RETENCIN EN LA FUENTE POR SALARIOS

COMO ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE RETENCIONES EN LA FUENTE POR SALARIOS MS ADECUADO PARA EL EMPLEADO
La Retencin en la fuente por ingresos laborales, se puede determinar por medio de dos mtodos o procedimientos comnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2. Cmo saber cual de lo los dos procedimientos es el que se debe aplicar? Para elegir el procedimiento adecuado, en primer lugar se debe tener en cuenta que hay que aplicar aquel procedimiento que mas favorezca al empleado, es decir, aplicar el procedimiento que le signifique una menor retencin. El procedimiento nmero uno tiene en cuenta los ingresos que se obtengan en el mes en que se debe aplicar la retencin. En cambio, el procedimiento nmero dos, tiene en cuenta el ingreso promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el clculo. El procedimiento nmero uno se debe aplicar necesariamente cuando el trabajador ingresa a trabajar por primera vez, puesto que el procedimiento nmero dos, toma como referencia el ingreso promedio de los meses anteriores, y en el caso de los trabajadores que trabajan por primera vez no tiene meses anteriores. En este caso, para poder aplicar el procedimiento dos se debe esperar hasta junio o diciembre, que son los meses en que se debe calcular este procedimiento. Para pasarse al procedimiento nmero dos, no es necesario que lleve 12 meses, la norma permite que el clculo se haga con un nmero inferior de 12 meses, por lo que se ha de suponer que hasta con dos meses es suficiente para determinar un promedio. Pero para poder tomar dos meses se requiere que el empleado lleve laborando 3 meses, debido a que el mes del clculo no se toma en cuenta, solo los anteriores a dicho mes. En principio, para determinar cual es el procedimiento que ms le conviene al empleado, lo ms sencillo es hacer el clculo por los dos mtodos y comparar cual de los dos genera una menor retencin. Pero esta solucin no siempre es confiable, solo podra ser til cuando se trata de empleados que tiene unos ingresos muy estables mes tras mes. No lo es para un empelado que continuamente asciende y mejora sus ingresos, o que por alguna eventualidad, en determinado momento puede recibir alguna cantidad de dinero adicional por una u otra razn. En estos casos, s se hace necesario hacer un anlisis cuidadoso para determinar el comportamiento futuro de los ingresos del empleado e identificar cual ser el efecto que tendrn a la hora de determinar la base de retencin.

El procedimiento nmero uno tiene en cuenta solo los ingresos del respectivo mes, al aumentarse estos ingresos, necesariamente significa una mayor base de retencin y por consiguiente una mayor tarifa. El procedimiento nmero dos, por tener en cuenta le promedio de los 12 meses anteriores, no afectara la base de retencin hacia el futuro, porque se calcula es con base a los ingresos del pasado, y la tarifa que se determine con base a esos ingresos anteriores, se aplicara dentro de los 6 meses siguientes sin importar si los ingreso de esos seis meses siguientes se incrementan o no. EJEMPLO: Un trabajador que en el segundo semestre del 2010, ha obtenido ingresos bajos, pero en el primer semestre del 2011, sus ingresos se duplicaran, el procedimiento que se debe aplicar es el nmero dos, ya que este se aplica para el primer semestre del 2010, calculado con ingresos del 2011 que son inferiores y es posible que ni si quiera resulte tarifa para aplicar. Supongamos que el trabajador tena en el 2010 un ingreso promedio mensual de 1.000.000, y que en el 2011 tiene un ingreso mensual de 4.000.000. Aplicando el procedimiento dos, la tarifa de retencin que se aplicar en el primer semestre del 2011, ser cero (0), no importa que el empleado gane 4.000.000 al mes. Aplicando el procedimiento nmero uno a un sueldo de 4.000.000 la retencin seria bastan elevada. Caso contrario; si el empleado en el 2010 tena un ingreso promedio de 4.000.000 y en el 2011, sus ingresos disminuyen a 2.000.000, es obvio que el procedimiento ms recomendable es el nmero 1, que es con el que se determinara una tarifa menor. Se debe tener en cuenta que si se utiliza el procedimiento nmero dos, la tarifa que all se determine se aplicara dentro de los siguientes seis meses, sin importar si el sueldo del trabajador est por debajo de los rangos de la tabla sujetos a retencin. Se podra dar el caso de aplicar retencin inclusive sobre un salario mnimo cuando se ha utilizado el procedimiento dos. De acuerdo a lo hasta aqu expuesto, se puede concluir, que si los ingresos de un empleado se incrementan considerablemente hacia el futuro, el procedimiento aconsejable es el nmero 2, debido a que este se calcula con el promedio de los ingresos anteriores, y cuando estos son menores, la base de retencin ser menor que si se determina con los ingresos futuros que son superiores. Cuando los ingresos son constantes, prcticamente es indiferente si se aplica uno u otro procedimiento. El procedimiento dos es puede aplicar, o bien cuando los ingresos sean constantes o no vayan a sufrir un incremento considerable, o cuando los ingresos de los siguientes meses se incrementen considerablemente. En ningn caso se debe aplicar cuando los ingresos en los meses siguientes vayan a disminuir. La utilizacin del procedimiento nmero dos, depender del comportamiento de los ingresos dentro de los seis meses siguientes en que se aplicara dicho procedimiento, por lo que a la hora de elegir el procedimiento a utilizar, se debe

hacer un estudio de cmo se comportaran los ingresos futuros de cada uno de los trabajadores. Recordemos que una empresa puede aplicar a cada trabajador un procedimiento diferente; no es obligacin que se aplique el mismo procedimiento a todos los trabajadores. Lo que s es obligatorio es aplicar el mismo procedimiento a un mismo trabajador durante los seis meses siguientes, o hasta la fecha en que se calcular el procedimiento nmero dos: Junio y Diciembre. Cuando los ingresos son altos, o cuando se trata de trabajadores obligados a declarar renta, puede ser sano pagar una retencin en la fuente elevada. Como bien sabemos, la retencin es un mecanismo que permite pagar anticipadamente los impuestos. En el caso de los asalariados, estos no son disciplinados en hacer una provisin para el pago del impuesto de renta, y cuando llega la hora de pagar el impuesto, el asalariado no tiene ni plata ni retenciones. Es ms fcil por ejemplo, que cada mes se le retenga de su salario $300.000 y no tener que pagar a ltima hora 3.600.000 por concepto de impuesto. En cierta forma, la retencin puede ser una forma de ahorrar para pagar posteriormente los impuestos MTODOS
PROCEDIMIENTO 1 Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas, intereses sobre cesantas y prima mnima legal de servicios (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensinales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales

 Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin (=) Base de retencin Procedimiento nmero 2: A.Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas e intereses sobre cesantas (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin (=) Este resultado se divide por 13 o el nmero de meses que corresponda. (=) Ingreso mensual promedio (Base para determinar porcentaje fijo de retencin). Hasta aqu hemos determinado el porcentaje fijo que se aplicara en los seis meses siguientes a la fecha del clculo.

Luego, mensualmente, se sigue el mismo procedimiento que en el procedimiento 1 para determinar la base de retencin, a la cual se le aplicara el porcentaje fijo determinado en le procedimiento anterior (A), puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo. Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara en cada uno de los siguientes seis meses, as la base depurara en cada mes, no alcance el tope mnimo para estar sometido a retencin en la fuente. Ejemplo: supongamos que se aplicara retencin en la fuente sobre ingresos gravables superiores a 1.000.000, y en el caso que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el salario solo sea de 800.000 una vez depurado, en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retencin ya determinado con anterioridad. Esto no sucedera en el procedimiento 1, ya que solo se aplicara retencin si el salario gravable supera el 1.000.000 de que hablamos en este ejemplo. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que solo se aplicara retencin si el los ingresos gravados superan el 1.000.000 PROCEDIMIENTO 2 B. Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas e intereses sobre cesantas. (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensinales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin

(=) Base de retencin que se multiplica por el porcentaje fijo de retencin (A*B) El procedimiento nmero 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada ao, y se tomara el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el calculo, es decir que si se hace el calculo en diciembre de 2006, se tomaran los ingresos hasta el mes de noviembre (noviembre 2010-noviembre 2011), que es el mes anterior al mes de diciembre en el cual se hizo el calculo. En el caso que el empleado lleve menos de un ao trabajando, se tomaran en cuenta los meses que lleve y se dividir por ese mismo nmero. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirn por 10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un ao a ms, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividir en 13. Una vez determinado el procedimiento a utilizar, el valor all establecido se lleva a la siguiente tabla para determinar el valor a retener:

RANGOS EN UVT DESDE HASTA >0 95 >95 > 150 >360 150 360

TARIFA MARGINAL 0% 19% 28%

IMPUESTO 0 (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% ms 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% ms 69 UVT

En 33% adelante

Concepto y valores que se deducen o descuentan del total de ingresos para determinar la base sometida a retencin Cesantas e intereses sobre cesantas El artculo 206 de Estatuto tributario en su numeral 4, establece que son exentas siempre y cuando el salario mensual promedio de los seis ltimos meses del empleado no exceda de 350 UVT . La parte no gravada (la que excede el lmite) se determinar as:

Mayor de 350 UVT hasta 410 UVT el 90% Mayor de 410 UVT hasta 470 UVT el 80% Mayor de 470 UVT hasta 530 UVT el 60% Mayor de 530 UVT hasta 590 UVT el 40% Mayor de 590 UVT hasta 650 UVT el 20% Mayor de 650 UVT en adelante el 0%

RETENCION POR SALARIOS PARA EL AO 2011 Los asalariados cuya base gravable por concepto de ingresos laborales sea superior a 95 UVT, es decir, la suma de $2.388.001 mensuales durante el ao 2011, estarn sujetos a que se les practique retencin en la fuente como anticipo de Impuesto sobre la Renta para los declarantes y como el impuesto mismo para los no declarantes Esto significa que los asalariados sujetos a retencin en la fuente por ingresos laborales son aquellas personas que devenguen un salario mensual superior a $3.551.000. La base gravable de retencin es el resultado de restar a la totalidad de los ingresos laborales, los ingresos no gravados, como los aportes obligatorios a salud (4%) y a pensin (5%) y la renta exenta del 25% calculada sobre los ingresos gravados. Para el ao 2011 la exencin del 25% calculada sobre el ingreso laboral gravado, para todos los asalariados est limitada a 240 UVT, es decir, $6.032.000 mensuales. Los trabajadores independientes y asalariados debern calcular su base de retencin teniendo en cuenta los siguientes conceptos: 1. Intereses pagados por un crdito de vivienda hasta 1.200 UVT 2. Pagos relacionados con salud pre pagada y educacin del trabajador, su cnyuge y hasta dos hijos. 3. Aportes obligatorios a pensiones. 4. Aportes voluntarios a fondos de pensiones. 5. Ahorros en las cuentas de fomento a la construccin -AFCDe los conceptos anteriores, se debe precisar que los tres ltimos conceptos no pueden exceder del 30% del ingreso laboral; adems, los dos primeros numerales que sirven para disminuir la base de la retencin en la fuente no son concurrentes. Por otra parte, siguen siendo deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el empleado, los pagos por concepto de alimentacin, siempre que el salario del trabajador no exceda de 360 UVT, es decir, $9.047.520, y que los pagos por dicho concepto no excedan mensualmente las 41 UVT, es decir, $1.030.000. No constituyen renta ni ganancia ocasional, los aportes voluntarios a fondos de pensiones, siempre que sumados con los aportes obligatorios y los aportes a cuentas de ahorro AFC, no excedan del 30% de los ingresos laborales anuales.
Concepto Salarios y dems pagos laborales Subtotal Menos: Rentas Exentas Subtotal Menos: Aportes obligatorios a Salud. Base Retencin en la Fuente Por Pagos Laborales Valor $3.551.000 $3.373.450 ($843.362) $2.530.088 ($142.040) $2.388.048

Menos: Aportes obligatorios al Fondo de Pensiones a cargo del empleado (5%) ($177.550)

La retencin en la fuente aplicable a los pagos laborales gravables, , ser la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retencin en la fuente contemplada en el Art. 383 del E.T:

Prima mnima legal de servicios

La razn por la que se excluye no es porque se exenta o sea ingreso no constitutivo de renta, sino porque la retencin se le practicara directamente segn el monto del pago por concepto de prima de servicios. La prima de servicios slo se excluye en el procedimiento nmero1, en el 2 se incluye dentro de la totalidad de ingresos gravados, es decir, que slo si se utiliza el procedimiento 1, la retencin en la prima de servicios se puede determinar en forma independiente. Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Los siguientes conceptos se consideran como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional: Aportes obligatorios a fondos de pensin Aportes voluntarios a los fondos de pensin siempre y cuando, sumados con los aportes obligatorios, no superen el 30% del ingreso laboral o tributario del ao. Reembolso de gastos del trabajador

 Los pagos que el empleador pague a terceros por concepto de alimentacin del trabajador o su familia, siempre y cuando el trabajador no devenga ms de 15 salarios mnimos mensuales. Rentas exentas El artculo 206 de Estatuto tributario en su numeral, contempla como exentas las rentas originadas en indemnizaciones por accidente de trabajo, las indemnizaciones que impliquen la proteccin de la maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador y el seguro y las compensaciones por muerte de los miembros de las fuerzas militares y de la polica nacional. Igualmente, el 25% de las rentas de trabajo son exentas. La renta exenta por este concepto no puede superar mensualmente el valor de 240 UVT . Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin El trabajador puede disminuir de la base de retencin, lo pagado por concepto de intereses o correccin monetaria originados en prstamos para adquisicin de vivienda. En este caso el valor mximo a solicitar mensualmente como deduccin es de 100 UVT . El trabajador pude disminuir de la base de retencin, lo pagado por concepto de salud y educacin del trabajador, su cnyuge y hasta dos hijos. En este caso, el valor a deducir no debe superar el 15% del total de los ingresos gravados del periodo respectivo, y adicionalmente que los ingresos laborales durante el ao sean inferiores a 4.600 UVT. Nota: El empleado solo puede deducir uno de los dos conceptos enunciados, o bien el pago por vivienda o el pago por salud y educacin. Aunque la empresa puede aplicar indistintamente uno u otro procedimiento de retencin, una vez elegido uno de ellos, este se debe aplicar durante todo el periodo correspondiente. Para el caso de los empleados que laboran por primera vez, necesariamente se debe utilizar el procedimiento nmero 1, puesto que para utilizar el procedimiento nmero 2, se requiere haber trabajado un ao o menos, para efectos de sacar el promedio respectivo.

CASOS PUNTUALES

Si una persona aparte de su salario gana algo adicional por el logro de objetivos (algo as como una comisin), a este valor se le debe descontar retencin en la fuente por renta y por ICA? CONCEPTO Todos los pagos laborales, sin importar como se denominen, estn sometidos a retencin en la fuente por renta, a excepcin de aquellos que expresamente la ley considere que no estn sometidos a retencin, y dentro de los ingresos laborales que no estn sometidos a retencin en la fuente por renta, no figuran las

comisiones, bonificaciones o primas extralegales, por lo que se debe concluir que estos ltimos conceptos estn sometidos a retencin en la fuente por renta. Los ingresos provenientes de las actividades laborales, no estn gravados por el Impuesto de industria y comercio, y por lo tanto no estn sometidos a retencin en la fuente por ICA. El impuesto de industria y comercio se aplica slo sobre los ingresos originados en actividades consideradas por la ley como mercantiles, naturaleza que no tienen los ingresos laborales. Naturaleza de las comisiones, bonificaciones y primas extralegales Por definicin legal, todo pago que la empresa realice a un trabajador como remuneracin por su trabajo se considera salario. Pero la ley 50 de 1990, que modific el artculo 128 del cdigo sustantivo del trabajo, cre la posibilidad de que las partes (empleado empleador) pactaran que algunos pagos no constituyan salario, caso que podra (un supuesto) ser el de la consulta. Estos pagos especiales o adicionales que la empresa haga al trabajador, y que expresamente hayan acordado que no constituyen salario, esto es que no son factor salarial, tienen un tratamiento especial frente a algunas obligaciones propias de un contrato laboral, mas no tiene tratamiento especial frente al impuesto de renta o a la retencin en la fuente. Los pagos considerados como no constitutivos de salario, no forman parte de la base para el clculo de la seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales, pero si forman parte de la base para efectos del clculo de la retencin en la fuente. Se debe tener en cuenta, que estos pagos, al momento de depurar la base que se ha de someter a retencin en la fuente, se afectan con el 25% de los pagos laborales que son considerados renta laboral exenta, segn el numeral 10 del artculo 206 del estatuto tributario. LOS PAGOS QUE SE EFECTEN A LOS APRENDICES DEL SENA ESTAN SOMETIDOS A RETENCION EN LA FUENTE POR INGRESOS LABORALES Aunque parezca un tanto absurdo, los pagos que las empresas realicen a sus aprendices del Sena como producto de un contrato de aprendizaje, estn sometidos a retencin por salarios Pero una cosa es que los pagos por apoyo de sostenimiento, como se le llama a la remuneracin que devenga un aprendiz del Sena, estn sometidos a retencin en la fuente por ingresos laborales, y otra muy distinta es que en la realidad exista la necesidad de practicar tal retencin, algo que nunca suceder. Lo que devenga un aprendiz ni si siquiera alcanza al salario mnimo, slo en la etapa de practica devengan un escaso salario mnimo, y bien sabemos que la base mnima sujeta a retencin en la fuente por salarios es de 95 UVT ($2.095.000 para

el 2008), por lo que un aprendiz jams alcanzar a devengar un salario por lo menos igual a ese valor, eso sin tener en cuenta que la base de retencin se disminuye en por lo menos un 25% correspondientes a las rentas de trabajo exentas, lo cual segn la interpretacin de la DIAN, aplicara para el caso de los aprendices. Bien, la DIAN en concepto 39644 de 2003 ha expuesto que: Como puede observarse, los contratos por medio de los de los cuales se obliga a las empresas a vincular aprendices en los trminos del artculo 32 de la Ley 789 de 2002, son de naturaleza laboral, razn por la cual los pagos que se efecten por dicho concepto como apoyo de sostenimiento mensual estn sometidos a retencin en la fuente por concepto de ingresos laborales, de acuerdo con la tabla de retencin emitida anualmente por el Gobierno Nacional, independientemente que el pago constituya o no factor salarial, pues lo determinante es que tenga su origen en una relacin laboral o legal y reglamentaria para estar sometida a retencin en la fuente por concepto de ingresos laborales, aplicando uno cualquiera de los procedimientos sealados en los artculos 385 o 386 del Estatuto Tributario. Si bien la justificacin que expone la administracin de impuestos resulta vlida, no deja de ser ms que una curiosidad, puesto que es improbable que lo devengado por un aprendiz llegue a por lo menos alcanzar la base mnima sujeta a retencin por concepto de ingresos laborales, puesto que la nica forma sera que adems del contrato de aprendizaje, el aprendiz tuviera con la misma empresa un contrato laboral con una suficiente remuneracin, lo cual tampoco es posible, as como no es posible que una empresa decida pagarle a un aprendiz una elevada suma de dinero.
RETENCIN EN LA FUENTE POR PAGOS LABORALES RETROACTIVOS

La retencin en la fuente a ttulo de renta por concepto de ingresos laborales debe practicarse en el momento del pago, independientemente que el agente retenedor este obligado o no a llevar contabilidad, el periodo de la declaracin de retencin en la fuente es mensual, por consiguiente el valor retenido debe corresponder a los pagos laborales de dicho periodo, sin embargo en ocasiones corresponden a vigencias pasadas, de obligaciones de dos o ms perodos acumulados, configurando un pago laboral que se realiza en forma retroactiva. El procedimiento para el clculo de la retencin en la fuente por concepto de pagos laborales retroactivos, ha sido sealado en reiterada doctrina de la administracin de impuestos, el concepto 047441 del 15 de julio de 2005 establece que La Retencin en la Fuente cuando se pagan mesadas retroactivas debe liquidarse estableciendo que porcentaje del pago retroactivo corresponde a cada mes y no acumulndolos para aplicar la retencin sobre dicho valor, igualmente hace referencia al procedimiento indicado en el concepto 057622 de 2003: La Retencin en la fuente del Impuesto sobre la renta debe liquidarse estableciendo qu porcentaje del pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes. Para el efecto el monto total de los pagos retroactivos gravables se divide por el nmero de meses que corresponde a la retroactividad; a este resultado se le restar el promedio

mensual de los intereses y correccin monetaria o de los gastos de salud y educacin, debidamente certificados y que legalmente correspondan, segn el caso, y la diferencia ser la base para establecer la retencin en la fuente. El porcentaje que figure en la tabla de retencin en la fuente (vigente al momento del pago) frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el prrafo anterior, se aplica a la totalidad de los pagos gravables retroactivos. La cifra resultante ser el valor a retener. Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artculo 206 del Estatuto Tributario (modificado por el artculo 17 de la Ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales es exento, limitado mensualmente a $4.000.000. En consecuencia el valor correspondiente no forma parte de la sumatoria para calcular la base mensual de retencin, como tampoco para aplicar el porcentaje a que nos hemos referido anteriormente. Como se puede inferir, para el clculo de la retencin en la fuente por concepto de pagos laborales retroactivos que se desembolsan en forma acumulativa, se deben tener en cuenta en forma mensual y depurar los hasta que el ingreso laboral sea gravado, es decir restando el promedio mensual de los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones y la renta exenta, segn el caso. Por ejemplo, un asalariado recibe en agosto de 2010 $20 millones que corresponden al salario integral de $13 millones de dicho mes y al retroactivo de $7 millones correspondientes a los meses de enero a julio, entonces tenemos en cuenta el pago laboral retroactivo en forma mensual (7.000.000/7) el resultado es de $1 milln, a esta cifra resultante se le resta el promedio mensual de los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones y la renta exenta, como resultado final tenemos el pago retroactivo gravable, que es base para aplicar la retencin en la fuente que corresponda de acuerdo a la tabla del artculo 383 del Estatuto Tributario. RETENCIN EN LA FUENTE POR INDEMNIZACIONES LABORALES Las indemnizaciones derivadas de una relacin laboral, estn sometidas a retencin en la fuente a una tarifa del 20%, siempre que el sueldo del trabajador beneficiario del pago supere 10 salarios mnimos mensuales. La indemnizacin que se le pague a un trabajador que devengue 10 salarios mnimos o menos, no est sometida a retencin en la fuente sin importar cuanto sea el valor del pago. Para determinar el ingreso mensual promedio del trabajador beneficiario de una indemnizacin laboral, se suman todos los ingresos obtenidos por el trabajador en los ltimos 12 meses y se divide por 12. En el caso que el trabajador lleve trabajando menos de 12 meses, se suman los ingresos de lapso que sea y se divide por el mismo nmero de periodos para efectos de determinar el ingreso promedio mensual.

Los meses que se tienen en cuenta son los meses anteriores al retiro del trabajador, aunque esto implique tomar meses de dos periodos de renta diferentes. En el caso de las indemnizaciones por retiro del trabajador, bajo la figura de bonificaciones, se les aplica la misma regla del artculo 401-3, que es el que aplica para las indemnizaciones laborales. Los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, se deben restar de la base para efectos de compararla con el tope de los 10 salarios mnimos mensuales. Es decir, que si el trabajador devenga un promedio de 12 salarios mnimos, pero 2 de corresponden a ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, no procede la retencin en la fuente por indemnizaciones laborales puesto que la base depurada resultante no supera los 10 salarios mnimos. Igualmente, las indemnizaciones conservan el beneficio de la exencin del 25% consagrado para las rentas de trabajo, puesto que esa es su naturaleza. El 25 exento no se disminuye para efecto de determinar del valor a comparar con los 10 salarios mnimos mensuales. Supongamos una indemnizacin laboral por $10.000.000 pagada a un trabajador que devenga un salario mensual de $6.000.000 y que obtena ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional por valor de 1.200.000 mensuales. En ese caso, la base ser 5.000.000 1.200.000 = 4.800.000. Los 10 salarios mnimos para el 2008 corresponden a $4.615.000, valor que es superado por el los $4.800.000 mensuales que obtiene el empleado una vez depurado sus ingresos, por tanto, al superar los 10 salarios mnimos, se debe practicar la respectiva retencin en la fuente sobre el valor pagado por indemnizacin. Luego, a los $10.000.000 que el empleado recibi como indemnizacin, se le resta el 25% correspondiente a las rentas de trabajo exenta, y al resultado se le aplica el 20% que es la tarifa de retencin por este concepto. Es decir, que la base sometida a retencin ser de $7.500.000 En el caso que el trabajador devengue menos de 10 salarios mnimos mensuales, no se aplica la retencin sobre los pagos por indemnizacin, lo que en ningn momento significa que esos pagos sean ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, o que sean renta exenta. En otras palabras, en este caso, a los pagos por indemnizacin laboral no se les practica retencin en la fuente pero si debe pagarse el impuesto de renta sobre ellos, en caso de estar obligado a declarar. ( Artculo 401-3 del estatuto tributario.) DIFERENCIA ENTRE INDEMNIZACION Y BONIFICACIONES CON RELACION A PAGOS LABORALES, PARA EFECTOS DE RETENCION EN LA FUENTE

El concepto de indemnizacin est integrado por el dao emergente y el lucro cesante, elementos que corresponden a sumas de dinero que se deben pagar con el fin de reparar los perjuicios causados al empleado por el incumplimiento del empleador a lo pactado en el contrato, es el caso de la indemnizacin por la terminacin unilateral del contrato sin justa causa, sealada en el artculo 64 del Cdigo Sustantivo del Trabajo; mientras que las bonificaciones son sumas de dinero que podrn ser reconocidas por parte del empleador, sin que exista una obligacin legal, es el caso de las retribuciones del trabajo, desempeo en el cargo y mera liberalidad. Identificado el concepto que origina el pago de la suma de dinero, se debe proceder a verificar la aplicacin de la retencin en la fuente a ttulo del impuesto sobre la renta; para efecto de la indemnizacin derivada de una relacin laboral o legal y reglamentaria, el artculo 401 3 del Estatuto Tributario dispone que el pago estar sometido a retencin en la fuente a la tarifa del 20%, cuando el trabajador devenguen ingresos superiores al equivalente de doscientas cuatro (204) Unidades de Valor Tributario (UVT); en el evento que la suma de dinero corresponda a una bonificacin, el pago estar sometido a retencin en la fuente en todos los casos, independientemente a los ingresos devengados por el trabajador. Por consiguiente, es necesario precisar el concepto que origina el pago, debido a que el procedimiento para determinar la aplicacin de la retencin en la fuente es diferente; es de resaltar que las indemnizaciones estarn sometidas a retencin si el ingreso gravable del trabajador supera las 204 UVT, mientras que las bonificaciones todas estarn sometidas a retencin en la fuente, sin tener en cuenta el ingreso gravable del trabajador. En conclusin, la diferencia entre indemnizacin por despido injustificado y bonificacin por retiro definitivo del trabajador, es que la primera tiene origen legal y es para resarcir los perjuicios causados a un empleado, mientras que la segunda se origina por la voluntad del empleador y es para reconocer el comportamiento de un empleado.

APROPIACIONES DE NOMINA Las Deducciones de nmina, sta vez se tratar el tema de las apropiaciones de nmina, con el objetivo hace claridad sobre lo que son cada uno de estos conceptos. Ya se haba dicho que la nmina se divide en tres partes importantes: Devengado, Deducciones y Apropiaciones. En esta oportunidad se profundizar un poco sobre el concepto de apropiaciones. Las apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad estn a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto. Las apropiaciones de nmina estn conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la Liquidacin de la nmina: Seguridad social. Salud: La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y posteriormente

consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador. Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin, un 16% del salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el12,5%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo. Aportes parafiscales. Cajas de compensacin familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotizacin por ste concepto. Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nmina base para los aportes, con destino al SENA. Prestaciones sociales. Prima de servicios: Por ste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones. Cesantas: Por ste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador. Intereses sobre las cesantas: Los intereses sobre cesantas corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas provisionado, segn sea le periodo de la liquidacin. Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilizacin de la nmina. Los conceptos aqu contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, segn sea el periodo de liquidacin que cada empresa haya adoptado. La determinacin de la base sobre la cual se deben calcular los diferentes conceptos, ser un tema que se tratar con mayor detenimiento en prximas entregas. Aqu se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos que se deben apropiar. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos tratados aqu: Nmina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social y Auxilio de transporte.

Ejemplo Liquidacin de la nomina por periodo quincenal o semanal

Supongamos un sueldo mensual de $800.000. Por simplicidad, para la explicacin solo se calcular un concepto [cajas de compensacin familiar que es del 4%], los dems sern exactamente igual. Bien, el aporte mensual a la caja de compensacin familiar sera de $32.000 (800.000*0,04) Si el periodo de pago se pacta de forma quincenal, el valor de la quincena ser de $400.000, luego el aporta a la caja de compensacin familiar ser de $16.000 (400.000*0,04).

Si periodo de pago pactado fue semanal, lo devengado cada semana ser de 200.000, por tanto el aporte a la caja de compensacin familiar ser de $8.000 (200.000*0,04). Aqu vemos que el resultado final es exactamente igual. Quincenalmente se aportan $162.000 y como el mes tiene dos quincenas, multiplicamos por 2 y tendremos $32.000. Semanalmente se aportan $8.000 y como el mes se compone de 4 semanas aproximadamente, se multiplica por 4 y tendremos $32.000. En cualquiera de los casos, el aporte mensual ser de $32.000 y el procedimiento ha sido el mismo: multiplicar el salario base por el porcentaje correspondiente a cada concepto. La nica diferencia se presenta en el auxilio de transporte, puesto que ste no es un porcentaje sino un valor absoluto y no est calculado sobre ningn valor, puesto que independientemente del valor del sueldo, siempre que no sea superior a dos salarios mnimos, el valor del auxilio de transporte siempre ser el mismo. Para el caso del auxilio de transporte, ste se puede dividir por 2 si el pago es quincenal, o por 4 si el pago es semanal. Es posible tambin que se acuerde pagar todo el auxilio de transporte en la segunda quincena o en la cuarta semana, depende ya de la poltica de cada empresa. Se concluyen entonces que no hay un tratamiento especial o diferente para calcular una nmina mensual, quincenal o semanal, e inclusive de forma diaria Este archivo adjunto presenta los valores resumidos por recargos laborales a partir de un salario minimo legal mensual vigente ao 2011 RECARGOS PARA NOMINA.xlsx

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Ejercicios con horas extras, recargos nocturnos y festivos

Para lograr una mayor claridad en el manejo de las horas extras y los recargos nocturnos, dominicales y festivos, desarrollaremos algunos ejercicios. Antes de todo, es preciso recordar que existen los siguientes recargos: Hora extra diurna 25% Hora extra nocturna 75% Recargo nocturno 35% Trabajo dominical o festivo 75% Igualmente, es preciso tener presente que para efectos laborales, el da termina a las 10

de la noche, es decir, que a partir de las 10 pm o de las 22 horas, estaremos frente a un trabajo nocturno. Por simplicidad, supondremos un trabajador X con un sueldo $480.000 mensuales, de modo que la hora ordinaria tendr un valor de $2.000 (480.000/240). [Se entiende por hora ordinaria las 8 horas de la jornada mnima laboradas en horario diurno] Ejercicio A. El empleado X trabaja desde las 8 am hasta las 12 m, y de las 2 pm hasta las 8 pm. Desarrollo Hasta las 6 de la tarde, el empleado habr trabajado 8 horas, es decir, que ha cumplido con su jornada. Despus de las 6 de la tarde, son horas extras, de modo que hasta las 8 de la noche habr trabajado 2 horas extras. Como el da va hasta las 10 de la noche, las 2 horas extras sern diurnas, de modo que el empleado habr laborado 8 horas ordinarias y 2 horas extra diurnas para un total de 10 horas. Las horas ordinarias no tienen ningn recargo y las extra diurnas tienen un recargo del 25%, luego, la liquidacin ser: 8 x 2.000 = 16.000 2 x (2.0001.25) = 5.000 Total liquidado = $21.000 Ejercicio B El empleado trabaja desde las 2 de la tarde hasta las 12 de la noche. Desarrollo En este caso, iniciando a las 2 de la tarde, las 8 horas de la jornada laboral ordinaria se completa a las 10 de la noche, que coincide con la jornada diurna. Despus de las 10 de la noche hasta las 12 de la noche, estaremos frente horas extras nocturnas, toda vez que se ha superado la jornada diaria de ocho horas y adems es horario nocturno. As las cosas, el empleado habr laborado 8 horas ordinarias y 2 horas extra nocturnas para un total de 10 horas. La hora ordinaria no tiene recargo, y la hora extra nocturna tiene un recargo del 75%, luego la liquidacin ser: 8 x 2.000 = 16.000 2 x (2.000 x 1.75) = 7.000 Total liquidado = 23.000 Ejercicio C El empleado trabaja desde las 8 de la noche del sbado hasta las 6 de la maana del domingo. Desarrollo Desde las 8 de la noche hasta las 10 de la noche, tendremos 2 horas diurnas. De las 10 de la noche a las 12 de la noche, tendremos 2 horas nocturnas. Desde las 12 de la noche hasta las 4 de la maana del domingo, tendremos 4 horas nocturnas dominicales. Aqu ya hemos completado las 8 horas de la jornada laboral, luego despus de las 4 de la maana hasta las 6 de la maana del domingo, tendremos 2 horas extra nocturnas dominicales. En resumen tenemos: 2 horas diurnas [Recargo 0%] 2 horas nocturnas [Recargo 35%] 4 horas nocturnas dominicales [Recargo 110%, que corresponden al 35% de recargo nocturno ms el 75% de recargo dominical] 2 horas extra nocturnas dominicales [Recargo del 150% que corresponde al 75% de la hora extra nocturna ms el 75% de recargo dominical.

La liquidacin ser: 2 x 2.000 = 4.000 2 x (2.000x1.35) = 5.400 4 x (2.000x2.1) = 16.800 2 x (2.000x2.5) = 10.000 Total liquidado = $36.200 Ejercicio D El empleado labora desde las 7 de la noche del domingo hasta las 7 de la maana del lunes festivo. Desarrollo Desde las 7 de la noche hasta las 10 de la noche tendremos 3 horas dominicales diurnas. Desde las 10 de la noche hasta las 12 de le noche, tendremos 2 horasdominicales nocturnas. Desde las 12 de la noche hasta las 3 de la maana del lunes festivo, tendremos3 horas nocturnas festivas. Hasta aqu hemos completado la jornada de 8 horas, luego en adelante sern horas extras. De las 3 de la maana hasta las 6 de la maana tendremos 3 horas extra nocturnas festivas, y de las 6 de la maana del lunes festivo hasta las 7 de la maana tendremos 1 hora extra diurna festiva. En resumen tendremos: 3 horas dominicales diurnas [Recargo del 75%] 2 horas dominicales nocturnas [Recargo del 110% correspondiente al 35% de recargo nocturno mas el 75% de recargo dominical] 3 horas festivas nocturnas [Recargo del 110% correspondientes al 35% de recargo nocturno mas el 75% de recargo festivo] 3 horas extra nocturnas festivas [Recargo del 150% correspondientes al 75% de recargo extra nocturno mas el 75% del recargo festivo] 1 hora extra diurna festiva [Recargo del 100% correspondiente al 25% de recargo extra mas el 75% de recargo festivo] Luego, la liquidacin ser: 3 x (2.0001.75) = 10.500 2 x (2.0002.1) = 8.400 3 x (2.0002.1) = 12.600 3 x (2.0002.5) = 15.000 1 x (2.0002) = 4.000 Total liquidado = $50.500 Aqu hemos observado que en el caso de trabajarse un domingo o un festivo, y adems trabajarse horas extras o en horario nocturno, los dos recargos [el nocturno y el festivo, por ejemplo] se suman.

LIQUIDACIN DE CONTRATOS
Un Contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos: 1. Finalizacin el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a trmino fijo. 2. Retiro del trabajador por jubilacin. 3. Terminacin unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a trmino fijo y para indefinidos. Al momento de liquidar el Contrato de trabajo, se deben liquidar las respectivas Prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los Aportes

Parafiscales y de Seguridad social. Para comprender mejor el proceso de liquidacin, trabajaremos con un ejemplo el que contendr valores hipotticos. Teniendo en cuenta que anualmente se deben liquidar todos los conceptos relacionados con la Nmina, en el ejemplo supondremos la liquidacin de una fraccin de ao.

Mora en el pago de la liquidacin del contrato d

Si tena un contrato menor a un ao, el cual fue dado por terminado hace un mes, mi empleador slo consign hasta hoy lo que me corresponda por mi quincena laborada y prestaciones sociales, Ellos incurrieron en sancin moratoria cuando ni siquiera por escrito me avisaron que mi contrato no seria renovado?
Respuesta. 1. La legislacin laboral no contempla un plazo determinado para el pago de los valores determinados en la liquidacin del contrato de trabajo, es decir, que el empleador debe pagar todas sus obligaciones el mismo da en que se haga la respectiva liquidacin del contrato de trabajo. El artculo 65 del Cdigo sustantivo del trabajo, contempla que si al liquidar el contrato de trabajo, el empleador no paga los salarios y prestaciones sociales adeudados al trabajador, deber entonces pagar al trabajador como indemnizacin una suma igual al ltimo salario diario por cada da de retraso en su pago, hasta por 24 meses. 2. En la pregunta se afirma que no se inform al trabajador con anticipacin la decisin de la empresa de no renovar el contrato de trabajo. Este hecho supone la violacin del artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo, el cual contempla que s la empresa no comunica al trabajador su intencin de no renovar el contrato de trabajo, con una antelacin de mnimo 30 das, el contrato de trabajo se entiende renovado automticamente por un periodo igual. Conclusin Segn lo planteado en la pregunta, el contrato de trabajo se renov automticamente ante la ausencia de la notificacin, por consiguiente, no es legal el despido del trabajador, lo cual supondra una indemnizacin por despido sin justa causa. El hecho que la empresa no hubiere pagado oportunamente los salarios y dems pagos a la hora de liquidar el contrato de trabajo, supone tambin el pago de una indemnizacin en los trminos ya expuestos. El procedimiento a seguir, es acercarse a las oficinas del ministerio de la proteccin social de su ciudad, y hacer la respectiva consulta, y de ser necesario iniciar una reclamacin a la empresa, puesto que es obvio el incumplimiento de lo establecido en los artculos 46 y 65 del cdigo sustantivo del trabajo.

Trmino que la empresa tiene para pagar la liquidacin del contrato de trabajo
xiste cierta confusin respecto al plazo que la ley le otorga a la empresa para que pague la liquidacin del contrato de trabajo.
Se ha vuelto costumbre que las empresas una vez liquide el contrato de trabajo a un empleado, se tomen semanas e incluso meses en pagar los valores respectivos, lo que ha hecho pensar a que la empresa cuenta con un plazo determinado para pagar lo que adeuda al trabajador. Pero la realidad es que la empresa no cuenta con ningn plazo para ello, de suerte que tendr que pagar todo al trabajador en el mismo da en que se despida o en que se termine el contrato de trabajo.

En efecto, dice el artculo 65 del cdigo sustantivo del trabajo: Indemnizacin por falta de pago. 1. Si a la terminacin del contrato, el patrono no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos, salvo los casos de retencin autorizados por la ley o convenidos por las partes, debe pagar al asalariado, como indemnizacin, una suma igual al ltimo salario diario por cada da de retardo. () De all se desprende que el empleador debe pagar todos al empleado el mismo da en que se termine el contrato de trabajo; si se demora un solo da, ya debe pagar la indemnizacin de un da de salario por cada da de retraso de que trata el artculo del cdigo sustantivo del trabajo arriba transcrito. Desafortunadamente esta es una de las muchas normas laborales inobservadas o burladas, puesto que la realidad es muy distinta, donde en muchos casos ni siquiera se consigue que la empresa pague el valor adeudado, mucho menos se puede esperar que pague la indemnizacin por mora en el pago de la liquidacin.

Contrato de trabajo a trmino fijo no puede ser verbal

Un contrato de trabajo puede ser a trmino fijo o a trmino indefinido, y a la vez, el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, pero tratndose del contrato a trmino fijo, deber siempre constar por escrito la duracin del mismo. Aunque la ley laboral, artculos 37 y 38 del cdigo sustantivo del trabajo, no han contemplado expresamente que el contrato de trabajo a trmino fijo deba ser escrito, la jurisprudencia ha considerado que cuando se trate de plazos fijos en la duracin de los contratos verbales, los acuerdos relativos a ello, deben constar siempre por escrito, lo que equivale que el contrato a trmino fijo debe ser siempre por escrito. [Cortes suprema de justicia, sentencia diciembre 16 de 1956]. Quiere decir esto que todo contrato verbal se debe entender que es indefinido y como tal se debe tratar, en especial al momento de su liquidacin. El pactar verbalmente un contrato de trabajo a trmino fijo, ya supona un problema a la hora de probar su duracin, puesto que al ser verbal, ninguna de las partes tendra una prueba slida diferente a su propia palabra, para probar la duracin del contrato de trabajo. La principal diferencia entre un contrato de trabajo a trmino indefinido y un contrato a trmino fijo, es el tratamiento de la indemnizacin, puesto que en principio, la indemnizacin en un contrato indefinido puede ser mas elevada, algo que no es siempre cierto. La indemnizacin en contratos a trmino indefinido, cuando se lleva pocos aos es mnima, esta slo es representativa cuando se llevan varios aos trabajando con la empresa. En cambio, la indemnizacin en contratos a trmino fijo, cuando el tiempo faltante para terminar el contrato es elevado, la indemnizacin puede ser alta. Puede suceder tambin, que en el contrato de trabajo a trmino indefinido, adems de la indemnizacin, el juez exija el reintegro del trabajador. Siempre que se contrate, no importa el tipo de contrato, si es laboral, comercial o civil, debe hacerse por escrito. Si se tienen problemas cuando se escriben las condiciones ante notarios y frente a testigos, imaginmonos los problemas que pueden surgir cuando slo existe la palabra

[que poco vale] como respaldo de un acuerdo de voluntades.

Cuntas veces se puede renovar un contrato de trabajo a trmino fijo?

Cuntas veces puede un empleador renovar el contrato de trabajo a trmino fijo? Existe la creencia popular que un contrato de trabajo a trmino fijo que se renueve muchas veces, se convierte en un contrato a trmino indefinido, lo cual es absolutamente equivocado. La ley laboral no contempl que un contrato de trabajo a trmino fijo renovado ms de X veces, se convirtiera en indefinido, y es ms, de forma taxativa estableci la posibilidad de que se renovara indefinidamente. En efecto, el artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo dice: Contrato a trmino fijo. El contrato de trabajo a trmino fijo debe constar siempre por escrito y su duracin no puede ser superior a tres (3) aos, pero es renovable indefinidamente. () Es absolutamente claro que un contrato de trabajo a trmino fijo se puede renovar muchas veces (no hay lmite en el nmero de renovaciones), sin que exista riesgo alguno que el trabajador pueda alegar la existencia o configuracin de un contrato a trmino indefinido. Lo que existe es una limitacin en el nmero de veces que se puede renovar el contrato de trabajo a trmino fijo inferior a un ao, pero la consecuencia no ser un contrato a trmino indefinido, sino un periodo mnimo de un ao. Consulte: Cuntas veces se puede renovar un contrato de trabajo inferior a un ao?

Renovacin del contrato de trabajo a trmino fijo

Todo contrato de trabajo a trmino fijo, es susceptible de ser renovado, una vez haya expirado el tiempo de duracin pactado. Dependiendo de la situacin, un contrato de trabajo a trmino fijo, se puede renovar automticamente o mediante expreso acuerdo de voluntades entre las partes (Empleado y empleador). Segn el artculo 46 del Cdigo sustantivo de trabajo, el contrato de trabajo a trmino fijo, tiene una duracin mxima de 3 aos, pero se puede renovar indefinidamente por un trmino que en ningn caso supere los tres aos. Si terminado el contrato de trabajo, ninguna de las partes informa a la otra (con 30 das de anticipacin a la finalizacin del contrato), su intencin de no renovar el contrato, ste se entender renovado automticamente por un periodo igual al precedente o inicialmente pactado. Este procedimiento suceder indefinidamente, hasta tanto una de las partes, expresamente manifiesta el deseo de no renovar ms el contrato, intencin que debe comunicarse con no menos de 30 das antes de la finalizacin del contrato. El hecho que el contrato, por silencio de las partes, se renueve indefinidamente, en ningn caso lo convierte en un contrato a trmino indefinido, puesto que la ley slo contempla la renovacin automtica del contrato hasta por un periodo igual al que se termin, mas no contempla que por tal circunstancia (la no notificacin con 30 das de anticipacin) se convierta en indefinido. Para el caso de los contratos de trabajo a trmino fijo inferiores a un ao, slo es dable renovar el contrato por trminos iguales o inferiores al inicialmente pactado, hasta por tres

periodos, a partir de all, la renovacin no puede ser inferior a 1 ao. La nica circunstancia que obliga a renovar un contrato de trabajo a trmino fijo, es el hecho de no notificar a la otra parte dentro del trmino fijado por la ley, la intencin de no renovar ms el contrato. Si tal intencin no se notifica con los 30 das (se entienden das calendario) de anticipacin que seala el artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo, nace la obligacin ineludible de renovar el contrato de trabajo por el tiempo que se hubiera firmado el anterior contrato que caus tal hecho. La notificacin de debe hacer con mnimo 30 das, si se hace con 29 o menos das antes de la finalizacin del tiempo del contrato, le asistir la obligacin al empleador de renovar el contrato. Se debe tener claro que cualquiera sea la duracin de un contrato de trabajo a trmino fijo, el trabajador tiene derecho a las Prestaciones sociales y la Seguridad social del caso.

LIQUIDACION DE CONTRATOS
Un Contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos: 1. Finalizacin el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a trmino fijo. 2. Retiro del trabajador por jubilacin. 3. Terminacin unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a trmino fijo y para indefinidos. Al momento de liquidar el Contrato de trabajo, se deben liquidar las respectivas Prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los Aportes Parafiscales y de Seguridad social. Para comprender mejor el proceso de liquidacin, trabajaremos con un ejemplo el que contendr valores hipotticos. Teniendo en cuenta que anualmente se deben liquidar todos los conceptos relacionados con la Nmina, en el ejemplo supondremos la liquidacin de una fraccin de ao.

Mora en el pago de la liquidacin del contrato d

Si tena un contrato menor a un ao, el cual fue dado por terminado hace un mes, mi empleador slo consign hasta hoy lo que me corresponda por mi quincena laborada y prestaciones sociales, Ellos incurrieron en sancin moratoria cuando ni siquiera por escrito me avisaron que mi contrato no seria renovado? Respuesta. 1. La legislacin laboral no contempla un plazo determinado para el pago de los valores determinados en la liquidacin del contrato de trabajo, es decir, que el empleador debe pagar todas sus obligaciones el mismo da en que se haga la respectiva liquidacin del contrato de trabajo. El artculo 65 del Cdigo sustantivo del trabajo, contempla que si al liquidar el contrato de trabajo, el empleador no paga los salarios y prestaciones sociales adeudados al trabajador, deber entonces pagar al trabajador como indemnizacin una suma igual al ltimo salario diario por cada da de retraso en su pago, hasta por 24 meses. 2. En la pregunta se afirma que no se inform al trabajador con anticipacin la decisin de la empresa de no renovar el contrato de trabajo. Este hecho supone la violacin del artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo, el cual contempla que s la empresa no comunica al trabajador su intencin de no renovar el contrato de trabajo, con una antelacin de mnimo 30 das, el contrato de trabajo se entiende renovado automticamente por un periodo igual. Conclusin Segn lo planteado en la pregunta, el contrato de trabajo se renov automticamente ante la ausencia de la notificacin, por consiguiente, no es legal el despido del trabajador, lo cual supondra una indemnizacin por despido sin justa causa. El hecho que la empresa no hubiere pagado oportunamente los salarios y dems pagos a la hora de liquidar el contrato de trabajo, supone tambin el pago de una indemnizacin en

los trminos ya expuestos. El procedimiento a seguir, es acercarse a las oficinas del ministerio de la proteccin social de su ciudad, y hacer la respectiva consulta, y de ser necesario iniciar una reclamacin a la empresa, puesto que es obvio el incumplimiento de lo establecido en los artculos 46 y 65 del cdigo sustantivo del trabajo.

Trmino que la empresa tiene para pagar la liquidacin del contrato de trabajo
xiste cierta confusin respecto al plazo que la ley le otorga a la empresa para que pague la liquidacin del contrato de trabajo. Se ha vuelto costumbre que las empresas una vez liquide el contrato de trabajo a un empleado, se tomen semanas e incluso meses en pagar los valores respectivos, lo que ha hecho pensar a que la empresa cuenta con un plazo determinado para pagar lo que adeuda al trabajador. Pero la realidad es que la empresa no cuenta con ningn plazo para ello, de suerte que tendr que pagar todo al trabajador en el mismo da en que se despida o en que se termine el contrato de trabajo. En efecto, dice el artculo 65 del cdigo sustantivo del trabajo: Indemnizacin por falta de pago. 1. Si a la terminacin del contrato, el patrono no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos, salvo los casos de retencin autorizados por la ley o convenidos por las partes, debe pagar al asalariado, como indemnizacin, una suma igual al ltimo salario diario por cada da de retardo. () De all se desprende que el empleador debe pagar todos al empleado el mismo da en que se termine el contrato de trabajo; si se demora un solo da, ya debe pagar la indemnizacin de un da de salario por cada da de retraso de que trata el artculo del cdigo sustantivo del trabajo arriba transcrito. Desafortunadamente esta es una de las muchas normas laborales inobservadas o burladas, puesto que la realidad es muy distinta, donde en muchos casos ni siquiera se consigue que la empresa pague el valor adeudado, mucho menos se puede esperar que pague la indemnizacin por mora en el pago de la liquidacin.

Contrato de trabajo a trmino fijo no puede ser verbal

Un contrato de trabajo puede ser a trmino fijo o a trmino indefinido, y a la vez, el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, pero tratndose del contrato a trmino fijo, deber siempre constar por escrito la duracin del mismo. Aunque la ley laboral, artculos 37 y 38 del cdigo sustantivo del trabajo, no han contemplado expresamente que el contrato de trabajo a trmino fijodeba ser escrito, la jurisprudencia ha considerado que cuando se trate de plazos fijos en la duracin de los contratos verbales, los acuerdos relativos a ello, deben constar siempre por escrito, lo que equivale que el contrato a trmino fijo debe ser siempre por escrito. [Cortes suprema de

justicia, sentencia diciembre 16 de 1956]. Quiere decir esto que todo contrato verbal se debe entender que es indefinido y como tal se debe tratar, en especial al momento de su liquidacin. El pactar verbalmente un contrato de trabajo a trmino fijo, ya supona un problema a la hora de probar su duracin, puesto que al ser verbal, ninguna de las partes tendra una prueba slida diferente a su propia palabra, para probar la duracin del contrato de trabajo. La principal diferencia entre un contrato de trabajo a trmino indefinido y un contrato a trmino fijo, es el tratamiento de la indemnizacin, puesto que en principio, la indemnizacin en un contrato indefinido puede ser mas elevada, algo que no es siempre cierto. La indemnizacin en contratos a trmino indefinido, cuando se lleva pocos aos es mnima, esta slo es representativa cuando se llevan varios aos trabajando con la empresa. En cambio, la indemnizacin en contratos a trmino fijo, cuando el tiempo faltante para terminar el contrato es elevado, la indemnizacin puede ser alta. Puede suceder tambin, que en el contrato de trabajo a trmino indefinido, adems de la indemnizacin, el juez exija el reintegro del trabajador. Siempre que se contrate, no importa el tipo de contrato, si es laboral, comercial o civil, debe hacerse por escrito. Si se tienen problemas cuando se escriben las condiciones ante notarios y frente a testigos, imaginmonos los problemas que pueden surgir cuando slo existe la palabra [que poco vale] como respaldo de un acuerdo de voluntades.

Cuntas veces se puede renovar un contrato de trabajo a trmino fijo?

Cuntas veces puede un empleador renovar el contrato de trabajo a trmino fijo? Existe la creencia popular que un contrato de trabajo a trmino fijo que se renueve muchas veces, se convierte en un contrato a trmino indefinido, lo cual es absolutamente equivocado. La ley laboral no contempl que un contrato de trabajo a trmino fijo renovado ms de X veces, se convirtiera en indefinido, y es ms, de forma taxativa estableci la posibilidad de que se renovara indefinidamente. En efecto, el artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo dice: Contrato a trmino fijo. El contrato de trabajo a trmino fijo debe constar siempre por escrito y su duracin no puede ser superior a tres (3) aos,pero es renovable indefinidamente. () Es absolutamente claro que un contrato de trabajo a trmino fijo se puede renovar muchas veces (no hay lmite en el nmero de renovaciones), sin que exista riesgo alguno que el trabajador pueda alegar la existencia o configuracin de un contrato a trmino indefinido. Lo que existe es una limitacin en el nmero de veces que se puede renovar el contrato de trabajo a trmino fijo inferior a un ao, pero la consecuencia no ser un contrato a trmino indefinido, sino un periodo mnimo de un ao. Consulte: Cuntas veces se puede renovar un contrato de trabajo inferior a un ao?

Renovacin del contrato de trabajo a trmino fijo

Todo contrato de trabajo a trmino fijo, es susceptible de ser renovado, una vez haya expirado el tiempo de duracin pactado. Dependiendo de la situacin, un contrato de trabajo a trmino fijo, se puede renovar automticamente o mediante expreso acuerdo de voluntades entre las partes (Empleado y empleador). Segn el artculo 46 del Cdigo sustantivo de trabajo, el contrato de trabajo a trmino fijo, tiene una duracin mxima de 3 aos, pero se puede renovar indefinidamente por un trmino que en ningn caso supere los tres aos. Si terminado el contrato de trabajo, ninguna de las partes informa a la otra (con 30 das de anticipacin a la finalizacin del contrato), su intencin deno renovar el contrato, ste se entender renovado automticamente por un periodo igual al precedente o inicialmente pactado. Este procedimiento suceder indefinidamente, hasta tanto una de las partes, expresamente manifiesta el deseo de no renovar ms el contrato, intencin que debe comunicarse con no menos de 30 das antes de la finalizacin del contrato. El hecho que el contrato, por silencio de las partes, se renueve indefinidamente, en ningn caso lo convierte en un contrato a trmino indefinido, puesto que la ley slo contempla la renovacin automtica del contrato hasta por un periodo igual al que se termin, mas no contempla que por tal circunstancia (la no notificacin con 30 das de anticipacin) se convierta en indefinido. Para el caso de los contratos de trabajo a trmino fijo inferiores a un ao, slo es dable renovar el contrato por trminos iguales o inferiores al inicialmente pactado, hasta por tres periodos, a partir de all, la renovacin no puede ser inferior a 1 ao. La nica circunstancia que obliga a renovar un contrato de trabajo a trmino fijo, es el hecho de no notificar a la otra parte dentro del trmino fijado por la ley, la intencin de no renovar ms el contrato. Si tal intencin no se notifica con los 30 das (se entienden das calendario) de anticipacin que seala el artculo 46 del cdigo sustantivo del trabajo, nace la obligacin ineludible de renovar el contrato de trabajo por el tiempo que se hubiera firmado el anterior contrato que caus tal hecho. La notificacin de debe hacer con mnimo 30 das, si se hace con 29 o menos das antes de la finalizacin del tiempo del contrato, le asistir la obligacin al empleador de renovar el contrato. Se debe tener claro que cualquiera sea la duracin de un contrato de trabajo a trmino fijo, el trabajador tiene derecho a las Prestaciones sociales y la Seguridad social del caso.

Contabilidad de la nmina

1. Pago de Nmina: el primer registro de contabilidad que opera en estos casos, es llevar todos los gastos de nmina de los empleados identificados con la direccin, control y organizacin de la empresa al Grupo de cuentas 51Operacionales de administracin en las cuentas 5105 Gastos de personal con sus respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera. Cuando la nmina es de empleados que tienen que ver con la actividad operativa de ventas o distribucin de las mercancas, se registra en el Grupo52 Operacionales de ventas, con sus respectivas cuentas 5205 Gastos de personal y subcuentas de Salario integral, Sueldos, etc.
1. El primer registro es sobre la causacin de la nmina y de los aportes del trabajador y las deducciones autorizadas.
Cdigos 520506 520527 236505 Cuentas Sueldos Auxilio de transporte Salarios y pagos laborales Dbitos Crditos 4.884.500 165.000 1.000

237005 Aportes a entidades promotoras de salud 238030 Fondos de cesantas y/o pensiones 250505 Sueldos Registro de causacin de la nmina de empleados

195.380 215.380 4.637.740

2. Aportes patronales de proteccin integral al trabajador, sobre el valor de la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 520568 Aportes a administradoras de riesgos 48.845 520569 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760 520570 Aportes fondos de pensiones y cesantas 586.140 237005 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760 237006 Aportes administradoras de riesgos 48.845 238030 Fondos de cesantas y/o pensiones 586.140 Registra la causacin de los aportes patronales de nmina de empleados

3. Aportes parafiscales, sobre la nmina.

Cdigos Cuentas 520572 Aportes cajas de compensacin familiar 520575 Aportes ICBF 520578 Aportes SENA 237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR Registra los aportes parafiscales. Dbitos Crditos 195.380 146.535 97.690 439.605

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nminacon sus respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.
4. Cada vez que paga la nmina, la empresa adquiere para con los empleados otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a entidades especializadas.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 520530 Cesantas 420.792 520533 Intereses sobre cesantas 50.495 520536 Prima de servicios 420.792 520539 Vacaciones 203.521 261005 Cesantas 420.792 261010 Intereses sobre cesantas 50.495 261015 Vacaciones 203.521 261020 Prima de servicios 420.792 Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nmina.

Los registros crditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantas, por ser valores estimados de las apropiaciones. Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidacin de los distintos valores que se calculan sobre la nmina, pero se recomienda revisar estos

conceptos en cada una de las empresas, porque pueden cambiar de una a otra por las reivindicaciones salariales en pactos laborales. 4. Comprobante de pago de la nmina.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 250505 Sueldos 4.637.740 111005 Banco moneda nacional 4.637.740 Registra el pago de la nmina

Verifique los conceptos aplicados y los cdigos y calcule los valores para que elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota de contabilidad.
Comprobante de contabilidad: para disponer de la informacin y elaborarlos estados financieros, se debe primero, tener la fuente de informacin que se inicia con la confeccin del comprobante de contabilidad que sirve de base para hacer los registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro principal de diario. El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han hecho en torno a la nmina de los empleados, los cuales unos estn en los soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad. Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido, que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los registros comunes u homogneos, que a la postre sirve para registrar los libros de contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener los estados financieros correspondientes.
ELECTRODOMSTICOS LTDA. Neiva Huila COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

NOMINA Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2008 Cdigo Cuentas Parciales 5205 Personal 520506 Sueldos 4.884.500 520527 Auxilio de transporte 165.000 520530 Cesantas 420.792 Intereses sobre 520533 50.495 cesantas 520536 Prima de servicios 420.792 520539 Vacaciones 203.521 520568 Aportes a ARP 48.845 520569 Aportes a EPS 390.760 Aportes a fondos de 520570 586.140 pensin 520572 Aportes CONFAMILIAR 195.380 520575 Aportes ICBF 146.535 520578 Aportes SENA 97.690 2505 Obligaciones laborales 250505 Sueldos 4.637.740 1110 Bancos

Dbitos 7.610.449

No. 04 Crditos

4.637.740 4.637.740

111005 2365 236505 2370 237005 237005 237006 237010 2380 238030 238030 2505 250505 2610 261005 261010 261015 261020 Sumas iguales Preparado

Moneda nacional Retencin en la fuente Salarios y aportes de nmina Retencin aportes de nmina Aportes a EPS Aportes a EPS Aportes ARP ICBF, SENA, CONFAMILIAR Acreedores varios Fondos cesantas y pensiones Fondos cesantas y pensiones Obligaciones laborales Sueldos Para obligaciones laborales Cesantas Intereses sobre cesantas Vacaciones Prima de servicios Revisado

4.637.740 1.000 1.000 1.074.590 195.380 390.760 48.845 439.605 801.520 215.380 586.140 4.637.740 4.637.740 1.95.599 420.792 50.495 203.521 420.792 Aprobado 12.248.189 12.248.189 Contabilizado

Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nmina ms losaportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370 Retenciones y aportes de nmina por cada una de las cuentas, contra la cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional. As mismo se procede con el pago de la retencin en la fuente y otras deducciones que se hayan hecho sobre la nmina a empleados o trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 237005 Aportes EPS 586.140 237006 Aportes ARP 48.845 237010 ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605 238030 Fondo de Cesantas y pensiones 801.520 111005 Moneda nacional 606.801 Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono

Causacin de la nmina: La nmina una vez liquidada y no pagada, se debe causar en el perodo al cual corresponde para que el sistema de contabilidad este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de presentacin de estados financieros y de resultados.

La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las subcuentas lo cual depende del nmero de empleados. Cierre de nmina: el cierre de los gastos de nmina se ejecuta al momento de cruzar las cuentas nominales de saldo crdito con las cuentas nominales de saldo dbito contra la cuenta de 590505 Ganancias y prdidas.