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Artigo Gerando reunies produtiv as - Francisco Bittencourt

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Administrao do Tempo / Reunies / Delegao Ttulo - GERANDO REUNIES PRODUTIVAS
Francisco Bittencourt

"Em uma boa reunio h um momento que surge da troca espontnea de idias frescas e produz resultados extraordinrios. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes" Harold Geneen A reunio conceitualmente pode ser definida como um processo de deciso coletiva, atravs do qual os envolvidos, aps exposio e discusso de suas idias conseguem chegar a uma concluso capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus resultados. Ser que isso mesmo? Participar de uma reunio pressupe que a melhor forma de se conseguir chegar a uma concluso efetiva sobre determinado tema deciso, superao de problema, desenvolvimento de uma nova idia, adoo de um processo de mudanas, e tantos outros menos votados. Os manuais sobre reunio existentes no cenrio de negcios so amplos embora escassos no que diz respeito a sua contemporaneidade j que h pouca coisa nova nas livrarias. A reunio pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informaes no conhecidas por ns, e que servem de subsdio para nossas decises. A reunio tambm uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso universo produtivo nossas percepes e vises acerca de assuntos de interesse, como tambm trocar informaes que possam ser agregadas a nossa experincia. H um significativo nmero de profissionais que criticam a reunio, a seu ver uma forma improdutiva de tomar decises. Percebe-se, todavia que o erro das reunies, em geral, no est no evento em si, mas nas atitudes que so tomadas por seus participantes. essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes, durante e depois de reunies para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos ns os geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos. Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dvida, comprometem de forma significativa o desenrolar de uma reunio que se prope a ser produtiva: Sua necessidade real pode ser substituda por outra forma de deciso? Seu objetivo h clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento? Sua finalidade para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo produtivo? Sua oportunidade em relao ao tema a ser discutido, o momento o mais adequado, h disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunio) Seu custo o benefcio gerado pelo evento justifica o investimento inicial tempo, valor hora dos envolvidos, recursos?
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Ocorrncia qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espao que otimize o conforto e a liberdade dos decisores? Se as questes acima forem respondidas de forma satisfatria, no havendo dvidas que comprometam o resultado, acreditamos que a nossa reunio pode ser realizada. A partir deste momento entramos no conjunto de medidas que tornam a reunio eficaz. No h porque repet-las, j que os textos existentes so prdigos em informaes sobre elas. Anexo a este artigo, estamos disponibilizando um roteiro, com base na bibliografia de referncia desse texto, que nos ajudar a entender o ritual. Nossa preocupao, como foi dito nos pargrafos acima, com nossas atitudes durante a reunio, e o impacto que elas podem causar em seus resultados. O primeiro desses aspectos diz respeito a qualidade da comunicao que nos propomos a adotar em momentos de discusso coletiva. Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de resultados, ou nos preparamos para adotar uma linguagem de estimulao: Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforo para objetivos, resultados, lucros metas, ou concordncia com nossas idias, usamos uma linguagem de gesto cobradora, ou ns a associamos a uma linguagem de reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeioamento, de participao nos benefcios? Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros, julgando seus geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de nosso raciocnio? Quando discutimos pontos sensveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os demais, preocupamo-nos em firmar nossa posio, clarificando-a, ou simplesmente adotando uma posio de neutralidade, sem comprometimento ou apoio aos demais? Quando o assunto envolve algo com condies de provocar algum tipo de perda ou que afete de forma negativa os demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou colocamo-nos a margem da sensibilidade geral? Em suma, nossa forma de comunicao durante a reunio assume ares ameadores ou somos capazes de mostrar espontaneidade em nossa postura, capaz de gerar apoio s nossas idias e propostas? O cuidado com a qualidade da comunicao em processos de deciso coletiva deve nos levar a perceber, complementarmente um conjunto de fenmenos atitudinais essenciais, para o sucesso do momento: Exercitamos a prtica da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido? Somos capazes de questionarmos os demais, ou nos questionarmos, sempre que observarmos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou por ns mesmos, at que o entendimento seja uniforme? Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem
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discutidos, como forma evoluda de participao, conforme afirma David Berlo (1.989), respeitando a linguagem e a condio de acesso informao de nossos interlocutores? fundamental o nosso entendimento de que uma reunio um fenmeno decisrio que tem:

a. b. c. d. e.

pr-existncia - preparao existncia - debates durao - validade concluso resultados ps-existncia acompanhamento

Nosso papel ser to valorizado quanto formos capazes de moldar uma atitude coerente, do primeiro ao ltimo momento de um evento do qual participamos, e no qual, seguramente, somos parte importante. Reflitamos sobre nossa capacidade de influir na deciso, no tanto pelo nosso conhecimento dos assuntos a serem tratados, mas sim, e principalmente pela qualidade de nossa atitude. Vale concluir essa nossa reflexo com a afirmativa de Thomas L. Quick: seja um lder em reunies, mesmo com quem voc jamais se sentaria. Como complemento desse nosso texto, inclumos um anexo, onde os aspectos operacionais de uma reunio so fixados. Esse anexo foi elaborado atravs pesquisa na bibliografia de referncia. REUNIES troca de idias e experincias sobre um ou mais assuntos para que haja aceitao pelos envolvidos e provocando uma deciso coletiva, onde todos se comprometem com o que foi decidido. PROBLEMAS COM REUNIES reunies longas agenda extensa representatividade dos participantes dilogo truncado mal planejamento liderana inbil falta de concluso QUALIDADES DA REUNIO proposta conhecida e entendida agenda organizada convidados necessrios e oportunos liderana adequada e assumida mensagens claras papis dos participantes entendidos envolvidos preparados para os temas da reunio FATORES PREPARATRIOS
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preparao da agenda notificao a envolvidos confirmao e presena de todos instalaes prontas e adequadas durao pr definida material disponvel e de qualidade secretaria da reunio consciente e eficaz infraestrutura efetiva CLIMA NEGATIVO EM REUNIES atraso do lder local no disponvel nem adequado abertura inconveniente despreparo da liderana participantes retardatrios interrupes irrelevantes e freqentes despreparo geral dos participantes discusses inseguras e improdutivas falta de objetividade na abordagem dos temas ausncia de seriedade e descompromisso assuntos paralelos competindo com os temas centrais CLIMA POSITIVO EM REUNIES confirmao e checagem de presenas cancelamentos prvios e com antecedncia suficiente material de trabalho com boa qualidade agenda distribuda a todos os participantes incio na hora marcada e fim na hora prevista obedincia a agenda intervalos negociados e rgidos REGRAS DA BOA ESTRUTURA EM REUNIES linguagem dos presentes homognea manuteno do interesse e do controle do evento temas discutidos de forma objetiva e concisa comportamento firme e assertivo da liderana participantes conscientizados da necessidade da reunio discusses do grupo orientadas e dirigidas de forma eficaz sugestes de participantes ouvidas e discutidas RESPONSABILIDADES DA LIDERANA gerenciamento do tempo da reunio imparcialidade diante de debates firmeza e delicadeza assertividade estmulo discusso manuteno e controle dos rumos da reunio
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encorajamento da deciso pelos participantes avaliao dos resultados da reunio expresso de idias incentivada e reconhecida manuteno da harmonia interna alerta sobre indisciplina perguntas abertas e dirigidas reforo de colocaes consistentes e coerentes ajuda ao alinhamento de raciocnios expresso de exemplos relevantes para consolidao de idias neutralizao de dominadores estmulo a passivos e apticos incluso de temas relevantes e excluso de temas frgeis presena marcante CLIMA DE DEFESA NOS PARTICIPANTES DE REUNIES avaliao e julgamento: avaliar, acusar, julgar, doutrinar, corrigir; controle: mudar, influenciar, restringir, coagir, intimidar; estratagemas: trair, manobrar, tramar; neutralidade: apatia, passividade, ausncia de sentimentos; superioridade: evitar relacionamento com participantes, evitar feedback dos participantes, mostrar-se independente dos demais. Infalibilidade: dogmatismo, inflexibilidade. CLIMA DE BOA VONTADE ENTRE PARTICIPANTES Descrio, enumerao, citao: desejo autntico de maiores informaes, mais fatos, mais dados concretos; Orientao para soluo de problemas: busca e planejamento conjunto par ao encontro de solues; Espontaneidade: motivaes simples, no complicadas, claras, objetividade, relacionamento aberto; Empatia: aceitao dos sentimentos alheios, identificao com o problema do outro, compartilhamento de sentimentos, compreenso, confiana; Igualdade: respeito mtuo, confiana mtua, possibilidade de autocrescimento, reciprocidade; Flexibilidade: busca de coisas novas, criatividade, inovao, aceitao do feedback. CONCLUSO Faa uma anlise de seu desempenho em reunies anteriores das quais participou, e verifique o que pode ser melhorado, o que deve ser eliminado, o que voc deveria Ter feito e no fez. Analise o que voc fez na reunio e que ajudou a transform-la em uma reunio eficaz, com resultados bons e objetivos. Verifique quais foram as questes que interferiram na reunio, e tente, juntamente com outros participantes, elimin-las das prximas. Pense antes de falar, verbalize seus argumentos, cuidadosamente, fique atento as palavras que voc utiliza, especialmente quando for analisar ou criticar a opinio de
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outros ou posio contrria a sua. Antes de comunicar algo, explique claramente como voc enxerga o problema ou assunto que vai tratar; isto ajuda os outros a compreender melhor sua posio. Aceite a discusso como uma necessidade, pois o debate pode ser o momento mais produtivo da reunio.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 3M TEAM EQUIPE DE GERENCIAMENTO DE REUNIES 3M. Reunies de Negcios. RJ: Editora Record SILVEIRA NETO, Fernando Henrique. Outra Reunio? RJ: Editora COP THOMSET, Michael. Reunies de Negcios. SP: Editora Maltese Norma, 1.992 COVEY, Stephen. Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes. SP: Editora Best Seller BERLO, David. O Processo de Comunicao. SP: Editora Nobre, 1.989 MENDES, Eunice. Comunicao sem medo. RJ: Editora Gente, 1.999 BITTENCOURT, Francisco R. Gesto de Reunies. Apostila, 1.999

Consultor - FRA NCISCO BITTENCOURT - CONSULTOR DO INSTITUTO MVC M. VIA NNA COSTA CURTA ESTRA TGIA E HUMA NISMO

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