un representante de la gerencia y un representante de los empleados. Un representante del empleador por cada rea funcional de la estructura organizacional y un representante de los empleados. La proporcin descria por cada rea funcional se podr manejar independientemente de acuerdo al nmero de empleados por rea, as: De 10 a 49 empleados por cada rea funcional independiente, un representante por cada una de las partes. De 50 a 499 empleados por cada rea funcional independiente, dos representantes por cada una de las partes. De 500 a 999 empleados, tres representantes por cada una de las partes. De 1000 o ms empleados, cuatro representantes por cada una de las partes. A las reuniones del comit slo asistirn los miembros principales. Los suplentes asistirn por ausencia de los principales y sern citados a las reuniones por el presidente del comit. El empleador nombrar directamente sus representantes al comit en orden de mando y jerarqua y los empleados elegirn los suyos mediante votacin libre. Los miembros del comit se elegirn por perodos de dos (2) aos al cabo de los cuales podrn ser reelegidos. Los miembros del comit debern acreditar certificadamente una formacin en administracin de personal y en su defecto acordarn un trmino de tres (3) meses calendario para hacerlo por una intensidad mnima de cien (100) horas. El comit de personal se reunir por lo menos una vez al mes. El qurum par sesionar el comit estar constituido por la mitad ms uno de sus miembros. El comit en pleno elegir al secretario del mismo de entre la totalidad de sus miembros, por el mismo perodo de dos (2) aos del comit. El comit en pleno dictar su propio reglamento y en todo caso sus decisiones debern darse por consenso o unanimidad.
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMIT DE PERSONAL

Presidir y orientar diligentemente las reuniones y garantizar su eficiencia y productividad. Coordinar y asegurar los recursos y arreglos necesarios para sesionar. Comunicar, notificar o asegurar a los miembros del Comit la Convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes. Preparar los temas que deben tratarse en cada reunin. Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en el Comit y darle a conocer todas sus actividades. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los empleados de la empresa acerca de las actividades del mismo. Propender e incentivar la capacitacin en Administracin de Personal de los miembros del Comit.
FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMIT DE PERSONAL.

Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla as la discusin y aprobacin del Comit. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y suministrar toda la informacin que requieran el empleador y los empleados y preservar su cuidado. Estudiar y proponer al comit mtodos y procedimientos que garanticen u optimicen la funcionalidad del mismo Comit y sus relaciones con el empleador y los empleados. Elaborar en coordinacin con el Presidente y firmar conjuntamente, todos los comunicados e informacin emanada oficialmente del Comit. Promover, proponer y participar en las actividades de difusin, organizacin y funcionamiento del Comit.
AUDITORA DE PERSONAL
Asesorar, revisar y comprobar tcnica y especializadamente todas las funciones y actividades que en materia de personal se aplican en la empresa, para determinar si los programas establecidos se ajustan a los principios y tcnicas administrativas que permitan garantizar la calidad funcional del rea, optimizar la contabilizacin, costos, valor del potencial humano de la empresa y propiciar indicadores que permitan una administracin ms racional del capital variable de la organizacin.
Asesorar, organizar, dirigir y desarrollar la prctica especializada de auditora de personal para evaluar los objetivos, estrategias, estructuras y procesos en materia de personal y ofrecer alternativas repromocin y desarrollo organizacional. Identificar y estudiar los modelos de aplicacin funcional y estructural en el rea y las unidades de personal, para aplicar las prcticas adecuadas de auditora operacional, administrativa y contable respecto al personal. Identificar el responsable y el grado de responsabilidad sobre las funciones y procesos relacionados. Evaluar los sistemas de informacin relacionados con el personal para determinar el logro de los estndares fijados, aplicando tcnicas adecuadas de muestreo. Identificar los factores internos y externos que pueden relacionarse en materia de personal en funcin de oportunidades y amenazas para su mejoramiento y desarrollo. Disear y proponer planes de accin que permitan corregir fallas o dificultades administrativas y aprovechar los factores considerados benficos. Preparar y elaborar informes con las recomendaciones apropiadas a cada caso en particular.
Disear modelos o cuestionarios para efectuar la auditora de personal. Adiestrar y formar el personal que aplicar los modelos de auditora de personal. Estudiar, analizar y presentar resultados de cumplimiento o no de programas en materia de personal. Analizar y establecer criterios para efectuar procedimientos de auditora, tales como, - planeacin del trabajo - investigaciones y encuestas preliminares - evaluaciones de funciones y reas especficas - contabilidad y costos de personal Estudiar ajustes, correcciones y propuestas que deben hacerse para permitir un mejor funcionamiento y comparacin entre resultados y objetivos propuestos. Velar por la eficiencia, economa, productividad y competitividad de la administracin de personal. Asistir, asesorar y proponer mejores aplicaciones a las prcticas de auditora de personal, al igual que lo pertinente y lo relacionado consecuentemente con la administracin de personal. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a auditora de personal. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con su prctica profesional de la auditora de personal. Revitalizar y desarrollar su unidad administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
BALANCE SOCIAL
Asesorar y administrar las tcnicas y procesos de evaluacin, medicin seguimiento que permitan identificar, definir y establecer objetivamente resultado de las diferentes prcticas en materia de personal de la empresa y contribucin de la misma al desarrollo social interno y externo, para orientar cumplimiento de la responsabilidad social de la organizacin y el la el
Asesorar, organizar, dirigir y desarrollar la prctica especializada del balance social, para suministrar informacin evaluativo del reempeo social de la empresa, para mejorar su conocimiento, direccin y desarrollo. Asistir y promover el diseo y las prcticas del anlisis y la difusin de resultados de la empresa frente a la comunidad. Promover la difusin objetiva, conciente, honesta y veraz de los resultados de empresa y crear as imagen institucional. Facilitar y sensibilizar sobre posibilidades de concertacin y conciliacin de la responsabilidad social de la empresa con las expectativas y derechos de los sectores con los cuales se tiene relacin. Facilitar, sensibilizar y desarrollar estrategias que permitan la planeacin de polticas y programas organizacionales que respondan a las necesidades y expectativas de los sectores interno y externo con los que tiene relacin la empresa para promover su poltica social. Estudiar y analizar resultados para disear planes y programas acordes con las caractersticas demogrficas del personal y adecuar los recursos necesarios para su desarrollo. Identificar, estudiar, analizar y proponer medidas e indicadores de gestin social que permitan evaluar eficiencia, productividad y competitividad organizacional. Establecer fuentes y bancos de informacin, comunicacin y registro, para favorecer el rendimiento y desarrollo organizacional.
Asistir, orientar y proponer los indicadores y las aplicaciones del balance social para el rea Interna , en factores tales como, Caractersticas socio-laborales, para resultados de - Demografa organizacional - Rotacin de personal - Ausentismo - Jornada laboral - Salarios y prestaciones - Relaciones laborales Servicios Sociales para resultados en - Salud general - Salud ocupacional - Vivienda, alimentacin - Transporte, servicios Integracin y desarrollo para resultados de - Informacin y comunicacin - Capacitacin y desarrollo de personal - Recreacin y tiempo libre Asistir, orientar y proponer los indicadores y las aplicaciones del balance social para el rea Externa , en factores tales como, Relaciones primarias, para resultados con - Familia del trabajador - Pensionados - Accionistas, propietarios - Canales de distribucin - Clientes, usuarios, consumidores - Proveedores - Acreedores - Competencia Relacin con la comunidad para resultados con - Localidad - Sociedad - Sector pblico Relacin Institucional para resultados con - Gremios - Medios de comunicacin - Entidades educativas, universidades, etc. Facilitar, asistir y asesorar la interpretacin, anlisis y diagnsticos en las reas interna, externa y sus factores. Permitir detectar elementos crticos de gestin y facilitar el rediseo de planes, programas, estructuras y procesos.
Disear tcnicas y medios de informacin y respuesta a la opinin pblica y laboral. Coordinar estrategias para informar interna y externamente sobre la realidad empresarial. Facilitar y permitir el mayor conocimiento de las caractersticas y cualidades del personal y sus necesidades y expectativas organizacionales. Favorecer y permitir la evaluacin de objetivos, polticas y regulaciones de personal y su adopcin a las caractersticas del personal. Favorecer la profesionalizacin y gestin de la administracin, proporcionndole tcnicas de medicin y evaluacin. Facilitar y favorecer la evolucin, mejoramiento y progreso de la calidad de vida empresarial. Inducir y motivar el establecimiento y ordenamiento de valores culturales y responsabilidades sociales. Estimular la participacin y compromiso de los diferentes niveles de la organizacin para promover y facilitar el mejoramiento continuo y el desarrollo organizacional. Disear instrumentos y medidas para definir y redefinir polticas sociales y efectos sociales de las decisiones empresariales. Efectuar seguimiento y seleccin de registros e indicadores de gestin social en las reas interna y externa y definir mtodos de anlisis e interpretacin. Velar por la eficiencia, economa, productividad, competitividad y beneficio social de la administracin de personal. Asistir, asesorar y proponer mejores aplicaciones a las prcticas del balance social al igual que lo pertinente y relacionado consecuentemente con la administracin de personal. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal referente al balance social. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con la prctica profesional del balance social. Revitalizar y desarrollar su unidad administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Asesorar y administrar los objetivos, polticas, programas y estrategias de provisin de personal, para garantizar la presentacin de aspirantes y candidatos que mejor puedan integrarse con las necesidades y objetivos de la empresa.
Organizar, dirigir y desarrollar las prcticas y procedimientos para identificar y registrar fuentes externas de reclutamiento de personal. - Entidades educativas - Agencias de empleo - Agremiaciones profesionales - Agremiaciones de oficios - Agremiaciones de empresa Mantener contactos con agencias o entidades gubernamentales que desarrollen planes de sistematizacin, generacin o promocin de empleo, tales como, - Ministerio de trabajo y seguridad social - Centro de empleo del SENA - Departamento administrativo de la funcin pblica - Entidades de fomento de desarrollo departamental y municipal Estudiar, analizar y evaluar tendencias sobre necesidades de personal en la empresa. - pocas de reclutamiento - Tiempos de seleccin - Estabilidad y rotacin Estudiar y analizar mercado de potencial humano: - Oferta y demanda de personal - Calificacin y preparacin - Oferta y demanda salarial - Nivel de vida y bienestar poblacional - Fuentes de reclutamiento locales y regionales
Proyectar, proponer, coordinar e implementar la seleccin de medios para convocatorias de reclutamiento y periodicidad de difusin de mensajes - Internos, externos - Medios de comunicacin Asesorar, proponer e implementar polticas bsicas de requisitos mnimos generales para las personas que puedan ser tenidas en cuenta como aspirantes opcionales para vincularse a la empresa. - Edad, educacin - Certificaciones - Documentacin, etc. Disear, proponer e implementar las caractersticas y contenidos de anuncios y publicaciones de convocatorias Coordinar e implementar sistemas de informacin y registro respecto a perfiles y calidades de egresados de centros educativos y sus respectivas aprobaciones legales. - Educacin formal - Educacin continuada - Educacin no formal Coordinar e implementar los procesos de planeacin y previsin de potenciales candidatos para los diferentes puestos de la empresa. Coordinar e implementar lo propio de reclutamiento, al interior de la empresa, de acuerdo a las polticas generales de la misma - Encargos, comisiones - Promocin y carrera - Concursos internos - Traslados y otros Organizar, coordinar, preservar y mantener actualizado un sistema de registro e informacin reaspirantes y candidatos disponibles para vincularse a la empresa. Recepcionar solicitudes, hojas de vida y documentos de aspirantes. Seleccionar y clasificar las hojas de vida de los aspirantes que cumplan con los requisitos mnimos generales de ingreso a la empresa. Informar a las personas clasificadas como aspirantes opcionales, trmites a seguir en el proceso de seleccin.
Informar a los aspirantes no admitidos tal negativa, dando a conocer sinceramente razones y devolviendo toda documentacin al respecto. Informar y orientar entrevistas de pre seleccin e induccin sobre la empresa a los aspirantes y sobre los aspectos generales de administracin de personal, como: - Polticas de salario y seleccin - Polticas de salarios y beneficios Disear estrategias para atraer aspirantes potencialmente calificados. Adecuar registros de informacin y comunicacin interna de potenciales candidatos. Asesorar a aspirantes y empleados sobre oportunidades y/o limitaciones de vinculacin interna y externa. Propiciar contactos con empresas similares para estudiar condiciones de oferta, demanda y productividad del personal. Estudiar costos, eficiencia y productividad de los procesos de reclutamiento, - Medios y fuentes - Diseo de anuncios y convocatorias - Conciliacin de planes y ejecutorias - Registro archivo y su prctica funcional Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requerida sobre alternativas de posible vinculacin a la empresa Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin de la unidad administrativa. Revitalizar y desarrollar la unidad administrativa con el estudio actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
SELECCIN DE PERSONAL
Asesorar y administrar los objetivos, polticas, programas y estructura de la seleccin de aspirantes y candidatos que posibiliten la mejor aplicacin de potencial e integracin organizacional.
Asesorar, dirigir y desarrollar las prcticas profesionales de personal para la adquisicin de una fuerza laboral potencial y valiosa, que ofrezca apropiadas garantas de desarrollo organizacional Estudiar, proponer y evaluar los objetivos y procedimientos de seleccin de personal Organizar, dirigir y coordinar los aspectos tcnicos y funcionales para aplicar en los procedimientos de seleccin de personal. Estudiar, analizar, coordinar preservar y mantener actualizadas las aplicaciones del anlisis ocupacional en su unidad administrativa. Orientar, coordinar y definir objetivos y polticas para estudiar y aplicar: - Proformas para solicitud de ingreso. - Estudio de hojas de vida. - Estudio de referencias personales, laborales u otras. - Certificacin y documentos. Orientar, coordinar y definir objetivos, estrategia y procedimientos en materia de seleccin y vinculacin. - Definicin y poltica de provisin de vacantes - Convocatoria de concursos de mritos - Escogencia y ponderacin de factores de seleccin. - Estudio y aplicacin de pruebas psicotcnicas pruebas de conocimientos - Seleccin y contratacin de personal temporal.
Orientar, coordinar y definir objetivos, estrategias y procedimientos para estudiar el anlisis de antecedentes de aspirantes o candidatos. - Acreditacin y verificacin de requisitos mnimos. - Ponderacin, cualificacin o equivalencias de conocimientos especficos relacionados o no, adicionales a los de requisitos mnimos. - Ponderacin, cualificacin o equivalencias de experiencia especfica relacionada o no, adicional a la de requisitos mnimos. - Precisin de trminos de certificacin acreditacin de estudios, experiencias, referencias u otros documentos. Orientar, coordinar y definir objetivos, estrategias y procedimientos para estudiar las referencias personales, laborales u otras similares. - Establecimiento de los modelos de estudio, ponderacin y anlisis de factores para cualificar. - Prcticas de aplicacin y evaluacin: personal, telefnica, escrita u otra. - Criterios de validacin, cualificacin o confrontacin, descalificacin u otros. - Consideracin verificacin, cualificacin descalificacin o no de conducta laboral social, comercial, tica, moral u otra. - Consideracin o no de visitas domiciliarias. Orientar, dirigir, coordinar y mantener las aplicaciones tcnicas sobre: - Entrevistas individuales. - Entrevistas de grupo. - Validez y confiabilidad de las entrevistas. Dirigir y aplicar las estrategias de ejecucin de las prcticas de seleccin. - Organizacin y programacin. - Seleccin de recursos. - Adiestramiento a empleados. - Seleccin de sitios. Proponer, coordinar, dirigir, ensear y aplicar estrategias y procedimientos sobre. - Provisin de vacantes. - Seleccin y vinculacin. Asesorar y orientar a todas las unidades administrativas de la empresa sobre la aplicacin efectiva de los procesos de seleccin y provisin de vacantes. Orientar, dirigir y aplicar las estrategias convenientes para verificar capacitacin, experiencia, aptitudes y habilidades de aspirantes y candidatos. Coordinar, dirigir y aplicar los trmites de vinculacin y enganche de personal nuevo. Coordinar, organizar y preservar los trmites de exmenes y pruebas mdicas, que permitan la mejor preservacin y garanta de las condiciones de salud de los candidatos al desempearse en la empresa.
Proyectar, proponer e implementar acciones de investigacin y desarrollo que orienten la planeacin de potencial humano a mediano y largo plazo, considerando las necesidades del individuo, la organizacin y la comunidad. Estudiar, investigar, analizar y proponer estrategias y alternativas para mejorar los procesos de seleccin, en aspectos como - Limitacin de los recursos internos - Contratacin de asesores externos - Contratacin de entidades especializadas en tales procesos - Relacin costos - beneficios Coordinar, organizar, dirigir y aplicar la informacin, comunicacin y registro que regule y relacione las novedades ocurridas por mediacin de la unidad administrativa: - Reportes de ingreso o novedades - Registros laborales y salariales - Boletines de empresa - Programas complementarios (bienvenida, induccin u otros) Estudiar, investigar, analizar y proponer estrategias y alternativas para seleccin y vinculacin de personal en aspectos como - Contratos con empresas especializadas (vigilancia, transporte, aseo, etc.) - Contratos con agencias de empleo temporal - Contratos por servicios administrativos o asesora profesional Definir polticas y estrategias de comunicacin con aspirantes y candidatos, fundamentadas en el respeto y consideracin humana, para informar oportuna y claramente los resultados de los distintos procesos de vinculacin Coordinar y aplicar polticas y estrategias de conocimiento y planes de mejoramiento con el personal que se vincula, fundamentados en el resultado de pruebas durante el proceso de seleccin. Estudiar y recomendar mejoras y desarrollos a los objetivos, polticas, programas y estructura de la seleccin y vinculacin del personal a la empresa. Estudiar, coordinar y recomendar aplicaciones sobre planes de reclutamiento, induccin y evaluacin de desempeo. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida en lo referente a la seleccin y vinculacin de personal a la empresa. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin de la unidad administrativa Revitalizar y desarrollar la unidad administrativa con el estudio actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
CONTRATACIN DE PERSONAL
Organizar, coordinar y desarrollar los procesos relacionados con la vinculacin y contratacin del personal, para cumplir con todas las exigencias contractuales y polticas respectivas de la empresa.
Organizar, dirigir y coordinar la informacin y procesos de carcter legal que se requieren para la vinculacin del personal.
Disear, proponer e implementar manuales e instructivos que sirvan de gua a las personas sobre los requisitos y trmites as que debe ajustarse para su contratacin formal.
Organizar y mantener actualizados los procedimientos de contratacin - Prctica de exmenes mdicos - Tiempos de aceptacin y firma del contrato - Presentacin de documentos - Entrega de certificaciones - Suministro de informacin para registros laborales
Estudiar, proponer estrategias e implementar las polticas sobre tipos o formas de contrato de trabajo o modalidades posibles de prestacin de servicios o ejecucin de labores, atenindose a las diferentes implicaciones y caractersticas de orden legal y sus respectivas clusulas.
Organizar y ejecutar los procedimientos formales o reglamentarios sobre - Firma del contrato de trabajo - Entrega de reglamentos - Elaboracin del carn laboral - Registro de afiliacin a empresa promotora de salud (EPS) o empresa de medicina prepagada (EMP) o empresa administradora de riesgos (EAR) - Registro de afiliacin a caja de compensacin - Afiliaciones especiales o voluntarias - Otros pormenores especiales y - Conformacin de carpeta o flder de personal Coordinar los efectos de informacin, registro o base de datos para formalizar el inicio a la vida laboral de los nuevos empleados. Organizar y preparar la bienvenida formal a los nuevos miembros de la empresa. Estudiar y recomendar mejoras al proceso y efectos de la contratacin y los relacionados de seleccin o induccin. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida en lo referente a la contratacin. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin de la unidad administrativa Revitalizar y desarrollar la unidad administrativa con el estudio actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
PSICLOGO ORGANIZACIONAL
Aplicar y desarrollar las tcnicas propias de su profesin en materia de administracin y seleccin de personal y participar en las actividades relacionadas con la prctica de la psicologa general que puedan favorecer el desarrollo organizacional.
Asesorar, orientar y desarrollar las prcticas profesionales de la psicologa, aplicables a los procesos organizacionales y promover las estrategias convenientes para propiciar el conocimiento del comportamiento humano en las organizaciones. Aplicar y desarrollar aplicaciones psicomtricas en los procesos de seleccin de personal. Asesorar y participar en los estudios de anlisis ocupacional, para definir los perfiles de los cargos y sus posibles medidas de identificacin. Asesorar y participar en la identificacin y definicin de factores y trminos de medicin de entrevistas de seleccin. Asesorar, orientar y participar en estudios de orientacin vocacional, mediante tcnicas que permitan identificar intereses y aptitudes vocacionales. Estudiar y analizar condiciones o caractersticas ambientales o laborales que puedan afectar el comportamiento organizacional y proponer alternativas de mejoramiento. Participar en lo propio de su profesin respecto a estudios de motivacin o clima organizacional y proponer igualmente alternativas de mejoramiento y desarrollo para ello.
Estudiar, analizar y proponer acciones de mejoramiento, respecto a las aplicaciones psicomtricas o tecnolgicas de su profesin referentes a validez y confiabilidad. Asesorar, motivar y desarrollar propuestas y estrategias de formacin y capacitacin a los estamentos directivos en funcin de divulgar y conocer las aplicaciones de psicologa general y organizacional en los procesos grupales y organizacionales. Asesorar y orientar la posible intervencin profesional de la psicologa y ramas afines a nivel individual, grupal, social y familiar con los empleados de la empresa. Emitir conceptos profesionales donde crea ticamente procedente o donde le sea requerido respecto a aplicaciones que reajusten a las necesidades de la empresa. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin del cargo o de la unidad administrativa Revitalizar y desarrollar su unidad con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
INDUCCIN Y ADIESTRAMIENTO
Asesorar y administrar los objetivos, estrategias, estructuras y procesos de la induccin y el adiestramiento del personal, para garantizar su mejor integracin, conocimiento, adaptacin y sensibilizacin con las nuevas condiciones organizacionales que se le presentan.
Asesorar, organizar y desarrollar las prcticas profesionales de la induccin y el adiestramiento para la identificacin e interaccin de necesidades y objetivos entre las personas, la organizacin y sus propsitos de mejoramiento y desarrollo. Asesorar organizar y desarrollar las estrategias necesarias de induccin o re induccin, para el mantenimiento o reconocimiento de las condiciones de evolucin, cambio y desarrollo organizacional con todo el personal de la empresa. Organizar, dirigir, coordinar, preservar y mantener actualizadas las aplicaciones de induccin y adiestramiento. Disear, proyectar, proponer e implementar las polticas de induccin y adiestramiento, de forma que garanticen una cobertura integral de estructura y procesos en relacin individuo empresa comunidad. Definir y mantener polticas para promover la identificacin de factores y estrategias que puedan ofrecer satisfaccin y motivacin. Estudiar, recomendar, organizar y mantener actualizados los procesos de induccin y adiestramiento, sobre - Naturaleza e importancia - Definicin y conceptos * - Objetivos y beneficios * Entender: INDUCCIN: proceso de integracin, ambientacin y socializacin ADIESTRAMIENTO: proceso y tiempo para conocer por una primera vez- los pormenores de ejecucin de un puesto de trabajo TENINDOSE el conocimiento y prctica requeridos para desempearlo
Estudiar, proponer, organizar, dirigir, coordinar e implementar las polticas, planes y tipos o clases y contenidos de la induccin y el adiestramiento, en orientaciones como las siguientes, - Induccin general de empresa - Induccin laboral (relaciones contractuales) - Induccin tcnica (procesos operativos) - Induccin social (relaciones personales y funcionales) - Induccin familiar (reconocimiento a familiares) - Induccin comunitaria (conocimiento de la comunidad) - Formacin en el puesto Estudiar, proponer, organizar, dirigir, coordinar e implementar los mtodos y recursos necesarios para la induccin y el adiestramiento, considerando entre otros, alternativas como las siguientes, Mtodos: - Casos, dramatizados - Conferencias, video grabaciones - Discusin en grupos, guas o tutores - Instruccin programada, seminarios Recursos: - Tableros, papelgrafos, flanelgrafos - Diagramas, organigramas, afiches, posters - Dispositivas, transparencias, fotografas - Sonovisos, video grabadoras, pelculas - Escritos, manuales organizacionales Asesorar, organizar, coordinar, dirigir e implementar las estrategias de seleccin, escogencia y nominacin del personal ejecutor y responsable de los procesos de induccin y adiestramiento, ofrecindoles los elementos necesarios de formacin y entrenamiento, teniendo en cuenta particularmente en cuenta, - Director o gerente general - Director o gerente de personal - Directores o gerentes de rea - Personal con mando - Funcionarios de personal - Instructores de empresa - Asesores, contratistas Estudiar, proponer, organizar, coordinar e implementar las estrategias para adecuacin de instalaciones, duracin y programacin de la induccin y el adiestramiento, considerando entre otros - Sitios y lugares dentro de la empresa - Sitios y lugares fuera de la empresa - Instalaciones locativas y reas de trabajo - Intensidad y programacin
Orientar, proponer, organizar e implementar programas especiales de induccin tales como - Induccin previa - Recepcin o bienvenida - Primer da de trabajo - Induccin bsica o mini induccin - Lista y tiempo de espera Orientar, proponer e implementar polticas, mecanismos y estrategias de evaluacin de resultados al personal, sujeto a los planes y programas de induccin y adiestramiento para cualificar su receptividad, asimilacin e identificacin de propsitos. Estudiar, analizar, proponer e implementar polticas y estrategias en situaciones susceptibles o que justifiquen necesidades de re induccin o re adiestramiento. Estudiar, coordinar, evaluar y recomendar mejoras y desarrollos a los objetivos, polticas, programas, estructura y aplicaciones de induccin y adiestramiento. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida en lo referente a induccin y adiestramiento. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin de la unidad administrativa Revitalizar y desarrollar su unidad administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas con la naturaleza de sus labores.
EVALUACIN DE DESEMPEO
Administrar y asesorar los objetivos, estrategias, estructuras y procesos de la evaluacin de desempeo y propiciar integralmente sus aplicaciones para motivar el desarrollo de personal y favorecer el desarrollo organizacional.
Asesorar, organizar, dirigir y desarrollar las prcticas y procedimientos profesionales de la evaluacin del desempeo para sensibilizar sobre posibilidad de aplicaciones presentes y futuras y orientar el desarrollo de nuevos productos y aplicaciones que generen desarrollo organizacional. Estudiar, analizar, perfeccionar y proyectar las estrategias y aplicaciones de la evaluacin de desempeo por niveles, categoras o clases de empleos y su receptividad y efectos entre el personal. Investigar, analizar y proponer condiciones de motivacin, integracin, formacin y desarrollo a travs de las aplicaciones de evaluacin de desempeo. Asesorar organizar y desarrollar las estrategias necesarias de evaluacin en lo concerniente a - Mtodos o tcnicas - Formas o modelos - Tiempos o periodicidad - Etapas o secuencias Orientar y definir la seleccin y escogencia de tcnicas de evaluacin de desempeo, entre mediciones tales como - Objetivas - Subjetivas - Entrevistas - Simulaciones - Clasificacin y distribucin - Objetivos y potencialidades
Asesorar los procesos de evaluacin de desempeo, sensibilizacin, formando y desarrollando estrategias en la s aplicaciones de - Preparacin de evaluados - Preparacin de evaluadores - Caractersticas y objetividad de la evaluacin - Definicin y anlisis de factores de evaluacin - Procedimientos de evaluacin Dirigir, controlar y asegurar la periodicidad y objeto de aplicaciones formales de la evaluacin y sus efectos reglamentarios - Perodo de prueba - Ordinaria - Extraordinaria - Promocin y ascensos - Novedades y movimientos - Incentivos o beneficios - Capacitacin y entrenamiento Asistir, participar y sugerir los medios ms apropiados de formacin consecuentes con las prcticas de evaluacin Asesorar, organizar, coordinar, dirigir e implementar las estrategias de seleccin, escogencia y nominacin del personal ejecutor y responsable de los procesos de induccin y adiestramiento, ofrecindoles los elementos necesarios de formacin y entrenamiento, teniendo en cuenta particularmente en cuenta, - Director o gerente general - Director o gerente de personal - Directores o gerentes de rea - Personal con mando - Funcionarios de personal - Instructores de empresa - Asesores, contratistas Orientar, proponer, organizar e implementar programas especiales de induccin tales como - Induccin previa - Recepcin o bienvenida - Primer da de trabajo - Induccin bsica o mini induccin - Lista y tiempo de espera Orientar, proponer e implementar polticas, mecanismos y estrategias de evaluacin de resultados al personal, sujeto a los planes y programas de induccin y adiestramiento para cualificar su receptividad, asimilacin e identificacin de propsitos.
Estudiar, analizar, proponer e implementar polticas y estrategias en situaciones susceptibles o que justifiquen necesidades de re induccin o re adiestramiento. Estudiar, coordinar, evaluar y recomendar mejoras y desarrollos a los objetivos, polticas, programas, estructura y aplicaciones de induccin y adiestramiento. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida en lo referente a induccin y adiestramiento. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con auditora administrativa, balance social y gestin de la unidad administrativa Revitalizar y desarrollar su unidad administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas con la naturaleza de sus labores.
CAPACITACIN Y DESARROLLO
Administrar y asesorar los objetivos, estrategias, estructuras y procesos, relacionados con la Formacin y el Desarrollo de Personal, para generar condiciones que garanticen la aplicacin del mximo potencial del talento humano y promuevan su Desarrollo Integral.
Asesorar, organizar, dirigir y desarrollar las prcticas y procedimientos de la Capacitacin y el Desarrollo de Personal, para garantizar permanentemente la Promocin del Talento Humano, a travs de las distintas Tcnicas y Medios de Formacin. Dirigir, coordinar, desarrollar y evaluar los Mtodos y Procesos para investigar y determinar las Necesidades de Formacin y Desarrollo, entre otros, mediante aplicaciones como las siguientes: - Anlisis de Funciones y Procesos - Solicitudes Individuales y Grupales - Solicitudes de Mandos - Necesidades Organizacionales - Desarrollo de Grupos de Trabajo - Mejoras de Mtodos y Procesos - Evaluacin del Desempeo - Asesoras Organizacionales Asesorar, divulgar, sensibilizar y educar sobre la naturaleza del Proceso de Enseanza Aprendizaje y la seleccin de Mtodos y Medios de Formacin, tales como - Formacin en el Puesto - Orientacin y Asesoria del jefe - Formacin en Aula - Instruccin Programada - Juegos y Sistemas Tutoriales - Rotacin de puestos - Participacin en Tareas y Proyectos Especiales - Reemplazos, pasantas u homologas - Visitas, viajes o intercambios - Auto-formacin o estudios dirigidos.
Desarrollar estrategias y coordinar planes de Evaluacin de la Formacin y el Desarrollo, para medir resultados de su aplicacin. Asesorar, Administrar, Dirigir y Evaluar el diseo y definicin de Programas de Formacin, estableciendo los parmetros convenientes de: Justificacin Objetivos Generales y especficos Contenidos Programticos Metodologa de Enseanza Formas de Evaluacin Referencias Bibliogrficas Recursos y ayudas necesarias.
Administrar, Dirigir, Controlar y Evaluar los Recursos de la Formacin para garantizar su adecuacin y ptima utilizacin, en lo concerniente, por ejemplo, a, - Aulas y Salas Mltiples - Medios y ayudas audio-visuales - Biblioteca y Videotecas - Redes de Comunicacin e Informacin.
Organiza, dirigir y desarrollar las prcticas y procedimientos para identificar, registrar y mantener informacin sobre fuentes y medios de Formacin. - Entidades de Educacin Formal e Informal y Calidad de sus Programas - Personas y Entidades Asesoras en Capacitacin.
Promover y mantener contactos con Instituciones Educativas, Entidades que ofrecen Programas de Formacin o Agremiaciones promotoras de Capacitacin y Desarrollo de Personal. Organizar y dirigir el mantenimiento y difusin de registros y Archivos de - Instituciones Educativas - Programas de Formacin - Instructores o Docentes - Desarrollos Administrativos - Desarrollos Educacionales
Desarrollar proyectos y estrategias de programas curriculares de Carrera Laboral para la Empresa Asistir, asesorar y participar en el diseo, establecimiento y ejecucin en lo relacionado a todo nivel- con las necesidades y prcticas de Formacin y Desarrollo de Personal. Asesorar, dirigir, controlar y evaluar el Diseo e Implementacin de Planes y Proyectos especiales, tales como - Desarrollo de Ejecutivos - Desarrollo de Habilidades de Direccin - Desarrollo Administrativo - Desarrollo de Habilidades de Comunicacin - Desarrollo de Grupos de Trabajo - Desarrollo Tcnico y Operativo Coordinar y Asesorar la Formacin y Desarrollo de Instructores de Empresa. Orientar y asistir sobre la diferenciacin y prcticas de la Capacitacin y el Desarrollo, enteniendo bsicamente: CAPACITACIN para el Puesto y/o que tenga relacin con el trabajo y que favorecen la estima y logro individual. DESARROLLO para aplicacin de potencialidades que no necesariamente tengan relacin con el trabajo y que propician la mayor realizacin y trascendencia individual.
Coordinar en lo de los Procesos propios de Capacitacin y Desarrollo, los requerimientos y necesidades de Induccin, Adiestramiento, Evaluacin de Desempeo, Bienestar y Servicio y Salud Ocupacional. Orientar y dirigir las implicaciones de carcter legal relacionadas con la Capacitacin, Formacin y Desarrollo Asistir y Coordinar con todas las Unidades de la Empresa la asimilacin e interpretacin de diferentes cartas organizacionales, tales como: - Estatutos - Reglamentos - Manuales - Incentivos - Organigramas
Asistir, Coordinar y Evaluar los inventarios y registros de Conocimientos, Experiencias, Cualidades y Caractersticas del Personal para utilizacin en las aplicaciones de Capacitacin y Desarrollo. Asistir y asesorar al personal en sus necesidades y motivaciones de Capacitacin y Desarrollo, as como en las tcnicas y medios ms apropiados de formacin de adultos o acorde a sus caractersticas individuales. Orientar, coordinar y dirigir la suscripcin de Contratos y/o Convenios de Formacin y los planes y proyectos de Becas, Auxilios y Patrocinios. Dinamizar las estrategias apropiadas para responder y propender por un ambiente permanente de cambio, en lo concerniente a, - Desarrollo o modificacin de actitudes - Fomentar una Cultura del Desarrollo - Mejorar el Clima y Cultura Organizacional - Fomentar el mejoramiento de la Calidad de Vida - Lograr incrementar la Productividad - Facilitar la Competitividad Desarrollar y difundir los medios y formas de seguimiento y evaluacin de los Programas de Formacin. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a capacitacin y Desarrollo de Personal. Estudiar, coordinar, evaluar y recomendar mejoras y desarrollos a los Objetivos, Polticas, Programas, Estructuras y Procesos de la Capacitacin y el Desarrollo de Personal. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con la capacitacin y el Desarrollo de Personal. Revitalizar y desarrollar su Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
ASCOLDES CDIGO DE TICA DEL HOMBRE DE DESARROLLO HUMANO ASOCIACIN COLOMBIANA DE DESARROLLO HUMANO
El hombre vinculado a las reas de Desarrollo Humano se compromete a: 1. Valorar al ser humano en toda su dimensin, reconocer en el hombre todas sus virtudes, velando siempre por su proteccin e integridad fsica y mental. 2. Utilizar todos los medios que estn a su alcance para enriquecer sus conocimientos, adquirir cualidades y valores que le permitan un constante crecimiento personal. 3. Cumplir con todos los compromisos adquiridos consigo mismo, sus dirigidos, compaeros de trabajo, con sus jefes, colegas y con la sociedad. 4. Participar activamente como generador, lder y dinamizador de los procesos de transformacin y mejoramiento continuo de su empresa. 5. Ser flexible para poder ser un verdadero agente de cambio, utilizando toda su capacidad creativa e innovadora. 6. Ser un motivador e impulsor para propiciar un excelente ambiente de trabajo, dentro de un marco de eficiencia laboral. 7. Dar orientacin a todos sus compaeros a travs de los programas de capacitacin cuyo objetivo sea integrar, estimular, propiciar el desarrollo individual y la generacin de valores. 8. Transmitir objetivamente todos sus conocimientos sin egosmo, procurando el crecimiento y desarrollo individual de las personas que lo rodean. 9. Asumir frente a cualquier situacin una actitud ecunime, conciliadora y fraternal. 10. El hombre de Desarrollo Humano se compromete a ser leal a sus principios filosficos y a los de su empresa cumpliendo con ellos y que su manera de actuar as lo demuestre, tanto en su vida pblica como privada.
INSTRUCTOR DE EMPRESA
Asesorar, Administrar, Promover y Ejecutar acciones de Formacin especfica sobre la Tecnologa que utiliza la Organizacin con el fin de apoyar la funcin de Capacitacin y Desarrollo del Personal de la Empresa. FUNCIONES Y PROCESOS Divulgar tecnologa relacionada con el trabajo que se realiza en su Unidad y en la Empresa mediante acciones de formacin y a travs de Manuales, Catlogos, Cartas Organizacionales, Comunicaciones Mediatizadas u otras estrategias educacionales. Promover y motivar permanentemente en el personal de la Empresa la autocapacitacin, el estudio independiente, la actualizacin y el deseo de desarrollo personal y profesional. Participar con su rea en la investigacin de necesidades de formacin, con la asesora u orientacin de la Unidad de Capacitacin y Desarrollo. Participar con su rea en la elaboracin de Planes de Formacin dirigidos a todo el personal de la Empresa y en coordinacin con la Unidad de Capacitacin y Desarrollo. Disear Tcnica y Pedaggicamente todos y cada uno de los eventos que vaya a orientar. Estudiar, analizar y emitir conceptos sobre los eventos de formacin que se programen fuera de sus propios eventos y colaborar en lo necesario. Orientar los procesos de enseanza aprendizaje en cada uno de los eventos educativos que haya diseado y para lo cual haya sido programado. Estudiar, analizar y emitir conceptos sobre los procesos de enseanza aprendizaje en cada uno de los eventos educativos que se hayan diseado y programado fuera de los propios y colaborarles en lo necesario. Participar con la Unidad de Capacitacin y Desarrollo en los Anlisis de Gestin pertinentes a sus campos de accin.
Promover y desarrollar estrategias de adquisicin, asimilacin y difusin general sobre tecnologa educativa. Promover, asesorar y orientar la adquisicin y difusin de materiales formativos tales como: Textos, Ayudas Audiovisuales, Revistas, Suscripciones, etc. Promover, asesorar y orientar la adquisicin y mantenimiento apropiado de Recursos Educativos tales como: - Medios Audiovisuales - Tecnologa Mediatizada - Aulas y Salas Mltiples - Bibliotecas y Videotecas Asesorar, disear, proponer y evaluar aplicaciones y mtodos para investigar necesidades de Capacitacin y Desarrollo. Participar con la Unidad correspondiente, disear y proponer aplicaciones y mtodos para los desarrollos del Anlisis de Puestos de Trabajo. Disear, desarrollar y asesorar la planeacin, organizacin y elaboracin de material para instruccin: - Objetivos - Pre-requisitos - Pruebas - Mtodos - Contenidos - Medios y eventos de instruccin - Material Textual - Referencias Bibliogrficas - Trminos de Evaluacin - Orientacin y Evaluacin de Procesos - Recursos y Ayudas Didcticas Asesorar, ilustrar, formas y motivar al personal con mando particularmente, en la utilizacin y aplicacin apropiada de APOYO TCNICO como Conocimientos requeridos para transmitir informacin y orientacin profesional a los empleados. Estudiar, coordinar y recomendar aplicaciones sobre planes de formacin de Instructores de Empresa y sobre stas mismas funciones y procesos.
Responder, oportuna, gil y confiablemente lo requerido sobre la Instruccin de Empresa. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con sus actividades y posibles de requerirse para gestin de la Unidad. Revitalizar y desarrollar su Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
NOTA: Adaptacin fundamentada en el Programa de Formacin de Instructores de Empresa, de la Subdireccin Tcnico Pedaggica de la Regional Valle del Sena. spp.
CRCULOS DE CALIDAD O EQUIPOS DE MEJORAMIENTO DEL TRABAJO

Promover el desarrollo organizacional mediante la PARTICIPACIN GRUPAL, a travs de las siguientes estrategias, IDENTIFICAR PROBLEMAS ANALIZAR PROBLEMAS PROPONER MEJORAS O SOLUCIN DE PROBLEMAS PARTICIPAR EN LA IMPLEMENTACIN DE MEJORAS O SOLUCIONES FUNCIONES DEL COMIT DE DIRECCIN DE UN CRCULO DE CALIDAD Fijar objetivos y metas para las funciones y actividades del crculo o equipo. Aprobar los planes y programas anuales o peridicos de los crculos o equipos. Asegurar el apoyo de la alta direccin empresarial. Seleccionar los facilitadores y coordinadores de rea cuando los hubiere. Evaluar peridicamente el programa de los crculos o equipos. Establecer guas de operatividad de los crculos o equipos. Controlar nivel de aplicacin y crecimiento de los crculos o equipos Tomar decisiones o reportar resultados a la alta direccin o sus representantes. El Comit de Direccin estar conformado por Directivos Generales de la Empresa y los Directivos de las reas Organizacionales involucradas en los Proyectos objeto de estudio de los Crculos.
FUNCIONES DE LOS LDERES Cooperar con el facilitador y la administracin de la empresa para el desarrollo de los crculos o equipos. Planear, programar y controlar las actividades del crculo o equipo. Responder por las actividades del crculo o equipo. Dirigir las reuniones de trabajo. Coordinar y garantizar la participacin de todos y cada uno de los miembros del crculo o equipo en las reuniones de trabajo. Propiciar y mantener una relacin informal y de igualdad entre los integrantes del grupo. Entrenar a los miembros del crculo o equipo en sus tcnicas de trabajo. Servir de enlace con otros crculos o equipos o unidades funcionales de la empresa. Mantener activo y motivado el grupo. El lder de un Crculo o Equipo, es quien debe desarrollar e impulsar los Crculos o Equipos. Por experiencia se sugiere que inicialmente el Lder de un Crculo o equipo sea quien en el Grupo tenga funciones de Mando, sin embargo, cualquier persona del Grupo puede ser el LIDER y de hecho se recomienda que peridicamente se rote tal responsabilidad y funciones, para lo cual se enfatiza en la capacitacin permanente acerca del LIDERAZGO.
FUNCIONES DEL FACILITADOR Responder por la administrador y coordinacin de los crculos o equipos. Orientar y apoyar a los grupos de Crculos de Calidad o Equipos de Trabajo. Coordinar y dirigir las actividades de los crculos o equipos Servir de enlace entre los crculos o grupos y el resto de la organizacin Servir de enlace entre el crculo o grupo y el Comit de Direccin Reportar resultados a la Direccin de la Empresa o a sus representantes Orientar y ayudar a los lderes de los grupos Asesorar y apoyar a los lderes durante el entrenamiento de los miembros Iniciar a los miembros del crculo o equipo en trabajos prcticos.
FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE CRCULOS O EQUIPOS: Participar y aportar sus ideas, ingenio y creatividad para mejorar los procesos organizacionales. Elaborar sugerencias de perfeccionamiento en forma de proyectos de grupo Colaborar en la implantacin de problemas resueltos y proyectos aprobados Tratar solamente asuntos relacionados con el trabajo. Respetar y propiciar la libertad de expresin y opinin de cada uno de los integrantes de los crculos o grupos. Fomentar que en ninguna forma se traten determinados problemas individuales, excepto que stos afecten el desempeo laboral o las relaciones organizacionales. Propiciar el desarrollo de la empresa desde su propio mbito de trabajo. Propiciar su propio desarrollo individual y el de sus compaeros.
RESPONSABILIDADES DE INTEGRANTES DE CRCULOS O EQUIPOS Aportar potencial individual Participar activa y eficientemente Asistir cumplidamente a las reuniones Dar al grupo el beneficio de su conocimiento y experiencia Obrar libre de prejuicios, simpatas o antipatas personales Escuchar atentamente a quienes hablan Respetar los puntos de vista de los dems Evitar discusiones acaloradas Tener paciencia cuando no puedan definirse conclusiones rpidamente Evitar monopolio de discusiones Desarrollar la capacidad de dar y recibir ayuda.
COMPENSACIN Y BENEFICIOS
NATURALEZA Y OBJETIVO: Asesorar y Administrar los Objetivos, Estrategias, Estructuras y Procesos de Sueldos, Salarios e Incentivos, en trmino de Justicia y Equidad de Remuneracin, Estmulo y Motivacin del Personal, de forma que permita su Bienestar y Desarrollo. FUNCIONES Y PROCESOS Asesorar, organizar y desarrollar las prcticas profesionales del Anlisis Ocupacional, la Clasificacin de Puestos y el diseo de Planes de Incentivos para la promocin y mantenimiento de una fuerza laboral satisfecha, motivada, eficiente y productiva por medio de una adecuada compensacin de Salarios, Beneficios e Incentivos. Organizar, dirigir, coordinar, preservar y mantener actualizadas las aplicaciones del Anlisis Ocupacional. Proyectar, proponer e implementar las Polticas de Clasificacin de Puestos y Compensacin, en trminos tales como: - Escalafn - Tipos de Remuneracin - Compensacin Bsica - Compensacin Legal y extralegal - Investigaciones Salariales, etc. Proyectar, proponer e implementar las Polticas de pagos por Incentivos, tales como: - Produccin, Productividad - Individuales, por Grupo - Bsicos y Comisiones, etc. Organizar, definir y coordinar el Sistema y los Procesos de Compensacin y Beneficios con su relacin y efectos de Pagos y Nmina. Estudiar y organizar propuestas para el manejo peridico de aumentos salariales y sus costos.
Regular y efectuar los estudios correspondientes para Evaluacin y Anlisis de Cargos, relacionados con - Creacin y supresin de Puestos - Modificacin y cambios de Clasificacin - Racionalizacin de Funciones u otros Asesorar, organizar, elaborar, dirigir, definir y mantener actualizados los Manuales de Funciones y Procesos de la empresa, as como las aplicaciones correspondientes. Asesorar, organizar, coordinar, desarrollar y mantener actualizadas las aplicaciones y efectos del Anlisis Ocupacional, en cuanto se relaciona con: - Manual de Requisitos Mnimos - Personales de Cargos - Estructura de Salarios - Clasificacin de Puestos. Asesorar, organizar e implementar polticas salariales, relacionadas con aspectos como: - Salarios de enganche - Entrenamiento, Promocin - Perodos de Prueba - Comisiones, Encargos - Traslado y Cambios Estudiar y recomendar cambios y mejoras en la estructura organizacional. Asesorar, sensibilizar y educar a todas las unidades administrativas y empleados de la empresa, sobre los fundamentos tcnicos de su prctica profesional y los efectos organizacionales, para promover la participacin e identificacin del personal en tales procesos administrativos. Estudiar y recomendar mejoras y desarrollos a los Objetivos, Polticas, Programas y Estructura de Sueldos, Salarios e Incentivos. Estudiar, Coordinar y recomendar aplicaciones sobre planes de Evaluacin de Desempeo. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a Compensacin y Beneficios. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con Auditora Administrativa, Balance Social y Gestin de la Unidad Administrativa.
Revitalizar y desarrollar la Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
NMINAS Y PAGOS
NATURALEZA Y OBJETIVO: Organizar, Coordinar y Controlar los Registros e Informacin que relacionan las Novedades de Personal que afecten los Sueldos y Salarios, para la elaboracin de Nminas y Pagos del Personal.
FUNCIONES Y PROCESOS Elaborar, aplicar, difundir y hacer cumplir las normas tcnicas y procedimientos a que deba sujetarse la elaboracin y procesamiento de Nminas. Promover, orientar, coordinar, controlar y evaluar las actividades sobre elaboracin y procesamiento de Nminas. Coordinar y tramitar lo relacionado con proyectos o ejecucin de negociaciones colectivas, presupuestos salariales y solicitudes de reajuste de asignaciones bsicas. Liquidar la nmina de acuerdo a las polticas de la empresa en trminos de perodos de tiempo y de acuerdo a la Informacin y Registro de Novedades de Personal y sus regulaciones, - Ingresos, Retiros - Vacaciones, Licencias - Incapacidades, permisos - Ausentismo, etc. Liquidar y procesar los sueldos y prestaciones sociales de quienes se retiran de la empresa. Efectuar los descuentos de las obligaciones adquiridas por los empleados en cada uno de los pagos de la nmina. Liquidar y procesar en las fechas establecidas las prestaciones sociales de los empleados, - Primas - Censantas - Vacaciones, etc.
Liquidar y Procesar los aportes parafiscales que empresa y empleados deban cancelar. Organizar, preservar y mantener el registro y control de pagos y descuentos hechos a empleados: - Anticipos, pagos parciales - Prstamos y formas de amortizacin - Descuentos y conceptos - Prestaciones Sociales - Subsidios y Beneficios. Organizar, aplicar y garantizar la contabilizacin oportuna y exacta de pagos y descuentos hechos a los empleados. Organizar, aplicar y mantener actualizada la Informacin y Registro de Planta de Personal, Clasificacin de Cargos y efectos sobre Compensacin y Beneficios. Coordinar el manejo y efectos de la informacin financiera para las aplicaciones de Nmina, Compensacin y Beneficios. - Presupuesto, Costos - Productividad - Contabilidad y Balance - Aspectos Fiscales - Liquidaciones y pago oportuno Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a pagos Nominales. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con Auditora Administrativa, Balance Social y Gestin de la Unidad Administrativa. Revitalizar y desarrollar la Unidad Administrativa con el Estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
BIENESTAR Y SERVICIOS
Asesorar y Administrar los Objetivos, Estrategias, Estructuras y Procesos relacionados con el Bienestar Social y los Servicios al Personal, para promover el mejoramiento de los empleados, mejorar integralmente sus condiciones y calidad socio-econmica de vida y ofrecer el ms apropiado funcionamiento de servicios necesarios, disponibles y posibles de relacionar o utilizar por el personal, que le garanticen apropiadas condiciones de satisfaccin y motivacin.
FUNCIONES Y PROCESOS Asesorar, organizar, dirigir y desarrollar las prcticas y procedimientos de Bienestar Social y Servicios al Personal mediante una filosofa coherente con el Desarrollo Organizacional, para ofrecer y garantizar un aporte significativo al desarrollo integral del personal de la Organizacin. Dirigir, coordinar, desarrollar y evaluar los Mtodos y Procesos para Investigar y determinar las expectativas y necesidades de Bienestar y Servicios, mediante aplicaciones, entre otras, como las siguientes, - Censos demogrficos - Investigaciones de Clima y Motivacin - Solicitudes y demandas espontneas - Evolucin y desarrollo histrico Asistir, asesorar, administrar, dirigir y evaluar el diseo y definicin de Proyectos y Programas de Bienestar, de acuerdo a criterios ordenados en funcin de la orientacin escalar de necesidades humanas, como sigue: - Necesidades bsicas primarias - Necesidades de Seguridad Fsica y Emocional - Necesidades de Agrupacin y Afecto - Necesidades de Estima propia y ajena - Necesidad de Logro o Autorrealizacin - Necesidades de Trascendencia Asistir, asesorar, administrar, dirigir y evaluar el diseo y definicin de Proyectos y Programas de Servicios al Personal, de acuerdo a las necesidades generales de comportamiento humano y a las caractersticas
particulares de la empresa, teniendo en cuenta para lo general servicios entre otros como los siguientes: - Vestier, lockers - Servicios sanitarios - Dispensadores de agua - Transporte y movilizacin - Presentacin, aseo y limpieza - Unidades de dotacin personal - Cafetera, refrigerios, alimentacin - Unidades de recreacin y descanso, etc. Y en particular de la propia empresa, servicios tales como los siguientes: - Vigilancia y mensajera - Venta de productos o servicios - Disponibilidad funcional de Asesoras - Auxilios, descuentos y ofrecimientos diversos de productos, servicios o funciones - Telfono, copiado Orientar la formulacin de Proyectos y Programas de Bienestar, de acuerdo a estrategias bsicas, segn las necesidades escalares entre alternativas y posibilidades como sigue: - Planes de Salud Educacin - Posibilidad de Recreacin - Programas y soluciones de vivienda - Planes de Alimentacin y Transporte - Posibilidades de dotacin y vestido - Programas de Seguridad Social y Seguridad Industrial - Planes y fomento de actividades comunitarias e integracin de grupos - Planes de reconocimiento personal y refuerzo de la estima y confianza personal - Planes de fomento de la auto-direccin y auto-responsabilidad - Planes de fomento y estmulo de la creatividad, ingenio e iniciativa - Estmulos al conocer, saber, aprender y reconocimiento a la trascendencia del trabajo y la persona individual Asistir, coordinar, proponer y desarrollar planes estratgicos en aspectos especficos de Bienestar, como los siguientes, - Calidad domstica - Fondos de Solidaridad - Fondos de Empleados - Programas Culturales - Proyectos de Orientacin y Asesora Familiar
Programas Recreativos Planes Vacacionales Programas Deportivos Planes de Salud Planes Selectivos de Personal (sexo, edad, estado civil, etc.) Planes especiales a pensionados y jubilados, etc.
Dirigir, controlar y mantener relaciones activas y armoniosas con entidades pblicas y privadas que presten y ofrezcan productos y servicios relacionados con el bienestar, como Entidades de Seguridad Social, Empresas Promotoras de Salud, Empresas dedicadas a la Recreacin, Cajas de Compensacin, etc. Analizar y proponer alternativas de manejo para el Bienestar y los Servicios, como - Subsidio parcial o total - Contratos, patrocinios, becas - Premios, auxilios, bonificaciones - Campaas, concursos, promociones - Plizas, descuentos, ayudas, bonos - Intermediacin y/o tramitacin, etc. Asistir, participar y coordinar en lo de su competencia, con las actividades de Induccin, Capacitacin y Salud Ocupacional. Desarrollar las estrategias y procesos apropiados para extender y multiplicar los objetivos organizacionales de mejorar la calidad de vida, con los planes de Bienestar extensivos a la familia de los empleados, para mantener un apropiado sentido de desarrollo social garantizando un adecuado orden individual, social, laboral, cultural, moral y econmico. Asistir, proponer y efectuar estudios para asignacin, distribucin, o adecuacin de recursos y/o beneficios de la empresa, en proyectos de Bienestar y Servicios. Estudiar y proponer alternativas de manejo de planes de Bienestar y Servicios, en funcin de recursos disponibles, atencin de necesidades segn prioridades y racionalizacin u optimizacin de tales recursos y planes. Promover planes y estrategias para la utilizacin ms apropiada del uso del tiempo libre del empleado, para asegurar su estabilidad fsica y emocional.
Asistir, asesorar y promover la disponibilidad de condiciones locativas y suministro apropiado de tiles y elementos de trabajo que garanticen la mejor ejecucin de labores. Asistir y promover estrategias que permitan apropiar una adecuada calidad alimenticia y ptimos hbitos de salud. Estudiar, coordinar, evaluar y recomendar mejoras y desarrollo a los Objetivos, Polticas, Programas, Estructuras y Procesos de Bienestar Social y Servicios al Personal. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a Bienestar Social y Servicios al Personal. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con la Unidad. Revitalizar y desarrollar su Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
SALUD OCUPACIONAL
NATURALEZA Y OBJETIVO Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las Condiciones de Vida y Salud de la poblacin trabajadora. Prevenir todo dao para la salud de las personas, derivando de las condiciones de trabajo. Proteger a las personas contra los riesgos relacionados con agentes fsicos, qumicos, biolgicos, psicosociales, mecnicos, elctricos y otros derivados de la organizacin laboral que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo. Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud integral del trabajador en los lugares de trabajo. Proteger la salud de los trabajadores y de la poblacin contra los riesgos causados por las radiaciones. Proteger a los trabajadores y a la poblacin contra los riesgos para la salud provenientes de la produccin, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposicin de sustancias peligrosas para la salud pblica.
FUNCIONES Y PROCESOS Dirigir, coordinar y velar por la aplicacin y desarrollo de las Licencias de Funcionamiento de Higiene y Seguridad, en coordinacin con los aspectos Tcnicos y las normas reglamentarias que comprende la materia. Asesorar y Administrar las actividades de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tenientes a preservar, mantener y mejorar la Salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria. Responder por la ejecucin del programa permanente de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo.
Comprobar ante las autoridades competentes de Salud Ocupacional, si fuere necesario mediante estudios evaluativos, que cumplen con las normas de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial para la proteccin de la Salud de los Trabajadores. Permitir la constitucin y el funcionamiento de los Comits de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo a auspiciar su participacin en el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional correspondiente. Notificar obligatoriamente a las autoridades competentes los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales que se presenten. Informar a los trabajadores sobre los riesgos a los cuales estn sometidos, sus efectos y las medidas preventivas correspondientes. Facilitar a los trabajadores la asistencia a cursos y programas educativos que realicen las autoridades para la prevencin de los riesgos profesionales. Presentar a los funcionarios de Salud Ocupacional los informes, registros, actas y documentos relacionados con la Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Entregar a las autoridades competentes de Salud Ocupacional para su anlisis las muestras de sustancias y materiales que utilicen, si se consideran peligrosos. Proporcionar a las autoridades competentes la informacin necesaria sobre procesos, operaciones y sustancias para la adecuada identificacin de los problemas de Salud Ocupacional. Permitir que representantes de los trabajadores participen en las visitas de inspeccin e investigacin que practiquen las autoridades de Salud Ocupacional en los sitios de trabajo. Garantizar y velar porque los Programas de Salud Ocupacional que deben establecerse en el lugar de trabajo, sean de carcter permanente. Dirigir, controlar y velar por la aplicacin y desarrollo diferenciado del Programa de Salud Ocupacional de acuerdo a los cuatro elementos bsicos siguientes: - Actividades de Medicina Preventiva - Actividades de Medicina del Trabajo - Actividades de Higiene y Seguridad Industrial
Funcionamiento del Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de la Empresa. Evaluacin Semestral y ajustes anuales del Programa Total
Dirigir, coordinar, evaluar y velar por el diligenciamiento y mantenimiento actualizados de los siguientes registros mnimos: Listado de materias primas y sustancias empleadas en la empresa Agentes de riesgo por ubicacin y prioridades Relacin de trabajadores expuestos a agentes de riesgo Evaluacin de los agentes de riesgo ocupacionales y de los sistemas de control utilizados. Relacin discriminada de elementos de proteccin personal que suministren a los trabajadores. Recopilacin y anlisis estadstico de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Ausentismo general, por accidentes de trabajo, por enfermedad profesional y por enfermedad comn. Resultados de inspecciones peridicas internas de Salud Ocupacional. Cumplimiento de programas de educacin y entrenamiento Historia Ocupacional del trabajador, con sus respectivos exmenes de control clnico y biolgico. Planes especficos de emergencia y actas de simulacro en las empresas cuyos procesos, condiciones locativas o almacenamiento de materiales riesgosos, pueden convertirse en fuente de peligro para los trabajadores, la comunidad o el medio ambiente. Asegurar que las actividades de Medicina Preventiva y Medicina del Trabajo e Higiene y Seguridad Industrial, sean programadas y desarrolladas en forma integrada. Orientar y definir los ndices y medidas de Gestin de los programas tales como - ndices de frecuencia y severidad de accidentes de trabajo - Tasa de ausentismo general, por accidente de trabajo, por enfermedad profesional y por enfermedad comn. - Tasas especficas de enfermedades profesionales - Grados de cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional de acuerdo a cronograma de actividades. Estudiar y velar porque el contenido y los recursos de los Programas de Salud Ocupacional de la Empresa, se establezcan y hagan en directa relacin con el riesgo potencial y con el nmero de trabajadores en los lugares de trabajo.
Asistir, estudiar, proyectar, proponer e implementar alternativas de aplicacin de los Programas de Salud Ocupacional, tales como - Exclusivos y propios de la empresa - En conjunto con otras empresas - Contratados con una entidad reconocida por el Ministerio de Salud para tales fines. Asegurar que la organizacin y funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional se hagan conforme a las reglamentaciones que expidan los Ministerios de Salud y de Trabajo y Seguridad Social. Promover, representar, asistir y coordinar las relaciones con las Entidades Gubernamentales que tengan competencia sobre la Organizacin y Administracin de la Salud Ocupacional en el pas para garantizar el cumplimiento de las normas sobre Salud Ocupacional y/o relacionado con los Planes Nacionales de Salud y Salud Ocupacional y el Sistema General de Riesgos Profesionales, entre las cuales cabe mencionar: Comit Nacional de Salud Ocupacional Comits Seccionales de Salud Ocupacional Seguridad Social Caja Nacional de Previsin Social Entidades de Seguridad y Previsin Social Entidades de Seguridad y Previsin Social Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales Servicios Seccionales de Salud Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud Oficinas Regionales del Trabajo Consejo Nacional de Riesgos Profesionales Direccin Tcnica de Riesgos Profesionales Fondo de Riesgos Profesionales. Promover el acercamiento e intercambio con Entidades Privadas de carcter semejante y con las cuales se puedan coordinar y propiciar acciones de desarrollo tcnico y cientficos en el rea. Asegurar, dirigir, controlar y evaluar, la difusin y aplicacin de todos los aspectos atinentes a, - Plan Nacional de Salud Ocupacional - Planes del Sistema de Seguridad Social Integral - Planes de Salud Ocupacional en la Empresa. - Responsabilidades de los Ministerios de Salud y de Trabajo y Seguridad Social. - Responsabilidades de las Divisiones Departamentales de Trabajo y Salud Ocupacional.
Responsabilidad de los servicios Seccionales de Salud Responsabilidades del Nivel Nacional y las Seccionales del Seguro Social. Responsabilidades de la Caja Nacional de Previsin Social y otras Entidades de Seguridad y Previsin Social. Responsabilidades del Instituto Nacional de Salud Responsabilidades del Instituto Colombiano de la Juventud y el Deporte Coldeportes Responsabilidades de Otras Agencias Gubernamentales Responsabilidades de los Servicios Privados de Salud Ocupacional Responsabilidades de los Empleados y de los Trabajadores.
Asistir, estudiar, proponer y administrar las aplicaciones y efectos relacionados con el Sistema General de Riesgos Profesionales y las correspondientes entidades administradoras del Sistema, Entidades Promotoras de Salud e Instituciones prestadoras del Servicio de Salud. Orientar, promover, dirigir, evaluar y emitir conceptos, para el estudio, sistematizacin y desarrollo de Proyectos en el rea General de la Salud Ocupacional o en campos especficos de la misma. Estudiar costos, eficiencia, productividad y competitividad aplicaciones de la Salud Ocupacional en la Empresa. de las
Organizar y mantener apropiadamente el Sistema de Riesgo e Informacin de la Unidad. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requerida, en lo referente a la Salud Ocupacional. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con la Salud Ocupacional. Revitalizar y desarrollar la Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
NOTA:
Contenidos descritos en concordancia con el Decreto 614 de 1984, la Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del Trabajo y Seguridad Social y Salud y el Decreto 1295 de1994 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social de la Repblica de Colombia.
MEDICINA LABORAL
NATURALEZA Y OBJETO
Asistir, Administrar y Desarrollar el conjunto de actividades mdicas y paramdicas destinadas a promover, mejorar, prevenir y controlar la Salud del Trabajador, protegerlo de Riesgos Ocupacionales, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiolgicas. Estudiar, identificar, reducir o eliminar y dar a conocer Riesgos Potenciales de carcter latente, susceptibles de causar dao a la Salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control.
FUNCIONES Y PROCESOS Realizar exmenes mdicos, clnicos y paraclnicos para admisin, ubicacin segn aptitudes, peridicos ocupacionales, cambios de ocupacin, reingreso al trabajo, retiro y otras situaciones que alteren o pueden producirse en riesgos para la salud de los trabajadores. Desarrollar actividades de vigilancia epidemiolgica, conjuntamente con el subproducto de higiene y seguridad industrial, que incluirn, como mnimo: - Accidentes de trabajo - Enfermedades profesionales - Panorama de Riesgos. Desarrollar actividades de prevencin de enfermedades profesionales, accidentes de trabajo y educacin en salud a empresarios y trabajadores en coordinacin con el subprograma de Higiene y Seguridad Industrial. Investigar y analizar las enfermedades ocurridas, determinar sus causas y establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias. Informar a la gerencia sobre los problemas de salud de los trabajadores y las medidas aconsejadas para la prevencin de las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo. Estudiar y conceptuar sobre la toxicidad de materias primas y sustancias en proceso, indicando las medidas para evitar sus efectos nocivos en los trabajadores.
Organizar e implantar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios. Promover y participar en actividades encaminadas a la prevencin de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Colaborar con el Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de la empresa. Realizar visitas a los puestos de trabajo para conocer los riesgos relacionados con la patologa laboral, emitiendo informes a la gerencia, con el objeto de establecer los correctivos necesarios. Disear y ejecutar programas para la prevencin, deteccin y control de enfermedades relacionadas o agravadas por el trabajo y/o enfermedades generadas por los riesgos psicosociales. Elaborar y mantener actualizadas las estadsticas de morbilidad y mortalidad de los trabajadores e investigar las posibles relaciones con sus actividades. Coordinar y facilitar la rehabilitacin y reubicacin de las personas con incapacidad temporal y permanente parcial. Elaborar y presentar a las directivas de la empresa, para su aprobacin, los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo y ejecutar el plan aprobado. Promover actividades de recreacin y deporte. Estudiar costos, eficiencia, Productividad y Competitividad aplicaciones de la Medicina Preventiva y del Trabajo. de las
Organizar y mantener apropiadamente el Sistema de Registro e Informacin de la Unidad y sus indicadores y medidas de Gestin. Orientar, promover, dirigir, evaluar y emitir conceptos, para el estudio, sistematizacin y desarrollo de Proyectos en el Area General de la Medicina Preventiva y del Trabajo. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requerida, en lo referente a Medicina Preventiva y del Trabajo. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con lo propio de su Unidad.
Revitalizar y desarrollar la Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
NOTA:
Contenidos descritos en concordancia con la Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud de la Repblica de Colombia.
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Asistir, Administrar y Desarrollar el conjunto de actividades destinadas a la identificacin, reconocimiento, evaluacin y control de: - Agentes y Factores de Riesgo ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la Salud de las Personas. - Agentes y Factores de Riesgo que originen Accidentes de Trabajo y que puedan afectar la integridad fsica de las personas. - Riesgos Potenciales de carcter latente, susceptibles de causar dao a la salud o a la integridad fsica de las personas cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control.
FUNCIONES Y PROCESOS Elaborar un panorama de riesgos para obtener informacin sobre stos en los sitios de trabajo de la empresa, que permita la localizacin y evaluacin de los mismos, as como el conocimiento de la exposicin a que estn sometidos los trabajadores afectados por ellos. Identificar los ambientes de riesgo fsicos, qumicos, biolgicos, psicosociales, ergonmicos, mecnicos, elctricos, locativos y otros agentes contaminantes, mediante inspecciones peridicas a las reas, frentes de trabajo y equipo en general. Evaluar con la ayuda de tcnicas de medicin cualitativas y cuantitativas, la magnitud de los riesgos, para determinar su real peligrosidad. Conceptuar sobre los proyectos de obra, instalaciones industriales y equipos en general, para determinar los riesgos que puedan generarse por su causa. Inspeccionar y comprobar la efectividad y el buen funcionamiento de los equipos de seguridad y control de los riesgos. Estudiar e implantar los sistemas de control requeridos para todos los riesgos existentes en la empresa.
Conceptuar sobre las especificaciones tcnicas de los equipos y materiales, cuya manipulacin, transporte y almacenamiento generen riesgos laborales. Establecer y ejecutar las modificaciones en los procesos u operaciones, sustitucin de materias primas peligrosas, encerramiento o aislamiento de procesos, operaciones u otras medidas, con el objeto de controlar en la fuente de origen y/o en el medio los agentes de riesgo. Estudiar e implantar los programas de mantenimiento preventivo de las mquinas, equipos, herramientas, instalaciones locativas, alumbrado y redes elctricas. Disear y poner en prctica los medios de proteccin efectiva, necesarios para los sistemas de transmisin de fuerza y puntos de operacin de maquinaria, equipos y herramientas de trabajo. Inspeccionar peridicamente las redes e instalaciones elctricas locativas, de maquina, equipos y herramientas, para controlar los riesgos de electrocucin y los peligros de incendio. Supervisar y verificar la aplicacin de los sistemas de control de los riesgos ocupacionales en la fuente y en el medio ambiente y determinar la necesidad de suministrar elementos de proteccin personal, previo estudio de puesto de trabajo. Analizar las caractersticas tcnicas de diseo y calidad de los elementos de proteccin personal, que suministren a los trabajadores, de acuerdo con las especificaciones de los fabricantes o autoridades competentes, para establecer procedimientos de seleccin, dotacin, uso, mantenimiento y reposicin. Investigar y analizar las causas de los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades profesionales a efectos de aplicar las medidas correctivas necesarias. Informar a las autoridades competentes sobre los accidentes de trabajo ocurridos a sus trabajadores. Elaborar, mantener actualizadas y analizar las estadsticas de los accidentes de trabajo, las cuales estarn a disposicin de las autoridades competentes. Delimitar o demarcar las reas de trabajo, zonas de almacenamiento y vas de circulacin y sealar salidas, salidas de emergencia, resguardos y zonas
peligrosas de las mquinas e instalaciones de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Estudiar y controlar la recoleccin, tratamiento y disposicin de residuos o desechos, aplicando y cumpliendo con las medidas de saneamiento bsico ambiental. Promover, elaborar, desarrollar y evaluar programas de induccin y entrenamiento, encaminados a la prevencin de accidentes y conocimiento de los riesgos en el trabajo. Organizar y desarrollar un plan de emergencia teniendo en cuenta las siguientes ramas: - Rama Preventiva Aplicacin a las normas legales y tcnicas sobre combustibles, equipos elctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad econmica de la empresa. Rama Pasiva o Estructural Diseo y construccin de edificaciones con materiales resistentes, vas de salida suficientes y adecuadas para la evacuacin, de acuerdo con los riesgos existentes y el nmero de trabajadores. Rama Activa o Control de las Emergencias Conformacin y organizacin de brigadas (seleccin, capacitacin, planes de emergencia y evacuacin), sistemas de deteccin, alarma, comunicacin, seleccin y distribucin de equipos de control fijos o porttiles (manuales o automticos), inspeccin, sealizacin y mantenimiento de los sistemas de control.
Asesorar y colaborar con el Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de la Empresa. Elaborar y promover conjuntamente con los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, las normas internas de Salud Ocupacional y el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Elaborar y presentar a las directivas de la empresa para su aprobacin al subprograma de Higiene y Seguridad Industrial y ejecutar el plan aprobado. Organizar y mantener apropiadamente el Sistema de Registro e Informacin de la Unidad y sus Indicadores o Medidas de Gestin. Estudiar Costos, Eficiencia, Productividad y Competitividad de las aplicaciones de la Higiene y la Seguridad Industrial.
Orientar, promover, dirigir, evaluar y emitir conceptos, para el estudio, sistematizacin y desarrollo de Proyectos en las reas generales de la Higiene y la Seguridad Industrial. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requerida, en lo referente a la Higiene y la Seguridad Industrial. Revitalizar y desarrollar la Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores
NOTA: Contenidos descritos en concordancia con la Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud de la Repblica de Colombia.
COMIT DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Promover y velar por el establecimiento, implementacin y desarrollo, de las normas y regulaciones de Salud Ocupacional en la Empresa. Participar de las actividades de promocin, divulgacin e informacin, sobre Medicina, Higiene y Seguridad Industrial entre los patronos y trabajadores, para obtener su participacin activa en el desarrollo de los programas y actividades de Salud Ocupacional de la Empresa. Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los Programas de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo de la empresa e informar sobre el estado de ejecucin de los mismos a las autoridades de Salud Ocupacional cuando haya deficiencias en su desarrollo. Recibir copias, por derecho propio, de las conclusiones sobre inspecciones e investigaciones que realicen las autoridades de Salud Ocupacional en los sitios de trabajo.
FUNCIONES Y PROCESOS Proponer a la Administracin de la Empresa o establecimiento de trabajo la adopcin de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. Proponer y participar en actividades de capacitacin en Salud Ocupacional dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo. Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Salud Ocupacional en las actividades que stos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgacin y observancia.
Colaborar en el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y propender al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado. Visitar peridicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, mquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada rea o seccin de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control. Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Servir como organismo de coordinacin entre empleador y los trabajadores en la solucin de los problemas relativos a la Salud Ocupacional. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la Salud Ocupacional. Solicitar peridicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la Reglamentacin legal pertinente. Elegir al Secretario del Comit. Mantener un archivo de las actas de cada reunin y dems actividades que se desarrollen, el cual estar en cualquier momento a disposicin del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes. Sesionar por lo menos una vez al mes y tratar asuntos propios de su rea de influencia. Sesionar con carcter extraordinario, en caso de accidente grave o riesgo inminente y con la presencia del responsable del rea donde ocurri el accidente o se determin el riesgo, dentro de los cinco (5) das siguientes a la ocurrencia del hecho. Participar, conocer y/o estudiar costos, eficiencia, productividad y competitividad de las aplicaciones de la Salud Ocupacional en la Empresa. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con las actividades del Comit. Las dems funciones que le sean sealadas normativamente sobre Salud Ocupacional.
Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes e informacin requerida en lo referente a las actividades y funcionamiento del Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Estimular y promover la revitalizacin y desarrollo de la Salud Ocupacional a travs del estudio, actualizacin, aplicaciones y recomendaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza y alcance de la Salud Ocupacional. CONFORMACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Cada Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial estar compuesto por un nmero igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, as: - De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes - De 50 a 499 trabajadores, dos representante por cada una de las partes - De 500 a 999 trabajadores, tres representante por cada una de las partes - De 10000 o ms trabajadores, cuatro representante por cada una de las partes A las reuniones del Comit slo asistirn los miembros principales. Los suplentes asistirn por ausencia de los principales Las empresas o establecimientos de trabajo que tengan a su servicio menos de 10 trabajadores, debern actuar en coordinacin con los trabajadores para desarrollar bajo la responsabilidad del empleador el programa de Salud Ocupacional de la Empresa. La empresa que posea dos o ms establecimientos de trabajo, podr conformar varios Comits de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial para el cumplimiento de lo reglamentado, uno por cada establecimiento, teniendo en cuenta su organizacin interna. Cada comit estar compuesto por representantes del empleador y los trabajadores segn lo indicado al inicio de esta descripcin, considerando como nmero total de trabajadores la suma de los trabajadores de la empresa en el respectivo municipio y municipios vecinos. El empleador nombrar directamente sus representantes al Comit y los trabajadores elegirn los suyos mediante votacin libre.
Los miembros del Comit sern elegidos por un () ao al cabo del cual podrn ser reelegidos. El Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, se reunir por lo menos una (1) vez al mes en local de la empresa y durante el horario de trabajo. En caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comit se reunir con carcter extraordinario y con la presencia del responsable del rea donde ocurri el accidente o se determin el riesgo, dentro de los cinco (5) das siguientes a la ocurrencia del hecho. El qurum para sesionar el Comit estar constituido por la mitad ms uno (1) de sus miembros. Pasados los primeros treinta (30) minutos de la hora sealada para empezar la reunin del Comit, sesionar con los miembros presentes y sus decisiones tendrn plena validez. El empleador designar anualmente al Presidente del Comit de los representantes que l designa y el Comit en pleno elegir al Secretario de entre la totalidad de sus miembros. El Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, es un organismo de Promocin y Vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa y no se ocupar por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la relacin contractual-laboral propiamente dicha, los problemas de personal, disciplinarios o sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y estn sujetos a reglamentacin distinta. Los Comits de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de empresas pblicas y privadas, debern registrar su constitucin ante las autoridades laborales que les corresponda, segn su jurisdiccin, as: Los de la jurisdiccin del Distrito Especial de Bogot, ante la Divisin de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Los de la jurisdiccin de las capitales de departamento, ante la Divisin de Trabajo y Seguridad Social respectiva. Los de la jurisdiccin municipal, ante las Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social que les correspondan.
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMIT DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.
Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones. Notificar por escrito a los miembros del Comit sobre convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin. Tramitar ante la administracin de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el seno del Comit y darle a conocer todas sus actividades. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.
FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMIT DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a la discusin y aprobacin del Comit. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y suministrar toda la informacin que requieran el empleador y los trabajadores.
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR CON LOS COMITS DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Propiciar la eleccin de los representantes de los trabajadores al Comit, de acuerdo con lo ordenado sobre su composicin segn nmero de trabajadores, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones. Designar sus representantes al Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Designar al Presidente del Comit. Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeo de las funciones del Comit.
Estudiar las recomendaciones emanadas del Comit y determinar la adopcin de las medidas ms convenientes e informarle las decisiones tomadas al respecto. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES CON MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL LOS COMITS DE
Elegir libremente sus representantes al Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Informar al Comit las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Salud Ocupacional en la empresa. Cumplir con las normas de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador.
NOTA: Contenidos descritos en concordancia con el Decreto 614 de 1984, y de la Resolucin 2013 de 1986 de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud de la Repblica de Colombia.
RELACIONES LABORALES
NATURALEZA Y OBJETIVO Asesorar y Administrar los Procesos relacionados con las Funciones propias y derivadas del Derecho Laboral, as como Promover las Relaciones Funcionales con las Instituciones Pblicas y Privadas que puedan favorecer el Desarrollo Organizacional.
FUNCIONES Y PROCESOS Aplicar la Ciencia del Derecho en general y la Legislacin Laboral en participar para promover la mejor integracin entre la Empresa y sus Colaboradores sobre bases de Justicia, mutuo Respeto, consideracin de la Dignidad Humana y subordinacin a la Ley, participando activamente en la promocin del Desarrollo Organizacional. 3339274 Interpretar y Asesorar en los asuntos que tengan que ver con la Legislacin y el Derecho Labora, para las aplicaciones que se relacionen contractualmente en la Empresa y sus Colaboradores. Asesorar y Educar a todas las Unidades Administrativas de la Organizacin, sobre las regulaciones contractuales entre Empresa y Colaboradores. Emitir conceptos legales sobre toda situacin que pueda afectar las relaciones y/o regulaciones legales en asuntos laborales. Mantener permanente actualizacin sobre desarrollos de Ley y efectos sobre las Relaciones Laborales. Intervenir y dirigir la ejecucin e implementacin de Procesos Disciplinarios, asesorando en todos los casos a las partes sobre los aspectos de carcter legal. Estudiar y presentar los efectos sobre Costos y Productividad, en lo de las Relaciones Laborales.
Disear los modelos, contenidos y estrategias de Sensibilizacin y Motivacin para los Programas de Induccin de la Empresa, en lo propio Laboral, tal como: - Deberes y Derechos contractuales - Prohibiciones y Rgimen Disciplinario - Reglamentos Generales y/o Especficos - Relaciones y efectos Salariales - Prestaciones extralegales Propiciar, mantener y desarrollar relaciones efectivas con Entidades Publicas y Privadas que propicien en cualquier forma la Proteccin y Seguridad Social del personal. Entidades Estatales: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Oficinas del Trabajo) Seguro Social Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF Cajas de Previsin y Compensacin Otras Entidades Privadas: Empresas Promotoras de Salud Fondos Privados de Pensiones Cajas de Compensacin Entidades Administradoras del Sistema General de Riesgos Profesionales Asociacin Colombiana de Relaciones Industriales y Personal, ACRI0P Consejo Colombiano de Seguridad Asociaciones de Desarrollo Humano Cruz Roja Colombiana Cuerpo de Bomberos Voluntarios Agremiaciones empresariales Otras susceptibles de atentar contra las regulaciones
Investigar casos contractuales.
Preparar y presentar las Actas o Pliegos de Cargos para dirimir conflictos laborales internos. Establecer las sanciones disciplinarias que se deriven de los juicios o conflictos laborales internos.
Intervenir y asesorar en la solucin de problemas laborales que se presenten individual o colectivamente. Representar en Juicio o ante Autoridades Institucionales cuando fuere del caso los intereses de la Empresa en material laboral. Asesorar, preparar, interpretar, intervenir y participar en las Negociaciones y Acuerdos Colectivos de la Empresa. Asesorar y representar a la Empresa en las demandas indivudlales y/o reclamaciones colectivas ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, manteniendo permanente informacin de procesos y resultados con la Empresa y sus Directivos. Orientar y Supervisar la Administracin de los Acuerdos o Contratos Laborales y sus efectos, tales como - Interpretacin y conceptos normativos - Organizacin de informacin y comunicaciones - Coordinacin, organizacin y ejecucin de compromisos - Coordinacin para tratar efectos de operacin y/o produccin. - Organizacin de procesos de reclamacin y/o peticin. Orientar y definir las formas y procesos relacionados con los Contratos de Trabajo u Supervisar o verificar sus aplicaciones y modificaciones en el tiempo, entre Ingresos y Retiro, considerando entre otros: - Documentos de Ingreso - Proformas a diligenciar - Afilicaciones e inscripciones legales - Entrega y mantenimiento de Reglamentos - Anexos por tramitar - Firmas y entrega (copia) del Contrato de Trabajo - Informacin oportuna sobre proximidad de Terminacin de Contratos - Certificaciones y pagos al retiro - Registros en Hoja de Vida Ofrecer Asesora y participar en estudios y propuestas sobre acciones que afecten econmicamente Regulaciones contractuales, tales como: - Descuentos y pagos nominales - Procesos prestacionales - Suministros o dotacin - Servicios y beneficios - Inventario y equipamiento - Programas y fondos que afecten ingresos o patrimonio de empleados
Actualizar y dar mantenimiento a los planes y beneficios contractuales de carcter legal y exstralegal. Ofrecer Asesora y Capacitacin Jurdico-laboral al personal de la empresa. Estudiar, coordinar, evaluar y recomendar mejoras y desarrollos a las prcticas y desarrollos en materia legal y sus relaciones con el desarrollo organizacional y la administracin de personal. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a asuntos de leyes laborales. Preparar y presentar informes peridicos relacionados con Auditoria Administrativa, Balance Social y Gestin de la Unidad Administrativa. Revitalizar y desarrollar su Unidad con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus laborales.
INFORMACIN Y REGISTRO
NATURALEZA Y OBJETIVO. Administrar y Desarrollar Tcnicas y Procedimientos para Recopilar, Registrar, Procesar y Aplicar el Sistema de Informacin que permita ordenar, analizar, evaluar y diagnosticar la fuerza laboral y sus relaciones internas y externas.
FUNCIONES Y PROCESOS Disear, proponer e implementar la elaboracin de normas tcnicas y procedimientos para el anlisis de la informacin en materia de personal y su difusin y utilizacin en todas las reas de la empresa. Proyectar, proponer e implementar la elaboracin de normas tcnicas sobre confeccin, distribucin, evaluacin de informes y aplicacin de tcnicas de anlisis estadstico. Disear, proponer e implementar canales internos de comunicacin entre las diferentes unidades de la empresa, para favorecer el desarrollo de las funciones y procesos de la estructura formal de la organizacin. Organizar, preservar y mantener actualizado el Archivo y Registro de Personal, en materia de sus Hojas de Vida, segn las normas tcnicas, cumplimientos legales y aplicaciones que sean ms aconsejables para la empresa. Desarrollar e implementar los sistemas de recibo, registro, clasificacin y tramitacin de documentos y correspondencia en materia de Personal. Coordinar, proponer y desarrollar planes de promocin y divulgacin sobre los servicios que se prestan en el rea de administracin de personal. Coordinar, proponer y desarrollar planes de promocin y divulgacin de las actividades de capacitacin y desarrollo u otras relacionadas que se adelantan en la empresa. Desarrollar e implementar sistemas de organizacin y control de los documentos y Registros de Personal, en particular los siguientes:
- Solicitud de Empleo - Documentos de Ingreso - Evaluacin de Desempeo - Novedades de Personal - Prestaciones Sociales Asesorar, organizar e implementar la aplicacin de medios de comunicacin para informar, orientar y educar al personal interno o externo sobre la empresa y las aplicaciones en materia de personal. Proponer, organizar y mantener un medio de informacin laboral y social que estimule y promueva los eventos y realizaciones del personal en la empresa. - Onomsticos, aniversarios - Realizaciones y logros - Mritos y distinciones. Orientar, definir e implementar la administracin de las aplicaciones de la funcin Control de Administracin de Personal, tales como, - Estndares o patrones deseados - Seguimiento y observacin del desempeo - Comparacin de desempeo y modelos deseados - Acciones correctivas. Proyectar, desarrollar, organizar e implementar la aplicacin de un Sistema de Informacin mediante una Base de Datos de Personal que utilice como fuente los elementos suministrados por las diferentes Funciones y Procesos de Personal, para producir resultados de informes, documentos, ndices, listados, medidas estadsticas y otras informaciones que permitan mayor cobertura, rapidez, confiabilidad y permitan hacer ms objetivas las decisiones en materia de personal, tales como: - Informes de Planta de Personal - Informacin de Nmina y Salarios - Novedades y Registros de Personal - Registros de Cargos, Unidades y reas Administrativas - Registros de Compensacin, Beneficios y Servicios. - Informes de Costos y Contabilidad de Personal - Registros de Costos y Productividad Individuales. - Registros de los procesos de Administracin de Personal. Mantener actualizadas las aplicaciones de Informacin, Registro y Archivo de Personal y su Base de Datos, acorde con las necesidades de la empresa y los desarrollos tecnolgicos en los campos que se le relacionen.
Asesorar, orientar, preparar y presentar informes peridicos relacionados con Auditora Administrativa, Balance Social y Gestin en Asuntos de Personal, coordinando con otras Unidades lo del Caso. Responder oportuna, gil y confiablemente las inquietudes, solicitudes e informacin requerida por el personal en lo referente a los asuntos propios de su Unidad. Revitalizar y desarrollar su Unidad Administrativa con el estudio, actualizacin y aplicaciones tecnolgicas y cientficas propias y relacionadas con la naturaleza de sus labores.
ANEXO
GUA PARA DESCRIPCIN Y CLASIFICACIN DE PUESTOS SEGN NIVELES JERRQUICOS
ANOTACIONES Por considerarlos de sumo inters y de una calidad tcnica excepcional, se incluyen las definiciones establecidas para los empleos (Cargos o Puestos de Trabajo) de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico en el Orden Nacional del Estado Colombiano y que rigen para los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Pblicos, Unidades Administrativas Especiales y Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Dicha presentacin corresponde tcnicamente al sistema universalmente conocido como Clasificacin de Cargos mediante Categoras, Escalas o Niveles Predeterminados o Sistema de Gradacin Previa y que consiste bsicamente en determinar previamente una serie de caractersticas, condiciones, factores y responsabilidades por Categoras Selectas o Grupos de Trabajos o Empleos de mayor a menor importancia y a las cuales se pueden ajustar las Descripciones de todos los Puestos de la Organizacin. Las aplicaciones prcticas que pueden sugerirse de las descripciones establecidas y de su anlisis detallado, se pueden relacionar como sigue: Adaptacin y transferencia de la tecnologa desarrollada al respecto. Orientacin para identificar y definir funciones Orientacin para adaptar y definir caractersticas de Categoras y Niveles Jerrquicos u Ocupacionales. Gua para adaptar, clasificar, ubicar y/o relacionar Puestos de Trabajo, Cargos o Empleos en Categoras, Niveles o Escalafones de Empresa. Estudiar y Analizar las caractersticas de los Niveles Jerrquicos establecidos para las Organizaciones del Estado y transferir su tecnologa a las Organizaciones Privadas en adaptaciones que puedan darse para proponer Clasificacin de Puestos y Proyectos de Escalas de Salarios. Visualizar y estudiar las caractersticas de los Niveles Jerrquicos y el establecimiento de diferentes alternativas posibles de retribucin salarial. 1 2 3 4 5 6 7 NIVEL DIRECTIVO NIVEL ASESOR NIVEL EJECUTIVO NIVEL PROFESIONAL NIVEL TCNICO NIVEL ADMINISTRATIVO NIVEL OPERATIVO $ $
* Nota: De acuerdo al Decreto 590 del 30 de Marzo de 1993, del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica de la Repblica de Colombia
1. FUNCIONES DEL NIVEL DIRECTIVO Comprende los empleos a los cuales corresponde la direccin general de los organismos, la formulacin de polticas y la adopcin de planes, programas y proyectos para su ejecucin.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Fijar las polticas y adoptar los planes generales relacionados con la institucin o el sector al que pertenece y velar por el cumplimiento de los trminos y condiciones establecidas para su ejecucin. Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de los objetivos de la institucin y/o de las dependencias, en concordancia con los planes de desarrollo y las polticas trazadas. Organizar el funcionamiento de la entidad y proponer ajustes a la estructura orgnica, de acuerdo con las necesidades y polticas del Gobierno. Velar por el cumplimiento de las normas orgnicas de la entidad y de las dems disposiciones que regulan los procedimientos y los trmites administrativos internos. Controlar el manejo de los recursos financieros para que stos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgnicas del presupuesto nacional. Nombrar, remover y administrar el personal, de acuerdo con las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias vigentes. Adelantar, dentro del marco de las funciones propias de la entidad, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos. Representar al pas por delegacin del gobierno en reuniones nacionales e internacionales, relacionadas con asuntos de competencia de la entidad o del sector. Asistir a las reuniones de los consejos, las juntas, los comits y los dems cuerpos en que tenga asiento la entidad o efectuar las delegaciones pertinentes. Adoptar sistemas o canales de informacin interinstitucionales, para la ejecucin y el seguimiento de los planes y programas del sector. Presentar los informes de labores de la entidad o de la dependencia, a la instancia o autoridad correspondiente. Desempear las dems funciones sealadas en la Constitucin, la Ley, los estatutos y las dems disposiciones que determinen la organizacin de la entidad o de la dependencia a su cargo.
2. FUNCIONES DEL NIVEL ASESOR Comprende los empleos cuya labor consiste en asistir y aconsejar directamente a los funcionarios que encabezan los organismos de la administracin y aquellos que hacen parte de los cuerpos asesores del Gobierno.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Asesorar a las directivas en la formulacin, la coordinacin y la ejecucin de las polticas y los planes generales de la entidad. Absolver consultas, prestar asistencia tcnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la administracin. Aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con la adopcin, la ejecucin y el control de los programas propios del organismo. Dirigir, coordinar y participar en las investigaciones y en los estudios confiados por la administracin. Asistir y participar, en representacin del organismo, en reuniones, consejos, juntas o comits de carcter oficial, cuando sea convocado o delegado por la autoridad competente. Celebrar las audiencias y las reuniones a que haya lugar, conforme con las disposiciones o instrucciones correspondiente. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Desempear las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del empleo, y con la profesin del titular del cargo.
3. FUNCIONES DEL NIVEL EJECUTIVO Comprende los empleos a los cuales corresponde la direccin, la coordinacin, la evaluacin y el control de las unidades o dependencias internas de los organismos, encargadas de ejecutar y desarrollar las polticas, planes, programas y proyectos.
De acuerdo con su naturaza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Coadyuvar en la formulacin de las polticas y en la determinacin de los planes y los programas del rea de su competencia. Atender por conducto de las distintas dependencias, la ejecucin de los programas y la prestacin eficiente de los servicios; y responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y/o financieros. Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, los proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo. Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestacin de los servicios a cargo de la dependencia o de la entidad. Adelantar dentro del marco de las funciones propias de la dependencia, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos. Preparar proyectos relativos a la administracin de personal en general y dems providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio de la entidad. Asistir a las directivas de la entidad, en la adecuada aplicacin de las normas y procedimientos referidos al mbito de su competencia. Supervisar la elaboracin y la ejecucin de los contratos que se celebren para el desarrollo de los programas de las dependencias. Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestacin de los servicios a cargo de la dependencia. Rendir los informes que sean solicitados, adems de los que normalmente deben presentarse acerca de la marcha del trabajo en la dependencia. Asistir en representacin del organismo, a reuniones y dems actividades oficiales, cuando medie delegacin o asignacin. Recomendar las acciones que deban aplicarse para el logro de los objetivos y las metas institucionales. Desempear las dems funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las que reciba por delegacin y aquellas inherentes a las que desarrolla la dependencia y la profesin del titular del empleo.
4. FUNCIONES DEL NIVEL PROFESIONAL
Comprende los empleos cuya naturaleza demanda la realizacin de investigaciones y el desarrollo de actividades que implican la aplicacin de conocimientos propios de la formacin universitaria o profesional; que requieren capacidad de anlisis y de proyeccin, para concebir y desarrollar planes, programas y proyectos.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones:
Aplicar conocimientos, principios y tcnicas de una disciplina acadmica, para generar nuevos productos y/o servicios; efectuar aplicaciones de los ya existentes y desarrollar mtodos de produccin. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia. Participar en el diseo, la organizacin, la coordinacin, la ejecucin y el control de planes, programas, proyectos o actividades tcnicas y/o administrativas de una dependencia o grupo de trabajo; y garantizar la correcta aplicacin de las normas y de los procedimientos vigentes. Realizar investigaciones, experimentos y anlisis con el fin de probar, elaborar o perfeccionar materiales, bienes y/o servicios y controlar o desarrollar procedimientos. Proponer el diseo y la formulacin de procedimientos y sistemas atinentes a las reas de desempeo, con miras a optimizar la utilizacin de los recursos disponibles. Brindar asesora en el rea de desempeo, de acuerdo con las polticas y las disposiciones vigentes sobre la materia y vigilar el cumplimiento de las mismas por parte de los usuarios. Promover y tramitar asuntos de diferente ndole en representacin de la entidad, por delegacin de autoridad competente; realizar las investigaciones y preparar los informes respectivos de acuerdo con las instrucciones recibidas. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos de competencia de la entidad y de la dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas. Analizar, revisar, controlar y evaluar los sistemas y procedimientos, para garantizar su efectividad. Absolver consultas sobre las materias de competencia de la dependencia, de acuerdo con las disposiciones y las polticas institucionales.
Coordinar, supervisar y evaluar las actividades y las labores del personal bajo su inmediata responsabilidad. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Desempear las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del empleo, y con la profesin del titular del cargo.
5. FUNCIONES DEL NIVEL TCNICO Comprende los empleos cuya naturaleza demanda la aplicacin de mtodos y procedimientos que permitan obtener resultados concretos y/o bsicos para desarrollos posteriores.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Realizar actividades de carcter tecnolgico, con base en la aplicacin de los fundamentos que sustentan una especialidad, arte u oficio. Aplicar y adaptar tecnologas que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. Colaborar en la orientacin y comprensin de los procesos involucrados en las actividades auxiliares o instrumentales y sugerir las alternativas de tratamiento y generacin de nuevos procesos apropiados al rea correspondiente. Participar en la planeacin, la programacin, la organizacin, la ejecucin y el control de las actividades propias del cargo y del rea de desempeo. Comprobar la eficacia de los mtodos y de los procedimientos utilizados en el desarrollo de planes y programas. Disear y desarrollar sistemas de informacin, clasificacin, actualizacin, manejo y/o conservacin de recursos propios del rea y de la entidad. Adelantar actividades de asistencia tcnica, administrativa u operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadsticas y datos concernientes al rea de desempeo; presentar los resultados y proponer los mecanismos orientados a la ejecucin de los diversos programas o proyectos. Preparar el material y el equipo requerido para el desarrollo y la elaboracin de experimentos, ensayos, clculos, mapas, grficos y pruebas con el fin de ejecutar las labores del rea de competencia. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del rea respectiva y efectuar los controles peridicos necesarios. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades y las labores del personal bajo su inmediata responsabilidad. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requerida. Desempear las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del empleo, y con la formacin y adiestramiento del titular del cargo.
6. FUNCIONES DEL NIVEL ADMINISTRATIVO Comprende los empleos que implican el ejercicio de actividades de orden administrativo, complementarias de las tareas y responsabilidades de los niveles superiores y aquellos que tienen asignadas labores de coordinacin, supervisin y evaluacin de las actividades propias de un grupo de trabajo.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la entidad, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos. Llevar y mantener actualizados los registros de carcter tcnico, administrativo o financiero, verificar, la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes. Adelantar labores relacionadas con el recibo, el pago y el manejo de los valores y de fondos institucionales, de conformidad con las disposiciones, los trmites y las instrucciones pertinentes. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carcter manual, mecnico o electrnico y adoptar mecanismos para la conservacin, el buen uso, evitar prdidas, hurtos o el deterioro de los mismos. Orientar a los usuarios y suministrar informacin, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trmites, las autoridades y los procedimientos establecidos. Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalas relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados. Colaborar en el diseo de formas y cuestionarios para la recoleccin de datos, en la verificacin de informacin y revisin de tabulados y en la obtencin de promedios o proporciones sencillas. Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar documentos y correspondencia. Llevar controles peridicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes.
Llevar y actualizar las hojas de vida de los equipos de la entidad, registrar las novedades presentadas, responder por su seguridad e informar sobre el cumplimiento de los contratos de mantenimiento. Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones y dems aspectos que se requieran para la celebracin de los eventos de carcter institucional. Velar por la adecuada presentacin de la oficina y por la organizacin del archivo respectivo. Coordinar, evaluar y controlar las actividades tcnicas y/o administrativas de una dependencia o grupo de trabajo y garantizar la correcta aplicacin de las normas y de los procedimientos. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Desempear las funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del empleo, y con la formacin y adiestramiento del titular del cargo.
7. FUNCIONES DEL NIVEL OPERATIVO
Comprende los empleos que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o de tareas de simple ejecucin, que sirven de soporte para la realizacin de las labores de los restantes niveles.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrn, entre otras, las siguientes funciones: Ejecutar labores auxiliares, tales como: aseo de instalaciones, muebles y utensilios; preparacin y distribucin de alimentos y bebidas; mantenimiento y reparacin de elementos, maquinaria y equipos; traslado de muebles, enseres y equipos; de carpintera, cerrajera, albailera, pintura, electricidad o jardinera; de instalaciones telefnicas, elctricas o sanitarias y otras de naturaleza similar. Operar y responder por el buen uso de vehculos, equipos, elevadores, mquinas, herramientas y elementos de trabajo que sean asignados, e informar oportunamente sobre las anomalas presentadas. Elaborar presupuestos de obras sencillas de ejecutar y colaborar en la obtencin de cotizaciones. Vigilar y responder por la seguridad de inmuebles, recursos naturales, equipos, muebles, enseres y dems elementos de propiedad del Estado e informar a los superiores sobre las irregularidades que se presenten. Controlar el acceso y el trnsito de personas dentro de la edificacin y aplicarlas medidas de seguridad respectivas. Efectuar el envo de la correspondencia, a travs de las oficinas de correo, hacer su distribucin interna o externa en forma personal y responder por los documentos que le sean confiados. Participar en las labores de empaque, cargue, descargue y/o despacho de paquetes y sobres. Entregar, de acuerdo con instrucciones, elementos y documentos que sean solicitados. Elaborar de acuerdo con instrucciones del superior inmediato, actas, registros y relaciones sencillas. Fijar y/o distribuir circulares, afiches y dems ayudas visuales en los puntos o dependencias que la administracin autorice u ordene. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran. Desempear las dems funciones asignadas por la autoridad, competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del empleo, y con las habilidades y destrezas del titular del cargo.
GLOSARIO
ADMINISTRACIN: Es el conjunto de Normas, Principios y Conocimientos Sistemticos que se identifican a travs de las Funciones del Proceso Administrativo y que aplicados Individualmente de manera Tcnica y Metodolgica en el mbito Organizacional, permite que los Recursos disponibles sean ordenados y relacionados, para lograr con la mayor eficiencia, productividad y competitividad, la optimizacin de Resultados, en la consecucin de los Objetivos, Misin y Visin de la empresa. AUTORIDAD: Derecho establecido o delegado para controlar procesos, tareas, funciones, polticas, metas, objetivos o asuntos relacionados con la administracin. CAMBIO: Proceso que se da para pasar de un estado a otro considerado deseable. DESARROLLO: Proceso que mediante el propio conocimiento permite la aplicacin mxima de potencialidades. DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Proceso Administrativo que mediante el autoconocimiento permite integralmente la aplicacin de potencialidades del individuo, grupos, familia, empresa y comunidad. DESARROLLO SOSTENIBLE: Proceso que busca satisfacer necesidades presentes sin comprometer la capacidad de generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades y disponiendo de factores productivos de igual o superior calidad. EFICIENCIA: Razn entre Resultados y Tiempo invertido en funcin generalmente de Costos y Calidad. ESTRATEGIA: Diseo, formulacin, implementacin y evaluacin de acciones para lograr las Metas, Objetivos y Misin de la Empresa. ESTRUCTURA: Es el diseo, conformacin y funcionamiento de los elementos componentes de los diversos sistemas empresariales, as como la definicin de sus actividades, funciones, procedimientos y responsabilidades. META: Resultados o propsitos por conseguir en el tiempo, generalmente a corto plazo (1 ao y poco ms o menos).
MISIN: Definicin a largo plazo de cuanto quiere llegar a ser la Organizacin. OBJETIVO: Resultados o propsitos por conseguir en el tiempo, generalmente en el largo plazo (5 aos). POLTICA: Establecimiento de Medios, Relaciones o Regulaciones para orientar y dirigir los esfuerzos en la consecucin de Metas, Objetivos y Misin de la Empresa. PRINCIPIO: Proposicin o supuestos bsicos que por lo general tienen validez particular. PROCEDIMIENTO: Plan, mtodo, secuencia, guas o forma de ejecucin o manejo de actividades o tareas. PROCESOS: Comprende el conjunto de prcticas, procedimientos o mtodos para desarrollar ordenada o sistemticamente determinadas acciones para cumplir un cometido determinado. PRODUCTIVIDAD: Razn entre Produccin y Recursos o Insumos utilizados en funcin generalmente de Calidad y Costos. RACIONALIZACIN: Anlisis y evaluacin de informacin con el propsito de optimizar tareas, funciones o procesos. RESPONSABILIDAD: Deber y obligacin debida con relacin a un compromiso o en subordinacin al ejercicio de una autoridad legtima. SISTEMA: Grupo o conjunto de cosas o elementos relacionados o interdependientes que conforman o integran una unidad que acta de acuerdo a programas o planes entre determinados lmites. TAREAS: Conjunto de operaciones, trabajos, tcnicas, procedimientos y regulaciones establecidas para desempear o realizar con determinados recursos y tecnologa un cometido especfico. TECNOLOGA: Conjunto de prcticas, procesos, elementos como equipos y mquinas y conocimientos sobre las formas de hacer las cosas. UNIDAD ADMINISTRATIVA O UNIDAD FUNCIONAL: Centro dinamizador de estructuras y procesos organizacionales, para asegurar que se lleven a cabo determinados o especializados propsitos, sistemas, conductas y relaciones empresariales.
BIBLIOGRAFA
APPLEGARTH, Michael. Programas de Capacitacin. Bogot: Legis. 1992. ANZOLA R. Javier & GALEANO, Luis J. Administracin de Personal. Bogot: UNISUR. Ministerio de Educacin Nacional, 1990. ARTHUR, Diane. Seleccin Efectiva de Personal, Colombia: Norma, 1992. ALVAREZ C., Augusto. La Administracin de Personal. Bogot: Estar, 1990. ---------------. La Administracin de Sueldos y Salarios. Bogot: Guadalupe, 1990. BURBANO, Jorge E. Auditoria de Personal. Cali: Univalle, 1993. COMO FORMULAR UN PROGRAMA DE DESCRIPCIN DE PUESTOS. USA: Edit. By Alexander Hamilton Institute. 1980. CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de Recursos Humanos. 2ed. Bogot: McGraw Hill. 1994. DESSLER, Gary. Administracin de Personal. 4ed. Mxico: Prentice Hall, 1992. FERNANDEZ V. Mara Isabel & Otros. Balance Social. Medelln: Pontificia Universidad Bolivariana. 1993. LEGISLACIN LABORAL COLOMBIANA. MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS Management Association. Mxico: CECSA, 1958. EJECUTIVOS, American
MEIGHAM, Michael. Programas de Induccin. Bogot: Legis, 1992. REYES PONCE, Agustn. El Anlisis de Puestos. Mxico: Limusa, 1974. SIKULA, Andrew F. & McKENNA, John F. Administracin de Recursos Humanos. Mxico: Limusa, 1989. WERTHER, William B. & DAVIS, Keith. Administracin de Personal y Recursos Humanos. 3ed. McGraw Hill. 1993.

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