Filtros avanzados: tres ventajas importantes

Como te deca anteriormente los autofiltros (las flechitas) no necesitan demasiadas explicaciones, son rpidos y directos, sin complicaciones. Sin embargo los filtros avanzados no son tan directos y tan cmodos de utilizar. Entonces, qu razones hay para usarlos? Fundamentalmente hay tres ventajas de los filtros avanzados frente a los autofiltros. Una es la variedad de criterios, es decir, la posibilidad de filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a su vez condiciones Y con condiciones O. Por ejemplo, necesito una lista de los alumnos que han sacado ms de un 5 en matemticas y ms de un 7 en conocimiento del medio, pero solo en el tercer trimestre. Aqu hay que jugar con tres campos (asignatura, nota y trimestre) y mezclando condiciones Y con condiciones O. Esto no lo pueden hacer los autofiltros, al menos en la versin 2003 de Excel. La segunda ventaja de los filtros avanzados es la posibilidad de sacar el resultado del filtro en otro lugar, es decir, no estropear la tabla original. De esta manera la tabla se mantiene intacta mientras que el resultado se refleja en otra zona, incluso en otra hoja aunque a priori parezca que no se puede. Al sacar el resultado en otra zona tambin se pueden elegir los campos (columnas) que se quieren visualizar en la tabla filtrada, esta sera la tercera ventaja a mi modo de verlo. Para poder hacer un filtro avanzado Excel necesita saber tres cosas: dnde est la tabla original, dnde est el rango de criterios y donde quieres que saque el resultado del filtro (si es que quieres que se copie a otro lugar). Qu es un rango de criterios? Es un conjunto de celdas donde se pondrn las condiciones para filtrar la tabla. Consiste en los nombres de campos por los que vas a preguntar y debajo las condiciones. Por ejemplo, si necesito sacar los alumnos de Madrid mayor de 30 aos deberas tener en algn lugar de la hoja de clculo algo como lo siguiente:

La palabra Ciudad y Edad deben estar escritas igual que en la cabecera de la tabla original (maysculas o minsculas no importan), por eso lo mejor es que uses copiar y pegar. En nuestro caso eso sera el rango de criterios (B3:C4). Los criterios pueden ser muchos y muy enrevesados pero hay una regla que debes tener clara, si los criterios estn en la misma fila es un Y y si los criterios estn en distinta fila es un O (Access aplica la misma tcnica en los criterios de sus consultas). En la imagen anterior diras que quieres los alumnos cuya ciudad es Madrid y tienen ms de 30 aos pero muy diferente sera preguntar por los de Madrid o que tengan ms de 30 aos, en este caso el rango de criterio sera (B3:C5):

En este juego hay que tener cuidado con nuestra forma de hablar que a veces parece que se contradice con estas reglas. Por ejemplo si quiero ver los alumnos de Madrid y Sevilla realmente quiero decir un O porque nadie es de Madrid y Sevilla a la vez, esto sera Madrid y debajo Sevilla. Cmo escogeras los alumnos de Madrid y Sevilla mayor de 30 aos? De la siguiente forma (B3:C5):

Observa que Madrid y Sevilla estn unidos por un O (estn uno debajo de otro) aunque en mi forma de hablar diga Y, y nota igualmente que el >30 lo pones dos veces aunque en la frase lo nombras una sola vez. Creo que las normas de los rangos de criterios han quedado claras y que jugando con los Y y con los O puedes hacer cualquier filtro que te propongas. Adems quera comentarte que tambin puedes jugar con los comodines, ya sabes, el asterisco (*). Sabes que el asterisco suele ser el comodn universal y que puedes usarlo para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida. Por ejemplo si necesito una lista de los jefes de cualquier departamento que estn en turno de tarde podr hacer lo siguiente:

Esto te sacar tanto los Jefes de mantenimiento como los Jefes de RRHH que estn de tarde. Bueno, hasta aqu la teora, pero cmo se realiza este proceso? Empiezo por Excel 2003.

Supn que tienes la tabla del Ejercicio 11 delante y te piden todos los productos de la categora Bebidas ms caros de 15 euros. Est claro que tenemos que fabricar un rango de criterios con algn campo que contenga el precio y con otro que indique la categora. En este caso ve a la cabecera de la tabla y copia los campos Categora y PrecioUnidad y pgalos, por ejemplo, al final de la tabla, en la celda A85. Debajo escribe los criterios, de manera que quede como en la imagen:

Por otro lado piensa a partir de que celda quieres que salga el resultado, por ejemplo a partir de la celda A90. Pero, una pregunta, quieres que el resultado contenga todos los campos (columnas) de la tabla original, o slo algunas columnas que t elijas? Imagina la segunda posibilidad, que el resultado solo quieres que contenga las columnas NombreProducto, Proveedor, Categora y PrecioUnidad. Pues aqu viene otro truco bastante desconocido; vas a copiar los nombres de los campos que te interesa obtener en la zona a partir de la cual quieres el resultado del filtro, en nuestro caso copia de la tabla original los nombres de campos que acabamos de mencionar y pgalos, por ejemplo, en la celda A90, de manera que quede as:

Sabes que ocurre? Que ya tienes todos los ingredientes necesarios para realizar el filtro avanzado: Una tabla original (A3:J80), un rango de criterios (A85:B86) y una zona de resultados con una cabecera escogida por ti (A90:D90). Para mi gusto hay un detalle que, aunque no es imprescindible, te ayudara a hacer el proceso ms rpido sobre todo si tienes que hacer varios filtros. La tabla original es incmoda de seleccionar cada vez que vayas a hacer un filtro avanzado y haya que decirle a Excel el rango exacto donde se encuentra. Lo mejor es dar un nombre al rango de la tabla, de esta manera podrs usar ese nombre cada vez que necesites filtrar y tengas que hacer referencia a la tabla. Para ello seleccionas toda la tabla (A3:J80) y encima de la columna A vers un hueco que si acercas el ratn dice cuadro de nombres. Ah puedes hacer clic, escribir por ejemplo productos y dar a Intro. De esta manera acabas de nombrar un rango:

Perfecto, con todo esto vamos a ver el proceso de aplicacin del filtro avanzado. Empiezo con Excel 2003. Estando en cualquier lugar de la hoja debes ir al men Datos, Filtro, Filtro avanzado, te aparecer un cuadro como el siguiente:

En l tendrs que indicar los tres elementos mencionadas antes: el lugar donde se encuentra la lista o tabla original, la ubicacin del rango de criterios y la zona donde quieres que se copie el resultado (marcando previamente la opcin de Copiar a otro lugar. Esto lo puedes hacer ubicndote en cada casilla del cuadro de dilogo y seleccionando el rango con el ratn sin necesidad de escribirlo.

El hecho de que aparezcan las referencias con dlares o sin ellos no tiene importancia, pero observa que para indicar el rango de la lista no he tenido que seleccionar nada, me ha bastado con escribir el nombre de rango que dimos: productos. Al pulsar en Aceptar tendrs el resultado donde queras. Y si donde queras es otra hoja distinta a donde se encuentra la tabla original? Es decir, y si tienes la tabla en una hoja pero copias la cabecera de los campos que quieres obtener en otra hoja diferente (el rango de criterios es indiferente donde se encuentre)? Pues muchos me diris que no se puede porque lo habis intentado y sale el siguiente aviso:

Efectivamente, los datos de destino, es decir, los datos resultantes de hacer el filtro slo pueden aparecer en la hoja activa. Pues hagamos que la hoja de destino sea la hoja activa. Es decir, empieza el proceso desde la hoja de destino. Tienes la tabla o lista original en una hoja, y quieres que el resultado vaya a otra hoja, pues bien, colcate en cualquier celda de esa otra hoja antes de entrar en el men Datos, filtro, filtro avanzado. De esta manera haces todo el proceso desde la hoja de destino. Prubalo y vers. Por cierto, qu ocurre si en el apartado de rango de criterios no pones nada? Pues que estars haciendo un filtro avanzado sin criterios, es decir, obtendrs un resultado de todos los registros (filas) que hay en la tabla original y de los campos (columnas) que hayas elegido en Copiar a:

Y si no creas una cabecera con los campos que quieres obtener como resultado? Tendrs un filtro con los registros que cumplan el rango de criterios pero con todos los campos (columnas) de la tabla original como resultado a partir de la celda que indiques:

Todo este proceso que acabas de ver sera muy parecido si lo realizas en Excel 2007 o 2010, cambiara nicamente la manera de acceder al comando de filtro avanzado. En ambos casos se encuentra en la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar. Ah podrs ver el botn de Avanzadas.

Y con esto terminamos este gran mini-tutorial sobre los filtros avanzados de Excel. Si has llegado hasta aqu sin pegar ninguna cabezada sobre el ordenador seguro que has aprendido algunas cosas nuevas. Recuerda que lo ms importante es practicar, as que si tienes alguna hoja de Excel a mano aprovecha y pregunta a los datos, sus respuestas te dirn si vas por el camino correcto.