Introduction

Toute organisation est pilote par une direction, une quipe dirigeante. Ce systme de pilotage a pour mission de conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixs, et de vrifier que ces objectifs ont bien t atteints. Ce qui ncessite souvent un contrle continu du fonctionnement du systme oprant et dventuelles modifications (recrutement, investissement, nouveaux dveloppements...) apporter au systme oprant. C'est dans ce contexte qu'apparat le systme d'information. Ce sous-systme de l'organisation s'occupe de rcolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser dans le systme oprant et dans le systme de pilotage. Donc le systme dinformation va fournir au systme oprationnel les lments ncessaires pour son fonctionnement quotidien et au systme de pilotage les lments ncessaires une prise correcte de dcision.

Systme dinformation :

Dans toutes les entreprises nous entendons parler de systme dinformation mais savons nous rellement quel est la signification de terme Systme dInformation ou SI ? Une entreprise cre de la valeur en traitant de linformation, notamment pour les socits de service. Nous pouvons donc dire que linformation possde une valeur et celle-ci est dautant plus grande quelle contribue latteinte des objectifs de lentreprise.

I.

En quoi consiste un Systme dinformation ?

Un systme dinformation peut tre apparent au vhicule qui permettra dtablir la communication dans toute lentreprise. La Structure du systme est constitue de lensemble des ressources (hommes, matriels, logiciels) qui sorganise pour : collecter, stocker, traiter et communiquer les informations. Le systme dinformation est le grand coordinateur des activits de lentreprise et celui une part crucial dans lentreprise car il permet datteindre les objectifs. Le SI se construit tout autour des processus mtier et ses interactions. Pas seulement autour des bases de donnes ou des logiciels informatiques qui le constitue. Le SI doit tre en accord avec la stratgie de lentreprise en appliquant un management propre celui-ci,

II.

Dfinitions :

A lorigine les systmes dinformations ont fait leur premire apparition dans les domaines de linformatique et des tlcommunications, cependant nous voyons aujourdhui apparatre le concept dans tout les secteurs, que ce soit des entreprises prives ou publiques.

 Un systme dInformation (not SI) est un ensemble organis de ressources (matriels, logiciels, personnel, donnes et procdures) qui reprsente lensemble des lments participant la gestion, au traitement, au transport et la diffusion de linformation au sein de lentreprise. Un systme dinformation est un ensemble organis de ressources : matriel, logiciel, personnel, donnes, procdures ; permettant dacqurir, traiter, stocker, communiquer des informations (donnes, textes, images, sons) dans les organisations. Selon Reix, 1995 Un systme dinformation est un rseau complexe de relations structures o interviennent hommes, machines et procdures qui a pour but dengendrer des flux ordonns dinformations pertinentes provenant de diffrentes sources et destines servir de base aux dcisions, selon Hugues Angot

Une combinaison de pratiques de travail, dinformations, de personnes et de technologies de linformation organise pour atteindre des objectifs , Selon Alter, 1991 : Il sagit dun ensemble de ressources (hommes, donnes, procdures, matriels, logiciels ) qui permet dacqurir, de stocker, de structurer et de communiquer des informations sous forme de textes, images, sons, ou de donns codes dans des organisations. Suivant la finalit principale, on distingue deux types de SI :
o

Systmes dinformation supports doprations : permet de traiter les transactions de contrle de processus industriels, supports doprations de bureau et de communication. Systme dinformation supports de gestion : qui aide la production de rapport et qui aide la dcision dans lorganisation.

Le but de tout systme dinformation est dapporter un soutien aux processus de travail dans lorganisation selon trois modalits principales (pouvant tre combines) : fournir de linformation, assister le travail humain, automatiser le travail. Lutilisation de nouvelles technologies telles que linformatique, llectronique et les tlcommunications permettent dautomatiser le travail que nous faisions jusqu maintenant.

Les nouvelles technologies de linformation et de la communication (NTIC) ont aujourdhui largement surpass les moyens classiques tels que les formulaires papier ou le tlphone et cest cette transformation qui est lorigine de la notion de Systme dinformation Concrtement le primtre dun systme dinformation peut tre diffrent d une entreprise une autre et peut recouvrir plusieurs ou tout les lments suivant selon les cas :

Base de donnes de lentreprise ERP CRM Applications mtiers Infrastructure rseau Systmes de stockage Serveur dapplication Dispositif de scurit

III.

Les grandes fonctions dun systme dinformation

Le systme dinformation possde quatre fonctions principales.

a. La fonction collecte :

Le systme dinformation ne produit pas dinformations par lui-mme. Il faut quil prenne linformation quelque part. Il y a deux possibilits : La premire rside dans le fait que les informations sont introduites par lhomme (saisie manuelle des donnes, lecture des codes barres lors du passage en caisse). La seconde est que les informations sont directement transmises par un autre systme dinformation. Par exemple, lorsquun bien est produit dans un atelier, le systme dinformation de cet atelier transmet cette information au systme dinformation du service comptable qui dclenche automatiquement la facturation.

b. La fonction traitement

Il nest pas intressant pour lorganisation de collectionner des informations, cette collecte est toujours couple avec un traitement de linformation collecte. Par exemple, pour la vente de billets davions, connatre le nombre de billets est insuffisant, le systme dinformation va calculer le nombre de places restantes sur chaque vol afin de ne pas vendre un nombre de places suprieur la capacit de lavion. Le traitement de linformation peut porter sur des calculs, mais aussi sur des tris ou des enrichissements ventuels.

c. La fonction conservation archivage

Les systmes dinformation actuels permettent de stocker un nombre trs important de donnes un cot relativement faible. Cependant, il faut savoir archiver les donnes indispensables sur le support principal et liminer ou stocker ailleurs les autres donnes. Sinon, le risque est daugmenter le temps de traitement d une masse trop consquente dinformations. d. La fonction restitution communication Un systme dinformation permet aux organisations de lire les donnes quil a collectes et traites sous diffrentes formes. On peut citer les listings, les tats, les tableaux de bord, les panneaux dinformation (dans les gares ou les aroports propos des dparts, des arrives, des retards).
IV. Les finalits du systme d'information

a. Le systme dinformation aide la prise de dcision

Le systme dinformation met la disposition des dcideurs les informations ncessaires la prise de dcision. Il permet d'tudier les consquences prvisibles des dcisions et d'automatiser certaines dcisions. Pour atteindre cet objectif, le SI fournit aux dcideurs des informations portant sur le futur.

Exemple :

Les prvisions de ventes et de CA pour les six mois venir permettent d'apprcier les rsultats attendus des dcisions commerciales prises. b. Le systme dinformation permet de contrler l'volution de
l'organisation

Le systme dinformation permet de dtecter les dysfonctionnements internes et les situations anormales. Pour atteindre cet objectif, le systme dinformation doit tre la "mmoire collective" de l'organisation en gardant une trace des informations portant sur le pass.
Exemple :

Les documents produits par la comptabilit gnrale (Bilan, compte de rsultat, etc.) dcrivent la situation de l'entreprise par rapport son activit passe.
c. Le SI permet de coordonner l'activit des diffrentes composantes de l'entreprise et notamment celles du systme oprant

Pour atteindre cet objectif, le SI fournit des informations portant sur le prsent.
Exemple :

Lors du traitement d'une commande, le SI permet de coordonner l'activit du service comptable, du service commercial, du service livraison, etc. par le biais des flux d'information internes (commande reue, commande enregistre, commande livre, etc.)

V.

Le rle du systme dinformation

Les systmes dinformation sont troitement lis la prise de dcision au sein dune organisation. Ils reprsentent une aide avant (prparer la dcision), pendant (simuler les diffrentes situations) et aprs (communiquer la dcision et contrler son excution) la prise de dcision. Le systme d'information est le vhicule de la communication dans l'entreprise. Sa structure est constitue de l'ensemble des ressources (les hommes, le matriel, les logiciels) organises pour : collecter, stocker, traiter et communiquer les informations. Le systme d'information coordonne grce l'information les activits de l'entreprise et lui permet ainsi d'atteindre ses objectifs.

VI.

Les premiers systmes dinformations :

Historiquement dans les annes 80-90, les systmes dinformation dans les entreprises pouvaient tre reprsents sous forme de pyramide. Cette pyramide refltait trs souvent la hirarchie de lentreprise.

Nous pouvons expliquer la pyramide da la manire suivante avec les travailleurs qui traitent les transactions fondamentales, tout en bas de la pyramide, suivis par les systmes pour la gestion de linformation avec comme intervenant les Middle Managers, et aprs les systmes de soutien des dcisions grer par les Seniors Managers et se terminant par les systmes dinformation utiliss par la direction au sommet. Bien que le modle pyramidal reste utile, un certain nombre de nouvelles technologies taient dveloppes et certaines nouvelles catgories de systmes dinformation ont apparues qui ne correspondent plus facilement un modle pyramidal.

Partie 2 :

Composition des systmes dinformations actuelles :

Dans les grandes entreprises nous trouvons trs souvent dans leur systme dinformation :

un ERP Enterprise Resource Planning : logiciel qui permet de grer lensemble des processus oprationnels dune entreprise, en intgrant lensemble des fonctions de cette dernire comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financire, mais aussi la vente, la distribution, lapprovisionnement, le commerce lectronique.

des systmes appels spcifiques ou encore : non standards, de conception maison , dvelopps sur mesure, que lon ne trouve pas sur le march, , o lon rencontrera davantage dapplications dans les domaines du calcul de cots, de la facturation, de laide la production, ou de fonctions annexes.

Moins frquemment utilise nous pouvons galement retrouver les outils suivant :

CRM Customer Relationship Management : regroupent toutes les fonctions permettant dintgrer les clients dans le systme dinformation de lentreprise (Nous aurons loccasion de revenir dessus dans un article ultrieur).

SCM Supply Chain Management : regroupent toutes les fonctions permettant dintgrer les fournisseurs et la logistique au systme dinformation de lentreprise (bien que certains CRM intgre les fournisseurs dans leur architecture).

On peut distinguer entre les composantes oprationnelles dun systme dinformation ERP (Entreprise Ressource Planning) (Logiciels de comptabilit, finances, gestion commerciale, facturation, etc.

I.

Dfinition des ERP :

ERP signifie "Enterprise Ressource Planning" traduit en franais par Progiciel de Gestion Intgr ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilis. Emanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de grer l'ensemble des processus d'une entreprise intgrant l'ensemble de ses fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financire et comptable, l'aide a la decision, la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du ecommerce Les ERP sont des applications dont le but est de coordonner l'ensemble des activits dune entreprise autour d'un mme systme dinformation. Application : modules indpendants Activit : fonction

Mme systme dinformation : base de donnes unique et commune

II.

Historique :

Annes 60 : applications par mtier Gestion spcifique / mtier Logiciel sur mesure pour chaque entreprise

Annes 70 : applications indpendantes logiciels : optimiser chaque Maillon

Annes 80 : interfaces spcifiques Logiciels : optimiser relation entre maillon

Annes 90 : lintgration dans lERP logiciels :optimiser toute la chane ERP

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Annes 2000 : supply chain ECR, CRM (force de vente, SAV) Fournisseur Supply Chain Client

III.

Pourquoi choisir un ERP ?

a. Les utilisateurs de lERP :

Les ERP sont principalement destins aux grandes entreprises ou multinationales du fait d'un cot important. Cependant, le march des ERP tend se dmocratiser vers les PME/PMI. Certains diteurs conoivent un ERP uniquement pour ce type de structure. Enfin, il existe des ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de cot de licence (ils sont gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du cot d'acquisition total, les frais de maintenance et l'assistance technique.

b. Les avantages de lERP :

La socit qui utilise un ERP, est caractrise par une uniformisation des services et une centralisation de linformation au sein dune base de donnes unique. Toute information est saisie une fois (bon de commande par exemple) et partage par tous les dpartements concerns par cette opration. Dans un tel systme, la redondance des donnes entre dpartements nexiste plus ; linformation tant disponible pour tous en temps rel, une meilleure coordination interservices devient possible et prend moins de temps ce qui amliore la productivit. Par exemple la fin dune journe de production, sil savre quun lot de production est non conforme, il est bloqu par le dpartement qualit. Cette information est disponible immdiatement pour tous les dpartements concerns (magasin, stock, ventes, comptabilit). Par ailleurs la publication de certaines informations financires (rsultat, bilan, ) ou logistiques (stock dans le magasin, valuation des fournisseurs) est trs rapide car toutes les donnes sont disponible presquen temps rel

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c. Le retour sur investissement classement et caractrisation des diffrents bnfices Bnfices lis la productivit administrative : - conomie des ressources informatiques par Centralisation, harmonisation des
techniques

- Optimisation des cots de maintenance du Systme dinformation - conomie de temps de traitement sur des Tches automatisables

Bnfices lis des gains oprationnels : -Optimisation des cots de fonctionnement et du capital investi - Augmentation des ventes, du revenu, de la marge

IV.

Quel primtre de gestion couvre un ERP ?

La vocation dun ERP est d'homogniser le Systme d'Information de l'entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large primtre de gestion, c'est-dire :

La gestion des achats La gestion des ventes La gestion comptable : comptabilit client, fournisseur, immobilisations, personnel Le contrle de gestion La gestion de production (planification, ...) La gestion des stocks (logistique) V.

Les principaux diteurs d'ERP :

ERP propritaire ERP libre

On distingue deux types d'ERP: les ERP propritaires, dits par des socits, ce qui implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Nous ne nous intresserons qu'aux ERP propritaires. Les principaux ERP du march sont:

SAP (leader mondial) Oracle/PeopleSoft SAGE ADONIX

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Microsoft

VI.

SAP leader mondial des ERP

SAP est un progiciel de gestion dentreprise qui appartient la famille des ERP. . Ce progiciel a remport rapidement un succs important auprs des grandes entreprises et sintresse aussi au march des PME Ainsi quil est un systme dans lequel les diffrentes fonctions de l'entreprise (comptabilit, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, qualit, maintenance, etc.) sont relies entre elles par l'utilisation d'un systme d'information centralis sur la base d'une configuration client/serveur. La mise en uvre d'un systme compltement intgr permet de rpondre de manire prcise et en temps rel aux questions du type : Que se passe-t-il si je dcide de faire ceci ? . Par exemple, si une entreprise reoit une commande de marchandises, il est possible de savoir presque instantanment les consquences de cette demande sur les capacits de production, sur les besoins d'approvisionnement, sur le personnel ncessaire pour accomplir cette tche, sur les dlais requis pour satisfaire cette demande, sur les besoins de financement, sur la profitabilit de cette opration, etc.

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Propositions du march 90 SAP : systme intgr Autres modules assembls :

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SAP : squelette natif

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Conclusion :

Le Systme d'information est aujourd'hui l'essence mme de l'entreprise, et que tout responsable d'entreprise devrait possder un minimum de comptence en systme d'information, et partant en informatique Le systme d'information intgre les dimensions organisationnelle, humaine et technologique de la gestion de l'information d'entreprise. D'une acception instrumentale et technique du systme d'information (confondu avec "les systmes informatiques"), on est pass une vision plus globale intgrant l'axe stratgique et l'ensemble des systmes de connaissance et de dcision de l'organisation Le systme d'information doit tre organis, finalis, construit, anim et contrl, ce qui constitue un moyen d'optimisation de la performance de l'entreprise.

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Bibliographie

Rowe F. , Ziti A., Cognition individuelle et systmes dinformation , Systmes dinformation et Management, vol5, n 4, 2002 www.maxicours.com www.entreprise-erp.com www.doc-etudiant.fr

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