Captulo 5 / Auditora administrativa

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1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es una corriente que estudia y sita a la administracin separndola a travs de las fases o elementos que la componen, la postura ms aceptada es la que los clasifica en planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. En este punto es relevante destacar la gran diversidad de criterios y opiniones con que se han pronunciado diferentes autores e investigadores de la administracin, sobre la forma como ven o conciben las fases o elementos del proceso administrativo, aseveracin que se puede confirmar acudiendo a lo contemplado en la figura 5.1, cuya referencia bsica, debidamente actualizada, est tomada del libro Introduccin a los enfoques y tendencias de la administracin en las organizaciones, pginas 92 a 94, escrito por el licenciado en administracin Jos Morales Ramrez y editado por la Universidad Autnoma del Estado de Mxico en el ao de 1988. Se deja constancia de reconocimiento por tan valiosa investigacin y aportacin. El objetivo es separar los componentes de la organizacin en fases o elementos para su estudio individual, y la interaccin concurrente entre ellos, con el propsito de alcanzar los objetivos de la propia organizacin. Especificacin de objetivos de las fases del proceso administrativo Referencia introductoria. Un esquema prctico para comprender el proceso administrativo y las fases o elementos que lo componen con sus respectivos objetivos, puede darse analizando y deduciendo, para efectos de este tema, la siguiente referencia: El boletn^-/ Esquema de la Teora Bsica de la Contabilidad Financiera emitido por la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en su prrafo 37, pronuncia: Entidad. La actividad econmica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad. El pronunciamiento todo infiere un proceso deplaneacin para la consecucin de los fines de la entidad. La frase "entidades identificables" presupone un principio de organizacin para dar forma de hecho y derecho a una entidad. "Combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital" deriva en un claro proceso de integracin. La oracin "coordinados por una autoridad que toma decisiones" es una firme alusin a un proceso de direccin. Por ltimo, la oracin "la actividad econmica es realizada" constrie a que haya un principio de orden o control para que dicha actividad econmica se pueda dar; resulta evidente que ante una falta de orden o control, la actividad econmica se desvanece. Objetivo de la planeacin. Es llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes, relativos a qu es lo que quiere la entidad, divididos en etapas o periodos futuros. El

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objetivo total de la planeacin parte desde los ms altos niveles de decisin, as como la determinacin de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias menores y polticas de soporte, ms an, llega hasta el nivel de mtodos y procedimientos para su implementacin e implantacin operativa. Objetivo de la organizacin. El objetivo de la organizacin visto como un elemento del proceso administrativo, no como entidad, est relacionado con la divisin del trabajo dentro de la entidad y cmo esta divisin, a su vez, viene a conformarse en un todo para cumplir con los objetivos propios de la entidad. La organizacin le dice a cada individuo qu tiene que hacer dentro de la entidad, cmo lo tiene que hacer, y cmo lo puede dirigir y ayudar. El desarrollo de todas estas interrelaciones e interacciones es, en s mismo, una especie de planeacin que se construye sobre la planeacin inicial o bsica. Objetivo de la integracin. Paralelamente a los objetivos de la planeacin y la organizacin est el proceso de allegarse de todos los recursos necesarios. Incluye el procurarse del personal necesario e idneo para las tareas y responsabilidades que se le van a asignar, y desarrollarlo; hacerse de los recursos naturales (previos a los procesos de transformacin) y materiales, como planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros, y contar con el capital necesario para operar. Objetivo de la direccin. El objetivo de direccin (dirigir), que bien debiera llamarse de administracin (administrar) en virtud de que una entidad se administra, no se dirige,1 aparece una vez que se han dado efecto los anteriormente apuntados. Incluye tres diferentes tipos de acciones de soporte y que son bsicas para la ejecucin de las tareas asignadas. La primera de stas es la administracin o direccin que tiene como funcin primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los subordinados; la segunda es la coordinacin que se refiere a proveer informacin necesaria a todos los trabajadores; y la tercera, el liderazgo que en esencia es la motivacin a los trabajadores por medio del ejemplo que proyectan los supervisores y niveles de alto mando, y como ellos, en calidad de lderes, trabajan con sus subordinados. Objetivo del control. El ejercicio del trabajo diario inevitablemente se ve afectado por las condiciones cambiantes y por la variedad de capacidades humanas. En consecuencia, se requiere identificar aquellas desviaciones a los planes y rutinas establecidas y darles atencin de una manera efectiva. El control es una fase del proceso administrativo, que tiene como objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas del referido proceso administrativo. Por tal razn, no se deber ver como una fase aislada, sino formando parte de las otras cuatro.

En el contexto jurdico, la Ley General de Sociedades Mercantiles contempla los trminos administrador o consejo de administracin, no director ni consejo de direccin. En el contexto acadmico, existe la profesin de licenciado en administracin, no licenciado en direccin. Queda la referencia para el anlisis y reflexin, no para la discusin.