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SEGUIMIENTO Y CONTROL EN LOS PROYECTOS Lo que no se mide, no se controla y no se puede mejorar

Alejandro Morales (alejomoga@yahoo.com) Una vez que un proyecto se pone en operacin, es necesario supervisar el avance para asegurar que todo vaya de acuerdo con lo planificado a fin de cumplir con los objetivos planteados. Durante la ejecucin del proyecto, existe un proceso paralelo de recoleccin de datos, comparacin y retroalimentacin continua, que proporciona al equipo del proyecto conocimientos necesarios para la oportuna toma de decisiones con respecto al rumbo del proyecto. Esto implica, que para poder cumplir eficientemente los planes propuestos se debe desarrollar mtodos de medicin y control que nos permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se esta ejecutando e implantar las medidas correctivas que sean necesarias, ya que si se retrasa demasiado ser muy difcil terminarlo a tiempo y/o llegar con valores monetarios fuera del presupuestado. Caractersticas del control Se reconocen una serie de caractersticas generales que debe poseer el control, tales como: Integral: Asume una perspectiva integral de la organizacin, contempla al proyecto en su totalidad. Peridico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada. Creativo: Contina bsqueda de ndices significativos para conocer mejor la realidad del proyecto y encaminarla hacia sus objetivos. Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados. Adecuado: El control debe ser acorde con la funcin controlada, buscando las tcnicas y criterios ms idneos. Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella. Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado ms que a coaccionar. Flexible: Fcilmente modificable con capacidad de cambio. El seguimiento y control se encuentra presente durante todo el ciclo de vida de un proyecto, pero guarda una relacin especial con la planeacin que es donde se crea la lnea base que servir para las futuras comparaciones de avance. En importante que desde la etapa inicial se haya especificado como se realizar el control, como por ejemplo: frecuencia de informes, definicin de polticas y procedimientos, nivel de reporte, entre otros. Es responsabilidad del gerente del proyecto velar por que se cumplan los lineamientos establecidos para la correcta consecucin del proyecto y su vez aclarar que el control es una funcin esencial a todo nivel. Fases del proceso de seguimiento y control El proceso de control del proyecto incluye recopilar peridicamente informacin sobre su desempeo, comparando el real con el planeado y llevando a cabo acciones correctivas si el desempeo real est retrasado con relacin al planeado. En la Fig. 1 se muestran los procesos necesarios para realizar el seguimiento y control de proyecto. Se inicia con el establecimiento de la lnea base que contiene el alcance del proyecto, el cronograma y el presupuesto estimado.

Fig. 1 Proceso de seguimiento y control. Elaboracin: Alejandro Morales

Durante la fase de planificacin se debe establecer estndares y criterios que servirn para la evaluacin del proyecto y con los cuales se podr determinar si el desempeo es normal o inaceptable. En la vida del proyecto

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se recopila toda la informacin necesaria y oportuna para la realizacin de informes peridicos que posteriormente se utilizar para la actualizacin del avance del proyecto. Se requiere realizar un anlisis de la situacin del proyecto, en el cual se identificar las posibles desviaciones que se tenga con respecto a la lnea base y cuantificar el impacto que tendr en el alcance, cronograma y costos. A la vez, se debe realizar un control de calidad el cual verifica el cumplimiento de estndares en los procesos y el producto del proyecto. Con esta informacin es necesario informar el desempeo del proyecto. Si la situacin del proyecto es correcta, no se necesitan acciones correctivas; se analizar de nuevo la situacin para el siguiente periodo de presentacin de informes. Si se identifica desviaciones considerables que pueden afectar al alcance del objetivo, es necesario ejecutar las acciones correctivas necesarias para encaminar nuevamente al proyecto. No todos los cambios requieren una correccin, esto depender de la naturaleza del problema y si el mismo se encuentra fuera de los lmites tolerables establecidos. De igual manera las correcciones o cambios a ejecutarse deben ser cuantificados para evaluar la afectacin al plan del proyecto. Herramientas y tcnicas de control Existen varias herramientas y tcnicas que se puede utilizar para un adecuado control y seguimiento de los proyecto, se citan las siguientes: Juicio de Expertos. Es utilizado por el equipo de direccin del proyecto para interpretar la informacin recopilada. El director del proyecto, en colaboracin con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeo del proyecto corresponda a las expectativas. Reuniones de Control de Cambios. Un comit es responsable de reunirse y revisar la solicitudes de cambio, y de aprobar o rechazar dichas solicitudes. Es importante describir los formatos a utilizar y los medios para hacer llegar las solicitudes de cambio al comit. Anlisis de Variacin. Las mediciones del desempeo del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la variacin respecto de la lnea base original del alcance y sus causas. Revisiones de desempeo (seguimiento) del cronograma y presupuesto. Permiten medir, comparar y analizar el desempeo del cronograma y costos. Esto en aspectos como las fechas reales de inicio y finalizacin, el porcentaje completado y la duracin restante para el trabajo en ejecucin, as como la utilizacin de los recursos econmicos. Software de gestin de proyectos. Se utiliza para generar con mayor agilidad el impacto de los cambios en el proyecto.

Anlisis Qu pasa si?. Se utiliza para revisar diferentes escenarios para realinear el cronograma con el plan. Proyecciones de costos. Conforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyeccin de los costos al final del proyecto y comparar con el presupuesto de la lnea base. En cuanto al control de calidad, se puede acudir a diagramas causa y efecto, de control, de flujo, de Pareto, de dispersin, histogramas, muestreo estadstico, inspeccin. Todos estos ayudarn a aplicar los controles de calidad establecidos. Sistema de informes. Suministra una herramienta estndar (software) para que el director del proyecto registre, almacene y distribuya a los interesados informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto. Reevaluacin de riesgos. Sirve para la identificacin de nuevos riesgos que surgen durante la ejecucin. Auditorias de riesgos. Examinan y documentan la efectividad de las respuestas a los riesgos identificados y sus causas, as como la efectividad del proceso de gestin de riesgos. Conclusiones Muchos proyectos fracasan por no llevar un adecuado control de los aspectos fundamentales como son el alcance, cronograma y presupuesto. Es necesario que el gerente del proyecto haga conciencia en su equipo de trabajo, que el control es una responsabilidad de todos los participantes. Tomando como base el proceso de control, permitir tener informacin oportuna para la toma de decisiones y la rpida aplicacin de acciones correctivas que ayuden a cumplir los objetivos planteados. La utilizacin de herramientas y tcnicas ayudarn a facilitar el seguimiento y control de los proyectos y que adems servir como retroalimentacin para futuros proyectos. El control busca minimizar las desviaciones de la planificacin realizada, por tal motivo el control aplica durante todo el ciclo de vida. Bibliografa Gido, Jack y Clements, James (1999). Administracin exitosa de proyectos. Mexico: International Thomson Editores. Project Management Institute PMI (2008), Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos - PMBOK, (Cuarta edicin, USA). Universidad Nacional de Colombia (2004). Seminario de teora administrativa [En lnea]. Consultado: 30/04/2012. Disponible en: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4 010014/Contenidos/Capitulo4/Pages/Introduccion/Introdu ccion.htm

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