Nocin de Presupuesto Tomado de: Presupuestos - Enfoque moderno de planeacin y control de recursos Burbano Ruz Jorge E.

Editorial Mc Graw Hill ---<>--Suponga que un grupo de estudiantes universitarios planea una excursin, luego de haber culminado exitosamente los exmenes de ltimo semestre con el cual finalizan su carrera. Los integrantes acuerdan que ser un viaje a la Isla de San Andrs y, una vez definido lo que harn, eligen un comit organizador, el cual se formula los siguientes interrogantes: Cmo recoger los fondos necesarios para el transporte?, o, los participantes sacarn dinero de su bolsillo para tal efecto? Cuntas personas irn al paseo? Con cul empresa de servicios areos contratarn el transporte? Cul ser el monto del transporte por persona? Cunto dinero se requiere para gastos de hotel y alimentacin? Qu sitios visitarn? Cuntos das permanecern en la isla? Despus de varias reuniones para deliberar, y luego de hacer averiguaciones en diferentes compaas de transporte areo, el comit concluye lo siguiente: Asistirn 40 personas Viajarn por Avianca Permanecern 5 das Visitarn algunos sitios tursticos El costo estimado por diferentes conceptos sera: Transporte areo Hotel (5 das a $8000) Alimentacin (2 comidas diarias a $600 c/u) Visitas a sitios recreacionales Otros $ 2 800 000 1 600 000 240 000 40 000 20 000 ----------------$ 4 700 000 La cuota por persona est en funcin del costo total del viaje, del nmero de personas que realmente asistirn y de la forma en que deseen pasarla los participantes. El comit decide asignar una cuota fija para cubrir los costos, con un margen adicional para el caso de que no viajen todas las 40 personas. Se decide, entonces, aumentar en $100 000 el estimado de gastos, para un total de $ 4 800 000. Este importe, dividido entre los participantes, da un total de $ 120 000 por persona.

El mismo problema que se plantea el grupo (el planeamiento para la debida utilizacin de los recursos escasos) afecta tambin al administrador de cualquier tipo de organizacin. El empresario debe planear la manera de obtener utilidades a travs de la realizacin de diferentes actividades coherentes. El obrero tendr que distribuir los limitados ingresos que percibe mensualmente en alimentacin y vivienda as como en necesidades prioritarias dejando un pequeo margen, si las circunstancias lo permiten, para acumular y posteriormente gastarlos en vestido. El ama de casa ha adquirido fama de ser la que mejor prepara, ejecuta y controla su presupuesto familiar. En fin, cualquier persona, sea natural o jurdica, es sujeto de presupuesto porque siempre ha tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que pueda suceder, ideando mecanismos o analizando estrategias, para hacer frente a circunstancias inciertas. Limitando un poco el campo de aplicacin, el estudio se enfocar al uso del presupuesto en el sector privado, el cual desarrolla actividades diferentes, encaminadas hacia la ejecucin de una buena gestin administrativa. Entonces, surge una inquietud: hablamos de procedimientos genricos para la confeccin de presupuestos en cualquier tipo de empresa? Lgico es pensar que, aunque las organizaciones tienen varios aspectos comunes, otros no lo son y, por lo tanto, estas pautas se disean para aplicarlas a empresas de transformacin las cuales tienen muchos aspectos comunes con los que presentan otras clases de organizaciones. La justificacin es concreta El empresario del sector privado, o los accionistas, no podrn dejar que su empresa marche sin rumbo definido. Tendrn que fijar metas razonables acordes con sus limitados recursos, alcanzables en un determinado perodo. Para lograr las metas propuestas, debern generar planes y acciones que proporcionen ingresos suficientes para cumplir con los costos y desembolsos necesarios, procurando obtener una buena tasa de rendimiento sobre la inversin.