10-5-2013

ITCR

TAREA #6 BENEFICIOS DE SISTEMA DE

MATRCULA

Instituto Tecnolgico de Costa Rica

IC-7811 Administracin de la Funcin de la Informacin Profesor: Dr. Jaime Solano Soto Estudiantes: + Jonathan Snchez Salazar + Melisa Carranza Ziga

I. OBJETIVOS

A. GENERAL

Automatizar el proceso de matrcula y permitir las consultas asociadas a la informacin de matrcula, necesarias para el desempeo de los estudiantes, profesores y personal administrativo de la institucin. 1
B. ESPECFICOS

1. Permitir el ingreso de los estudiantes al sistema para realizar consultas de estadsticas acadmicas e informacin de matrcula. 2. Facilitar el proceso de matrcula de los estudiantes de acuerdo con los cursos aprobados, por aprobar y citas de matrcula. 3. Automatizar el clculo de prioridades de citas de matrcula y asignacin de las mismas. 4. Generar reportes de matrcula para cada estudiante y reporte final de matrcula para el Departamento de Admisin y Registro. 5. Efectuar la conexin con el Sistema de Financiero Contable para registrar el cobro por derechos de estudio.

II. BENEFICIOS

A. BENEFICIOS Y CAMBIOS DE NEGOCIO

Los beneficios que rendira este sistema se derivan de ciertas relaciones del negocio que se detallarn a continuacin de forma grfica:

Sistema de TI

Cambios

Cambios del negocio

Beneficios del negocio

Objetivos de inversin

Introducir manejo eficiente de trmites Sistema de matrcula

Reduccin del personal dedicado a trmites de matrcula

Recorte de gastos en procesos administrativos y burocrticos

Centralizar informacin de matrcula

Obtencin de resultados inmediatos de matrcula

Mayor recursos disponibles para inversin en infraestructura

B. INTERESADOS Y BENEFICIOS

Grupo de interesados Estudiantes

Beneficios Conocer cul es su da y hora de matrcula. Obtener informacin sobre los cursos que puede matricular, cul es el horario y con cul profesor. Llevar a cabo una matrcula rpida y confiable. Desmatricular cursos de manera sencilla en ciertos periodos.

Cambios Si desea saber su da y hora de matrcula ya no debe ir a Admisin y Registro, sino que debe utilizar el sistema. Para la matricular/desmatric ular un curso no deber hacerlo mediante papeleo, sino mediante el uso del sistema.

Profesores

Departamento de Admisin y Registro

Departamento Financiero Contable

Conocer a penas finalice la matrcula, los alumnos matriculados en un curso que tenga asignado. Saber con anticipacin si por la cantidad de personas matriculadas, un curso que tiene asignado de cerrar. No tendr que procesar hojas fsicas de matrcula, sino que el resultado del proceso de matrcula quedar registrado en el sistema de este departamento de manera automtica. El departamento ya no tiene que designar personas para que hagan clculos manuales para obtener el total de cobro de derechos de estudio.

Para obtener una lista de las personas matriculadas ya no tiene que ir a registro, sino que debe consultarla en el sistema. Ya no tendr que efectuar recepcin de papeles de matrcula. 3

Los clculos del tipo cantidad de crditos * costo de cada crdito ya no se harn manualmente, sino el sistema los har de manera automtica.

C. TIPOS DE ACCIONES PARA ALCANZAR LOS BENEFICIOS

Crear Se debe crear un sistema de software que automatice todo el proceso de matricular que actualmente se lleva a cabo manualmente.

Mejorar Se debe mejorar la comunicacin entre los departamentos involucrados en el proceso de matrcula: Financiero Contable y Admisin y Registro.

Eliminar Se deben eliminar todos los trmites de matrcula manuales que se llevan a cabo actualmente.

III. ESTIMACIN DE COSTOS Y GANANCIAS

A. INVERSIN

N 1

3 4 5

Aspecto Pago a desarrolladores de software 2 000 000 contrato semestral 3 desarrolladores 2 aos para culminacin del proyecto Pago a Ingeniero de Software / Administrador proyecto 2 500 000 contrato semestral 1 profesional 2 aos para culminacin del proyecto Compra de licencias de software para herramientas de desarrollo Pago hospedaje en servidor web Publicidad del sistema y capacitacin a usuario del sistema Total inicial estimado

Costo 24 000 000

10 000 000

2 000 000 250 000 mensual 1 000 000 37 250 000

B. RETORNO

Los recursos ahorrados durante tres aos en el proceso manual de matrcula se resumen a continuacin: Rubro Impresin de aproximadamente 8000 formularios de matrcula para cada estudiante durante seis semestre, a un costo de veinte colones cada una: Pago salarial de empleados que realicen la matrcula, aproximadamente treinta empleados durante tres das, seis semestres. El pago por Costo 960.000

13.500.000

da aproximado sera de 25000. Salario de empleados encargados de procesar manualmente la informacin para generar estadsticas e indicadores. Treinta empleados, durante siete das, seis semestres, asumiendo el mismo salario de los encargados de matrcula. Total:

31.500.000

5 45.960.000

El monto indicado en el total sera el ahorro en el proceso optimizado, esto implica que la inversin inicial se cubrira en los primeros tres aos y se generara un recorte de gastos permanente por los prximos diez aos, por lo menos.