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Organizar (agrupar) dados em uma estrutura de tpicos em uma planilha - Excel - Office.com

Organizar (agrupar) dados em uma estrutura de tpicos em uma planilha

Se voc tem uma lista de dados e deseja agrup-la e resumi-la, pode criar uma estrutura de Ocultar tudo tpicos de at oito nveis, um para cada grupo. Cada nvel interno, representado por um nmero mais alto nos smbolos da estrutura de tpicos, exibe dados de detalhe do nvel mais externo precedente, representado por um nmero mais baixo nos smbolos da estrutura de tpicos. Use uma estrutura de tpicos para exibir rapidamente linhas ou colunas de resumo, ou para revelar dados de detalhe de cada grupo. Voc pode criar uma estrutura de tpicos de linhas (conforme mostrado no exemplo abaixo), uma estrutura de tpicos de colunas ou uma estrutura de tpicos tanto de linhas como de colunas.

Para exibir linhas para um nvel, clique nos smbolos de estrutura de tpicos apropriados. O Nvel 1 contm o total de vendas para todas as linhas de detalhes.
Uma linha de estrutura de tpicos de dados de vendas agrupada por regies geomtricas e meses com vrias linhas de resumo e detalhes exibidas.

O Nvel 2 contm o total de vendas para cada ms em cada regio. O Nvel 3 contm linhas de detalhes (apenas linhas de detalhes 11 a 13 so visveis no momento). Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tpicos, clique nos smbolos de estrutura de tpicos e .

O que voc deseja fazer?

Criar uma estrutura de tpicos de linhas Criar uma estrutura de tpicos de colunas Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tpicos Personalizar uma estrutura de tpicos com estilos Copiar dados de estrutura de tpicos Ocultar ou remover uma estrutura de tpicos Criar um relatrio de resumo com um grfico

Criar uma estrutura de tpicos de linhas

1. Verifique se cada coluna dos dados que voc deseja organizar em tpicos tem um rtulo na primeira linha, contm informaes similares em cada coluna e se o intervalo no tem linhas ou colunas vazias. 2. Selecione uma clula no intervalo. 3. Para classificar a coluna que contm os dados pelos quais voc deseja agrupar, selecione a coluna e, em seguida, na guia Dados , no grupo Classificar e Filtrar , clique em Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. 4. Insira linhas de resumo. Para organizar dados em uma estrutura de tpicos por linhas, voc deve ter linhas de resumo com frmulas que faam referncia a clulas em cada uma das linhas de detalhes para esse grupo. Siga um destes procedimentos: Insira linhas de resumo usando o comando Subtotal Use o comando Subtotal , que insere a funo SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e cria automaticamente a estrutura de tpicos para voc. Para obter mais informaes, consulte Insira subtotais em uma lista de dados em uma planilha. Insira suas prprias linhas de resumo Insira suas prprias linhas de resumo com frmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. 5. Especifique se o local da linha de resumo est abaixo ou acima das linhas de detalhes. Como especificar o local da linha de resumo 1. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique no Iniciador de Caixa de Dilogo Tpicos .

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2. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de seleo L inhas de resumo abaixo do detalhe . Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, marque a caixa de seleo L inhas de resumo abaixo do detalhe . 1. Organizar os dados em tpicos. Siga um destes procedimentos: Organizar os dados em tpicos automaticamente 1. Se necessrio, selecione uma clula no intervalo. 2. Na guia Dados ,no grupo Tpicos , clique na seta ao lado de Agrupar e, em seguida, clique em AutoTpicos .

Organizar os dados em tpicos manualmente

IMPORTANTE Quando voc agrupa manualmente nveis de estrutura de tpicos, melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as linhas incorretamente.

1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tpicos. Como criar estruturas de tpicos para o grupo externo 1. Selecione todas as linhas de resumo subordinadas, bem como seus dados de detalhe relacionados. No exemplo abaixo, a linha 6 contm os subtotais para as linhas 2 a 5, a linha 10 contm os subtotais para as linhas 7 a 9, enquanto a linha 11 contm os totais gerais. Para agrupar todos os dados de detalhe da linha 11, selecione as linhas 3 a 10. A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Regio Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Total L este No inclua a linha de resumo 11 na seleo. B M s Maro Maro Maro Maro Total M ar Abril Abril Abril Total Abr C Vendas R$ 9.647 R$ 4.101 R$ 7.115 R$ 2.957 R$ 23.820 R$ 4.257 R$ 1.829 R$ 6.550 R$ 12.636 R$ 36.456

IMPORTANTE

2. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique em Agrupar .

Os smbolos de estrutura de tpicos aparecero ao lado do grupo na tela. 2. Opcionalmente organize em estrutura de tpicos um grupo interno aninhado. Como criar estrutura de tpicos para o grupo interno aninhado 1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as linhas de detalhes adjacentes linha que contm a linha de resumo. No exemplo abaixo, para agrupar as linhas 2 a 5, que tm uma linha de resumo 6, selecione as linhas 2 a 5. Para agrupar as linhas 7 a 9, que tm uma linha de resumo 10, selecione as linhas 7 a 9.

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A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Regio Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Leste Total L este

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B M s Maro Maro Maro Maro Total M ar Abril Abril Abril Total Abr C Vendas R$ 9.647 R$ 4.101 R$ 7.115 R$ 2.957 R$ 23.820 R$ 4.257 R$ 1.829 R$ 6.550 R$ 12.636 R$ 36.456

IMPORTANTE

No inclua a linha de resumo para esse grupo na seleo.

2. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique em Agrupar .

Os smbolos de estrutura de tpicos aparecero ao lado do grupo na tela. 1. Continue selecionando e agrupando linhas internas at ter criado todos os nveis que voc deseja na estrutura de tpicos. 2. Se desejar desagrupar linhas, selecione as linhas e, em seguida, na guia Dados , no grupo Estrutura de Tpicos , clique em Desagrupar .
OBSERVAO Voc tambm pode desagrupar sees de uma estrutura de tpicos sem remover a estrutura de tpicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em ou do grupo e, em seguida, na guia Dados , no grupo Estrutura de Tpicos clique em Desagrupar . IMPORTANTE Se voc desagrupar uma estrutura de tpicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas de detalhes podero permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as at os nmeros de linha visveis adjacentes s linhas ocultas. Na guia Pgina Inicial , no grupo Clulas , clique em Formatar , aponte para O cultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir L inhas :

Criar uma estrutura de tpicos de colunas

1. Verifique se cada linha dos dados que voc deseja organizar em tpicos tem um rtulo na primeira coluna, contm informaes similares em cada linha, e se o intervalo no tem linhas ou colunas vazias. 2. Selecione uma clula no intervalo. 3. Classifique as linhas que formam os grupos. 4. Insira suas prprias colunas de resumo com frmulas imediatamente direita ou esquerda de cada grupo de colunas de detalhes.
OBSERVAO Para organizar dados em uma estrutura de tpicos por colunas, voc deve ter colunas de resumo com frmulas que faam referncia a clulas em cada uma das colunas de detalhes para esse grupo.

5. Especifique se o local da coluna de resumo est direita ou esquerda das colunas de detalhes. Como especificar o local da coluna de resumo 1. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique no Iniciador de Caixa de Dilogo Tpicos .

2. Para especificar uma coluna de resumo esquerda da coluna de detalhes, desmarque a caixa de seleo Colunas de resumo direita do detalhe . Para especificar uma coluna de resumo direita da coluna de detalhes, marque a caixa de seleo Colunas de resumo direita do detalhe . 3. Clique em O K . 6. Para organizar os dados em tpicos, siga um destes procedimentos: Organizar os dados em tpicos automaticamente 1. Se necessrio, selecione uma clula no intervalo. 2. Na guia Dados ,no grupo Tpicos , clique na seta ao lado de Agrupar e, em seguida, clique em AutoTpicos .

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Organizar os dados em tpicos manualmente

IMPORTANTE Quando voc agrupa manualmente nveis de estrutura de tpicos, melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as colunas incorretamente.

1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tpicos. Como criar estruturas de tpicos para o grupo externo 1. Selecione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como seus dados de detalhe relacionados. No exemplo abaixo, a coluna E contm os subtotais para as colunas B a D, a coluna I contm os subtotais para as colunas F a H, enquanto a coluna J contm os totais gerais. Para agrupar todos os dados de detalhe da coluna J, selecione as colunas B a I. A 1 2 3 4 5 Regn L este O este Norte Sul B Jan 371 192 447 281 C Fev 504 185 469 511 D M ar 880 143 429 410 E Q1 1 .7 5 5 520 1 .3 4 5 1 .2 0 2 F Abr 186 773 579 124 G M aio 653 419 180 750 H Jun 229 365 367 200 I Q2 1 .0 6 8 1 .5 5 7 1 .1 2 6 1 .0 7 4 J H1 2 .8 2 3 2 .0 7 7 2 .4 7 1 2 .2 7 6

IMPORTANTE

No inclua a coluna de resumo J na seleo.

2. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique em Agrupar .

Os smbolos de estrutura de tpicos aparecero ao lado do grupo na tela. 2. Opcionalmente organize em estrutura de tpicos um grupo interno aninhado. Como criar estrutura de tpicos para o grupo interno aninhado 1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as colunas de detalhes adjacentes coluna que contm a coluna de resumo. No exemplo abaixo, para agrupar as colunas B a D, que tm uma coluna de resumo E, selecione as colunas B a D. Para agrupar as colunas F a H, que tm uma coluna de resumo I, selecione as colunas F a H. A 1 2 3 4 5 Regn L este O este Norte Sul B Jan 371 192 447 281 C Fev 504 185 469 511 D M ar 880 143 429 410 E Q1 1 .7 5 5 520 1 .3 4 5 1 .2 0 2 F Abr 186 773 579 124 G M aio 653 419 180 750 H Jun 229 365 367 200 I Q2 1 .0 6 8 1 .5 5 7 1 .1 2 6 1 .0 7 4 J H1 2 .8 2 3 2 .0 7 7 2 .4 7 1 2 .2 7 6

IMPORTANTE

No inclua a coluna de resumo para esse grupo na seleo.

2. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique em Agrupar .

Os smbolos de estrutura de tpicos aparecero ao lado do grupo na tela. 1. Continue selecionando e agrupando colunas internas at ter criado todos os nveis que voc deseja na estrutura de tpicos. 2. Se desejar desagrupar colunas, selecione as colunas e, em seguida, na guia Dados , no grupo Estrutura de Tpicos , clique em Desagrupar .

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3. OBSERVAO Voc tambm pode desagrupar sees de uma estrutura de tpicos sem remover a estrutura de tpicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em ou do grupo e, em seguida, na guia Dados , no grupo Estrutura de Tpicos clique em Desagrupar .
IMPORTANTE Se voc desagrupar uma estrutura de tpicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as colunas de detalhes podero permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as at as letras das colunas visveis adjacentes s colunas ocultas. Na guia Pgina Inicial , no grupo Clulas , clique em Formatar , aponte para O cultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Colunas :

Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tpicos

2. Se voc no vir os smbolos de estrutura de tpicos , e , clique em Arquivo, clique em O pes , clique na categoria Avanado e, em seguida, na seo Exibir opes para esta planilha , selecione a planilha e depois marque a caixa de seleo M ostrar smbolos de tpicos se uma estrutura de tpicos for aplicada . 3. Siga um ou mais destes procedimentos: Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo Para exibir os dados de detalhes dentro de um grupo, clique na Para ocultar os dados de detalhe de um grupo, clique na do grupo.

do grupo.

Expandir ou recolher a estrutura de tpicos inteira para um determinado nvel Nos smbolos de estrutura de tpicos nveis inferiores sero, ento, ocultados. , clique no nmero do nvel desejado. Os dados de detalhe dos

Por exemplo, se uma estrutura de tpicos tiver quatro nveis, voc poder ocultar o quarto nvel enquanto exibe o restante dos nveis clicando em . Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tpicos Para exibir todos os dados de detalhe, clique no nvel mais baixo nos smbolos de estrutura de tpicos . Por exemplo, caso existam trs nveis, clique em . Para ocultar todos os dados de detalhe, clique em .

Personalizar uma estrutura de tpicos com estilos

Nas linhas de estruturas de tpicos, o Microsoft Office Excel usa estilos, como NvelLinha_1 e NvelLinha_2 . Nas colunas organizadas em tpicos, o Excel utiliza estilos, como NvelCol_1 e NvelCol_2. Os estilos usam negrito, itlico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo nos dados. Alterando a maneira como cada um desses estilos definido, voc pode aplicar diferentes formatos de texto e clula para personalizar a aparncia da estrutura de tpicos. Voc pode aplicar estilos a uma estrutura de tpicos tanto ao criar a estrutura de tpicos ou depois. Siga um ou mais destes procedimentos: Aplicar automaticamente um estilo a uma linha ou coluna de resumo 1. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique no Iniciador de Caixa de Dilogo Tpicos .

2. Marque a caixa de seleo Estilos automticos . Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente 1. Selecione as clulas s quais deseja aplicar estilos de estrutura de tpicos. 2. Na guia Dados , no grupo Tpicos , clique no Iniciador de Caixa de Dilogo Tpicos .

3. Marque a caixa de seleo Estilos automticos . 4. Clique em Aplicar estilos .

OBSERVAO

Voc tambm pode usar autoformatos para formatar dados organizados em tpicos.

Copiar dados de estrutura de tpicos

1. Se voc no vir os smbolos de estrutura de tpicos , e , clique no Arquivo, clique em O pes , clique na categoria Avanado e, em seguida, na seo Exibir opes para esta planilha , selecione a planilha e

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depois marque a caixa de seleo M ostrar smbolos de tpicos se uma estrutura de tpicos for aplicada . 2. Use os smbolos de estrutura de tpicos que sejam copiados. , e para ocultar os dados de detalhe que voc no deseja

Para obter mais informaes, consulte a seo Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tpicos. 3. Selecionar o intervalo de linhas de resumo. 4. Na guia Pgina Inicial , no grupo Edio , clique em L ocalizar e Selecionar e, em seguida, clique em Ir para .

5. Clique em Ir para Especial . 6. Clique em Somente Clulas Visveis . 7. Clique em O K e, em seguida, copie os dados.

Ocultar ou remover uma estrutura de tpicos

OBSERVAO

Nenhum dos dados excludo quando voc oculta ou remove uma estrutura de tpicos.

Ocultar uma estrutura de tpicos

1. Se voc no vir os smbolos de estrutura de tpicos , e , clique no Arquivo, clique em O pes , clique na categoria Avanado e, em seguida, na seo Exibir opes para esta planilha , selecione a planilha e depois marque a caixa de seleo M ostrar smbolos de tpicos se uma estrutura de tpicos for aplicada . 2. Exiba todos os dados clicando no nmero mais alto nos smbolos de estrutura de tpicos .

3. Clique no Arquivo, clique em O pes , clique na categoria Avanado e, em seguida, na seo Exibir opes para esta planilha , selecione a planilha e desmarque a caixa de seleo M ostrar smbolos de tpicos se uma estrutura de tpicos for aplicada .

Remover uma estrutura de tpicos

1. Clique na planilha. 2. Na guia Dados ,no grupo Tpicos , clique na seta ao lado de Desagrupar e, em seguida, clique em L impar estrutura de tpicos .

3. Se as linhas ou colunas ainda estiverem ocultas, arraste-as at os ttulos visveis de linha ou coluna em ambos os lados das linhas e colunas ocultas, aponte para O cultar & Reexibir no comando de grupo Formatar , no grupo Clulas da guia Pgina Inicial e, em seguida, clique em Reexibir L inhas ou Reexibir Colunas .
IMPORTANTE Se voc remover uma estrutura de tpicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes podero permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as at os nmeros de linha ou as letras de coluna visveis adjacentes s linhas e colunas ocultas. Na guia Pgina Inicial , no grupo Clulas , clique em Formatar , aponte para O cultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir L inhas ou Reexibir Colunas :

Criar um relatrio de resumo com um grfico

Imagine que voc deseje criar um relatrio de resumo de dados que exiba somente os totais acompanhados de um grfico desses totais. Em geral, voc pode seguir um destes procedimentos: 1. Criar um relatrio de resumo 1. Organizar os seus dados em tpicos. Para obter mais informaes, consulte as sees Criar uma estrutura de tpicos de linhas ou Criar uma estrutura de tpicos de colunas. 2. Oculte os detalhes clicando nos smbolos de estrutura de tpicos , e para mostrar apenas os totais conforme mostrado no seguinte exemplo de uma estrutura de tpicos de linha:

2. Para obter mais informaes, consulte a seo Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tpicos. 3. Criar um grfico do relatrio de resumo 1. Selecione os dados de resumo que voc deseja representar graficamente.

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Por exemplo, para somente representar em grfico os totais de Cardoso e Ribeiro, mas no os totais gerais, selecione as clulas A1 a C11 conforme mostrado no exemplo acima. 2. Crie o grfico. Por exemplo, se voc criar o grfico usando o Assistente de Grfico, ele ter a aparncia do exemplo a seguir.

OBSERVAO Se voc mostrar ou ocultar os detalhes da lista de dados organizada em tpicos, o grfico tambm ser atualizado para mostrar ou ocultar os dados.
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