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SIIGO
Versin 4.3
ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE COMPRAS
SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ........................................................................................2 1. PROCESO DE COMPRAS .........................................................................3
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS .........................................3 1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ...................................4
2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ...............................................6
2.1. PRIMER CASO DE CRUCE ...........................................................................6 2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE .........................................................................7 2.3 TERCER CASO DE CRUCE ............................................................................7 2.4. CUARTO CASO DE CRUCE ...........................................................................7
3. ORDEN DE COMPRA .............................................................................10 4. NOTA DE ENTRADA..............................................................................21
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS ............................................................... 18
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ..................................................... 21
5. REGISTRO DE COMPRAS......................................................................32
5.1. ELABORACIN DEL REGISTRO DE COMPRA ............................................. 32 5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) ............ 49
5.1.1. Registro De Compras De Inventarios .................................................................... 32 5.1.2 Como Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras .................................. 48 5.2.1. Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras (Servicios) .......................... 59
6. COMPROBANTE DE EGRESO CHEQUE ...............................................60

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.
ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE EGRESO....................................... 62 IMPRESIN DE CHEQUES ........................................................................ 67 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES ................................................ 70 EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ............................ 73
7. NOTA DEBITO......................................................................................77 TALLER....................................................................................................87
7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ................ 85
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INTRODUCCION
En la presente cartilla queremos mostrar como la gestin en las empresas es hoy en da el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestin de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos especficos de mercado, al contar con la informacin detallada del comportamiento tipo de segmentos de clientes potenciales, que estn agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad econmica a que pertenecen, ubicacin geogrfica, tamao de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectacin, entre otros. Adems veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definicin de los documentos y la definicin de catlogos (creacin de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras. Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitir conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
1. PROCESO DE COMPRAS
Definicin de Catlogos
Definicin de Documentos
Casos Cruces Documentos
Elaboracin de Documentos
Transformacin Materia Prim a
Informes de Verificacin y Gestin
A partir de dos requerimientos como son la definicin de los documentos y la definicin de catlogos (creacin de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados al proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar y analizar informes de verificacin y gestin. Al final de este proceso tendr las herramientas necesarias para registrar toda transaccin comercial con los proveedores de la empresa.
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercanca hasta la contabilizacin de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con dicha transaccin comercial.
Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento de compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y as utilizar el ms adecuado para las necesidades de la compaa. Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos que se trabajen. Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas. Determinar el procedimiento a seguir despus de la compra para su respectivo pago. Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.
BENEFICIOS Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se movimiento de las mismas as: puede controlar el
Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) Movimiento por documento Unidades compradas y unidades pendientes por recibir Anlisis de existencias Estadsticas de producto por proveedor Auxiliar de compras Estado de cuenta del proveedor Proyeccin de vencimientos Anlisis de las compras a proveedores
1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parmetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Cuentas Contables
Definicin De Documentos
Proceso de Compras
Productos
Proveedores
Formas de Pago
Definicin de documentos: Segn el tipo de ente econmico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden de compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de produccin, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado se identifique que documentos se utilizarn dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y caractersticas respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicacin que se dar ms adelante sobre estos cruces. Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: Inventarios Compras y servicios Descuentos Descuentos comerciales en compras Retefuente Cargos Fletes Seguros Iva Impuestos Retencin de Iva Retencin de Ica Proveedores y cuentas por pagar Formas de pago Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificacin de los productos, as como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catlogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilizacin del documento. Las ms importantes son: Proveedores nacionales Proveedores del exterior 5 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
Anticipo a proveedores Bancos
2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS

Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automticamente la informacin de un tipo documento especfico, previamente digitado, a otro. Dicha operacin es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definicin de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:
Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automticamente la informacin de un tipo documento especfico, previamente digitado, a otro. Dicha operacin es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definicin de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:
2.1. PRIMER CASO DE CRUCE CRUCE ORDEN DE COMPRA - NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra que se enviar al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. La Nota de Entada para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por ltimo, se elabora el Registro de la Factura de Compra (P) que afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar proveedores).
2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE CRUCE NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se elabora, se procede a elaborar la Nota de Entada para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por ltimo, se elabora el Registro de la Factura de Compra (P) que afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar proveedores).
2.3 TERCER CASO DE CRUCE CRUCE ORDEN DE COMPRA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra que se enviar al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. Luego se digita el Registro de Compra, donde al utilizar dicho documento, se obtendrn dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada salida a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar proveedores), entre otros.
2.4. CUARTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, nicamente se utiliza el documento Registro de Compra, no teniendo un carcter de cruce propiamente dicho. Al elaborar dicho 7 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
documento, se obtendrn dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada salida a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar proveedores), entre otros.
RECUERDE Estos cruces se definen en la creacin del documento por la ruta Contabilidad- Definicin de Documentos Parmetros de documentos
Para que la Orden de Compra cruce con la Nota de Entrada se marca el cuadro de chequeo Cruce ord.Compra/Nocruza:
Para que la Nota de Entrada cruce directamente con la Registro de Compra se marca (C) dentro de la definicin del documento Nota de Entrada.
Y se debe marcar (E) dentro de la definicin del documento Registro de Compra.
Para que el registro de compra No Cruce (con ningn documento) se debe marcar N dentro de la definicin de documentos.
RECUERDE La pregunta OBLIGA CRUCE se activar siempre y cuando el documento est cruzando con otro. Si la respuesta es afirmativa cada vez que se elabore un registro de compra deber existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o con un registro de compra)
3. ORDEN DE COMPRA
Ruta: Orden de Compra Elaboracin de Ordenes de Compra Las rdenes de Compra son documentos extracontables, los cuales no registran ningn tipo de contabilizacin. En SIIGO no tienen ningn efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo, para controlar los diferentes pedidos realizados cada uno de los proveedores.
RECUERDE
En la siguiente opcin se debe elegir la Orden de Compra, que debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definicin de Documentos.
Luego solicita la moneda en la cual se digitar el comprobante y la tasa de cambio correspondiente al da. Si es digitada en moneda local, se obvia esta ventana con el cono o con la tecla Escape:
Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Orden de compra. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se elabora Orden de Compra. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del documento, solamente digitando el nmero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el cono (numricamente). o las teclas de funcin F2 (alfabticamente) y/o F3
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el cono o la tecla de funcin F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que est amarrado al Nit antes digitado. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercanca.
Direccin- Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se digitaron en la creacin del tercero.
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea registrar, para esto el sistema , y al activar esta permite consultar los productos que estn creados con el cono opcin se encuentran diferentes formas de identificar la bsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Bsqueda por descripcin Bsqueda por producto Bsqueda por referencia de fabrica Bsqueda por cdigo de barras Bsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Con la tecla de funcin F7 o con la opcin de men Conmutar, permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Descripcin: el sistema trae automticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades de producto a solicitar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario de compra del producto. Valor total: El sistema realiza automticamente el clculo del valor total del producto.
Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametriz en el momento de la creacin del documento. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametriz en el momento de la creacin del documento. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametriz en el momento de la creacin del documento. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametriz en el momento de la creacin del documento.
Porcentaje de IVA: El sistema trae automticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creacin del documento. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA.
RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotizacin se debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el icono .
El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter.
Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traer automticamente el nmero del pedido si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o vista preliminar.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1.
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS Ruta: rdenes de Compra Mantenimiento de Ordenes de Compra. Esta opcin se utiliza para modificar o borrar una Orden de Compra que este grabado en el sistema:
Se debe ingresar l nmero del documento que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automtica, los productos que se registraron en la Orden de Compra, y preguntar DESEA ANULARLO SI NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.
IMPORTANTE. La opcin de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin informacin en el caso de que la Orden de Compra, no este siendo cruzada con otro documento (Nota de Entrada Registro de Compras).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.
4. NOTA DE ENTRADA
Despus de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercanca y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a travs de la nota de entrada.
IMPORTANTE Si la empresa define dentro del procedimiento de compras la utilizacin de los documentos nota de entrada y registro de compra SIEMPRE deber hacerse de esta forma.
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Men principal Elabora documentos Notas Documentos notas.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.
IMPORTANTE Al realizar el cruce entre la Orden de Compra y la Nota de Entrada y, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Compra que se cruzar con el presente documento:
En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el cono tecla de funcin F3. o con la
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opcin y se finaliza al cruce con el botn Fin Seleccin.
Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la entrada. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono o con las teclas de funcin F2 F3, permite consultar los previamente creados. Nit: Se debe ingresar el Nit del tercero de quien se recibe el producto o mercanca. Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que este asociado al Nit digitado anteriormente.
RECUERDE El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Vendedor: Se digita el cdigo de uno de los vendedores de la compaa. campo es de carcter informativo.
El presente
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite y al activar esta opcin consultar los productos que estn creados con el cono encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla. Bsqueda por descripcin Bsqueda por producto Bsqueda por referencia de fabrica Bsqueda por codigo de barras Bsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Centro de costo: Se debe incluir el cdigo de centro de costo a donde se ingresaran los productos. Nit: Presenta automticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. OPCION DE INVENTARIO
Producto: El sistema traer el producto anteriormente digitado. Bodega: Se debe incluir el cdigo de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto. Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades a dar entrada.
Valor:
Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.
IMPORTANTE. La Nota de Entrada no se debe valorizar, es decir no se debe colocar ningn valor en la casilla del mismo nombre, ya que el documento que alimenta en valor de compra de los inventarios es el Registro de Compra.
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla
Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traer automticamente el nmero de la nota de entrada si la numeracin est parametrizada como automtica, de lo contrario pedir el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresin
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con el icono
5. REGISTRO DE COMPRAS
Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisicin de productos, bienes o servicios, es decir, la causacin de toda transaccin comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. El efecto en el inventario depende de la parametrizacin del documento y del cruce que se haya registrado en su creacin.
5.1. ELABORACIN DEL REGISTRO DE COMPRA 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transaccin comercial de compra de inventarios o causacin de gastos. Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opcin Documentos Registro de compra.
Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar. 32 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Nota de Entrada y Registro de Compra el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Entrada que se cruzar con el presente documento:
En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el cono tecla de funcin F3. o con la
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opcin y se finaliza al cruce con el botn Fin Seleccin.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que ser afectado en el registro de compras.
RECUERDE El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algun prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluira el numero de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.
Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que est asociado al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectar, con el cono con la tecla de funcin F2, permite consultarlos.
Fecha: En esta opcin se digitar la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Mdulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentar la obligacin a pagar con este nmero.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite y al activar esta opcin consultar los productos que estn creados con la tecla encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Bsqueda por descripcin Bsqueda por producto Bsqueda por referencia de fbrica Bsqueda por cdigo de barras Bsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transaccion de el producto seleccionado.
Bodega: Se debe incluir el cdigo de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo producto, con consulta.
Nit: El sistema traer automticamente el numero y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado. Descripcin: El sistema presenta automticamente el nombre del producto o de la cuenta contable segn sea el caso. Cuadro informativo: Este cuadro traer automticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el ltimo valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.
Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades de inventario a ingresar. Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estn ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue parametrizado en el momento de la creacin de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje de retencin: Permite colocarle un porcentaje de retencin, si parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido. 40 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter.
RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Devolucin se debe grabar con la tecla
En la parte inferior de la pantalla se incluirn los descuentos y cargos en donde la base de clculo ser Subtotal o Valor Bruto.
RECUERDE Esta opcin aplica cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retencin y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Presenta la letra (P) automticamente, ya que estamos trabajando la factura o Registro de Compras. Nmero de Comprobante: Presenta automticamente el nmero comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. del tipo de
Numero de documento: Presenta automticamente el nmero de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.,tal como aparece en el grfico:
Vencimiento: se debe colocar el nmero de vencimiento o cuota a pagar la obligacin, en caso de trabajar crdito proveedores. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el cono es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la calcula en forma automtica con base a la fecha del documento y al parmetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Perodo de Pago.
Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
Se presenta el nmero de la factura, si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario solicita la digitacin del nmero del consecutivo.
El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.
Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresin o no.
Cuando se desea ignorar la impresin.
Cuando se desea imprimir directamente.
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1 o
5.1.2 Como Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras Para verificar la contabilizacin de un registro de compras, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y nmero del documento con el cual fue actualizado.
5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opcin Elaboracin de documentos Registro de compra. Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.
Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.
RECUERDE Si el tercero ya est creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocndole los datos principales.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el nmero de la misma.
Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha: En esta opcin se digitar la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES Producto: Con la tecla de funcin F7 se puede cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
Nit: Aparecer automticamente el nmero del respectivo Nit que se digit en el encabezado del documento. Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transaccin es dbito o crdito.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estn ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retencin, siempre solicitar la base de clculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si sta se defini como R de retencin.
RECUERDE: El sistema mostrar los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del los Descuento Cargo se deben borrar con F9 o el cono cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el cono .
Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harn las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retencin del ICA y la retencin del IVA.
Tipo de documento: Aparecer la letra (P) automticamente, ya que se est elaborando una factura o registro de compras. Nmero de tipo de documento: Aparecer automticamente el nmero de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podr incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso. Nmero de documento: Aparecer automticamente el nmero de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro. Vencimiento: Se debe colocar el nmero de vencimiento Forma de Pago: El sistema traer automticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta las existentes.
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
Por ltimo, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traer automticamente el nmero de la factura si la numeracin est parametrizada como automtica, de lo contrario pedir el consecutivo.
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
5.2.1. Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras (Servicios) Para verificar la contabilizacin de un registro de compras, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y nmero del documento con el cual fue actualizado.
6. COMPROBANTE DE EGRESO CHEQUE

El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente econmico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelacin de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelera, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los mdulos de Proveedores, Presupuesto, Nmina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboracin de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opcin de Contabilidad Definicin de Documentos.
RECUERDE SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estndar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? <S/N/M>: Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema imprimira el comprobante de egreso y el cheque. Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (N) El sistema unicamente imprimira el comprobante de egreso. Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El imprimira de acuerdo a los tamaos minerva. sistema
Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dira que (N).
6.1. ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para la elaboracin del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos Giros (Egresos).
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del comprobante de egreso.
Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedar contabilizada la salida del dinero por concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creacin del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Cheque: Se debe digitar el nmero del respectivo cheque con el cual se va a hacer el comprobante de egreso. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de bsqueda.
Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Adems me aparecer informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilizacin Tipo P Contabilizacin Tipo O
Contabilizacin Tipo P: Esta opcin se utiliza para que el sistema traiga automticamente cada una de las facturas que estn pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automticamente digitando la tecla Enter. Vale la pena aclarar que la contabilizacin Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
RECUERDE Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilizacin Tipo O: Esta opcin se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelacin 65 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.
Para grabar el documento con el cono
El sistema presenta por defecto el nmero de comprobante de egreso si la numeracin se encuentra parametrizada como automtica, en caso contrario solicita la digitacin del nmero consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso.
6.2. IMPRESIN DE CHEQUES Luego de realizar la contabilizacin del comprobante, el sistema presenta la opcin de imprimir cheques:
Al seleccionar SI, el sistema permite enviar el comprobante a impresin o presentar por vista preliminar:
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Al determinar las opciones de impresin, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:
Al elegir el tamao de cheque, se define el formato de fecha:
Si se imprimir en formas continuas:
Posteriormente, se confirma a quien se pagar:
Y se ejecutan los comandos de impresin.
El sistema presenta lneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimi bien el comprobante.
6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compaa a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercanca o por exigencia directa del proveedor. Para realizar y cruzar automticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrizacin Formas de pago.
En el momento de recibir el anticipo a travs de un Comprobante de egreso se debe realizar la siguiente contabilizacin: Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del egreso. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedar contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el cono permite consultar los existentes. Cheque: Se debe digitar el nmero de cheque con el cual se girar el egreso. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un nmero para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso. Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla o se puede crear directamente en la elaboracin del comprobante de egreso, digitando el nmero de identificacin del tercero y colocndole los datos principales. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Se debe realizar una contabilizacin Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), colocndole el valor correspondiente al anticipo.
Para grabar el documento se debe dar clic al icono
El sistema traer automticamente el nmero del Comprobante de egreso si la numeracin esta parametrizada como automtica, de lo contrario solicita el nmero de consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con el icono .
6.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboracin de la factura por la opcin de Documentos Registro de compras.
Despus de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opcin de Tipo:
el sistema abrir una ventana con la lista de los Con la tecla de funcin F9 o comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicndose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se est elaborando:
Y se termina el proceso de digitacin del Registro de Compra.
Para verificar la contabilizacin del anticipo, se debe ingresar a Contabilidad Generacin de Comprobantes Entrada de Comprobantes y llamar el registro de compras.
7. NOTA DEBITO
Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Dbito, un documento contable utilizado para registrar diferentes registros que afecten las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas. Para la elaboracin de la Nota Dbito se debe ingresar a la opcin de Documentos Notas Documentos Notas Nota Dbito.
Al ingresar al documento Nota Dbito el sistema muestra la siguiente pantalla
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o Centro de costo: permite Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o consultarlos y al activar esta opcin encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla. Bsqueda por descripcin Bsqueda por producto Bsqueda por referencia de fabrica Bsqueda por cdigo de barras Bsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Centro de Costo: Con la tecla de funcin F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) o F3 (numricamente)permite consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales Descripcin : El sistema trae automticamente el nombre del producto o la cuenta contable Debito/Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento
Datos Generales: Esta opcin se genera solamente si la cuenta que se est utilizando en su creacin tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opcin se debe colocar el nmero de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), nmero del tipo (001), nmero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares . 82 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
NOTA: Los campos de bodega y cantidad nicamente solicita siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto Bodega: Se debe ingresar el cdigo de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de funcin F2 (permite consulta) o con el cono .
Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades que se afecten en la Nota Dbito siempre y cuando se este utilizando un producto. RECUERDE Al terminar de ingresar la informacin de cada una de las cuentas o de los productos de la nota crdito se debe grabar con la tecla de funcin f1 o con el cono .
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traer automticamente el nmero de la nota debito si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con el icono
7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilizacin de la Nota Dbito, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
TALLER PROCESO DE COMPRAS SIIGO VENDEDOR WINDOWS
TALLER
TALLER PORTAL DE CLIENTES SOLICITUDES VIA WEB
2. PORTAL DE CLIENTES SOLICITUDES VIA WEB
Al ingresar al Portal de Clientes encontrara diferentes opciones entre ellas Solicitudes Va Web, la cual le permite tener acceso para realizar las siguientes requisiciones:
SERVICIOS 51 Solicitud de Servicios Va Web: esta opcin la podr utilizar en caso de requerir: Soporte telefnico: Se hace esta solicitud cuando se presenta algn inconveniente con el programa, como problemas ejecutando un proceso, dudas sobre parametrizacin, problemas de ingreso, y deseen que un asesor les devuelva la llamada para colaborarles. Visita Virtual Dexon: Este tipo de soporte se solicita cuando se han conectado por MODEM o Internet con el service center de Siigo y no han recibido respuesta por parte de nuestros asesores para poder resolver los inconvenientes que se presenten con la informacin o ejecutando procesos, Visita Presencial: Se hace esta solicitud cuando se requiera la presencia fsica del asesor de servicios en su empresa por que despus de agotar recursos como el portal de clientes (preguntas frecuentes), soporte telefnico, conexin Dexon, con los cuales no se pudo solucionar los inconvenientes.
156 Actualizacin de mis Datos: Esta opcin le permite estar renovando los datos generales de su compaa. 173 Reporte Programas Especiales: Le permite hacer una solicitud en caso de que su empresa requiere de algn tipo de desarrollo especial y/o desee reportar algn inconveniente cuando usted ya adquiri un programa especial. 174 Sugerencias / Mejoramiento Siigo: Cuando usted considere necesario realizar una sugerencia sobre el funcionamiento del programa, una mejora ejecutando algn proceso nos lo puede hacer saber a travs de este requerimiento.
191 Inscripcin Certificacin Bogota: Despus de haber tomado el curso puede inscribirse para presentar la certificacin ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa. 192 Inscripcin Certificacin Sucursales: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya a tomado el curso, puede inscribirse para presentar la certificacin ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa. 193 Inscripcin Capacitacin Bogota: Si usted ya consulto la programacin de los cursos de capacitacin y monitorias puede inscribirse a estos a travs de esta solicitud. Al realizar esta Inscripcin no implica la Separacin del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar. 194 Inscripcin Capacitacin Sucursal: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya consulto la programacin de los cursos de capacitacin y monitorias puede inscribirse a estos a travs de esta solicitud. Al realizar esta Inscripcin no implica la Separacin del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar. VENTAS
61 Solicitud Inform..de productos: Cuando usted desee saber sobre el portafolio de nuestros productos , podr hacer sta solicitud y el rea comercial le dar la respuesta. 1. 2. Ingresar al portal de clientes con la clave ya asignada a cada usuario. En el portal de clientes dar clic la opcin Solicitudes Va Web.
3.
Posteriormente elegir la opcin 51 Solicitud de Servicios Va Web.
4.
Indicar al usuario que debe dar clic en el icono de bsqueda de contacto y debe seleccionar su nombre o en su defecto el de algn contacto ya registrado en el portal.
5.
En el campo de descripcin el asesor debe recordar al usuario que all debe mencionar brevemente el inconveniente que se le esta presentando, para el ejemplo del taller debe digitar Demo Ingreso al Portal de Clientes Nombre del Asesor
6.
El asesor debe recordar al usuario que en el campo de descripcin deber Digitar detalladamente el inconveniente e indicar el tipo de soporte que esta requiriendo, para el taller debe colocar Demo Ingreso al Portal de Clientes Nombre del Asesor y nombre del contacto.
Preguntas Frecuentas En el portal de clientes ingresar a la opcin de preguntas frecuentes o FAQ y realizar la consulta ya sea por tema o modulo de las siguientes preguntas.
Tema :
1. Cmo se definen los cruces de documentos en el proceso de compras? 2. Cmo se maneja el anticipo de proveedores.? 3. Cmo hacer mantenimiento de ordenes de compra que nunca fueron ingresadas ni facturadas?
Mdulo
1. Ordenes de Compras / Elaboracin Ordenes de Compras / Como se modifica o anula una orden de compra? 2. Cuentas por Pagar / Informes / Como generar un listado de edades de proveedores?
Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rapida y veraz y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la compaa, por medio de este proceso se tendran todas las herramientas necesarias para registrar toda transaccion comercial con los proveedores de la empresa.
VERIFICACION DE CRUCE DE DOCUMENTOS Elaboracin De Orden de Compra - Nota De Entrada Cruce Factura De Compra Para hacer posible el cruce de la Nota de Entrada con el Registro de Compra se debe ingresar a Contabilidad - Definicin de Documentos Parmetros de Documentos:
Elegir P - Compras
En la opcin Cruce o. Cmpra/n.Ent./No cruza/o.Activos(C/E/N/M), debe digitarse la letra: E Obliga el cruce: SI
Repasar y salir de la definicin de este documento.
Por la misma ruta Contabilidad - Definicin de Documentos Parmetros de Documentos, elegir E- N. Entrada
En la opcin Cruce ord.Compra/No cruza, hacer clic.:
Y en la opcin Cruce fac. Compra /No cruza(C/N): Digitar letra C
Repasar parmetros y salir de la definicin del documento. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA
Para la elaboracin de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opcin de Ordenes de Compra - Elaboracin de Ordenes de Compra CAMPOS GENERALES : Fecha: Nit: Fra Nro. Nombre: Centro de Costo: Fecha: 2007/01/28 899952123 001 962356 KADELL INTERNATIONAL LTDA 0001 2007/01/28
F2 consulta
F2 consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos: Producto MARMITA REYNOLDS 10 LTS OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. Cent. Costo 0001 0001 Bodega 0001 0001 Cant 150 unit 250 unit Valor. Unit $200000 $100000 Porc Desc 5% Porc Ret 3.5% 3.5%
RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el cono de bandera
IMPORTANTE El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacin de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos): Producto CALIZA MINERAL REF 3030 CALIZA MINERAL REF 4040 C. Costo 0001 0001 Bod 0001 0001 Cant 50 KG 100 KG Bod 0001 0001 Deb/Cred D D
ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para la elaboracin de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opcin de DocumentosNotas Documentos Notas
Se debe elegir el documento de Nota de Entrada Tipo (E) DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES: FECHA NIT: CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR 10/Enero/2007 852741934 0001 CALIZA Y COMPONENTES LTDA. 0001
F2 Consulta F2 Consulta El programa lo muestra F2 Consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacin de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos): Producto CALIZA MINERAL REF 3030 CALIZA MINERAL REF 4040 C. Costo 0001 0001 Bod 0001 0001 Cant 50 KG 100 KG Bod 0001 0001 Deb/Cred D D
RECUERDE Los valores en la Nota de Entrada se deben dejar en ceros a dejar en ceros con el fin que sern cargados con la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 o el cono productos. en la opcin de valor por cada uno de los
IMPORTANTE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Entrada se debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el cono de bandera
Finalmente guardar el documento
Revisar el documento por vista preliminar.
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA Para verificar la contabilizacin de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opcin de Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada. Llamar la Nota de Entrada elaborada anteriormente.
Para salir de esta opcin se debe hacer click sobre la opcin Ignora
INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA Los siguientes son informes de las Notas de Entrada: Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada
Pendiente por Producto (pantalla): Este informe compara las cantidades ingresadas con las Compradas. Para consultar el producto con la tecla de funcin F2 y llamar el producto Marmita Reynolds 10 Lts. Para salir de esta opcin se debe digitar la tecla ESC (escape) Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada - Pendiente por Proveedor (pantalla): el presente informe muestra las cantidades Ingresadas comparando con lo Facturado discriminado por proveedor. Se debe escoger el tercero con la tecla de funcin F2 consulta la empresa Caliza y Componentes Ltda.
ELABORACION DEL REGISTRO DE COMPRAS CRUZANDO CON LA NOTA DE ENTRADA Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos Registro de compras Se debe elegir el tipo de factura a utilizar, seleccione P - 001 Al ingresar a elaborar el Registro de Compra el sistema pregunta la Nota de Entrada, con F3 permite consultar las Notas pendientes por cruzar
Se debe escoger la Nota de Entrada que se desea cruzar y digitar la tecla de funcin F1 o la opcin Fin de Seleccin Llame el nmero de nota de entrada acabada de realizar. Fecha: 20/01/2007 se digita Enter Repasar los datos de la Nota de Entrada y coloque los valores que desee. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 o con el cono consulta y verifique que se proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el nmero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/20 Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema presenta por defecto el nmero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA DE COMPROBANTES.
Llamar la factura que acabo de elaborar por la ruta Contabilidad Entrada de Comprobantes ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.
Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos Registro de Compra Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001 Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Nit: Fra Nro. Nombre: Centro de Costo: Fecha: 2007/01/28 899952123 001 962356 KADELL INTERNATIONAL LTDA 0001 2007/01/28
F2 consulta
F2 consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos: Producto MARMITA REYNOLDS 10 LTS OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. Cent. Costo 0001 0001 Bodega 0001 0001 Cant 150 unit 250 unit Valor. Unit $200000 $100000 Porc Desc 5% Porc Ret 3.5% 3.5%
RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el cono de bandera
IMPORTANTE El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta y se tomara proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el nmero de vencimiento 1. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. $1.000.000 Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema presenta el nmero de la factura si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario solicita el consecutivo. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario, para pasar con la tecla de funcion F1 Digitar en el comentario INTERNATIONAL LTDA. que esta factura es de pago obligatorio a KADELL
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura Llame el nmero de la factura que acabo de grabar. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos Comprobante de Egreso Cheque Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Cuenta: Centro de Costo: Cheque: Nit: Nombre: 2007/01/31 1110050100 0001 111520 852741934 CALIZA Y COMPONENTES LTDA.
Bancos F2- Consulta F2- Consulta
SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
Contabilizacin Tipo P Contabilizacin Tipo O
Contabilizacin Tipo P: Esta opcin se utiliza para que el sistema traiga automticamente cada una de las facturas que estn pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automticamente digitando la tecla Enter.
IMPORTANTE Con la tecla de funcin F9 el sistema permite pasar de una factura a otra , ya que en la mayora de ocasiones no se cancelan todas las facturas
Debemos cancelar la factura anteriormente elaborada. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para verificar la contabilizacion del comprobante de egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS
Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opcin de Documentos Registro de Compras Se debe elegir el tipo de factura a utilizar Seleccionaremos el documento P 002 Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES : Fecha: Nit: Fra Nro. Nombre: Centro de Costo: Fecha: 2004/01/20 852123789 001 1025 ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA. 0001 2007/01/20
F2 consulta
F2 consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la tecla de funcion F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable
CUENTA 5135150000 2365250300
CENT. COST 0001
VLR TOTAL $2.000.000 $ 220.000
VR.BASE $2.000.000
RETENCION $220.000
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta Escoger la forma de pago proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el nmero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/20
Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario, para pasar con la tecla de funcion F1 Ver la factura a vista preliminar. Para salir de esta opcion se debe digitar la tecla ESC (Escape) VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacion de una factura de compra, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que gnero la factura. Digitar el nmero de registro de compras que acabo de grabar. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar. ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos Comprobante de Egreso Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar Al ingresar a elaborar el recibo de caja CAMPOS GENERALES: Fecha: Cuenta: Centro de Costo: Cheque: Nit: Nombre: 2004/01/31 1110050100 0001 111521 852123789 ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA. el sistema pregunta los siguientes campos:
Bancos F2- Consulta F2- Consulta
SIIGO en el Comprobante de Egreso Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
Contabilizacion Tipo P Contabilizacion Tipo O
Utilizaremos el tipo de Contabilizacion tipo P Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar. Contabilizacion Tipo O: Esta opcion se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como : descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabeticamente F3 numericamente consulta. Para grabar el documento con la tecla de funcio F1 o el Icono de banderita El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin , vista preliminar, por verificar el documento en vista preliminar. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para verificar la contabilizacion del Comprobante de Egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Egreso. Digitar el nmero de egreso contabilizado. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar.

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ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE COMPRAS

SIIGO Dejando huella...........

INTRODUCCION ........................................................................................2 1. PROCESO DE COMPRAS .........................................................................3

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ...............................................6

3. ORDEN DE COMPRA .............................................................................10 4. NOTA DE ENTRADA..............................................................................21

3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS ............................................................... 18

4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ..................................................... 21

6. COMPROBANTE DE EGRESO CHEQUE ...............................................60

7. NOTA DEBITO......................................................................................77 TALLER....................................................................................................87

7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ................ 85

1 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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2 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Casos Cruces Documentos

Transformacin Materia Prim a

Informes de Verificacin y Gestin

3 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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4 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Anticipo a proveedores Bancos

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS

En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:

En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:

6 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Y se debe marcar (E) dentro de la definicin del documento Registro de Compra.

8 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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10 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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11 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos:

12 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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13 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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14 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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15 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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16 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o vista preliminar.

17 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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18 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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19 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.

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