Tendncias que iro mudar o futuro das redes sociais nas empresas

Inovao e Mais Produtividade nas Ferramentas de Comunicao Interna

NDICE 1. Apresentao 2. Tendncias para as RSC

a) Gesto social de tarefas b) Redes sociais corporativas com interface mvel c) Interfaces para pblicos externos d) E-learning por meio das redes sociais corporativas e) Integrao da rede com outras solues corporativas f) Software as a Service (SaaS) como padro definitivo

3. Implicaes e consequncias
a) Criao de um ponto de encontro virtual b) Comunidades especficas sero criadas c) Um gestor de comunidades se torna mais importante d) Uso das redes como ferramentas durante o trabalho e) Processos corporativos so registrados com facilidade f) Incentivo integrao tecnolgica dentro da empresa

4. Concluso

1. Apresentao
At 2016, 50% das grandes organizaes tero redes sociais corporativas (RSC). Deste porcentual, 30% usaro a tecnologia como instrumento essencial, no mesmo nvel de utilidade que telefones e e-mails tm hoje. As previses foram extradas de um estudo da Gartner divulgado no final de janeiro de 2013, que confirma uma tendncia: a adeso das empresas a esse tipo de soluo tende a crescer. Definir o que uma rede social corporativa ajuda a entender seu sucesso e aplicao. Trata-se de um sistema privado, controlado pelo cliente, com caractersticas e recursos dos sites de relacionamentos, como grupos de debate, ferramentas de mensagens instantneas e compartilhamento de imagens, vdeos e textos. Por meio desse tipo de soluo, o empresrio fornece um ambiente amigvel e interativo, similar aos sites que as pessoas esto acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa. As instituies que adotaram solues do gnero detectam benefcios para todo o corpo funcional. Segundo um estudo publicado em 2012 pelo instituto de pesquisa McKinsey Global Institute (MGI), a adoo de tecnologias sociais pode aumentar a produtividade dos colaboradores entre 20 e 25%. Isso se d porque a ferramenta incrementa a comunicao e a colaborao entre membros da empresa e parceiros aspectos visveis de forma mais explcita em uma rede social corporativa. As caractersticas das redes sociais corporativas foram assimiladas por alguns setores especficos, como os departamentos de recursos humanos. De acordo com uma pesquisa publicada em 2012 pela consultoria Silkroad, 67% dos gestores de RH usam essas ferramentas. Entre as principais funes, o estudo destaca o apoio nas campanhas de recrutamento e a aplicao em atividades de aprendizado e desenvolvimento pessoal.

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O exemplo do RH mostra que as ferramentas sociais internas comeam a se adaptar s empresas. No nosso trabalho, percebemos, cada vez mais, a criao de novos recursos dentro das redes corporativas para torn-las mais geradoras de valor. Pensando nisso, queremos expor neste e-book algumas tendncias que acompanharo essas solues nos prximos anos. Alm disso, vamos mostrar as consequncias destas inovaes para as empresas e sua rotina de trabalho. Boa leitura!

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2. Tendncias para as RSC

As ferramentas sociais corporativas tendem a incorporar recursos de outros sistemas internos para se adequarem s rotinas e s necessidades da organizao. Abaixo, separamos seis das principais tendncias que observamos para os produtos disponveis no mercado algumas ainda em fase beta, outras bem desenvolvidas. Na hora de escolher uma ferramenta para sua empresa, vale a pena ver se a soluo conta (ou, pelo menos, pretende contar) com algumas das inovaes abaixo:

a) Gesto social de tarefas

As redes corporativas vo incorporar recursos de gesto de projetos, em uma tendncia conhecida como Social Task Management (STM ou gesto social de tarefas). Por meio dessa tecnologia, o gerenciamento de aes ser integrado s ferramentas de comunicao interna, tornando o processo mais colaborativo. Pense, por exemplo, em uma agncia de publicidade: um job pode ser dividido em tarefas definidas para colaboradores especficos. Cada um deles ter noo do escopo do seu trabalho e das datas de entrega. J os gestores podero acompanhar o andamento do projeto e ver quais funcionrios esto mais ou menos engajados. No nosso blog, mostramos um caso de STM usado na ETS-Lindgren, empresa especializada em sistemas eltricos. A soluo usada por eles permite indicar como est o andamento de um projeto e a atuao de um determinado parceiro da companhia. Se o gestor desejar, pode bolar um relatrio em poucos minutos. Desta forma, as colaboraes entre usurios seriam orientadas pelas demandas da organizao, gerando solues autnticas, com a cara da instituio e seus componentes.

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b) Redes sociais corporativas com interface mvel

Os sites de relacionamento comerciais, como Facebook e Twitter, em contam com verses As mveis, que viabilizam a comunicao e o compartilhamento qualquer lugar. ferramentas corporativas podem usar esse recurso para promover a mobilidade com os dados da organizao, deixando a rede interna disponvel mesmo longe da empresa. Um aplicativo para dispositivo mvel seja tablet ou smartphone til para empresas com funcionrios em campo. Um prestador de servio pode, por exemplo, usar o sistema para pedir a ajuda dos colegas em um caso mais delicado. Com os recursos de colaborativismo das redes sociais corporativas, uma demanda do funcionrio passa a ser importante para todos, estimulando a cooperao entre os colaboradores, alm de dar mais velocidade resoluo dos problemas. Esse prestador de servio em campo pode, ainda, receber novas tarefas pelo celular, sem a necessidade de voltar at a sede s para pegar os dados da prxima demanda. A ferramenta pode ser usada como um meio de comunicao entre os colaboradores que no depende de localizao geogrfica. Se o funcionrio tem um dispositivo mvel com o aplicativo da rede social corporativa, ele estar conectado empresa em qualquer lugar com acesso a rede. Em suma, com uma rede disponvel para dispositivos mveis, possvel criar um ponto de encontro para todos os colaboradores em qualquer lugar. Com os aplicativos em verso mobile, possvel expandir os benefcios dessa ferramenta interna como a comunicao e o colaborativismo para alm da sede da empresa.

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c) Interfaces para pblicos externos

Muitas ferramentas corporativas disponveis no mercado esto organizadas de acordo com o domnio do e-mail da empresa. Por exemplo: s podero ingressar na rede da XYZ funcionrios com e-mails @XYZ.com.br. Essa uma boa forma de controlar o tipo e o nmero de membros inscritos no sistema. Porm, a incluso de uma pessoa prxima organizao, como um fornecedor ou um consultor, pode enriquecer os debates internos e ajudar a movimentar a rede. Da surge mais uma inovao: a rede aberta ou interface para pblicos externos. Com esse recurso, pessoas estratgicas para a organizao como prestadores de servio e outros parceiros podem entrar na rede social da empresa. O acesso pode ser total, com todos os privilgios de um colaborador, ou limitado por grupos de discusso ou funcionalidades. Esses usurios podem, por exemplo, dar suas sugestes em um debate sobre um novo servio ou conversar com um funcionrio por meio do mensageiro instantneo. importante destacar que, para uma soluo desse tipo dar certo, preciso garantir a privacidade dos usurios e a segurana das informaes da empresa. Uma ferramenta social corporativa com essa funo no precisa (e nem deve) dar margem para expor dados estratgicos. Afinal, a premissa de uma rede aberta aumentar o potencial do colaborativismo com as contribuies dos stakeholders, sem perder a confiabilidade no sistema.

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d) E-learning por meio das redes sociais corporativas

Na medida em que as redes sociais corporativas so adotadas pelas empresas, novos usos vo surgindo. Entre essas novas aplicaes, importante destacar as solues adaptadas para o ensino virtual (ou e-learning). Os meios digitais so usados para transmitir conhecimento e organizar aulas voltadas para a capacitao dos colaboradores. Em uma rede social corporativa, possvel criar grupos destinados aos assuntos que se pretende discutir. O modelo ideal integra iniciativas offline, como cursos e palestras, com aes dentro da ferramenta. Se o objetivo capacitar os funcionrios sobre segurana no trabalho, por exemplo, possvel criar um espao para postar textos, compartilhar vdeos e comear debates sobre o assunto. Recentemente, mostramos no nosso blog um interessante caso de rede social corporativa voltada para a educao. A corretora de seguros Marsh criou a University: uma plataforma interna voltada para a capacitao e a integrao entre os colaboradores. A iniciativa, focada em assuntos como finanas e administrao, permitia disseminar conhecimento e conversar com outros alunos sobre o assunto, com a possibilidade de criar perguntas e tirar dvidas com outros colegas. O sistema cresceu, outros cursos foram criados e a Marsh University tornou-se um case mundial de sucesso.

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e) Integrao da rede com outras solues corporativas

Uma rede social corporativa pode gerar uma srie de informaes sobre os colaboradores, as reas da empresa, produtos e servios, entre outros. Ela j se encarrega de armazen-los e, em alguns casos, organiz-los com a ajuda do usurio a criao de grupos para cada departamento um exemplo. Porm, as solues mais avanadas aproveitaro esses dados para alimentar outros sistemas usados pela empresa. A tendncia que ferramentas do gnero tenham alta capacidade de integrao. Em uma soluo conectada, a rede social corporativa funciona como um hub um ponto de encontro para todos os sistemas da empresa. As informaes geradas ali dentro alimentam o cadastro de ERPs e CRMs com dados sobre colaboradores, clientes e concorrentes. Outras ferramentas usadas nas empresas, como softwares de gerenciamento de projetos, podero estar ligados soluo, com atualizao constante. A rede social como hub traz resultados positivos para uma empresa que pretende trabalhar totalmente interligada. De acordo com o estudo divulgado em 2012 pela McKinsey Global Institute, solues voltadas interao ajudam as organizaes a ficarem totalmente conectadas, seja no aspecto tecnolgico (com melhorias na infraestrutura, especialmente na rede) ou no comportamental, com funcionrios trocando mais ideias e gerando conhecimento. Por fim, alm da integrao com os sistemas internos, novas tecnologias tambm podem conversar com os sites de relacionamento mais populares. Se um texto compartilhado via Twitter pode contribuir para um debate na empresa, por que no traz-lo para a rede interna? O caminho oposto tambm interessante: um link postado internamente pode ir para Facebook. Nestes casos, a ferramenta deve prever polticas de segurana, que evitem o compartilhamento de informaes estratgicas e/ou sigilosas.

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f) Software as a Service (SaaS) como padro definitivo

Antes de explicar essa tendncia, cabe definir as diferenas entre os dois modelos para redes sociais corporativas. No mais antigo deles, chamado de licena de uso (LU), o usurio compra ou aluga um aplicativo para ser usado de forma nativa, instalado nos servidores da empresa. Para us-lo, preciso ter uma infraestrutura para suportar o software, como servidores. Alm disso, muitos servios demandam o pagamento de um valor adicional de garantia para manter a verso atualizada. As restries econmicas e de infraestrutura prejudicam a implantao nas pequenas e mdias empresas. A segunda opo, mais atual, conhecida como Software as a Service (SaaS): trata-se de um aplicativo hospedado na nuvem, sem a necessidade de uma infraestrutura especfica, demandando apenas uma assinatura com valor proporcional ao nmero de usurios. Como o software est na nuvem, no necessrio investir em manuteno ou pessoal especializado para manipul-lo, pois o banco de dados e demais informaes estaro armazenadas no fornecedor. Alm disso, voc sempre tende a usar sempre a verso mais atual do aplicativo, sem custo adicional. A verso cloud permite que instituies de todos os tamanhos aproveitem os benefcios dessa ferramenta interna. Na nossa experincia no setor, observamos que a tendncia ver o modelo SaaS se consolidar como padro do mercado. A adoo da dessa tecnologia marca uma transio do mercado: da antiga intranet instalada nos servidores da empresa sem integrao com os outros sistemas e com pouca margem para a colaborao dos usurios para a rede social corporativa, disponvel em qualquer lugar, via web, com recursos que incentivam a troca de ideias e a comunicao.

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3. Implicaes e consequncias:
Todas essas tecnologias que apresentamos tm o objetivo de integrar a rede social corporativa s tecnologias e cultura da instituio. Esses novos atributos acabam influenciando a organizao e gerando efeitos positivos para todos os colaboradores. Abaixo, separamos seis benefcios que as ferramentas inovadoras de comunicao interna podem trazer para a sua empresa aps uma implantao eficaz:

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@@ a) Criao de um ponto de encontro virtual

Imagine aderentes uma e ferramenta engajados, com que usurios tomaram Alm de referncia confivel de informao, a rede social corporativa pode incentivar a integrao entre os colegas. Ela funciona como um lugar no qual toda a equipe pode ser encontrada. Com um espao para a conversa e a troca de ideias, os colaboradores se sentem mais integrados ao ambiente da empresa. Alm disso, o departamento de Recursos Humanos pode promover aes de melhoria do clima organizacional, como a divulgao de eventos corporativos e premiaes internas para os funcionrios com bom desempenho em alguma rea.
1.

conscincia do seu potencial colaborativo. Somado a isso, pense em uma soluo com interface mvel, disponvel na nuvem para qualquer funcionrio (e at alguns fornecedores, por conta das tecnologias de rede aberta). Os altos ndices de disponibilidade de rede e adeso ajudam a transformar a rede social corporativa em referncia para todos os colaboradores. Uma ferramenta de comunicao interna consistente ajuda a combater os focos de desinformao que podem surgir dentro de uma empresa, como a fofoca e os comentrios maldosos. O colaborador que busca uma informao confivel tende a procurar a rede social corporativa, consolidando-a como canal oficial de contato com a equipe.1

Se voc tem interesse em comunicao interna, produzimos um material somente sobre esse assunto. Baixe gratuitamente nosso e-book Comunicao Corporativa: Desafios, Planos e Solues Tecnolgicas.

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@@ b) Comunidades especficas sero criadas

Dentro de uma rede social corporativa, possvel criar grupos de usurios, abertos para quem quiser ingressar, ou fechados, focados no compartilhamento de contedos especficos. possvel dividir, por exemplo, cada departamento de uma instituio. Desta forma, os gestores podem divulgar recados para um determinado setor empresa: a tabela de folgas da frente de caixa, o novo modelo de uniforme para os vendedores, uma mensagem direta para os profissionais de RH, entre outros. Alm de cada departamento ter o seu grupo, possvel agrupar colaboradores para finalidades especficas. Um grupo de melhoria de processos em TI, por exemplo, pode reunir administradores e profissionais da tecnologia para analisar as prticas feitas na empresa e sugerir melhorias. A funo tambm pode ser usada no lanamento de um novo produto, convidando os funcionrios a compartilharem opinies e sugestes.

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@@ c) Um gestor de comunidades se torna mais importante

Com tantos grupos e subdivises dentro da ferramenta, preciso contar com um profissional que d mais ateno para o sistema algo esperado para qualquer soluo de comunicao interna. Quanto mais importante for a rede social corporativa para a empresa, maior ser a utilidade de um gestor de comunidades: o funcionrio designado para estimular e mediar debates, alm de garantir o cumprimento das normas de convivncia e tica dentro do espao virtual. O gestor de comunidades precisa acompanhar os debates pblicos feitos dentro da rede social corporativa para garantir a discusso saudvel. Ele tambm pode promover tpicos para incentivar a adeso dos funcionrios rede e estimular o colaborativismo. Esse profissional tambm pode atuar como portavoz dos gestores, administrando os canais oficiais e divulgando informaes de interesse da empresa. Com essa descrio, o trabalho do gestor de comunidades parece ser difcil. Garantimos: no . Essa tarefa no precisa tomar 100% do tempo dele. Um profissional com mais contato com a ferramenta seja do RH, do marketing, da tecnologia ou de outra rea pode colocar essa funo entre as outras atribuies. Independente do modelo escolhido pela empresa, importante que a rede social corporativa conte com um responsvel, garantindo seu uso com responsabilidade e estimulando o esprito colaborativo na instituio.

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@@ d) Uso das redes como ferramentas durante o trabalho

Alguns gestores pensam que as solues de comunicao interna funcionam como um espao institucionalizado para a procrastinao. No caso das redes sociais corporativas, o aspecto similar aos sites de relacionamento pode dar essa falsa impresso. A nossa experincia nessa rea mostra o oposto: elas so ferramentas de trabalho, teis em diferentes aspectos. E, com as evolues tecnolgicas, elas tendem a se tornar cada vez mais importantes nas situaes mais complexas. Um dos exemplos prticos mais explcitos o uso das solues mveis para um profissional em campo. Com seu smartphone conectado, um funcionrio fora da sede pode tirar dvidas online ou fazer uma consulta com a equipe instantaneamente. Ao receber uma resposta, ele ser notificado na hora. A tecnologia atua, nesse caso, como facilitadora e fonte de conhecimento para uma situao complexa.

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@@ e) Processos corporativos so registrados com facilidade

A situao que descrevemos no pargrafo anterior tambm serve de exemplo para mais uma consequncia da evoluo das ferramentas sociais corporativas: o registro de processos corporativos. A pergunta que o colaborador fez para os colegas pode ser facilmente registrada e indexada. Caso mais algum passe por uma situao parecida, pode consultar o banco de dados interno e ver as possveis solues. No foi preciso criar um chamado ou um registro formal de demanda: a prpria rede tratou de gravar o problema internamente. Essa funo de pode Social ter grande utilidade e os profissionais envolvidos. Se, no futuro, a empresa encarar situao semelhante, a equipe ter uma base documentada para dar suporte na prxima empreitada. O registro til, tambm, para a melhoria de processos corporativos. possvel, por exemplo, analisar um projeto que foi montado dentro da rede social corporativa e pensar em aes diferentes que podem ser tomadas no futuro. A equipe pode, inclusive, usar essas informaes para gerar documentos sobre certos procedimentos-padro, baseados no que est gravado na ferramenta de comunicao interna.

no trabalho de gesto de projetos. Com solues Task Management integradas s redes sociais corporativas, possvel registrar cada tarefa relacionada, os problemas detectados durante a execuo

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@@ f) Incentivo integrao tecnolgica dentro da empresa

A integrao de todas as tecnologias de uma empresa o sonho de boa parte dos departamentos de TI. As redes sociais corporativas podem ajudar neste processo, como um canal de gerao e alimentao de dados para todos os sistemas presentes dentro de uma instituio, como ERPs e CRMs. Contar com um grande hub de dados internos garante a assertividade das aes. Afinal, as informaes no precisam ser convertidas ou cadastradas manualmente em outro banco de dados, o que reduz falhas humanas e aumenta a preciso do que registrado nos servidores da empresa.

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4. Concluso
No decorrer desse texto, apresentamos algumas das inovaes que vo se desenvolver dentro do universo das redes sociais corporativas. Mais aplicaes podem surgir durante o tempo, e natural que surjam. Afinal, uma ferramenta desse porte precisa estar alinhada com os objetivos da empresa em todos os nveis para isso, alguns incrementos podem ser teis. Quem ganha, em todos os casos que expusemos, a instituio. Todas as tendncias que apresentamos fundamental. Se voc quer comear um projeto de rede social corporativa na sua instituio, recomendamos a leitura do material que produzimos sobre o assunto: Sua empresa est preparada para ter uma rede social corporativa?, disponvel gratuitamente para download. Se voc busca nosso com mais Blog textos informaes da novos rede sobre social

tendncias e inovao para esses sistemas, acompanhe corporativa, publicados

toda semana. E se voc quer se aprofundar no assunto, d uma olhada nos e-books que produzimos sobre o tema so todos gratuitos e esto disponveis na nossa pgina de materiais educativos sobre redes sociais corporativas. Por fim, se voc busca uma rede social corporativa para sua empresa, experimente a ferramenta que desenvolvemos: a SocialBase. Voc pode se cadastrar neste link e testar a soluo no plano gratuito.

reforam as principais funes que uma rede social corporativa tm dentro de uma empresa: estimular a colaborao, fomentar a inovao e aumentar a produtividade. Esperamos que as direes que apontamos durante o texto ajudem sua empresa a alcanar esses trs objetivos. Os impactos que descrevemos no texto so esperados em organizaes com uma rede social corporativa madura, um status que demanda tempo, trabalho e engajamento. Para obter sucesso, um bom projeto de implantao

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