1) O que documento arquivstico?

Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

2) O que um documento arquivstico convencional?

um documento arquivstico produzido, tramitado e armazenado em formato no digital. So exemplos de documentos arquivsticos convencionais os registrados em papel, pergaminho, pelcula, fita audiomagntica, fita videomagntica, dentre outros.

3) O que um documento arquivstico eletrnico?

um documento arquivstico codificado em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de um equipamento eletrnico. So exemplos de documentos arquivsticos eletrnicos fita audiomagntica, fita videomagntica, documentos processados por computador, enfim, todos os documentos que precisam de equipamentos eletrnicos para serem acessados.

4) O que um documento arquivstico digital?

um documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados.

5) O que um documento arquivstico original?

o primeiro documento completo e efetivo. O documento completo se apresenta na forma estabelecida pelo autor e/ou pelo sistema jurdico que o autoriza. O documento primeiro, ou primitivo, o primeiro a ser produzido de forma completa. O documento efetivo aquele capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido. O documento tem que ser assinado, enviado e recebido. No ambiente eletrnico a qualidade de original dada conforme a rota do documento dentro do sistema informatizado de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia.

6) O que documento arquivstico confivel?

o documento que possui a capacidade de sustentar os fatos a que se refere. Para tanto, h que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criao bem controlados. A confiabilidade est relacionada ao momento da sua produo e veracidade do seu contedo.

7) O que documento arquivstico autntico?

o documento que possui a qualidade de ser o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. A autenticidade do documento est relacionada com a forma de transmisso e estratgias de custdia e preservao.

8) O que organicidade, ou relao orgnica, no conceito de documento arquivstico?

uma caracterstica do documento arquivstico, que expressa as relaes que este mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.

9) O que gesto arquivstica de documentos?

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

10) O que sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)?

um sistema que compreende um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico da gesto arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , ambientes que incluem documentos digitais e convencionais. Um SIGAD tem que contemplar as seguintes funcionalidades: plano e cdigo de classificao; captura; avaliao e destinao (aplicao da tabela de temporalidade); pesquisa, localizao e apresentao; segurana; armazenamento e preservao. Pode incluir ainda outras funcionalidades como: tramitao e fluxo de trabalho; usabilidade; interoperabilidade; disponibilidade; desempenho e escalabilidade.

11) O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) pode ser considerado um sistema informatizado de gesto de documentos arquivsticos (SIGAD)?
Um GED pode ser considerado um SIGAD, se incluir as funcionalidades descritas no item anterior, contemplando desde a produo dos documentos at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Se o GED no considerar as funcionalidades essenciais de um SIGAD, ser apenas um recurso para gerenciar informao, no garantindo as caractersticas fundamentais dos documentos arquivsticos (originalidade, confiabilidade, autenticidade e organicidade), bem como a sua preservao.

12) O que uma mensagem de correio eletrnico (e-mail)?

um documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrnico. O email composto por cabealho com metadados (remetente, destinatrio, data e hora, assunto), texto e assinatura. s vezes vem acompanhado de anexos que so transmitidos com a mensagem.

13) Uma mensagem de correio eletrnico (e-mail) um documento arquivstico digital?

Um e-mail pode ser considerado um documento arquivstico digital, se estiver previsto no programa de gesto de documentos da organizao. Como documento arquivstico, deve estar completo, ser criado por pessoa autorizada e redigido de acordo com normas oficiais de comunicao. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o arquivamento de forma a garantir sua autenticidade. As mensagens de correio eletrnico consideradas como documentos arquivsticos devem ser capturadas para o SIGAD.

14) Como uma mensagem de correio eletrnico pode ser considerada um documento oficial se no contm assinatura?
A mensagem de correio eletrnico pode ser considerada um documento oficial, desde que esteja contemplada no programa de gesto arquivstica de documentos, registre as atividades da organizao e incorpore procedimentos de segurana que garantam a autenticidade do documento. Mesmo uma mensagem de correio eletrnico sem assinatura digital tem a identificao do originador, isto , a pessoa designada no endereo eletrnico no qual a mensagem foi enviada. O originador , portanto, quem responde oficialmente pelas mensagens.

15) A mensagem de correio eletrnica impressa um documento original?

No. As mensagens recebidas por meio de correio eletrnico que forem impressas e inseridas em processos em papel so cpias do documento digital original, o e-mail. Essa cpia impressa tem que incluir metadados de autor, originador, destinatrio, assunto, data e hora do envio e recebimento e indicao de anexos a fim de validar as atividades registradas nesse documento. recomendado que essa cpia impressa seja autenticada pelo funcionrio responsvel.

16) Um website um documento arquivstico digital?

Um "website" pode ser considerado um documento arquivstico digital, desde que esteja contemplado no programa de gesto de documentos e registre as atividades da organizao que o produziu. Entretanto, por se tratar de uma publicao, um "website" tambm pode ser considerado um documento bibliogrfico.

17) Quando um documento digitado e depois impresso, qual deles o original?

Depende do contexto em que se d a produo do documento. Se o documento digitado em processador de texto impresso, assinado, tramita e arquivado em papel, este ser considerado original. Neste caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produo do documento em papel. Outra situao ocorre quando o documento produzido em sistema informatizado, assinado, tramitado e arquivado em meio digital. Neste caso, a impresso em papel eventual e o documento da resultante considerado uma cpia.

18) O que captura de um documento arquivstico digital?

a incorporao de um documento ao sistema informatizado de gesto arquivstica, por meio de registro (atribuio de identificador nico, data), classificao (cdigo) e arquivamento.

19) Qual a diferena entre documento digital e documento digitalizado?

O documento digital um documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. A digitalizao o processo de converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado como um escner. Geralmente, utilizada para reproduo e acesso de documentos convencionais a fim de agilizar a sua pesquisa e localizao. A digitalizao tambm pode ser utilizada no processo de capturar documentos arquivsticos convencionais para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e capturado pelo sistema um documento arquivstico digital e, desta forma, obedecer aos mesmos procedimentos e operaes tcnicas da gesto arquivstica como tramitao, armazenamento e destinao.

20) O que preservao digital?

o conjunto de aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo. Devem alcanar todas as caractersticas essenciais: fsicas (suporte), lgicas (software e formato) e conceituais (contedo exibido). As aes de preservao digital tm que ser incorporadas desde o incio do ciclo de vida do documento. Tradicionalmente, a preservao de documentos arquivsticos se concentra na obteno da estabilidade do suporte da informao. Nos documentos convencionais, o contedo e o suporte esto intrinsecamente ligados, dessa forma a manuteno do suporte garante a preservao do documento. Nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno da autenticidade e do acesso. As aes de preservao podem implicar mudanas de suporte e formatos, bem como atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem essas intervenes peridicas.