Contabilidad Financiera

Las Cuentas y Documentos por Cobrar

Documento de Trabajo

CONTENIDO
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Definicin y tipos de cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar comerciales Las letras por cobrar Las cuentas por cobrar a vinculadas Las cuentas por cobrar a accionistas y personal Las cuentas por cobrar diversas Provisiones para cuentas de cobranza dudosa El factoring El control interno de las cobranzas

Preparado por Beatrice Avolio Alecchi

Documento de trabajo elaborado para fines didcticos. Prohibida su reproduccin total o parcial sin permiso del autor. ltima actualizacin: marzo 2007

LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

1 DEFINICIN Y TIPOS DE CUENTAS POR COBRAR

Definicin Las cuentas por cobrar, en general, comprenden todas aquellas reclamaciones que tiene una empresa con terceros para cobrar dinero en efectivo, bienes o servicios, y que se generan vendiendo bienes y servicios, y prestando dinero. Actualmente el sistema de ventas al crdito, es decir, a travs de cuentas por cobrar, constituye la modalidad ms comn de operacin en el medio. Estos sistemas de crdito pueden ir desde una venta considerada comnmente como al contado, a travs de una factura por cobrar a siete o quince das a partir de la entrega de la mercadera; hasta sistemas bastante ms largos y formales como letras por cobrar a treinta, sesenta, noventa o ms das. En este sentido, la importancia del manejo de las cuentas por cobrar es fundamental para el buen desenvolvimiento de un negocio, tanto desde el punto de vista de las polticas de concesin de crditos como fuente de ventaja competitiva, como desde la administracin de los crditos. Este ltimo punto es crtico para el adecuado manejo del flujo de efectivo y de las relaciones con los clientes. Basta observar los casos de tantas empresas del medio que incrementan constantemente sus ventas pero descuidan los saldos incrementados de sus cuentas por cobrar, ocasionando problemas de efectivo, incremento de las deudas, incremento de los gastos financieros, y finalmente, una disminucin de sus ganancias. Tipos de cuentas por cobrar De acuerdo con el Plan Contable General Revisado, las partidas relacionadas con las cuentas por cobrar se dividen en cuatro grandes grupos: Cuentas por cobrar comerciales o clientes, las cuales incluyen las facturas por cobrar y los documentos por cobrar. Cuentas por cobrar a accionistas y personal. Cuentas por cobrar diversas u otras cuentas por cobrar. Provisiones para cuentas de cobranza dudosa.

Todas estas partidas forman parte del activo de las empresas y pueden ser clasificadas tanto como activo corriente como activo no corriente, dependiendo de la fecha estimada de cobro. Por ejemplo, una cuenta por cobrar comercial sustentada con una factura a siete das es clasificada como parte del activo corriente ya que se estima realizarla en el corto plazo; una cuenta por cobrar a los accionistas cuyo pago estimado supera a un ao calendario es clasificada como parte del activo no corriente.
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Un caso especial de exposicin presentan los anticipos recibidos y la provisin para cuentas de cobranza dudosa, los cuales constituyen pasivos, pero se exponen como activos negativos, es decir, restando de las respectivas cuentas relacionadas, con el objeto de mostrar el monto razonablemente realizable de las cuentas por cobrar. En las secciones siguientes del presente documento se revisarn en detalle cada uno de estos tipos de cuentas por cobrar y sus partidas relacionadas. Clasificacin de las cuentas por cobrar segn el Reglamento para la Presentacin de Informacin Financiera (CONASEV):

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

CUENTAS POR COBRAR A VINCULADAS

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

PROVISIN PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA

Facturas por cobrar Letras por cobrar

Prstamos a accionistas y directivos Suscripciones pendientes de cancelacin Prstamos al personal

Clientes

Cuentas por cobrar diversas

Entregas a rendir cuenta Prstamos y reclamos a terceros Intereses por cobrar

Depsitos en garanta Otras cuentas por cobrar diversas Anticipos otorgados a proveedores

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2 LAS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

Definicin Las cuentas por cobrar comerciales, o tambin denominadas como clientes, se refieren a aquellos derechos de cobro que se originan por la venta de bienes y servicios que se realizan en razn de la actividad normal del negocio. En el medio empresarial casi todas las empresas suelen otorgar sistemas de crdito por sus ventas, e inclusive, estos sistemas llegan a constituir importantes ventajas competitivas. Sin embargo, cualquier sistema de crdito otorgado debe justificar por un lado, el costo financiero de cobrar en una fecha futura y el riesgo del crdito; y por otro lado, el costo implicado para la administracin y el control de las cobranzas. Tipos de cuentas por cobrar comerciales Las cuentas por cobrar comerciales comprenden las facturas por cobrar, las letras por cobrar, los anticipos recibidos y cualquier otro documento por cobrar. Las facturas por cobrar son aquellos documentos emitidos como comprobantes de pago y que se generan como consecuencia de la realizacin de una venta1. Usualmente estas facturas pueden ser canceladas bajo la modalidad contra entrega (pago contra la entrega fsica de la mercadera); o tambin a siete o quince das (forma de pago que se considera como al contado en el medio comercial, cuando en realidad supone algunos das de crdito). En algunos casos, cuando resulta significativo el monto, se pueden mostrar por separado los montos correspondientes a las facturas por cobrar a las empresas filiales y afiliadas, de las facturas por cobrar a terceros. Las letras por cobrar constituyen documentos de pago ms formales que las facturas por cobrar. A travs de ellas, el deudor promete por escrito pagar un importe definido en una fecha especfica en el futuro, denominado como fecha de

De acuerdo con las normas tributarias, las empresas deben emitir un comprobante de pago en cada venta realizada. Este comprobante se le denomina como Factura o como Boleta de Venta, dependiendo del sistema tributario en el que se encuentre el comprador. Sin embargo, para efectos contables, ambos comprobantes tienen el mismo significado. Para fines informativos, la emisin de una factura como comprobante significa que el comprador posee el nmero correspondiente de identificacin tributaria y que puede utilizar como crdito fiscal el monto del Impuesto General a las Ventas consignado en la factura. En el caso de la boleta de venta, el vendedor no requiere contar el nmero de identificacin tributaria y por lo tanto, el documento no da derecho al crdito fiscal por el impuesto pagado.

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vencimiento. El documento que sustenta a las letras por cobrar es la Letra nica de Cambio. Dada la importancia y caractersticas especiales que tienen las letras como sistema de crdito, en una seccin posterior se tratan en detalle. Es importante aclarar que cuando se realiza una venta a travs de letras, es necesario tambin emitir el comprobante de pago correspondiente (factura o boleta de venta) para sustentar la venta realizada. En este caso, la emisin de la Letra significa una modalidad de cobranza ms formal pero no exime la necesidad de la emisin del comprobante de pago. Asimismo, si bien el Plan Contable no lo indica expresamente, tambin es posible que una empresa cuente con otro tipo de documentos ms formales de cobranza, como son los llamados pagars. Estos son documentos de crdito a travs de los cuales un deudor se promete pagar un importe determinado en una fecha futura, y que generalmente conllevan a la formacin de garantas. Los pagars constituyen evidencias escritas de la deuda, lo cual puede ayudar a cualquier accin legal futura para su cobro. Estas garantas constituyen activos de terceras personas que responden por la deuda en el caso que el deudor falle en pagar el importe adeudado en su vencimiento. Este documento es usualmente utilizado en las operaciones financieras, y constituye el instrumento principal para el otorgamiento de crditos. Las disposiciones referentes a la letra de cambio son tambin aplicables al pagar. Es decir, est sujeto al protesto dentro de los ocho das posteriores a su vencimiento y a la misma accin ejecutiva. Tambin puede intervenir un aval, cuya responsabilidad es solidaria; y se pueden cobrar intereses compensatorios y moratorios de acuerdo con lo que se pacte de mutuo acuerdo o de acuerdo con la tasa de inters legal dictada por el Banco Central de Reserva. Los anticipos recibidos comprenden aquellos montos de dinero recibidos como anticipo a la venta de bien o servicio. Se presentan en el Balance General en el pasivo, por la obligacin que representan en la empresa.

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Modelo de pagar No. 3 Vencimiento 2 de mayo de 19x1 Lima, 2 de marzo de 19x1

A 60 das de esta fecha, Juan Carlos Moreno prometo pagar a la orden de Inmobiliaria Sanchez S.A. la cantidad de diez mil dlares americanos con intereses del 2% mensual en el Banco de Crdito del Per.

Juan Carlos Moreno

Suscriptor

Contabilizacin de cuentas y documentos por cobrar Respecto a la contabilizacin de las cuentas por cobrar y documentos por cobrar, es importante tener en cuenta que stos deben ser valorizados de acuerdo con la cantidad realizable estimada, es decir, en el caso de que se estime cobrar una cantidad menor al derecho, se debe provisionar y castigar el monto incobrable (ver provisin para cuentas de cobranza dudosa). Asimismo, en el caso de cuentas por cobrar en moneda extranjera, stas deben ser expresadas al tipo de cambio compra, correspondiente a la fecha de cierre de los estados financieros. Rebajas sobre ventas Las rebajas sobre ventas significan disminuciones del precio de venta de lista originadas por alguna estrategia de ventas de la empresa. Usualmente las rebajas sobre ventas se generan como consecuencia de ventas al por mayor, promociones sobre mercadera fuera de estacin o moda, o simplemente, estrategias para atraer al cliente. En cuanto a las rebajas, resultan bastante interesantes dos tipos de promociones que se observan en el medio. Una de ellas es la estrategia de rebaja permanente, es decir, en todo momento se ofrecen rebajas en algn tipo de artculos o grupos de artculos con el objetivo de atraer al cliente al establecimiento. Este es el caso de los grandes almacenes por departamentos que expenden una gran variedad de artculos y
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que siempre suelen colocar en rebaja o liquidacin algn grupo de artculos del local. Otro caso interesante es el de los supermercados, que con el mismo objetivo de atraer al cliente al establecimiento, ofrecen una significativa rebaja al precio normal sobre algn producto de alta rotacin, como las bebidas gaseosas, productos bsicos (aceite, leche, arroz, fideos) o artculos de tocador. En este tipo de estrategia se espera que cuando el cliente acuda a la tienda en busca de la oferta, se vea atrado a comprar otro tipo de productos de la misma tienda, los cuales obviamente no tienen ninguna rebaja. Contablemente las rebajas sobre ventas son controladas a travs de una cuenta especfica denominada rebajas sobre ventas, la cual se presenta en el Estado de Ganancias y Prdidas deduciendo las ventas brutas, como se muestra a continuacin:

Ventas brutas Rebajas sobre ventas Ventas netas

xxx (xx) xxx

Descuentos sobre ventas Los descuentos sobre ventas significan disminuciones del precio de venta de lista originados por alguna estrategia financiera de la empresa, como es el caso del pago anticipado respecto al sistema de crdito normalmente ofrecido. La idea de los descuentos sobre ventas es la de otorgar algn tipo de incentivo al cliente para pagar sus cuentas con prontitud. Normalmente los descuentos sobre ventas se expresan, por ejemplo, como 2/5, n/30; lo que significa que la cuenta debe ser cancelada antes de treinta das, y que se recibir un descuento como incentivo del 2% sobre el precio acordado si se cancela la cuenta antes del da cinco. Suponiendo que el cliente decide aceptar esta propuesta, financieramente significa que la empresa podr contar con el monto cobrado por 25 das adicionales. Si la cuenta por cobrar del ejemplo anterior fuera de UM 100,000, significa que la empresa que cobra la factura est pagando 2% (UM 2,000) por contar con UM 98,000 (UM 100,000 menos UM 2,000) durante 25 das. El manejo de estos descuentos est directamente relacionado con el costo financiero de la empresa y del cliente. Por el lado de la empresa, sta debe comparar: i) el costo financiero que le implica el obtener el capital de trabajo para financiar el crdito al cliente de treinta das versus el costo del descuento ofrecido; ii) el riesgo implcito en el crdito otorgado al cliente; iii) el costo relacionado con la administracin de la cobranza del crdito. Por el lado del cliente, ste debe comparar: i) el costo financiero que le implica el cancelar la cuenta antes del tiempo previsto; ii) el costo de su alternativa de financiamiento.
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Retomando el ejemplo anterior, la empresa debera evaluar: Costo del descuento sobre ventas: Costo de obtener el capital de otra fuente Riesgo de incobrabilidad Costo de administrar la cobranza 2% por 25 das 3% por 25 das 0.2% 0.1%

Decide ofrecer el descuento por pronto pago de 2% porque su costo del dinero es mayor (3.3%)

Financieramente, para la empresa, el costo efectivo de otorgar este descuento expresado en una tasa equivalente anual se calcula como: Costo efectivo = 100 ^ ( 360/25) - 1 = 34% anual 98

Por su parte, el cliente debera evaluar: Costo del descuento sobre ventas: Costo de obtener el capital de otra fuente 2% por 25 das 1.5% por 25 das

Decide aceptar el descuento por pronto pago de 2% porque su costo del dinero es menor (1.5%)

Contablemente los descuentos sobre ventas son controlados a travs de una cuenta especfica denominada descuentos sobre ventas, la cual se presenta en el Estado de Ganancias y Prdidas como un gasto financiero. Devoluciones sobre ventas Las devoluciones sobre ventas se originan cuando los clientes no se encuentran satisfechos con la compra realizada y deciden devolver la mercadera. Actualmente la mayora de empresas tiene como poltica aceptar todo tipo de devoluciones sobre los artculos vendidos ya sea porque el artculo se encuentra defectuoso, no se ajusta a los requerimientos del cliente, o porque simplemente el cliente no era lo que esperaba. Estas polticas relacionadas con las devoluciones forman parte de una estrategia agresiva de ventas que busca generar la satisfaccin completa sobre el cliente y que se
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generan como consecuencia de la mayor competencia del mercado. Sin embargo, en algunos casos de artculos perecibles o sanitarios, las devoluciones no son permitidas por la misma naturaleza de los productos. Contablemente las devoluciones sobre ventas implican la devolucin al cliente del dinero pagado o la eliminacin de su cuenta por cobrar. Para esto, se emite una nota de crdito sobre el documento original (comprobante de pago). En los estados financieros, las devoluciones sobre ventas se muestran junto con las rebajas sobre ventas bajo una partida denominada Devoluciones sobre ventas, disminuyendo las ventas brutas en el Estado de Ganancias y Prdidas.

Ventas brutas Devoluciones y sobre ventas Ventas netas

xxx (xx) xxx

Ventas con tarjeta de crdito o dbito Actualmente las ventas a travs de tarjetas de crdito o dbito se han convertido en la principal modalidad de pago en ciertos niveles socioeconmicos. Para el cliente, la tarjeta de crdito o dbito permite realizar compras sin tener que pagar en efectivo de inmediato. La tarjeta de crdito supone para el comprador el pago en cuotas mensuales de acuerdo a las condiciones convenidas con la institucin financiera emisora; mientras que la tarjeta de dbito supone el pago de la compra con un cargo inmediato en la cuenta corriente del comprador.

Para el caso de la empresa, la tarjeta de crdito o dbito significa que no se tiene que verificar el historial de crdito del cliente porque la empresa emisora de la tarjeta ya lo ha hecho. Adems, significa el cobro de la venta prcticamente al contado: peridicamente la empresa afiliada al sistema de la tarjeta presenta los voucher fsico2 al banco, el cual abona el monto correspondiente en la cuenta de la empresa, neto de una comisin previamente pactada. Con el sistema de transferencias electrnicas, ya no se requiere enviar fsicamente el documento al banco para el registro de la operacin.

2 El voucher es el documento utilizado para la venta con tarjetas de crdito. Se emite por triplicado, el cliente y el vendedor guardan cada uno una copia como comprobante y la tercera copia se enva a la empresa de tarjetas de crdito, la cual paga luego al vendedor el importe de la operacin y a su vez, lo carga al cliente.

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Estos servicios para el vendedor tampoco son gratuitos. La empresa emisora cobra una comisin por el uso de la tarjeta como consecuencia del servicio brindado, en el sentido de que se presume que gracias a que se ofrece la facilidad de la tarjeta, la empresa ha podido generar la venta. Estas comisiones son bastante altas y varan entre el 5% y el 7% del monto total de la venta. Su magnitud genera que en algunos casos los establecimientos ofrezcan un descuento sobre pagos en efectivo para evitar el costo de las comisiones de las tarjetas de crdito y dbito. Contablemente las comisiones correspondientes al uso de las tarjetas de crdito o dbito son controladas en una partida de comisiones por tarjetas de crdito, y constituyen un gasto financiero.

3 LAS LETRAS POR COBRAR

Definicin y caractersticas Las letras por cobrar merecen una explicacin por separado dadas las caractersticas especiales que poseen. Las letras por cobrar comprenden aquellas acreencias sustentadas, adicionalmente al comprobante de pago (factura o boleta de pago), por un documento comercial denominado Letra nica de Cambio. Las letras de cambio constituyen documentos legales que contienen la promesa incondicional de pago mediante la cual, una persona llamada como girador o librador, ordena a otra llamada aceptante, cargo, girado o librado, que pague a favor de una tercera persona llamada orden, una cantidad de dinero en un plazo y lugar determinados. Tambin puede intervenir un aval, el cual garantiza el pago de la letra en el caso de que el aceptante incumpla con la obligacin. La caracterstica principal de las letras por cobrar es su poder ejecutivo, el cual consiste en que el beneficiario tiene la potestad de protestar la letra ocho das despus de su vencimiento3. El protesto significa el procedimiento judicial a travs del cual se procede a un juicio ejecutivo, rpido y expeditivo, que permite embargar los bienes del deudor y rematarlos para cubrir la deuda impaga, ms todos los gastos judiciales y notariales generados. El procedimiento de protesto consiste en la redaccin de una acta a travs de un Notario Pblico y su posterior constatacin ante el Poder Judicial. Otra caracterstica de las letras de cambio es que son instrumentos negociables, es decir, legalmente transferibles entre las personas, lo cual permite el denominado descuento de letras. Las letras de cambio pueden ser transferibles por endoso, inclusive a favor del girado, del girador o de cualquier otra persona obligada. Todas estas personas pueden a su vez hacer nuevos endosos.
3 En realidad, el protesto notarial debe realizarse dentro de los ocho das del vencimiento, puesto que si se excede este plazo, ya no cabe el procedimiento de protesto. En el caso que se exceda el plazo el beneficiario debe realizar una trmite judicial de cobranza. La notara tiene siete das adicionales para proceder al protesto del documento.

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LAS LETRAS DE CAMBIO

GIRADOR Emite la letra Indica quin es el beneficiario (orden) Indica quin har el pago (aceptante)

ACEPTANTE Obligado al pago de la letra en su vencimiento Firma transversalmente en el anverso de la letra, al lado izquierdo en seal de aceptacin.

TENEDOR Persona que posee la letra por haberla adquirido. La legtima tenencia se acredita mediante un endoso a su favor

ORDEN Beneficiario del pago. Puede ser la misma persona que el girador.

AVAL Persona que garantiza el pago si el aceptante incumple.

Descuento de letras El descuento de letras es aquella operacin financiera mediante la cual el girador de la letra puede cobrar antes del vencimiento el monto correspondiente, entregndola a una entidad financiera. El banco otorgar al girador una cantidad inferior a la contemplada en la letra correspondiente al inters y comisiones, y cobrar el ntegro del importe al vencimiento de la letra. Para el banco, la ganancia de la operacin est compuesta por el inters y la comisin cobrada. El inters est en funcin del tiempo entre el momento de la operacin de descuento y la fecha de vencimiento de la letra. Para el girador, este mecanismo permite convertir en lquido el monto de la letra sin tener que esperar hasta la fecha de vencimiento4. Por ejemplo, suponga que se desea descontar una letra de cambio por un valor de UM 125 con una fecha de vencimiento dentro de treinta das, y que la tasa de inters cobrada por el banco es de 20% mensual adelantada. El desembolso que el banco otorga al girador sera de UM 100, mientras que al vencimiento, el banco cobrar al

Para que esta operacin financiera sea posible, es necesaria la aprobacin de una lnea de crdito de descuento de letras bancarias por una determinada entidad financiera. Los requisitos para su aprobacin varan en cada una de ellas.

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aceptante la cantidad de UM 125. La diferencia (UM 25) constituye un gasto financiero para la empresa.

Desembolso Desembolso Desembolso

= = =

Letra ( 1 tasa de inters * tiempo) 125 ( 1 0.20*1) 100

Contablemente la empresa que ha descontado las letras de cambio no puede eliminarlas de su registro sino hasta que el aceptante haya cancelado la letra en su fecha de vencimiento. Para el control contable de las letras descontadas se pueden utilizar partidas como Letras entregadas en descuento o Letras descontadas para contabilizar el efectivo recibido por el banco. En los estados financieros, el monto correspondiente a las Letras por Cobrar no se modifica, sino hasta que el banco cobra al aceptante el monto de la letra en su fecha de vencimiento. La razn que sustenta este control contable es que la responsabilidad ante el banco por la cobranza de la letra se mantiene en el girador, a pesar de que el documento haya sido descontado en el banco. En otras palabras, si el aceptante incumple en el pago en la fecha de vencimiento, el banco carga en la cuenta del girador el monto correspondiente a la letra, incluyendo los gastos del protesto. En este sentido, una letra descontada constituye un pasivo contingente para la empresa y no puede ser considerada como cobrada, sino hasta que realmente el aceptante la haya cancelado. El movimiento contable es el siguiente:
Caja Intereses pagados Letras descontadas Por el monto recibido por el descuento xx xx xx

Letras descontadas xx Letras por cobrar Cuando el banco cobra la letra al aceptante

xx

En el caso que la letra no sea cancelada por el aceptante en la fecha de vencimiento, el banco realizar un cargo en la cuenta de la empresa, incluyendo los intereses y gastos bancarios correspondientes. En este caso, se deber hacer un cargo a la cuenta Letras Descontadas y a Intereses y Gastos Bancarios; y el correspondiente abono a la cuenta de Caja. Asimismo, para la contabilizacin de las letras protestadas puede utilizarse la partida Letras Protestadas.

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Letras en cobranza Se denominan letras en cobranza a aquellas que han sido entregadas a una institucin financiera con el objeto de que sta administre la cobranza del documento en su respectiva fecha de vencimiento. Esta operacin resulta usual cuando las empresas no tienen la capacidad de administrar la cobranza y prefieren derivarla a una institucin especializada. Obviamente, este servicio financiero se realiza a cambio de una comisin. Las letras en cobranza no significan el adelanto de la cobranza para el cliente, sino simplemente la cesin del ente cobrador, razn por la que implica la aprobacin de una lnea de crdito por parte de la institucin financiera. En este caso el control contable es realizado a travs de cuentas de orden, es decir, cuentas que no afectan patrimonialmente la situacin de la empresa, como sigue:

Letras enviadas en cobranza Letras en cobranza Por las letras enviadas en cobranza Caja Comisiones bancarias Letras por cobrar Cuando se cobran las letras.

xx

xx

xx xx xx

4 LAS CUENTAS POR COBRAR A VINCULADAS

Comprenden los derechos corrientes de la empresa provenientes de prstamos otorgados, correspondiente a operaciones distintas a las del giro de su negocio, a cargo de empresas y otras personas naturales vinculadas, con excepcin de adeudos de directores, personal y de socios no referidos a suscripciones pendientes de pago. Se considera que dos empresas o personas estn vinculadas si uno de ellos est en condiciones de controlar al otro o de ejercer influencia significativa importante sobre l al momento de la toma de decisiones financieras y operativas5. El control se define como la propiedad, directa e indirecta, a travs de subsidiarias, de ms de la mitad de los derechos de voto de una empresa, o una porcin substancial de los derechos de voto y el derecho de dirigir, por razn de estatutos o contratos, las polticas financieras y operativas de la gerencia de la empresa.

Tomado de: Norma Internacional de Contabilidad No. 24 Revelaciones sobre entes vinculados y No. 28 Contabilizacin de las Inversiones en Asociadas.

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Se entiende que existe control cuando la matriz posee directa o indirectamente a travs de subsidiarias, ms del 50 % de los derechos de voto de una empresa a menos que, en circunstancias excepcionales, se pueda demostrar claramente que dicha propiedad no constituye control. La participacin accionaria del 50% o menos puede implicar control, si se tiene el poder en cualquiera de las siguientes formas: Poder sobre ms del 50% de los derechos de voto en virtud de un contrato o acuerdo con otros accionistas contratos de usufructo, prenda, fideicomiso o similares; Poder derivado de estatutos, contratos o acuerdo de accionistas, para gobernar las polticas financieras y operacionales de la empresa; Poder para designar o remover a la mayora de los miembros del Directorio o del rgano equivalente; Poder para controlar o ejercer la mayora de los votos en las sesiones del Directorio o del rgano de equivalente de decisin. La influencia significativa se define como la participacin en las decisiones de poltica financiera y operativa de una empresa, pero no el control de esa poltica. Se presume que un inversionista ejerce influencia significativa si posee, directa o indirectamente, a travs de subsidiarias, el 20% o ms de los derechos de voto de la empresa en la que ha invertido, a menos que pueda demostrar claramente que ste no es el caso. Tambin puede ejercerse influencia significativa de varias formas, usualmente por representacin en el directorio, pero tambin, por ejemplo, participando en el proceso de adopcin de polticas, por medio de transacciones importantes entre compaas, por intercambio de personal directivo o por el suministro de informacin tcnica esencial. Influencia significativa puede obtenerse por propiedad de acciones, estatutos o contrato. Subsidiaria es una empresa controlada por otra (conocida como principal o matriz). Algunos casos son de entes vinculados son: (a) Empresas que directa o indirectamente, por medio de uno o ms intermediarios, controlan o son controlados por la empresa que presenta informacin, o estn bajo control comn con ella. (b) Asociadas son empresas en las que el inversionista tiene influencia significativa pero no es una subsidiaria ni una asociacin en participacin del inversionista. (c) Personas naturales que son propietarias, directa e indirectamente, de una parte de los derechos de voto de la entidad, lo que les da influencia importante, as como los parientes cercanos de cualquiera de tales personas naturales. (d) Personal directivo de importancia clave, es decir, personas que tienen autoridad y responsabilidad para planear, dirigir y controlar las actividades de la entidad, incluso directores y funcionarios de empresas, as como parientes cercanos a estas personas.
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(e) Empresas en las que una parte substancial de los derechos de voto es de propiedad, directa o indirectamente, de cualquiera de las personas descritas en (c) o (d) o sobre las que dichas personas pueden ejercer influencia importante; esto incluye empresas de propiedad de directores o accionistas de la entidad, as como empresas que tienen en comn, con la empresa que presenta informacin, un miembro directivo de importancia clave.

5 LAS CUENTAS POR COBRAR A ACCIONISTAS Y PERSONAL

Este grupo de cuentas por cobrar comprende las sumas adeudadas por los accionistas (o socios), directores y el personal, as como las suscripciones de capital pendientes de cancelacin. Su caracterstica principal es que son cuentas por cobrar por operaciones diferentes a las del giro habitual del negocio. Las cuentas por cobrar al personal se suelen originar por prstamos otorgados ante necesidades personales (si fuera poltica de la empresa), adelantos en sus remuneraciones o adelantos en sus indemnizaciones. Los prstamos a accionistas o socios y directores pueden originarse por ejemplo, por retiros de efectivo realizados en la empresa como adelanto en las remuneraciones o en los dividendos futuros. Este grupo tambin incluye por separado, dada su importancia, las suscripciones de capital pendientes de cancelacin. Es importante recordar que si bien el Plan Contable establece esta divisin para las cuentas por cobrar, cada empresa puede crear las partidas que considere convenientes para el adecuado control de sus operaciones.

6 LAS CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS

Este grupo de cuentas por cobrar comprende las acreencias de la empresa generadas por operaciones conexas, distintas a las de ventas en razn de su actividad y diferentes a las relacionadas al personal, accionistas o directores de la empresa. Estas cuentas incluyen prstamos otorgados a terceros no relacionados con la empresa (como proveedores, clientes, por ejemplo); intereses por cobrar generados por los prstamos realizados; y cualquier otro tipo de cuentas por cobrar diversas como las cuentas referidas a empresas afiliadas o relacionadas. Tambin, este grupo comprende los depsitos entregados como garantas, como es el caso de los depsitos en efectivo considerados como garantas en el alquiler de inmuebles y que se espera sean reembolsados al final del contrato.
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Asimismo, se incluyen las cuentas por cobrar generadas por reclamos efectuados a terceros, como podra ser el caso de reclamos a las empresas de seguros por siniestros, reclamos a las autoridades tributarias por impuestos pagados en exceso, reclamos por penalidades a proveedores, o cualquier tipo de responsabilidad civil que la empresa est exigiendo. Al igual que para el resto de partidas, es importante recordar que si bien el Plan Contable establece estas subdivisiones para las cuentas por cobrar diversas, cada empresa puede crear las partidas que considere convenientes para el adecuado control de sus operaciones.

O T R A S C U E N T A S P O R C O B R A R

P r s ta m o sa a c c io n is ta s yd ir e c to r e s

S u s c r ip c io n e sp e n d ie n te s P r s ta m o sa l d ec a n c e la c i n p e r s o n a l A d e la n tod e re m u n e ra c io n e s

E n tr e g a sar e n d ir P r s ta m o sate r c e r o s c u e n ta P r s ta m o sau n a p e rs o n a n a tu ra loju rd ic ae n v irtu dd eu n are la c i nn o v in c u la d aa lg iro

R e c la m a c io n e s In te r e s e sp o rc o b r a r ate r c e r o s

D e p s ito se n g a r a n ta

R e tiro sd ee fe c tiv o d elo sa c c io n is ta s yd ire c to re s

S u s c rip c i n d ea c c io n e s p e n d ie n te s d e p a g o

O tr a s c u e n ta s p o r p a g a r d iv e r s a s

A n tic ip o s o to r g a d o s a p r o v e e d o r e s

J u ic io so re c la m o sp o r rie s g o ss u frid o s

In te re s e sp o r lo sc r d ito s o to rg a d o s

D e p s itop o re l a lq u ile rd e llo c a l

A d e la n to sd e in d e m n iz a c io n e s

P r s ta m oau nv e c in o

R e c la m o sp o r rie s g o s

7 PROVISIONES PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA

Definicin y procedimiento Cualquier sistema de crdito implica un riesgo relacionado con el incumplimiento en la cobranza y la posibilidad de la incobrabilidad. Contablemente, esta situacin es recogida a travs de las provisiones para cuentas de cobranza dudosa, o tambin llamadas como provisiones por malas deudas o incobrables. Las provisiones por cobranza dudosa deben ser estimadas peridicamente basadas en el principio de correspondencia, donde los gastos deben registrarse en el perodo en el que ocurren los ingresos; y el principio de conservadurismo, donde deben registrarse todas las prdidas cuando stas sean posibles. Esta es la razn por la que se requiere estimar el monto de las cuentas incobrables en cada periodo en vez de esperar hasta que la cuenta sea efectivamente incobrable.
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El procedimiento contable para esta provisin es el siguiente: 1. Estimar la provisin. Se estima el monto de la provisin para incobrables de acuerdo con cualquiera de los mtodos existentes (ver acpite siguiente para mayor detalle al respecto). Mientras ms confiable sea la estimacin, ms confiable ser la informacin presentada en los estados financieros6. 2. Contabilizar la provisin. Se realiza un asiento contable con un cargo a la cuenta de gasto llamada incobrables y un abono a la cuenta de pasivo llamada provisin cuentas de cobranza dudosa. Esta operacin tiene dos objetivos: i) disminuir la utilidad neta, cargando a una cuenta de gastos; ii) disminuir las cuentas por cobrar, abonando la cuenta estimada. En este sentido, la cuenta incobrables constituye un gasto de ventas en el Estado de Ganancias y Prdidas. La cuenta de provisin constituye un pasivo, pero que se expone como un activo negativo en el Balance General, restando a la partida de cuentas por cobrar con el objeto de mostrar el monto razonablemente cobrable. En el caso que se logre cobrar una cuenta que haba sido previamente provisionada, se debe reversar la provisin realizada si es que se trata del mismo periodo contable abonando la cuenta incobrables. En el caso que la provisin haya sido realizada en un periodo contable anterior, se debe utilizar una cuenta como ingresos por recupero de cuentas por cobrar provisionadas para reconocer el ingreso en el Estado de Ganancias y Prdidas. 3. Castigar las cuentas por cobrar. Cuando se hayan agotado todas las posibilidades de recupero de la deuda, se debe eliminar de los registros contables la cuenta por cobrar correspondiente, a travs de su castigo. Para esto, se realiza un asiento contable con un cargo a la provisin cuentas de cobranza dudosa (previamente realizada) y se abona a la cuenta por cobrar para ser eliminada de los registros contables. En el caso remoto que se logre cobrar una cuenta que haba sido previamente castigada, ya no es posible reversar la operacin. Para esto, se debe reconocer el ingreso en el Estado de Ganancias y Prdidas a travs de una cuenta como

ingresos por recupero de cuentas por cobrar castigadas.

Es importante aclarar que el importe de la provisin que se contabiliza es un estimado, porque es previo a la determinacin de que cualquier cuenta por cobrar de cualquier cliente en particular es incobrable. Mientas que el castigo de las cuentas por cobrar constituye un importe real. Ambas cifras son iguales si el estimado de malas cuentas fuera perfecto, situacin que raramente ocurre7.

HORNGREN, Charles T.; et all. Contabilidad. Op. Cit. Pag. 359.

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Mtodos de estimacin Contablemente existen diversos mtodos para estimar la provisin para cobranza dudosa. Los mtodos de estimacin ms utilizados son8: (a) Porcentaje de las ventas al crdito Consiste en estimar la provisin como un porcentaje establecido en funcin del promedio histrico de las cuentas incobrables y las ventas al crdito. Por ejemplo, una empresa puede calcular la relacin entre el monto de incobrables y las ventas al crdito de los ltimos cinco aos como 2%, 4%, 4%, 3%, 2%. El promedio resultante es de 3%, ratio que utiliza para estimar la provisin del presente ao. Como se observa, este es un mtodo bastante sencillo pero inexacto porque no analiza detalladamente el contenido de las cuentas por cobrar, supone que las condiciones histricas se van a repetir en el futuro e ignora el saldo anterior estimado para las cuentas incobrables. (b) Porcentaje del saldo de cuentas por cobrar Consiste en estimar la provisin como un porcentaje establecido en funcin del promedio histrico del saldo de la provisin por cobranza dudosa y las cuentas por cobrar. Por ejemplo, una empresa puede calcular la relacin entre el monto de la provisin para incobrables y el saldo de la cuenta por cobrar de los ltimos cinco aos como 5%, 5%, 5%, 7%, 3%. El promedio resultante es de 5%, ratio que utiliza para estimar la provisin del presente ao. Como se observa, este tambin es un mtodo bastante sencillo pero inexacto porque tampoco analiza detalladamente el contenido de las cuentas por cobrar para considerar sus fechas de vencimiento, y supone que las condiciones histricas se van a repetir en el futuro. (c) Antiguedad de saldos Consiste en clasificar las cuentas por cobrar de acuerdo con cada cliente y las fechas de vencimiento de manera de obtener un cuadro semejante al que se muestra en el cuadro No. 6. Este tipo de reporte es factible de obtener a travs de paquetes computarizados contables que permiten preparar clasificar las cuentas por antiguedad de saldos. Luego, se aplican porcentajes histricos o estimados diferentes para cada rango de antiguedad. Estos porcentajes pueden estimarse sobre la base de la experiencia en cobranza de la empresa. Para el ejemplo presentado, el negocio ha
7 8

HORNGREN, Charles T.; et all. Contabilidad. Op. Cit. Pag. 359. Tomado de CHONG, Esteban. Op. Cit.

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cobrado todo menos el 1% de las cuentas con antiguedad de saldos de 30 a 60 das; todo menos el 5% de las cuentas con antiguedad de saldos de 60 a 90 das, y as sucesivamente. Este sistema presume que aquellas cuentas que tienen mayor tiempo como vencidas implican una mayor probabilidad de incobrabilidad, por lo que se aplican mayores porcentajes para mayores periodos de antiguedad. El mtodo resulta bastante prctico de utilizar si es que se cuenta con paquetes computarizados de apoyo, puesto que establece una adecuada combinacin de costo y exactitud para establecer la provisin de cobranza dudosa. Anlisis de saldos de cuentas por cobrar
Cliente Cuentas Cobrar 7,000 5,000 15,000 28,000 12,000 8,000 85,000 Por Vencer 5,000 3,000 0 14,000 10,000 0 32,000 30-60 2,000 0 0 14,000 2,000 0 18,000 1% 1,800 Das vencidos 60-90 90-120 0 0 0 0 10,000 0 10,000 5% 500 0 2,000 0 0 0 8,000 10,000 40% 4,000 Ms 120 0 0 15,000 0 0 0 15,000 100% 15,000

HUF JCV CAF SUR MACA S.A. ALGODON Marcos S.A. Total % incobrable Provisin

Fuente: Chong, Esteban. Op. Cit.

(d) Evaluacin de cartera Consiste en analizar detalladamente cada una de las cuentas por cobrar, posiblemente clasificadas por cliente y fecha de vencimiento, y as estimar su posibilidad de incobrabilidad. En este caso se debe analizar si la cuenta est vencida, si existe posibilidad de cobro de acuerdo con la situacin econmica del cliente, si se cuentan con garantas colaterales en caso de incumplimiento de pago, entre otros aspectos. Este mtodo se basa en la estimacin que hace la empresa sobre la base de su experiencia y de las apreciaciones sobre las perspectivas que ofrece la cuenta por cobrar respecto a: Que el cliente haya sobrepasado largamente el trmino de crdito y est en situacin morosa; Que la cuenta sea manifiestamente incobrable por cierre del negocio del deudor, quiebra o cualquier otra circunstancia plenamente advertible.

Este sistema resulta el ms exacto de todos los anteriores, pero obviamente su costo es bastante alto en el caso de que la cartera de cobranza sea bastante extensa en
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nmero. Otra alternativa posible el de realizar un anlisis de cartera en las cuentas pendientes de mayor monto relativo y que representan ms del 70% u 80% de la cartera total, y aplicar alguno de los mtodos anteriores para las cuentas de menor monto relativo. (e) Combinacin de los mtodos anteriores Resumiendo, en general los mtodos de estimacin contable de provisiones ms utilizados se basan en una combinacin de los mtodos anteriores. Para los estados financieros mensuales o de periodicidad menor a la anual, las empresas suelen estimar la provisin como un porcentaje de las ventas o de las cuentas por cobrar por su facilidad de aplicacin. Sin embargo, para los estados financieros anuales, se suele utilizar un mtodo ms exacto, como el de la antiguedad de saldos o el anlisis de cartera, con el objetivo de que las cuentas por cobrar informadas expresen adecuadamente el valor realizable esperado, es decir, el importe que se espera sea cobrado. Tratamiento tributario De acuerdo con el Decreto Legislativo No.200 y el Reglamento (artculos 71 y 72), para que las provisiones y castigos por incobrables sean aceptables como gastos para efectos del clculo de la utilidad imponible y del Impuesto a la Renta deben cumplir con una serie de requisitos, como se explica a continuacin. Requisitos para la creacin de provisiones: Demostrar la existencia de dificultades financieras por parte del deudor que haga previsible el riesgo de incobrabilidad a travs de cualquier de los siguientes procedimientos: Anlisis peridico de los crditos concedidos; documentacin sustentatoria que evidencia gestiones de cobranza sobre la deuda vencida; inicio de procedimientos judiciales de cobranza; protesto del documento (caso de las letras); que hayan transcurrido ms de doce meses desde la fecha de vencimiento sin que se haya podido realizar la cobranza.

P R O V IS I N C U E N TA S D E C O B R A N ZA DUDOSA
P ara determ inar la pro visin un a entidad se basa en su experiencia y en las ap reciacio nes so bre las p ersp ectivas que ofrece la o peracin : a) Q ue el cliente haya sobrepasado largam ente el trm ino de crdito y est en situacin m orosa. b) Q ue la cuenta sea m anifiestam ente incobrable por cierre del negocio del deudor, quiebra o cualquier otra circunstancia plenam ente advertible. T ributariam ente:
PROVISIN PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA (CLASE 19)

Clientes

Cuentas por cobrar diversas

P rovisiones para Beatrice Avolio Alecchi cubrir, en su caso, las Pgina 20 de 23 perdidas provenientes a) C uando se dem uestra la existe ncia de dificu ltad es Prohibida su reproduccin del autor de sin permiso acreencias fin ancieras de l d eu dor m ediante a n lisis pe ri dicos de los incobrables. crd itos u otros m edios. b) C ua nd o se dem u estra la m orosidad del d eu dor S e m uestra deducida m ed iante la docum en tacin qu e evid en cia las ge stin d e de los saldos de las co bro, el prote sto de docum entos o el inicio d e cuentas a las que se pro ced im iento s jud iciales o m s de d oce m eses d esd e la refieran.
fe cha de vencim iento .

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Requisitos para el castigo de cuentas por cobrar: Primero, debe haberse establecido previamente la provisin por cobranza dudosa correspondiente. Y tambin, deben haberse agotado las acciones judiciales necesarias para el cobro de la deuda, a menos que sea intil realizarlas o que el monto exigible por cada deudor sea menor a una tres unidades impositivas tributarias9.

8 EL FACTORING
El factoring es una operacin financiera10 que consiste en la venta de un documento por cobrar (facturas conformadas, letras de cambios, warrants, etc.) a una institucin financiera o empresa especializada, la cual se encargar de su cobranza al momento de su vencimiento. A cambio de la venta, el emisor de la factura recibe por adelantado el monto correspondiente al documento de crdito, neto de comisiones e intereses. El beneficio del emisor del documento es que recibe anticipadamente el cobro del documento; para la entidad financiera, el beneficio est dado por los intereses y las comisiones cobradas. En la operacin de factoring intervienen:

El cliente adherente o factorado: es la persona natural o jurdica que cuenta con

una importante cartera de cuentas por cobrar y que las vende a la sociedad de factoring. El deudor: el que ha realizado la compra al crdito y que finalmente debe pagar el documento de crdito en su vencimiento. La sociedad de factoring o factor: es la entidad financiera o empresa especializada que adquiere las facturas conformadas u otros documentos de crdito.

Existen dos sistemas de factoring. El primero se denomina sin recursos, y consiste en que el factor asume el riesgo cuando los deudores incurren en incapacidad de pago. El segundo se denomina con recursos, y consiste en que el cliente cedente o factorado asume el riesgo de no pago. Este sistema ha sido diseado para resolver los problemas que una empresa podra tener en el cobro de sus facturas o en general, de sus documentos por cobrar. Estos problemas bsicamente podran ser los de cobros engorrosos, riesgo de incobrabilidad o falta de liquidez. Este servicio ha sido diseado para empresas cuyos documentos por

9 La Unidad Impositiva Tributaria o UIT es un monto referencial para efectos tributarios que se modifica anualmente. 10 La Nueva Ley General de Instituciones Financieras (No. 26702) contempla el marco normativo necesario para el desarrollo de esta operacin financiera.

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cobrar representan un alto grado de morosidad en los pagos y una necesidad de hacerlos lquidos.11

9 El CONTROL INTERNO DE LAS COBRANZAS

Despus que una empresa realiza una venta al crdito, el evento crtico en el ciclo del negocio es la cobranza de la cuenta por cobrar. En este sentido, toda empresa debe contar con un sistema administrativo interno que garantice, o por lo menos, minimice la posibilidad de un manejo inadecuado de las cuentas por cobrar y de las cobranzas respectivas. De acuerdo con Esteban Chong12:, los procedimientos relacionados con el control interno de las cuentas por cobrar deben incluir: El establecimiento de polticas y niveles de autorizacin para la concesin de crditos a fin de uniformizar criterios para el otorgamiento de los mismos. La segregacin de funciones entre el personal encargado de aprobar los crditos, el encargado de cobranzas y el encargado del registro de las mismas. Controles que aseguren que la mercadera despachada o los servicios prestados hayan sido autorizados. Controles que aseguren que las facturas sean preparadas de acuerdo a precios y condiciones autorizadas. Asimismo, que los descuentos y las devoluciones que se otorguen hayan sido autorizados. Identificacin clara de las cobranzas que permita su fcil registro y que stas sean depositadas en el banco intactas y con prontitud. Establecimiento de registros individuales de clientes, los cuales deben ser conciliados peridicamente con el mayor general. Establecimiento de un listado de antiguedad de saldos que permita realizar un seguimiento de las cobranzas oportunas de las deudas de clientes.

11 12

WONG CAM, David. Op. Cit. Pag. 146-147. Tomado de: Chong, Esteban. Op. Cit. Pag. 179.

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REFERENCIAS

(1) Chong, Esteban. En: Contabilidad Intermedia Tomo I. Lima, Universidad del Pacfico. 1992. (2) Wong, David. En: Finanzas Corporativas: un Enfoque para el Per. Centro de Investigacin de la Universidad del Pacfico. Lima, 1998. (3) Horngren, Ch.T.; Harrison, W.T.; Robinson, M.A.. En: Contabilidad. Ed. Prentice Hispanoamericana, S.A., tercera edicin, Mxico 1997. (4) Guajardo, Gerardo. En: Contabilidad Financiera. Segunda edicin. Editorial Mc Graw-Hill, Mxico 1995. (5) Informativo Caballero Bustamante. Varias ediciones. (6) Normas Internacionales de Contabilidad. (7) Otros textos de contabilidad.

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