Herramientas para la productividad

WORD 2007

Tabla de contenido Word 2007

Tabla de contenido Word 2007 ....................................................................................... 2 2. NCLEO TEMTICO 2. .................................................................................................. 3 Uso efectivo del procesador de palabras en el diseo, edicin y presentacin de documentos...................................................................................................................... 3 1. Objetivo especfico ....................................................................................................... 3 2. Competencia................................................................................................................. 3 3. Desarrollo temtico ..................................................................................................... 3 3.1 introduccin al procesador de palabras ................................................................... 3 3.1.1 Componentes de la Ventana de Microsoft Word 2007 .................................................... 5 Barra de Ttulo ...................................................................................................................... 5 Cinta de Opciones (o rea de Mens) .............................................................................. 10 Barras de Herramientas. .....................................................................................................12 rea de Edicin o rea de visualizacin de contenido......................................................12 Barra de Estado. ................................................................................................................. 13 3.1.2 operaciones bsicas sobre un documento ...................................................................... 13 Prctica 1. ................................................................................................................................... 13 Qu tipo de letra se us para ese documento? ............................................................... 15 Cmo se guarda este documento en el computador? .................................................... 16 Cmo se cierra el documento actual? .............................................................................. 18 Cmo se abre un documento? ......................................................................................... 19 Cmo se crea un documento nuevo? .............................................................................. 20 Cmo se configura un documento? ..................................................................................21 Cmo se imprime un documento Word? ......................................................................... 23

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2. NCLEO TEMTICO 2. Uso efectivo del procesador de palabras en el diseo, edicin y presentacin de documentos.
Son muchas las ocasiones en que se requiere escribir una carta, enviar una solicitud, presentar una hoja de vida, realizar un documento sobre un trabajo investigativo, etc. Afortunadamente existen programas de computador, conocidos como procesadores de palabras (o procesadores de texto), que ayudan a construir documentos con excelente presentacin. Con este ncleo temtico aprender cmo obtener el mejor provecho de muchas de las funciones de un procesador de palabras llamado Microsoft Word 2007, que facilita enormemente la generacin y diseo de todo tipo de documentos.

1. Objetivo especfico
Describir y utilizar el procesador de palabras en la elaboracin de documentos, haciendo uso de sus principales herramientas, a travs de ejercicios aplicados.

2. Competencia
Utilizar de manera eficiente el procesador de palabras en la elaboracin de documentos textuales, haciendo uso de herramientas de edicin de texto y manejo de imgenes, en concordancia con las tendencias actuales de diseo y metodologa.

3. Desarrollo temtico 3.1 introduccin al procesador de palabras

La evolucin de la tecnologa de los computadores, marca tambin la evolucin de los programas para obtener el mayor provecho de esos avances. Los procesadores de palabras no son la excepcin, por lo que se han convertido en poderosas herramientas de uso obligado en ambientes laborales y profesionales.

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El procesador de palabras Microsoft Word ha evolucionado a la par con la tecnologa, siendo actualmente el ms usado por sus alcances y su facilidad de manejo. An as, es importante diferenciar entre la calidad de la informacin y la calidad de la presentacin de un documento: la calidad de la informacin proviene de quien hace uso del procesador de palabras, de la claridad y certeza que se tenga para redactar los textos, mientras que la calidad de la presentacin del documento se logra haciendo un uso efectivo de las prestaciones del procesador de textos. Ambos aspectos son importantes. El Microsoft Word 2007 (o lo que es lo mismo, Microsoft Word versin 2007) trabaja en ambiente Windows y permite construir desde documentos poco complejos como cartas y hojas de vida (currculos) hasta pginas Web en formato HTML (hipertexto). Para ello pone a disposicin del usuario una serie de comandos que hacen que el proceso sea sencillo. Para ejecutar el Microsoft Word existen varias alternativas, aunque la ms sencilla es la de hacer clic con el botn derecho del Mouse sobre el icono que usualmente est en la pantalla de escritorio de Windows y que se conoce con el nombre de acceso directo. Si no existe un acceso directo a Microsoft Word, se puede ejecutar siguiendo estos pasos: Haga clic en el botn acceso directo a Word). Seleccione o bien un men . Aparece un men (que tambin puede llegar a tener un

y trate de ubicar el acceso directo a Microsoft Word que contiene el acceso directo.

Tambin es posible ejecutar Word cuando se hace doble clic sobre un documento Word situado en el escritorio. Una vez se ha ejecutado el programa Microsoft Word, se presenta en la pantalla la Ventana de Word:

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La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la configuracin inicial de Microsoft Word en cada computador. Por ejemplo, es posible que a la derecha aparezca una subventana llamada Panel de tareas de Inicio, que puede ser cerrada si se presionan las teclas <ctrl.> y la tecla <F1> simultneamente.

3.1.1 COMPONENTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT WORD 2007 BARRA DE TTULO

Indica el nombre del documento de texto que se est trabajando, seguido del nombre del programa Microsoft Word.

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En la parte derecha estn siempre tres botones cuya finalidad es permitir el control sobre la ventana de Word: Maximizar/Minimizar de la pantalla y Cerrar para , Restaurar es decir ocupar toda o parte

que termina la ejecucin del programa Microsoft Word).

En la parte derecha, se encuentran 2 servicios muy interesantes y de gran utilidad: el Botn de Office y .

la Barra de Herramientas de acceso rpido

El botn de Office contiene, entre otros, los recursos que se encontraban en el men Archivo en versiones anteriores de Word:

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la Barra de Herramientas de acceso rpido es de una inmensa utilidad cuando se hace un uso intensivo de Word, pues permite adicionar todas las funcionalidades que comnmente se usan en este procesador de texto:

Por defecto, trae accesos rpidos a Guardar, Deshacer y Rehacer. Entrando al men Personalizar Barra de Acceso Rpido se podrn adicionar/quitar accesos rpidos:

Bastar con seleccionar o no estos accesos rpidos propuestos para que aparezcan en la barra

Oculta los mens de Word Para encontrar ms accesos rpidos se puede entrar un poco ms en las opciones disponibles de esta barra de accesos rpidos. Para eso, haga clic en Ms comandos, la antepenltima opcin que se ve en la imagen anterior. Se muestran TODAS LOS COMANDOS que tiene Word 2007 disponibles:

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Como ejemplo, se ha seleccionado en Comandos disponibles la opcin Todos los comandos y se han pasado a la Barra de acceso rpido los comandos Vista preliminar, Cambiar maysculas y minsculas, Dividir tabla, Insertar especial y Configurar Pgina. En la siguiente imagen, se est por llevar a la barra el comando Configurar pgina:

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Si no deseara un comando de la barra de herramientas de acceso rpido, bastar con seleccionarlo (en la parte derecha de esa ventana) y hacer clic en el botn Quitar (parte central, debajo del botn Agregar). El resultado final, se ver la barra de herramientas de acceso rpido de la siguiente forma:

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 CINTA DE OPCIONES (O REA DE MENS)

Contiene Mens desplegables, cada uno de los cuales presenta una variedad de opciones para realizar al texto. En la imagen anterior se resaltan los Bloques del men de opciones INICIO. Dentro de estos mens existen tres tipos de opciones: Comandos Inmediatos, que ejecutan la accin sobre el contenido del documento en el momento en que son seleccionados. Algunos tienen asociada una combinacin de teclas, que pueden ser usadas para ejecutar la misma accin desde el teclado sin necesidad de abrir el men. Mens Desplegables, los cuales se identifican por tener un tringulo a la derecha que indica que al seleccionarlos se abrir otro men con ms opciones. Comandos con Ventana, en los cuales al hacer clic sobre ellos despliegan una ventana conocida como cuadro de dilogo solicitando informacin para aplicarla al contenido del documento. Se identifican porque su nombre termina con puntos suspensivos (.). Para observar estos componentes, se presenta el contenido de la cinta de opciones de INSERTAR:

La opcin es un comando inmediato, que insertar una pgina vaca en el sitio en donde se est ubicado en ese momento.

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La opcin del Bloque Smbolos es una opcin que despliega un contenido y que muestra las siguientes alternativas cuando es seleccionada (utilsima para hacer trabajos que tengan que ver con frmulas matemticas):

La opcin es una opcin de comando que combina un men desplegable con ventana, que muestra el siguiente cuadro de dilogo, para que se decida la ubicacin del nmero de pgina en el documento:

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 BARRAS DE HERRAMIENTAS.
La barra de herramientas, explicada en el apartado anterior Barra de Ttulo ha pasado ahora, en Word 2007, a un plano menos importante que en Word 2003, puesto que los mens de la Cinta de Opciones son totalmente grficos en lo que a comandos se refiere.

REA DE EDICIN O REA DE VISUALIZACIN DE CONTENIDO

En este espacio se ingresa todo el contenido del documento que se desea realizar. La lnea vertical pequea que se observa en el espacio en blanco, llamada CURSOR indica el punto exacto en el que se insertar cualquier letra del documento. Para hacerla ms visible para el usuario, este indicador parpadea constantemente (prende y apaga). No debe confundirse con el APUNTADOR del Mouse, que toma la forma del rea de insercin de texto. cuando se mueve dentro

El rea azul y blanca con nmeros se llama Regla e indica los mrgenes del documento (izquierda y arriba).

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Tiene barras de desplazamiento vertical y horizontal, para que sea posible llegar a textos que no se alcanzan a mostrar en la pantalla (derecha y abajo)

BARRA DE ESTADO.

Esta es la ltima barra de la ventana de Microsoft Word y en ella se indican entre otras cosas, la relacin pgina actual/total de pginas ( ), el nmero de palabras de documento, el idioma que se est aplicando. En la imagen mostrada, debido a que el documento an no tiene contenido, se muestra que est en la pgina 1 de 1. Tiene unos botones que permiten cambiar la forma como se ve una hoja, adems de un zoom deslizable (extremo derecho) que aumenta/disminuye el tamao para quienes tienen limitaciones visuales, entre otras cosas.

3.1.2 OPERACIONES BSICAS SOBRE UN DOCUMENTO

Es hora de iniciar labores. Recuerde que cuando se ejecuta el Microsoft Word, el programa est listo para que se digite el texto del documento que se desea hacer.

PRCTICA 1.
El siguiente fragmento de texto se obtuvo del documento Piensa antes de conducir, tercera pgina, iniciativa de seguridad vial global de la FIA Foundation, Bridgestone Corporation y Automvil Clubes de todo el mundo. Es un documento de distribucin gratuita en estas asociaciones.

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El fragmento de texto con que se va a trabajar es el siguiente:

PIENSA ANTES DE CONDUCIR

Sigue los consejos de nuestro experto en seguridad vial, un mueco de pruebas que sufre regularmente los accidentes que esperamos nunca te ocurran

Piensa. Usa siempre la silla para nios. Piensa. Utiliza siempre el cinturn de seguridad. Piensa. Ajusta el reposa-cabezas. Piensa. Comprueba el estado de los neumticos.

Recuerda: Piensa antes de conducir.

Inicialmente, no tenga en cuenta los colores ni las diferencias de tipo y tamao de letras. Solo ingrese ese texto, teniendo en cuenta la ortografa y los signos de puntuacin, de la siguiente manera: Escriba la primera frase en maysculas, d 2 <enter> (dicho de otra manera: presione 2 veces la tecla <enter>), Escriba el prrafo (sin preocuparse de partirlo en lneas) incluyendo al final los puntos suspensivos, d 2 <enter> (presione 2 veces la tecla <enter>), Escriba las siguientes cuatro lneas, presionando enter al final de cada una, d 2 <enter> (presione 2 veces la tecla <enter>), Escriba la ultima lnea, d un <enter>.

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El texto ingresado debe parecerse a esto:

Tenga en cuenta que: Cada frase que termine con un <enter>, se convierte en un PRRAFO, sin importar el nmero de palabras que tenga (no olvide poner el punto final a las frases). Cada vez que se inicia un nuevo prrafo, la primera letra debe ir en maysculas. Si usted no lo hace as, el Microsoft Word se encarga de hacerlo por usted. Cuando un prrafo es muy extenso y no cabe en una sola lnea, el programa automticamente crea una lnea nueva y contina mostrando lo que usted digita.

QU TIPO DE LETRA SE US PARA ESE DOCUMENTO?

Microsoft Word maneja muchos tipos de letra diferentes a las que se les da el nombre de FUENTES, pero tiene definido una fuente que usar siempre que se ejecute. En este caso es el tipo de letra fuente predefinido es Times New Roman. Observe el bloque Fuente de la cinta de opciones INCIO:

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Nota: si ubica el cursor del Mouse por un instante sobre un botn de la barra de herramientas, aparece un pequeo mensaje amarillo que indica a qu se refiere el botn y muestra la combinacin de teclas de acceso rpido si las hubiere (en este caso se ubic el cursor sobre el tringulo al frente de Times New Roman):

CMO SE GUARDA ESTE DOCUMENTO EN EL COMPUTADOR?

Guardar un documento (o archivo) consiste en darle un nombre e indicar el sitio donde debe ser almacenado para posteriores usos. Cuando usted guarda un documento, el Microsoft Word asume que usted desea seguir trabajando en l, por lo que no se cierra el programa. Para cerrar debe guardarlo. Es posible guardar el documento de dos maneras: abriendo el men del botn de office (que contiene todas las acciones que se pueden realizar sobre un documento entero) y seleccionando la opcin Guardar: O tambin haciendo clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rpido. Observe que es la misma imagen (un disquete) que aparece asociada a Guardar del Men Archivo. Dado que es la primera vez que se va a guardar el documento (pues an no se ha definido el nombre ni la carpeta donde se quiere almacenar), Microsoft Word automticamente ejecuta el comando , pues es el comando que despliega un cuadro de dilogo que permite definir nombre y ubicacin para el documento (una vez suministrada esta informacin, no volver a solicitarla cuando se quiera guardar cambios en el documento):

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Por defecto, sugiere guardar el documento en la carpeta Mis documentos que siempre existe (o Documents por su nombre en Ingls). Es posible crear una nueva carpeta haciendo clic en el icono de esta ventana. La nueva carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Para el ejemplo se cre una campeta con el nombre Ejemplo de Word.

Tambin puede seleccionar otras carpetas (Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos, Carpetas Web) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda. En la parte baja, se solicita el nombre y el tipo de documento:

Observe que la primera lnea de texto que usted digit (PIENSA ANTES DE CONDUCIR) aparece sugerida como nombre para el documento, con la extensin .docx, que es la extensin (identificador) con que se guardan los documentos de Word 2007. Esta caracterstica es muy interesante, pues normalmente esa sugerencia es buena.

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Para este ejercicio cambie el nombre de archivo, como primera prctica de Word y no efecte cambios sobre el campo Guardar como tipo, porque debe ser Documento de Word 2007. La ventada de dilogo se debe ver as:

Presione el botn para que esta operacin se realice. Automticamente se cierra la ventana Guardar como y se vuelve a la ventana inicial. La manera de verificar que se efectu la operacin guardar es observar la Barra de Ttulo, en la que ahora aparece el nombre del documento como:

CMO SE CIERRA EL DOCUMENTO ACTUAL?

Cuando se ha terminado de trabajar con un documento debe cerrarlo. Existen varias maneras: Si se quiere solo cerrar el documento pero continuar trabajando con el programa Microsoft Word, existe la opcin en el Botn de Office , parte baja izquierda . Si lo que se desea es cerrar el documento y salir del programa Microsoft Word, en el Botn de Office existe la opcin , o tambin se puede hacer clic en el botn que se encuentra en el extremo superior derecho de Microsoft Word. Si no se hubiera guardado el documento, aparecer una ventana preguntando:

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Si se quiere descartar el cambio hecho al documento se debe hacer clic en el botn NO. Si no se est seguro de la accin a tomar, es mejor hacer clic en el botn Cancelar, para volver al documento.

CMO SE ABRE UN DOCUMENTO?

Para abrir un documento Word, bastar con ubicar la opcin en el Botn de Office o, puede colocar la opcin abrir en la barrar de herramientas de acceso rpido si lo prefiere y le debe aparecer un nuevo cono . Se presentar el cuadro de dialogo Abrir:

Por defecto, muestra el contenido de la ltima carpeta usada, en este caso Ejemplo de Word. Si se quiere abrir el archivo primera prctica de Word, se debe hacer clic sobre l para seleccionarlo o bien escribir el nombre del archivo en la seccin

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y luego se hace clic en el botn Abrir del extremo inferior derecho.

Es posible tener abiertos varios documentos a la vez.

CMO SE CREA UN DOCUMENTO NUEVO?

Si se quiere crear un nuevo documento de tipo Word, se debe ubicar la opcin en el Botn de Office o, puede colocar la opcin abrir en la barrar de herramientas de acceso rpido si lo prefiere y le debe aparecer un nuevo cono crear documentos Word. , que est predefinido para

Si lo que desea es crear un nuevo documento con Microsoft Word con la posibilidad de seleccionar el tipo de documento, se debe seleccionar la opcin en el Botn de Office , que mostrar el panel Nuevo Documento (panel es una variacin de men que tambin permite realizar selecciones):

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Es posible crear un documento Word en blanco, como tambin una pgina Web o un mensaje de correo, etc.

CMO SE CONFIGURA UN DOCUMENTO?

Cuando se va a utilizar una hoja de papel para escribir a mano un documento se toman decisiones tales como la colocacin de la hoja (vertical u horizontal), el tamao de la misma, los mrgenes que se desean manejar, etc. Cuando se est escribiendo un documento Word es posible indicarle al programa Microsoft Word esas decisiones: es lo que se conoce como Configurar pgina. En la pestaa de comandos DISEO DE PGONA, seleccione la opcin del Bloque Configurar pgina que se ajuste a lo que desea modificar:

Como puede observar, puede modificar los mrgenes, la orientacin de la hoja, cambiar el tamao de la hoja, trabajar en varias columnas, generar saltos de pgina, insertar nmeros de lnea y determinar el manejo de los guiones dentro del texto. Ms an, si desea ms opciones de configuracin de pgina, bastar con hacer clic en el pequeo botn que se observa en la parte derecha del nombre del bloque. Este botn sirve para ver todas las opciones de Configurar pgina y despliega la siguiente ventana de dilogo:

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Este cuadro de dilogo tiene tres fichas o contenidos: En la ficha Mrgenes (imagen anterior) entre otros aspectos se definen los cuatro mrgenes (en centmetros) que debe respetar el programa a la hora de imprimir el documento y la orientacin del texto en la hoja de papel que puede ser vertical u horizontal:

Vertical

Horizontal

Haciendo clic sobre la ficha Papel, se puede indicar el tamao del papel en que se desea imprimir el documento:

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Microsoft Word maneja varios tamaos de papel preestablecidos, entre ellos el tamao carta y el tamao oficio (o Legal).

Si el tamao del papel fuera especial, es posible indicar sus dimensiones en centmetros (Ancho y Alto). La opcin de Origen del papel tiene que ver con la impresora y su explicacin excede el objeto de este curso. No efecte cambios en esta opcin. La ficha Diseo permite alterar el comportamiento de las secciones de encabezado y pie de pgina de los documentos, as como el tamao en centmetros de cada seccin. Realizados los cambios en la configuracin del documento, haga clic en el botn Aceptar.

CMO SE IMPRIME UN DOCUMENTO WORD?

Usualmente los documentos hechos con un procesador de palabras como Microsoft Word debern ser impresos en algn momento, para lo cual debe haber una mquina impresora conectada al computador. Pero antes de aprender cmo se imprime un documento, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Se considera costoso adems de anti ecolgico gastar papel en imprimir documentos que no han sido perfectamente verificados antes. Es comn que se cometa el error de imprimir el documento para revisar el contenido: debe ser al contrario, primero se revisa el documento muy bien y luego s se imprime. Para facilitar la labor de revisin es conveniente hacer uso de la opcin Vista preliminar del men Imprimir, que se encuentra en el botn de Office, y como vimos al inicio de este manual, adicionamos a la barra de herramientas de acceso rpido esta opcin por lo que aparece el cono . Esta opcin crea una imagen en pantalla de cmo se ver el documento cuando se haya impreso, reemplazando por completo a la ventana de Microsoft Word:

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Esta es la vista preliminar del documento de prctica que se est elaborando, en una escala al 53% del tamao real (observe esa informacin en la barra de estado, que se conoce con el nombre de Zoom). Para lograr leer el contenido se debe aumentar el zoom al tamao ms conveniente, por ejemplo al 100%:

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Una vez ledo y revisado el contenido, use el botn de la cinta de opciones de Vista preliminar para volver a la ventana normal de Microsoft Word. Para imprimir el documento se hace uso del men Imprimir en el botn de Office. Es posible definir si se desea imprimir solo una parte del documento o ms de una copia del mismo, presenta un cuadro de dilogo que permite indicar lo que se desea imprimir:

Inicialmente, informa sobre la impresora en la cual se imprimir el documento. La seccin de Intervalo de pginas permite definir si se imprime todo el documento, solo la pgina en la que se encuentra el cursor o un rango de pginas, como lo indica el ejemplo .

La seccin Copias permite definir el nmero de copias de cada pgina del documento que se desea imprimir. Por defecto tiene el valor 1. Cuando el nmero de copias es mayor que una,

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la opcin imprime primero una copia completa del documento, luego imprime la segunda copia completa y as sucesivamente. Si se desactiva esta opcin (haciendo clic sobre ella) , se imprimir primero el juego completo de copias de la primera pgina del documento, luego el juego de copias de la segunda pgina y as sucesivamente.

Terminadas las definiciones de lo que se desea imprimir, se debe hacer clic en el botn Aceptar para que se inicie la impresin.

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