UNIVERSIDADE NILTON LINS CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM LOGSTICA

GESTO DE LOGSTICA E SUPRIMENTO

Professor: Jos Filho

MANAUS 2013

ALCIMAR NASCIMENTO DA SILVA JORGE DIEGO VIEIRA AMAZONAS MAIARA CARVALHO PONTES WELKER ARNESSEN OLANDA LADISLAU DE LIMA

OBJETIVO DA FUNO DE COMPRAS E CICLO DE COMPRAS

Trabalho da disciplina Gesto de Logstica e Suprimentos

apresentado a Universidade Nilton Lins, para obteno de nota parcial.

MANAUS 2013

Sumrio
INTRODUO ................................................................................................ 4 A Funo Compra ........................................................................................... 5 O objetivo da funo compras ........................................................................ 7 Ciclo de compras ............................................................................................ 8 CONCLUSO ............................................................................................... 11

INTRODUO
Neste trabalho iremos apresentar as funes e a importncia do setor Compras na organizao, que esto ligadas quanto ao tipo de organizao. Obviamente, esse setor mais acionado e exigido nas empresas manufatureiras que apresentam uma grande cadeia de matria-prima, como por exemplo, as empresas do setor caladista, que para produzir seus calados, dependem de um grande nmero de suprimentos. Por outro lado, as empresas prestadoras de servio j no possuem tamanha necessidade de suprimentos para manter seu funcionamento. Na maioria das empresas, principalmente as empresas manufatureiras, o setor de Compras desempenha um ciclo bsico na sua funo de comprar.

A Funo Compra
A Funo Compras

Essa funo responsvel pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilizao da entrega. Prazos de entrega no cumpridos podem criar srias perturbaes para os departamentos de produo e vendas, mas a funo compras pode reduzir o nmero de problemas para ambas as reas, alm de adicionar lucros.

Os objetivos da funo compras podem ser subdivididos em quatro categorias: Obter mercadorias e servios na quantidade e com qualidade necessrias. Obter mercadorias e servios ao menor custo. Garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor. Desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funes bsicas: Determinar as especificaes de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega Selecionar Negociar Emitir os e certa o termos administrar (tempo fornecedor e condies pedidos e (fonte de de lugar). certa) compra. compra.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupao tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartes de crdito. A funo compras um segmento essencial do Departamento de Material Suprimentos que tem pr finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as quantidade

corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Compras , portanto, uma operao da rea de materiais, muito importante entre as que compem o processo de suprimento. Qualquer atividade industrial necessita de matrias-primas, componentes,

equipamentos e servios que possa operar. No ciclo de um processo de fabricao, antes de se dar incio primeira operao, os materiais e insulso gerais devem estar dispondo e mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento de atender as necessidades ao longo do perodo. Logo, a quantidade dos materiais sua qualidade devem ser compatveis com o processo produtivo. Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatrios, a minimizaro de custos deve ser perseguida e alcanada, principalmente os que se referem materiais utilizados, j que representam uma parcela pr demais considervel estrutura de custo total. Podemos concluir ento que os objetivos bsicos de uma Seo de Compras seriam: Obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programa produo. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de investimento afete a operacionalidade da empresa. Comprar materiais e insumos aos menores preos obedecendo padres de quantidade e qualidade definidos. Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para empresa, principalmente em condies de pagamento. Um dos parmetros importantes para o bom funcionamento da Seo de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos a previso das necessidades de suprimento. Nunca demais insistir na informao dessas quantidades, das qualidades e prazos que so necessrios para a fbrica operar. So estas informaes que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produo dispor do tempo necessrio para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.

Com os preos de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa devero vir do aumento da produtividade, da melhor gesto de material e de compras mais econmicas. O alto custo das matrias-primas, foi a responsvel pr uma srie de modificaes na maneira de ver a funo do setor de suprimentos dentro da empresa. At alguns anos atrs, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuio secundria do gerente industrial ou de nveis hierrquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas comearam a parar por falta de estoque de determinados produtos bsicos que se reconheceu a importncia de planejar e controlar o fluxo de materiais de forma cientfica e centralizada. A necessidade de se comprar cada vez melhor enfatizada pr todos os empresrios juntamente com as necessidades de estocar em nveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificao dos prazos, preos, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possvel eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produo, talvez o mais importante na poca de escassez e altos preos. A seleo de fornecedores considerada igualmente ponto chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalaes e seus produtos, e isso importante. O seu balano deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de

fornecedores e com cotaes de preos feitas semestralmente, muitos problemas sero evitados.

O objetivo da funo compras

Os objetivos da funo compras podem ser subdivididos em quatro categorias: Obter mercadorias e servios na quantidade e com qualidade necessrias. Obter mercadorias e servios ao menor custo. Garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor.

 Desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funes bsicas: Determinar as especificaes de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). Selecionar o fornecedor (fonte certa) Negociar os termos e condies de compra. Emitir e administrar pedidos de compra. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupao tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartes de crdito.

Ciclo de compras
O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: Receber e analisar as requisies de compra: As requisies de compras tm incio com o departamento ou a pessoa que ser o usurio final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. No mnimo, as requisies de compra contm as seguintes informaes: Identidade do requisitante, aprovao assinada, e conta em que ser debitado o custo; Especificao do material; Quantidade e unidade de medida; Data e local de entrega exigidos; Qualquer outra informao complementar necessria.

Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores so importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item no foi comprado antes ou se no houver um fornecedor aceitvel em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poder ser encontrado num catlogo, num jornal especializado ou numa lista telefnica. Solicitao de cotaes: Para itens maiores, geralmente desejvel emitir uma solicitao de cotao. Trata-se de um requerimento por escrito que enviado a um nmero suficiente de fornecedores para garantir que cotaes competitivas e confiveis sejam recebidas. No se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotaes ao comprador, as cotaes so analisadas quanto a preo, obedincias s especificaes, termos e condies de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas especificaes podem ser descritas precisamente, a escolha provavelmente feita com base no preo, entrega e termos de venda. Determinar o preo certo: Essa uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada seleo dos fornecedores. O departamento de compras tambm responsvel por negociar o preo, e tentar obter o melhor preo junto ao fornecedor. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condies especificados no contrato de compra. O pedido de compor preparado com base na requisio de compra ou nas cotaes, e tambm em qualquer outra informao adicional necessria. Enviase uma cpia ao fornecedor; o departamento de compras retm uma cpia, e outras so enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepo. Seguimento e entrega: O fornecedor responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas

corretivas. Isso pode envolver a agilizao do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramao da produo. Recepo e aceitao das mercadorias: Quando as mercadorias so recebidas, o departamento de recepo s inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que no foram danificados no transporte. Usando a sua cpia do pedido de compra, o departamento de recepo aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variao. Se for necessria outra inspeo, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias so enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeo. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepo avisar o

departamento de compras e reter as mercadorias para outras providncias. Desde que as mercadorias estejam em ordem e no exija mais inspeo, elas sero enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. Uma cpia do recibo ento enviada para o departamento de compras, observando qualquer variao ou discrepncia em relao ao pedido de compra. Se o pedido considerado completo, o departamento de recepo fecha sua cpia do pedido de compra e avisa o departamento compras. Se no estiver completo, o pedido de compra mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias tambm foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsveis por esse setor tambm avisaro ao departamento de compras sobre a aceitao ou no das mercadorias. Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento: Quando recebida a fatura do fornecedor, h trs informaes que devem concordar: o pedido de compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preos e suas extenses devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. funo do departamento de compras verifica esses aspectos e resolver quaisquer diferenas. Uma vez aprovada, a fatura enviada ao departamento de contas a pagar.

CONCLUSO
Cabe ao setor de Compras adquirir os suprimentos das organizaes e todo material necessrio para o funcionamento da empresa, desde o material utilizado diretamente no produto, no caso de empresas manufatureiras, quanto a materiais de embalagem, limpeza e escritrio. Dessa forma, pode-se entender que todas as compras so centralizadas em um setor treinado com objetivos e metas a alcanar, viabiliza-se a criao de um mecanismo de controle vital para a organizao, que

refletir nos resultados finais da empresa. Sendo assim os objetivos da funo compras devem caminhar junto aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, sempre como finalidade de prestar o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Esse tipo preocupao tem tornado a funo compras bastante dinmica, e isso se deve, sobretudo a utilizao de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais.