USO DE PLANTILLAS

EN WORD

Nombre: Andrs Gutirrez Fernndez e-mail: andresgutifer@terra.es Asignatura: Informtica Aplicada a la Administracin de Fincas Curso 2 GEI (2004-2005)

Introduccin. El procesador de textos Word, puede ser una de las aplicaciones que ms se utilizan del Office. Su objetivo es la confeccin de documentos de textos en la cual se puede incluir efectos, grficos, ecuaciones, videos, folletos, memorandos etc. La misin principal de Word es escribir, revisar, dar formato, imprimir documentos, crear cartas, informes, plantillas Las posibilidades que ofrece este procesador de texto son ilimitadas. Word cuenta con la posibilidad de utilizar plantillas, complementos y documentos XML para sacarle en mayor provecho o facilitarnos la tarea. Una plantilla es un modelo para crear nuevos documentos que se puede guardar para utilizar despus de nuevo como son el estilo de la fuente utilizada, formatos de las tablas, configuraciones de pginas. La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos y la plantilla permanece en su estado original de forma que la podamos utilizar cuantas veces queramos. Nos puede ser til cuando utilizamos un documento con la misma estructura. Para modificar la plantilla .dot creada anteriormente debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente muy importante guardarlos. Si hemos realizado muchos cambios se puede volver al estado original borrando los introducidos y cuando se vuelva abrir el documento plantilla .dot se creara automticamente.

1. Utilizacin de las plantillas Word. Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde Archivo, aparecer una ventana con Nuevo Documento que permite abrir un documento en blanco o a partir de otro ya existente, se puede elegir desde: - Plantillas en Office Online que se accede a la Web de Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. - En mi PC que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. - En sitios de la Web que permite elegir un sitio en la web para abrir una plantilla.

En plantillas desde Office Online aparece una ventana con los distintos tipos Memorandos, Otros documentos, Publicaciones, General, Cartas y faxes, Combinar correspondencia e informes que segn lo que seleccionemos aparecer unas plantillas u otras y hacer doble clic en la que nos interese, aparecer una vista previa del documento sealado y en la parte inferior derecha nos dice crear documento nuevo a partir de documento o plantilla. Aceptar o Cancelar. El cuadro plantilla de documento muestra el nombre de la plantilla adjunta al documento activo.
2

- Adjuntar abre el cuadro de dilogo y Adjuntar plantilla si se va a adjuntar una plantilla diferente al documento archivo. - Actualizar los estilos automticamente para que concuerden con los estilos de la plantilla cada vez que se abra el documento. - Adjuntar a todos los mensajes de correo electrnico nuevo la plantilla automticamente. Cuando queremos utilizar la plantilla creada, nada mas tendremos que sustituir los datos por los nuestros, as tendremos las plantillas con nuestros datos y guardarlos como cualquier otro documento para volverlo a utilizar, la plantilla original quedara tal cual para otro momento o caso.

2. Plantillas globales y complementos. En los elementos marcados estn cargadas las plantillas disponibles; para Agregar hacer clic en abrir el cuadro dialogo, Agregar plantilla y se cargara la plantilla, para hacerlo automticamente poner la plantilla o el complemento en la carpeta Inicio de Microsoft Word. Para quitar la plantilla seleccionada en la lista pulsar Quitar y para descargar un elemento de Word y dejarlo en la lista desactivar la casilla verificacin. Quitar no esta disponible en los elementos que se muestran en la carpeta de Inicio. Cuando se quiere copiar estilos individuales, macros, entradas de Autotexto o barras de herramientas de un documento a otro se utiliza el cuadro de dilogo Organizador.

3. Modificacin de plantillas. Se pueden modificar plantillas ya existentes tanto las de Word como las que creemos nosotros. Para modificar una plantilla si es desde la de Word desde la ventana de Nuevo Documento aparece los distintos plantillas existentes, seleccionar la plantilla que quiere modificar por ejemplo carta elegante, a continuacin hacer doble clic en la plantilla elegida carta profesional. En la parte inferior derecha en Crear nuevo marcar plantilla as una vez modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento de Word. Hacer clic en aceptar y se abrir la plantilla carta profesional. Sobre esta plantilla que aparece podemos hacer todas las modificaciones que queramos, sustituir, tamao, tipo de letra etc sin necesidad de introducir cada vez. Lo que s es necesario es guardar la plantilla modificada en Guardar como en Plantillas nombre del archivo, guardar como tipo plantilla de documento y Guardar.

4. Crear plantillas a partir de documentos Word. Las plantillas y los documentos Word son distintos tipos de documentos; para crear una plantilla a partir de un documento Word bastar cambiar el tipo de documento, sin embargo para crear plantilla a partir de documento es necesario: 1.- Disear el documento Word para darle aspecto de plantilla, se le puede incluir distintos campos de estilos y se puede partir de un nuevo documento en blanco. 2.- Guardar como plantilla con clic en Guardar como y en Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento, darle un nombre y Aceptar.

3.- Elementos que se guardan en una plantilla, se guardan todas las caractersticas del formato as como los estilos que definen la plantilla, si se modifica la barra de herramientas aadiendo o quitando iconos, las modificaciones tambin se guardan en la plantilla. Si creamos o modificamos autotexto, macros o ventanas tambin se guardar en la plantilla.

4.- Hay que tener en cuenta que Word guarda por defecto las plantillas creadas por lo usuarios en la carpeta Plantillas. Darle nombre a esa plantilla y Aceptar a partir de ese momento podemos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.

EJERCICIO PRCTICO:

Reunin de equipo
Reunin convocada por: Organizador: Cronometrador: Asistentes: Leer: Traer: Tipo de reunin: Apuntador:

[Fecha] [Hora] [Lugar]

Puntos de la orden del da

Tema Presentado por Tiempo asignado

Otra informacin
Observadores: Recursos: Notas especiales:

2 Julio 2005

Reunin de equipo
Reunin convocada por: Organizador:
Propietario Presidente Comunidad

15:30 Mlaga

Tipo de reunin: Apuntador:

extraordinaria Administrador

Asistentes:

Propietarios Comunidad Sol y Mar

Leer: Traer:

Peticin uso de zonas comunes (piscina) Reglamento constitucin comunidad

Puntos de la orden del da

Tema Uso de la piscina por no-propietarios Presentado por Propietario 28 Propietario 21 Propietario 28 Presidente Tiempo asignado 20 mtos 15 mtos 7 mtos 16 mtos

Contestacin del vecino que trae acompaantes Llegar a un acuerdo Votacin asignar n de acompaantes por propietario

Otra informacin
Observadores :

Recursos:

Notas especiales:

10

FIN

Mlaga 2- Julio 2005

11