A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO PARA A MELHORIA DA QUALIDADE DOS SERVIOS PRESTADOS PELAS UNIDADES DE INFORMAO Antnia de Freitas Neta Professora

do Departamento de Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. antonianeta@yahoo.com.br Bruna Las Campos do Nascimento Aluna de Graduao em Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. brunalays2009@hotmail.com Carla Beatriz Marques Felipe Aluna de Graduao em Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. Kbeatriz_13@hotmail.com Malkene Wytiza F. de M. Noronha Aluna de Graduao em Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. Malw8@hotmail.com Midinai Gomes Bezerra Aluna de Graduao em Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. midnaygb@hotmail.com Patrcia Severiano Barbosa de Souza Aluna de Graduao em Biblioteconomia da UFRN, Natal-RN. Patyicinha78@hotmail.com Apresenta o planejamento como atividade de fundamental importncia a ser desenvolvida nas unidades de informao, para a melhoria da qualidade dos servios prestados aos seus usurios. Objetiva explanar as unidades de informao como organizaes, a extrema importncia do planejamento, como tambm a funo do bibliotecrio como administrador. Faz-se uma breve explanao acerca do conceito de administrao, gesto e gerncia. Explana sobre as unidades de informao como organizaes. Enfatiza a importncia do planejamento como fator fundamental no desenvolvimento da funo administrativa. Enfoca sobre a atuao do profissional bibliotecrio como administrador. Utilizou-se como metodologia texto que foram abordados em sala de aula como base para a elaborao do presente artigo. Conclui desta forma que, as unidades de informao vistas como organizaes, o planejamento e a atuao do profissional bibliotecrio como administrador so fatores fundamentais para a melhoria da qualidade dos servios prestados. Palavras-chave: Administrao. Gesto em Unidades de Informao. Planejamento. Bibliotecrio Administrador.

Grupo Temtico: Produo, Comunicao e Recuperao da Informao.

1 INTRODUO

Os profissionais que atuam nas bibliotecas tm como uma de suas principais funes a organizao de seu espao de atuao. Dessa forma, as bibliotecas so tidas como organizaes que precisam de um bom gerenciamento e atravs do planejamento e execuo de suas atividades, terem como inovar no ambiente em que esto inseridas fazendo com que os produtos e servios oferecidos tenham qualidade e sucesso pelo olhar dos seus usurios. Cabe nesse contexto, ao profissional bibliotecrio, organizador das informaes, manter uma postura adequada diante das necessidades informacionais para um melhor aproveitamento dos objetivos traados, ou seja, a satisfao dos seus clientes. Nesse sentido, o presente trabalho apresenta a importncia que o planejamento tem ao ser desenvolvido nas unidades de informao, com vistas a melhorar a qualidade dos servios prestados por estas unidades. A abordagem iniciar-se- pela conceituao de administrao, gesto e gerncia; abordando posteriormente sobre as unidades de informao como organizaes; logo depois ser discutido o planejamento como fator fundamental no desenvolvimento da funo administrativa; e por fim, ser abordado sobre o profissional bibliotecrio como administrador. A metodologia utilizada para o desenvolvimento da pesquisa est baseada na reviso bibliogrfica acerca do tema em questo. A partir dos estudos realizados pode-se concluir que, a elaborao do planejamento realizada pelo profissional bibliotecrio, gestor da unidade de informao, um fator fundamental para um melhor desenvolvimento das atividades, como tambm, para a melhoria dos servios oferecidos aos seus usurios.

2 ADMINISTRAO, GESTO E GERNCIA

Em um contexto geral, a administrao surgiu no sculo XX e com a revoluo industrial surgiram mtodos de trabalho com o objetivo de dinamizar o mesmo em menos tempo com mais eficincia. Ferreira, Reis e Pereira (1999) apresentam, em trs captulos, a evoluo dos estudos da Administrao. No primeiro, abordam a evoluo das teorias administrativas, fazendo uma reviso histrica e conceitual das mais importantes teorias; no segundo, trata das teorias modernas de gesto, defendidas nas ltimas dcadas e, no terceiro, as estratgias emergentes de gesto, que so as propostas mais recentes e muito influenciadas pela tecnologia. A diversidade de mtodos foi sendo aplicada por diferentes tericos ao longo dos anos e se modificando a cada novo tipo de nfase, buscando sempre atingir objetivos com melhor aproveitamento em todas as etapas do processo. Devido exploso informacional, a necessidade de organizao dos sistemas de recuperao da informao foi essencial para o contexto da comunicao internacional, que devido globalizao, se tornou cada vez mais indispensvel para a disperso do conhecimento entre as naes. A analogia entre as cincias se fortaleceu a ponto de se criar uma relao de complemento entre ambas. A facilidade na transferncia do conhecimento se deu atravs da velocidade em que a tecnologia se desenvolveu, promovendo uma avalanche de informaes. Da foi indispensvel um planejamento eficiente que abrangesse todo o processo de gerenciamento pertinente organizao de tudo que est relacionado administrao. No decorrer de estudos sobre administrao, gesto e gerncia nos confrontamos habitualmente sobre a discusso desses termos sobre o enfoque de que os mesmos sejam sinnimos. Atravs da literatura, vrios autores discorrem sobre o tema, onde cada um se posiciona mostrando sua prpria definio, no havendo assim, um consenso de idias. Na rea da Administrao, por ser a rea mais especfica de que trata esses conceitos, vrios autores tendem a afirmar que administrao, gesto e gerncia

diferem sobre vrios aspectos. Conforme Valeriano (1998), os termos derivados de a palavra administrar, referem-se ao nvel da organizao, os derivados da palavra gerenciar, referem-se s aes no nvel do projeto, ou seja, planejamento e controle, e os derivados de gerir, que seriam as gestes especficas. Quando nos voltamos rea da educao, os estudos se baseiam na administrao educacional, e a discusso se volta mais para os termos administrao e gesto, sendo pouco falada nessa rea a terminologia gerncia. Finalmente, o aspecto dos termos na rea de biblioteconomia, onde percebemos tambm haver divergncias conceituais sobre o tema, Simon (1979), esclarece que o termo administrao, refere-se mais dinmica organizacional, enquanto que o termo gesto relaciona-se tomada de decises que envolvem pessoas e meios, dentre outros. importante que tais termos tenham preciso conceitual, para haja maior exatido no tratamento e recuperao da informao nas unidades de informao.

3 UNIDADES DE INFORMAO COMO ORGANIZAES

As unidades de informaes (bibliotecas, centros e sistemas de informao e documentao) so vistas como uma organizao onde os resultados devero ser programados e avaliados constantemente. Para isso necessrio um estudo da organizao para que o bibliotecrio possua a compreenso da estrutura administrativa e dos mecanismos que formam tal estrutura juntamente com a instituio mantenedora. Segundo Faria (1994 apud MACIEL, 2000) o termo organizao empregado no sentido de capacidade de criar organismos, estruturas e sistemas integrados e constitudos, como base para atividades operacionais e administrativas de uma empresa qualquer, como dispndio e risco. Nesse contexto, pode-se dizer que para um bom xito em qualquer empresa necessrio que exista uma correta organizao, para que possa garantir a qualidade e produtividade da instituio. importante que o gestor tenha uma

ateno especial nesse aspecto, pois uma m organizao poder comprometer o bom andamento de toda da unidade de informao. Outro fator importante so as tcnicas de Organizao e Mtodos utilizadas pelas unidades de informao. Conforme Maciel (2000) as tcnicas de Organizao e Mtodos so um valioso instrumento para o administrador de bibliotecas. Elas permitem, com maior segurana, a anlise de uma unidade de informao como um sistema aberto, fornecendo elementos seguros para diagnsticos e estruturaes, tanto em se tratando em bibliotecas on-line, quanto off-line. Conclui-se ento que os instrumentos e tcnicas utilizadas numa organizao so ferramentas importantes no auxilio do gerenciamento dirio de uma empresa ou unidade de informao.

4 PLANEJAMENTO COMO FATOR FUNDAMENTAL NO DESENVOLVIMENTO DA FUNO ADMINISTRATIVA

Neste contexto em que as unidades de informao so vistas como organizaes, faz-se necessrio realizar um planejamento para o desenvolvimento das atividades que integre todas as funes de determinada instituio ou determinado contexto. Conforme Almeida (2000) o planejamento um dos principais processos da funo administrativa, e consiste em: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar, ou seja, precede todas as demais funes, pois quem estabelece os objetivos para o esforo do grupo. Sendo assim de extrema importncia no exerccio da administrao, pois contribui para a eficcia da gesto. As organizaes precisam se reavaliar, conhecer suas fraquezas, seus pontos fortes, delimitar metas, otimizarem seus servios, definirem formas de controle e avaliao. Neste contexto, o planejamento vem possibilitando realizar um diagnstico preciso da realidade, favorecendo a participao que fundamental na implementao de aes que contribuam para a melhoria da qualidade. O planejamento traz vrias vantagens s organizaes, pois diminui os riscos, ao mesmo tempo em que tira proveio das oportunidades; compensa incertezas e

mudanas; minimiza os custos; faz o tempo trabalhar a seu favor; e facilita o controle. (ALMEIDA, 2000) O planejamento deve ser visto como um processo cclico, contnuo e dinmico, pois este quem define objetivos e linhas de ao, detalha metas para atingi-los e prev os recursos necessrios a sua execuo. Voltados para as unidades de informao vale salientar que, os objetivos devem ser pensados em relao instituio mantenedora e a comunidade a quem devem servir, para que assim haja coerncia necessria entre ambas.

O primeiro objetivo do profissional de informao na sua funo de planejador consiste [...] em interpretar corretamente a misso institucional e estabelecer objetivos para o servio de informao que colaborem para o cumprimento daquela misso e ofeream solues adequadas aos problemas identificados. (ALMEIDA, 2000, p. 6).

O processo de planejamento constitui-se em vrias etapas, a primeira delas a definio do objeto a ser estudado, aps isso se faz a obteno de informaes necessrias que dar subsdios ao processo de avaliao, isto feito a partir de um diagnstico sobre a situao atual onde so identificadas as necessidades. Logo depois se procede elaborao do plano, que pressupe: definio de metas e prioridades, previso dos acontecimentos futuros e tomada de decises sobre fins, meios e recursos. Segue-se da implementao do plano, e por fim da avaliao, que consiste em analisar o sucesso do plano e traar novos objetivo e metas. Diante todo este processo verifica-se que

A partir do planejamento possvel definir aes e metas a serem alcanadas pelas unidades de informao na busca por resultados eficazes na gesto, entretanto os processos das unidades de informao devem se adequar as necessidades dos clientes se orientando, principalmente, pelo atendimento ao usurio, pois ele que mostrar, s vezes de forma inconsciente, as oportunidades de melhorias. (SPUDEIT; FUHR, 2011, p. 48)

Neste contexto se pode concluir que o planejamento um importante processo no desenvolvimento da funo administrativa nas organizaes, pois ser a partir deste que se poder implementar aes que colaborem para a melhoria da qualidade dos servios prestados nas unidades de informao.

5 ATUAO DO PROFISSIONAL BIBLIOTECRIO COMO ADMINISTRADOR

Na atualidade a informao algo indispensvel, algo capaz de mover uma grande massa que gera novos conhecimentos, esta massa que est intimamente ligada com a informao ns damos o nome de sociedade da informao. Segundo Ferreira e Oliveira (1989) a informao algo to importante quanto um recurso natural, pois grande parte do conhecimento transmitido atravs de registros, cujo acesso fundamental ao desenvolvimento da sociedade. Assim como o papel da informao mudou, o profissional que trabalha com a informao se v obrigado a se inserir neste novo parmetro. Se antes o bibliotecrio apenas organizava a informao, hoje ele selecionador, organizador e acima de tudo disseminador da informao. O modo como informao transmitida mudou e o bibliotecrio deve assumir uma nova postura diante disto, devido ao surgimento de novas tcnicas de administrao, novos canais de divulgao da informao. O bibliotecrio-administrador confronta-se com a necessidade de adquirir novos conhecimentos e desenvolver habilidades que lhe permita relacionar recursos e pessoas, de forma a atingir os objetivos da biblioteca, dos seus funcionrios e da sociedade.(FERREIRA; OLIVEIRA, 1989, p. 14). A adequao do bibliotecrio com o ambiente como administrador fundamental. necessrio que ele aplique os conhecimentos adquiridos em Biblioteconomia para o planejamento da unidade de informao, porm ele deve esquecer os termos tcnicos ao tratar com demais funcionrios, pois as ativiades administrativas se distanciam cada vez mais das atividades tcnicas.

Segundo Simom (1979) as atividades de administrao que se distanciam das atividades tcnicas so: tomada de decises, antecipar novas direes de trabalho, elaborar planos de ao e relatrios lidar com atividades em grupos entre outras atividades. importante para o bibliotecrio ter em mente a diferena entre processo administrativo e operao.

Neste limear do sculo caber ao bibliotecrio-administrador um novo papel, ou seja, substituir a nfase nas funes administrativas tradicionais de planejamento, organizao e controle, pelos aspectos humanos de mediao, negociao e motivao da equipe que coordena. (FERREIRA; OLIVEIRA, 1989, p. 15)

No novo papel do bibliotecrio a informao gerencial passa a ser um fator de grande importncia, pois ela que dar suporte para esta nova funo de administrador.

6 CONSIDERAES FINAIS

As unidades de informao so organizaes que prestam servios para a sociedade, e que a gesto destas uma atividade de suma importncia para o sucesso do desenvolvimento de suas atividades. A busca por melhores qualidades nos servios oferecidos precisam ser uma preocupao constante, um trabalho contnuo que deve ter sempre como finalidade a satisfao do usurio. necessrio que as unidades de informao, embora sejam organizaes sociais e sem fins lucrativos e que prestam servios para sociedade, tracem e aplique estratgias, assim como as empresas com fins lucrativos. atravs do planejamento que possvel que tais estratgias e metas possam ser atingidas pelas unidades de informao de forma eficaz. preciso que fatores como a reduo de custos, o diferencial no atendimento, a prestao de servio, a

confiabilidade e qualidade da informao, entre outros, se adqe sempre as necessidades dos usurios. Alm disso, preciso primeiro que seja feito anlise do ambiente e um estudo do usurio, pois atravs desses recursos que se pode identificar quem so seus usurios e quais so suas necessidades, no intuito de tornar mais eficaz os servios prestados pelas unidades de informao. Diante de todo este contexto possvel perceber que, o planejamento um fator bastante significativo no desenvolvimento da funo administrativa nas organizaes, pois ser a partir deste que se poder elaborar aes que colaborem para a melhoria da qualidade dos servios prestados nas unidades de informao. Como tambm, definir aes e metas a serem alcanadas pelas unidades de informao na busca por resultados eficazes na gesto. Neste contexto, entra o profissional bibliotecrio que atua tambm como administrador por exercer a funo de gestor, que consiste em: organizar, comandar, prever, coordenar e controlar todas as atividades ligadas a determinada unidade de informao. O bibliotecrio ao assumir um novo papel de administrador, tem que ter a conscincia de que a informao gerencial passa a ser um fator de grande importncia, pois ela que dar suporte para esta nova funo de administrador. Desta forma se pode concluir que, no contexto das unidades de informao como organizaes, o planejamento e a atuao do profissional bibliotecrio como administrador fator fundamental para a melhoria da qualidade dos servios prestados.

REFERNCIAS

ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento: uma biblioteca. In: _____. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. Braslia: Briquet de Lemos, 2000. p. 1-12.

FERREIRA, A. Antonio; REIS, Ana C. F.; PEREIRA, Maria I. Gesto empresarial: de Taylor aos nossos dias: evoluo e tendncias da moderna administrao de empresas. So Paulo: Editora Pioneira, 1999. FERREIRA, Glria Isabel Sattomini; OLIVEIRA, Zita Prates de. O bibliotecrio como administrador. In: ______. Informao para administrao de bibliotecas. Braslia: ABDF, 1989. p. 13-15. MACIEL, Alba Costa; MENDONA, Marlia Alvarenga Rocha. Bibliotecas como organizaes. In: _____. _____. Rio de Janeiro: Intercincia, 2000. p. 7-12. SIMON, H. A. Comportamento administrativo: estudo dos processos decisrios nas organizaes administrativas. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1979. 278p. SPUDEIT, Daniela F. A. O.; FUHR, Fabiane. Planejamento em unidades de informao: qualidade em operaes de servios na Biblioteca do SENAC Florianpolis. Bibl. Univ., Belo Horizonte, v. 1, n. 1, p. 41-49, jan./jun. 2011. Disponvel em: <http://www.bu.ufmg.br/rbu/index.php/localhost/article/view/16/18>. Acesso em: 01 mar. 2012. VALERIANO, Dalton L. Gerncia em Projetos: Pesquisa, Desenvolvimento, Engenharia. So Paulo: Makon Books, 1998.