CURSO OUTLOOK

DEPARTAMENTO COMERCIAL

Diciembre del 2009

SUMARIO
1 INTRODUCCIN .....................................................................................................................................3

1.1

Descripcin .........................................................................................................................................3

ESTRUCTURA OUTLOOK..........................................................................................................................4

2.1

Descripcin .........................................................................................................................................4

2.2

Estructura ...........................................................................................................................................4

GESTIN DEL CORREO ...........................................................................................................................5

3.1

Descripcin .........................................................................................................................................5

3.2

rea de gestin del correo ..................................................................................................................5

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5

Carpetas personales .......................................................................................................................... 6 Bandeja de entrada ........................................................................................................................... 7 Creacin de correos electrnicos.......................................................................................................... 8 Organizacin de correos electrnicos.................................................................................................. 10 Reglas sobre el correo electrnico...................................................................................................... 11

3.3

EJERCICIOS ......................................................................................................................................12

GESTIN DE LOS CONTACTOS ..............................................................................................................13

4.1

Descripcin .......................................................................................................................................13

4.2

Acceso...............................................................................................................................................13

4.3

Estructura .........................................................................................................................................13

4.4

Crear un contacto..............................................................................................................................14

4.5

Consultar contactos (vistas) .............................................................................................................15

4.6

Gestin contactos .............................................................................................................................15

4.7

Ejercicios ..........................................................................................................................................16

GESTIN DEL CALENDARIO..................................................................................................................17

5.1

Descripcin .......................................................................................................................................17

5.2

Acceso...............................................................................................................................................17

5.3

Estructura .........................................................................................................................................17

5.4

Crear una cita ...................................................................................................................................19

5.4.1 5.4.2 5.4.3

Creacin de citas particulares............................................................................................................ 19 Creacin de citas compartidas ........................................................................................................... 20 Creacin de citas peridicas .............................................................................................................. 21

5.5

Ejercicios ..........................................................................................................................................22

GESTIN DE TAREAS ............................................................................................................................23

6.1

Descripcin .......................................................................................................................................23

6.2

Acceso...............................................................................................................................................23

6.3

Estructura .........................................................................................................................................23

6.4

Crear una tarea .................................................................................................................................24

6.4.1

Asignacin de tareas ........................................................................................................................ 24

6.5

Ejercicios ..........................................................................................................................................25

GESTIN DEL DIARIO ..........................................................................................................................26

7.1

Descripcin .......................................................................................................................................26

7.2

Acceso...............................................................................................................................................26

7.3

Estructura .........................................................................................................................................26

7.4

Crear una entrada .............................................................................................................................27

7.5

Ejercicios ..........................................................................................................................................27

1 Introduccin
1.1 DESCRIPCIN
Este curso pretende dotar al departamento comercial de unos primeros conocimientos en el uso de Microsoft Outlook 2003 como herramienta de comunicacin y gestin de informacin, previo paso al uso de una herramienta CRM.

PRETENDEMOS HACER UN CAMBIO DE HBITOS DE USO

+ CRM +
Agenda de papel

MICROSOFT OUTLOOK COMO GESTOR DE INFORMACIN

Clientes Potenciales

Fichas de Contactos

Citas, Reuniones y Tareas

Calendarios y Tareas

2 Estructura Outlook
2.1 DESCRIPCIN
Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas de Microsoft Outlook.

2.2 ESTRUCTURA
1)rea de mens y accesos directos

2)rea de Gestin de correo y organizacin de carpetas

3)rea de accesos directos a: - Gestin de correo - Gestin de calendario - Gestin de contactos - Gestin de tareas

4)rea de gestin de visualizacin del correo

3 Gestin del correo

3.1 DESCRIPCIN
Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas en la gestin del correo.

3.2 REA DE GESTIN DEL CORREO

2)rea de Gestin de correo y organizacin de carpetas

En esta rea podemos identificar: 1) Carpetas favoritas: son todas aquellas carpetas de correo que hemos decidido colocar en favoritas. 2) Carpetas personales: son todas aquellas carpetas de correo como: a. Bandeja de entrada: contiene el correo recibido b. Bandeja de salida: contiene el correo para enviar c. Borrador: contiene el correo pendiente de realizar d. Elementos Eliminados: contiene el correo eliminado e. Elementos enviados: contiene el correo enviado

3.2.1

Carpetas personales

Si clicamos con el botn izquierdo en Carpetas personales veremos la siguiente ventana:

Nos muestra Outlook para hoy que es un resumen muy visual de todas las citas y tareas asignadas para el da de hoy. As tenemos una visin global de las cosas que tenemos que hacer.

3.2.2

Bandeja de entrada

Si clicamos con el botn izquierdo en Bandeja de entrada veremos la siguiente ventana:

La ventana principal se nos divide en 2 partes: 1) Bandeja de entrada: donde se muestran todos los e-mails recibidos 2) Panel de lectura: al clicar en un e-mail nos muestra su contenido Podemos modificar cmo se visualiza el rea de gestin de visualizacin del correo clicando en:

Tenemos 3 opciones de visualizacin: - Derecha: el panel de lectura se sita a la derecha (como la imagen de arriba) - Inferior: el panel de lectura se sita en la parte inferior - Desactivado: el panel de lectura no aparece (se tiene que hacer dobleclic en un mensaje para que se visualice)

3.2.3

Creacin de correos electrnicos

Existen tres maneras de crear correos electrnicos. A continuacin vamos a detallarlas: 1) En el men de arriba seleccionamos: Archivo > Nuevo > Mensaje

2) Mediante el acceso directo de Nuevo.

3) Mediante los botones: Responder, Responder a todos o Reenviar cuando abrimos un correo electrnico.

Todas estas 3 opciones nos permiten crear un nuevo correo electrnico (la opcin 3 permite responder un correo ya recibido). Cuando creamos un correo electrnico se nos abre la siguiente ventana:

1 2

Vamos a explicar los siguientes conceptos importantes: 1) Campo Para: nos sirve para introducir el correo electrnico del destinatario 2) Campo Asunto: nos sirve para introducir la cabecera del correo 3) Cuerpo del mensaje: para escribir el mensaje electrnico (en la imagen anterior tenemos una firma automtica) 4) Adjuntar archivos: mediante el acceso directo que tiene dibujado un clip, podemos adjuntar cualquier documento o archivo al correo 5) Botn Enviar: sirve para poder enviar el correo al destinatario (nos cerrar la ventana automticamente)

3.2.4

Organizacin de correos electrnicos

Outlook tiene por defecto una organizacin de los correos electrnicos. Todos los correos recibidos se guardan de forma automtica en la carpeta Bandeja de entrada. Los usuarios pueden crear su propia jerarqua de carpetas como se ve en la imagen:

Para poder crear las carpetas se tiene que hacer igual que en Windows, clicando con el botn derecho sobre el nivel superior de la jerarqua y clicar a Nueva carpeta. A partir de tener la jerarqua de carpetas creada podemos mover de forma manual o automtica los correos electrnicos de la bandeja de entrada hacia estas carpetas, manteniendo seleccionado el correo y movindolo hacia la carpeta de la derecha.

3.2.5

Reglas sobre el correo electrnico

Outlook nos proporciona una herramienta muy potente para poder realizar acciones automticas con el correo, se le llama REGLAS Y ALERTAS. Se accede mediante men Herramientas > Reglas y Alertas.

Al clicar sobre Reglas y Alertas se nos abre la siguiente ventana:

Vamos a explicar a continuacin 2 ejemplos de creacin de alertas. 1) Creacin de alertas predefinidas. a. Clicamos en botn Nueva regla

b. Seleccionamos Iniciar la creacin de una regla desde una plantilla y seleccionamos del Paso 1 la primera opcin como en la imagen anterior. c. En el paso 2 tenemos que clicar en los enlaces azules y escoger las descripciones de la regla. d. Ejecutamos regla dndole a Siguiente.

2) Creacin de alertas definidas por los usuarios a. Clicamos en botn Nueva regla

b. Seleccionamos Iniciar desde una regla en blanco y seleccionamos del Paso 1 la la opcin que queremos hacer. c. Clicamos a Siguiente. d. Se nos abren una serie de ventanas para definir todos los parmetros de la regla.

3.3 EJERCICIOS
1) Vamos a crear la siguiente jerarqua de carpetas: Carpetas Personales EmpresaX Mara 2) Vamos a mover un e-mail enviado por Mara hacia su carpeta correspondiente Albert Sabat 3) Vamos a enviar un e-mail con el contenido que se quiera a Mara adjuntando un archivo Word creado previamente en el escritorio. 4) Vamos a crear 2 reglas. a. Regla predefinida por Outlook siguiente: Mover a una carpeta (Mara, creada anteriormente) los mensajes de una persona (info@tuquiosco.es). Comprobar que funciona y despus eliminar regla. b. Regla nueva: la misma regla que la de antes pero de forma manual creada desde una regla nueva. Comprobar que funciona y despus eliminarla.

4 Gestin de los contactos

4.1 DESCRIPCIN
Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas en la gestin de los contactos.

4.2 ACCESO
Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

4.3 ESTRUCTURA

3 2

La ventana tiene 3 cosas importantes que destacar: 1) Botn nuevo para crear contactos 2) Seleccin de vistas 3) Vista de los contactos

4.4 CREAR UN CONTACTO

Mediante el botn Nuevo se crea un nuevo contacto y se abre la siguiente ventana para rellenar campos:

Una vez rellenado los campos del contacto lo guardamos mediante el botn Guardar y cerrar de arriba a la izquierda. Tenemos otro botn interesante que analizar, se trata del botn Categoras. Este botn nos sirve para poder catalogar a los contactos en grupos. Al darle en este botn nos salen ejemplos de grupos:

Podemos seleccionar una categora existente o bien crear nuevas categoras clicando el botn Lista principal de categoras.

4.5 CONSULTAR CONTACTOS (VISTAS)

Podemos consultar los datos de varias formas distintas, a estas formas se las conoce como vistas. Microsoft Outlook permite por defecto mostrar los contactos con las vistas siguientes:

4.6 GESTIN CONTACTOS

Si entramos en un contacto ya creado de la lista vemos la siguiente ventana:

Podemos identificar las siguientes pestaas: a. General: donde se rellenan todos los campos generales del contacto b. Detalles: otros datos del contacto c. Actividades: registro de las actividades realizadas con el contacto d. Certificados: e. Todos los campos: -

Vamos a centrarnos en la pestaa ACTIVIDADES:

Esta pestaa es muy til no slo para encontrar correos electrnicos enviados al contacto, sino para tener una relacin detallada de todas las acciones que hemos hecho con Outlook con el contacto como: correos, citas, tareas,

4.7 EJERCICIOS
1) Vamos a crear 2 contactos en nuestra agenda de contactos: a. Mara en la categora Empleados b. Bar Pepito en la categora Clientes Potenciales 2) Vamos a entrar en el contacto Mara y vamos a analizar la pestaa ACTIVIDADES

5 Gestin del calendario

5.1 DESCRIPCIN
Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas en la gestin del calendario y la gestin de citas.

5.2 ACCESO
Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

5.3 ESTRUCTURA

3 4

La ventana tiene 4 reas a destacar: 1) Botn nuevo para crear citas 2) Botn de seleccin de tipo vista de calendario (diario, semanal, quincenal, mensual) 3) Visualizacin de calendario resumido clsico 4) Vista del calendario

Podemos visualizar tambin la barra de tareas en esta misma ventana del calendario, as nos simplifica la informacin en un nica ventana. Para mostrar la barra de tarea en la ventana de Calendario, tenemos que clicar en el men Ver > Cuadro de tareas y seleccionarlo.

Automticamente se nos abre en la parte de la derecha del calendario la barra de tareas, con todas las tareas que tenemos creadas.

5.4 CREAR UNA CITA

Mediante el botn Nuevo podemos crear una nueva cita. Se abre la siguiente ventana:

Una cita se puede asignar a un CONTACTO y a una CATEGORIA, esto nos sirve para poder tener un seguimiento de las citas hechas a contactos (dentro de la ficha del contacto en la pestaa Actividades)
5.4.1 Creacin de citas particulares

Podemos crear una cita con la ventana anterior rellenando los siguientes campos elementales: - Asunto - Comienzo y Finalizacin - Campo de texto libre Clicando sobre el botn Guardar y cerrar aceptamos la creacin de la cita y se guarda automticamente en la vista del calendario.

5.4.2

Creacin de citas compartidas

Una vez visto como se crea una cita particular, podemos crear citas compartidas con otras personas. Esta es una herramienta muy til para planificar reuniones o visitas a personas y que stas reciban una comunicacin via e-mail formal. Se crea la cita como en la opcin anterior y antes de clicar en el botn Guardar y cerrar debemos clicar en el botn Invitar a los asistentes:

Una vez clicado se nos abre la siguiente ventana para poder aadir los correos electrnicos de las personas que sern invitadas a la cita:

Agregamos los correos electrnicos (introducindoles o bien buscndolos clicando el botn Para) y finalizamos el proceso clicando en el botn Enviar de arriba a la izquierda. Al enviar la cita a las dems personas, stas recibirn un correo electrnico donde les pedirn que acepten o no la cita, si la aceptan automticamente se guardar esta cita en su correspondiente calendario (ver imagen siguiente).

5.4.3

Creacin de citas peridicas

Una vez visto como se crea una cita particular y compartida, podemos definir que estas citas sean de forma peridica (repeticiones en el tiempo). Para hacer que una cita sea peridica se tiene que clicar en el botn Periodicidad del men de iconos de arriba de la siguiente ventana:

Al clicar en este botn se abre una ventana para definir la periodicidad de la cita:

5.5 EJERCICIOS
1) Vamos a crear una cita con un cliente potencial con los siguientes datos: a. Asunto: 1era reunin con Bar Pepito b. Ubicacin: Bar Pepito, Calle Sin Nombre, 101 c. Comienzo: 09:00 h 12/12/2009 d. Finalizacin: 10:00h 12/12/2009 e. Contacto: Bar Pepito f. Categora: Cliente Potencial g. Analizamos con detalle la cita creada en el calendario h. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaa Actividades 2) Vamos a crear una cita peridica con un cliente: a. Crear un contacto: Bar Albert b. Crear una categora: Clientes Bou c. Crear una cita d. Asunto: Visita semanal estado cliente e. Ubicacin: Bar Albert, Calle Albert, 10 f. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 10h g. Contacto: Bar Albert h. Categora: Clientes Bou i. Analizamos con detalle la cita creada en el calendario j. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaa Actividades 3) Vamos a crear una reunin compartida peridica: a. Asunto: Reunin comerciales b. Ubicacin: Sala Auditorio c. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 11h d. Invitar a asistentes: Mara e. Analizamos con detalle el proceso de envo y recepcin de correos f. Analizamos con detalle la cita peridica creada en el calendario

6 Gestin de tareas
6.1 DESCRIPCIN
Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas en la gestin de tareas.

6.2 ACCESO
Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

6.3 ESTRUCTURA

Esta ventana tiene las siguientes 3 reas importantes: 1) Botn Nuevo para crear tareas 2) Botn de seleccin de tipo vista de calendario 3) Vista de tareas

6.4 CREAR UNA TAREA

Mediante el botn Nuevo podemos crear tareas. La ventana que se nos abre es la siguiente:

Podemos rellenar los campos elementales: - Asunto - Fecha vencimiento - Estado - Inicio - Aviso: si queremos que nos avise en algn momento - Texto libre - Contactos - Categoras Clicamos en el botn Guardar y cerrar para crear la tarea.
6.4.1 Asignacin de tareas

Microsoft Outlook nos permite la creacin y asignacin de tareas. Este concepto es muy til para que varias personas gestionen tareas y las controlen. Creamos una tarea normal y antes de clicar en Guardar y cerrar clicamos en el botn Asignar tarea:

Se nos abre la siguiente ventana:

Introducimos el correo electrnico (escribiendo el correo o bien buscndolo en la agenda de contactos, botn Para) de la persona que recibir la asignacin de la tarea y clicamos en el botn Enviar. La persona destinataria de la asignacin recibir un correo electrnico donde deber aceptar o cancelar la asignacin de tarea para compartir informacin.

6.5 EJERCICIOS
1) Vamos a crear una tarea profesional: a. Asunto: Llamar a Bar Pepito b. Vencimiento: antes del 31/12/2009 c. Inicio: Hoy d. Prioridad: Alta e. Rellenar contenido descripcin con lo que se desea f. Contactos: Bar Pepito g. Categoras: Cliente Potencial h. Analizamos con detalle la tarea creada i. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaa Actividades 2) Vamos a crear una tarea profesional y asignarla a un compaero: a. Asunto: Llamar a Restaurante Tito, posible nuevo cliente b. Vencimiento: antes del 21/12/2009 c. Inicio: Hoy d. Prioridad: Alta e. Rellenar contenido descripcin con lo que se desea f. Asignar Tarea a: Maria g. Analizamos con detalle la tarea creada h. Analizamos con detalle la evolucin de la tarea actualizada por Maria

7
7.1

Gestin del diario

DESCRIPCIN

Este captulo pretende dar a conocer las principales caractersticas en la gestin del diario de Outlook, que sirve para registrar cualquier accin que hacemos con un contacto.

7.2

ACCESO

Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda:

7.3

ESTRUCTURA

3 2

Esta ventana tiene las siguientes 3 reas importantes: 1) Botn Nuevo para crear tareas 2) Vista de tareas 3) Botn de seleccin de tipo vista de calendario

7.4

CREAR UNA ENTRADA

Mediante el botn Nuevo podemos crear entradas en el diario. La ventana que se nos abre es la siguiente:

Como vemos en el men desplegable Tipo de entrada, podemos seleccionar muchas entradas como podra ser: conversacin, documento, llamada telefnica, Tenemos que destacar que esta herramienta nos sirve para complementar con Calendario y Tareas la informacin que podemos tener o hacer con un cliente potencial (contacto en Outlook). Recordemos que toda actividad se guarda en un registro dentro de la ficha del contacto en la pestaa Actividades.

7.5

EJERCICIOS

1) Vamos a crear 3 entradas en el diario diferentes: a. Entrada 1: llamada telefnica a Bar Pepito con categora Cliente Potencial, y detallamos lo hablado b. Entrada 2: envo de presupuesto va fax a Bar Pepito con categora Cliente Potencial, adjuntamos el fax enviado (simulamos que es cualquier documento en Word) c. Entrada 3: Convocatoria de reunin con Bar Pepito con categora Cliente Potencial para debatir presupuesto d. Analizamos con detalle las entradas creadas cmo se visualizan en las diferentes vistas del diario e. Analizamos con detalle la ficha del contacto Bar Pepito sus actividades