Importancia del archivo Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen

funcionamiento. Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor para que el archivo sea fcil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros

servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.

Materiales.

Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de

carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente

hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal de toda correspondencia.

Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los documentos.

Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

Sistemas de clasificacin. Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos: Alfabtico y numrico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenacin. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son slo combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn por la cual es uno de los ms conocidos. Se puede archivar alfabticamente por:

nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geogrfico), por categora o tema (asunto).

Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se

ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numrico consecutivo, numrico simple. Dgitos terminales, dgitos centrales. Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cul es el sistema mejor y ms aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentacin tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo

- Clase de documentos que se archivarn, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un perodo, forma en que son solicitados los documentos (alfabtico, geogrfico, numrico, temtico o combinacin de ellos), mtodo de control y seguimiento de documentos que sea ms eficaz, plan de transferencia que se utilizar.

Procedimiento para archivar:

Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos

estn listos para ser

archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre se archivar);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificacin); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre sealado en la clasificacin; guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)