MANCOMUNIDAD LOS CINTIS

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS

MUNICIPALIDAD DE SAN LUCAS

FIRMA Y SELLO ALCALDE MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL SUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y MODALIDAD: COMPRAS Y CONTRATACIONES MENORES SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES MEDIANTE COTIZACIONES (Bs.501.- hasta Bs.100.000.- Bienes) 1. UNIDADES RESPONSABLES: OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA Departamento Administrativo Financiero 2. ALCANCE: Los trmites definidos en este procedimiento son de obligatorio cumplimiento por el Alcalde Municipal y dependencias inmediatas inferiores, que tengan necesidad de efectuar compras de bienes, cuyos precios se encuentren dentro de la cuanta de compras y contrataciones menores. 3. NORMAS DE OPERACIN: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. La autorizacin de inicio de compra ser emitida por el Alcalde Municipal (RCM), el mismo que adjudicar la compra y firmar la Orden de Compra. Para las compras de bienes se requieren por lo menos dos cotizaciones u ofertas de los proveedores y se cancelarn exclusivamente mediante cheque. El Departamento Administrativo Financiero habilitar y mantendr actualizado un Kardex de Proveedores El plazo mximo del trmite de compra es de 15 das calendario Las siguientes son las cuantas y documentos requeridos: De Bs.501.- hasta Bs.40.000.- Especificaciones Tcnicas De Bs.40.001.- hasta Bs.100.000.- Pliego de Condiciones Resumido

4. OBJETIVOS: 4.1. 4.2. 4.3. Garantizar la oportuna adquisicin de los bienes que requiere la Municipalidad Identificar a los responsables de solicitar, autorizar, adjudicar, registrar y pagar las compras Documentar las compras

5. DESCRIPCION: INSUMOS O REQUERIMIENTOS

Formulario de Solicitud de Compra Inclusin del requerimiento en el POA aprobado y PAC Partida presupuestaria aprobada, fuente de financiamiento asegurado y Certificacin Presupuestaria

P R O C E D I M I E N T O
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1. Realiza el requerimiento de la compra del bien al Alcalde Municipal, adjuntando las Especificaciones Tcnicas o Pliego de Condiciones Resumido. Aprueba la solicitud y autoriza la compra. INSTRUMENTO/ DOCUMENTO Form. Solicitud de Compra Especif. Tcnicas o, Pliego Resumido Id. PLAZO 1 da RESPONSABLE Jefe de la Solicitante Alcalde (RCM) Unidad

2.

2 das

Municipal

Elaborado por: Lic. Adm. Vctor Rojas Miranda, Consultor Individual en Sistemas Administrativos. Diciembre 2003

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3.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL SUBSISTEMA DE CONTRATACION BIENES El Tcnico del Dpto. Administrativo Financiero llena el Form. DE Solicitud de 3Y das para SERVICIOS Form. Solicitud de Cotizacin y obtiene por lo menos 2 Cotizacin presentar
cotizaciones u ofertas, requiriendo la presentacin de fotocopia del RUC y fotocopia de la Tarjeta Empresarial si el oferente es Micro o Pequea Empresa Ofertas ofertas

Tcnico Dpto. Admin. Financiero Proveedores

4.

Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones o califica segn el sistema de calificacin establecido en el Pliego Resumido, y emite la recomendacin de adjudicacin, al Alcalde Municipal. En la calificacin se tomar en cuenta: Precio ofertado Calidad de los bienes ofertados Plazo de entrega Garanta de los bienes ofertados, si corresponde Otros aspectos tcnicos que sean necesarios

Cuadro Comparativo de Cotizaciones

2 das

Tcnico Dpto. Admin. Financiero

5. 6.

Adjudica la mejor oferta firmando al pie del Cuadro Comparativo de Cotizaciones Notifica al proveedor adjudicado. Si es Micro o Pequea Empresa solicita el original de la Tarjeta Empresarial Llena el Form. Orden de Compra y remite a la firma del Alcalde Municipal Firma el Form. Orden de Compra Recibe el bien y emite el Acta de Recepcin (bien sujeto a verificacin y/o recepcin definitiva). Participan un Concejal Municipal y un representante del Comit de Vigilancia, invitados para fiscalizar y ejercer el control social, respectivamente

Cuadro Comparativo de Cotizaciones Notificacin

1 da 24 horas

Alcalde municipal Jefe del Dpto. Admin. Financiero Tcnico Dpto. Admin. Financiero Alcalde Municipal Jefe del Dpto. admin. Financiero Un Rep. U. Solicitante Un Concejal Municipal Un Rep. del CV Jefe Dpto. Admin. Fin. Tcnico Dpto. Admin. Fin.

7. 8. 9.

Form. Orden de Compra Form. Orden de Compra Acta de Recepcin

2 das 1 da 1 da

10. registra, contabiliza y paga la compra, con el respaldo del Acta de Recepcin, Orden de Compra y RUC del proponente adjudicado.

Comprobante Contable

1 da

RESULTADOS O PRODUCTOS
Bien adquirido oportunamente Compra del bien adecuadamente documentado

Elaborado por: Lic. Adm. Vctor Rojas Miranda, Consultor Individual en Sistemas Administrativos. Diciembre 2003