1.

Definicin de normas:
Para el xito de cualquier empresa o institucin, es fundamental trazar normas de accin correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

2. Caractersticas.
Ayudan en la delegacin de autoridad, fijan la accin de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concrecin, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organizacin.

3. Clasificacin.
a) Normas creadas: Surgen por iniciativa de la direccin, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener xito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno). b) Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusin y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

c) Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la direccin a incluirlas entre las normas de la empresa para que estn de acuerdo a las legislaciones.

4. Determinacin de las normas.

a) Estudie el mtodo existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operacin, equipo, condiciones de trabajo y mtodo, para ello recopile los datos por reas para el desarrollo de las normas. b) Busque en la creacin de la norma un control hacia un mayor nmero de informacin y datos que exijan para el cumplimiento del proceso. c) Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables). d) Decida si la norma cumple con el propsito principal. e) Considere si la norma ser de aplicacin continua para efectuar

Comparaciones recurrentes. a) La norma debe estar orientada hacia la deteccin de fallas y errores. b) Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir. c) Determine si la norma tendr caractersticas de comprobacin posterior. d) Descarte las normas ineficientes.

5. Aplicacin de las normas.

a) Deje evidencia de la revisin en la aplicacin de la norma, cuando sea necesario a travs de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos. b) Incluya el ndice de la efectividad en la aplicacin de normas.

6. Mantenimiento de normas.
a) Determinada la norma para medir la ejecucin, debe asumirse la obligacin de conservarla siempre al da, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse. b) Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificacin debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas. c) Debe mantenerse una supervisin continua en la aplicacin de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisin para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas. d) Dentro del programa de normas, cada unidad de la organizacin debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

13. Normalizacin: La normalizacin o estandarizacin es el proceso de elaboracin, aplicacin y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades cientficas, industriales o econmicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. Segn la ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) la Normalizacin es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o econmico.

La normalizacin persigue fundamentalmente tres objetivos: Simplificacin: Se trata de reducir los modelos quedndose nicamente con los ms necesarios. Unificacin: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.

Especificacin: Se persigue evitar errores de identificacin creando un lenguaje claro y preciso 14. Beneficios de la normalizacin: Para los fabricantes: a) Facilita el uso racional de los recursos. b) Reduce desperdicios y rechazos. c) Disminuye el volumen de existencias en almacn y los costos de produccin. d) Racionaliza variedades y tipos de productos. e) Mejora la gestin y el diseo. f) Facilita la comercializacin de los productos y su exportacin. g) Simplifica la gestin de compras. h) Facilita una sana competencia. Para los compradores: a) Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios. b) Facilita la informacin de las caractersticas del producto. c) Facilita la formacin de pedidos. d) Permite la comparacin entre diferentes productos.

Para el Pas: a) Simplifica la elaboracin de textos legales. b) Facilita el establecimiento de polticas de calidad, medioambientales y de seguridad. c) Mejora la calidad y aumenta la productividad. d) Facilita las ventas en los mercados internacionales. e) Mejora la economa en general.

f) Previene las barreras comerciales.

15. Que se normaliza? Los temas a normalizar son tan amplios como la propia diversidad de productos o servicios.

La normalizacin cubre cualquier material, componente, equipo, sistema, interfaz, protocolo, procedimiento, funcin, mtodo o actividad.

16. Organismos Nacionales de Normalizacin que conforman la ISO - FONDONORMA (Fondo para la normalizacin y certificacin de la calidad). Asociacin Civil, sin fines de lucro, con personalidad jurdica y patrimonio propio, creada en septiembre de 1973 para promover las actividades de Normalizacin y Certificacin de la Calidad con la intencin de estimular la competitividad del sector productivo venezolano.

Funciones: a) Coordina la elaboracin de Normas Venezolanas COVENIN con el respaldo de los sectores pblico y privado.

b) Certifica los sistemas de gestin de empresas, y la calidad de productos y servicios, con instrumentos de valor internacional como los certificados:

ISO 9000: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificacin de los sistemas de calidad de una empresa u organizacin. La serie ISO 9000 corresponde a las normas venezolanas COVENIN-ISO 9000. La certificacin garantiza que una empresa u organizacin cuenta con un proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de satisfaccin de sus clientes.

 ISO 1400: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificacin de sistemas de gestin ambiental. La certificacin garantiza que una empresa u organizacin tiene establecida una poltica para el mejoramiento continuo del desempeo ambiental y un compromiso de cumplimiento con las regulaciones pertinentes. Corresponden a la serie COVENIN-ISO 14000. Va enfocada a cualquier organizacin, de cualquier tamao o sector, que est buscando una mejora de los impactos medioambientales y cumplir con la legislacin en materia de medio ambiente.

OHSAS 18001: es una especificacin internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantacin y operacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Laboral efectivo ya que la Seguridad y Salud en el lugar de trabajo son claves para cualquier organizacin.

HACCP: Es una certificacin que declara que la empresa posee un sistema enfocado a la identificacin de peligros, estimacin de riesgos y control de aquellos puntos crticos que pueden afectar la inocuidad de un alimento y por ende su calidad. Asegura que la empresa tiene una poltica de inocuidad y que cumple con las Buenas Prcticas de Fabricacin, la reglamentacin sanitaria y la normativa nacional vigente.

Marca NORVEN: Es el sello oficial de calidad que permite la certificacin de un producto en Venezuela.

CERTIVEN: Es un certificado que otorga Fondonorma mediante el cual se hace constar que un prototipo, tipo, lote o partida de productos, materiales, partes y/o componentes destinados a la importacin o exportacin cumplen con una norma o especificacin tcnica en particular. Marca de conformidad FONDONORMA Sello FONDONORMA de servicios

A travs de su Centro de Documentacin e Informacin, nico en su gnero en el pas, FONDONORMA pone a disposicin del pblico en general todas las normas venezolanas, de otros pases e internacionales, as como tambin publicaciones relacionadas con los temas de la calidad, el ambiente, la normalizacin y la certificacin. Apoya la formacin de recursos humanos con programas de capacitacin en las reas de sistemas de gestin de la calidad, ambiental y seguridad y salud.

- COVENIN (Comisin Venezolana de normas Industriales) Es un organismo creado en el ao 1958, mediante Decreto Presidencial N. 501 y cuya misin es planificar, coordinar y llevar adelante las actividades de Normalizacin y Certificacin de Calidad en el pas, al mismo tiempo que sirve al Estado Venezolano y al Ministerio de Produccin y Comercio en particular, como rgano asesor en estas materias.

El estudio de las normas venezolanas est a cargo de un Sub-Comit tcnico especializado, adscrito a su vez a un comit tcnico de Normalizacin. La elaboracin

de las normas es coordinada por tcnicos de la direccin de normalizacin y Certificacin de Calidad del Ministerio de Produccin y Comercio y participan tcnicos de las empresas productoras o de servicio al cual ellas se refieren as como representantes de organismos pblicos y privados, institutos de investigacin, universidades y de los consumidores.

A lo largo de su estudio, la Norma pasa por diversas etapas de desarrollo: la primera de ellas consiste en la elaboracin de un Esquema (primer papel de trabajo), el cual luego de ser aprobado pasa a un periodo de consulta pblica (Discusin Pblica) alcanzando luego una etapa final en la cual como proyecto es sometido a la consideracin de la Comisin Venezolana de Normas Industriales (COVENIN), para su aprobacin como Norma Venezolana COVENIN.

LOPCYMAT (Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente) Es una reforma promulgada el 26 de julio de 2005 en Gaceta Oficial 38.236. Sus objetivos: a) Establecer las instituciones, normas y lineamientos en materia de seguridad y salud. b) Regular derechos y deberes de trabajadores y empleadores. c) Establecer sanciones por incumplimiento de esta normativa.

mbito de aplicacin: a) Empresas pblicas o privadas, persigan o no fines de lucro b) Cooperativas u otras formas asociativas, comunitarias de carcter productivo o de servicio c) Se exceptan los miembros de la Fuerza Armada Nacional de conformidad con el artculo 328 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

7. Definicin de Polticas.
Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin.

En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias.

8. Clasificacin de las polticas.

a) Estrategias o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrn la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigedad".

b) Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de produccin determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales". c) Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Seccin de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea uniforme.

9. Tipos de Polticas.
a) Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc. b) Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algn problema, originndose as stas polticas. c) Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin del personal en sus actividades. d) Implcitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organizacin. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual ser el lmite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

10. Importancia de las polticas:

a) Facilitan la delegacin de autoridad. b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. c) Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. d) Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. e) Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. f) Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. h) Facilitan la induccin del nuevo personal.

11. Alineamientos para su formacin.

a) Establecerlos por escrito y darles validez. b) Redactarse claramente y con precisin. c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. d) Coordinarse con las dems polticas. e) Revisarse peridicamente. f) Ser razonables y aplicables en la prctica. g) Estar acordes con los objetivos de la empresa. h) Ser flexibles.

12. Procedimiento
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina.

Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo especifico.

Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea.

12.1Caractersticas de un Procedimiento Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos: - El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede. - El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales. - Cubre un ciclo de accin. - Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo. - No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular.

- Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin continua y sistemtica. - Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias. - Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos. - Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

12.2 Clasificacin de los Procedimientos

Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa.

a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa Como ejemplo pudiramos sealar: Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios, tendr como procedimientos sustantivos los siguientes: Procedimiento: Preparacin de los alimentos. Procedimiento: Enlatado de los alimentos. Procedimiento: Etiquetado. Procedimiento: Venta a crdito. Procedimiento: Exportacin de enlatados.

Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo:

Procedimiento: Seleccin de personal. Procedimiento: Orden de compra. Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.

Por su recorrido. 1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organizacin. Ejemplo: Procedimiento: Solicitud de suministro. Procedimiento: Enlatado de alimentos. Procedimiento: Elaboracin de nminas. Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica. Ejemplo: Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la institucin.

Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias. Ejemplo:

Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes sealadas.

12.3 Descripcin del Procedimiento. Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos

identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la Institucin y el estilo de los analistas.

A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la descripcin de un Procedimiento Administrativo.

Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento.

Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.

Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la Dependencia. (opcional).

Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento.

Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.

Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (opcional).

Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).

Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional). Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin, as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.

Diferencias entre Normas, Polticas y Procedimientos Normas Polticas Procedimientos El pago se realizara todos los lunes a las 2pm en la oficina del Gerente Satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y precio) de nuestros clientes. Planificacin: el gerente elabora un plan de accin.

La hora de entrada ser a las 7:00am y la salida a las 4:00pm Conocer las expectativas de nuestros clientes, para entregar productos y servicios de su completa satisfaccin. Organizacin: distribuye el trabajo

El periodo de reposo ser de 12:00pm a 1:00pm Estamos al servicio de los clientes comprometidos con la sociedad Ejecucin: dirige y instruye para el logro de la meta.

Los das de trabajo sern de lunes a Sbado. Fomentar el trabajo en equipo como patrn de comportamiento en todos los niveles organizativos. Control: comprueba y vigila lo que se est haciendo