Los archivos deben difundir y publicar su contenido documental as como sus servicios afn de integrar su trabajo en red y mejorar

la calidad de sus servicios, esta labor se realizar por medio de programas debidamente estructurados de lo contrario se restara importancia a un archivo histrico, si no es utilizado para dar testimonio de acontecimientos pasados. Como custodios de parte del patrimonio histrico de las naciones, los archivos histricos tienen la responsabilidad de divulgar su contenido de hacer accesible los materiales; ya sea, para coadyuvar con aquel investigador que busca la construccin o reconstruccin de una ciencia o cultura, con el estudiante en la consecucin de una tarea, o bien con el ciudadano que acude a los archivos en el ejercicio de su derecho a la informacin[1] En este orden de ideas, actualmente existen leyes, reglamentos y personal capacitado para el trabajo de organizacin de archivos y elementos que hablan sobre el libre acceso a la informacin de los archivos, pero no servirn de mucho si se ignora el contenido de sus documentos por los usuarios o ciudadanos. Es recomendable que los archivos cuenten con un Departamento de difusin en donde los especialistas se encargarn de que la sociedad se interese en conocer y consultar este centro de informacin, por medio de publicaciones, exposiciones, folletos, conferencias, visitas guiadas, y si el presupuesto lo permite utilizacin de los medios de comunicacin; as como, la tecnologa de nuestros das que es el Internet, de esta forma queda en sus manos el crecimiento de asistentes al archivo.

La preservacin y difusin del patrimonio histrico documental representa un compromiso y una obligacin bsica, al auspiciar la investigacin sobre el desarrollo de sus gestiones, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva del pas y alienta la activacin consciente de nuestra identidad nacional[2] En un proceso de difusin de servicios se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: -Hacer publicidad nicamente de los servicios que realmente estemos seguros de su buen funcionamiento. No debemos difundir servicios que no sean de calidad. -Tener claro el segmento y tipo de cliente al que dirigimos la publicidad. -No debemos difundir servicios que no tengamos clara su continuidad o que en un momento determinado no se van a poder mantener -La difusin de servicios siempre debemos enfocarla a incrementar asistencia y a mejorar la imagen. Una ms de las actividades fundamentales que realiza un archivo histrico, es la subsistencia continua de la informacin contenida en los documentos, misma que garantizar que al paso del tiempo no se pierdan estos testimonios fundamentales que evidencian la evolucin del hombre y por ende su historia, el acto de conservar tiene como finalidad principal, dar a conocer tanto los acontecimientos del pasado a las generaciones del futuro como los medios o soportes que se han utilizado para ese fin a lo largo de la historia[1]

En efecto, la conservacin radica en la interrupcin del deterioro de un objeto interviniendo directamente en su material y estructura respetando sus propiedades originales, sta se encuentra compuesta por la preservacin y la restauracin, acciones con un objetivo preciso, la primera consiste en propiciar el ambiente apropiado para que un objeto se mantenga en buen estado al paso del tiempo; la segunda, en cambio es regresar la integridad de un objeto completamente aplicando tcnicas y criterios tanto de esttica como histrica, teniendo presente que no hay cabida para la alteracin o falsificacin.

Cabe sealar que para tener una adecuada conservacin de los materiales se debe tener conocimiento previo del objeto; es decir, cual es el comportamiento del material, control del medio ambiente, almacenamiento, tratamiento y limpieza.

La preservacin impone un cuidado permanente y la restauracin implica tratamiento del material documental daado (roturas, realizacin de lavados hbridos, fumigacin, etc.), ahora bien, la conservacin es parte medular del archivo histrico, por ello el archivo debe contar con un rea y personal profesional para realizar esta fina y delicada tarea, para seguir conservando estas fuentes de informacin.

En este sentido pero aplicado a la Legislacin Archivstica en Mxico, la conservacin se encuentra contemplada dentro de los criterios establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin y el Archivo General de la Nacin, en materia de clasificacin y conservacin de los documentos, reflejados en la Ley de Transparencia y Lineamientos de Organizacin como se indica:

En el Artculo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, menciona que el titular de cada Dependencia o Entidad deber adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservacin de los expedientes clasificados. Adems (en el Articulo 32) que corresponde al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos.

Por su parte los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, en su Decimosegundo lineamiento dice que las funciones de conservar la documentacin con valor histrico, son realizadas por el archivo histrico; en su Vigesimosegundo lineamiento hace mencin de la obligacin que tiene el archivo para adoptar medidas y procedimientos tcnicos que garanticen la conservacin de la informacin; a travs, de espacios diseados y destinados exclusivamente a la recepcin, organizacin y resguardo temporal o definitivo de los

documentos, asi como establecer un sistema de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.

Para tal efecto, los mismos lineamientos determinan a la conservacin de archivos como el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo. Igualmente contemplan la obligacin a garantizar su integridad y conservacin que permitir la conformacin de la memoria institucional de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.

El propsito fundamental por lo que una actividad tan importante como la conservacin, forma parte de la legislacin archivstica, es asegurar la permanencia de los documentos como fuente de informacin; pues sin duda, sin ella, la decadencia de estos sera un factor de prdida irremediable de la memoria histrica de una Institucin y del Pas. Procedimientos archivsticos :

El documento desde que es generado requiere de un seguimiento en sus fases del ciclo vital por medio de procesos especficamente tcnicos archivsticos los cuales permiten: Identificar si los documentos son parte de un asunto ya existente, de ser as, el documento es integrado al expediente. Dar pauta para la apertura de expedientes cuando el documento no cuenta con antecedente de asunto previo. Identificar el expediente por medio del rea generadora y de acuerdo a su funcin, la cual dio origen para su elaboracin. Dentro del acervo hay que asignar el mtodo de ordenacin adecuado y ubicar con la ya establecida por el rea productora que permita ser el punto de acceso y fcil recuperacin para apoyar a los usuarios en la toma de decisiones. Retirar fotocopias, objetos que daen los documentos como son: clips, grapas, broches, etc. Seguimiento de las fases del documento, para transferirlos en tiempo y forma al archivo especfico correspondiente, el cual reflejara el estadio del documento, coadyuvando de esta manera con los procesos. Dictaminar si los documentos que concluyen su plazo de conservacin en el Archivo de Concentracin, cuentan con los valores secundarios para ser transferidos al Archivo Histrico por contar con valores permanentes conocidos como secundarios. De lo contrario. se procede a su eliminacin debidamente requisitado con apego a la ley, normas, lineamientos o cdigos a

seguir por mencionar algunos, segn sea el caso. Cabe mencionar que esta actividad se realiza a travs de un profundo anlisis por medio de un grupo interdisciplinario. De acuerdo con lo mencionado es importante la aplicacin de los procesos tcnicos archivsticos de forma correcta, de otra manera se rompe toda armona, as como su intensin que es recuperar los documentos de manera pronta y expedita, as como su administracin, entre otras. En este orden de ideas, los procesos intelectuales y tcnicos archivsticos son el conjunto de actos sincronizados encaminados a identificar, as como de colaborar en el acceso a los documentos, estos son; La Clasificacin Documental, Expedientacin, Glosa, Ordenacin Documental, Expurgo, Transferencia Primaria, Valoracin Documental, Transferencia Secundaria y Depuracin, con su correcta aplicacin coadyuva a la administracin de los mismos.