O que o Benchmarking ?

Benchmarking um processo sistemtico e contnuo de avaliao dos produtos, servios e processos de trabalho das organizaes que so reconhecidas como representantes das melhores prticas com a finalidade de comparar desempenhos e identificar oportunidades de melhoria na organizao que est realizando (ou monitorando) o benchmarking. De todas as definies encontradas sobre Benchmarking, destacam-se duas: O benchmarking um dos mais teis instrumentos de gesto para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relao concorrncia. Baseia-se na aprendizagem das melhores experincias de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial. A essncia deste instrumento parte do princpio de que nenhuma empresa a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que ns. Habitualmente, um processo de benchmarking arranca quando se constata que a empresa est a diminuir a sua rentabilidade. Quando a aprendizagem resultante de um processo de benchmarking aplicada de forma correcta facilita a melhoria do desempenho em situaes crticas no seio de uma empresa.1 ou, ainda, uma definio mais sinttica, mas igualmente objectiva: Processo contnuo e sistemtico que permite a comparao das performances das organizaes e respectivas funes ou processos face ao que considerado "o melhor nvel", visando no apenas a equiparao dos nveis de performance, mas tambm a sua ultrapassagem 2 A curiosidade histrica do termo vem das marcas ("marks")que os viajantes deixavam nos bancos ("bench") de descanso para indicar a que distncia estavam de Roma (a referncia), a capital de um grande imprio da antiguidade.

[editar] Os princpios do benchmarking

[editar] Sistemtico
O Benchmarking no um mtodo aleatrio de recolher informao, mas trata-se de um processo sistemtico estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os mtodos de trabalho no mercado. Os outputs deste processo proporcionam s empresas comparar os seus produtos, servios e mtodos de trabalho com os das organizaes representantes das melhores prticas. um processo gerencial permanente, que requer atualizao constante da coleta e anlise cuidadosa daquilo que h de melhor externamente em prticas e desempenho para as funes de tomada de decises e de comunicaes em todos os nveis da empresa. Um processo que obriga ao teste constante das aes internas em relao aos padres externos das prticas da indstria. um processo de descoberta e de uma experincia de aprendizagem. Exige a identificao das melhores prticas e a projeo do desempenho futuro.

A ideia por trs do benchmarking de que ningum melhor em tudo. Ento, "copiar" modelos de outras empresas significa "economizar" tempo e trabalho. Por definio, as "cpias" nunca sero iguais. Haver sempre ajustes, adaptao e aprimoramentos, o que garante a "evoluo" da ideia original.

[editar] Vantagens e desvantagens do Benchmarking

O Benchmarking um dos mais teis instrumentos de gesto para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relao concorrncia. Baseia-se na aprendizagem das melhores experincias de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma excelente performance empresarial. A essncia deste instrumento parte do princpio de que nenhuma empresa a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que ns. Habitualmente, um processo de Benchmarking arranca quando se constata que a empresa est a diminuir a sua rentabilidade. Quando a aprendizagem resultante de um processo de Benchmarking aplicada de forma correta, facilita a melhoria do desempenho em situaes crticas no seio de uma empresa. Benchmarking :

Um processo contnuo; Uma procura que fornece informao valiosa; Um processo de aprendizagem; Um leque de oportunidades; Uma anlise aos processos; Uma ferramenta de gesto, aplicvel aos processos da empresa.

Benchmarking no :

Um ato isolado; Um livro de receitas; Uma cpia ou uma imitao; Reinventar o que j foi inventado; Uma constatao de factos; Uma moda de gesto.

As vantagens da anlise de Benchmarking so, sem dvida, mais numerosas que as desvantagens. Quer as pessoas, quer as empresas, todos gostam de ser como os melhores. E o Benchmarking , precisamente, espreitar os melhores para ser como eles. Como vantagens pode-se identificar:

Introduzir novos conceitos de avaliao; Melhorar o conhecimento da prpria organizao; Identificar reas que devem ser objecto de melhorias; Estabelecer objectivos viveis e realistas; Criar critrio de prioridade no planejamento; Favorecer um melhor conhecimento dos concorrentes e do nvel competitivo do mercado; Aprender com os melhores.

No entanto, deve-se ter em conta que:

Existem inmeras empresas que negam ou distorcem os dados, apesar do Cdigo de Conduta que se comprometem a respeitar, precisamente devido ao fato de que no querem que outras atinjam os patamares de excelncia financeira, operacional, logstica, social, ambiental, etc., porque, se os atingirem, tero mais um concorrente no mercado a concorrer com as mesmas ferramentas; Por outro lado, existem empresas que invejam os indicadores de outras com dimenso diferente, ou que actuam num mercado que no o mesmo, comparando o que no comparvel. Por vezes errado e prejudicial para a prpria empresa.

[editar] Tipos de Benchmarking

[editar] Benchmarking competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo especfico as prticas dos concorrentes. Na prtica, o menos usual uma vez que quase impossvel que as empresas se prestem a facilitar dados que esto ligados diretamente com a sua atividade concorrncia. Por isso muitas vezes necessrio contratar uma consultoria externa para obter informaes sobre o Benchmarking Competitivo. Um mtodo recomendado para obter as informaes dos concorrentes a utilizao de "cliente oculto". Alm disso, tem como objetivo atividades similares em diferentes locais, departamentos, unidades operacionais, pas, etc.

[editar] Benchmarking interno

A procura pelas melhores prticas ocorre dentro da prpria organizao em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorizao pessoal interna. A grande desvantagem que as prticas estaro sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este o tipo mais utilizado.

[editar] Benchmarking genrico

Ocorre quando o Benchmarking baseado num processo que atravessa vrias funes da organizao e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte, como por exemplo, o processo desde a entrada de um pedido at a entrega do produto ao cliente. neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos prticos e onde as empresas esto mais dispostas a colaborar e a ser mais verdadeiras.

[editar] Benchmarking funcional

Baseado numa funo especfica, que pode existir ou no na prpria organizao e serve para trocarmos informaes acerca de uma atividade bem definida como, por exemplo, a distribuio, o faturamento ou embalagem. Alguns autores vinculam o conceito de benchmarking funcional ao benchmarking genrico, pela possibilidade dos mesmos serem utilizados sem se levar em considerao a concorrncia direta da organizao que aprende ou patrocina o estudo e a organizao "investigada".

[editar] Conceito
Benchmarking uma tcnica que consiste em acompanhar processos de organizaes concorrentes ou no, que sejam reconhecidas como representantes das melhores prticas administrativas. um processo de pesquisa, contnuo e sistemtico, para avaliar produtos, servios e mtodos de trabalho, com o propsito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva. Isto , o benchmarking consiste na procura de melhores prticas de administrao, como forma de ganhar vantagens competitivas. Faz uso de pontos de referncias que funcionam em vez de criar algo novo. O Benchmarking uma das mais antigas ferramentas de gesto. O seu propsito estimular e facilitar as mudanas organizacionais e a melhoria de desempenho das organizaes atravs de um processo de aprendizagem. Isto feito de duas maneiras: 1 Identificando resultados excelentes, geralmente mensurados atravs de mtricas ou indicadores. Tais resultados servem de estmulo para os esforos de melhoria e do uma garantia que, atravs de esforos inteligentes, tais resultados podero ser igualados. 2 Identificando as chamadas melhores prticas que, geralmente com alguma adaptao cultura e s peculiaridades da organizao, podem servir de referncia para uma mudana que leve a melhores resultados. O objetivo principal de se fazer benchmarking implementar mudanas que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organizao e, consequentemente, nos seus resultados. Qualquer organizao, pblica ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte, pode utilizar o Benchmarking para entender e melhorar os seus processos [2]. O benchmarking uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional grande junto s equipes.

[editar] Processo de Benchmarking

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases: planejamento, coleta de dados, anlise, adaptao e implementao. Mas a metodologia mais detalhada, descrita por CAMP (1998) apresenta as seguintes etapas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Identificar empresas comparativas Definir mtodo e coletar dados Determinar a lacuna de desempenho Projetar nveis de desempenho futuro e obter aceitao Estabelecer metas funcionais Desenvolver plano de ao Implementar aes especficas e monitorar progresso Recalibrar marcos de referncia

Uma metodologia prtica e eficaz de Benchmarking pode ser encontrada na referncia [2]. Segundo a pesquisa Management Tools & Trends 2005, feita pela Bain & Company [1], o Benchmarking a terceira ferramenta de gesto mais usada pelas empresas ([2]).

[editar] Benchmark
Enquanto o Benchmarking o processo de identificao de referenciais de excelncia, o Benchmark o referencial de excelncia em si. A origem do termo Benchmark parece estar nas marcas de referncia usadas nas medies topogrficas.

[editar] Histrico
Pode-se dizer que o processo benchmarking foi inserido no ambiente de negcios pela Xerox, que o definiu como "o processo contnuo para medir os nossos produtos, servios e prticas com os mais fortes concorrentes ou com as companhias reconhecidas como lderes da indstria".

[editar] Metodologia de implementao de um processo de Benchmarking

O processo de implementao est dividido em cinco fases, que por sua vez, esto subdivididas em atividades e estas em tarefas. As cinco fases deste processo, so: Planejamento

Identificao do item Obteno do apoio da Direo Desenvolvimento do sistema de medida Desenvolvimento do plano de coleta de informao Reviso dos planos Caracterizao do item

Coleta interna de informao

Coleta e Anlise de Informao Publicada Internamente Seleo de potenciais parceiros internos Caracterizao do item em cada parceiro Coleta Interna de Dados Realizao de visitas aos parceiros

Coleta externa de informao Como j foi dito, as atividades constituintes desta fase so uma repetio das descritas na fase anterior, e esto divididas para efeitos de concepo em duas grandes atividades:

Coleta de informao publicada externamente

Coleta de dados externos

Melhoria do desempenho do item Esta fase no mais do que decidir quais as melhores prticas a aplicar. Sua metodologia de implementao crtica, pois requer anlises muito cuidadosas de grande quantidade de informao recolhida, bem como a interpretao dos elementos no contexto da organizao. Envolve:

Identificao das Aes Corretivas Desenvolvimento do Plano de Implementao Obteno da Aprovao da Soluo Implementao e Verificao da Soluo

Melhoria contnua Nesta altura, aps terem sido alcanados os objetivos a que se propusera, a organizao tem duas alternativas: direcionar os esforos para a melhoria de outro item e nada fazer pelo primeiro ou continuar a trabalhar na melhoria do desempenho do item. Quando se abandonam os esforos de melhoria contnua, o melhor que pode acontecer que o desempenho se mantenha estvel. No entanto, as organizaes concorrentes podero estar a trabalhar em melhoria contnua, o que vai provocar, num futuro prximo, um novo desvio negativo no desempenho do item. claro que prefervel continuar os esforos de melhoria do item, e para tal devero ser realizadas duas atividades:

Manuteno da base de dados Implementao da melhoria contnua do desempenho