Unidad 11

Auditora de cuentas a pagar

11.1. Descripcin

Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contradas por las compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa. Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideracin de proveedores.

11.2.

Objetivos de auditora

El objetivo del auditor es formarse una opinin razonable de las cuentas a pagar, por lo que debe obtener informacin suciente sobre los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde con las necesidades de la empresa. 2. Que exista una correlacin entre el pedido, la mercanca recibida y el importe facturado. 3. Vericar la existencia de la autorizacin correspondiente para cada pedido. 4. Comprobar que los saldos de pasivo no estn infravalorados y que estn adecuadamente descritos y clasicados en los estados nancieros. 5. Asegurarse que los pagos realizados estn adecuadamente autorizados. 6. Cerciorarse que la contabilizacin se ha realizado segn las normas recogidas en el PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados. 7. Vericar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la empresa. 8. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos. 9. Comprobar que los pasivos estn contabilizados en el perodo que les corresponde segn criterios contables. 10. Conrmar que los sistemas de control interno utilizados en ste rea, son ecaces.

142

Auditora de cuentas a pagar

11.3.

Objetivos de control interno

Tiene especial relevancia en este rea el sistema de control interno establecido por la empresa; por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el ujograma para las compras y dems cuentas a pagar. De la informacin obtenida y de su comprobacin depender el grado de ablidad que tenga el auditor y, en funcin de ello, realizar un mayor o menor nmero de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas. Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes: Una adecuada segregacin de funciones, con personas independientes para cada uno de los departamentos que intervienen. Autorizacin de compras. Vericacin de factura. Recepcin de productos. Contabilizacin. Autorizacin de pago. Vericar la existencia de albaranes de entrada prenumerados. Existencia de un control en el momento de recepcin de la mercanca (conteo y control de calidad). Establecimiento de la forma y condiciones de pago. Listado de proveedores y acreedores autorizados, especicando cul o cules son los mejores para la empresa (por las ofertas que realizan). Supervisin de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios, condiciones de pago, descuentos, rdenes de compra, etc. Realizacin de conciliaciones peridicas entre chas individuales de proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al nal de cada mes. Registro y control de las mercancas recibidas, comprobando que se acompaa la documentacin correspondiente (albaranes de entrada, orden de pedido, etc.). Control de los vencimientos de los pagos a realizar. Envo peridico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y acreedores, aclarando las diferencias existentes. Imputacin adecuada de las recepciones de mercancas al nal del ejercicio econmico (corte de operaciones). Se entiende por corte de compras [6] el procedimiento establecido para asegurar que las compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devoluciones y reclamaciones hechas a proveedores) hasta el nal del ejercicio, estn reejadas en los estados nancieros del ejercicio. Comprobar toda la documentacin soporte de una compra antes de la autorizacin del pago.

11.4 Procedimientos de auditora

143

11.4.

Procedimientos de auditora

Los procedimientos utilizados dependern fundamentalmente de los siguientes factores: Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la empresa. Conclusiones obtenidas sobre el control interno. Importancia relativa de los saldos. stos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

11.4.1.

Procedimientos para la vericacin de cuentas a pagar

Mediante la vericacin de cuentas a pagar el auditor obtendr la mejor evidencia sobre sta rea de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitar de la empresa la redaccin de cartas de circularizacin para todos los seleccionados. Se tendrn en cunta todas las cuentas de proveedores y acreedores incluyendo las deudas recogidas en efectos comerciales. El tamao de la muestra a circularizar estar en funcin del resultado del control interno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegir: Tengan saldos ms importantes. Posean saldo deudor. Recojan movimientos muy importantes. No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio. Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos, facturas pendientes de recibir, etc.). Algunos con saldo cero. Para decidir el nmero de cuentas, al igual que en la circularizacin a los clientes, se debe tener el objetivo del mnimo nmero de cuentas para obtener el mejor resultado. Es til la estraticacin (vase el apartado 4, de la pgina 120). Las cartas de circularizacin, las debe preparar la empresa, pero, han de ser comprobadas, enviadas y recibidas por el auditor. La circularizacin empleada, ser habitualmente la negativa1 . Si en un tiempo prudencial no se recibe respuesta el auditor efectuar un segundo envo de circularizacin. Si tampoco se obtiene contestacin, tendr que comprobar los saldos por procedimientos alternativos (revisar las rdenes de compra, albaranes de entrada, facturas, extractos bancarios, . . . ). Las diferencias que surjan de las circularizaciones recibidas, han de presentarse a la empresa para su conciliacin vericndolas posteriormente el auditor. La fecha para circularizar ser la del cierre del ejercicio, o unos das antes. As mismo, se revisarn los pagos realizados y las facturas recibidas en los quince o treinta das siguientes al cierre del ejercicio, para detectar posibles pasivos como hechos posteriores.
1 Vase

el apartado 9.4.1 en la pgina 117

144

Auditora de cuentas a pagar

11.4.2.

Procedimientos para la vericacin de la correcta valoracin de las cuentas

Los procedimientos a seguir, sern:

1. Vericar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PGC. 2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio. 3. Comprobar la adecuada clasicacin de las cuentas a corto y largo plazo. 4. Examinar la correcta distincin entre proveedores y proveedores, efectos comerciales a pagar. 5. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron.

11.5.

Programa de trabajo

El programa de trabajo para este rea debe contener bsicamente los siguientes puntos:

1. Aspectos generales: a ) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en el rea. b ) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables. c ) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad. 2. Se deber realizar la vericacin del corte de operaciones de compras, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas, para vericar la segregacin de los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se determinar si su contabilizacin ha sido correcta.

11.6.

Principios y normas contables

Se pueden resumir de la siguiente forma:

Valoracin de las cuentas a pagar. Deudas en moneda extranjera. Deudas recogidas en efectos a pagar.

11.6 Principios y normas contables

145

11.6.1.

Valoracin de las cuentas a pagar

Segn establece la norma de valoracin 12.a del PGC se deben recoger por su nominal: Figurarn en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los crditos (intereses implcitos) . . . con vencimiento superior a un ao debern registrarse en el balance como Gastos a distribuir en varios ejercicios, imputndose anualmente a resultados de acuerdo con un criterio nanciero. El reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento de la obligacin de pago; es decir, al rmarse el contrato que es cuando el comprador queda obligado al pago (en el caso de las compras es cuando se produce el traspaso de propiedad, que suele coincidir con la recepcin de la mercanca). Los saldos deudores de proveedores, aparecern en el activo del balance. Se contabilizarn las mercancas en camino propiedad de la empresa, as como las operaciones realizadas que tengan pendiente de recibir las facturas correspondientes.

11.6.2.

Deudas en moneda extranjera

El criterio a seguir est recogido en la norma de valoracin 14.a del PGC que establece: las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo de cambio vigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse la paridad monetaria, el contravalor en euros de la deuda se calcular al nal del ejercicio en que la modicacin se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante a la misma. Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razn nicamente de variaciones de cotizacin de mercado de divisa extranjera, debern registrarse al nal del ejercicio, (se valorarn las compras al ltimo cambio publicado por el Banco de Espaa). Las deudas en moneda extranjera se pueden agrupar siempre que las monedas pertenezcan a pases de caractersticas similares en cuanto a estabilidad y vencimientos. Las diferencias positivas surgidas por deudas en moneda extranjera se registrarn como ingresos a distribuir en varios ejercicios. Se pueden llevar a resultados al vencimiento de la operacin, o cuando se tuvieran recogidas en ese mismo ejercicio diferencias negativas, pero slo hasta el importe de las mismas. Las diferencias negativas en moneda extranjera se registrarn con cargo a resultados.

11.6.3.

Deudas recogidas en efectos a pagar

Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en cuentas diferentes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta 401. Proveedores, efectos comerciales a pagar, ser el de las deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados. Los efectos aceptados deben gurar en el balance hasta su vencimiento.

Ejercicios propuestos
Ejercicio 11.1 De la circularizacin llevada a cabo con proveedores y acreedores, el auditor, ha obtenido la siguiente informacin:

146
Acreedor A B

Auditora de cuentas a pagar

Importe 60.000,00 50.000,00

Los auditores, llevaron a cabo una conrmacin de caracter positivo con los siguientes resultados: El acreedor A, no contest a la solicitud de conrmacin. De la conrmacin del acreedor B, se deduce que la factura nmero 7235, por importe de 23.200,00 e, incluido el IVA del 16 %, corresponde a un suministro que entr en el almacn el da 28 de diciembre, no fue tenida en cuenta en el inventario y consecuentemente, no ha sido contabilizada. Ejercicio 11.2 Al circularizar a los proveedores, se recibe del proveedor A una discrepancia, consistente en una factura que hace referencia a 150.000 unidades de producto, envo efectuado por el proveedor y recibido de conformidad en el almacn el da 28 de diciembre, por importe de 19.500,00 e. Ejercicio 11.3 La empresa, cuenta con un nico suministrador de materia prima, al cual se le ha circularizado y ha respondido sealando la existencia de un descuento anual del 2 % sobre las compras por haber alcanzado el volumen de pedidos previsto. Este rappel asciende a 60.000,00 e que la empresa no ha registrado.

11.6 Principios y normas contables

147

Resolucin a los ejercicios propuestos

Solucin ejercicio 11.1 La solucin adoptada ser, para: A) Habr que estudiar la importancia del saldo, y en su caso, pedir una segunda conrmacin. B) Habr que analizar el control interno, y: 20.000,00 20.000,00 (600) Compras a (4009)Proveedores, facturas pendientes de formalizar a (610) Variacin de existencias 20.000,00 20.000,00

(300) Existencias

Solucin ejercicio 11.2 Falta el asiento de compras, ya que si se ha incluido en el inventario: 19.500,00 (600) Compras a (4009)Proveedores, facturas pendientes de formalizar 19.500,00

Solucin ejercicio 11.3 Por el rappel sera preciso hacer el asiento: 60.000,00 (400) Proveedores a (609) Rappels por compras 60.000,00