lEDI : mes premiers pas...

Un de vos clients va vous envoyer ses commandes par EDI Comment faire pour les recevoir ?
Ce que vous devez savoir pour russir votre projet est dans ce guide

guide de mise en uvre

guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

Premire tape ............................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 2

Quest-ce que lEDI et quai-je y gagner ?

Quest-ce que lEDI ? LEDI a une dimension stratgique LEDI appartient au primtre du dirigeant

Deuxime tape ........................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 5

Comment fait-on ?
Dois-je intgrer lEDI mon Systme dInformation ? Mon Systme dInformation est-il communicant ? Faire ou faire faire ?

Troisime tape .......................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 8

Combien cela va-t-il me coter ?

Les impacts bnques de lEDI selon les direntes solutions

Quatrime tape ...................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 10

Jai sign le bon de commande, et maintenant ?

Les direntes formalits engager Le passage en production Remplir le questionnaire que vous a adress votre partenaire commercial En rsum Synthse des direntes possibilits RVA ou EDI INT ?

sommaire
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Premire tape

Quest-ce que lEDI et quai-je y gagner ?

Mettre en uvre lEDI la demande dun partenaire commercial peut apparatre comme une contrainte. y regarder de plus prs, ce nest pas forcment le cas Non seulement la mise en uvre de lEDI peut avoir un impact positif sur lorganisation de votre entreprise, mais, surtout, les ux EDI peuvent constituer un levier de dveloppement pour votre business.

Quest-ce que lEDI ?

2 Le terme EDI signie change de donnes informatis . Il sagit dune technique permettant de remplacer des changes de documents papier par des changes entre ordinateurs. Par exemple, les commandes EDI peuvent remplacer les commandes que vous recevez par fax ou par courrier. LEDI revient donc changer des ensembles structurs dinformation ( messages ) au lieu de documents papier. Ces changes peuvent concerner les commandes, les factures, les avis dexpdition 2 Lintrt de lEDI est de supprimer les ressaisies. Par exemple, une commande reue par EDI entre directement dans votre outil de gestion commerciale (on dit quelle est intgre ), alors quune commande par fax ou par courrier doit bien sr tre saisie manuellement dans votre outil. 2 Labsence de ressaisies fait que lEDI vous apporte de la abilit et un gain de temps quel que soit le volume des informations changes (reues ou mises).

Quiz

Tldclaration de la TVA Tldclaration des Impts sur le revenu Tlchargement dun cours de bourse au format tableur Tlchargement dhistoriques doprations bancaires pour Quicken ou Money Envoi dune carte de vux par la poste

(rponse : tout est de lEDI, sauf la carte de vux)

Parmi les actions suivantes, lesquelles sapparentent de lEDI ?

guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

LEDI a une dimension stratgique

2 Aujourdhui, un partenaire commercial vous demande de mettre en place lEDI. Faites-en un atout pour votre entreprise ! tendez lEDI dautres flux dinformations (conrmation de commande, facture, avis dexpdition) ou proposez-le dautres partenaires. 2 Choisissez une solution EDI qui respecte les standards GS1. En eet, ces standards sont utiliss par de trs nombreux acteurs conomiques dans le monde (1,3 million dentreprises). Ils vous permettent donc de travailler avec vos partenaires commerciaux en simpliant les interactions tous les points de contact entre eux et vous grce lemploi dun langage commun (le standard ). Les standards assurent votre interoprabilit , cest--dire que vous tes facilement oprationnel avec nimporte quel autre partenaire qui emploie ces mmes standards. 2 Lintgration de lEDI votre stratgie commerciale apporte une relle valeur ajoute et peut constituer un avantage concurrentiel. Non seulement vos donneurs dordres apprcieront votre capacit utiliser les ux EDI, mais aussi lEDI est un levier de productivit important pour votre entreprise. Il existe des messages EDI correspondant de nombreux besoins business (cf. tableau ci-dessous). Ces messages permettent une quipe rduite de traiter un volume daaires important.
Message Commande Rponse la commande Avis dexpdition Avis de rception Facture Avis de paiement Ordre de mouvement Nom technique ORDERS ORDRSP Description Contient le dtail dune ou de plusieurs commandes Permet de conrmer automatiquement la bonne rception de la commande Transmet le dtail des marchandises expdies (incluant les donnes traabilit) Transmet le dtail de la rception eectue par le client Permet de passer le dtail de la facture au client Transmet le dtail du paiement eectu Permet de passer un ordre de prparation un prestataire logistique ou transporteur Trs frquent en Espagne Particularit Message le plus frquent Propre certains secteurs dactivit (VPC, bricolage) ou certains pays (Benelux)

DESADV

RECADV INVOIC REMADV HANMOV

Premire tape

LEDI appartient au primtre du dirigeant

2 Au-del de ses implications stratgiques, la mise en uvre ecace de lEDI est lie lengagement du dirigeant : il ny aura de rsultats et de gains que sil sengage sur le sujet (communiquer et inciter). En eet, lEDI a un impact sur les systmes, lorganisation, les quipes Mettre en place lEDI sans aborder ces dirents points ne permet pas den tirer tous les avantages.

Les impacts bnques de lEDI

Rduction des cots papier (impression, courriers, fax) Fiabilisation des donnes Automatisation des processus Rduction (voire suppression) des ressaisies Gains de productivit

Deuxime tape

guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

Comment fait-on ?
Il existe plusieurs solutions pour faire de lEDI. La grille danalyse ci-dessous vous permettra de dterminer celle qui vous convient.

Dois-je intgrer lEDI mon SI ? non oui Mon SI est-il communicant ? non oui Faire ou faire faire ? faire faire faire

Web EDI

EDI ASP

EDI in situ

QUESTION 1

Dois-je intgrer lEDI mon Systme dInformation ?

Lavantage majeur de lEDI est de rduire (voire supprimer) les ressaisies, sources derreurs et de cots (temps, papier, impression). Intgrer lEDI votre Systme dInformation permet aux ux changs avec vos partenaires commerciaux dentrer directement dans votre outil de gestion commerciale. Cependant, cette intgration nest pas toujours judicieuse car les gains quelle permet de raliser peuvent ne pas couvrir ses cots de mise en uvre. Pour savoir ce quil en est dans votre cas, vous devez analyser deux choses : La complexit de votre activit aujourdhui, et son volution probable dans un avenir proche. Cette complexit est directement lie au nombre de rfrences concernes par le ux EDI, au nombre de lignes de commande et au nombre de points de livraison. Le volume de votre activit aujourdhui, et son volution probable dans un avenir proche. Ce volume est li au nombre de messages que vous allez pratiquer (commande, facture, avis dexpdition) et leur frquence.
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Deuxime tape

Noubliez pas que lEDI peut concerner tous vos partenaires commerciaux. Ne limitez donc pas votre analyse au seul partenaire qui vous a demand de le mettre en uvre : prenez en considration les autres partenaires qui peuvent tre intresss. Avec ces deux informations, vous pouvez ainsi vous positionner sur le graphique ci-contre et prendre votre dcision.
Volume important

Forte complexit Intgrer

Ne pas intgrer

QUESTION 2

Mon Systme dInformation est-il communicant ?

Intgrer les ux EDI votre Systme dInformation suppose que celui-ci soit capable de recevoir ces ux. Ce nest pas toujours le cas Vous devez donc commencer par savoir si votre Systme dInformation peut accepter les informations entrantes et les utiliser dans son fonctionnement ; il doit aussi pouvoir produire les informations ncessaires pour les messages mettre. La question qui se pose est donc : votre Systme dInformation dispose-t-il de points dentre (et de sortie) qui lui permettent daccepter des informations entrantes (ou de produire des informations sortantes) dans des formats structurs ? En dautres mots, cela revient savoir si, par exemple, votre outil de gestion commerciale peut rcuprer et utiliser des donnes externes sans une saisie manuelle. Si vous navez pas la rponse au sein de votre entreprise, contactez votre prestataire informatique pour lassocier rapidement votre rexion. Il saura rpondre cette question et vous aider utiliser ces points dentre et de sortie. Si votre systme ne peut pas recevoir de ux externes et les exploiter, ni gnrer des ux sortants, la solution qui vous convient est le Web EDI. Si en revanche il peut accueillir des ux, passez la question suivante. Dans le cas particulier o lexistence de points dentre (et de sortie) est en cours de dveloppement, des solutions transitoires peuvent tre mises en uvre par le prestataire EDI avec lequel vous allez travailler : nhsitez pas lui en parler.
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guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

QUESTION 3

Faire ou faire faire ?

Assurer soi-mme la mise en uvre et la maintenance de son EDI requiert des comptences spciques. vous de dcider si ces comptences doivent tre internes ou externes. Le choix est guid par votre politique. Les principales questions se poser sont : 2 Ai-je les comptences ncessaires en interne ? Est-ce que je souhaite les avoir ? Ai-je des ressources qui peuvent acqurir ces comptences ? 2 Est-ce que je souhaite assurer la gestion dun nouvel applicatif (exploitation, maintenance, matriel et socle rseau) ? 2 Quelle est ma politique dinvestissement ? 2 Quelle est ma priorit et ma capacit de trsorerie ? Vaut-il mieux lisser la charge ou raliser un investissement ? Si vous optez pour la solution de faire vous-mme votre EDI, alors la solution adapte est lEDI in situ ; en revanche, si vous souhaitez faire faire, la solution qui vous convient est lEDI ASP. Le principe de lEDI ASP est de coner la gestion de votre dispositif EDI un Fournisseur de Service Applicatif (ou Application Service Provider). Ce prestataire met votre disposition, partir dun site central dont il assure la gestion et la maintenance, les lments ncessaires pour pratiquer de lEDI avec vos partenaires. Vous navez pas alors vous proccuper de la gestion des quipements, des applications et du socle rseau par opposition lEDI in situ, o vous prenez en charge lensemble des quipements, comptences et connexions rseau ncessaires. Attention la dure dengagement avec votre prestataire EDI ASP ! Ce mode peut tre adapt pour dmarrer, mais, avec laugmentation des volumes, vous pouvez souhaiter faire voluer la solution vers le mode in situ.

Troisime tape

Combien cela va-t-il me coter ?

La mise en uvre de lEDI constitue un poste de cot. Le tableau ci-dessous vous donne les points de repre pour les estimer et pour dnir votre enveloppe budgtaire. Vous pouvez galement lutiliser pour comparer la ventilation des cots des direntes ores que les prestataires EDI vous soumettront.

Web EDI Cot initial Cration des environnements

EDI ASP Cration des environnements utilisateurs Mapping des donnes Ouverture de votre Systme dInformation Connexion ASP

EDI in situ Ouverture de votre Systme dInformation Logiciel Prestation EDI (installation, paramtrage, mapping) Bote aux lettres

Cots rcurrents Cots internes

Abonnement + cot au message Formation lutilisation

Abonnement + cot Cots RVA dutilisation (xe + volume mis) (au message ou la ligne) Cots de maintenance Formation lutilisation Ressources dexploitation Formation lutilisation Formation la maintenance

Prrequis

Disposer dun PC et dune connexion Internet pour faire des Avis dexpdition et de la Facture

Rponses

Comment choisir votre prestataire ?

Savoir quelle solution est adapte votre cas et avoir une ide de lenveloppe budgtaire ne sut pas : il vous faut un prestataire qui saura mettre en uvre cette solution. Les deux sources prioritaires utiliser pour trouver le prestataire adapt sont : Le catalogue des oreurs GS1 Partenaires (rubrique Services EDI, Web EDI). Ce catalogue est accessible en ligne partir du site GS1 France (www.gs1.fr). La liste des prestataires fournie par le partenaire donneur dordres. Quelques jalons pour bien choisir Les certications GS1 France : GS1 France a mis en place des certications pour les outils de Web EDI et EDI pour la traabilit, la facture dmatrialise (les catalogues lectroniques ?).

guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

Les dirences de cot entre ces trois solutions sont rapporter aux gains quelles permettent dobtenir. Comme il nest pas intgr avec votre Systme dInformation, le Web EDI est moins onreux. En revanche, cette absence dintgration ne permet pas de bncier des gains de productivit permis par lEDI intgr (in situ ou ASP).
Cot

EDI in situ EDI ASP

Web EDI
Gains

TABLEAU DE SYNTHSE

Les impacts bnques de lEDI selon les direntes solutions

Impacts bnques de lEDI Rduction des cots papier (impression, courriers, fax) Fiabilisation des donnes Automatisation des processus Rduction (voire suppression) des ressaisies Gains de productivit Web EDI EDI ASP EDI in situ

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11 11 11 11 11

11 11 11 11 11

Ces certications constituent des garanties : adressez-vous en priorit aux oreurs dont les outils sont certis. Les oreurs membres de GS1 Partenaires sont en contact direct avec lorganisation GS1 France : ils connaissent parfaitement les standards utiliss en France. Choisir un oreur GS1 Partenaires, cest sadresser un oreur qui fera les choses telles que votre donneur dordres souhaite quelles soient faites. Vous ntes pas le seul faire de lEDI : certains de vos partenaires, confrres ou concurrents, en font parfois depuis longtemps. Parlez-en autour de vous et renseignez-vous sur les dirents prestataires. Enn, votre choix doit galement tenir compte du support technique (hot-line) que vous propose le prestataire, de sa prennit et des rfrences dont il dispose.

Quatrime tape

Jai sign le bon de commande, et maintenant ?

La mise en production de votre solution EDI suppose quun certain nombre de formalits soient remplies. Cela suppose galement de bien tester le dispositif pour ne prendre aucun risque. Une fois cela fait, vous pouvez basculer totalement en EDI et prparer la mise en place dautres ux EDI (facture, avis dexpdition). Votre prestataire EDI est vos cts pour russir cette dernire tape.

Les direntes formalits engager

Item Bote aux lettres RVA De quoi sagit-il ? Comme avec le courrier postal, la BAL est lendroit o sont dposs les messages entrants et do partent le messages sortants Ouvrir laccs Internet et les scurits pour permettre daccder au service Web tablir la liaison entre le prestataire hbergeur et votre SI Permettre votre logiciel de gnrer des ux dinformation entrants / sortants Terminologie associe Allegro Atlas 400 GXS X Web EDI ASP In situ Qui sen occupe ? Lentreprise

Accs Internet

FAI (Fournisseur dAccs Internet) FTP, VPN, AS2, HTTP, SMTP

Lentreprise X X

Connexion ASP

Lentreprise ou le prestataire

Ouvrir le SI

Lentreprise (ou son prestataire informatique)

Convention Dnir les conditions dinterchange gnrales des changes lectroniques entre les partenaires

Lentreprise X X X

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guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

Les direntes formalits engager (suite)

Item Dispositif de secours Contrat de service De quoi sagit-il ? Mode alternatif denvoi de commandes en cas de panne SLA Contrat qui dnit (Service Level la qualit du service Agreement) assur par le prestataire (taux de disponibilit, temps de rponse, bande passante, capacit de traitement) Contrat qui dnit la prestation de service lie la mise en uvre (dveloppement, formation, accompagnement) Contrat qui dnit le droit dutilisation du logiciel Contrat qui dnit laide lutilisation du logiciel (hot-line) et la rsolution de bugs du logiciel Contrat qui dnit les volutions du logiciel Terminologie associe Web EDI X ASP In situ X Lentreprise et le prestataire EDI X X Qui sen occupe ? Lentreprise X

Contrat de prestation

Lentreprise et le prestataire EDI X X

Contrat de licence Contrat de support

Lentreprise et le prestataire EDI Lentreprise et le prestataire EDI

Contrat de maintenance

Lentreprise et le prestataire EDI

Le passage en production
2 Mettre en uvre lEDI, quelle que soit la solution choisie, est un projet important qui comprend une partie de conduite du changement pour expliquer, communiquer, rassurer et ddramatiser auprs des utilisateurs. Cette partie du projet est plus lourde dans le cas dun EDI in situ que pour le Web EDI et lEDI ASP. Toute lentreprise est concerne par le projet. 2 Des outils et supports de formation sont votre disposition chez GS1 France (CD-Roms, brochures et formations) pour expliquer et communiquer. Votre prestataire peut galement vous fournir des outils et supports adapts.
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Quatrime tape

2 Avant de passer en mode production, une phase de tests (avec double transmission des messages : voie EDI et voie traditionnelle) avec un partenaire pilote est ncessaire. Elle permet de corriger les dernires anomalies et de lancer le dispositif. 2 Attention : la date de bascule en mode EDI doit tre bien connue par le partenaire concern, ainsi que la procdure de secours.

Remplir le questionnaire que vous a adress votre partenaire commercial

Voici les principales questions que lon trouve dans les questionnaires relatifs la mise en uvre de lEDI. Ces questionnaires peuvent parfois contenir dautres questions particulires ou relatives lorganisation de lactivit commerciale entre vous et ce partenaire (type de ux logistiques, entrepts).

Question Interlocuteur EDI Adresses X400 Rseau valeur ajoute (Allegro ou Atlas ou IBM) AS2

De quoi sagit-il ? Interlocuteur oprationnellement en charge du fonctionnement courant de lEDI Protocole dchange des rseaux valeur ajoute Le rseau que vous avez choisi dutiliser, si vous faites de lEDI in situ Cette question vous concerne si vous optez pour lEDI INT (dans les cas du Web EDI et de lASP, voir avec votre prestataire) Dirents messages que vous pouvez pratiquer (INVOIC, ORDERS, RECADV) Que fait-on si la transmission EDI ne fonctionne pas ? Les adresses auxquelles votre partenaire envoie les messages (attention : les messages peuvent sadresser des services dirents selon quil sagit dune facture ou dune commande Utilisez des lieux fonctions distincts). Cette question ne vaut que pour lEDI in situ Cette question ne vaut que pour le Web EDI et lEDI ASP Heure laquelle vous rcuprez vos commandes

Messages EDI disponibles + langages Procdure de secours Filires lieux fonctions

Fournisseur station + traducteur Prestataire Web EDI Horaires de ramassage

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La convention dinterchange
La convention dinterchange xe les conditions gnrales des changes EDI entre les deux partenaires. Elle na pas de rapport avec les contrats que les partenaires peuvent avoir, chacun de leur ct, avec leurs prestataires EDI et leur RVA. Cette convention traite uniquement des lments de mise en uvre oprationnelle (rseaux utiliss, adresses, messages changs).

En rsum Synthse des direntes possibilits

Web EDI Cot initial EDI ASP Cration des environnements utilisateurs Mapping Ouverture SI Abonnement + cot au message Formation lutilisation Disposer dun PC et dune connexion Internet pour faire des Avis dexpdition, et de la facture Pas dimpact sur le fonctionnement de lADV Dploiement facile Faible mobilisation de ressources pour la mise en place Exploitation externalise Indpendance Ouvert dautres (scurit, purge) utilisations Maintenance mutualise, Pas de ressaisies facilite lvolutivit Mutualisation de certains cots (BAL de back-up) Pas de ressources ddies Pas de ressaisie Dpendance par rapport Besoin de ressources internes expertes en EDI un prestataire Dpendance par rapport Externalisation des un diteur donnes Impact sur larchitecture Risque de ne pas suivre les volutions technique (pour assurer fonctionnelles et la scurit des ux avec technologiques le prestataire) Gestion des versions Abonnement + cot dutilisation (au message ou la ligne) EDI in situ Ouverture SI Prestation EDI (installation, paramtrage) Bote aux lettres Cots RVA (xe + volume mis) Cots de maintenance Ressources dexploitation

Cots rcurrents Cots internes Prrequis

Avantages

Inconvnients Limit aux messages Commande, Avis dexpdition, Facture et Fiche produit Manque dautomatisation : risque derreurs de saisie (pas dintgration) Dpendance par rapport un prestataire

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Quatrime tape

RVA ou EDI INT ?

LEDI in situ peut se pratiquer via un Rseau Valeur Ajoute (RVA) ou via Internet (EDI INT) :
RVA Protocole Mdia changes X400 Atlas ou Allegro ou IBM GN Asynchrones EDI INT AS2 Internet Synchrones

2 Un RVA est un rseau de tlcommunications permettant de faire communiquer des ordinateurs. On peut comparer le RVA un bureau de poste grant des botes aux lettres dmission et de rception ddies dirents utilisateurs. La valeur ajoute du RVA rside dans sa capacit garantir le bon acheminement, lintgrit du message transmis, la non-rpudiation des messages changs, lauthentication et lidentication des partenaires. Par ailleurs, le RVA est un tiers qui assume une responsabilit (au sens juridique du terme) dans lchange dinformation, et qui est rmunr en fonction de lutilisation que lon en fait (abonnement + volumes mis). 2 Depuis quelques annes, lEDI se pratique via Internet sans passer par un RVA : cest lEDI INT. Ce mode dchange de messages utilise le protocole AS2, qui ore les mmes garanties de bon acheminement, dintgrit, de non-rpudiation, dauthentication et didentication que le RVA. Comme il nutilise pas de RVA, lEDI par AS2 peut tre plus conomique. Il faut cependant tenir compte des cots de mise en uvre et darchitecture technique ncessaires pour que ces changes soient raliss dans de bonnes conditions de scurit. Ces cots renchrissent la mise en uvre de lEDI par AS2 et rendent ce dispositif encore peu adapt aux petites entreprises. Quant faire de lEDI sur Internet sans passer par AS2 (mme avec un protocole SSL), les risques (dauthentication et didentication notamment) sont tels quil vaut mieux ne pas sy risquer ! 2 Sachez que les rseaux sont interoprables : vous navez donc pas besoin de choisir le mme rseau que votre partenaire. 2 Dans les cas du Web EDI et de lEDI ASP, le choix entre RVA et AS2 concerne votre prestataire EDI. Il saura sadapter la demande de votre partenaire commercial.

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guide de mise en uvre de lEDI : mes premiers pas

Les langages EDI

Les messages peuvent tre btis suivant plusieurs langages. Ces langages tablissent des rgles de construction et de signication du message qui permettent aux dirents utilisateurs de donner le mme sens celui-ci. Le langage utilis principalement dans les aaires est lEDIFACT. Sa grande prcision et sa richesse en font un langage trs adapt des transactions daaires. La communaut GS1 utilise une version de ce langage : lEANCOM. Il existe aussi le langage XML. Ce langage beaucoup plus souple est encore peu rpandu.

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2 GS1 Partenaires est le programme Oreurs de Solutions de GS1 France. Ce programme facilite la connaissance des standards par les oreurs pour que nos adhrents disposent doreurs comptents. Les prestataires membres de GS1 Partenaires connaissent les standards GS1 et sont donc les meilleurs partenaires pour les adhrents de GS1 France dans leurs projets de mise en uvre. Pour en savoir plus et connatre lensemble des activits proposes par GS1 Partenaires, rendez-vous sur notre site : www.gs1.fr, rubrique GS1 Partenaires. 2 Pour toute question sur les standards GS1, le Service dAssistance Technique de GS1 France est votre disposition au 01 40 95 54 10. 2 Les Publications GS1 France sur les changes EDI : Le Commerce lectronique pour lentreprise ; guide de mise en uvre des changes lectroniques professionnels - GS1 France (en co-dition avec EDIFRANCE). Commerce lectronique B to B ; outils et solutions pour les petites et grandes entreprises - GS1 France (en co-dition avec ECR France). 2 Les Formations GS1 France sur les changes EDI : Principes fondamentaux des standards GS1 . Pour toute information ou pour vous inscrire : www.gs1.fr ou formation@gs1fr.org

Ce guide a t ralis par GS1 Partenaires, avec la participation de : Agena 3000 Byzaneo TraceMarkets Ismart Vici Gestion Commerce

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3 200000 003811

2, rue Maurice Hartmann 92137 Issy-les-Moulineaux cedex T +33 (0)1 40 95 54 10 F +33 (0)1 40 95 54 49 E infos@gs1fr.org

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